Guia de contratos de retenção: garanta uma renda estável em 2025

Um contrato de retenção é um acordo legal que garante um pagamento consistente para freelancers durante um período determinado, normalmente meses ou um ano. Este contrato garante uma taxa pré-determinada para um número específico de horas ou projetos mensais, proporcionando estabilidade financeira e ajudando no equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Os principais benefícios incluem receita previsível, melhores relações com os clientes e gerenciamento simplificado do fluxo de trabalho. Freelancers de diversos setores, como design, marketing e desenvolvimento, podem aproveitar os contratos de prestação de serviços para garantir trabalho contínuo. Para maximizar a eficácia, defina claramente o escopo, use ferramentas de controle de tempo e mantenha uma comunicação regular com o cliente. A implementação de um contrato de retenção pode melhorar significativamente a previsibilidade financeira e o crescimento profissional.

É um sonho para muitos freelancers ter uma renda consistente e previsível. Além de ajudar você a planejar as despesas da sua empresa, é necessário para alcançar aquele importante equilíbrio entre vida profissional e pessoal que todos almejam. Uma maneira de garantir que seus ganhos e seu trabalho tenham um ritmo mais consistente é por meio de um contrato de prestação de serviços.

Essa prática comum é essencial tanto do ponto de vista financeiro quanto do fluxo de trabalho, e a maioria dos freelancers de sucesso já a utilizou em algum momento de sua carreira.

Continue lendo para descobrir tudo o que há para saber sobre retentores. Para ajudá-lo, também estamos compartilhando um pacote de cláusulas de contrato de prestação de serviços que você pode usar em seu modelo de contrato ou modelo de acordo para trabalhar como designer, profissional de marketing, desenvolvedor, redator, fotógrafo e muito mais.

1. O que é isso?

Um contrato de prestação de serviços é simplesmente um contrato, geralmente com duração de vários meses ou um ano, que garante que um freelancer receberá uma determinada remuneração por um número pré-definido de horas ou projetos por mês.

Enquanto o contrato estiver em vigor, você se colocará à disposição do cliente para trabalhar o número de horas estipulado, e ele concorda em lhe pagar – independentemente de realmente utilizar seus serviços para o trabalho.

Ele substitui o acordo de pagamento por palavra ou por tarefa que você pode ter usado no início do seu negócio por um acordo mais geral que pode ajudá-lo a planejar um mês, trimestre ou até mesmo um ano com um valor previsto de fluxo de caixa que você pode esperar receber.

É a melhor alternativa a trabalhar para uma empresa com salário fixo e tem sido útil para freelancers que têm medo de não saber quanto dinheiro vão receber no mês seguinte. Em suma, é uma maneira brilhante de reduzir parte da ansiedade e do estresse que acompanham a vida de freelancer.

Com o Bonsai, você pode criar seu próprio contrato de prestação de serviços em apenas 2 minutos e ficar tranquilo.

Primeiro, basta clicar em “Criar um contrato” no seu painel.

Em seguida, selecione os detalhes do seu cliente e do projeto, o tipo de modelo, e você estará pronto para começar a personalizar seu contrato de prestação de serviços.

Preencha as duas primeiras etapas do processo com os detalhes do seu projeto e seus dados pessoais. Em seguida, quando chegar à etapa 3, certifique-se de selecionar “taxa mensal” e insira o valor desejado para o adiantamento.

Por fim, você chegará à etapa final do processo de criação do contrato de prestação de serviços, onde terá a oportunidade de fazer uma revisão final do modelo e clicar em “Criar contrato” quando terminar.

Simples, certo? Agora, inscreva-se para uma avaliação gratuita do Bonsai e experimente os contratos e outros recursos integrados, como modelos de escopo de trabalho.

2. Como definir o preço dos contratos de prestação de serviços

Dependendo do serviço que você vende, sua abordagem para definir o preço de um contrato irá variar. Os especialistas recomendam cobrar 10% do valor potencial do serviço como base. Por exemplo, se você criar um e-mail que será enviado a 10.000 assinantes, vendendo um produto no valor de US$ 100, com uma taxa de conversão esperada de 1%, o valor desse serviço seria de US$ 10.000. Seu adiantamento pelo design gráfico desse e-mail seria de US$ 1.000. Se você enviasse quatro desses e-mails por mês, poderia definir seu adiantamento em US$ 4.000.

O acordo pode ter o seguinte teor:

Acordo para fornecer até quatro conjuntos de boletins informativos por e-mail por mês, a uma taxa de US$ 4.000 por mês, por um período mínimo de seis meses.

