Plantilla de carta de compromiso de consultoría

En el ámbito de la consultoría, el 38 % de los consultores ganan la mayoría de sus propuestas. Entonces, ¿qué diferencia a este grupo del otro 62 %?

Muchas veces, lo que cuenta es la calidad de sus documentos de presentación: la propuesta de consultoría les abre las puertas y la carta de compromiso de consultoría cierra el trato. Los clientes necesitan pruebas sólidas de que usted comprende sus necesidades y les proporcionará un servicio de la más alta calidad. Eso es exactamente lo que hace una carta de compromiso bien redactada.

Una carta de compromiso, o acuerdo de consultoría, es un documento que describe los términos del acuerdo entre un consultor y un cliente. Sirve como base para las expectativas de ambas partes a lo largo de la relación. Los servicios, los pagos, las relaciones y las responsabilidades se detallan en el acuerdo.

Si tanto el cliente como el consultor firman el acuerdo, este es legalmente vinculante, por lo que lo mejor es utilizar una plantilla revisada por un abogado para asegurarse de que el acuerdo cumple con los requisitos de su situación específica. Veamos los detalles de un contrato de compromiso y cómo redactar uno para tu próximo proyecto de consultoría.

Comprender el propósito de una carta de compromiso de consultoría

¿Trabajas como consultor de algún tipo? Si es así, comprenderás la importancia de controlar las expectativas de los clientes. No es recomendable iniciar una relación laboral sin comprender plenamente los objetivos, los requisitos y el calendario de un proyecto, así como las responsabilidades de las que se le puede hacer responsable.

Una carta de compromiso de consultoría hace exactamente eso. En lugar de dejar cualquier detalle a la interpretación, detalla el acuerdo para que ambas partes sean conscientes de lo que pueden esperar —y lo que no pueden esperar— de la relación laboral.

Las propuestas de consultoría y los acuerdos son dos documentos diferentes, pero en realidad se incluyen bajo el mismo paraguas de las cartas de compromiso. ¿Por qué? Porque, aunque solo uno es legalmente vinculante, ambos están redactados para atraer al posible cliente.

Aquí nos centraremos en la carta de compromiso legalmente vinculante. Veamos los detalles más de cerca.

Componentes esenciales de una carta de compromiso de consultoría

Las cartas de compromiso más exitosas no se redactan por capricho, sino que se elaboran de forma cuidadosa y reflexiva. A continuación, analizaremos los componentes más importantes de una carta de compromiso de consultoría.

Resumen ejecutivo: Resumen de los servicios de consultoría y los objetivos

Cuando envíe un contrato de consultoría, tanto usted como el cliente ya estarán al tanto de los servicios que prestará, pero esta es su oportunidad de ofrecer una descripción formalizada de lo que hará exactamente.

Piensa en tu resumen ejecutivo como una versión condensada de todo el documento. Comience con una breve descripción de los servicios que prestará y, a continuación, mencione los objetivos y los resultados esperados de su trabajo.

Por ejemplo, el resumen ejecutivo de un consultor tecnológico podría ser el siguiente:

«Esta carta de compromiso describe los términos y condiciones de nuestro acuerdo, en virtud del cual prestaré servicios como consultor técnico a [cliente], aportando mi experiencia en áreas como el desarrollo de software, la infraestructura de TI y la computación en la nube. El objetivo de nuestro trabajo conjunto es mejorar la eficiencia de [cliente] mediante la optimización de sus procesos tecnológicos.

Alcance del trabajo: Explicación detallada de los servicios de consultoría

El alcance de tu trabajo debe ser una lista detallada de los servicios que prestarás, incluyendo cualquier entrega específica que forme parte de tu responsabilidad. Aquí es donde el cliente puede ver exactamente lo que obtiene por su dinero, así que asegúrate de proporcionar tantos detalles como sea posible, aunque parezca de sentido común.

Por ejemplo, si eres consultor de recursos humanos, describirías los servicios específicos que prestas, como desarrollar o revisar políticas y procedimientos, establecer un sistema de gestión del rendimiento o crear descripciones de puestos de trabajo. Es mejor ser más detallado que menos para evitar desviaciones en el alcance.

A continuación se muestra un ejemplo de la sección «Alcance del trabajo» para un consultor de recursos humanos:

«Este compromiso incluye los siguientes servicios de [consultor]:

• Desarrollar o revisar las políticas y procedimientos de la empresa.
• Establecimiento de un sistema de gestión del rendimiento, que incluye el establecimiento de objetivos y evaluaciones del rendimiento.
• Crear descripciones de los puestos de trabajo para cada función en la empresa y proporcionar orientación para la contratación.
• Desarrollo de un proceso de incorporación y orientación para los nuevos empleados.
• Impartir formación relacionada con los recursos humanos al personal directivo.

Es breve, pero describe específicamente los servicios que forman parte del contrato de consultoría.

