Vorlage für Medienmitteilungen

Was sollte in einer Vorlage für eine Medienmitteilung enthalten sein?

Medienkurzberichte sind kurze, strukturierte Dokumente, die Ihnen bei der Vorbereitung auf Medienkontakte helfen. Eine Vorlage für Medienmitteilungen verwandelt dieses Konzept in ein wiederverwendbares Formular, das Sie vor Interviews, Pressekonferenzen oder Berichterstattungsanlässen ausfüllen können. Vorlagen helfen Sprechern bei der Vorbereitung, der Abstimmung interner Teams und bieten PR-, Kommunikations- oder Marketingteams ein einheitliches Format für Medieninteraktionen. Mit einer Vorlage erfassen Sie die Gelegenheit, den Absatzmarkt, die Kernbotschaften, die Logistik und potenzielle Risiken an einem Ort – so kann jeder schnell und sicher einen neuen Brief erstellen.

Definition und Zweck eines Medienbriefings

Ein Medienbriefing ist ein kurzes Dokument, das dazu dient, einen Sprecher oder ein Team auf ein Interview, eine Pressekonferenz oder einen Medienauftritt vorzubereiten. Es fasst die Gelegenheit, den Journalisten oder das Medium, die Kernbotschaften, die Logistik und die potenziellen Risiken an einem Ort zusammen, sodass alle vorbereitet sind.

Der Auftrag enthält die Details zur Gelegenheit – was der Journalist möchte, das Publikum des Mediums und das Format (live, aufgezeichnet oder Fragen und Antworten). Es enthält die wesentlichen Botschaften und alle erforderlichen Soundbites sowie vorgeschlagene Zitate und Überbrückungsphrasen und deckt logistische Aspekte wie Datum, Uhrzeit, Zeitzone, Dauer und Teilnehmer ab. Durch die Angabe von Eskalationskontakten und einer Abzeichnung wissen Sie, an wen Sie sich wenden können, wenn sich Pläne ändern. Ein Medienbriefing hilft Ihnen dabei, Risiken zu planen und klare Antworten vorzubereiten, anstatt in der Situation zu raten.

Wann sollte eine Medienbriefvorlage verwendet werden?

Typische Szenarien, in denen eine Medienbriefing-Vorlage hilfreich ist, sind geplante Interviews in Fernsehen, Radio, Podcasts, Print- und Online-Medien sowie Medienrunden, Pressekonferenzen, Hintergrundgespräche und schnelle Reaktionen auf aktuelle Nachrichten.

In diesen Einstellungen sorgt die Vorlage dafür, dass Ihr Team hinsichtlich des Ziels, der Zielgruppe und des Tons aufeinander abgestimmt bleibt. Es rationalisiert die Vorbereitung, sodass ein Nachwuchsmitarbeiter in weniger als 15 Minuten die Angaben zu den Medien und den Ansprechpartnern, die Fragen des Journalisten und die genehmigten Gesprächspunkte eintragen kann. Sowohl für interne Teams als auch für Agenturen kann eine einzige Vorlage mehrere Verkaufschancen abdecken, indem dasselbe Format mit verkaufschancenspezifischen Anpassungen wiederverwendet wird.

Wer sollte diese Vorlage für Medienmitteilungen verwenden?

Mehrere Rollen stützen sich auf einen Medienbrief, um ihre Arbeit von der Planung bis zur Ausführung zu steuern.

PR-Manager und Kommunikationsleiter erstellen in der Regel die Briefings und stimmen sich mit den Journalisten ab, um sicherzustellen, dass die Botschaften markengerecht sind und die Fragen vorweggenommen werden. Marketingteams nutzen den Brief, um Medienauftritte mit umfassenderen Kampagnen zu verknüpfen, sodass die Gesprächspunkte mit Anzeigen und Landing Pages übereinstimmen. Gründer und Führungskräfte, die als Sprecher fungieren, proben anhand des Briefings, um sich an die Botschaft zu halten, während Agenturen es nutzen, um Kunden auf Interviews vorzubereiten und die Konsistenz über alle Medien hinweg zu gewährleisten.

