9 passos para um relacionamento sólido com seu advogado (e um bônus)

Prever o fluxo de caixa pode ser um dos aspectos mais difíceis de ser freelancer. Quando há muitos trabalhos entrando, o fluxo de caixa é fácil. Mas nem sempre é possível manter um fluxo constante de modelos de faturas pagas.

Qual é outra opção para obter receitas consistentes e previsíveis? Um retentor.

O que é um contrato de prestação de serviços? E como funciona um retentor?

Um adiantamento significa basicamente que um cliente paga antecipadamente em troca da garantia de que os serviços cobertos pelo modelo de escopo de trabalho estarão disponíveis para ele por um período prolongado. Um cliente pode fazer pagamentos mensais recorrentes ou pagar um montante único antecipadamente. Isso pode ser em troca de um projeto de longo prazo ou pelo acesso a serviços regularmente.

Como afirma a blogueira freelancer Linsey Knerl, “os contratos de prestação de serviços…são um sonho tornado realidade para os freelancers. Ser capaz de dizer “Eu trabalho com contrato fixo” prova que você conseguiu algum trabalho como freelancer e que pode esperar pelo menos uma fonte de renda por mês para equilibrar seus rendimentos.

O fluxo de caixa estável proveniente de um adiantamento ajuda a garantir que você possa cobrir as despesas, que não mudam de mês para mês.

Os retentores podem ajudar você e sua empresa ao:

• Proporcionando estabilidade.
• Reduzir a pressão para conquistar novos projetos constantemente.
• Permitindo que você construa um relacionamento com o cliente.
• Dar alguma consistência ao seu trabalho, em vez de ter clientes diferentes todos os meses.

Mas como funciona um aparelho ortodôntico? Vamos examinar nove pontos-chave para que isso funcione para você e seus clientes.

1. Crie um caso de negócios para um contrato de prestação de serviços

Nem sempre é fácil conseguir trabalho com um contrato de prestação de serviços. Os freelancers podem hesitar em perguntar a um cliente sobre um adiantamento ou não conseguir comunicar o valor de um adiantamento ao cliente.

Portanto, o primeiro passo é criar seu próprio caso de negócios para um contrato de prestação de serviços, determinando o valor que você pode oferecer a um cliente. Quais são os serviços que você pode oferecer a um cliente regularmente e que lhe trarão valor de forma contínua?

Dependendo do seu negócio freelance, algumas ideias incluem:

• Uma campanha de marketing.
• Um serviço de monitoramento.
• Marketing por e-mail.
• Um pacote de publicações mensais no blog ou outra gestão de conteúdo.
• Criação ou atualização de sites.

A Bonsai pode fornecer recursos para desenvolver uma proposta de marketing antes de abordar os clientes.

Os clientes precisam entender: o que é uma taxa de retenção? E devem ser capazes de explicar essa taxa mensal àqueles que pagam as contas. Na maioria dos casos, não se trata de uma taxa “por precaução”, caso precisem do seu trabalho; trata-se de uma taxa por um fluxo regular de trabalho seu.

O incentivo para o cliente pode ser o fato de seu trabalho ter um desconto por ser fornecido em grande quantidade. Mas se você tem uma ótima reputação como freelancer ou seu trabalho é muito procurado, você pode assumir uma posição oposta, pois comprometer seu tempo com antecedência realmente garante um preço superior às suas tarifas normais. Trata-se de um equilíbrio delicado, pois você terá que impressionar o cliente com suas habilidades únicas ou com o quanto você conhece o cliente e suas necessidades.

Se você está começando como freelancer, a Bonsai pode ajudá-lo com dicas sobre como construir sua reputação como freelancer.

e 2. Conheça o(s) cliente(s)

Você conhece seus pontos fortes, definiu sua proposta de valor e está pronto com seu argumento de marketing. Antes de abordar um cliente, procure conhecê-lo e conhecer o seu negócio. Descubra como você pode ajudar a promover os interesses comerciais deles com suas habilidades como freelancer.

