9 pasos para una relación sólida con tu retenedor (y un extra)

Predecir el flujo de caja puede ser uno de los aspectos más difíciles de ser autónomo. Cuando hay muchos trabajos, el flujo de caja es fácil. Pero mantener un flujo constante de plantillas de facturas pagadas no siempre es posible.

¿Qué otra opción existe para obtener ingresos constantes y predecibles? Un retenedor.

¿Qué es un contrato de retención? ¿Y cómo funciona un retenedor?

Un anticipo significa básicamente que un cliente paga por adelantado a cambio de garantizar que los servicios incluidos en la plantilla del alcance del trabajo estén a su disposición durante un periodo de tiempo prolongado. Un cliente puede realizar pagos mensuales recurrentes o pagar una suma global por adelantado. Esto puede ser a cambio de un proyecto a largo plazo o del acceso a servicios de forma regular.

Como afirma la bloguera independiente Linsey Knerl, «…Los contratos de retención son un sueño hecho realidad para los autónomos. Poder decir «trabajo por encargo» demuestra que has conseguido algún trabajo como autónomo y que puedes esperar al menos una fuente de ingresos cada mes para equilibrar tu salario.

El flujo de caja constante que proporciona un anticipo te ayuda a garantizar que puedas cubrir los gastos, que no varían de un mes a otro.

Los retenedores pueden ayudarle a usted y a su negocio de las siguientes maneras:

• Proporcionar estabilidad.
• Reducir la presión de tener que conseguir nuevos proyectos constantemente.
• Permitiéndole establecer una relación con un cliente.
• Dar cierta coherencia a tu trabajo, en lugar de tener clientes diferentes cada mes.

¿Pero cómo funciona un retenedor? Veamos nueve puntos clave para que funcione para usted y sus clientes.

1. Elaborar un caso de negocio para un contrato de retención.

No siempre es fácil conseguir trabajo con un contrato de retención. Los autónomos pueden mostrarse reticentes a preguntar a un cliente sobre un anticipo, o ser incapaces de comunicar al cliente el valor de un anticipo.

Por lo tanto, el primer paso es crear su propio caso de negocio para un contrato de retención determinando qué valor puede aportar al cliente. ¿Qué servicios puede ofrecer a un cliente de forma regular que le aporten valor de forma regular?

Dependiendo de tu negocio como autónomo, algunas ideas son:

• Una campaña de marketing.
• Un servicio de supervisión.
• Marketing por correo electrónico.
• Un paquete de publicaciones mensuales en el blog u otra gestión de contenidos.
• Creación o actualización de sitios web.

Bonsai puede proporcionarte recursos para desarrollar un argumento de venta antes de dirigirte a los clientes.

Los clientes deben poder entender: ¿qué es una tarifa de retención? Y deben ser capaces de explicar dicha cuota mensual a quienes pagan las facturas. En la mayoría de los casos, no se trata de una tarifa «por si acaso» necesitan tu trabajo, sino de una tarifa por un flujo regular de trabajo por tu parte.

El incentivo para el cliente podría ser que su trabajo tenga un descuento porque lo está proporcionando en cantidad. Pero si tienes una excelente reputación como autónomo o tu trabajo tiene mucha demanda, podrías adoptar una postura opuesta, en la que comprometer tu tiempo por adelantado te permita cobrar un precio superior a tus tarifas habituales. Se trata de un acto de equilibrio, ya que tendrás que impresionar al cliente con tus habilidades únicas o con lo bien que conoces al cliente y sus necesidades.

Si acabas de empezar como autónomo, Bonsai puede ayudarte con consejos para construir tu reputación como autónomo.

‍2. Conozca al cliente o clientes.

Conoces tus propias fortalezas, tienes clara tu propuesta de valor y estás listo con tu argumento de venta. Antes de acercarte a un cliente, conoce tanto a él como a su negocio. Averigua cómo puedes ayudarles a promover sus intereses comerciales con tus habilidades como autónomo.