Medienbriefing im Vergleich zu anderen Briefing-Arten

Der Medienbrief steht neben anderen Briefarten und zusammen unterstützen sie einen koordinierten Kommunikations-Workflow.

Im Vergleich zu einem Marketingkampagnen-Briefing oder einem Kreativ-Briefing konzentriert sich ein Medien-Briefing auf das Interview selbst – Reporter, Medium, Fragen, Gesprächspunkte und Eskalationswege –, während Kampagnen-Briefings Ziele, Zielgruppen, Ressourcen und Zeitpläne für umfassendere Marketingmaßnahmen vorgeben. Im Jahr 2025 speichern viele Teams diese Briefings im selben Arbeitsbereich (z. B. Notion oder Airtable), damit sie nur einmal überprüft und dann kanalübergreifend wiederverwendet werden können. Ein typischer Arbeitsablauf sieht wie folgt aus: Die PR-Abteilung entwirft den Medienbrief, die Marketingabteilung fügt Assets und Abstimmungsnotizen hinzu, und die Rechts- oder Markenabteilung gibt vor Beginn der Kontaktaufnahme ihre Zustimmung.

Wichtige Bestandteile eines Medienbriefings

Nachfolgend finden Sie eine übersichtliche Checkliste mit den Abschnitten, die jeder Medienbrief enthalten sollte. Verwenden Sie diesen Leitfaden, um eine einheitliche Kommunikation zu gewährleisten und Zeit bei der Vorbereitung von Sprechern für Interviews zu sparen.

Hintergrund und Überblick

Der Hintergrund gibt dem Interviewer den Kontext für die Geschichte. Fügen Sie eine kurze Zusammenfassung des Unternehmens oder Projekts, der Situation, die zu dem Vorstellungsgespräch geführt hat, und der Gründe, warum diese Gelegenheit gerade jetzt besteht, bei. Vermerken Sie alle aktuellen Produkteinführungen, Meilensteine oder Neuigkeiten, die die Geschichte aktuell machen, und halten Sie die Sprache sachlich und prägnant. Wenn Leser weitere Details wünschen, verlinken Sie zu einer Newsroom-Seite oder einer zuverlässigen externen Quelle.

Schreiben Sie in der Praxis ein paar Sätze, die die Szene ohne Übertreibung beschreiben. Nennen Sie die wichtigsten Termine und den aktuellen Stand des Projekts. Dieser Abschnitt sollte wie eine Kurzinformation und nicht wie eine Pressemitteilung formuliert sein. Indem Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren, helfen Sie dem Journalisten, die Relevanz zu erkennen, und geben Ihrem Sprecher einen selbstbewussten Ausgangspunkt für die Diskussion.

Details zu Marke, Produkt oder Initiative

Dieser Abschnitt enthält die wesentlichen Informationen über die Marke, das Produkt, die Dienstleistung, die Kampagne oder die Initiative, die diskutiert wird. Es hilft den Sprechern, sich schnell an die Kernaussage zu erinnern und in allen Interviews einheitlich zu bleiben.

Fügen Sie die Kernfelder hinzu, auf die sich das Team beziehen soll. Die folgende Liste enthält die typischen Felder, die erfasst und weitergegeben werden sollten: ein eindeutiger Name, eine kurze Beschreibung, Unterscheidungsmerkmale, aktueller Status und wichtige Belege, die die Geschichte mit Daten, Auszeichnungen oder Nutzerzahlen untermauern. Wenn Sie diese Elemente bereit haben, bleibt die Botschaft prägnant und es fällt Reportern leicht, Ihre Geschichte präzise zusammenzufassen.

• Name (Marke, Produkt, Dienstleistung, Kampagne oder Initiative)
• Kurzbeschreibung (2–3 Sätze)
• Unterscheidungsmerkmale (was macht es einzigartig)
• Status (in Vorbereitung, auf dem Markt, veraltet)
• Unbedingt zu erwähnende Belege (Statistiken, Auszeichnungen, Nutzerzahlen)

Mit diesen Feldern können Sprecher während Interviews schnell auf die Kernaussagen zurückgreifen und bleiben so im Einklang mit der Markenpositionierung.

