Modèle de contrat de services comptables

Lorsque vous fournissez des services comptables, c'est à vous qu'il incombe de rédiger un contrat avec votre client. Ce contrat précise les conditions des transactions financières qui auront lieu entre les deux parties, ainsi que ce que vous fournirez dans le cadre du contrat.

Un contrat de services comptables est juridiquement contraignant et précise les conditions dans lesquelles deux entités opèrent dans le cadre d'une relation comptable. Vous découvrirez ici ce qu'un contrat de services comptables doit contenir et pourquoi il est avantageux de disposer d'un modèle standardisé, personnalisable pour chacun de vos clients, sur lequel baser ce contrat.

Qu'est-ce qu'un contrat de services comptables ?

Un contrat de services comptables est un document officiel qui sert de contrat entre un comptable et toute entité avec laquelle il fait affaire. Au-delà de la définition des conditions générales de la relation, le contrat décrit l'étendue des tâches que le comptable s'engage à accomplir en échange du paiement versé par le client.

La portée de ce travail peut varier en fonction du contrat. La comptabilité, la préparation des déclarations fiscales, l'établissement de rapports, le conseil et l'audit peuvent tous relever du champ d'application du document.

En plus d'énoncer les services que vous fournirez, vous utiliserez également cet accord pour définir les conditions de paiement. Des clauses peuvent également être incluses dans le contrat afin de garantir la confidentialité, et vous devez vous assurer que l'accord contient des clauses relatives au règlement des litiges en cas de différend.

Considérez cela comme le plan directeur du parcours financier d'un comptable avec son client. Vous informez le client des services que vous fournirez, ainsi que des conditions dans lesquelles ils seront fournis, à l'aide d'un document qui détaille les responsabilités des deux parties. La transparence est l'objectif : un bon contrat de services comptables ne laisse aucune place au doute quant aux attentes et aux intérêts de chaque partie.

En tant que nouveau comptable, vous pourriez trouver difficile de rédiger une première ébauche pour ce type de contrat. Pour vous faciliter la vie, téléchargez notre modèle gratuit de contrat de services comptables afin de disposer d'un document de base que vous pourrez mettre à jour et modifier en fonction des besoins de vos clients.

Éléments clés d'un contrat de services comptables

Étant donné qu'un contrat de services comptables se veut un document complet, sa structure est aussi importante que les informations spécifiques qu'il contient. Après tout, un contrat qui omet des éléments clés pourrait créer un risque de litiges ultérieurs. Les éléments clés suivants doivent tous être présents et aussi détaillés que possible.

Éléments essentiels de l'accord

Commençons par les éléments essentiels qui définissent la relation entre votre entreprise et ses clients. Pratiquement tous les contrats de services comptables devraient contenir les informations suivantes.

Services rendus

Ici, vous préciserez les services que vous fournirez à votre client. Évitez les termes tels que « comptabilité générale » : ils sont trop génériques et pourraient être utilisés par un client pour demander presque n'importe quel type de service à votre cabinet. Au contraire, soyez aussi précis que possible dans vos descriptions. Par exemple, si vous gérez les comptes fournisseurs et les comptes clients, discutez de ce que ces services impliquent et des rapports que vous fournirez, le cas échéant. N'oubliez pas : plus vous êtes précis quant à vos obligations envers le client, moins vous vous exposez à des accusations de négligence.

Conditions de paiement et tarification

Un contrat de services comptables type prévoit une durée ou un terme spécifique pour les services que vous fournirez. Soulignez cette date limite, s'il y en a une, ainsi que le prix de chacun des services rendus. Vous pouvez également utiliser cette section pour discuter des conditions de paiement (comment et quand vous serez payé) afin de ne laisser aucun doute dans l'esprit de votre client.

Accord de confidentialité

Les experts-comptables agréés (CPA) sont tenus de préserver la confidentialité des informations relatives à leurs clients à tout moment. Veillez à ce que votre contrat contienne une clause qui souligne ce point et, éventuellement, qui précise les méthodes que vous utiliserez pour protéger les informations les plus sensibles du client.

Cette section de l'accord peut se compliquer si votre client tente d'obtenir la confidentialité pour un tiers qui n'est pas directement soumis à l'accord initial. Dans ces cas, il est préférable de conclure un contrat similaire avec le tiers, d'autant plus que les experts-comptables n'ont pas la responsabilité inhérente de préserver la confidentialité des informations provenant de tiers.

