Vorlage für einen kreativen Retainer-Vorschlag

Was ist ein kreativer Retainer-Vorschlag?

Ein kreativer Retainer-Vorschlag ist ein strukturiertes Dokument, das dazu dient, einem Kunden laufende monatliche Kreativ- oder Werbedienstleistungen anzubieten. Es definiert die Arbeitsbeziehung, die von Ihnen zu erbringenden Dienstleistungen, die erforderliche Investition und die Bedingungen, bevor eine formelle Vereinbarung über die Beauftragung unterzeichnet wird. Kurz gesagt, es verwandelt eine potenzielle Partnerschaft in einen klaren Plan und einen konkreten nächsten Schritt für beide Seiten.

Definition und Zweck

Ein kreatives Retainer-Angebot ist ein strukturiertes Dokument, das dazu dient, einem Kunden laufende, monatliche kreative oder werbliche Dienstleistungen auf Retainer-Basis anzubieten.

Es beschreibt die Arbeitsbeziehung, die spezifischen Dienstleistungen, die Sie jeden Monat erbringen werden, die erforderliche Investition und die Bedingungen, unter denen die Arbeit erbracht wird. Außerdem wird dargelegt, wie der Erfolg gemessen und wie über die Fortschritte berichtet wird. Der Entwurf des Vorschlags hilft beiden Seiten, sich vor Unterzeichnung eines rechtsgültigen Vertrags ein Bild davon zu machen, wie eine langfristige Partnerschaft ablaufen wird, von der Häufigkeit der Treffen über die Kommunikation bis hin zu den erwarteten Ergebnissen. Für ein kleines Studio umfasst dies in der Regel monatliche Leistungen wie die Erstellung von Inhalten, das Management sozialer Medien und vierteljährliche Strategieanpassungen. Größere Teams können im Rahmen desselben monatlichen Pakets auch die Optimierung bezahlter Medien und kanalspezifische Kreativleistungen hinzufügen.

Im Jahr 2025 weist der Markt für laufende Retainer eine große Bandbreite auf: Je nach Umfang, Branche und Region liegen die Kosten für kleine Unternehmen bei etwa 2.000 bis 6.000 US-Dollar pro Monat und für mittelständische Agenturen bei 6.000 bis 15.000 US-Dollar. Der Vorschlag wird dann zur Grundlage für einen formellen Rahmenvertrag – beispielsweise eine Vorlage für einen Rahmenvertrag mit einer Kreativagentur oder eine Vorlage für einen Rahmenvertrag mit einer Werbeagentur –, indem die Vereinbarung in konkrete Bedingungen umgesetzt wird, die sowohl den Kunden als auch den Anbieter schützen und Erwartungen hinsichtlich Verlängerung, Vertraulichkeit und Umgang mit geistigem Eigentum festlegen.

Vorlage für einen Vertrag über einen Retainer-Vorschlag

Der Retainer-Vorschlag ist ein Vertriebs- und Umfangsdokument, das sich auf Wert, Ziele, Umfang und Preisgestaltung konzentriert und in der Regel unverbindlich ist, um die Verhandlungen voranzubringen.

Es hebt Ergebnisse, Meilensteine und die vorgeschlagene monatliche Investition hervor und gibt dem Kunden einen klaren Überblick darüber, was er erwarten kann und warum es sinnvoll ist, die Beziehung fortzusetzen. Dieses Dokument hilft beiden Seiten, sich vor der Vertragsgestaltung über den Umfang und die Preise zu einigen, wodurch langwierige Verhandlungen und Änderungen des Leistungsumfangs vermieden werden.

Im Gegensatz dazu ist die Retainer-Vereinbarung der rechtsgültige Vertrag. Es regelt Vertraulichkeit, geistiges Eigentum, Haftungsbeschränkungen, Kündigungsbedingungen und Verlängerungsbedingungen. Viele Agenturen verwenden eine Standardvorlage für einen „Rahmenvertrag mit einer Kreativagentur“ oder einen „Rahmenvertrag mit einer Werbeagentur“, um eine einheitliche Sprache und ein einheitliches Risikomanagement zu gewährleisten. Sobald der Vorschlag angenommen wurde, werden die Bedingungen, Serviceleistungen und Schutzmaßnahmen in der Vereinbarung festgeschrieben, sodass die Arbeit mit Klarheit und rechtlicher Absicherung fortgesetzt werden kann.

Wann sollte eine Vorlage für ein monatliches Honorarangebot verwendet werden?

Verwenden Sie eine Vorlage für monatliche Retainer-Angebote, wenn Sie laufende Arbeiten in eine vorhersehbare Einnahmequelle umwandeln und von Anfang an klare Erwartungen festlegen möchten.

Es hilft Ihnen dabei, Wert, Preisgestaltung und Leistungen in einem einheitlichen Format darzustellen, sodass Kunden Optionen leicht vergleichen und den Plan schnell genehmigen können. Die Vorlage stellt außerdem sicher, dass Sie wichtige Bereiche wie Umfang, Meilensteine, Reaktionszeiten und Eskalationswege abdecken, was das Risiko für beide Seiten senkt.

Häufige Situationen sind:

• Bestehende Projektkunden zu Folgeaufträgen überreden, z. B. von einer einmaligen Neugestaltung der Website zu einer fortlaufenden Erstellung von Inhalten und Wartung der Website übergehen.
• Langfristige Werbeverträge anbieten, die Strategie, Kreativität und Medienoptimierung umfassen
• Anbieten von Wartungs- und Support-Verträgen nach der Markteinführung, einschließlich Fehlerbehebung, Updates und Leistungsüberwachung
• Bündelung von wiederkehrenden Strategien und kreativer Umsetzung zu einer festen monatlichen Gebühr, wie z. B. monatliche Markenausrichtung, Content-Kalender, Designarbeiten und Berichterstattung

Die Verwendung der Vorlage zur individuellen Anpassung jedes Kundenangebots sorgt dafür, dass Sie Ihre Umsatzziele im Blick behalten, unterstützt einen reibungsloseren Abschluss und dient als solide Grundlage für die endgültige Honorarvereinbarung. Im Jahr 2025 kann eine ausgefeilte Vorlage für monatliche Retainer-Angebote die Gewinnraten und die Umsatzvorhersagbarkeit für Kreativteams jeder Größe verbessern.