Por ejemplo, para saber cómo funcionará un contrato de retención de diseño gráfico con un cliente específico, evalúe su situación actual. Fíjate si publican regularmente en las redes sociales o envían boletines informativos por correo electrónico, y asegúrate de seguirlos y suscribirte para poder obtener más información sobre ellos. Obtendrá una mejor comprensión que le permitirá sugerir mejoras o hacerse cargo de ese aspecto del negocio.

También es bueno saber si cuentan con empleados a tiempo completo que se encarguen de ese tipo de trabajo. ¿Podrían esos empleados dedicar mejor su tiempo a otros aspectos del negocio si usted se encargara de ese trabajo?

Comprender el negocio de los clientes potenciales te facilitará venderles cómo funciona un contrato de retención y las ventajas de tener uno contigo.

3. Vender al cliente un contrato de servicios continuados.

Una vez que tengas tu discurso preparado y seas capaz de expresar claramente el valor que puedes aportar al cliente, es el momento de incorporar el concepto de anticipo en tus propuestas y discursos.

Hay varias formas de explicar a un cliente cómo funciona un contrato de retención:

• Al inicio de la relación, al proponer realizar un trabajo.
• Al finalizar un proyecto, como parte del proceso de salida del cliente.

De esta manera, usted está vendiendo su capacidad para respaldar el proyecto completado, antes de comenzar el trabajo y al finalizarlo.

Como parte de una propuesta inicial, puede incluir la opción de una relación de retención al concluir con éxito el proyecto. Cuando el trabajo esté terminado, comprenderás al cliente y sus necesidades. Puedes respaldar el trabajo que acabas de implementar, puedes aportar algún valor añadido al proyecto o puedes modificar cualquier aspecto que sea necesario ajustar.

El final de un proyecto es el momento ideal para pasar a un contrato de retención, ya que el cliente también te conocerá y sabrá el valor que puedes aportar a su negocio.

Si te estás acercando a un nuevo cliente y el trabajo no implica un proyecto u otra cantidad definida de trabajo para iniciar la relación, es posible que desees darle al cliente una muestra de lo que puedes ofrecer. Una prueba gratuita de tus servicios puede dar a los clientes una idea de lo que puedes hacer por ellos. Solo asegúrate de no dedicar demasiado tiempo gratis: hay que encontrar el equilibrio entre atraer a un cliente y trabajar gratis.

4. Estructurar el acuerdo

¿Qué es un contrato de retención? Hay diferentes formas de estructurar un acuerdo, desde el punto de vista de la gestión del tiempo. Depende de usted considerar las diferentes formas en que desea trabajar con un cliente antes de proponer una relación de retención.

Por ejemplo, puedes acordar proporcionar una cantidad determinada de trabajo cada mes, como 10 entradas de blog al mes. De esta manera, usted factura por el valor y el trabajo realmente realizado, no por el tiempo.

También puede acordar proporcionar una determinada cantidad de horas de trabajo cada mes. En este formato, sería importante determinar qué ocurre si no se utiliza todo el tiempo asignado: ¿el cliente «lo pierde» o se transfiere al mes siguiente?

Y, como Entrepreneur.com ,

«Dado que su cliente le habrá pagado por adelantado por su tiempo hasta una determinada cantidad, debe incluir una cláusula en su contrato de prestación de servicios para los periodos en los que su cliente utilice más tiempo del que le ha vendido por adelantado. Entonces, querrás negociar para facturarles el tiempo extra que has dedicado, en lugar de trasladarlo a otro periodo.

También puede crear propuestas de retención con diferentes niveles. En este escenario, ofreces diferentes niveles de trabajo con diferentes cantidades de salario. Podría haber opciones de nivel 1, 2 y 3, lo que le da al cliente la posibilidad de elegir en lugar de tener que responder «sí o no» a una única opción. Recuerda, sin embargo, que una propuesta y un contrato son dos cosas diferentes.

