Vorlage für einen Vorschlag für einen virtuellen Assistenten

Was ist eine Vorlage für ein Angebot für einen virtuellen Assistenten?

Verwenden Sie eine Vorlage für ein Angebot für einen virtuellen Assistenten mit einer optisch ansprechenden Struktur. Es handelt sich um die strukturierte, wiederverwendbare Version eines Angebots: ein einziges Dokument, das Ihre Dienstleistungen, Preise, Prozesse und Nachweise auf eine Weise zusammenfasst, die sich leicht an jeden Kunden anpassen lässt und gleichzeitig konsistent und professionell bleibt.

Definition und Zweck

Eine Vorlage für ein Angebot als virtueller Assistent ist ein vorgefertigtes Dokument, das Freiberuflern dabei hilft, ihre Dienstleistungen, Vorteile und Preise zu skizzieren, um sich effektiv Stellen als virtueller Assistent zu sichern. Es ist so konzipiert, dass es mit kleinen Anpassungen pro Kunde für verschiedene Leads wiederverwendet werden kann.

Es enthält in der Regel vorformulierte Abschnitte für die Einleitung, Dienstleistungen, Preise, Zeitplan und nächste Schritte sowie einen Abschnitt mit Referenzen oder Fallstudien. Branding-Elemente wie Ihr Logo, Ihre Farbpalette und eine kurze Biografie tragen dazu bei, dass Ihre Angebote stets professionell wirken, auch wenn Sie sie für jeden Kunden individuell anpassen. Im Jahr 2025 verwenden viele VAs Vorlagen in Google Docs, Notion oder PandaDoc, um das Layout stabil zu halten und gleichzeitig schnelle Änderungen zu erleichtern.

Das Hauptziel besteht darin, Zeit zu sparen, das Branding konsistent zu halten und sicherzustellen, dass jedes Angebot die wichtigsten Informationen enthält, die Kunden für ihre Entscheidung benötigen. Wenn Sie Umfang, Preisgestaltung und Fristen innerhalb eines festen Rahmens individuell anpassen, präsentieren Sie ein klares, überzeugendes Angebot. Wenn Sie beispielsweise drei Servicelevels anbieten, behält die Vorlage die Namen und Beschreibungen der Stufen bei, während Sie die Aufgaben und Stunden pro Kunde anpassen können. Regelmäßige Aktualisierungen der Preise und Dienstleistungen – vierteljährlich – sorgen dafür, dass die Angebote auch im Jahr 2025 noch aktuell sind.

Wie sich eine Vorlage von einem einmaligen Angebot unterscheidet

Von Grund auf neu zu entwerfen bedeutet, jedes Mal mit einer leeren Seite zu beginnen, was den Prozess verlangsamen und zu Inkonsistenzen führen kann.

Eine Vorlage wird einmalig entworfen und dann für jeden Lead individuell angepasst. Sie behalten die Kernelemente – Branding, Abschnitte und Formatierung – bei und passen gleichzeitig Umfang, Preise und Fristen an die Bedürfnisse des Kunden an. Dadurch wird wiederholtes Schreiben und Formatieren reduziert und es wird einfacher, in allen Angeboten konsistent zu bleiben.

Was die Vorteile angeht, kann die Verwendung einer Vorlage die Entwurfszeit um etwa 40 bis 60 % verkürzen und häufige Fehler reduzieren, da das Layout und die Sprache bereits getestet sind. Der Fokus verlagert sich außerdem auf Forschung und Personalisierung, nicht auf das Layout. Um die Genauigkeit zu gewährleisten, legen Sie einen Rhythmus fest, um Preise, Dienstleistungen und Bedingungen mindestens vierteljährlich zu aktualisieren, und erwägen Sie, eine kleine Bibliothek mit genehmigten Formulierungen und Preisblöcken in Ihrem bevorzugten Tool (Google Docs, Notion, PandaDoc oder Proposify) anzulegen.

Verwenden Sie diese Vorlage, wenn Sie potenziellen Kunden Ihre Dienste als virtueller Assistent anbieten.

Diese Vorlage eignet sich hervorragend für verschiedene gängige Szenarien für VAs.

Unabhängig davon, ob Sie neu sind oder bereits über einen etablierten Kundenstamm verfügen, spart eine professionelle Struktur, die individuell angepasst werden kann, Zeit und macht die Kundenansprache zuverlässiger. Es ist besonders nützlich, wenn Sie auf eingehende Anfragen antworten, Angebote auf Jobplattformen versenden, nach Erstgesprächen nachfassen oder Angebote nach Empfehlungen formalisieren.

Hier sind einige typische Szenarien, in denen diese Vorlage Ihnen hilft, professionell und effizient zu bleiben:

• Beantwortung eingehender Anfragen mit einem versandfertigen Angebot
• Bieten auf Freelancer-Jobplattformen (Upwork, Freelancer, LinkedIn)
• Nachbereitung nach Erstgesprächen zur Formalisierung eines Angebots
• Formalisierung von Angeboten nach Empfehlungen

Grundlagen für Kundenangebote für virtuelle Assistenten

Eine solide Angebotsvorlage hilft Ihnen dabei, mehr Aufträge zu gewinnen, indem sie den Umfang, den Wert und die Bedingungen klar darstellt. Im Jahr 2025 erwarten Kunden Vorschläge, die leicht zu überfliegen, personalisiert und an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassbar sind. In diesem Abschnitt werden die wesentlichen Elemente aufgeführt, die Sie in jede Vorlage aufnehmen sollten, und es wird erklärt, was Sie für jede Vorlage im Voraus vorbereiten müssen, damit Sie sie schnell anpassen können, ohne bei Null anfangen zu müssen.

