Modelo de contrato de serviços de contabilidade

Ao prestar serviços de contabilidade, cabe a você elaborar um contrato com seu cliente. Esse contrato especifica os termos das transações financeiras que ocorrerão entre as duas partes, bem como o que você fornecerá como parte do contrato.

Um contrato de serviços contábeis é juridicamente vinculativo e especifica os termos sob os quais duas entidades operam como parte de uma relação contábil. Aqui, você descobrirá o que um contrato de serviços contábeis deve conter e por que vale a pena ter um modelo padronizado — personalizável para cada um dos seus clientes — no qual basear esse contrato.

O que é um contrato de serviços de contabilidade?

Um contrato de serviços contábeis é um documento formal que serve como contrato entre um contador e qualquer entidade com a qual ele faça negócios. Além de definir os termos e condições da relação, o contrato descreve o escopo do trabalho que o contador realizará pelo pagamento fornecido pelo cliente.

O escopo desse trabalho pode variar dependendo do contrato. Contabilidade, preparação de impostos, relatórios, consultoria e auditoria podem ser incluídos no âmbito do documento.

Além de declarar os serviços que você prestará, você também utilizará este contrato para definir os termos e condições de pagamento. Também podem ser incluídas cláusulas no contrato para garantir a confidencialidade, e você deve certificar-se de que o contrato contém cláusulas para resolução de litígios, caso surja algum litígio.

Pense nisso como um plano da jornada financeira de um contador com seu cliente. Você informa ao cliente quais serviços prestará – e em que termos eles serão prestados – por meio de um documento que detalha as responsabilidades de ambas as partes. A transparência é o objetivo – um bom contrato de serviços contábeis não deixa margem para dúvidas quanto às expectativas e interesses de cada parte.

Como novo contador, você pode achar difícil elaborar uma minuta inicial para esse tipo de contrato. Para facilitar sua vida, baixe nosso modelo gratuito de contrato de serviços contábeis para ter um documento base que você pode atualizar e modificar de acordo com as necessidades do seu cliente.

Principais componentes de um contrato de serviços contábeis

Dado que um contrato de serviços contábeis se destina a ser um documento abrangente, sua estrutura é tão importante quanto as informações específicas que contém. Afinal, um contrato que não inclua elementos essenciais pode criar o potencial para o surgimento de disputas no futuro. Os seguintes componentes essenciais devem estar todos presentes e ser tão detalhados quanto possível.

Elementos essenciais do acordo

Vamos começar pelos elementos essenciais que definem a relação entre a sua empresa e os seus clientes. Praticamente todos os contratos de serviços de contabilidade devem conter os seguintes detalhes.

Serviços prestados

Aqui você especificará os serviços que prestará ao seu cliente. Evite termos como “contabilidade geral” – eles são muito genéricos e podem ser usados por um cliente para solicitar praticamente qualquer tipo de serviço à sua empresa. Em vez disso, seja o mais preciso possível nas suas descrições. Por exemplo, se você estiver administrando contas a pagar e a receber, discuta o que esses serviços envolvem e quais relatórios você fornecerá, se houver. Lembre-se: quanto mais preciso você for em relação às suas obrigações para com o cliente, menos oportunidades você dará para acusações de negligência.

Condições de pagamento e preços

Um contrato típico de serviços contábeis tem uma duração ou prazo específico para os serviços que você prestará. Destaque esse prazo, caso exista, bem como os preços de cada um dos serviços prestados. Você também pode usar esta seção para discutir as condições de pagamento – como e quando você será pago – para não deixar dúvidas na mente do seu cliente.

Um Acordo de Confidencialidade

Os contadores públicos certificados (CPAs) são obrigados a manter as informações dos clientes confidenciais em todos os momentos. Certifique-se de que seu contrato contenha uma cláusula que enfatize isso e, potencialmente, discuta os métodos que você seguirá para proteger as informações mais confidenciais do cliente.

Esta seção do contrato pode se tornar mais complicada se o seu cliente tentar obter confidencialidade para um terceiro que não esteja diretamente sujeito ao contrato inicial. Nesses casos, é melhor criar um contrato semelhante com o terceiro, especialmente porque os contadores não têm a responsabilidade inerente de manter em sigilo as informações de terceiros.