Why use a template instead of creating from scratch?

Die Verwendung einer kreativen Vorlage für Honorarvereinbarungen hilft Agenturen und unabhängigen Kreativen dabei, ein stabileres Einkommen zu erzielen, Vertrauen zu ihren Kunden aufzubauen und effizienter zu arbeiten. Eine strukturierte Vorlage stellt sicher, dass Sie Umfang, Preise, Zeitpläne und Verantwortlichkeiten einmal festlegen und dann für mehrere Geschäfte wiederverwenden können. Im Jahr 2025 setzen immer mehr Unternehmen Vorlagen ein, um wettbewerbsfähig und berechenbar zu bleiben.

Um vorhersehbare wiederkehrende Einnahmen zu sichern

Durch die Festlegung laufender Leistungen, monatlicher Stunden und Zahlungsbedingungen stellen Sie sicher, dass das Unternehmen einen stabilen Umsatz erzielt.

Wenn Sie Ad-hoc-Projekte durch ein monatliches Honorar ersetzen, werden die Einnahmen vorhersehbar. Für eine kleine Kreativagentur liegen die monatlichen Honorare in der Regel zwischen 3.000 und 12.000 US-Dollar, je nach Umfang. Beispielsweise kann ein Inhalts- und Designpaket 4.500 US-Dollar pro Monat kosten, während ein strategischer Retainer, der Planung, Design und Berichterstattung umfasst, monatlich etwa 10.000 bis 15.000 US-Dollar kosten kann. Indem Sie dies festlegen, ersetzen Sie Zyklen von Überfluss und Mangel durch eine konstante Linie, anhand derer Sie Ihr Budget planen können.

Eine gut gestaltete Vorlage verbessert auch die Cashflow-Prognose. Anstatt auf das nächste abgeschlossene Projekt zu warten, stellen Sie zu Beginn jedes Monats eine Rechnung und gleichen diese mit den Leistungen ab. Dies hilft Ihnen dabei, Einstellungen oder Unteraufträge Monate im Voraus zu planen. Tools wie HelloBonsai Proposals und Stripe erleichtern die Erstellung von Angeboten, das Einholen von Unterschriften und die Einrichtung einer automatischen monatlichen Abrechnung, sodass Sie ohne Spekulationen skalieren können.

Klare Erwartungen und Grenzen setzen

Vorlagen reduzieren vage Versprechungen, indem sie genau benennen, was enthalten ist und was nicht.

Eine Vorlage zwingt Sie dazu, konkrete Ergebnisse, Reaktionszeiten und Projektgrenzen festzulegen. Beispielsweise können Sie angeben: „Zu den Leistungen gehören 4 Social-Media-Beiträge pro Woche, 2 Blogbeiträge pro Monat und vierteljährliche Strategieüberprüfungen; die Reaktionszeit beträgt 1 Werktag für dringende Anfragen an Werktagen; keine Arbeit vor Ort.“ Solche Einzelheiten verhindern spätere Abweichungen vom ursprünglichen Umfang und Meinungsverschiedenheiten und helfen Ihrem Team, Burnout aufgrund vager Verpflichtungen zu vermeiden.

Durch das Einbeziehen von Ausschlüssen und Ergänzungen behalten Sie die Kontrolle. Wenn etwas nicht enthalten ist, weisen Sie darauf hin und geben Sie den Preis für Zusatzleistungen an, z. B. zusätzliche Überarbeitungen oder Wochenendarbeit. Diese Klarheit reduziert Konflikte, beschleunigt die Entscheidungsfindung und erleichtert es, Kunden Änderungen zu erklären. Ein templatbasierter Ansatz bietet auch einen klaren Eskalationspfad, wenn sich Prioritäten verschieben, sodass beide Seiten wissen, wie sie sich anpassen können, ohne die Beziehung zu beeinträchtigen.

Zur Optimierung von Vertrieb und Onboarding

Wiederverwendbare Struktur verkürzt den Weg vom Lead zum unterzeichneten Auftrag.

Mit einer wiederverwendbaren Vorlage für Kreativ-Retainer-Angebote präsentieren Sie Ihre Dienstleistungen übersichtlich und vergleichen Optionen schnell. Für viele Teams verkürzt sich der Verkaufszyklus von zwei bis drei Wochen auf fünf bis sieben Tage, wenn eine solide Vorlage zur Verfügung steht. Sie können dieselbe Kernstruktur auch an verschiedene Kundensektoren anpassen (z. B. SaaS-Marketing, E-Commerce oder gemeinnützige Kampagnen), ohne sie von Grund auf neu schreiben zu müssen. Diese Konsistenz erleichtert es potenziellen Kunden, den Wert zu verstehen und eine Retainer-Option zu wählen, die ihrem Budget entspricht.

Nach der Unterschrift verläuft die Einarbeitung reibungsloser. Der Vorschlag ist direkt mit einem Retainer-Vertrag, einer Onboarding-Checkliste und einer Kickoff-Agenda verknüpft. Rechnen Sie mit einer Vorlaufzeit von einer Woche für kleinere Aufträge und zwei bis drei Wochen für größere Projekte, da sich das Team zunächst über Zugriff, Ressourcen und Arbeitsabläufe abstimmen muss. Durch die Verwendung einer Vorlage reduzieren Sie den Aufwand für den Hin- und Her-Austausch und beschleunigen die Amortisationszeit für neue Kunden, während alle Schritte an einem Ort dokumentiert werden – beispielsweise über den integrierten Angebots- und Vertrags-Workflow von HelloBonsai.

Zum Schutz der Beziehung zwischen Agentur und Kunde

Klare Verantwortlichkeiten und Erwartungen hinsichtlich der Zusammenarbeit im Vorfeld verhindern Missverständnisse und schützen langfristige Partnerschaften.

Eine detaillierte Vorlage legt vom ersten Tag an Verantwortlichkeiten, Zeitpläne und Kommunikationsnormen fest. Legen Sie fest, wer für welche Assets verantwortlich ist, wann die Ergebnisse fällig sind und über welche Kanäle Sie Updates kommunizieren (E-Mail, Slack, wöchentliche Telefonate). Fügen Sie einen festgelegten Überprüfungszyklus und Erfolgskennzahlen hinzu, damit beide Seiten den Fortschritt messen können. Wenn alle Beteiligten den Rhythmus kennen, reduzieren Sie Reibungsverluste und verhindern kostspielige Fehlinterpretationen, die Projekte zum Scheitern bringen können.