Zielgruppe und Medienkanal

Planen Sie sowohl, wen Sie erreichen möchten, als auch, welches Medium Ihre Geschichte veröffentlichen wird. Der Abschnitt sollte Felder wie Hauptzielgruppe, Name des Mediums, Format, Ton/Stil und die Überschneidung der Zielgruppe des Mediums mit Ihrer Zielgruppe enthalten. Dieser Kontext hilft Sprechern dabei, ihre Sprache und Beispiele auf Zuschauer, Zuhörer oder Leser abzustimmen.

Verwenden Sie diese Felder, um eine Person oder Gruppe einem bestimmten Outlet zuzuordnen. Je mehr Sie über die Zielgruppe des Outlets wissen, desto besser können Sie die Botschaft anpassen. Wenn Reporter die Relevanz erkennen, beschäftigen sie sich eher mit Ihren Kernpunkten und stellen fundierte Fragen.

• Primäre Zielgruppe
• Name der Verkaufsstelle
• Format (Fernsehen, Podcast, Online, Print)
• Ton/Stil des Mediums
• Zielgruppenüberschneidung und Relevanz

Diese Abstimmung trägt dazu bei, dass Ihre Gesprächspunkte mit dem richtigen Ton und den richtigen Beispielen ankommen.

Reporter- oder Moderatorenprofil

Beschreiben Sie die Informationen, die über den Journalisten, Moderator oder Gastgeber enthalten sein sollen: Name, Titel, Fachgebiet oder Schwerpunktbereich, typische Blickwinkel, bisherige Berichterstattung über Ihr Unternehmen oder Ihre Branche und bemerkenswerte Vorlieben (Art der Fragestellung, technisches Niveau).

Wenn sich der Sprecher im Voraus über den Reporter informiert, kann er leichter eine Beziehung zu ihm aufbauen und sich natürlicher vorbereiten. In diesem Abschnitt geht es darum, die Person kennenzulernen, die die Fragen stellen wird, damit Sie deren Blickwinkel einschätzen und unangenehme Momente während des Vorstellungsgesprächs vermeiden können.

• Name
• Titel
• Schlag- oder Fokusbereich
• Typische Winkel
• Vorherige Berichterstattung
• Bemerkenswerte Präferenzen

Interview-Logistik und Zeitplanung

Halten Sie die praktischen Details fest, damit das Interview im Zeitplan bleibt. Dazu gehören Datum und Uhrzeit, Zeitzone, voraussichtliche Dauer, Ort oder Plattform, technische Anforderungen, gegebenenfalls Kleiderordnung und etwaige Embargo-Details. Fügen Sie auch die Kontaktdaten des Produzenten, Journalisten und PR-Verantwortlichen sowie klare Anweisungen zur Teilnahme hinzu, um Verwirrung in letzter Minute zu vermeiden.

Wenn diese Logistik schriftlich festgehalten wird, reduziert dies das Hin und Her und hilft dem Sprecher, am Tag des Interviews ruhig zu bleiben. Außerdem wird so sichergestellt, dass jeder weiß, an wen er sich bei kurzfristigen Fragen oder Änderungen wenden kann, was besonders bei Dreharbeiten an entfernten Orten oder in verschiedenen Zeitzonen wichtig ist.

• Datum
• Zeit
• Zeitzone
• Dauer
• Standort oder Plattform
• Technische Anforderungen
• Kleiderordnung
• Embargo-Details
• Kontaktdaten und Anweisungen zur Teilnahme

Kernbotschaften und Beweispunkte

Dies ist der Kern der Medienmitteilung: die priorisierten Gesprächspunkte, die der Sprecher ansprechen sollte. Skizzieren Sie 3–5 Kernbotschaften und liefern Sie für jede davon klare, kurze Belege. Die Beweise können Statistiken, Fallstudien, Beispiele oder Anekdoten sein, die die Behauptung untermauern.