Seção sobre alterações

Suas relações com seus clientes podem mudar com o tempo. Eles podem solicitar novos serviços ou expandir até o ponto em que seu contrato inicial não seja mais viável. Por esses motivos, é importante incluir a cláusula de disposições de alteração em seu contrato. Esta cláusula permitirá que ambas as partes façam uma alteração mutuamente acordada a um contrato existente.

Propriedade do Trabalho

Embora você vá trabalhar em estreita colaboração com seu cliente – e tenha acesso a muitos de seus registros financeiros –, você não é proprietário de nada do que ele lhe fornecer. Todos os registros deles são essencialmente propriedade intelectual deles, e seu contrato deve conter cláusulas que enfatizem a propriedade deles sobre essas informações. Isso deve incluir tudo o que for de propriedade do cliente, mas também quaisquer relatórios ou registros que você fornecer com base nos registros financeiros deles.

Por sua vez, você também pode inserir cláusulas destacando que qualquer software – especialmente aqueles desenvolvidos internamente – é propriedade da sua empresa. Isso evitará casos em que os clientes solicitem acesso a algo que não seja de sua propriedade.

Rescisão e violação

Todas as coisas boas chegam ao fim eventualmente, incluindo os acordos que você faz com os clientes. Seu contrato deve conter disposições sobre como cada uma das partes deve agir caso deseje rescindir o contrato de serviços contábeis.

Além disso, você precisa de uma linguagem que estipule as consequências de uma violação do contrato. Essas consequências dependem do contrato – podem variar de penalidades financeiras à rescisão imediata do contrato. O importante é que todas as entidades envolvidas no contrato compreendam o que acontecerá se violarem qualquer um dos seus termos.

Melhores práticas ao usar um contrato de contabilidade

Depois de definir os elementos essenciais, você passa à elaboração do contrato de serviços contábeis. A seguir, apresentamos algumas práticas recomendadas a serem seguidas para garantir que o contrato seja à prova de falhas:

• Seja sempre específico – Quase não existe algo como ser demasiado detalhado num contrato de contabilidade. Quanto mais detalhado você for sobre suas responsabilidades e o que irá fornecer, mais proteção você criará para si mesmo e para seu cliente. Idealmente, o contrato deve responder a todas as perguntas que um cliente possa ter.
• Envolva advogados – Esta prática aplica-se a todas as partes envolvidas no acordo. Um bom advogado especializado em contratos ajuda você a entender os termos jurídicos do seu acordo e pode até mesmo redigir o contrato em seu nome.
• Colabore com seu cliente – Um contrato de serviços contábeis estabelece as bases para que você e seu cliente trabalhem juntos. Trate-o como o documento colaborativo que ele se destina a ser. Realize consultas com seu cliente e discuta a terminologia do contrato, proporcionando espaço para que ele apresente suas solicitações.
• Sempre revise antes de assinar – Seu contrato de contabilidade inclui as assinaturas das partes envolvidas, tornando-o juridicamente vinculativo. Mesmo que você mesmo tenha redigido o contrato, sempre revise-o cuidadosamente antes de assiná-lo – não há como voltar atrás depois de assinar.

Detalhes importantes a incluir no seu contrato de contabilidade

Embora a seção acima tenha detalhado os elementos essenciais que um contrato de serviços contábeis precisa conter do ponto de vista dos serviços, há outros detalhes que devem ser incluídos no documento.

As informações de contato – tanto suas quanto do seu cliente – são um desses detalhes. Por sua vez, você deve fornecer informações básicas, como seu endereço, número de telefone e como um cliente pode entrar em contato com você. Você pode até incluir detalhes específicos sobre o contador que trabalhará diretamente com o cliente, essencialmente fornecendo nomes e rostos para o que pode ser uma grande empresa de contabilidade. Apoie esses detalhes com informações sobre o licenciamento de cada contador, especialmente em relação aos estados onde eles estão licenciados para trabalhar, para que seu cliente possa confirmar suas credenciais.

Uma cláusula de responsabilidade também é uma boa adição. Você pode usar esta cláusula para especificar quais danos – se houver – você pagará ao cliente caso viole o contrato. Quaisquer limitações sobre esses danos, bem como linguagem que impeça você de ser responsabilizado por perdas que o cliente tenha devido às suas próprias decisões, também devem constar no documento.