Diese Klarheit führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit, mehr Vertragsverlängerungen und mehr Weiterempfehlungen. Kunden schätzen vorhersehbare Wendungen und transparente Preise, und Agenturen profitieren von einer stärkeren Mundpropaganda. Im Jahr 2025 berichten viele Studios, dass die Verlängerungsraten nach der Einführung formeller Retainer-Vorlagen um 10 bis 20 Prozentpunkte gestiegen sind, wobei auch die Weiterempfehlungen entsprechend zugenommen haben. Indem Sie die Beziehung mit klaren Bedingungen schützen, schaffen Sie Vertrauen, das über ein einzelnes Projekt hinausgeht und zu dauerhaften Partnerschaften führt.

Was sollte eine Vorlage für ein kreatives Retainer-Angebot enthalten?

Eine gut strukturierte Vorlage für einen Kreativ-Retainer-Vertrag hilft beiden Seiten dabei, zu sehen, wie die laufende Arbeit jeden Monat ablaufen wird. Es verbindet praktische kreative Arbeit mit einer klaren Vereinbarung und spiegelt die Abschnitte wider, die Sie in einem vollständigen Werbeagenturvertrag finden. Verwenden Sie diese Aufschlüsselung, um Angebote zu erstellen, die für Kunden jeder Größe leicht verständlich, fair und umsetzbar sind.

Parteien und Projektübersicht

Beginnen Sie mit den Grundlagen: Name der Agentur, Name des Kunden und eine kurze Zusammenfassung der laufenden Geschäftsbeziehung. Fügen Sie eine kurze Beschreibung des Geschäfts und des Kontexts des Kunden sowie eine ein Absatz lange Übersicht über den Auftrag hinzu, z. B. laufende kreative Leitung, Content-Produktion oder Werbemanagement.

In diesem Abschnitt bereiten Sie die Bühne vor. Nennen Sie die wichtigsten Akteure, identifizieren Sie die Branche und die Zielgruppe des Kunden und notieren Sie die aktuellen Marketingziele. Beispielsweise könnten Sie eine mittelgroße Verbrauchermarke beschreiben, die einen stetigen Strom an Social-Media-Inhalten aufrechterhalten und gleichzeitig bezahlte Kampagnen optimieren möchte. Diese Formulierung hilft dabei, den Rest des Vorschlags auf eine reale, messbare Beziehung auszurichten, anstatt auf ein einmaliges Projekt. Indem Sie die Beziehung zum geschäftlichen Kontext herstellen, erleichtern Sie auch die spätere Bezugnahme auf den entsprechenden Agenturvertrag.

Verwenden Sie eine praktische und konkrete Sprache. Ein kurzer Absatz über den Zweck des Retainers – „die kontinuierliche kreative Leitung und monatliche Produktion von Inhalten“ – hilft beiden Seiten, sich vorzustellen, wie die monatliche Arbeit ablaufen und wie die Leistung überprüft werden soll.

Ziele und Erfolgskennzahlen

Richten Sie den Retainer auf Geschäftsergebnisse aus, nicht nur auf Aufgaben. Legen Sie übergeordnete Ziele wie Markenbekanntheit, Lead-Generierung und eine konsistente Content-Produktion fest und verbinden Sie diese mit einfachen Kennzahlen, anhand derer Sie den Erfolg messen können.

Setzen Sie sich realistische Ziele, auf die ein kleines Team Einfluss nehmen kann. Streben Sie beispielsweise 2 bis 4 Kampagnen pro Quartal, eine Veröffentlichungsfrequenz von 6 bis 12 Blogbeiträgen oder Social-Media-Beiträgen pro Monat und eine Verbesserung der Ziel-Engagementrate um 10 bis 20 % innerhalb von sechs Monaten an. Fügen Sie einen Plan hinzu, um diese Kennzahlen zu Beginn zu überprüfen und die Ziele anzupassen, wenn sich die Beziehung weiterentwickelt. Dieser Ansatz bindet die Arbeit an tatsächliche Ergebnisse und nicht nur an Aktivitäten, wodurch der Vorschlag überzeugender und leichter zu erneuern ist.

Beschreiben Sie nach Möglichkeit, wie die Kennzahlen gemessen und berichtet werden. Sie können monatliche Dashboards, eine vierteljährliche Leistungsüberprüfung und eine konkrete Übergabe an den Kunden zur Genehmigung festlegen. Indem Sie den Erfolg an klar definierte Ergebnisse knüpfen, schaffen Sie einen geradlinigen Weg zu Vertragsverlängerungen und einer fortgesetzten Zusammenarbeit.

Leistungsumfang und Lieferumfang

Beschreiben Sie detailliert, was genau in der monatlichen Pauschale enthalten ist: Art der Dienstleistungen (Strategie, Design, Texte, Anzeigenverwaltung, Wartung), typische Leistungen und etwaige Beschränkungen wie die Anzahl der Überarbeitungen oder Kampagnen pro Monat. Verwenden Sie Aufzählungspunkte oder eine Tabelle, um zwischen Kernleistungen und optionalen Zusatzleistungen zu unterscheiden, für die ein separater Kostenvoranschlag erforderlich wäre.

Beschreiben Sie die Kernaktivitäten, die der Kunde jeden Monat erwarten kann, wie z. B. monatliche kreative Leitung, bis zu 4 Designüberarbeitungen pro Liefergegenstand, 2 Runden Textüberarbeitungen und fortlaufende Anzeigenverwaltung für eine festgelegte Anzahl von Anzeigensätzen. Dann skizzieren Sie Add-ons, die einen separaten Kostenvoranschlag erfordern würden, wie Videoproduktion, vollständige Website-Aktualisierung oder umfangreiche Aktualisierungen der Markenressourcen. Wenn Sie eine Tabelle verwenden, halten Sie diese einfach mit Spalten für Kernleistungen und optionale Zusatzleistungen, damit der Kunde sehen kann, was enthalten ist und was zusätzlich kostet. Diese Klarheit hilft, Scope Creep zu vermeiden und erleichtert dem Kunden die Budgetierung.