Einführung

Das Deckblatt und der einleitende Abschnitt geben den Ton für den Rest des Angebots vor.

Beginnen Sie mit einem Feld für den Namen des Kunden, den Projekttitel und eine kurze, freundliche Begrüßung. Beschreiben Sie in der Einleitung, wer Sie sind, welche Art von Kunden Sie bedienen, und fassen Sie in ein oder zwei Sätzen zusammen, wie Sie helfen (z. B. Zeit sparen oder Verwaltungsaufwand reduzieren). Fügen Sie einen kurzen, anpassbaren Absatz hinzu, der sich auf den jeweiligen Kunden oder das Erstgespräch bezieht. Um diesen Abschnitt effizient zu gestalten, erstellen Sie eine wiederverwendbare Kopfzeile mit Ihrem Logo, Ihren Kontaktdaten und einem kurzen Wertversprechen, das Sie auf jeden Kunden individuell zuschneiden können.

Ein übersichtliches, einladendes Cover und eine präzise Einführung vermitteln Professionalität und erleichtern es dem Kunden, Vertrauen zu fassen und den nächsten Schritt zu gehen. Verwenden Sie eine vorgefertigte Vorlage in Google Docs oder HelloBonsai, um den Namen des Kunden und den Projekttitel einzufügen, und fügen Sie dann eine ein- oder zweizeilige persönliche Notiz hinzu. Halten Sie den Ton freundlich und sachlich, damit der Kunde sofort erkennt, wie Sie ihm helfen können, Zeit zu sparen und Reibungsverluste in seiner täglichen Arbeit zu reduzieren.

Problemstellung und Kundenziele

Beschreiben Sie die aktuellen Herausforderungen und gewünschten Ergebnisse des Kunden, wenn möglich in dessen eigenen Worten.

Reservieren Sie einen übersichtlichen Abschnitt, um die Probleme des Kunden und die von ihm gewünschten Ergebnisse zusammenzufassen. Vermeiden Sie allgemeine Formulierungen; verwenden Sie Platzhalter wie [Problem 1], [Problem 2] und [Zielsetzung] und fügen Sie 2–3 Stichpunkte aus den Notizen ein. Dieser Abschnitt zeigt dem Kunden, dass Sie zugehört haben und die geschäftlichen Auswirkungen Ihrer Arbeit verstehen. Wenn Sie Zitate des Kunden haben, integrieren Sie diese in die Erzählung, um das Problem in einen realen Kontext zu stellen und zu zeigen, wie Ihre Unterstützung zu messbaren Verbesserungen führt.

Gehen Sie über die Auflistung von Problemen hinaus und verbinden Sie jeden Schwachpunkt mit einem konkreten Ergebnis, das Sie liefern werden, z. B. schnellere E-Mail-Triage, weniger verpasste Besprechungen oder klarere Projektbeschreibungen. Dies hilft dem Kunden, den Wert Ihrer Dienstleistungen zu visualisieren, und bereitet den Boden für den Abschnitt mit den vorgeschlagenen Lösungen. Wenn Sie diesen Abschnitt anpassen, greifen Sie direkt auf das Erstgespräch und die vom Kunden genannten Ziele zurück und achten Sie dabei auf eine einfache Sprache und eine Ergebnisorientierung.

Dienstleistungen und Lösungsvorschläge

Beschreiben Sie detailliert, wie der Abschnitt „Dienstleistungen“ als übersichtliche Liste oder Tabelle strukturiert werden soll. Empfehlen Sie, verwandte Aufgaben in Servicepakete zu gruppieren (z. B. Posteingangsverwaltung, Kalenderverwaltung, Social-Media-Support) und jedes Paket mit einer kurzen Erklärung des Mehrwerts oder des Ergebnisses zu versehen, das es liefert. Fügen Sie eine Vorlage für gängige Angebote hinzu und lassen Sie dabei Platz, um je nach Kunde Dienstleistungen hinzuzufügen oder zu entfernen. Verwenden Sie eine einfache Sprache und vermeiden Sie interne Fachbegriffe.

Um die Angebote leicht vergleichbar zu machen, präsentieren Sie sie als gebündelte Pakete mit konkreten Ergebnissen. Nachfolgend finden Sie ein einfaches Beispiel dafür, wie Sie Servicepakete in einer Tabelle darstellen können, gefolgt von Hinweisen, die Sie für jeden Kunden individuell anpassen können. Diese Struktur hilft dem Kunden, schnell zu erkennen, was enthalten ist und was es kostet, ohne lange Absätze durchforsten zu müssen. Verwenden Sie klare Begriffe wie „Posteingangsverwaltung“ und „Kalenderkonfiguration“ anstelle von vagen Formulierungen, damit der Kunde genau versteht, wofür er bezahlt.

