O que é uma dedução por refeição de negócios? (e como proceder)

Tal como acontece com muitos relacionamentos, as relações comerciais são melhor cultivadas quando se partilha uma refeição, uma bebida ocasional ou apenas um café.

Refeições e entretenimento são essenciais para o crescimento do seu negócio, pois oferecem a oportunidade de atingir vários objetivos em poucas horas.

Um trabalhador independente ou um funcionário tem direito a uma dedução pelo custo de despesas acessórias e refeições quando viaja a trabalho para fora de casa.

As refeições de negócios são numerosas e constituem uma despesa recorrente. Deduzi-las é uma decisão inteligente, mas como fazer isso?

A boa notícia é que as refeições de negócios são 50% dedutíveis. Isso significa que toda vez que você levar um cliente para jantar e tomar uns drinques, poderá deduzir metade da conta.

No entanto, você não pode deduzir refeições indiscriminadamente. O IRS (Receita Federal dos EUA) possui diretrizes e testes que ajudam você a deduzir corretamente suas refeições. Isso inclui:

• Considerando o contexto empresarial, a refeição não deve ser luxuosa ou extravagante.
• O contribuinte ou um funcionário do contribuinte está presente na refeição.
• A despesa deve ser uma despesa comum e necessária, nos termos da Seção 162(a) do Código da Receita Federal (IRC), incorrida ou paga para a realização de uma atividade comercial ou empresarial.
• Alimentos e bebidas devem ser adquiridos separadamente do entretenimento, caso a atividade de entretenimento forneça alimentos e bebidas. Você deve indicar o custo das comidas e bebidas separadamente do custo do entretenimento no recibo ou na fatura. Despesas com entretenimento não são dedutíveis.
• Para uma refeição de negócios, além do contribuinte, a outra parte deve ser sempre um cliente atual ou potencial, um contato comercial ou um consultor.

As despesas com refeições de negócios devem ser separadas das despesas com entretenimento, uma vez que a Lei de Redução de Impostos e Emprego (TCJA) eliminou todas as deduções para diversão, entretenimento ou recreação.

Se você está procurando uma maneira fácil de controlar suas deduções fiscais relacionadas a refeições de negócios, experimente o rastreador de despesas para prestadores de serviços 1099. Inscreva-se para um teste gratuito e veja como nosso software descobre todas as suas deduções e ajuda você a maximizar suas deduções.

Comprovante de despesas com refeições

Você precisará fornecer comprovante das despesas com refeições. Este documento tem o formato de um recibo e deve indicar:

1. O nome do restaurante, o número de pessoas à mesa e uma lista detalhada dos alimentos e bebidas consumidos e
2. No recibo, você deve anotar o nome da pessoa com quem você estava e o motivo comercial da refeição.

Cheques e extratos de cartão de crédito são provas claras da despesa, por isso é aconselhável cobrar uma refeição de negócios no seu cartão de crédito.

No entanto, se você não tiver registros completos para comprovar uma despesa com refeições, será necessário fornecer uma declaração por escrito ou oral com informações específicas, além de outras evidências de apoio.

Observe que, se você estiver viajando a negócios fora do horário normal de expediente e fora da cidade, as refeições que você fizer também são dedutíveis.

Deduções de refeições em viagens de negócios

Antes de 29 de dezembro de 2020, todas as despesas com refeições eram deduzidas em 50%. Mas o auxílio COVID veio com uma dedução temporária de 100%, incluindo refeições em viagens de negócios. Em suma, não há melhor momento para comer durante uma viagem do que agora.

Observe que uma viagem de negócios é aquela em que você viaja para longe de sua residência fiscal, pernoitando fora de casa a trabalho. Dormir em um hotel próximo à sua residência não se qualifica como viagem de negócios. Para que sua viagem seja considerada como tal, você deve viajar para fora da localização geral onde sua empresa está localizada, fora dos limites da cidade. Recomendamos que você use um aplicativo para controlar os recibos fiscais, para que possa organizar e exportar facilmente suas deduções de refeições de negócios.

Existem refeições que são 100% dedutíveis?