Geben Sie zusätzlich zur Tabelle alle Beschränkungen an, wie beispielsweise die Anzahl der Kampagnen pro Monat, die Anzahl der Überarbeitungsrunden und die voraussichtlichen Bearbeitungszeiten für Genehmigungen. Klare Grenzen helfen beiden Seiten, Kapazitäten zu verwalten und Überraschungen am Monatsende zu vermeiden.

Retainer-Struktur und Gebühren

Beschreiben Sie, wie das Finanzmodell des Retainers präsentiert wird: pauschale monatliche Gebühr, gestaffelte Retainer oder hybride Retainer (z. B. eine Grundgebühr plus eine Leistungsprämie). Geben Sie an, wie und wann die Vorauszahlung in Rechnung gestellt wird (z. B. monatlich im Voraus), wie nicht genutzte Stunden oder Leistungen behandelt werden und wie Überschreitungen abgerechnet werden.

Verwenden Sie ein praktisches Beispiel zur Veranschaulichung. Eine monatliche Pauschale von 5.000 US-Dollar, die am ersten Tag jedes Monats in Rechnung gestellt wird und bis zu 20 Arbeitsstunden umfasst. Wenn die Stunden die monatliche Obergrenze überschreiten, können die Mehrkosten zu einem festen Satz (z. B. 150 $ pro Stunde) in Rechnung gestellt oder aus einem Prepaid-Pool abgezogen werden. Wenn es eine gestaffelte Struktur gibt, erläutern Sie, was jede Stufe umfasst (z. B. Stufe 1 bei 3.000 $, Stufe 2 bei 5.000 $, Stufe 3 bei 8.000 $) und was ein Upgrade ausmacht. Diese Klarheit hilft dem Kunden bei der Budgetplanung und bietet einen unkomplizierten Weg zu Verlängerungen oder Anpassungen, wenn sich die Anforderungen ändern.

Behandeln Sie abschließend die Rechnungsstellung für Leistungen, einschließlich Meilenstein-Triggern, Teilmonatsgebühren für Neukunden und die Behandlung von Streitigkeiten über Arbeiten oder Lieferungen. Ein klar definierter Finanzbereich reduziert den Hin- und Her-Verkehr und hält die Beziehung auf die Ergebnisse fokussiert.

Laufzeit, Verlängerungen und Kündigung

Weisen Sie den Leser darauf hin, die Dauer der Bindung (z. B. 3, 6 oder 12 Monate), das Startdatum und etwaige Mindestverpflichtungen anzugeben. Fügen Sie grundlegende Formulierungen zu Kündigungsfristen oder Nichtverlängerung sowie zur Abwicklung der letzten Arbeiten und ausstehenden Rechnungen am Ende der Laufzeit hinzu.

Kurze, konkrete Begriffe helfen beiden Seiten bei der Planung für die Zukunft. Beispielsweise eine Laufzeit von 6 Monaten mit einer Kündigungsfrist von 30 Tagen für die Verlängerung oder Kündigung nach dem zweiten Monat und einer klaren Erklärung, dass alle laufenden Arbeiten innerhalb einer festgelegten Auslaufphase abgeschlossen oder übergeben werden. Legen Sie fest, ob der Kunde den Retainer pausieren kann (und unter welchen Bedingungen) und wie ungenutzte Leistungen behandelt werden, wenn die Beziehung vorzeitig beendet wird. Diese Details schützen sowohl die Agentur als auch den Kunden und legen die Erwartungen für einen reibungslosen Übergang am Ende der Laufzeit fest.

Geben Sie auch an, wie Schlussrechnungen behandelt werden und wann nach der Kündigung noch ausstehende Leistungen zu erbringen sind. Ein transparenter Ansatz reduziert potenzielle Streitigkeiten und sorgt für einen reibungsloseren Abschluss der Beziehung.

Verantwortlichkeiten des Kunden und Zusammenarbeit

Empfehlen Sie, einen Abschnitt aufzunehmen, in dem klar angegeben ist, was der Kunde bereitstellen muss, damit der Auftrag wirksam wird: Zugriff auf Markenressourcen, Tools, Werbekonten, Kontaktdaten und Genehmigungsfristen. Weisen Sie darauf hin, dass die Festlegung von Feedback-Bearbeitungszeiten und Besprechungsrhythmen hier spätere Engpässe vermeidet.

Geben Sie praktische Anforderungen wie Markenrichtlinien, Zugang zu erforderlichen Plattformen und zeitnahe Genehmigungen an. Legen Sie beispielsweise ein Standard-Feedback-Fenster von 48 bis 72 Stunden für die Überprüfung von Entwürfen und eine wiederkehrende monatliche oder zweiwöchentliche Statusbesprechung fest. Legen Sie fest, wer im Kundenteam die Kreativ- und Medienpläne genehmigen muss, um Verzögerungen zu vermeiden. Durch die Festlegung dieser Verantwortlichkeiten schaffen Sie einen reibungslosen Arbeitsablauf und verringern das Risiko von Terminüberschreitungen oder unklaren Zuständigkeiten.

Erwägen Sie, am Ende dieses Abschnitts eine einfache Kunden-Checkliste hinzuzufügen und diese mit Ihrem Onboarding-Prozess zu verknüpfen. Dies hilft beiden Seiten dabei, zu verfolgen, was noch fehlt, und sorgt dafür, dass das Projekt planmäßig voranschreitet.

Zusammenfassung zu geistigem Eigentum und Nutzungsrechten

Erläutern Sie, dass die vollständigen rechtlichen Details zwar in der Vereinbarung über die Beauftragung der Werbeagentur oder im Rahmenvertrag enthalten sind, der Vorschlag jedoch kurz zusammenfassen sollte, wie Eigentums- und Nutzungsrechte funktionieren (z. B. Eigentumsrechte des Kunden nach vollständiger Bezahlung, Selbstvermarktungsrechte der Agentur). Verwenden Sie hier eine einfache, nicht juristische Sprache, um das Dokument verständlich zu halten.

Bieten Sie einen praktischen Überblick: Der Kunde erhält nach vollständiger Bezahlung das Eigentum an den endgültigen Leistungen; die Agentur behält sich das Recht vor, die Arbeit für Portfolio- und Werbezwecke zu verwenden, sofern dies nicht vom Kunden untersagt wird; und dem Kunden wird eine Lizenz zur Nutzung der Leistungen für seine geschäftlichen Zwecke gewährt. Geben Sie etwaige Einschränkungen an, wie z. B. Beschränkungen hinsichtlich der Unterlizenzierung durch Dritte oder der regionalen Nutzung. Durch die klare Darstellung von Eigentumsverhältnissen und Rechten reduzieren Sie Unklarheiten während der Einarbeitung und bei zukünftigen Verlängerungen.