Por exemplo, para saber como um contrato de prestação de serviços de design gráfico funcionará com um cliente específico, avalie sua situação atual. Veja se eles publicam regularmente nas redes sociais ou enviam boletins informativos por e-mail e certifique-se de segui-los e inscrever-se para saber mais sobre eles. Você obterá uma melhor compreensão, o que lhe permitirá sugerir melhorias ou assumir essa parte do negócio.

Também é bom saber se eles têm funcionários em tempo integral que cuidam desse tipo de trabalho. Esses funcionários poderiam dedicar melhor seu tempo a outros aspectos do negócio se você assumisse esse trabalho?

Compreender o negócio dos clientes potenciais facilitará a venda do conceito de contrato de prestação de serviços e os benefícios de ter um contrato com você.

3. Venda o serviço ao cliente com base em honorários fixos

Depois de preparar sua apresentação e conseguir expressar claramente o valor que você pode agregar a um cliente, é hora de incorporar o conceito de retenção em suas propostas e apresentações.

Existem várias maneiras de explicar a um cliente como funciona um contrato de prestação de serviços:

• No início do relacionamento, ao propor fazer um trabalho.
• No encerramento de um projeto, como parte do processo de saída do cliente.

Dessa forma, você está vendendo sua capacidade de dar suporte ao projeto concluído, antes de iniciar o trabalho e ao final do trabalho.

Como parte de uma proposta inicial, você pode incluir a opção de um contrato de prestação de serviços após a conclusão bem-sucedida do projeto. Quando o trabalho estiver concluído, você compreenderá o cliente e suas necessidades. Você pode apoiar o trabalho que acabou de implementar, pode agregar valor ao projeto ou pode ajustar qualquer coisa que precise ser ajustada.

O fim de um projeto é o momento ideal para fazer a transição para um contrato de prestação de serviços, pois o cliente já conhece você e o valor que você pode agregar ao seu negócio.

Se você estiver abordando um novo cliente e o trabalho não envolver um projeto ou outra quantidade definida de trabalho para iniciar o relacionamento, talvez seja interessante dar ao cliente uma amostra do que você pode oferecer. Uma avaliação gratuita dos seus serviços pode dar aos clientes uma ideia do que você pode fazer por eles. Apenas certifique-se de não dedicar muito tempo gratuitamente – há um equilíbrio entre atrair um cliente e trabalhar de graça.

4. Estruture o acordo

Então, o que é um contrato de prestação de serviços? Existem diferentes maneiras de estruturar um acordo, do ponto de vista da gestão do tempo. Cabe a você considerar as diferentes maneiras como deseja trabalhar com um cliente antes de propor uma relação de prestação de serviços.

Por exemplo, você pode concordar em fornecer uma quantidade determinada de trabalho por mês, como 10 posts de blog por mês. Dessa forma, você está cobrando pelo valor e pelo trabalho realmente realizado, e não pelo tempo.

Você também pode concordar em fornecer uma determinada quantidade de horas de trabalho por mês. Nesse formato, seria importante determinar o que acontece se todo o tempo alocado não for usado – o cliente “perde” esse tempo ou ele é transferido para o mês seguinte?

E, como Entrepreneur.com aponta,

Como seu cliente terá pago antecipadamente por seu tempo até um determinado valor, você precisa incluir uma cláusula no contrato de prestação de serviços para os períodos em que seu cliente usar mais tempo do que o vendido antecipadamente. Então, você deve negociar para cobrar pelo tempo extra que você dedicou, em vez de transferi-lo para outro período.

Você também pode criar propostas de retenção com diferentes níveis. Nesse cenário, você oferece diferentes níveis de trabalho com diferentes valores de remuneração. Você poderia ter opções de Nível 1, 2 e 3, o que daria ao cliente uma escolha, em vez de apenas um “sim ou não” para uma única opção. Lembre-se, porém, que uma proposta e um contrato são duas coisas diferentes.