Fügen Sie zusätzlich zur Tabelle Texte hinzu, die Sie für allgemeine Angebote wiederverwenden können, z. B. einen Einzeiler für jedes Paket und einen kurzen Absatz, in dem der Wert jeder Dienstleistungsgruppe beschrieben wird. Lassen Sie Platz, um je nach Kundenbedürfnissen Dienstleistungen hinzuzufügen oder zu entfernen, und verwenden Sie eine klare Sprache ohne Fachjargon, damit jeder die Vorteile auf einen Blick erkennen kann.

Prozess und Zeitplan

Beschreiben Sie, wie wichtig es ist, nicht nur zu zeigen, was getan wird, sondern auch, wie die Arbeit ausgeführt wird.

Skizzieren Sie Schritt für Schritt die einzelnen Phasen wie Onboarding, Einrichtung, wöchentlicher Arbeitsablauf und Berichterstattung mit ungefähren Startterminen oder Zeitrahmen. Eine einfache visuelle Zeitleiste oder eine Aufzählung hilft Kunden dabei, schnell zu erkennen, wann sie erste Ergebnisse sehen werden und wie die Kommunikation Woche für Woche ablaufen wird. Beispielsweise kann die Einarbeitung innerhalb von 0 bis 3 Tagen nach der Annahme erfolgen, die Einrichtung dauert 4 bis 10 Tage, die wöchentliche Arbeit beginnt in Woche 2 und die Berichterstattung erfolgt jeden Freitag. Wenn Sie dies in Form einer kleinen Tabelle präsentieren, kann der Kunde den Fortschritt leicht nachverfolgen und auf dem Laufenden bleiben.

Geben Sie auch an, wie Sie während des gesamten Auftrags kommunizieren werden: bevorzugte Kanäle (Slack und E-Mail), erwartete Antwortzeiten (innerhalb von 24 bis 48 Stunden an Werktagen) und die Häufigkeit von Updates. Ein klarer Prozess reduziert Unklarheiten und schafft Vertrauen, da er zeigt, dass Sie von Anfang an einen zuverlässigen, stabilen Arbeitsablauf geplant haben.

Preise und Pakete

Erklären Sie, dass dieser Abschnitt Investitionen und Optionen sehr deutlich machen soll. Fügen Sie Platz ein, um entweder Stundensätze, monatliche Pauschalen oder Servicepakete zusammen mit den jeweiligen Leistungen darzustellen. Verwenden Sie ein strukturiertes Format (Aufzählungszeichen oder Tabellen), um Umfang, Häufigkeit und Einschränkungen darzustellen. Fügen Sie eine kurze Anmerkung zu den Zahlungsbedingungen hinzu (z. B. wann Rechnungen ausgestellt werden, akzeptierte Zahlungsmethoden), während Sie detaillierte rechtliche Bestimmungen für den Vertrag aufbewahren.

Präsentieren Sie Ihre Preise in einem transparenten, übersichtlichen Format. Verwenden Sie nach Möglichkeit die Pakete aus dem Abschnitt „Dienstleistungen“ wieder und listen Sie klar auf, was in jedem Paket enthalten ist, wie oft Arbeiten durchgeführt werden und welche Einschränkungen oder Verzögerungen es gibt. Fügen Sie eine kurze Zusammenfassung der geschätzten monatlichen Investition und einen Hinweis zu den Zahlungsbedingungen hinzu, z. B. dass Rechnungen am 1. jedes Monats ausgestellt werden und innerhalb von 14 Tagen fällig sind, mit Zahlungsmethoden wie Karte, ACH oder PayPal. Dies hilft dem Kunden, Optionen nebeneinander zu vergleichen, und reduziert das Hin und Her bei Preisfragen.

Erfahrung, Portfolio und soziale Beweise

Leiten Sie den Benutzer dazu an, einen Bereich für die Glaubwürdigkeit vorzusehen. Erklären Sie, dass dies eine kurze Biografie, relevante Erfahrungen, bediente Branchen und eine kuratierte Auswahl an Referenzen oder Mini-Fallstudien umfassen kann. Empfehlen Sie, auf ein umfassenderes Portfolio zu verweisen oder zu verlinken, und positionieren Sie diesen Abschnitt als kostenlose Vorlage für ein virtuelles Assistentenportfolio, die sie in ihren Angeboten wiederverwenden können, indem sie die für den jeweiligen Kunden relevantesten Beispiele einfügen.

Verwenden Sie echte, relevante Beispiele, um Ihre Erfolgsbilanz zu demonstrieren. Eine kurze Biografie sollte Ihren Hintergrund, Ihre Berufserfahrung und die Arten von Kunden, die Sie in der Regel betreuen (z. B. Einzelunternehmer, kleine Teams oder E-Commerce-Unternehmen), umfassen. Fügen Sie 2–4 Erfahrungsberichte oder Mini-Fallstudien hinzu, die Ergebnisse wie Zeitersparnis, erledigte Aufgaben oder termingerecht abgelieferte Projekte hervorheben. Wenn Sie ein umfangreicheres Portfolio haben, verlinken Sie zu einer speziellen Portfolio-Seite oder einer Notion-Seite, auf der Kunden ein breiteres Spektrum Ihrer Arbeit sehen können. Behandeln Sie diesen Abschnitt wie eine wiederverwendbare Vorlage – tauschen Sie die relevantesten Beispiele für jeden Kunden aus, um ihn aktuell und glaubwürdig zu halten.