Dieser Abschnitt sollte mit dem Entwurf des Honorarvertrags übereinstimmen, damit die Leser verstehen, welche Rechte über den Vorschlag hinaus bestehen, und gleichzeitig wissen, dass die vollständigen Bedingungen in einem längeren Vertrag festgelegt werden.

Vertraulichkeit und Datenaspekte

Empfehlen Sie einen kurzen Abschnitt, der den Kunden versichert, dass ihre Informationen, Kampagnen und Daten vertraulich behandelt werden. Beachten Sie, dass die verbindliche Vertraulichkeitsklausel in den Honorarvertrag gehört, aber der Vorschlag kann Ihre Verpflichtung umreißen und darauf hinweisen, dass eine vollständige Vereinbarung folgen wird.

In der Praxis können Sie feststellen, dass die Agentur Kundendaten sicher aufbewahrt, den Zugriff auf autorisiertes Personal beschränkt und sensible Materialien schützt. Erwähnen Sie alle relevanten Datenpraktiken, wie beispielsweise die konforme Verarbeitung personenbezogener Daten, Zugriffskontrollen für Werbekonten und sichere Dateiübertragungen. Eine prägnante Vertraulichkeitserklärung hilft dabei, Vertrauen aufzubauen, und zeigt, dass Datenschutz ein zentraler Bestandteil der Beziehung ist.

Nächste Schritte und Annahme

Zeigen Sie, wie Sie das Angebot mit einem klaren Aufruf zum Handeln abschließen können: Wie kann der Kunde zustimmen, was passiert nach der Annahme (Auftaktbesprechung, Onboarding, Sammlung von Assets) und wie wird das kreative Retainer-Angebot in einen unterzeichneten Retainer-Vertrag umgewandelt? Schlagen Sie vor, Unterschriftszeilen oder Felder für elektronische Signaturen einzufügen, wenn der Vorschlag selbst angenommen werden kann.

Bieten Sie einen klaren Weg, um voranzukommen. Fügen Sie eine sichtbare Genehmigungsmethode hinzu (z. B. die Schaltfläche „Vorschlag genehmigen“ oder ein verlinktes Formular) und beschreiben Sie die Onboarding-Schritte: Kickoff-Meeting, Bereitstellung des Zugriffs, Erfassung der Assets und der Kalender für die ersten Ergebnisse. Erläutern Sie, wie der Vorschlag zu einer unterzeichneten Vereinbarung wird, sei es durch eine elektronische Signatur oder einen Folgevertrag, und fügen Sie einfache Unterschriftszeilen ein, damit der Kunde schnell und einfach zustimmen kann.

Um die Dynamik aufrechtzuerhalten, bieten Sie eine kurze Checkliste für die Annahme an: Bestätigen Sie den Namen und die Kontaktdaten des Kunden, bestätigen Sie das Startdatum, bestätigen Sie den Grundhonorarbetrag und bestätigen Sie die bevorzugte Unterschriftsmethode. Ein sauberer Abschluss mit klaren Schritten fördert schnellere Entscheidungen und einen reibungsloseren Einstieg.

So passen Sie die Vorlage an verschiedene Kreativ- und Werbe-Retainer an

Die Verwendung einer einzigen Vorlage für Kreativ-Retainer-Angebote für mehrere Dienstleistungsbereiche hilft Ihnen, schneller voranzukommen, Geschäfte früher abzuschließen und Ihren Kunden klare Erwartungen zu vermitteln. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie die Vorlage für Werbe-, Web-, Branding- und Content-Retainer anpassen und wie Sie mit verschiedenen Preismodellen umgehen können, ohne Ihre bestehenden Vereinbarungen zu verletzen. Das Ziel ist ein Vorschlag, der konkret genug ist, um den Auftrag zu erhalten, aber flexibel genug, um branchenübergreifend und für verschiedene Arten der Zusammenarbeit eingesetzt werden zu können.

Anpassung der Vorlage für Werbeaufträge

Werbeverträge erfordern Klarheit in Bezug auf Medienplanung, Kampagnenzyklen, Ausgabenmanagement und Berichtsrhythmus. Beginnen Sie mit dem Hinzufügen eines eigenen Abschnitts „Medien & Kampagne“, in dem Planungsschritte, Entscheidungsrechte und Genehmigungsfristen definiert werden. Trennen Sie das Medienbudget des Kunden von Ihrer Agenturgebühr, um Verwirrung zu vermeiden, und legen Sie fest, wer Impressionen, Klicks und Conversions nachverfolgt. Klären Sie die Datenhoheit, den Kontozugriff und die Einhaltung der Plattformrichtlinien, um spätere Unklarheiten zu vermeiden.

Legen Sie als Nächstes einen realistischen Berichtsrhythmus fest, der die Entscheidungsfindung unterstützt. Für viele KMUs im Jahr 2025 sind monatliche Dashboards in Looker Studio (ehemals Data Studio) oder Google Data Studio sowie vierteljährliche Geschäftsberichte eine gute Lösung. Beispiel-Zeitplan beifügen: Leistungsbewertung innerhalb von fünf Werktagen nach Monatsende, mit optionalen wöchentlichen Check-ins während Kampagnen mit hoher Geschwindigkeit. Legen Sie die Verantwortlichkeiten für Nachverfolgung, Optimierung und Freigabe von Kreativkonzepten klar fest, damit jeder weiß, wer für was zuständig ist.

Um Ihnen bei der sauberen Umsetzung zu helfen, fügen Sie diese Abschnitte für Werbepauschalen ein:

• Medienplanung und -einkauf: Strategien, Kanäle und Genehmigungen
• Kampagnenzyklen und Meilensteine, die Sprints und Überprüfungen definieren
• Verwaltung der Werbeausgaben und Abstimmung mit separaten Medienbudgets
• Berichtsrhythmus und Dashboards sowie Details zur Datenhoheit
• Rollen, Verantwortlichkeiten und Kontozugriff für Transparenz
• Compliance und Markenrichtlinien zum Schutz Ihrer Kunden und Ihrer selbst

Durch die Trennung der Medienausgaben von den Agenturgebühren und die detaillierte Festlegung der Rollen im Voraus schaffen Sie einen transparenten, skalierbaren Retainer, der den Hin- und Her-Verkehr während der Einarbeitung und der laufenden Arbeit reduziert.