Para resumir o que é um contrato de prestação de serviços, ele pode ser estruturado de várias maneiras diferentes:

1. O cliente paga um valor fixo mensalmente para ter acesso a um determinado período de tempo. Certifique-se de explicar o que acontece se o tempo não for utilizado – ele é “perdido” ou é transferido para o mês seguinte?
2. O cliente paga um valor fixo mensalmente por um conjunto específico de serviços. O contrato especifica os custos adicionais caso seja necessário realizar mais trabalho ou caso surja uma emergência que precise ser tratada além dos serviços previstos.
3. O cliente paga simplesmente para ter acesso ao freelancer. Este é provavelmente o modelo de contrato menos comum para freelancers, mas mais comum para agências ou escritórios de advocacia de prestígio. Isso seria possível se você fosse um freelancer muito procurado.

O contrato de prestação de serviços que melhor se adapta às suas necessidades depende de vários fatores:

• Seu negócio.
• Sua experiência.
• Seus serviços.
• O negócio do cliente.
• As necessidades do cliente.
• A relação entre você e o cliente.

Se você está se perguntando o que incluir em seus contratos de freelancer, a Bonsai pode ajudar.

5. Estabelecer um contrato

O contrato propriamente dito é o documento que define: como funciona um contrato de prestação de serviços. É importante trabalhar com o cliente para determinar o que você entregará todos os meses. Certifique-se de definir claramente esse trabalho e evitar o aumento do escopo. Ser vago não ajudará você nem o cliente. Se precisar de ajuda, a Bonsai tem recursos para todas as suas necessidades relacionadas a contratos freelance.

Também é fundamental determinar e discutir o que acontecerá se for necessário trabalho extra. Se o cliente solicitar um trabalho que não esteja dentro do escopo do contrato, deve haver um processo em vigor para que o cliente saiba o que esperar. Isso pode substituir outro trabalho ou incluir uma taxa adicional pelo trabalho extra.

E mesmo que você não esteja cobrando por hora, deve registrar seu tempo para determinar a rentabilidade do contrato de prestação de serviços. Sempre há maneiras de melhorar sua eficiência e lucratividade, seja com outro cliente ou quando seu contrato de prestação de serviços for renegociado. A Bonsai tem recursos para ajudar no controle do tempo de trabalho freelance.

Além disso, se você estiver considerando manter relações de retenção com mais de um cliente, é importante ser sincero com esses clientes e garantir que não esteja entrando em uma situação de conflito de interesses. Trabalhar para dois clientes do mesmo setor pode causar problemas. Na verdade, muitas vezes as empresas que contratam um consultor com base em honorários fixos têm uma cláusula em seu contrato que os proíbe de trabalhar para a concorrência.

Também é uma boa prática definir prazos para o seu trabalho. Os aspectos a considerar incluem:

• Se você está realizando um trabalho regular, quais são os prazos para ele?
• Você fará entregas semanalmente? Ou até o final do mês? Ou você trabalhará de plantão?

Muitas vezes, os clientes que pagam adiantamentos pelos serviços esperam que o trabalho seja feito em curto prazo. Ou, dependendo do seu negócio, o cliente pode precisar entrar em contato com você em uma situação de crise ou emergência, como uma falha no site. O que acontecerá se você estiver ocupado com outro cliente ou ausente do trabalho? Um plano de contingência deve ser incorporado ao contrato.

É importante definir claramente os prazos para garantir a satisfação do cliente e que você possa atender às expectativas. Você também deve considerar seus outros clientes e clientes em potencial ao estabelecer prazos em um contrato de prestação de serviços. Um contrato de prestação de serviços deve funcionar para você, seu cliente e quaisquer outros clientes ou novos clientes em potencial que você tenha.

Você sabia que pode usar o software de contratos integrado do Bonsai para criar seu próprio contrato de prestação de serviços pronto para assinar em menos de 2 minutos?

Tudo o que você precisa fazer é acessar o painel do Bonsai e clicar em “criar um contrato” no lado direito.

Agora você terá que criar ou escolher um cliente e um projeto para o qual planeja redigir o contrato de prestação de serviços. Certifique-se de escolher o “modelo padrão” e, em seguida, clique em “criar contrato”.

Depois de passar pelas duas primeiras etapas do processo de criação do contrato, você chegará à seção “pagamento”. É aqui que você pode configurar seu contrato de prestação de serviços clicando e selecionando “uma taxa mensal”, inserindo o valor e outros detalhes específicos, como depósitos, multas por atraso e rescisão do contrato.