Algumas despesas com entretenimento e refeições não precisam ser limitadas a 50%, e podem ser totalmente dedutíveis. Isso inclui atividades como:

• Promova eventos de marketing e publicidade para promover a boa vontade na comunidade, como patrocinar um evento comunitário.
• Se a sua função normal de negócios envolve refeições, por exemplo, se você é um blogueiro de culinária, um crítico de restaurantes ou um repórter esportivo.
• Eventos cujas receitas revertem para uma organização de caridade, desde que esta cumpra os requisitos do IRS.

O que constitui uma refeição de negócios?

De acordo com o IRS, todas as refeições de negócios devem ser despesas comuns e necessárias, e não luxuosas ou extravagantes. São despesas normais e aceitas em seu negócio e que são úteis para sua atividade comercial.

Vamos examinar essas refeições mais de perto. Temos:

As três principais refeições de negócios são:

• Refeições com consultores e colegas.
• Refeições com clientes atuais e potenciais.
• Refeições durante viagens a trabalho a mais de 80 km de distância de casa e com duração superior a 8 horas.

Os outros tipos de refeições de negócios

• Refeições fornecidas para fins publicitários e de boa vontade ao público em geral, tais como lanches gratuitos na área de espera.
• Refeições fornecidas para conveniência do empregador aos funcionários. Isso inclui refeições que você oferece aos seus funcionários para que eles fiquem até mais tarde ou cheguem mais cedo, ou para que não precisem sair para almoçar. Assim sendo, os funcionários não são tributados sobre o valor das refeições que a sua empresa fornece para sua conveniência, nas instalações da empresa.
• Refeições para celebrações e para elevar o moral, como festas de fim de ano da empresa, retiros e piqueniques.
• Refeições fornecidas aos funcionários para pequenas conveniências, “de minimis”, como lanches na sala de descanso e chá ou café para o escritório. A regra de minimis aplica-se às refeições dos funcionários na cafeteria da sua empresa se a receita anual da instalação for igual ou superior aos custos.

Todas as refeições devem ter recibos e anotações nos recibos sobre o objetivo da refeição. Lembre-se de que suas refeições regulares não podem ser deduzidas, a menos que você esteja fora de casa a trabalho.

Qualquer pessoa pode deduzir refeições?

A resposta é não. A partir de 2018, os funcionários com empregos W2 não se qualificam para deduções de refeições de negócios.

Para deduzir refeições de negócios, você deve ser autônomo ou operar um negócio. Basicamente, você deve estar no ramo para deduzir refeições de negócios. Por exemplo, se você administra uma empresa de manufatura ou é proprietário de imóveis para aluguel, tem direito a uma dedução por refeições de negócios.

COVID-19 e a dedução temporária de 100%

O setor hoteleiro e de hospitalidade foi provavelmente o mais afetado pelo surto do coronavírus. Esta pandemia levou ao despedimento de milhões de funcionários de restaurantes e hotéis em todo o mundo.

Somente nos Estados Unidos, o setor perdeu — no primeiro ano da pandemia — mais de US$ 280 bilhões em vendas, de acordo com a Associação Nacional de Restaurantes.

Com as vendas ainda abaixo dos níveis pré-pandêmicos nos restaurantes, a Lei de Apropriações Consolidadas de 2021 determinou a imposição de uma dedução temporária de 100% para refeições de negócios fornecidas por restaurantes. O Congresso alterou a seção 274 do código tributário para remover o limite de 50% sobre refeições fornecidas por restaurantes.

Assinada em 29 de dezembro de 2020, a lei alterou a dedução para refeições de negócios fornecidas por restaurantes de 50% para 100%. Esta foi uma medida do Congresso para incentivar as pessoas a frequentarem mais os restaurantes.

Uma visão geral do projeto de lei de ajuda à COVID

A recente lei de ajuda à COVID trouxe uma exceção temporária à limitação de dedução de 50% para refeições de negócios para o ano de 2021-2022. Aqui está uma explicação simples:

As refeições 100% dedutíveis incluem:

• Refeições em restaurantes com clientes e potenciais clientes
• Refeições dos funcionários para uma reunião de negócios obrigatória, compradas em um restaurante
• Refeição servida na reunião da Câmara de Comércio realizada na sala de reuniões de um hotel
• Refeição consumida em um restaurante sofisticado durante uma viagem de negócios com pernoite
• Festa de fim de ano para funcionários e cônjuges
• Partida de golfe para funcionários e cônjuges
• Refeições preparadas no local para o público em geral em uma apresentação de marketing
• Eventos de integração de equipes e outros eventos recreativos para todos os funcionários
• Refeição com clientes potenciais e clientes no clube de campo após sua atividade de entretenimento não dedutível.