Verwenden Sie eine prägnante und einprägsame Sprache. Verwenden Sie Aufzählungszeichen für jede Botschaft, damit Interviewer leicht darauf Bezug nehmen können, und stimmen Sie jeden Punkt auf Ihre Markenpositionierung ab. Wenn ein Reporter eine Frage stellt, sollten die Kernbotschaften die Antwort leiten, ohne dabei roboterhaft oder einstudiert zu klingen.

• Botschaft 1 – Kernvorteil und unterstützender Datenpunkt
• Botschaft 2 – Auswirkungen auf den Kunden anhand eines kurzen Beispiels
• Botschaft 3 – Nachweis des Erfolgs (Auszeichnungen, Kennzahlen oder Validierung durch Dritte)
• Meldung 4 – Zukunftsaussichten oder Fahrplan (falls zutreffend)

Mögliche Fragen und vorgeschlagene Antworten

Antizipieren Sie Fragen und bereiten Sie prägnante, themenbezogene Antworten vor. Gruppieren Sie die Fragen nach Themen und bieten Sie Leitformulierungen an, die der Sprecher mit eigenen Worten wiedergeben kann.

Fragen nach Themen wie Unternehmen, Produkt, Branchentrends und Risikothemen organisieren. Geben Sie für jedes Thema eine kurze, gebrauchsfertige Antwort, die den Kernpunkt erfasst, ohne wie auswendig gelernt zu klingen. Das Ziel ist es, Vertrauen zu schaffen, nicht ein Skript zu liefern.

• Thema: Unternehmen und Mission – Vorgeschlagene Antwort: Eine kurze, natürliche Erklärung, warum Ihre Arbeit wichtig ist.
• Thema: Produkt und Differenzierung – Vorgeschlagene Antwort: eine prägnante, konkrete Beschreibung dessen, was es einzigartig macht.
• Thema: Branchentrends – Vorgeschlagene Antwort: Eine Tatsache oder Erkenntnis, die die Geschichte untermauert.
• Thema: Riskante oder sensible Themen – Empfohlene Reaktion: eine neutrale, überbrückende Aussage, um das Gespräch in eine andere Richtung zu lenken.

Sensible Themen und rote Linien

Entwerfen Sie einen Abschnitt für Risiken: potenziell schwierige Fragen, zu vermeidende Themen oder Bereiche, die eine sorgfältige Formulierung erfordern. Fügen Sie klare Hinweise dazu hinzu, was geteilt werden darf und was nicht, welche Themen an die Rechts- oder Compliance-Abteilung weitergeleitet werden müssen, und empfehlen Sie überbrückende Aussagen, falls das Gespräch in problematische Bereiche abgleitet. Dies trägt zum Schutz des Rufs des Unternehmens bei.

Bereiten Sie einfache Überbrückungsformulierungen und einen Plan für die Eskalation vor. Wenn ein Reporter auf ein heikles Thema drängt, hat der Sprecher eine Möglichkeit parat, um wieder auf sicheres Terrain zurückzukehren, ohne den Faden des Gesprächs zu verlieren.

• Geben Sie keine nicht öffentlichen Finanzdaten oder Informationen weiter.
• Vermeiden Sie unangekündigte Funktionen oder Produkte.
• Vergleichen Sie nicht direkt mit Wettbewerbern, es sei denn, Sie verfügen über fundierte Daten.
• Beziehen Sie sich bei eingeschränkten Themen auf die Rechts-/Compliance-Abteilung.
• Überbrückende Aussagen bereitstellen, um umzuleiten und neu zu formulieren

Folgemaßnahmen und Reflexion

Beenden Sie die Vorlage mit Platz für Notizen nach dem Gespräch: Was wurde gefragt, welche Botschaften kamen an und welche Verpflichtungen wurden eingegangen, um weitere Informationen zu senden? Fügen Sie Aufforderungen zum Nachdenken hinzu, damit Teams ihre Medienleistung im Laufe der Zeit verbessern können.

