Como abrir uma empresa individual em 2025: 6 passos simples que qualquer pessoa pode seguir

Com o aumento das atividades paralelas nos últimos anos, muitas pessoas estão buscando maneiras de se profissionalizar ainda mais. Em vez de constituir sociedades limitadas ou corporações, muitos estão optando por empresas individuais.

Aqui, veremos como abrir uma empresa individual, as vantagens e desvantagens das empresas individuais e os impostos aplicáveis a uma empresa individual.

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O que é uma empresa individual?

Uma empresa individual – também conhecida como comerciante individual ou empreendedor individual – é uma empresa não constituída em sociedade que tem apenas um proprietário, que paga imposto de renda pessoal sobre qualquer lucro que a empresa gere.

Se você decidir embarcar em um trabalho freelance ou em um trabalho paralelo independente, você se torna automaticamente um proprietário único. Mas se você iniciar um negócio com outras pessoas, seu negócio não poderá ser qualificado como uma empresa individual – ele será automaticamente uma sociedade.

As empresas individuais são os tipos de negócios mais fáceis de abrir ou fechar, principalmente devido à falta de regulamentação governamental. Por esse motivo, são populares entre prestadores de serviços independentes, consultores ou proprietários únicos de empresas.

Vantagens de uma empresa individual

Aqui estão algumas das vantagens que você pode desfrutar ao abrir uma empresa individual:

Menos burocracia

A maioria das estruturas empresariais exige que você preencha formulários junto ao seu estado antes de poder começar a exercer a atividade comercial. No entanto, com uma empresa individual, normalmente não é necessário registrar-se no estado. Você poderá expandir sua startup rapidamente sem ter que lidar com muita burocracia governamental.

Observe, porém, que talvez seja necessário obter uma licença ou autorização comercial, dependendo do setor em que você atua ou dos requisitos do seu estado.

Menos taxas comerciais

Ao lutar para fazer seu negócio decolar, seu orçamento pode ser apertado. Uma vantagem que uma empresa individual oferece é a possibilidade de economizar nas taxas de registro.

Como discutimos acima, alguns estados e governos locais exigem que outras estruturas empresariais paguem taxas de registro antes de poderem iniciar suas atividades. Em outros casos, essas entidades comerciais podem até mesmo ter que pagar taxas anuais para manter seu registro.

Felizmente, uma empresa individual não tem tais requisitos legais. Começar um não só permite que você economize nas taxas de inscrição, mas também no tempo e no incômodo do processo de inscrição.

Propriedade simplificada

Uma empresa individual tem a estrutura empresarial mais simples. Você é o único proprietário, portanto, é você quem toma as decisões, assume a responsabilidade e controla todos os aspectos do negócio.

Essa estrutura é adequada para muitos proprietários de pequenas empresas, pois não há risco de conflito entre acionistas e diferentes proprietários. Em termos simples, se você é proprietário único, não corre o risco de perder o controle.

Baixos custos iniciais

Como proprietário único, seus custos iniciais são mínimos. Supondo que você tenha uma operação pequena, não será necessário contratar vários funcionários ou instalar sua estação de trabalho em um prédio caro. Você pode até mesmo administrar seu negócio em casa ou em uma garagem. Sem mencionar que você pode começar com apenas um laptop e uma conexão de internet confiável se estiver montando um negócio online.

Regulamentações governamentais mínimas

Como proprietário único, você segue menos requisitos regulatórios em comparação com outras entidades comerciais. Tanto as empresas privadas quanto as públicas, por exemplo, precisam apresentar documentos financeiros ao estado onde estão registradas.

Desvantagens de uma empresa individual

As empresas individuais oferecem muitas vantagens, mas também apresentam riscos associados. Incluem:

Responsabilidade pessoal

O governo reconhece um proprietário único como a mesma entidade jurídica que sua empresa. O benefício? Você tem direito a toda a receita do seu negócio. Você pode levar para casa todos os lucros gerados pelo negócio e usá-los em projetos pessoais.