Une section sur les modifications

Vos relations avec vos clients peuvent évoluer au fil du temps. Ils peuvent demander de nouveaux services ou augmenter leur consommation au point où votre accord initial n'est plus viable. Pour ces raisons, il est important d'inclure la clause relative aux dispositions modificatives dans votre contrat. Cette clause permettra aux deux parties d'apporter une modification d'un commun accord à un accord existant.

Propriété de l'œuvre

Même si vous travaillez en étroite collaboration avec votre client et que vous avez accès à bon nombre de ses documents financiers, vous n'êtes pas propriétaire de ce qu'il vous fournit. Tous leurs dossiers sont essentiellement leur propriété intellectuelle, et votre accord doit contenir des clauses qui soulignent leur propriété sur ces informations. Cela devrait inclure tout ce qui appartient au client, mais aussi tous les rapports ou dossiers que vous fournissez sur la base de ses documents financiers.

De votre côté, vous pouvez également insérer des clauses soulignant que tout logiciel, en particulier ceux développés en interne, est la propriété de votre entreprise. Cela empêchera les clients de demander l'accès à tout ce qui ne leur appartient pas.

Résiliation et violation

Toutes les bonnes choses ont une fin, y compris les accords que vous concluez avec vos clients. Votre contrat doit contenir des dispositions précisant la manière dont chaque partie doit agir si elle souhaite résilier le contrat de services comptables.

En outre, vous devez prévoir une clause stipulant les conséquences d'une rupture du contrat. Ces conséquences dépendent de l'accord : elles peuvent aller de sanctions financières à la résiliation immédiate de l'accord. Il est essentiel que toutes les entités impliquées dans le contrat comprennent ce qui se passera si elles enfreignent l'une de ses clauses.

Meilleures pratiques lors de l'utilisation d'un contrat comptable

Une fois que vous avez mis en place les éléments essentiels, vous passez à la rédaction de votre contrat de services comptables. Voici quelques bonnes pratiques à suivre pour garantir la solidité de l'accord :

• Soyez toujours précis – On n'est jamais trop précis dans un contrat comptable. Plus vous serez précis quant à vos responsabilités et à ce que vous fournirez, plus vous vous protégerez, vous et votre client. Idéalement, le contrat devrait répondre à toutes les questions que le client pourrait se poser.
• Faites appel à des avocats – Cette pratique s'applique à toutes les parties impliquées dans l'accord. Un bon avocat spécialisé en contrats vous aide à comprendre le jargon juridique de votre accord et peut même rédiger le contrat en votre nom.
• Collaborez avec votre client – Un contrat de services comptables jette les bases d'une collaboration entre vous et votre client. Considérez-le comme le document collaboratif qu'il est censé être. Consultez votre client et discutez de la terminologie du contrat tout en lui laissant la possibilité de formuler ses demandes.
• Toujours vérifier avant de signer – Votre contrat comptable comprend les signatures des parties concernées, ce qui le rend juridiquement contraignant. Même si vous avez rédigé le contrat vous-même, relisez-le toujours attentivement avant de le signer : une fois votre signature apposée, vous ne pouvez plus revenir en arrière.

Détails importants à inclure dans votre contrat comptable

Alors que la section ci-dessus détaillait les éléments essentiels qu'un contrat de services comptables doit contenir du point de vue des services, d'autres détails doivent également figurer dans le document.

Les coordonnées, tant les vôtres que celles de votre client, font partie de ces détails. De votre côté, vous devez fournir des informations de base, telles que votre adresse, votre numéro de téléphone et la manière dont un client peut vous joindre. Vous pouvez même inclure des détails spécifiques concernant le comptable qui travaillera directement avec le client, en fournissant essentiellement les noms et les visages de ce qui pourrait être un grand cabinet comptable. Appuyez ces informations par des renseignements sur les licences de chaque comptable, en particulier en ce qui concerne les États dans lesquels ils sont autorisés à exercer, afin que votre client puisse vérifier leurs qualifications.

Une clause de responsabilité est également un bon ajout. Vous pouvez utiliser cette clause pour préciser les dommages-intérêts que vous devrez verser au client en cas de rupture du contrat. Toute limitation relative à ces dommages-intérêts, ainsi que toute clause vous dégageant de toute responsabilité pour les pertes subies par le client en raison de ses propres décisions, doivent également figurer dans le document.