Verwenden Sie eine einfache Struktur, wie z. B. Kontrollkästchen oder Eingabeaufforderungen, um festzuhalten, was funktioniert hat und was nicht. Überprüfen Sie nach jedem Interview die Notizen gemeinsam mit dem Team und vereinbaren Sie konkrete nächste Schritte, um Materialien auszutauschen, Lücken zu schließen und die Gesprächspunkte für die nächste Gelegenheit zu verfeinern.

Wie passe ich diese Vorlage für Medienmitteilungen an meine Bedürfnisse an?

Um aus einer leeren Vorlage für eine Medienmitteilung ein ausgefeiltes, einsatzbereites Dokument zu machen, beginnt man mit einem praktischen, schrittweisen Ansatz. Dieser Leitfaden führt Sie durch sieben gezielte Schritte, um die Logistik festzulegen, den Erfolg zu definieren, Ihre Absatzmärkte zu recherchieren, Botschaften zu formulieren, Fragen vorzubereiten, Risiken zu kennzeichnen und schließlich zu teilen und zu proben. Das Ziel ist es, reibungslos von der Planung zu einer Besprechung überzugehen, die den Sprecher vorbereitet und alle internen Stakeholder aufeinander abstimmt.

Schritt 1: Zuerst die Logistik erfassen

Beginnen Sie mit den Grundlagen: Geben Sie Datum, Uhrzeit, Zeitzone, Ort oder Plattform und Kontaktdaten ein.

Wenn Sie diese wesentlichen Punkte ganz oben festhalten, haben Sie eine Grundlage für die weitere Planung und können die Vorgaben leicht an alle Beteiligten weitergeben, vom Sprecher bis hin zu den Rechts- und Marketingteams. Geben Sie einen Hauptansprechpartner und einen Ersatzansprechpartner mit Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern an. Wenn diese Informationen jederzeit verfügbar sind, reduziert sich der Verwaltungsaufwand und Sie können sich schnell abstimmen, wenn sich Pläne ändern. Vergessen Sie nicht, alle technischen Anforderungen zu notieren, z. B. ob das Interview über Zoom, Teams oder in einem Live-Studio stattfindet und ob Sie eine Kabelverbindung oder bestimmte Geräte benötigen. Klare technische Details verhindern Hektik in letzter Minute am Tag der Veranstaltung.

Überprüfen Sie die Zeitzonen doppelt und zeigen Sie die Zeitangaben durch klare Angabe der Zeitunterschiede an. Schreiben Sie beispielsweise „12. Mai 2025, 15:00 Uhr ET / 12:00 Uhr PT“, um Verwirrung zu vermeiden. Wenn das Interview aus der Ferne stattfindet, bestätigen Sie den Host-Link, die Einwahlnummern und ob eine Aufzeichnung erlaubt ist. Wenn es sich um einen Vor-Ort-Termin handelt, geben Sie bitte die Adresse des Veranstaltungsortes, Parkhinweise und einen Ansprechpartner für die Koordination vor Ort an. Geben Sie auch die Kontaktdaten des Produzenten oder Redakteurs der Sendung an, damit Änderungen schnell kommuniziert werden können.

Schritt 2: Definieren Sie das Ziel und die Zielgruppe

Beschreiben Sie in ein oder zwei Sätzen klar und deutlich, wie Erfolg für diese Medieninteraktion aussieht, und erklären Sie, inwiefern das Medium mit Ihren Zielen übereinstimmt.

Beginnen Sie mit einem prägnanten Ziel, beispielsweise der Hervorhebung eines neuen Produkts, der Positionierung des Gründers als Vordenker oder der Bekanntgabe eines Meilensteins des Unternehmens. Dies hilft dem Sprecher, konzentriert zu bleiben, und erleichtert es den internen Teams, das Interview zu unterstützen. Geben Sie dann die Zielgruppe an und wie diese zu den Lesern oder Zuschauern des Mediums passt. Notieren Sie alle wichtigen Zielgruppensegmente oder Stakeholder, wie z. B. Kunden, Investoren oder Partner, und beschreiben Sie, wie die Zielgruppe des Mediums von Ihren Botschaften profitieren wird. Diese Klarheit sorgt dafür, dass die Vorbereitung zielgerichtet und für alle Beteiligten umsetzbar bleibt.