A desvantagem? Você é pessoalmente responsável pelo pagamento de impostos, gestão da folha de pagamento e pagamento de seguros para seus funcionários. Você também é responsável por honrar suas dívidas. Seus bens pessoais estão em risco porque não há separação legal entre você e sua empresa individual.

Digamos, por exemplo, que alguém processe sua empresa por negligência. Se você for considerado culpado, todos os seus bens – como sua casa, carros pessoais e bens físicos – podem ser apreendidos para cobrir quaisquer perdas.

Isso difere da maioria das estruturas empresariais, nas quais uma empresa é considerada juridicamente separada de seus proprietários. Não há risco para os bens pessoais do proprietário se ele não conseguir pagar um empréstimo comercial, se sua empresa for processada ou se um de seus funcionários se ferir.

Fardo pesado

Ser o único responsável pelas decisões pode ser uma faca de dois gumes. Embora ofereça liberdade e controle total para fazer o que você achar melhor para o seu negócio, também representa um grande fardo, pois você é o único responsável pelo sucesso ou fracasso da sua empresa individual.

Além disso, à medida que suas operações crescem, você pode ser obrigado a desempenhar várias funções – você é CEO, contador-chefe e diretor de marketing, tudo em um.

Dito isso, aqui estão as etapas que você pode precisar seguir para abrir uma empresa individual em 2022:

Escolha um nome comercial

O nome da sua empresa tem um enorme impacto na forma como os clientes potenciais a percebem. Você quer parecer profissional e escolher um nome comercial que melhor reflita a identidade da sua marca – um nome que também esteja alinhado com os tipos de serviços que você oferece.

Uma boa regra é escolher um nome comercial curto e impactante. Um nome que seus clientes poderão pronunciar sem esforço, independentemente de sua origem linguística. Os nomes comerciais fáceis de pronunciar e soletrar costumam ser mais fáceis de lembrar para as pessoas. As pessoas também tendem a divulgar mais uma empresa se o nome for impactante e fácil de pronunciar.

Dito isso, por padrão, o nome da sua empresa é o seu próprio nome quando você abre uma empresa individual. Mas você pode decidir administrar sua empresa sob um nome diferente, conhecido como “doing business as” (DBA) ou nome fantasia.

Nem todos os estados ou municípios exigem que você registre um DBA. No entanto, pode ser útil, pois facilita a abertura de uma conta bancária comercial designada e a obtenção de um número de identificação do empregador (EIN). Também pode permitir que você estabeleça a credibilidade da marca e melhore sua identidade visual. E se você decidir encerrar sua empresa individual e abrir uma LLC, poderá usar seu DBA para garantir a continuidade da marca.

Observe que os requisitos de DBA variam de acordo com cada estado. Verifique os escritórios ou sites do seu estado para obter mais informações sobre como registrar seu DBA. Você também pode verificar no Escritório de Patentes e Marcas Registradas dos Estados Unidos (USTPO) se o nome comercial que você escolheu está disponível.

Existem várias maneiras de registrar o nome da sua empresa. Cada uma delas tem uma finalidade diferente e algumas podem ser uma exigência legal, dependendo da estrutura da sua empresa e da sua localização. Incluem:

• Marca registrada – Protege sua empresa em nível federal
• Domínio – Protege o endereço do site da sua empresa
• Entidade – Protege sua empresa em nível estadual

Obtenha um Número de Identificação do Empregador (EIN)

Um Número de Identificação do Empregador – também conhecido como Número de Identificação Fiscal – é um número único que a Receita Federal (IRS) atribui a você para fins de declaração de impostos. Pense nisso como uma espécie de número de segurança social, exceto que é para empresas.