Por fim, sua empresa pode ter garantias que se aplicam aos seus serviços, como uma garantia de devolução do dinheiro se o cliente não ficar satisfeito após um determinado período. Adicione esses detalhes juntamente com qualquer informação sobre as circunstâncias em que o cliente pode reivindicar essa garantia.

Benefícios e considerações

Agora que você entende o que está incluído em um contrato de serviços contábeis, a próxima pergunta é óbvia: por que criar um? Afinal, você já pode ter um bom relacionamento com as empresas com as quais trabalha, fazendo com que um contrato de contabilidade pareça uma formalidade jurídica extra (e desnecessária).

Não é.

Como prestador de serviços, você precisa proteger sua empresa e seus funcionários, e é aí que seu contrato entra em ação.

Por que usar um modelo de contrato de serviços contábeis?

A ideia por trás do seu contrato de serviços contábeis é iniciar sua nova parceria com o cliente com o pé direito. Eis porque você precisa de um para cada cliente.

Obtenção de proteção jurídica

Ambas as partes se beneficiam da proteção jurídica incorporada em um contrato de serviços contábeis. O cliente tem etapas claras para recorrer em caso de litígio, com o contador obtendo proteção contra responsabilidade civil e mais controle sobre o relacionamento.

Definição clara dos serviços

Sem um acordo abrangente, você corre o risco de que o escopo dos serviços que presta seja esticado até o limite pelo seu cliente. Ao definir claramente seus serviços – incluindo o que eles envolvem e como você os aplicará –, você minimiza o risco de seu cliente pedir mais sem pagar. Dado que semanas de trabalho longas são comuns na contabilidade, essa clareza na prestação de serviços pode ajudar a reduzir as horas que você dedica aos seus clientes.

Clareza na estrutura de taxas

Por falar em clareza, a falta dela em relação à sua estrutura de honorários pode prejudicar a sua empresa. Seu contrato define exatamente pelo que você está sendo pago, como e por quê, o que significa que os clientes não podem acusá-lo de cobrar taxas ocultas. Os clientes também se beneficiam, pois podem ver antecipadamente quanto custam os seus serviços.

Profissionalismo aprimorado

Nunca subestime o impacto que uma boa primeira impressão causa em um cliente. Com um contrato de serviços contábeis, você demonstra que sua empresa é profissional e está em conformidade com a lei, pois produz documentação contratual oficial. Isso é um bom sinal – aos olhos do seu cliente – para o seu relacionamento futuro.

Erros a evitar

Dado que os contratos de serviços de contabilidade são contratos, eles podem ser complexos o suficiente para criar a possibilidade de erros. Evite o seguinte para tornar seus acordos o mais sólidos possível:

• Termos de pagamento incorretos ou pouco claros – Quanto menos claros forem os termos de pagamento em seu contrato, maior será a probabilidade de surgir uma disputa. Os clientes podem achar que você está cobrando a mais se tiverem que pagar por algo que acreditam fazer parte do acordo, mas que você não especificou. Além disso, apresentar uma estrutura de taxas incorreta pode significar que você não receberá o que lhe é devido, pois terá que seguir à risca os termos de um contrato legalmente vinculativo.
• Não criar cláusulas de saída – Por mais maravilhoso que fosse que todas as suas relações com os clientes decorressem sem problemas, isso simplesmente não é a realidade dos negócios. Seus clientes podem ficar insatisfeitos. Sua empresa pode não querer trabalhar com o cliente. De qualquer forma, a falta de cláusulas de rescisão significa que a “separação” pode se tornar complicada.
• Preenchendo o contrato com linguagem jurídica – É inevitável que haja alguma linguagem jurídica em seu contrato. Afinal, trata-se de um documento legal. Mas preenchê-lo com tanta linguagem jurídica que seu cliente não consegue entender significa que ele não tem uma compreensão clara do seu serviço. Nos piores casos, isso pode levar um cliente a abandoná-lo justamente no momento em que ele estava prestes a começar a usar seus serviços.
• Ausência de consequências – Se ocorrer uma violação do contrato, como um atraso no pagamento, você terá que lutar para reclamar o que o cliente lhe deve, caso não haja cláusulas que definam o que acontece em caso de violação.