Enfin, votre entreprise peut offrir des garanties sur ses services, comme une garantie de remboursement si le client n'est pas satisfait après une certaine période. Ajoutez ces détails ainsi que toute information concernant les circonstances dans lesquelles le client peut faire valoir cette garantie.

Avantages et considérations

Maintenant que vous comprenez ce que comprend un contrat de services comptables, la question suivante est évidente : pourquoi en créer un ? Après tout, vous entretenez peut-être déjà de bonnes relations avec les entreprises avec lesquelles vous travaillez, ce qui fait qu'un contrat comptable peut sembler être une formalité juridique supplémentaire (et inutile).

Ce n'est pas le cas.

En tant que prestataire de services, vous devez protéger votre entreprise et vos employés, et c'est là que votre contrat entre en jeu.

Pourquoi utiliser un modèle de contrat de services comptables ?

L'idée derrière votre contrat de services comptables est de démarrer votre nouveau partenariat avec votre client sur de bonnes bases. Voici pourquoi vous en avez besoin d'un pour chaque client.

Obtenir une protection juridique

Les deux parties bénéficient de la protection juridique prévue dans un contrat de services comptables. Le client dispose de mesures claires en cas de litige, tandis que le comptable bénéficie d'une protection en matière de responsabilité et d'un meilleur contrôle sur la relation.

Définition claire des services

Sans accord complet, vous risquez que la portée des services que vous fournissez soit étirée jusqu'à ses limites par votre client. En définissant clairement vos services, y compris ce qu'ils impliquent et comment vous les appliquerez, vous minimisez le risque que votre client vous demande davantage sans payer. Étant donné que les longues semaines de travail sont courantes dans le domaine de la comptabilité, cette clarté dans la prestation de services peut vous aider à réduire le nombre d'heures que vous consacrez à vos clients.

Clarté de la structure tarifaire

En parlant de clarté, un manque de clarté concernant votre structure tarifaire pourrait nuire à votre cabinet. Votre contrat stipule clairement ce pour quoi vous êtes rémunéré, comment et pourquoi, ce qui signifie que les clients ne peuvent pas vous accuser de facturer des frais cachés. Les clients en bénéficient également : ils peuvent voir dès le départ combien coûtent vos services.

Professionnalisme accru

Ne sous-estimez jamais l'impact qu'une bonne première impression peut avoir sur un client. Avec un contrat de services comptables, vous démontrez que votre entreprise est professionnelle et conforme à la loi, car elle produit des documents contractuels officiels. Cela augure bien – aux yeux de votre client – pour votre future relation.

Erreurs à éviter

Étant donné que les contrats de services comptables sont des contrats, ils peuvent être suffisamment complexes pour créer un risque d'erreurs. Évitez les éléments suivants afin de rendre vos accords aussi solides que possible :

• Conditions de paiement incorrectes ou imprécises – Plus les conditions de paiement stipulées dans votre contrat sont imprécises, plus le risque de litige est élevé. Les clients peuvent avoir l'impression que vous leur facturez trop cher s'ils doivent payer pour quelque chose qui, selon eux, fait partie de l'accord que vous n'avez pas précisé. De plus, proposer une structure tarifaire inadaptée peut vous empêcher d'être payé comme vous le devriez, car vous devez respecter les termes d'un contrat juridiquement contraignant.
• Ne pas prévoir de clauses de sortie – Même s'il serait merveilleux que toutes vos relations avec vos clients se déroulent sans problème, ce n'est tout simplement pas la réalité du monde des affaires. Vos clients pourraient devenir insatisfaits. Votre entreprise pourrait ne pas vouloir travailler avec ce client. Quoi qu'il en soit, l'absence de clauses de sortie signifie que la « rupture » peut être compliquée.
• Remplir le contrat avec un langage juridique – Un certain langage juridique est inévitable dans votre contrat. Après tout, c'est un document juridique. Mais le remplir de tant de jargon juridique que votre client ne peut pas le comprendre signifie qu'il n'a pas une idée claire de votre service. Dans le pire des cas, cela pourrait conduire un client à vous abandonner juste au moment où il s'apprêtait à commencer à utiliser vos services.
• Absence de conséquences – En cas de violation du contrat (par exemple, un retard de paiement), vous devrez vous battre pour réclamer ce que le client vous doit si aucune clause ne définit les conséquences d'une telle violation.