Na verdade, o seu número de segurança social pode servir como identificação fiscal na maioria dos casos, uma vez que o IRS não exige que os empresários em nome individual tenham um EIN. Você pode usar seu SSN e declarar sua renda no formulário fiscal Schedule C para proprietários individuais (sobre o qual falaremos mais tarde).

No entanto, usar apenas o seu SSN pode limitar você de algumas maneiras. Como proprietário único, você precisa ter um EIN para:

• contratar funcionários
• declarar falência
• inscrever-se em um plano de aposentadoria
• comprar um negócio existente que você administra como empresa individual
• quando é hora de constituir sociedades de responsabilidade limitada (LLC) ou sociedades em nome coletivo

Muitos proprietários individuais optam por usar um EIN porque isso ajuda a reduzir o risco de roubo de identidade. Além disso, muitos bancos exigem que você tenha um EIN para abrir uma conta bancária comercial específica.

Obter um EIN é um processo fácil e gratuito. A maneira mais rápida de fazer isso é se inscrevendo diretamente no site do IRS, onde o IRS oferece uma ferramenta auxiliar EIN que você pode usar. Se você não se sentir confortável em enviar suas informações pessoais pela internet, pode baixar o Formulário SS-4 e enviá-lo pelo correio.

Abra uma conta bancária empresarial

Se sua empresa individual for um negócio individual, você pode administrar suas operações confortavelmente a partir de sua conta bancária pessoal. Mas as desvantagens dessa abordagem superam em muito seus benefícios.

Por exemplo, sua contabilidade pode estar uma bagunça. Como você misturou todas as suas transações pessoais e comerciais, terá que examinar muitas faturas e recibos para atualizar seus livros contábeis. Além disso, a época dos impostos pode ser um pesadelo, e você provavelmente não aproveitará ao máximo suas deduções fiscais devido ao mau controle das despesas.

Considere abrir uma conta bancária empresarial para:

• Projete facilmente o fluxo de caixa
• Estabeleça uma trilha de auditoria clara
• Elabore demonstrações financeiras precisas
• Legitime o seu negócio
• Evite gastos excessivos em seu negócio
• Mantenha registros contábeis organizados
• Reconciliar extratos bancários
• Evite perder oportunidades valiosas de crescimento empresarial

Dito isto, existem normalmente 3 tipos de contas bancárias empresariais

Conta corrente empresarial

Se você está apenas começando seu negócio, isso pode ser tudo o que você precisa. Ele permitirá que você faça todas as tarefas básicas, desde efetuar pagamentos até gerenciar seu fluxo de caixa.

Conta poupança empresarial

À medida que sua empresa começa a crescer e sua renda aumenta, você pode considerar guardar algum dinheiro em uma conta poupança empresarial para proteger o futuro da sua empresa individual.

Conta comercial empresarial

Se você espera receber pagamentos com cartão de crédito de seus clientes, considere abrir uma conta comercial empresarial. Essa conta processa todos os pagamentos que você recebe e os deposita na sua conta bancária comercial designada. Você pode abrir uma conta comercial com empresas como Stripe, PayPal e Square. A maioria desses aplicativos de processamento de pagamentos pode ser facilmente integrada à sua conta bancária comercial.

Dito isto, nem todos os bancos exigem os mesmos documentos para solicitar uma conta empresarial. No entanto, em geral, você não vai errar se estiver munido destes documentos:

• Identificação pessoal válida
• Certificado de atividade comercial (DBA)
• Número de Segurança Social (SSN)
• Número de Identificação do Empregador (EIN)
• Licença comercial, dependendo do seu setor

Você pode solicitar uma conta bancária empresarial pessoalmente ou online, mas alguns bancos podem exigir que você faça isso pessoalmente. Se você tem planos de expandir suas operações comerciais ou acredita que precisará de uma linha de crédito ou empréstimo, então fazer uma solicitação pessoalmente pode ser a melhor opção. A inscrição presencial permite que você construa um relacionamento com o representante do banco que o atende e, com o tempo, ele poderá ajudá-lo a atingir seus objetivos financeiros.