Als praktisches Beispiel könnten Sie schreiben: „Ziel: unseren Gründer als glaubwürdige Stimme zum Thema nachhaltige Verpackungen positionieren und die Aufmerksamkeit für unsere neue Produktlinie steigern.“ Zu den Zielgruppen könnten Umweltschützer, Verpackungsingenieure und verpackungsbewusste Führungskräfte aus der Wirtschaft gehören, die die Berichterstattung dieses Mediums verfolgen, sodass sichergestellt ist, dass die Informationen ihren Interessen und Fragen entsprechen.

Schritt 3: Recherchieren Sie die Medienplattform und den Reporter.

Beschreiben Sie, wie Hintergrundinformationen gesammelt werden können, damit der Sprecher vor dem Interview schnell einige wichtige Punkte überfliegen kann.

Sammeln Sie aktuelle Artikel oder Beiträge des Medienunternehmens und lesen Sie diese, um zu verstehen, welche Themen dem Reporter am Herzen liegen, welchen Ton er bevorzugt und welche Muster sich in seiner Berichterstattung erkennen lassen. Beobachten Sie, ob sie datengestützte Geschichten, menschlich interessante Blickwinkel oder Branchenvergleiche bevorzugen, und halten Sie alle bisherigen Interaktionen Ihrer Marke mit ihnen fest. Fassen Sie diese Recherche in der Medienmitteilung mit einer kurzen, freundlichen Übersicht zusammen, die dem Sprecher hilft, seine Gesprächspunkte spontan anzupassen. Fügen Sie Links zu 2–3 repräsentativen Artikeln hinzu und heben Sie wiederkehrende Aspekte hervor, auf die zu achten ist, wie z. B. den Fokus auf Innovation, Kosteneinsparungen oder den regulatorischen Kontext. Dieser kurze Überblick sorgt dafür, dass die Informationen realitätsnah bleiben und nicht auf Vermutungen beruhen.

Für das Jahr 2025 haben viele Medien auf hybride Formate umgestellt; Reporter veröffentlichen möglicherweise kürzere digitale Beiträge und längere Podcast- oder Videosequenzen. Fügen Sie Hinweise zu den aktuellen Formaten und Erwartungen des Medienkanals hinzu und weisen Sie darauf hin, dass medienkanalspezifische Sperrfristen oder Exklusivitätsfristen zu beachten sind. Wenn Sie bereits zuvor Kontakt hatten, notieren Sie das Ergebnis und die bevorzugte Kontaktmethode, damit der Sprecher bei Bedarf auf die bisherige Beziehung zurückgreifen kann.

Schritt 4: Formulieren Sie Ihre Kernbotschaften

Erläutern Sie, wie man 3–5 Kernbotschaften entwickelt, die das Ziel unterstützen und beim Publikum Anklang finden.

Beginnen Sie mit der übergreifenden Erzählung des Unternehmens und passen Sie dann die Botschaften an diese Gelegenheit und das jeweilige Publikum an. Halten Sie jede Botschaft kurz, positiv und auf den Nutzen ausgerichtet und untermauern Sie sie mit ein oder zwei aussagekräftigen Belegen – Zahlen, Ergebnissen oder realen Beispielen –, die die Behauptung bestätigen. Strukturieren Sie die Botschaften so, dass sie als zitierfähige Zeilen oder als Gesprächsstoff in längeren Antworten verwendet werden können. Indem Sie jeden Punkt mit einer Tatsache oder einem Ergebnis verknüpfen, verringern Sie das Risiko von Abweichungen und sorgen für eine einheitliche Berichterstattung in allen Medien. Streben Sie ein Gleichgewicht zwischen strategischer Positionierung und konkreten Beweisen an, damit der Sprecher selbstbewusst antworten kann, ohne sensible Details preiszugeben.

