Todas as empresas desejam uma maneira eficaz de envolver os clientes e informá-los sobre seu relacionamento com a empresa. No entanto, nem todas as formas de comunicação são ideais. Usar um SOW ou contrato tradicional pode não ser o ideal. Por outro lado , uma carta de compromisso contábil pode ser especialmente eficaz se utilizada no início do seu compromisso com o cliente.
Este artigo foi elaborado para que você saiba tudo o que precisa saber sobre essas cartas. Ao longo deste artigo, abordaremos os seguintes temas:
- Em que consistem essas cartas
- O objetivo das cartas de compromisso
- Os componentes da carta detalhados
- Os benefícios das cartas de compromisso para os contadores
- Como usar seu próprio modelo
- Dicas e melhores práticas a serem adotadas
Introdução
As empresas utilizam vários documentos e cartas para envolver os clientes, mantê-los atualizados sobre os desenvolvimentos recentes e atraí-los. No entanto, uma carta de compromisso contábil pode ser uma das opções mais eficazes disponíveis para sua empresa.
O que é exatamente uma carta de compromisso contábil?
As cartas de compromisso para sua empresa de contabilidade são documentos legais que você pode enviar aos seus clientes para informá-los sobre o relacionamento que mantêm com você. É um acordo claramente definido que descreve a natureza da relação, como por exemplo:
- As responsabilidades uns para com os outros
- Os produtos ou serviços e sua entrega
- Âmbito do trabalho
- Condições de pagamento e preços
Importância de ter uma carta de compromisso contábil bem redigida
Uma carta de compromisso bem redigida pode ser bastante benéfica para uma empresa. Como o nome sugere, pode ajudar a envolver os clientes, oferecendo também outros benefícios.
- Reduzir o risco potencial da empresa: uma carta de compromisso contábil pode ajudar a eliminar incertezas e prevenir quaisquer riscos potenciais que possam prejudicar a empresa. Além disso, esta carta pode informar seus clientes, discutindo o que se espera deles e o que eles podem esperar de você. Isso torna o relacionamento muito mais profundo e diminui os mal-entendidos.
- Reforce os padrões de qualidade: padrões de qualidade claros incentivam as pessoas a fazer negócios com sua empresa. Uma carta de compromisso pode definir os padrões do relacionamento, bem como proporcionar aos clientes a garantia de que fizeram a escolha correta.
- Evite o aumento do escopo: o escopo de um negócio deve ser claramente definido e focado. Uma carta de compromisso contábil pode descrever os termos, serviços e estruturas de pagamento de maneira consistente e que garanta o cumprimento.
O objetivo de uma carta de compromisso contábil
As cartas de compromisso são extremamente importantes para as empresas de contabilidade, a fim de garantir que todas as partes estejam em sintonia. Assim sendo, é imperativo considerar o que deve ser incluído.
O que sua carta de compromisso contábil deve incluir
Sua carta deve incluir as seguintes seções:
- Uma breve introdução - Apresente sua empresa. Isso ajudará os clientes a saber com quem estão se comunicando.
- Visão geral da empresa - Fale sobre sua missão, seus serviços e seus clientes. Os clientes merecem saber em que ramo você atua e o que você representa.
- Requisitos do órgão profissional - Descreva o objetivo da carta e os pontos principais. Discuta também como as disputas devem ser tratadas. Isso serve para eliminar incertezas.
- Preços e serviços - Liste seus serviços e inclua seus preços. Oferecer serviços claramente definidos pode tranquilizar os clientes e incentivá-los a fazer negócios com você.
- Período de compromisso - Descreva a extensão do compromisso para mitigar o risco.
- Condições de pagamento - Discuta como você receberá o pagamento e quando. Os planos de pagamento e as formas de pagamento aceitas devem ser comunicados com antecedência e clareza, a fim de reduzir mal-entendidos no futuro.
- Serviços imprevistos - Explique o que acontecerá quando seu trabalho exceder as condições acordadas. Isso proporciona mais segurança e informações e elimina incertezas, especialmente quando se enfrenta eventos indesejáveis.
- Termos do serviço - Entre em detalhes, fornecendo informações sobre cada serviço que você oferece. Esta seção deve constituir a maior parte da carta, pois contém informações vitais nas quais o cliente provavelmente estará mais interessado.