Quando terminar, clique em continuar e você chegará à etapa final do processo de criação do contrato. Certifique-se de que tudo está correto e clique em “criar contrato” para que seu contrato de prestação de serviços seja gerado e esteja pronto para ser enviado para assinatura eletrônica.

Fácil, certo? Agora, inscreva-se para uma avaliação gratuita do Bonsai e crie seu próprio contrato de prestação de serviços. Sinta-se à vontade para explorar o restante dos recursos integrados, como propostas, faturas, controle de tempo e o novo complemento de impostos para freelancers.

6. Garanta que você receba o pagamento

Como parte da estrutura do contrato de prestação de serviços, como e quanto você será remunerado é um componente importante – especialmente para você! Aquele fluxo de caixa regular que mencionamos como uma vantagem do adiantamento? É importante garantir que ele esteja fluindo para o seu negócio!

O que é uma taxa de retenção e como ela funciona pode ajudar a determinar o plano de pagamento. Existem várias maneiras de estruturar os honorários que você cobra para prestar serviços:

1. Uma taxa única adiantada, talvez para um ano inteiro de trabalho.
2. Um único pagamento mensal.
3. Uma taxa mais taxas adicionais claramente definidas para trabalho adicional.
4. Uma taxa pela simples disponibilidade, além de taxas adicionais pela conclusão de trabalhos emergentes.
5. Uma taxa ajustada mensalmente de acordo com a quantidade de trabalho entregue.

Mais uma vez, dependendo da natureza do seu negócio, do negócio do seu cliente e do seu relacionamento, os honorários, a forma como funcionam e a estrutura de pagamento variam. A Bonsai tem ótimas dicas sobre como faturar clientes.

A forma e o momento do pagamento também podem variar, dependendo das suas necessidades e das preferências do seu cliente. Talvez você prefira o pagamento antecipado para um ano fiscal inteiro. Ou talvez você prefira pagamentos mensais regulares. O Bonsai pode ajudá-lo a configurar pagamentos automáticos recorrentes para seus contratos de prestação de serviços.

Também é extremamente importante para o seu negócio que você receba seus pagamentos em dia. Algumas maneiras de garantir que isso aconteça incluem:

• Pagamento antecipado.
• Facilite o pagamento dos clientes.
• Emita faturas prontamente (o Bonsai pode ajudá-lo a receber seus pagamentos de freelancer mais rapidamente).
• Não faça o trabalho até receber o pagamento.
• Obtenha isso por escrito.
  

7. Planeje seu tempo

Você tem um relacionamento com um cliente, tem um contrato de prestação de serviços e foi pago.

Agora:

• Planeje seu tempo.
• Gerencie sua carga de trabalho.

É fundamental que seu tempo seja orçado adequadamente para garantir que você seja capaz de gerenciar o trabalho regular do seu cliente contratado, bem como quaisquer emergências, se isso estiver previsto no contrato. Esse trabalho precisa ser tratado juntamente com o trabalho proveniente de novos projetos, novos clientes ou novas propostas, para garantir que você tenha trabalhos adicionais.

A menos que o contrato de prestação de serviços possa sustentar o seu negócio, é importante não se esquecer dos outros clientes. Você precisa organizar seu tempo para garantir que possa continuar a concorrer a outros trabalhos, sem deixar de atender às expectativas do cliente ou clientes contratados.

Se precisar de ajuda ao longo do caminho, existem várias ferramentas incríveis de gerenciamento de projetos para freelancers disponíveis no mercado.

8. Relatório sobre benefícios

Um relatório regular para o seu cliente contribuirá muito para comprovar os benefícios que ele está obtendo com a relação de prestação de serviços que mantém com você. Um relatório mensal para o seu cliente pode mostrar exatamente o que você fez e os benefícios do trabalho, o que comprova por que eles estão pagando você.

A questão é a seguinte: os clientes sempre querem saber o que estão recebendo pelo seu dinheiro. Se você estiver trabalhando em um projeto para um cliente, relatórios de progresso regulares fazem parte do projeto. Uma relação de retenção não deve ser diferente: mostre aos clientes o valor que eles estão obtendo pelo seu dinheiro.