Um die Wirkung zu maximieren, präsentieren Sie die Inhalte in einem übersichtlichen Layout mit einigen Kundenlogos oder Branchennennungen, sofern dies zulässig ist, und stellen Sie sicher, dass die Erfahrungsberichte konkrete Ergebnisse enthalten. Eine kurze, überzeugende Biografie mit einigen Kundenberichten liefert den sozialen Beweis, der dem Kunden die Gewissheit gibt, dass Sie die versprochenen Ergebnisse liefern können.

Begriffe, Grenzen und Erwartungen

Weisen Sie den Benutzer an, Arbeitsnormen festzulegen, die für beide Seiten wichtig sind: Kommunikationskanäle, Reaktionszeiten, Verfügbarkeit (Zeitzonen, Feiertage), Überarbeitungs- oder Änderungsanforderungsprozess und was als außerhalb des Geltungsbereichs liegend betrachtet wird. Stellen Sie klar, dass es sich hierbei nicht um einen vollständigen Rechtsvertrag handelt, sondern um eine praktische, in einfacher Sprache verfasste Zusammenfassung der Erwartungen, die mit der formellen Vereinbarung, die sie unterzeichnen werden, übereinstimmt.

Legen Sie detaillierte Normen fest, die Sie befolgen werden, und bitten Sie den Kunden, diese zu bestätigen. Geben Sie beispielsweise Kanäle (E-Mail und Slack), erwartete Antwortzeiten (innerhalb von 24 Stunden an Werktagen) und Ihre Verfügbarkeit (Zeitzonen und Urlaubsvertretung) an. Erläutern Sie, wie Sie mit Änderungen oder Überarbeitungswünschen umgehen – in der Regel innerhalb einer festgelegten Anzahl von Überarbeitungsrunden oder einer festgelegten Stundenpauschale – und legen Sie klar dar, was nicht zum Auftragsumfang gehört. Präsentieren Sie diese in einfacher Sprache, damit sich beide Seiten schnell einigen können, wobei der formelle Vertrag die rechtlichen Einzelheiten regelt.

Klare Grenzen zu setzen reduziert Missverständnisse und schützt beide Seiten. Fügen Sie einen kurzen Hinweis hinzu, dass dieser Abschnitt ein Arbeitsleitfaden ist und sich im endgültigen Vertrag widerspiegeln wird, um von Anfang an eine einheitliche Auslegung sicherzustellen.

Aufruf zum Handeln und nächste Schritte

Erklären Sie, dass der Vorschlag mit einem klaren, direkten Aufruf zum Handeln enden sollte: Was sollte der Kunde tun, wenn er weitermachen möchte? Schlagen Sie vor, Anweisungen für die Genehmigung des Angebots, die Vereinbarung eines Folgetelefonats, falls erforderlich, und die weiteren Schritte nach der Annahme (z. B. Versand des Vertrags und der Rechnung, Starttermin) aufzunehmen. Fördern Sie einen selbstbewussten, aber entspannten Tonfall, der es den Kunden leicht macht, Ja zu sagen.

Schließen Sie mit einfachen, umsetzbaren nächsten Schritten. Weisen Sie den Kunden beispielsweise an, mit „Vorschlag genehmigen“ zu antworten oder auf einen Link zu klicken, um einen 15-minütigen Kickoff-Anruf zu vereinbaren. Nach der Annahme wird ein Vertrag vorbereitet und eine erste Rechnung ausgestellt, gefolgt von einem Starttermin. Halten Sie den Ton freundlich und professionell und konzentrieren Sie sich auf Zusammenarbeit und schnelle Fortschritte, damit sich der Kunde unterstützt und nicht unter Druck gesetzt fühlt.

Grundlagen für Kundenangebote für virtuelle Assistenten

Verwandeln Sie eine allgemeine Struktur in einen maßgeschneiderten, überzeugenden Vorschlag mithilfe eines wiederholbaren Arbeitsablaufs: Recherche, Personalisierung und Verfeinerung. Im Jahr 2025 erwarten Kunden Vorschläge, die ihre Situation widerspiegeln und sich genau an ihre Vorgaben halten, nicht nur ein ausgefeiltes Design. Dieser Ansatz stärkt Ihre Angebotsbeispiele, indem er zeigt, dass Sie Ihre Hausaufgaben gemacht haben und sich schnell an unterschiedliche Anforderungen anpassen können. Durch die Anwendung eines einfachen, wiederholbaren Prozesses liefern Sie klarere, ergebnisorientiertere Vorschläge.

Den Kunden und seine Bedürfnisse recherchieren

Eine effektive Anpassung beginnt mit fundierten Recherchen, die jede Zeile des Angebots untermauern.