Com esse único cliente, você teria o potencial de ganhar US$ 24.000 a cada seis meses ou US$ 48.000 por ano!

É fácil perceber como os contratos de retenção podem se tornar muito lucrativos, especialmente quando os números de vendas refletem seus esforços. Para outros freelancers (designers de logotipos, por exemplo), esses números concretos serão mais difíceis de estimar. Usar um estudo de caso ou relatórios de clientes anteriores pode ser útil para chegar a um número que represente 10%.

Confira abaixo exemplos de cláusulas de retenção que você pode usar para garantir que um acordo sólido seja estabelecido entre você e seu cliente. As cláusulas do contrato de prestação de serviços são adaptadas (mas não exclusivamente) a designers, desenvolvedores, profissionais de marketing, escritores e fotógrafos.

3. Você deve usar um contrato de prestação de serviços?

Na maioria das vezes, os contratos de prestação de serviços são um sonho tornado realidade para os freelancers. Ser capaz de dizer “Eu trabalho com contrato fixo” prova que você conseguiu algum trabalho como freelancer e que pode esperar pelo menos uma fonte de renda mensal para equilibrar seus salários. Os contratos de prestação de serviços freelance facilitam o planejamento, pois garantem que você possa contar com as taxas de faturamento mensais estabelecidas no contrato.

Um freelancer com um cliente fixo que garante US$ 1.000 por mês por não mais do que 12 horas de trabalho por mês pode ter certeza de que ganhará pelo menos US$ 1.000 no mês. Assim, eles podem usar isso como base para projetar ganhos e lidar com despesas. Eles também sabem que terão que reservar 12 horas faturáveis por mês para garantir que não assumam compromissos excessivos com novos clientes. O equilíbrio é mais fácil em um cronograma de prestação de serviços freelance.

Outra vantagem de trabalhar dessa maneira é puramente financeira. Os clientes com contratos de prestação de serviços são mais propensos a pagar as contas em dia, pois contam com você para fornecer trabalhos futuros. Os freelancers não precisam correr atrás dos pagamentos, e também é comum exigir o pagamento adiantado a cada mês pelo trabalho acordado em um contrato de prestação de serviços. Também é mais fácil responsabilizar os clientes que pagam com atraso; se eles não pagarem pelo seu trabalho, você tem um contrato vinculativo por um prazo mais longo.

Os retentores também têm a vantagem adicional de ajudar na sua marca. Ao aceitar apenas clientes que estejam abertos a contratos de prestação de serviços, você pode começar a conquistar clientes maiores e melhores e ganhar reputação por aceitar clientes com contratos de prestação de serviços. Isso pode inicialmente afugentar clientes pequenos, que pagam pouco ou não são sérios, mas, no final das contas, é a maneira mais rápida de construir uma carteira de clientes de longo prazo, comprometidos e investidos, que levam a sério o pagamento de dinheiro real por projetos de longo prazo. (Afinal, é isso que a maioria dos freelancers se esforça para fazer.) Os prestadores de serviços que são conhecidos por trabalhar com contratos de prestação de serviços frequentemente atraem mais clientes com contratos de prestação de serviços ao longo do tempo.

4. Quando os retentores podem não ser uma boa ideia

Como regra geral, os freelancers adoram contratos de prestação de serviços. Abrir sua agenda e ver que os primeiros R$ 1.000 do mês já estão garantidos é uma sensação muito boa. Quanto mais clientes você tiver sob contrato, mais fácil será preencher essas lacunas de renda e se considerar bem-sucedido. No entanto, há alguns casos em que os retentores podem falhar.

A segurança que um contrato de prestação de serviços freelance garante também pode ser uma armadilha para você se tornar preguiçoso na sua prospecção. Se você assinar um contrato de um ano no valor de R$ 1.000 por mês com um cliente, poderá decidir que não precisa se esforçar tanto para ganhar esse dinheiro. É uma garantia, certo?

Na realidade, um contrato deveria protegê-lo por esse dinheiro, mas os contratos podem ser cancelados. Seja devido ao encerramento das atividades de uma empresa ou a uma relação de trabalho que se tornou desconfortável demais para continuar, você ou o cliente podem decidir interromper a parceria comercial. Esse retentor irá então desaparecer, e você ficará com um funil de clientes potenciais que pode ter sido negligenciado entretanto.

Os retentores também dificultam o aumento dos ganhos com o mesmo cliente. Uma empresa que lhe paga para escrever quatro artigos por mês por US$ 250 cada artigo pode decidir que deseja mudar para um modelo de contrato de prestação de serviços. Esses US$ 1.000 parecem ótimos, mas e se eles quiserem mais artigos seus? Em vez de aumentar sua taxa de retenção, eles podem optar por outro freelancer para o trabalho adicional.