Para resumir qué es un contrato de retención, este puede estructurarse de varias maneras diferentes:

1. El cliente paga una cantidad fija cada mes para acceder a una determinada cantidad de tiempo. Asegúrese de explicar qué ocurre si no se utiliza el tiempo: ¿se «pierde» o se transfiere al mes siguiente?
2. El cliente paga una cantidad fija cada mes por un conjunto específico de entregables. El acuerdo detalla los costes adicionales en caso de que se requiera más trabajo o de que surja una emergencia que deba gestionarse más allá de los servicios contratados.
3. El cliente paga simplemente por tener acceso al profesional independiente. Probablemente sea la plantilla de contrato menos habitual para autónomos, pero más común para agencias prestigiosas o bufetes de abogados. Podría ser posible si eres un profesional independiente muy solicitado.

El contrato de retención que más le convenga depende de varios factores:

• Tu negocio.
• Tu experiencia.
• Sus servicios.
• El negocio del cliente.
• Las necesidades del cliente.
• La relación entre usted y el cliente.

Si te estás preguntando qué incluir en tus contratos como autónomo, Bonsai puede ayudarte.

5. Establecer un contrato

El contrato real es el meollo de la cuestión que define cómo funciona un anticipo. Es importante trabajar con el cliente para determinar qué se le entregará cada mes. Asegúrate de definir claramente ese trabajo y evitar que se amplíe el alcance. Ser impreciso no te ayudará ni a ti ni al cliente. Si necesitas ayuda, Bonsai tiene recursos para todas tus necesidades relacionadas con contratos de autónomos.

También es fundamental determinar y discutir qué sucede si se necesita trabajo adicional. Si el cliente requiere un trabajo que no está dentro del alcance del contrato, debe existir un proceso para que el cliente sepa qué esperar. Eso podría suponer sustituir otro trabajo o incluir una tarifa adicional por el trabajo extra.

E incluso si no cobras por hora, deberías registrar tu tiempo para determinar la rentabilidad del contrato de retención. Siempre hay formas de mejorar su eficiencia y rentabilidad, ya sea con otro cliente o cuando se renegocia su contrato de servicios. Bonsai cuenta con recursos para ayudar con el seguimiento del tiempo de trabajo autónomo.

Además, si está considerando establecer relaciones de retención con más de un cliente, es importante ser sincero con ellos y asegurarse de que no se encuentra en una situación de conflicto de intereses. Trabajar para dos clientes del mismo sector podría causar problemas. De hecho, a menudo las empresas que contratan a un consultor con un contrato de servicios tienen una cláusula en su contrato que les prohíbe trabajar para la competencia.

También es recomendable definir plazos para tu trabajo. Entre los aspectos a tener en cuenta se incluyen:

• Si estás realizando un trabajo habitual, ¿cuáles son los plazos para hacerlo?
• ¿Realizarán entregas semanalmente? ¿O a finales de mes? ¿O trabajarás de guardia?

A menudo, los clientes que pagan unos honorarios por adelantado por los servicios esperan que el trabajo se realice en un plazo breve. O, dependiendo de su negocio, el cliente puede necesitar ponerse en contacto con usted en una situación de crisis o emergencia, como por ejemplo, si el sitio web deja de funcionar. ¿Qué pasará si estás ocupado con otro cliente o fuera del trabajo? Se debe incluir un plan de contingencia en el contrato.

Es importante definir claramente los plazos para garantizar la satisfacción del cliente y poder cumplir con sus expectativas. También hay que tener en cuenta a los demás clientes y a los posibles clientes a la hora de establecer los plazos en un contrato de servicios. Un contrato de retención debe funcionar para usted, su cliente y cualquier otro cliente o cliente potencial que tenga.

¿Sabías que puedes utilizar el software de contratos integrado de Bonsai para crear tu propio contrato de retención listo para firmar en menos de 2 minutos?

Todo lo que tienes que hacer es ir al panel de control de Bonsai y hacer clic en «crear un contrato» en la parte derecha.

Ahora tendrá que crear o elegir un cliente y un proyecto para los que planea redactar el contrato de retención. Asegúrate de seleccionar la «plantilla estándar» y, a continuación, haz clic en «crear contrato».

Después de completar los dos primeros pasos del proceso de creación del contrato, llegará a la sección «pago». Aquí es donde puede configurar su contrato de retención con solo hacer clic y seleccionar «una tarifa mensual», introducir el importe y otros detalles específicos, como depósitos, recargos por demora y rescisión del contrato.