Beginnen Sie damit, die Website und die sozialen Profile des Kunden zu überprüfen, um Prioritäten wie Zeitersparnis, Verbesserung der Organisation oder schnellere Kommunikation zu ermitteln. Lesen Sie die Stellenanzeige oder Anfrage noch einmal durch und sehen Sie sich die Notizen aus den ersten Gesprächen noch einmal an, um die Sprache und die Vorgaben des Kunden zu erfassen. Suchen Sie nach Hinweisen zum Kommunikationsstil, zu Entscheidungskriterien und Erfolgskennzahlen. Diese Recherche sollte direkt in die Problemstellung, die Hervorhebung Ihrer Dienstleistungen und die von Ihnen ausgewählten Beispiele einfließen.

Wenn Sie diese Recherche abgeschlossen haben, übertragen Sie Ihre Erkenntnisse in den Vorschlag, indem Sie die Problemstellung anhand der Probleme des Kunden formulieren, Dienstleistungen auswählen, die den wichtigsten Prioritäten entsprechen, und Portfolio-Beispiele auswählen, die die Branche und die Aufgaben des Kunden widerspiegeln. Dieser Schritt lässt Ihren Vorschlag eher wie ein persönliches Gespräch als wie ein allgemeines Verkaufsgespräch wirken, wodurch die Wahrscheinlichkeit steigt, dass der Kunde Sie als den richtigen Partner ansieht.

Um bestimmte Anweisungen oder Stellenanzeigen zu berücksichtigen

Wenn eine Stellenanzeige oder eine Ausschreibung genaue Anforderungen enthält, spiegeln Sie diese wider und ordnen Sie Ihre Stärken den Anforderungen zu.

Analysieren Sie die Beschreibung sorgfältig, heben Sie erforderliche Tools oder Plattformen hervor und formulieren Sie die wichtigsten Aufgaben in Ihren eigenen Worten neu, wobei Sie die verwendete Terminologie übernehmen. Verweisen Sie ausdrücklich auf die Tools und Prozesse, die sie verlangen, wie Kalenderverwaltung, Projektverfolgung oder CRM-Updates, damit der Kunde sieht, dass Sie seine Anforderungen erfüllen können. Beantworten Sie auch alle Screening-Fragen im Vorschlag und geben Sie dabei prägnante, durch Belege gestützte Antworten. Die genaue Befolgung von Anweisungen ist oft der entscheidende Faktor für Kunden bei der Auswahl eines virtuellen Assistenten. Machen Sie daher die Abstimmung mühelos und offensichtlich.

Achten Sie nicht nur auf die Wortwahl, sondern stellen Sie auch sicher, dass Ihr vorgeschlagener Ansatz mit dem bevorzugten Arbeitsablauf und der Kommunikationsfrequenz des Kunden übereinstimmt. Wenn der Beitrag beispielsweise tägliche Status-Updates über Slack hervorhebt, erwähnen Sie Ihren Plan, kurze tägliche Zusammenfassungen und eine wöchentliche Ergebnisübersicht bereitzustellen. Dies zeigt, dass Sie Anweisungen befolgen und gleichzeitig messbaren Mehrwert schaffen können.

Preise und Dienstleistungen festlegen

Legen Sie anhand Ihrer Standard-Leistungsliste den Umfang und die Preise fest, die den Prioritäten des Kunden entsprechen.

Beginnen Sie mit Ihren bewährten Dienstleistungsangeboten und ordnen Sie diese den wichtigsten Problemen des Kunden zu. Entfernen Sie dann alle Extras, die diese Ziele nicht direkt unterstützen. Dadurch wird die Überforderung reduziert und der Vorschlag bleibt fokussiert. Passen Sie die Preise an den gewählten Umfang und das Support-Niveau an und verwenden Sie dabei klare, transparente Stufen, damit der Kunde versteht, was jede Option beinhaltet. Präsentieren Sie 1–3 Optionen (Starter, Standard, Premium) mit prägnanten Erläuterungen zum Umfang, um eine Entscheidungsunfähigkeit zu vermeiden und gleichzeitig die Umsetzbarkeit des Dokuments zu gewährleisten.

Beispielsweise könnten Sie Starter für 350 bis 550 US-Dollar pro Monat, Standard für 900 bis 1.300 US-Dollar und Premium für 1.800 bis 2.500 US-Dollar anbieten, jeweils mit festgelegten Leistungen und Reaktionszeiten. Verwenden Sie eine einheitliche und leicht vergleichbare Sprache, damit der Kunde schnell das Support-Level auswählen kann, das seinem Budget und seinen Anforderungen entspricht.

Relevante Portfolio- und Fallstudien einfügen

Soziale Beweise sollten zur Branche oder zum Problem des Kunden passen.

Führen Sie eine Datenbank mit Referenzen, Kennzahlen und kurzen Fallstudien und fügen Sie die relevantesten davon in den Portfolio-Bereich der Vorlage für jedes Angebot ein. Dieser zielgerichtete Ansatz macht das Dokument umsetzbar und glaubwürdig und verwandelt es in eine kostenlose Vorlage für ein virtuelles Assistenzportfolio, die Sie im Laufe der Zeit verfeinern können. Bei der Auswahl von Beispielen sollten Sie Ergebnisse priorisieren, die mit den vom Kunden genannten Zielen übereinstimmen, wie z. B. Zeitersparnis, verbesserte Organisation oder schnellere Projektabwicklung.