Outro perigo real dos contratos de prestação de serviços é o “aumento do escopo”. Como muitos contratos de prestação de serviços são baseados em horas faturáveis e não em projetos, é comum ouvir falar de freelancers que trabalham com contratos de prestação de serviços e que, com o tempo, recebem cada vez mais trabalho. O acordo inicial de não trabalhar mais do que 12 horas por mês, por exemplo, pode se tornar um fardo à medida que eles se tornam mais eficientes no trabalho e o cliente quer mais. É por isso que muitas vezes é uma boa ideia definir seu contrato de prestação de serviços com base em projetos e não em acordos por hora (supondo que você compreenda totalmente o trabalho que está realizando e saiba quanto tempo levará para concluir cada projeto).

Por fim, os retentores podem deixar um gosto amargo na boca dos clientes menores que estão preparados para crescer. Aquele cliente pontual que só queria que você escrevesse um comunicado à imprensa ou criasse um logotipo pode não ver em você um potencial cliente regular. Eles poderiam deixar de trabalhar com você se não considerassem a parceria adequada. Embora quase todos os clientes tenham potencial para se tornarem futuros clientes contratados, as empresas mais novas e pequenas estão dando os primeiros passos com um contrato freelance pela primeira vez, e a ideia de um contrato pode ser exagerada para elas. Insistir nessa ideia pode sair pela culatra e fazer com que eles levem seus pequenos projetos para outro lugar.

5. O que acontece com as horas ou projetos não utilizados?

Embora os contratos de prestação de serviços tenham a vantagem de nos ajudar a planejar nosso tempo e energia, às vezes eles podem não ser concretizados e nunca atingir todo o seu potencial. Um designer gráfico com 30 horas por mês em seu contrato de prestação de serviços pode, de repente, se ver no dia 28 do mês com apenas 20 horas concluídas. Seja porque você não concluiu o trabalho que lhe foi atribuído, seja porque o cliente nunca entrou em contato com trabalho suficiente para preencher essas horas contratadas, agora você será forçado a determinar como oferecer ao cliente o valor pelo qual ele lhe pagou. O que você deve fazer para corrigir isso?

Esta é uma questão muito importante a responder e deve ser abordada no momento em que o seu contrato de freelancer for redigido – não depois de você começar a trabalhar. Assim como os antigos modelos de planos de dados “rollover” dos celulares, muitos freelancers optam por controlar as horas ou projetos realizados em um determinado mês e reservar qualquer trabalho não solicitado como crédito para o mês seguinte. Um exemplo disso seria um freelancer que concorda em fazer 12 horas de trabalho de design por mês, mas só faz 8 durante um determinado mês devido à temporada de férias. Essas 4 horas não utilizadas podem ser transferidas para o mês seguinte, criando uma carga de trabalho de 16 horas, mas o pagamento para ambos os meses permaneceria o mesmo.

Pense cuidadosamente antes de oferecer uma opção de renovação para os clientes fiéis. Embora você deva fazer o possível para honrar seu contrato e fornecer as horas ou projetos prometidos em seu acordo, não é sua culpa se um cliente deixar de solicitar seu trabalho durante um mês ou não lhe fornecer os recursos necessários para entregar os resultados esperados. Assim como um advogado com contrato de prestação de serviços freelance não lhe creditará pelas horas não utilizadas, muitos freelancers não acham que devem acumular trabalho extra durante um mês posterior para dar ao cliente o valor de um contrato de prestação de serviços.

(Essa prática pode ser perigosa e dificulta muito o planejamento do seu fluxo de trabalho – uma das razões pelas quais você optou por fazer um contrato de prestação de serviços! O tempo é finito. Se um cliente não usar suas horas em um mês, isso não significa que você terá tantas horas extras no mês seguinte.

Para ajudar você a agregar valor ao seu cliente e garantir que você seja um bom administrador da relação de prestação de serviços, você deve sempre entrar em contato com seu cliente ao longo do mês para ajudá-lo a perceber todo o potencial do dinheiro que ele investiu na prestação de serviços. É comum fazer uma rápida ligação no início do mês para definir metas, juntamente com uma avaliação no meio do mês do tempo que ainda resta. Se um cliente não consegue criar um plano para usar todas as suas horas em um mês – antes do fim do mês –, a responsabilidade de pensar em coisas para fazer não deve recair sobre você.