- Confirmação dos Termos - É aqui que o cliente assina o seu nome. Além disso, esta seção demonstra o reconhecimento e a concordância deles com os termos e condições descritos.
Como uma carta de compromisso contábil difere de um escopo de trabalho
A carta de compromisso e o escopo do trabalho são muito semelhantes. No entanto, para empresas de contabilidade, uma carta de compromisso contábil pode ser muito mais apropriada. Isso porque inclui o conteúdo do escopo do trabalho, bem como informações adicionais sempre que relevante.
Elementos-chave de uma carta de compromisso contábil
Sua carta de compromisso deve incluir os seguintes elementos.
- Nome do cliente - Forneça o nome legal correto do cliente.
- Âmbito dos serviços - Comunique claramente o que está a fornecer aos clientes para reduzir as expectativas. As informações devem ser fornecidas com detalhes suficientes para evitar qualquer mal-entendido.
- Responsabilidades da empresa de contabilidade - Certifique-se de incluir os detalhes relevantes para os serviços que você está prestando. Isso permitirá que sua empresa identifique o que precisa fazer e mantenha os padrões profissionais.
- Responsabilidades do cliente - Você deve descrever o que o cliente é responsável por fazer se concordar com seus termos. Definir claramente os seguintes detalhes é essencial para um relacionamento duradouro e frutífero.
- Fornecimento das informações solicitadas e resposta às perguntas em tempo hábil
- Manutenção dos controles internos
- Aceitar a responsabilidade pelos resultados dos serviços prestados
- Tomada de decisões gerenciais
- Fornecer representações específicas quandosolicitado
Entregáveis
Os resultados devem incluir o trabalho realizado, os serviços prestados e os produtos entregues. Mais uma vez, é necessário ser específico e minucioso na sua descrição para mitigar as incertezas.
- Tempo de compromisso - Identifique quando os serviços começarão e terminarão. Além disso, descreva quaisquer contingências necessárias antes do serviço que possam afetar a data de início. Esse esclarecimento é essencial para que haja um entendimento comum com os clientes.
- Rescisão e retirada - Embora não seja intencional, é necessário que exista uma política clara no que diz respeito à rescisão e à retirada. Portanto, esta declaração na carta de compromisso deve descrever como, quando e em que circunstâncias os serviços podem ser rescindidos.
- Cobrança e taxas - Você deve incluir uma lista de taxas de cobrança e pagamento que esclareça o custo dos serviços ao cliente. Isso reduz a probabilidade de disputas sobre honorários e ajuda o cliente a identificar quaisquer contingências.
Benefícios de usar um modelo de carta de compromisso contábil
Um modelo pode ser muito útil ao redigir sua própria carta de compromisso. Você pode se beneficiar de sua notável eficácia seguindo as orientações. No entanto, antes de começar, é importante reconhecer os benefícios que estão reservados para você.
Elas reduzem os mal-entendidos
Talvez o benefício mais notável das cartas de compromisso seja a mitigação das incertezas. Como resultado, possíveis mal-entendidos são destacados e eliminados antes que possam prejudicar a qualidade da troca.
São acordos juridicamente vinculativos
Como as cartas de compromisso são legalmente reconhecidas, é possível solicitar uma indenização se uma das partes não cumprir os termos e condições acordados. Além disso, devido ao reconhecimento legal, os riscos potenciais da contraparte são reduzidos.
Eles definem as expectativas dos clientes e da empresa de contabilidade
As cartas de compromisso estabelecem as bases para os clientes e as empresas e fornecem uma referência para as expectativas. Eles descrevem o tempo, a entrega, o pagamento e outras informações dos serviços, bem como os prazos. Isso contribui para que ambas as partes saibam o que esperar e se preparem adequadamente.
Como usar um modelo de carta de compromisso contábil
Usar uma carta de compromisso corretamente envolve saber para quem você está enviando a carta e por quê. Um modelo pode ajudá-lo a colocar suas ideias no papel com muito mais facilidade. Eles podem ter títulos de seções específicas disponíveis para você inserir suas informações. Um modelo pode ser uma grande ajuda para contadores que não têm experiência no envio dessas cartas.