No entanto, a inscrição online oferece mais comodidade e pode ser feita a qualquer momento.

Obter licenças e autorizações comerciais

Embora abrir uma empresa individual não tenha requisitos complicados, talvez seja necessário solicitar licenças nos níveis estadual e municipal para tornar seu negócio legítimo. Isso pode envolver o preenchimento de um formulário, o pagamento de uma taxa de registro e o envio da sua inscrição às autoridades competentes.

O setor em que você atua também determina se você precisa obter uma licença comercial ou não. Por exemplo, se você vende ou prepara alimentos, precisa obter uma licença do departamento de saúde. Além disso, se você opera um negócio em casa, talvez seja necessário obter uma licença de uso do solo e zoneamento.

Certifique-se de verificar os requisitos do seu estado ou município para o seu tipo de negócio, para que você possa permanecer em conformidade com todas as leis e regulamentos.

Compre um domínio

Administrar um negócio, mesmo que seja físico, sem presença na web não é mais suficiente. Há muito tempo que os clientes recorrem à Internet para tomar suas decisões de compra – eles podem facilmente pesquisar um produto, determinar a localização de uma empresa e descobrir seu horário de funcionamento com uma pesquisa rápida.

É claro que você ainda pode contar com o boca a boca dos clientes locais para conquistar mais negócios. Mas se você está determinado a expandir sua empresa individual ao longo do tempo, um site comercial pode ajudar de várias maneiras. Incluem:

• Mostra aos seus potenciais clientes o que é a sua empresa.
• Permite que você ganhe visibilidade online
• Permite que você interaja com seus clientes sem muito trabalho.
• Permite que você tenha uma aparência mais profissional e confere credibilidade ao seu negócio.
• Permite que você venda seus produtos online, sem a necessidade de uma loja física.
• Torna suas informações de contato facilmente acessíveis para clientes em potencial.
• Permite que os clientes se identifiquem com os valores e a identidade da sua marca.
• É uma excelente ferramenta de branding.

Assim como o nome da sua empresa, você quer que o nome do seu site seja memorável. Evite domínios excessivamente complicados que não tenham relação com o que você está fazendo. Você quer que os clientes pesquisem os serviços que você oferece e que o site da sua empresa apareça como o primeiro resultado da pesquisa.

Você pode usar bancos de dados credenciados pela ICANN para verificar se o domínio que você escolheu já está em uso. Se não estiver disponível, você pode criar uma variação que ainda seja semelhante ao nome que escolheu para sua empresa.

Às vezes, você pode não ter os recursos financeiros para criar seu site imediatamente. Se for esse o caso, você pode reservar o nome do seu site para que outros empresários não possam fazê-lo.

Obtenha cobertura de seguro empresarial

Para muitas empresas, garantir que você tenha o plano de seguro certo pode ser tão importante quanto ter um bom plano de negócios. E isso é especialmente verdadeiro para os proprietários únicos.

Os proprietários individuais enfrentam os mesmos riscos que os proprietários de outras entidades comerciais, tais como:

• Danos materiais
• Lesões dos funcionários
• Ações judiciais
• Acidentes automobilísticos

A diferença, no entanto, é que esses riscos podem facilmente prejudicar financeiramente os proprietários individuais quando ocorrem. Lembre-se de que os proprietários únicos são pessoalmente responsáveis pelas perdas e responsabilidades legais de seus negócios. Por esse motivo, eles podem facilmente perder todos os seus bens pessoais se algum desses riscos ocorrer.

Erros simples no trabalho ou acidentes podem colocar em risco não apenas sua empresa individual, mas também sua casa, suas economias e seus bens pessoais.