As refeições que são 50% dedutíveis incluem:

• Refeições dos funcionários para conveniência do empregador, servidas pela cafeteria interna.
• Refeições preparadas por você na cozinha do seu quarto de hotel durante viagens com pernoite fora de casa

As atividades não dedutíveis incluem:

• Entretenimento, como jogos de beisebol e futebol americano com clientes e potenciais clientes
• Festa de fim de ano para clientes, classificada como entretenimento
• Jogo de golfe, teatro ou futebol com seu cliente ou consumidor

Experimente nosso estimador gratuito de impostos para trabalhadores independentes para calcular sua obrigação tributária no final do ano. Nossa calculadora estimará o valor do seu imposto e ajudará você a se preparar para a temporada de impostos.

Refeições que se qualificam para a dedução temporária de 100% das despesas

Para esclarecer todos os contribuintes, o IRS fornece orientações para explicar quando a dedução temporária de 100% será aplicada e quando a limitação de 50% continuará a ser aplicada.

Lei de Apropriações Consolidadas de 2021, P.L. 116-260, promulgou a exceção temporária à limitação para valores pagos ou incorridos após 31 de dezembro de 2020 e antes de 1º de janeiro de 2023, para alimentos e bebidas fornecidos por um restaurante. Nos termos da Secção 274 n(1), a dedução de quaisquer despesas com alimentos ou bebidas é geralmente limitada a 50% do montante que seria dedutível.

Um restaurante, neste contexto, é definido como um estabelecimento que prepara alimentos e bebidas para consumo imediato, independentemente de o consumo da refeição ser feito no local. As refeições são as que se qualificam para a dedução temporária de 100% das despesas.

Os estabelecimentos que fornecem alimentos e bebidas pré-embalados que não se destinam ao consumo imediato não têm direito a esta dedução. Esses estabelecimentos incluem mercearias, lojas de conveniência, farmácias, lojas de bebidas alcoólicas, etc.

Como as taxas diárias são consideradas?

O IRS publica regularmente as taxas diárias aplicáveis a diferentes regiões dos Estados Unidos. Essas diárias são úteis para calcular a dedução de refeições e despesas acessórias que serão consideradas comprovadas pelo contribuinte.

As diárias são ótimas para calcular as despesas de viagem dentro dos Estados Unidos. As taxas diárias são atualizadas anualmente pela Administração de Serviços Gerais (GSA).

Para obter a dedução de 100%, você deve ter comprovantes na forma de recibos de impostos para mostrar que suas despesas foram em restaurantes e não em lojas de conveniência ou supermercados. No entanto, se você seguir o valor da diária, suas refeições serão 50% dedutíveis.

Para maximizar suas deduções, considere receber o per diem diariamente.

Como fazer deduções de despesas com refeições

O processo de dedução das despesas com refeições não é nada complicado. A dedução das despesas com refeições é um processo em três etapas:

1. Você deve verificar se as despesas são despesas comerciais legítimas. Algumas dessas despesas são dedutíveis, enquanto outras, como atividades de entretenimento, podem não ser.
2. Você deve ter comprovante da despesa. Esses documentos incluem faturas e recibos que comprovam a dedução. Caso os auditores do IRS revisem seus registros, você precisará desses documentos. No entanto, você não precisa incluí-los ao preencher sua declaração de imposto de renda.
3. Você deve verificar se pode deduzir o valor total ou se os valores estão sujeitos à regra de 50% da Receita Federal ( ), que limita a dedução a 50%. É importante lembrar que as refeições em bares, restaurantes e outros estabelecimentos alimentícios são dedutíveis temporariamente em 100% em 2021 e 2022.

Conclusão

Embora o custo de uma refeição de negócios não seja restrito a um valor específico, o IRS ainda insiste que não seja “luxuoso ou extravagante”. Esse sentimento está sujeito aos fatos e circunstâncias que envolvem a refeição de negócios. Você deve analisar o custo da refeição e determinar se ele é razoável com base nas circunstâncias e nos fatos.