Maßgeschneiderte Lösungen für Web, Branding und Content-Retainer

Web-, Branding- und Content-Retainer erfordern unterschiedliche Leistungen und monatliche Output-Ziele. Der Umfang der Website-Wartung sollte Updates, Backups, Sicherheitskorrekturen, Verfügbarkeitsziele und Tests vor dem Start umfassen. Bei Branding-Retainern sollten Sie den Schwerpunkt auf fortlaufende Designunterstützung, die Erstellung von Assets, Versionskontrolle und Aktualisierungen der Markenrichtlinien legen. Für Content-Retainer sollten Sie eine vorhersehbare monatliche Outputmenge für Blogs, E-Mails und Social-Media-Beiträge sowie einen klaren Workflow für die Überprüfung und Freigabe festlegen.

Um diese Ideen in die Praxis umzusetzen, sollten Sie diesen abgestimmten Ansatz in Betracht ziehen: Legen Sie klare, messbare Ziele für jede Spezialisierung fest und verknüpfen Sie diese mit einer konsistenten monatlichen Leistung. Beispielsweise könnte ein Website-Wartungsvertrag „zweimal monatliche Updates und Backups mit einer vierteljährlichen Sicherheitsüberprüfung“ versprechen, während ein Branding-Vertrag „zwei neue Assets pro Monat und fortlaufende visuelle Aktualisierungen“ zusichern könnte. Legen Sie für Inhalte einen festen Rhythmus fest, z. B. „3 Blogbeiträge, 4 E-Mails und 12 Social-Media-Beiträge pro Monat“, mit einem definierten Genehmigungszeitraum.

Diese Beispiele helfen Ihnen dabei, den Umfang an die Branche und die Geschäftstätigkeit des Kunden anzupassen und gleichzeitig die Vorlage vorhersehbar und skalierbar zu halten.

• Website-Wartung und Support-Verträge (Updates, Backups, Fehlerbehebungen)
• Branding-Retainer (laufende Designunterstützung, Erstellung von Assets)
• Inhaltsspeicher (Blogs, E-Mails, Social-Media-Beiträge)

Fördern Sie die Festlegung einer vorhersehbaren monatlichen Leistung für jeden Fachbereich und kombinieren Sie diese mit einem klaren Genehmigungskalender, um Engpässe und Verzögerungen zu vermeiden.

Zur Unterstützung verschiedener Preismodelle

Ihr Angebot sollte mehrere Preisoptionen klar darstellen, damit Kunden vergleichen und das Modell auswählen können, das ihren Bedürfnissen entspricht. Beginnen Sie mit einer einfachen Tabelle, in der alle Optionen nebeneinander aufgeführt sind und erklärt wird, was enthalten ist, wie hoch die typischen monatlichen Kosten sind und für wen die jeweilige Option am besten geeignet ist. Dadurch können Kunden Kompromisse leicht bewerten, ohne das gesamte Dokument erneut lesen zu müssen.

Zu den gängigen Optionen gehören feste Leistungspakete, stundenbasierte Retainer mit monatlichen Obergrenzen und gemischte Modelle. Feste Pakete sind leicht verständlich und lassen sich gut skalieren, da die Ergebnisse klar definiert sind. Stundenbasierte Honorare bieten Flexibilität für laufende Arbeiten mit einer Obergrenze zur Kontrolle der Ausgaben. Blended-Modelle kombinieren feste Leistungen mit einem gebündelten Stundenkontingent, um unerwartete Anfragen abzudecken. Im Jahr 2025 nutzen viele Unternehmen eine Kombination aus festen Leistungen für Kernservices und stundenbasierten Zusatzleistungen für Notfälle oder strategische Aufgaben, die alle in einer einzigen Vergleichstabelle dargestellt werden.

Um Kunden den Vergleich zu erleichtern, fügen Sie diese Tabelle in den Abschnitt „Gebühren“ ein. Es sollte das Modell, die enthaltenen Leistungen, die typische monatliche Bandbreite und Hinweise zu Überschreitungen oder Anpassungen enthalten.

Die Gegenüberstellung dieser Optionen hilft Kunden dabei, Wert, Umfang und Risiko zu vergleichen. Außerdem können Sie so leichter Upselling betreiben oder Anpassungen vornehmen, wenn sich die Anforderungen ändern, ohne jedes Mal von vorne beginnen zu müssen.

Wenn Sie diesen Ansatz verwenden, dokumentieren Sie, wie Sie Überschreitungen behandeln, wie die Zeit erfasst wird und wie Änderungen des Umfangs genehmigt werden, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.

Um sich an Ihre bestehende Retainer-Vereinbarung anzupassen

Die Übereinstimmung mit dem Wortlaut Ihrer aktuellen Retainer-Vereinbarung ist unerlässlich. Stellen Sie zunächst sicher, dass die Laufzeit, der Umfang, die Rechte an geistigem Eigentum und die Kündigungsbedingungen des Angebots mit Ihrer Standardvorlage übereinstimmen. Wenn Ihre Agentur einen Rahmenvertrag verwendet, verweisen Sie in Ihrem Angebot auf die entsprechenden Klauseln und vermerken Sie alle Ausnahmen oder Ergänzungen für das Projekt des Kunden.

Um die Übereinstimmung zu gewährleisten, erstellen Sie interne Notizen oder eine Checkliste, in der die Formulierungen des Angebots mit den Vertragsklauseln abgeglichen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass es zu keiner Diskrepanz kommt, sobald der Kunde in die Vertragsphase übergeht. Speichern Sie diese Notizen in einem gemeinsamen Dokument oder einem Projektbereich in Notion, Google Docs oder Ihrem CRM, damit die Vertriebs- und Rechtsabteilungen auf dem gleichen Stand bleiben.