Instruções passo a passo sobre como usar modelos de cartas de compromisso contábil
Você pode começar a usar modelos de cartas seguindo as etapas abaixo:
- Encontre um modelo de carta de compromisso adequado - Em primeiro lugar, você precisa encontrar um modelo específico que se alinhe com o seu cliente. Existem muitas cartas de compromisso, mas, para fins contábeis, é imperativo que você encontre uma para um negócio relevante. Isso economizará seu tempo quando você começar a escrever.
- Avalie sua relevância para sua localização geográfica e clientela - As cartas de compromisso variam de acordo com a localização geográfica. Cada área geográfica tem sua própria regulamentação, estruturas e nuances. Portanto, é importante que você identifique um que seja pertinente à localização específica do seu cliente. Se você deseja um modelo para o mercado dos EUA, isso pode ser útil.
- Forneça informações sobre seus serviços específicos que não constam no modelo - Muitas vezes, o modelo não terá todas as informações disponíveis. Os produtos, serviços, datas e regulamentos podem variar de uma empresa para outra. Assim sendo, analise o que precisa ser alterado e o que pode permanecer igual.
- Acompanhe com detalhes adicionais, fazendo alterações quando necessário - Você precisará fazer alterações significativas nas políticas relativas aos períodos de compromisso. Você deve avaliar sua capacidade de fornecer resultados e manter o período de compromisso adequado. Subestimar ou prometer demais pode sair pela culatra, portanto, seja realista.
Alterando o modelo da carta de compromisso para atender às suas necessidades
É necessário considerar como você pode alterar um modelo para atender às suas necessidades. É claro que você pode criar um modelo de carta de compromisso do zero, mas isso exigiria muito tempo e esforço.
Encontrar um bom modelo e adaptá-lo às suas necessidades é muito mais eficaz. Para alterar corretamente um modelo, você deve definir claramente seus serviços, períodos e outras políticas. Depois de determiná-los, basta alterar o modelo de acordo com as necessidades.
Selecione um modelo que seja relevante para o seu negócio e ofereça serviços semelhantes. Isso reduzirá o tempo necessário para ajustes. Além disso, se você tiver mais serviços do que o espaço disponível no modelo, basta adicioná-los e seguir o mesmo procedimento para detalhes adicionais que os serviços anteriores.
Dicas para redigir uma carta de compromisso contábil eficaz
Para garantir um envolvimento adequado, certifique-se de seguir as melhores práticas das cartas de compromisso.
Melhores práticas
- Seja específico em termos de detalhes
- Forneça todas as informações que um cliente possa precisar
- Informe o cliente sobre o preço e o prazo adequados em métricas claras.
- Respeite a identificação adequada
- Conheça bem o seu cliente e os seus serviços
- Use um vocabulário simples, mas seja profissional
- Revise a carta
- Escreva avisos legais em um documento separado.
- Escreva uma carta diferente para cada serviço
- Expresse gratidão no final
Armadilhas a evitar
- Não seja muito breve
- Não coloque mais informações do que o leitor provavelmente vai ler.
- Não use uma filosofia única para todos ao escrever usando modelos.
- Evite usar abreviações e superlativos
- Não escreva a mesma carta para diferentes setores
Conclusão
Em conclusão, pode-se afirmar que as cartas de compromisso desempenham um papel fundamental na manutenção de um relacionamento saudável e frutífero. Eles mantêm os clientes em sintonia com os contadores e incentivam a comunicação.
Eles têm um formato adequado, com certos elementos que precisam ser claramente descritos. Assim, o uso de modelos pode ser ótimo para empresas que desejam se concentrar na eficiência. Além disso, os modelos podem ajudar os contadores a comunicar seus serviços, preços, prazos e isenções de responsabilidade de maneira eficaz.
No entanto, os modelos não devem ser usados tal como estão. Em vez disso, elas devem ser alteradas para se adequarem ao seu negócio e utilizadas com respeito ao cliente em questão. Isso tornará a carta mais eficiente e reduzirá suas chances de cair em armadilhas. Uma carta bem redigida pode fazer toda a diferença entre um cliente satisfeito e um insatisfeito.
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