Et, bien sûr, il y a la plus grande erreur de toutes : ne pas avoir conclu de contrat de services comptables dès le départ. Évitez cela en téléchargeant dès aujourd'hui notre modèle gratuit de contrat de services comptables.

Exemples et modèles de contrats de services comptables

Pourquoi rédiger soi-même un contrat de services comptables alors qu'il est possible d'utiliser un modèle pour régler la plupart des détails ? Avec Bonsai, vous avez accès à plus de 1 000 modèles, utilisables dans presque tous les aspects de votre activité, afin que vous n'ayez jamais à vous demander quelles clauses utiliser dans tel ou tel contexte.

Aperçu des modèles disponibles

Vous trouverez ci-dessous un exemple de notre modèle de contrat de services comptables. Notez que lorsque vous téléchargez le modèle, vous pouvez le personnaliser selon vos besoins, depuis vos informations de paiement jusqu'à l'étendue des travaux que vous fournirez au client.

<INSÉRER LE MODÈLE D'EXEMPLE ICI>

Cependant, ce modèle est loin d'être le seul produit par Bonsai. Nos modèles disponibles couvrent toutes les catégories suivantes :

• Contrats
• Citations
• Factures
• Propositions
• Formulaires
• Contrats
• Culottes
• Étendue des travaux

Comment utiliser les modèles d'accord comptable

Bien que notre modèle d'accord comptable soit assez standardisé, la clé pour l'utiliser correctement réside dans les détails que vous y ajoutez. Bien entendu, vous devez vérifier que toutes les informations relatives à votre entreprise sont présentes et correctes. Les conditions et les modalités de paiement doivent correspondre à ce que vous dites au client, tout comme les frais de retard et autres conséquences similaires. Votre modèle comprend des sections permettant d'insérer toutes ces informations. Assurez-vous donc qu'elles ont bien été ajoutées et vérifiez-les attentivement avant d'envoyer votre contrat au client.

Deuxièmement, ne partez pas du principe que le modèle couvre tous les aspects que vous souhaitez voir abordés. Il contiendra toutes les clauses essentielles, comme indiqué précédemment, mais vous pouvez ajouter des clauses spécifiques si vous le souhaitez. Il est essentiel de procéder à une vérification complète avant l'envoi et la signature. Envisagez de faire examiner votre projet de modèle par un professionnel du droit avant de poursuivre votre accord.

Enfin, n'hésitez pas à collaborer avec votre client lors de la personnalisation de votre modèle. L'accord n'est pas juridiquement contraignant tant que toutes les parties concernées ne l'ont pas signé. Par conséquent, collaborer dès les premières étapes pour peaufiner les détails peut permettre de renforcer considérablement les relations.

Il ne vous reste plus qu'à vous procurer le modèle. Entrez votre adresse e-mail ci-dessous pour personnaliser votre contrat de services comptables gratuit.

Foire aux questions

Comment savoir si j'ai besoin d'un contrat comptable ?

La réponse est simple : chaque fois que vous fournissez des services comptables, vous devez établir un contrat précisant la nature de ces services et les modalités de rémunération. Du côté du client, celui-ci saura qu'il a besoin d'un contrat s'il fait appel à un cabinet pour des services comptables, qu'il s'agisse d'un audit, de conseils généraux ou de services de comptabilité plus approfondis.

Quels sont les services généralement inclus dans un contrat de comptabilité ?

Cela dépend entièrement de l'étendue de votre engagement auprès de votre client. Parmi les services qui pourraient être inclus, mais qui ne sont pas garantis, on peut citer la comptabilité, la gestion des salaires, la préparation des déclarations fiscales et les rapports sur les bénéfices et les dépenses. Mais en réalité, un contrat comptable doit pouvoir être personnalisé en fonction du client, tout en étant structuré de manière à vous offrir, à vous et à ce client, la même protection à chaque fois.

Comment choisir un comptable pour mon contrat de comptabilité ?

Concentrez-vous d'abord sur la recherche de spécialistes, en particulier si vous avez des besoins comptables spécifiques. Plus le comptable se consacre à une tâche spécifique, telle que la tenue des comptes, plus il a de chances d'obtenir d'excellents résultats. Il est également important de vérifier les licences de l'entreprise. Par exemple, vous pouvez utiliser le site Web de l'American Institute of Certified Public Accountants pour vérifier les informations relatives à toute licence que vous recevez.