• Laufzeit und Verlängerungsbedingungen
• Umfang und Änderungskontrollprozesse
• IP-Eigentumsrechte und Nutzungsrechte
• Vertraulichkeit und Datenverarbeitung
• Stornierung, Kündigung und Ausstiegsklauseln
• Bereitstellung von Vermögenswerten, Onboarding und Unterstützung beim Übergang

Eine einfache interne Checkliste stellt sicher, dass der Wortlaut des Angebots Ihren rechtlichen Klauseln entspricht, was Verwirrung beim Kunden vermeidet und die Vertragsunterzeichnung beschleunigt.

Vorteile der Verwendung einer Vorlage zur Erstellung Ihres Retainer-Angebots

Eine wiederverwendbare Vorlage für Kreativangebote kann Zeit sparen, die Konsistenz verbessern und Ihre Erfolgsquote steigern. Im täglichen Agenturbetrieb hilft eine gut gepflegte Vorlage den Teams dabei, auch bei hoher Arbeitsbelastung präzise und überzeugend zu bleiben. Hier finden Sie praktische Tipps für die effektive Nutzung der Vorlage im Jahr 2025.

Um die Vorlage übersichtlich und kundenfreundlich zu halten

Halten Sie die Vorlage übersichtlich, indem Sie eine einfache Sprache verwenden und kurze Abschnitte erstellen, die vielbeschäftigte Entscheidungsträger schnell überfliegen können. Vermeiden Sie in dem Angebot selbst schwer verständliche Rechtssprache; heben Sie sich die formellen Klauseln für den Vertrag über die Beauftragung auf. Verwenden Sie klare Überschriften, prägnante Sätze und kurze Absätze, damit die Leser das Angebot auf einen Blick verstehen.

Auch die Struktur spielt eine Rolle. Beginnen Sie mit einer ein Absatz umfassenden Zusammenfassung, gefolgt von den Abschnitten „Was wir tun werden“, „Wie wir arbeiten werden“ und einem einfachen Zeitplan. Wenn Sie Zahlen nennen, wählen Sie runde Zahlen wie „bis zu 8 Social-Media-Beiträge pro Monat” oder „zwei Überarbeitungsrunden”, damit die Seite lesbar und glaubwürdig bleibt.

Machen Sie die Vorlage leicht wiederverwendbar, indem Sie Platzhalter für Kundennamen, Dienstleistungen, Arbeitszeiten und geschätzte Gebühren einfügen. Behalten Sie einen einheitlichen Branding-Stil über alle Projekte hinweg bei und führen Sie vor dem Versand eine kurze Lesbarkeitsprüfung durch. Wenn Sie die Vorlage mit einem Kollegen testen, werden Sie Fachjargon und Formatierungsfehler frühzeitig erkennen.

Um Scope Creep und Missverständnisse zu vermeiden

Um Scope Creep und Missverständnisse zu vermeiden, sollten Sie klar umreißen, was enthalten ist und was nicht. Eine einfache Regel besteht darin, zu beschreiben, was im Retainer enthalten ist und was ein separates Projekt oder einen Änderungsauftrag erfordern würde. Diese klare Vorabinformation reduziert den Hin- und Her-Verkehr und trägt zum Schutz der Rentabilität bei.

Beschreiben Sie praktische Beispiele im Dokument: Der Retainer umfasst die laufende Strategie, die monatliche Inhaltsplanung und die Produktion bis zu einer festgelegten Stundenobergrenze. Ausnahmen können eine umfassende Neugestaltung der Website oder eine neue Funktion außerhalb des vereinbarten Umfangs sein – diese würden ein separates Projekt mit eigenem Zeitplan und eigenen Gebühren auslösen.

Gestalten Sie den Änderungsauftragsprozess unkompliziert. Geben Sie an, wie Änderungen beantragt werden, wie die Preise aktualisiert werden und wie sich die Zeitpläne verschieben. Dieser klare Prozess minimiert Streitigkeiten und legt Erwartungen sowohl für Ihr Team als auch für den Kunden fest.

Den Wert vor dem Preis präsentieren

Präsentieren Sie den Wert vor dem Preis, formulieren Sie die Herausforderungen und Ziele des Kunden sowie Ihren strategischen Ansatz, bevor Sie die Retainer-Gebühr offenlegen. Beginnen Sie mit einer schnellen Diagnose der Bedürfnisse des Kunden, legen Sie dann drei klare Ziele fest und erstellen Sie einen Zwei- bis Vier-Stufen-Plan, um diese zu erreichen.

Fügen Sie einen kurzen Abschnitt „Warum wir?“ oder „Unser Ansatz“ hinzu, in dem Sie Ihre Fachkompetenz, Ihren Prozess und die zu erwartenden Ergebnisse hervorheben. Verwenden Sie einen vierstufigen Prozess – Entdeckung, Strategie, Umsetzung und Berichterstattung – und verbinden Sie jeden Schritt mit messbaren Ergebnissen wie einer schnelleren Lieferung oder einem höheren Engagement, um den Preis zu rechtfertigen.

Schließen Sie, indem Sie zeigen, wie der Retainer zum Erfolg des Kunden beiträgt. Indem Sie die Ergebnisse mit der laufenden Arbeit des Beauftragten verknüpfen, schaffen Sie einen überzeugenden Wertbeitrag, der die Vergütung als fair erscheinen lässt. Wenn möglich, fügen Sie ein einfaches Vorher-Nachher-Beispiel oder ein KPI-Ziel hinzu, um die Diskussion zu verankern.

Interne Teams auf den Retainer abstimmen

Um die internen Teams auf den Retainer einzustimmen, behandeln Sie den unterzeichneten Vorschlag als einzige Quelle für die darin enthaltenen Informationen. Stellen Sie sicher, dass Projektmanager, Kundenbetreuer und Kreativleiter regelmäßig darauf zurückgreifen, um Verpflichtungen und Erwartungen zu bestätigen.

Speichern Sie den akzeptierten Creative Retainer-Vorschlag zusammen mit der unterzeichneten Vereinbarung in einem gemeinsamen System wie Google Drive oder Notion, damit jedes Teammitglied Zugriff auf die zu erbringenden Leistungen, Zeitpläne und Berichtserwartungen hat. Verknüpfen Sie das Dokument mit Ihren Projektmanagement-Tools, um die Sichtbarkeit für alle zu gewährleisten.