Fügen Sie beispielsweise eine Fallstudie bei, aus der hervorgeht, wie Sie die Bearbeitungszeit für Berichte von vier Tagen auf 24 Stunden verkürzt haben, oder ein Testimonial aus einer ähnlichen Branche, in dem die reibungslosere Verwaltung des Posteingangs und die Kalenderkoordination hervorgehoben werden. Durch die Anpassung des Nachweises an den Kunden stärken Sie das Vertrauen und zeigen echte, reproduzierbare Auswirkungen.

Design, Branding und Lesbarkeit optimieren

Halten Sie das Layout übersichtlich und markengerecht: einheitliche Farben und Schriftarten, Platzierung des Logos und klare Überschriften.

Verwenden Sie kurze Absätze, prägnante Sätze und viel Leerraum, damit vielbeschäftigte Kunden den Text schnell überfliegen können. Bevorzugen Sie eine einfache Rasterstruktur und einseitige Zusammenfassungen, die Prioritäten, Ergebnisse und Resultate hervorheben. Führen Sie vor dem Senden eine abschließende Überprüfung hinsichtlich Ausrichtung, Abständen und Platzhaltertexten durch, die noch angepasst werden müssen. Ein gut formatierter Vorschlag stärkt Ihre Glaubwürdigkeit und erleichtert es dem Kunden, zuzustimmen.

Wie man ein Angebot für einen virtuellen Assistenten schreibt

Übersetzen Sie die Struktur einer Vorlage für einen Vorschlag für einen virtuellen Assistenten in Schreibstrategien, mit denen Sie regelmäßig Kunden gewinnen. Nutzen Sie allgemeine Ratschläge von Wettbewerbern: Konzentrieren Sie sich auf Ergebnisse, gehen Sie auf Bedenken hinsichtlich der Remote-Arbeit ein und heben Sie sich von anderen ab. Dieser Leitfaden enthält praktische Hinweise, die Sie beim Ausfüllen jeder Vorlage für ein Angebot als virtueller Assistent – egal ob kostenlos oder kostenpflichtig – anwenden können, damit Sie potenziellen Kunden ein überzeugendes, ergebnisorientiertes Angebot unterbreiten können.

Sich auf die Ergebnisse für den Kunden konzentrieren, nicht nur auf die Aufgaben

Wenn Sie einen Vorschlag unterbreiten, stellen Sie die Auswirkungen für den Kunden in den Vordergrund und nicht eine lange Liste von Aufgaben. Menschen beauftragen VAs, um Zeit zu sparen, Stress zu reduzieren und ihr Unternehmen voranzubringen. Daher sollte Ihre Einleitung auf diese Vorteile hinweisen. Durch diese Änderung wirkt Ihr Angebot schon beim ersten Lesen greifbar und glaubwürdig.

Denken Sie an Zeitersparnis, Stressreduzierung oder neue Umsatzmöglichkeiten. Anstatt beispielsweise zu sagen, dass Sie „E-Mails verwalten“ werden, formulieren Sie es um in „Halten Sie Ihren Posteingang leer, damit Sie sich auf umsatzgenerierende Arbeit konzentrieren können“. Andere Formulierungen könnten lauten: „Kalenderkoordination, die Ihnen 15 zusätzliche Stunden pro Monat für Kundenkontakte verschafft“ oder „Sie mit prägnanten täglichen Zusammenfassungen versorgen, damit Entscheidungen schneller getroffen werden können“. Indem Sie jede Dienstleistung mit einem konkreten Nutzen verknüpfen, erstellen Sie ein Angebot, das sich wie eine Wertinvestition liest und nicht wie eine Aufgabenliste.

Den Umfang mit kristallklarer Deutlichkeit definieren

Ein klarer Umfang verhindert Missverständnisse und sorgt für Zufriedenheit auf beiden Seiten. Es zeigt, dass Sie einen Plan haben und nicht nur einen Notizblock voller Aufgaben. Indem Sie benennen, was enthalten ist, wie viele Stunden Sie arbeiten werden und welche Leistungen Sie erbringen werden, geben Sie dem Kunden einen konkreten Fahrplan und eine faire Grundlage für den Erfolg. Diese Klarheit hilft, späte Änderungen und Verhandlungen in letzter Minute zu vermeiden.

Inhaltliche Angaben sollten übersichtlich aufgelistet sein, damit Kunden sie schnell überfliegen können. Beispielsweise könnten Sie bis zu 6 Stunden VA-Zeit pro Woche, 4–6 wöchentlich bearbeitete Aufgaben oder Tickets und wöchentliche Status-Updates mit einer monatlichen KPI-Übersicht einbeziehen. Um Verwirrung zu vermeiden, können häufige Ausschlüsse kurz erwähnt werden, wie beispielsweise „Designarbeiten, die über einfache Vorlagen hinausgehen, sind nicht enthalten“. Diese Struktur hilft beiden Seiten, sich vor Beginn der Arbeit über den Umfang zu einigen.