Cronograma del proyecto: calendario y expectativas de entrega

Uno de los detalles más importantes que hay que concretar en un contrato de consultoría es el calendario del proyecto. Sus clientes quieren saber exactamente cuándo pueden esperar que se completen determinadas tareas o entregas; ciertos desarrollos comerciales podrían depender del éxito de su compromiso.

El calendario debe incluir todos los hitos y plazos, así como cualquier actualización o revisión que realice a lo largo del proceso. En esta sección también se puede indicar la frecuencia con la que se reunirá con el cliente (ya sea de forma virtual o presencial) para informarle sobre los avances y discutir cualquier problema que surja a lo largo del proyecto.

Por ejemplo:

El consultor dedicará hasta 10 horas semanales durante la duración de este contrato. Los clientes recibirán un informe de actualización todos los lunes y se reunirán con el consultor mediante videollamada el último miércoles de cada mes para analizar los avances. El compromiso comenzará el [fecha] y finalizará el [fecha].

A continuación, puede enumerar los hitos específicos que alcanzará y las fechas en las que deben completarse.

Condiciones de pago: estructura de tarifas y calendario de pagos

Hay algunos detalles importantes que aclarar en cuanto al pago: la tarifa que se le pagará, cuándo se le pagará y cualquier gasto adicional (como los gastos de viaje) que deba reembolsarse. Enumera todos estos detalles en el acuerdo para que no haya confusiones ni cargos sorpresa más adelante.

Por ejemplo:

«El cliente se compromete a pagar al [consultor] unos honorarios de [importe], pagaderos al completarse cada hito descrito en el presente acuerdo. Esta tarifa incluye los gastos de viaje, que deben ser aprobados previamente por el cliente antes de reservar cualquier servicio de viaje. El consultor se reserva el derecho de facturar los servicios adicionales que excedan el alcance del presente contrato a una tarifa por hora de [importe]».

También puede incluir un calendario de pagos que describa cuándo pagará el cliente, así como el período de gracia y las penalizaciones por pagos atrasados. Esto es especialmente importante si trabajas con una startup o una pequeña empresa que tal vez no disponga de grandes recursos económicos para pagar tus servicios por adelantado.

Acuerdo de confidencialidad y no divulgación: Protección de información confidencial

¿Trabaja con información confidencial que su cliente necesita proteger? Esto puede incluir secretos comerciales, software propietario o cualquier otro dato altamente confidencial. Si es así, deberá incluir un acuerdo de confidencialidad y no divulgación en la carta de compromiso de consultoría.

Esta sección debe describir claramente qué información se considera confidencial, tanto el tipo de información como a quién se aplica (es decir, solo al consultor o a cualquier persona afiliada a él). También debe especificar durante cuánto tiempo será válido este acuerdo; normalmente, se acordaría no revelar ninguna información confidencial durante un máximo de cinco años tras la finalización del contrato.

Política de rescisión y cancelación: Finalización del compromiso

Todo contrato debe incluir una política de rescisión y cancelación, en la que se describan las condiciones para poner fin al compromiso. No se puede predecir cuándo un cliente puede necesitar rescindir sus servicios de forma inesperada, por lo que conviene cubrirse las espaldas enumerando todos los supuestos en los que usted o el cliente pueden rescindir legalmente el contrato.

Incluya condiciones que permitan a cualquiera de las partes rescindir el contrato si no están satisfechas con el progreso, si se produce un incumplimiento contractual por parte de cualquiera de las partes, o si cualquiera de las partes se declara en quiebra o no puede cumplir con sus obligaciones debido a un acontecimiento imprevisto.

También debe indicar cuándo debe notificarse para que la rescisión de los servicios sea válida. Aclarar las obligaciones financieras de ambas partes en caso de rescisión o cancelación.

Por ejemplo:

Cualquiera de las partes podrá rescindir el presente Acuerdo en cualquier momento, previa notificación por escrito a la otra parte. En tal caso, el Cliente estará obligado a pagar los honorarios devengados hasta el día de la rescisión, incluido este. El consultor también tendrá derecho a recibir el pago por todos los servicios prestados antes de dicha notificación.

Legislación aplicable y jurisdicción: Marco legal para la carta de compromiso de consultoría

Por último, deberá esbozar la legislación aplicable y la jurisdicción competente para su contrato de consultoría. Esta sección define el marco legal en el que se llevará a cabo su compromiso y describe qué leyes se aplicarán si alguna de las partes emprende acciones legales contra la otra en caso de disputa.

Por ejemplo:

El presente Acuerdo se regirá e interpretará de conformidad con las leyes de [Estado o país], sin que sean de aplicación los principios sobre conflicto de leyes. Cualquier controversia que surja del presente Acuerdo se someterá a resolución ante un tribunal ubicado en [ciudad, estado/provincia].