Legen Sie schließlich ein Kickoff-Meeting, wöchentliche Status-Updates und monatliche Berichte fest. Planen Sie eine vierteljährliche Überprüfung, um den Umfang und die Kennzahlen zu aktualisieren, und führen Sie ein einfaches Dashboard, das die Ergebnisse und Resultate verfolgt. Wenn Teams sich auf dasselbe Dokument einigen, laufen Übergaben reibungsloser ab und die Kundenzufriedenheit steigt.

Wie Bonsai bei der Verwaltung kreativer Retainer-Angebote hilft

Bonsai verwandelt eine statische Vorlage für Kreativ-Retainer-Angebote in einen flexiblen, wiederverwendbaren und nachverfolgbaren Workflow, der die Erstellung von Entwürfen, Genehmigungen und die laufende Verwaltung von monatlichen Retainern umfasst. Es kombiniert Vorlagen, zentralisierte Nachverfolgung und Automatisierung, um Angebote für viele Kunden zu skalieren und gleichzeitig das Branding und klare Bedingungen zu bewahren. Dieser Ansatz reduziert Doppelarbeit und hilft Ihnen dabei, vom ersten Entwurf bis zur unterzeichneten Vereinbarung ein einheitliches Kundenerlebnis zu gewährleisten.

Vorlagen für wiederverwendbare kreative Retainer-Angebote erstellen

Richten Sie einmalig ein Layout ein und speichern Sie es als Vorlage, die Sie für jeden Kunden oder jede Dienstleistung kopieren können. Entwerfen Sie in Bonsai den Vorschlag mit Abschnitten für Ziele, Umfang, Leistungen, Honorare, Zahlungsbedingungen sowie Laufzeit und Kündigung und speichern Sie ihn als wiederverwendbare Vorlage. Fügen Sie Ihr Branding hinzu – Logo, Farbpalette und bevorzugte Schriftarten –, damit jedes neue Angebot ohne zusätzlichen Aufwand einheitlich aussieht. Verwenden Sie Platzhalter für Kundenname, Projektdauer und Honorarspannen, damit Sie diese beim Klonen schnell ausfüllen können.

Nach dem Speichern können Sie die Vorlage innerhalb weniger Minuten für verschiedene Kunden, Dienstleistungen oder Werbeaufträge klonen. Beispielsweise kann ein Freiberufler, der drei Dienstleistungen anbietet – Kreativstrategie, Videoproduktion und bezahlte Medien –, drei Vorlagen pflegen, die die gängigen Bereiche für jede Dienstleistung abdecken. Beim Klonen werden nur der Kundenname, die Details zum Geltungsbereich und die Nummern aktualisiert. Die Struktur und das Branding bleiben unverändert, sodass stets ein professionelles Erscheinungsbild gewährleistet ist.

Dieser Ansatz spart Zeit und reduziert Fehler. Außerdem vereinfacht es die Einarbeitung neuer Teammitglieder, da alle für jeden Vorschlag dasselbe bewährte Framework verwenden.

Kreative Retainer-Angebote an einem Ort verfolgen und verwalten

Bonsai speichert alle Vorschläge in einer einzigen, durchsuchbaren Plattform, sodass Sie auf einen Blick sehen können, welche Vorschläge gesendet, angesehen oder angenommen wurden. Die Statusbezeichnungen – Entwurf, Gesendet, Angezeigt, Unterzeichnet und Abgelehnt – geben Ihnen einen schnellen Überblick über die nächsten Schritte. Sie können nach Kunde, Datum oder Dienstleistungsbereich filtern und eine übersichtliche Zeitleiste für jedes Angebot anzeigen, sodass Sie Verlängerungen und Nachfassaktionen immer im Blick haben.

Jeder Vorschlag bleibt mit dem Kundendatensatz und allen zugehörigen Projekten oder unterzeichneten Verträgen verknüpft, sodass ein kontinuierlicher Überblick über die Arbeit, Meilensteine und Einnahmen gewährleistet ist. Diese Verknüpfung erleichtert die Nachverfolgung eines Retainers vom Angebot über die Genehmigung bis hin zur aktiven Arbeit und unterstützt eine genaue Berichterstattung für Verlängerungen und Prognosen. In der Praxis können Teams an einem Ort eine kundenweite Übersicht aller offenen Retainer und bevorstehenden Ablaufdaten abrufen.

Insgesamt reduziert eine zentralisierte Informationsquelle Missverständnisse und beschleunigt die Entscheidungsfindung. Es erleichtert auch Audits und Kundenbewertungen, da alles, was Sie benötigen, miteinander verbunden und über das Kundenprofil zugänglich ist.

Um Genehmigungen, Erinnerungen und Nachfassaktionen zu automatisieren

Ab 2025 bietet Bonsai eine Reihe von Automatisierungsoptionen, die Angebote ohne manuelle Nachverfolgung vorantreiben. Die Einholung elektronischer Unterschriften kann direkt aus dem Angebot heraus initiiert werden, wobei Kunden mit wenigen Klicks online unterschreiben können. Für nicht unterzeichnete Angebote können automatische Erinnerungen eingerichtet werden, damit Fristen nicht verpasst werden, und Statusbenachrichtigungen können an das Team gesendet werden, wenn ein Angebot angenommen oder abgelehnt wird.

Darüber hinaus unterstützt Bonsai die Umwandlung eines angenommenen Angebots in ein Projekt, eine Rechnung oder einen aktiven Auftrag mit einem einzigen Klick. Dies optimiert die Einarbeitung, verhindert doppelte Eingaben und stellt sicher, dass die Arbeit sofort nach der Genehmigung beginnen kann. Durch die Verknüpfung von Genehmigungen, Erinnerungen und Konvertierungen mit bestimmten Auslösern – wie der Erstellung, dem Versand, der Anzeige oder der Unterzeichnung von Angeboten – behalten Sie die Dynamik bei und verringern die Wahrscheinlichkeit, dass Geschäfte ins Stocken geraten.

Hier sind die Automatisierungen, die Bonsai im Zusammenhang mit Angeboten unterstützen kann:

• Sammlung elektronischer Signaturen
• Automatische Erinnerungen für nicht unterzeichnete Vorschläge
• Statusbenachrichtigungen an das Team, wenn ein Vorschlag für einen Kreativ-Retainer angenommen wird
• Nahtlose Umwandlung akzeptierter Angebote in Projekte, Rechnungen oder aktive Retainer