Por exemplo, imagine que você é um escritor freelancer. Você cria uma postagem de blog para um de seus clientes. Ao escrever sua postagem, você esquece de mencionar sua fonte e citar as referências. Se o site original – para onde o artigo está indo – decidir processar seu cliente, você poderá ter que desembolsar uma quantia significativa.

Para proteger sua empresa individual – e evitar que tais situações ocorram –, você precisará se equipar com a cobertura de seguro empresarial adequada. Aqui estão alguns dos tipos mais comuns de seguro empresarial de que sua empresa individual pode precisar:

Seguro de responsabilidade civil geral

Esta apólice cobre reclamações contra sua empresa por danos materiais, lesões pessoais ou lesões corporais a terceiros. Se você trabalha regularmente em casa, pode considerar adicionar uma cláusula adicional ao seu seguro residencial, em vez de adquirir uma apólice separada.

Seguro de responsabilidade civil profissional

Isso abrange reclamações por negligência no trabalho, erros, imprecisões ou alegações semelhantes. Se seus clientes pagam uma taxa pelos seus serviços, você também pode considerar a contratação de um seguro contra erros e omissões.

Seguro de propriedade comercial

Cobre quaisquer perdas causadas por danos no seu local de trabalho na forma de desastres, incêndios e vandalismo.

Seguro contra interrupção de negócios

Isso cobre quaisquer perdas que você venha a sofrer quando não puder administrar sua empresa individual devido a um desastre.

Seguro automóvel comercial

Se você usa regularmente seu veículo para fins comerciais, talvez precise desta cobertura.

Seguro de responsabilidade civil cibernética

Isso abrange quaisquer violações de dados ou invasões de software. Por exemplo, se hackers invadirem seus servidores e obtiverem acesso às informações financeiras privadas de seus clientes, essa apólice ajudará a cobrir os custos de notificá-los, investigar o ataque, entre outras coisas.

Uma boa regra é obter várias cotações de diferentes seguradoras antes de tomar sua decisão. Ao comparar provedores de cobertura de seguro, leve em consideração aspectos como:

• Cobertura da apólice – O que exatamente está coberto ou não está coberto pela apólice de seguro?
• Limites de responsabilidade – Qual a parte das perdas incorridas que a sua seguradora irá cobrir?
• Preço – A cobertura tem franquia? Qual é o custo total da cobertura da apólice?
• Avaliações dos clientes – Consulte o site da Associação Nacional de Comissários de Seguros para verificar se há alguma reclamação de clientes contra sua seguradora.

O que você precisa saber sobre impostos para empresas individuais

Aos olhos do IRS, as empresas individuais são entidades “pass-through”. Uma entidade de repasse é um tipo de negócio em que qualquer renda gerada pela empresa é considerada renda pessoal do proprietário. A responsabilidade fiscal também é do proprietário, uma vez que “transita” para a declaração de imposto de renda pessoal do proprietário da empresa.

Como proprietário único, você declara as receitas e despesas da sua empresa na sua declaração de imposto de renda pessoal, em vez de em uma declaração de imposto de renda empresarial diferente, como faria o proprietário de uma corporação. Você deve preencher o Anexo C para os impostos da sua empresa e, em seguida, apresentar o formulário do Anexo C juntamente com o seu formulário de imposto de renda pessoal, o Formulário 1040.

O IRS também exige que você pague impostos de autônomo – Previdência Social e Medicare – sobre qualquer renda gerada pela sua empresa individual. Se sua empresa sofrer prejuízo, você não precisará pagar nenhum imposto sobre trabalho autônomo, mas também não receberá créditos da Previdência Social e do Medicare.

Além disso, os impostos sobre o trabalho autônomo não são retidos de seus rendimentos, pois você não é um funcionário. Em vez disso, você terá que pagar esses impostos ao longo do ano por meio de impostos trimestrais estimados. Esses pagamentos estimados devem ser feitos quatro vezes por ano – normalmente em 15 de abril, 15 de junho, 15 de setembro e 15 de janeiro do ano seguinte.