• Bis zu 6 Stunden VA-Zeit pro Woche
• 4–6 Aufgaben oder Tickets werden wöchentlich bearbeitet
• Wöchentliche Status-Updates und eine monatliche KPI-Übersicht

Ausschlussklausel: Designarbeiten, die über einfache Vorlagen hinausgehen, sind nicht enthalten. Sie können kurze Erinnerungen zu verbleibenden Grenzen hinzufügen, um die Vereinbarung im Laufe der Arbeit klar zu halten.

Um Remote-Arbeitssysteme und Kommunikation anzugehen

Remote-Arbeit wirft Fragen hinsichtlich Zuverlässigkeit, Transparenz und Sicherheit auf. Kunden möchten sicher sein, dass Sie produktiv bleiben, sie über Neuigkeiten auf dem Laufenden halten und ihre Daten über Zeitzonen hinweg schützen. Ein Vorschlag, der diese Bedenken berücksichtigt, schafft Vertrauen und zeigt, dass Sie proaktiv sind und nicht nur aufgabenorientiert arbeiten.

Fügen Sie eine kurze Übersicht über die Tools, Routinen und Sicherheitsvorkehrungen hinzu, die Sie verwenden werden. Beispielsweise teilen Sie Updates über ein spezielles Trello- oder Notion-Board, kommunizieren über Slack und E-Mail und erstellen einen kurzen täglichen oder wöchentlichen Bericht. Sie verwalten Zeitzonen mit Planungstools wie Calendly und World Time Buddy und schützen Passwörter mit einem Passwort-Manager wie LastPass oder 1Password plus MFA. Dieser Ansatz vermittelt Ihren Kunden das Gefühl, dass Sie organisiert und zuverlässig sind und dass die Zusammenarbeit mit Ihnen unkompliziert ist, unabhängig davon, wo Sie sich gerade befinden.

Relevante Fähigkeiten und Erfahrungen präsentieren

Präsentieren Sie Fähigkeiten und Erfahrungen, die die vorgeschlagenen Dienstleistungen direkt unterstützen. Wählen Sie Software-Kenntnisse, Branchenkenntnisse und frühere Positionen aus, die den Anforderungen des Kunden entsprechen, und integrieren Sie diese sowohl in Ihre Biografie als auch in Ihre Fallstudien. Das Ziel ist es, zu beweisen, dass Sie dies bereits zuvor getan haben und den Erfolg für sie wiederholen können.

Verwenden Sie kurze, konkrete Beispiele, die die Wirkung verdeutlichen. Beispielsweise können Sie darauf hinweisen, wie Sie einem CEO dabei geholfen haben, die Kontrolle über seinen Arbeitsablauf zurückzugewinnen: „Reduzierung des Posteingangs des CEO von über 2.000 ungelesenen E-Mails auf null innerhalb von zwei Wochen” oder „Erstellung eines wöchentlichen Dashboards, das die Berichterstellungszeit um die Hälfte verkürzt hat”. Diese Besonderheiten helfen Ihrem Angebot, sich von anderen abzuheben, und vermitteln den Kunden ein klares Bild der möglichen Ergebnisse. Wenn Sie auf Ihre Erfahrungen Bezug nehmen, verbinden Sie jedes Beispiel mit den angebotenen Dienstleistungen, damit der Kunde einen direkten Zusammenhang zwischen Ihren Fähigkeiten und den Ergebnissen erkennen kann.

Flexible Preisoptionen präsentieren

Die Preisgestaltung sollte einfach und transparent sein. Ein guter VA-Vorschlag bietet eine kleine, fokussierte Auswahl an Modellen, sodass Kunden das Passende auswählen können, ohne sich überfordert zu fühlen. Die richtige Struktur reduziert Hin und Her und positioniert Sie als vernünftig und umgänglich.

Präsentieren Sie jede Option mit ihrem Anwendungsbereich und idealen Einsatzfall und vermeiden Sie es, den Kunden mit zu vielen Auswahlmöglichkeiten zu überfordern. Eine typische, kundenfreundliche Konfiguration umfasst:

• Stündlich (nach Bedarf): Bezahlung für tatsächlich geleistete Stunden; ideal für sporadischen Bedarf oder Projekte mit ungewissem Umfang.
• Retainer (monatlich): bis zu einer festgelegten Stundenzahl pro Woche; ideal für kontinuierliche, planbare Unterstützung und gleichmäßige Dynamik.
• Full-Service-Paket (gebündelt): proaktives Management mit leichtem oder umfassendem Support; ideal für langfristige Partnerschaften und kontinuierliche Optimierung.

Seien Sie transparent darüber, was jede Option umfasst und wie der Erfolg gemessen wird. Diese Klarheit schafft Vertrauen und hilft Kunden dabei, ein Modell auszuwählen, das ihren Zielen und ihrem Budget entspricht.