Una vez hecho esto, haz clic en «Continuar» y llegarás al último paso del proceso de creación del contrato. Asegúrate de que todo esté bien y haz clic en «crear contrato» para generar tu contrato de retención y enviarlo para su firma electrónica.

Fácil, ¿verdad? Ahora, regístrese para obtener una prueba gratuita de Bonsai y cree su propio contrato de retención. No dude en explorar el resto de funciones integradas, como propuestas, facturas, seguimiento del tiempo y el nuevo complemento fiscal para autónomos.

6. Asegúrate de que te paguen.

Como parte de la estructura del contrato de retención, cómo y qué se le paga es un componente importante, ¡especialmente para usted! ¿Ese flujo de caja regular que mencionamos como una ventaja de los anticipos? ¡Es bueno asegurarse de que fluya hacia su negocio!

¿Qué es una tarifa de retención y cómo funciona? Esto puede ayudar a determinar el plan de pago. Hay varias formas de estructurar los honorarios que cobras por tus servicios:

1. Una tarifa fija por adelantado, tal vez por un año completo de trabajo.
2. Un único pago mensual.
3. Una tarifa más tarifas adicionales claramente definidas por trabajos adicionales.
4. Una tarifa por estar disponible, más tarifas adicionales por completar trabajos emergentes.
5. Una tarifa ajustada mensualmente en función del volumen de trabajo realizado.

Una vez más, dependiendo de la naturaleza de su negocio, el negocio de su cliente y su relación, los honorarios por anticipado, cómo funcionan y la estructura de pago variarán. Bonsai tiene algunos consejos excelentes sobre cómo facturar a los clientes.

La forma y el momento en que se le paga también pueden variar, dependiendo de sus necesidades y las preferencias de su cliente. Quizás prefiera el pago por adelantado de todo el año fiscal. O tal vez prefiera pagos mensuales regulares. Bonsai puede ayudarte a configurar pagos automáticos recurrentes como autónomo para tus contratos de retención.

También es extremadamente importante para tu negocio que te paguen a tiempo. Algunas formas de garantizar que eso suceda incluyen:

• Paga por adelantado.
• Facilita a tus clientes el pago.
• Factura rápidamente (Bonsai puede ayudarte a que te paguen tus facturas como autónomo más rápido).
• No trabajes hasta que te paguen.
• Pídelo por escrito.
  

7. Planifica tu tiempo

Tienes una relación con un cliente, tienes un contrato por servicios legales y te han pagado.

Ahora:

• Planifica tu tiempo.
• Gestiona tu carga de trabajo.

Es fundamental que tu tiempo esté presupuestado adecuadamente para garantizar que puedas gestionar el trabajo habitual de tu cliente habitual, así como cualquier emergencia, si eso está incluido en el contrato. Ese trabajo debe gestionarse junto con el trabajo que surge de nuevos proyectos, nuevos clientes o nuevas propuestas para garantizar que tengas trabajos adicionales.

A menos que el contrato de retención pueda respaldar su negocio, es importante asegurarse de no olvidar a otros clientes. Debes organizar tu tiempo para asegurarte de poder seguir licitando para otros trabajos, sin dejar de cumplir las expectativas del cliente o clientes con los que tienes un contrato de servicios.

Si necesitas ayuda durante el proceso, existen numerosas herramientas de gestión de proyectos para autónomos que pueden resultarte muy útiles.

‍8. Informe sobre prestaciones

Un informe periódico a su cliente contribuirá en gran medida a demostrar los beneficios que obtiene de la relación contractual que mantiene con usted. Un informe mensual para tu cliente puede mostrar exactamente lo que has hecho y los beneficios de tu trabajo, lo que demuestra por qué te pagan.

Esta es la cuestión: los clientes siempre quieren saber qué obtienen a cambio de su dinero. Si estás trabajando en un proyecto para un cliente, los informes de progreso periódicos forman parte del proyecto. Una relación de retención no debería ser diferente: muestre a los clientes el valor que obtienen por su dinero.