E, é claro, há o maior erro de todos: não ter um contrato de serviços contábeis desde o início. Evite que isso aconteça baixando hoje mesmo nosso modelo gratuito de Contrato de Serviços Contábeis.

Modelos e exemplos de contratos de serviços de contabilidade

Por que redigir você mesmo um contrato de serviços contábeis quando pode usar um modelo para lidar com a maioria dos detalhes? Com o Bonsai, você tem acesso a mais de 1.000 modelos – utilizáveis em quase todos os aspectos do seu negócio – para que nunca fique sem saber quais cláusulas colocar em cada lugar.

Visão geral dos modelos disponíveis

Abaixo está um exemplo do nosso modelo de contrato de serviços de contabilidade. Observe que, ao baixar o modelo, você pode personalizá-lo de acordo com suas necessidades, desde os detalhes de pagamento até o escopo do trabalho que você fornecerá ao cliente.

<INSERIR MODELO DE AMOSTRA AQUI>

No entanto, este modelo está longe de ser o único que a Bonsai produz. Os nossos modelos disponíveis abrangem todas as seguintes categorias:

• Contracts
• Quotes
• Invoices
• Proposals
• Forms
• Agreements
• Briefs
• Âmbito do Trabalho

Como utilizar modelos de acordos contábeis

Embora nosso modelo de contrato contábil seja bastante padronizado, o segredo para utilizá-lo corretamente está nos detalhes que você adiciona. Naturalmente, você precisa confirmar que todas as informações relacionadas à sua empresa estão presentes e corretas. As condições e estruturas de pagamento devem corresponder ao que você está informando ao cliente, assim como as multas por atraso e consequências semelhantes. Seu modelo inclui seções para inserir todas essas informações, portanto, certifique-se de que elas sejam adicionadas e verificadas antes de enviar o contrato ao cliente.

Em segundo lugar, não presuma que o modelo abrange todos os aspectos que você deseja que ele abranja. Ele conterá cláusulas para todos os elementos essenciais – conforme discutido anteriormente –, mas você pode ter cláusulas específicas que deseja inserir. É essencial realizar uma revisão completa antes de enviar e assinar. Considere revisar seu rascunho com um profissional da área jurídica antes de prosseguir com o contrato.

Por fim, não tenha medo de trabalhar com seu cliente ao personalizar seu modelo. O acordo não é juridicamente vinculativo até que todas as partes relevantes o assinem, portanto, colaborar nas fases iniciais para ajustar os detalhes pode levar a um relacionamento muito mais forte.

Tudo o que resta é obter o modelo. Insira seu endereço de e-mail abaixo para personalizar seu documento de contrato de serviços contábeis gratuitos.

Perguntas frequentes

Como posso saber se preciso de um contrato de contabilidade?

A resposta é simples: sempre que você prestar serviços de contabilidade, precisará de um contrato que detalhe a natureza desses serviços e como você será remunerado por eles. Do lado do cliente, eles saberão que precisam de um contrato se contratarem uma empresa para quaisquer serviços de contabilidade, desde uma auditoria ou consultoria geral até serviços de contabilidade mais aprofundados.

Quais serviços são normalmente incluídos em um contrato de contabilidade?

Depende inteiramente do âmbito do seu compromisso com o cliente. Exemplos de serviços que podem ser incluídos, mas não são garantidos, são contabilidade, gestão de folha de pagamento, preparação de impostos e relatórios sobre lucros e despesas. Mas a realidade é que um contrato de contabilidade deve ser personalizável para o cliente, embora estruturado para fornecer a mesma proteção a você e a esse cliente todas as vezes.

Como escolher um contador para o meu contrato de contabilidade?

Concentre-se em procurar especialistas primeiro, especialmente se você tiver requisitos contábeis específicos. Quanto mais dedicado o contador estiver a uma tarefa específica, como a contabilidade, mais provável será que ele produza resultados sólidos. Verificar as licenças da empresa também é importante. Por exemplo, você pode usar o site do Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados para verificar os detalhes de qualquer licença que receber.