Mit klaren nächsten Schritten und einem Aufruf zum Handeln abschließen

Beenden Sie den Vorschlag mit einem klaren Weg zum Ja. Eine prägnante Zusammenfassung des Mehrwerts, den Sie bieten, gefolgt von einer klaren Anweisung, erleichtert es dem Kunden, zu handeln. Vermeiden Sie Unklarheiten darüber, was als Nächstes passiert, nachdem sie Ja gesagt haben.

Bieten Sie konkrete nächste Schritte und Beispiel-CTAs an. Beispiel: „Klicken Sie hier, um zuzustimmen und innerhalb von 24 Stunden mit dem Onboarding zu beginnen“, „Antworten Sie mit „Ja“, um fortzufahren“ oder „Buchen Sie hier einen kurzen Einführungsanruf“. Kombinieren Sie Ihren CTA mit einer kurzen Onboarding-Übersicht, damit der Kunde weiß, was ihn unmittelbar nach Vertragsabschluss erwartet – Zugangsbereitstellung, erste Aufgaben und das erste wöchentliche Check-in. Dies verringert Reibungsverluste und beschleunigt die Entscheidungsfindung.

Wie man einen Vorschlag für einen virtuellen Assistenten schreibt

Virtuelle Assistenten sind auf eine klare, wiederholbare Angebotsstruktur angewiesen, um Kunden zu gewinnen. Bonsai hilft dabei, indem es den Rahmen für Best-Practice-Vorschläge mit einem reibungslosen, durchgängigen Workflow verbindet. Sie können Ihre leistungsstärkste Vorlage für Angebote für virtuelle Assistenten in eine wiederverwendbare Vorlage umwandeln, alle Angebote an einem Ort verfolgen und Folgeschritte wie Genehmigungen, Verträge und Rechnungen automatisieren. In der Praxis reduziert dieser Ansatz die Entwurfszeit, erhöht die Konsistenz und beschleunigt den Weg vom Lead zum Projekt.

Holen Sie sich eine kostenlose Vorlage für ein Angebot für einen virtuellen Assistenten

Konfigurieren Sie Ihr ideales Angebotslayout einmalig in Bonsai – Deckblatt, Einleitung, Dienstleistungen, Preise und Portfolio – und speichern Sie es als wiederverwendbare Vorlage.

Mit dieser Vorlage speichern Sie Standardtexte für wiederkehrende Angebote – wie Social-Media-Management, E-Mail-Kontaktaufnahme oder virtuelle Verwaltung. Sie können Ihr Branding und Ihre Formatierung an einer Stelle einfügen und dann auf jedes neue Angebot anwenden. Füllen Sie beispielsweise drei Preisstufen (Basic, Standard, Pro) mit Servicebeschreibungen und einigen Fallstudien vorab aus. Wenn ein neuer Lead eingeht, duplizieren Sie die Vorlage und passen einige Felder an: Kundenname, Umfang, Zeitplan und eventuelle Zusatzleistungen. Dadurch bleibt die Formatierung konsistent und das Fehlerrisiko wird verringert. Durch die Verwendung von Vorlagen lässt sich die Entwurfszeit im Durchschnitt von 45 Minuten auf 12 bis 15 Minuten verkürzen, ohne dass dabei Qualität und Tonfall beeinträchtigt werden.

Um Vorschläge für virtuelle Assistenten an einem Ort zu verfolgen und zu verwalten

Alle Vorschläge werden im zentralen Dashboard von Bonsai gespeichert, sodass Sie den Status auf einen Blick sehen und eine vollständige Historie führen können.

Sie können nach Status filtern: Gesendet, Angesehen, Akzeptiert oder Antwort ausstehend. So können Sie Follow-ups priorisieren und Ihre nächsten Kontaktaufnahmen planen. Für eine kleine Agentur erleichtert diese Konfiguration die Zusammenarbeit: Sie können Teammitgliedern Angebote zuweisen, interne Notizen hinzufügen und jedes Angebot mit dem entsprechenden Kundendatensatz und Projekt verknüpfen. Diese vernetzte Ansicht zeigt genau, was wann angeboten wurde und wie es sich in Zeitpläne und Liefertermine einfügt, sodass Sie immer gut auf Gespräche mit Kunden vorbereitet sind.

Um Genehmigungen, Verträge und nächste Schritte zu automatisieren

Die Automatisierung in Bonsai optimiert den gesamten Workflow vom Angebot bis zum Projekt, sodass Sie weniger Zeit mit Verwaltungsaufgaben verbringen und mehr Zeit für die Wertschöpfung haben.

In der Praxis führt Bonsai diese Kernschritte automatisch innerhalb desselben Systems aus, das Sie für Angebote, Verträge und Rechnungen verwenden:

• Kunden können Angebote genehmigen und Verträge digital im selben System unterzeichnen.
• Lösen Sie die Vertragserstellung aus einem akzeptierten Angebot aus, ohne die Details erneut eingeben zu müssen.
• Akzeptierte Vorschläge in Projekte mit vordefinierten Dienstleistungen und Zeitplänen umwandeln
• Rechnungen auf Basis der vereinbarten Preise erstellen und automatisch planen
• Erinnerungen oder Benachrichtigungen senden, wenn Vorschläge nicht angesehen wurden oder bald ablaufen