Los ejemplos que hemos incluido aquí son solo para que te hagas una idea de cómo podría ser cada sección, pero siempre es mejor consultar a un abogado, que podrá ayudarte a redactar el texto que mejor se adapte a tus necesidades particulares.

Elaboración de una plantilla completa para cartas de compromiso de consultoría

Como se puede imaginar, el proceso de redactar una carta de compromiso de consultoría exhaustiva puede llevar tiempo, y debe llevarlo. Estás creando un documento legal que regirá el alcance de tu trabajo y servirá como base para cualquier disputa que pueda surgir.

Recomendamos crear una plantilla de carta de compromiso de consultoría que pueda utilizar para cada nuevo proyecto. Ahorrarás tiempo y garantizarás la coherencia en todos tus compromisos.

Consejos para personalizar una plantilla de carta de compromiso de consultoría

La personalización y la marca te ayudan a establecer una buena relación con tu cliente. Haz que tu negocio sea lo más profesional posible poniendo tu logo y colores en todos tus documentos.

Para personalizar su carta de compromiso de consultoría:

• Añade el nombre y el logotipo de tu empresa.
• Utiliza las mismas fuentes, colores y estilo.
• Incluya el nombre del cliente en el cuerpo de la carta.
• Proporcione los datos de contacto de ambas partes.

Puede que parezcan detalles sin importancia, pero todos ellos contribuyen a crear un acuerdo con un aspecto y un tono profesionales.

Plantilla de carta de compromiso de consultoría

Para ayudarle a empezar, hemos incluido a continuación una plantilla de carta de compromiso de consultoría. Asegúrese de personalizarlo según sus propias necesidades y consulte a un abogado antes de continuar.

[Nombre del cliente]

Dirección: [Dirección], [Ciudad], [Estado/Provincia], [País], Código postal

Fecha: ___________

Asunto: Carta de compromiso de servicios de consultoría

Estimado [nombre del cliente]:

El presente Acuerdo se celebra en la fecha indicada anteriormente (la «Fecha de entrada en vigor») entre las siguientes partes:

1. [Nombre de su empresa], con sede social en [Dirección postal], [Ciudad], [Provincia/Estado], [País] («Empresa»); y

2. [Nombre del cliente], con domicilio social en [dirección del cliente], [ciudad], [estado/provincia], [país] (el «cliente»).

Las partes acuerdan los siguientes términos y condiciones:

1. Resumen ejecutivo. El objetivo del presente Acuerdo es describir los servicios que el Consultor prestará al Cliente, incluyendo [Describir], y cómo se prestarán dichos servicios.

2. Alcance del trabajo. El alcance del trabajo que realizará el Consultor para el Cliente incluirá, entre otros, [Describir].

3. Cronograma del proyecto. El consultor comenzará a trabajar en el proyecto el [fecha] y lo completará el [fecha], sujeto a cualquier cambio acordado por escrito por ambas partes. Los hitos que deben alcanzarse incluirán [Describir].

4. Condiciones de pago. El consultor recibirá una remuneración de [Importe] al finalizar el proyecto, tal y como se describe en el presente contrato. Los pagos deben realizarse mediante cheque o transferencia bancaria en un plazo de 30 días a partir de la recepción de la factura.

5. Cláusula de rescisión. El presente Acuerdo podrá ser rescindido por cualquiera de las partes en cualquier momento mediante notificación por escrito a la otra parte, siempre que todas las cuotas adeudadas hayan sido pagadas en su totalidad antes de la rescisión.

6. Legislación aplicable y jurisdicción: El presente Acuerdo se regirá e interpretará de conformidad con las leyes de [Estado o país], sin que sean de aplicación los principios sobre conflicto de leyes. Cualquier controversia que surja del presente Acuerdo se someterá a resolución ante un tribunal ubicado en [ciudad, estado/provincia].

Las partes han leído y comprendido todos los términos establecidos anteriormente y acuerdan celebrar el presente Contrato en la fecha indicada anteriormente.

[Nombre de su empresa]

Por: [Nombre], firmante autorizado

Cliente

Por: [Nombre], firmante autorizado

Conclusión

Como consultor, su carta de compromiso formaliza los términos de su acuerdo con el cliente. Puede marcar la diferencia entre un proyecto exitoso y uno fallido, y en caso de disputa, puede proporcionar la base legal para su resolución.

Las plantillas eliminan el trabajo pesado de redactar un contrato de consultoría legalmente vinculante; lo único que tienes que hacer es personalizarlo para cada cliente. Siempre haga que un abogado revise el acuerdo antes de que ambas partes lo firmen.

En Bonsai, sabemos que los consultores trabajan con múltiples documentos cada vez que firman con un nuevo cliente. Hemos creado una biblioteca de plantillas de propuestas y compromisos preelaboradas que puedes personalizar y enviar a tus clientes en cuestión de minutos. Todos ellos han sido revisados por profesionales del ámbito jurídico y pueden utilizarse para cualquier tipo de contrato de consultoría.

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