Mais uma vez, dependendo do seu negócio freelance e do trabalho que você está prestando ao cliente, os relatórios podem incluir:

• Engajamento nas redes sociais.
• Número de seguidores do site.
• Crescimento das vendas.
• Número de leitores de publicações no blog.
• …você entendeu a ideia.

Se você puder avaliar seu trabalho e comparar o crescimento a cada mês, melhor ainda. Se você estabeleceu metas como parte do contrato, é importante descrever o progresso em direção a elas. Os relatórios devem sempre mostrar ao cliente por que ele continua pagando a você. Inscreva-se para um teste gratuito do Bonsai para obter recursos sobre relatórios.

9. Revisar e ajustar

Como em qualquer tipo de contrato, acordo ou projeto, é importante acompanhar o trabalho, revisar o acordo e fazer os ajustes necessários.

Parte desse processo significa acompanhar o trabalho que você está realmente fazendo, o tempo que leva para realizá-lo e comparar isso com o valor do contrato. O trabalho é lucrativo? O trabalho de retenção está tirando tempo de outros clientes ou da busca por novos trabalhos?

Também é importante conversar regularmente com seu cliente, por exemplo, a cada seis meses ou anualmente:

• Eles estão encontrando valor no contrato?
• O que falta para eles?
• O que está funcionando?
• Eles estão dispostos a fornecer um depoimento que você possa usar com outros clientes?

Também deve ficar claro para os clientes que as linhas de comunicação estão sempre abertas. Se houver algum problema, você quer saber imediatamente. Você não quer esperar pela reunião anual de avaliação para descobrir que o cliente está insatisfeito e não renovará o contrato. Esse é o pior cenário possível para você e sua empresa.

Você pode até considerar revisões regulares como parte do contrato. Pode ser uma breve conversa mensal, seguida de uma revisão semestral ou anual do contrato completo.

Bônus: não se esqueça de trazer novas ideias

Agora que você já entendeu o que é um contrato de prestação de serviços e conseguiu fechar um acordo desse tipo, é importante não se acomodar. Uma das desvantagens de um contrato de prestação de serviços é ter que cumprir o acordo e não apresentar novas ideias ao cliente. Ao se ater a uma lista de tarefas acordada, você pode, na verdade, prejudicar seu relacionamento ao evitar a criatividade de novos trabalhos.

Conforme discutido na Forbes.com, um escopo de trabalho é criado no início de um contrato de prestação de serviços:

“Esta lista de tarefas é criada em um único momento…, então, por um lado, há pressão para seguir o ‘Escopo do Trabalho’, porque ninguém quer desfazer o acordo. Por outro lado, há uma pressão do mercado por um “novo pensamento” que pode ou não incluir os itens da lista.

Uma solução para isso é incluir “ou equivalente” no contrato de prestação de serviços. Embora trabalhos diferentes precisem ser discutidos com o cliente, a cláusula “ou equivalente” permitirá que você apresente ideias criativas sem ser percebido como alguém que está vendendo trabalhos adicionais. Como os negócios são dinâmicos, um contrato de prestação de serviços também precisa ter alguma flexibilidade.

Durante suas revisões regulares com o cliente, certifique-se de sugerir quaisquer iniciativas novas e criativas que você possa realizar para agregar benefícios ao contrato, talvez como substituto para trabalhos que perderam valor desde o início do contrato.

Considerações finais

Se você conseguir garantir um ou mais contratos fixos para sua empresa, terá um pouco mais de tranquilidade para garantir que as despesas sejam cobertas, parte do seu trabalho esteja garantido e haja potencial para trabalhos adicionais.

Esperamos ter respondido a todas as perguntas relacionadas com: O que é um contrato de prestação de serviços e como funciona? A capacidade de trabalhar sob uma relação de contrato fixo irá construir colaborações comerciais duradouras e ajudar o seu negócio freelance a lucrar e crescer.

Para obter uma variedade de soluções para apoiar o seu negócio, inscreva-se agora para acessar os recursos da Bonsai.