Una vez más, dependiendo de tu negocio como autónomo y del trabajo que estés realizando para el cliente, los informes podrían incluir:

• Participación en las redes sociales.
• Número de seguidores del sitio web.
• Crecimiento de las ventas.
• Número de lectores de entradas de blog.
• …Ya te haces una idea.

Si puedes evaluar tu trabajo y comparar el crecimiento cada mes, mejor aún. Si ha establecido objetivos como parte del contrato, es importante describir el progreso hacia los mismos. Los informes siempre deben mostrar al cliente por qué sigue pagándote. Regístrese para obtener una prueba gratuita de Bonsai y acceder a recursos sobre la presentación de informes.

9. Revisar y ajustar

Al igual que con cualquier tipo de contrato, acuerdo o proyecto, es importante realizar un seguimiento del trabajo, revisar el acuerdo y realizar los ajustes necesarios.

Parte de ese proceso consiste en realizar un seguimiento del trabajo que realmente estás haciendo, el tiempo que te lleva y compararlo con el valor del contrato. ¿Es rentable el trabajo? ¿El trabajo de retención te está quitando tiempo para otros clientes o para buscar nuevos trabajos?

También es importante mantener conversaciones periódicas con el cliente, por ejemplo, cada seis meses o una vez al año:

• ¿Están encontrando valor en el contrato?
• ¿Qué les falta?
• ¿Qué está funcionando?
• ¿Están dispuestos a proporcionar un testimonio que puedas utilizar con otros clientes?

También se debe dejar claro a los clientes que las líneas de comunicación están siempre abiertas. Si hay algún problema, querrás saberlo inmediatamente. No querrás esperar a la reunión anual de revisión para descubrir que el cliente no está satisfecho y no renovará el contrato. Ese es el peor escenario posible para usted y su negocio.

Incluso puede considerar incluir revisiones periódicas como parte del contrato. Puede tratarse de una breve charla mensual, seguida de una revisión semestral o anual del contrato completo.

Bonus: no olvides traer nuevas ideas.

Ahora que ya conoce en qué consiste un contrato de retención y ha logrado conseguirlo, es importante que no se duerma en los laureles. Una de las desventajas de un contrato de retención es ceñirse al acuerdo y no aportar nuevas ideas al cliente. Al ceñirte a una lista de tareas acordada, puedes dañar tu relación al evitar la creatividad que aportan los nuevos trabajos.

Como se explica en Forbes.com, al inicio de un contrato de servicios se establece el alcance del trabajo:

«Esta lista de tareas pendientes se crea en un momento determinado…, por lo que, por un lado, existe la presión de ceñirse al «alcance del trabajo», ya que nadie quiere romper el acuerdo. Por otro lado, existe presión por parte del mercado para que se adopte una «nueva forma de pensar» que puede incluir o no los elementos de la lista.

Una solución a esto es incluir «o equivalente» en el contrato de retención. Aunque habrá que discutir con el cliente los diferentes trabajos, la cláusula «o equivalente» te permitirá aportar ideas creativas sin que se perciba como si estuvieras vendiendo trabajo adicional. Dado que los negocios son fluidos, un contrato de retención también necesita cierta flexibilidad.

Durante sus revisiones periódicas con el cliente, asegúrese de sugerir cualquier iniciativa nueva y creativa que pueda llevar a cabo para añadir beneficios al acuerdo, tal vez como sustituto de un trabajo que haya perdido valor desde el inicio del acuerdo.

Reflexiones finales

Si consigues uno o más contratos fijos para tu negocio, tendrás un poco de margen para asegurarte de que los gastos estén cubiertos, parte de tu trabajo esté garantizado y exista la posibilidad de conseguir trabajo adicional.

Esperamos haber respondido a todas las preguntas relacionadas con: ¿Qué es un contrato de retención y cómo funciona? La capacidad de trabajar en el marco de una relación de retención permitirá establecer colaboraciones comerciales duraderas y contribuirá a que su negocio como autónomo obtenga beneficios y crezca.

Para obtener una gama de soluciones que respalden su negocio, regístrese ahora para acceder a los recursos de Bonsai.