No entanto, se você não conseguiu cumprir a quantidade de trabalho estipulada no seu contrato de prestação de serviços por falta de esforço da sua parte, isso precisará ser corrigido. É semelhante a perder um prazo, e tudo deve ser feito ao seu alcance para recuperar o trabalho antes do final do mês. Se isso não for possível, comunique-se com o cliente, explique que você ainda tem trabalho a entregar de acordo com os termos do contrato e quando eles podem esperar por ele.

Lembre-se: se as horas contratadas não forem concluídas devido à sua falta de planejamento, você deve fazer tudo o que puder para cumprir seu compromisso e oferecer algo a mais. Para manter o relacionamento saudável, você poderia se oferecer para trabalhar algumas horas extras no mês seguinte. (No entanto, evite oferecer descontos, a menos que seja absolutamente necessário. Uma vez que você começa a reduzir os preços, é extremamente difícil aumentá-los novamente. Sempre assuma seus erros, peça desculpas brevemente uma vez e, em seguida, passe a realizar o trabalho prometido.

6. Os perigos de ter favoritos

Outra complicação frequentemente invisível que pode surgir com os retentores é tratá-los de maneira diferente com base no acordo. Isso pode se manifestar de duas maneiras. A primeira é dedicar mais esforços aos seus clientes fiéis, porque você quer agradá-los, mantê-los a bordo e continuar a contar o dinheiro deles. Isso faz sentido até certo ponto, pois você deve se esforçar para manter seus clientes atuais satisfeitos. É muito mais fácil manter um cliente do que sair à procura de novos. Os clientes existentes não precisam de integração, e criar processos para eles — depois que você os conhece — é relativamente mais fácil. Eles têm o potencial de ganhar mais, pois o tempo total gasto com tarefas administrativas pode ser muito menor.

O outro lado da moeda é considerar os clientes fixos como garantidos. Como eles assinaram esse contrato e você tem certa garantia de seus negócios, não precisa cortejá-los da mesma maneira que faria com um novo cliente. Se tiver a opção de trabalhar durante o dia para um novo cliente (que ainda precisa impressionar) ou para um cliente de longa data (que já está familiarizado e provavelmente confia em você para lidar com os processos da maneira que achar melhor), é fácil alocar recursos para o cliente mais novo. No entanto, à medida que sua empresa cresce, você deve se esforçar para tornar os clientes fixos sua principal fonte de renda. Ignorar as necessidades deles pode ter efeitos devastadores sobre esse plano e fazer com que você perca contratos lucrativos e de longo prazo, que são vitais para o crescimento de um negócio freelance.

Procure manter um equilíbrio entre atender clientes com contrato de retenção e clientes sem contrato de retenção. Provavelmente, você sempre terá uma mistura dos dois, então seja sensato ao tratá-los com cuidado e dar a ambos o serviço que merecem!

Supondo que você precise de algum documento legal adicional para o seu trabalho como contratado, você também pode usar um contrato de liberação.

7. Os retentores podem funcionar para todos os freelancers

Para quem os retentores funcionam? Praticamente qualquer prestador de serviços freelancer pode estabelecer um. Gerentes de mídias sociais, redatores, programadores, designers e desenvolvedores são todos nichos de negócios que relataram sucesso com esse método. Se você trabalha por hora – ou por projeto –, pode fazer com que o acordo funcione tanto para você quanto para o seu cliente.

Você pode optar por abordar a ideia dos retainers desde o início de seus relacionamentos, mencionando-a até mesmo em materiais de marketing e ligações para clientes potenciais. Ao apresentá-lo como uma maneira mais fácil de trabalhar em conjunto (eliminando grande parte da administração que o trabalho por hora pode exigir), ele pode ser o argumento de venda de que você precisa para fechar aquele novo contrato freelance. Compartilhar como isso é vantajoso para ambos é a melhor maneira de abordar o assunto nas conversas iniciais.

(Apenas certifique-se de estabelecer limites. Um contrato de prestação de serviços freelance não significa que você está “de plantão” ou pode fazer o trabalho com um prazo de entrega mais rápido. Isso simplesmente garante que você reservará espaço em seu fluxo de trabalho todos os meses para seus melhores e mais promissores clientes.

Quer você trabalhe regularmente em um projeto ou por hora, os contratos de prestação de serviços podem ser uma forma profissional de expandir seus negócios. Se você já trabalha com um cliente que seria um bom candidato para tal acordo, apele para o senso de valor dele, mencionando o assunto. Você pode até explicar como um contrato de prestação de serviços freelance pode economizar dinheiro para eles, garantindo que você estará disponível mesmo durante os meses mais movimentados. Ter sua atenção garantida faz com que os clientes se sintam valorizados e garante muitos meses de trabalho pela frente! Facilite o gerenciamento de tudo isso com uma avaliação gratuita do Bonsai.