In der Praxis könnten Sie beispielsweise fünf Botschaften formulieren, wie: Unser Produkt reduziert den Energieverbrauch um X Prozent, Kunden haben Y Dollar eingespart oder der Ansatz unseres Teams hat zu messbaren Kundenergebnissen geführt. Kombinieren Sie jedes Argument mit einem Beleg, beispielsweise einem aktuellen Pilotprojekt, Kundenstatistiken oder einem unabhängigen Benchmark. Diese Kombination erleichtert es dem Sprecher, Fragen zu beantworten und dabei beim Thema zu bleiben.

Schritt 5: Fragen vorwegnehmen und Antworten planen

Erklären Sie, wie man mögliche Fragen brainstormt und Antworten formuliert, die beim Thema bleiben.

Beginnen Sie mit Fragen, die der Reporter aufgrund des Themas, seiner bisherigen Berichterstattung und des aktuellen Nachrichtenkontexts stellen könnte. Kategorisieren Sie diese in freundliche oder erwartete Fragen und herausfordernde oder sensible Fragen, damit sich der Sprecher im Voraus vorbereiten kann. Entwerfen Sie vorgeschlagene Antworten, die auf die Kernbotschaften zurückkommen und vermeiden Sie es, in unzulässige Bereiche abzudriften. Bei sensiblen Themen sollten Sie Überleitungssätze verwenden, die das Gespräch sanft zu Ihren Kernpunkten zurückführen, wie beispielsweise „Das Wichtigste hierbei ist…“ oder „Aus unserer Sicht ist die wichtigste Erkenntnis….“ Dieser Ansatz hilft dabei, die Darstellung zu kontrollieren und gleichzeitig glaubwürdig und reaktionsfähig zu bleiben.

Fügen Sie einige Beispiel-Frage-Antwort-Paare hinzu, die veranschaulichen, wie man mit schwierigen Fragen umgeht, ohne defensiv zu klingen. Wenn Sie beispielsweise zu einer negativen Produktbewertung befragt werden, antworten Sie mit dem überprüfbaren Ergebnis und Ihren Verbesserungsmaßnahmen und lenken Sie dann das Gespräch auf den entsprechenden Vorteil. Das Ziel ist es, vorbereitet zu sein, nicht allgemein, also passen Sie die Vorbereitung an die jeweilige Plattform und das jeweilige Thema an, um die Wirkung zu maximieren.

Schritt 6: Risiken, rote Linien und Genehmigungen kennzeichnen

Leiten Sie die Benutzer an, potenzielle Probleme zu erkennen und Regeln festzulegen, um diese während des Interviews zu vermeiden.

Berücksichtigen Sie rechtliche Sensibilitäten, unveröffentlichte Informationen, Krisensituationen oder Wettbewerbsbedenken. Kennzeichnen Sie eindeutig alle Bereiche, die nicht besprochen werden dürfen, und legen Sie Themen fest, die einer vorherigen Genehmigung bedürfen, wie beispielsweise finanzielle Details oder sensible Partnerschaften. Fügen Sie vorab genehmigte Formulierungen für heikle Themen hinzu, damit der Sprecher schnell reagieren kann, ohne dass eine Genehmigung vor Ort erforderlich ist. Dokumentieren Sie diese Leitlinien im Medienbriefing und teilen Sie sie dem Sprecher und den Verantwortlichen für Recht und PR mit, damit alle vor Beginn des Interviews auf dem gleichen Stand sind. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit unangenehmer Momente oder falscher Aussagen unter Druck verringert und das Gespräch bleibt innerhalb festgelegter Grenzen.

In der Praxis sollten Sie die Themen auflisten, die tabu sind oder einer schnellen Freigabe bedürfen, und notieren, wo sich die genehmigten Formulierungen befinden (z. B. auf dem gemeinsamen Laufwerk oder in einem Slack-Kanal). Legen Sie auch fest, wer die endgültige Entscheidungsgewalt für verschiedene Arten von Offenlegungen hat, damit der Sprecher genau weiß, an wen er sich wenden muss, wenn während des Interviews eine unerwartete Situation auftritt.

Schritt 7: Teilen, informieren und proben

Skizzieren Sie den Prozess der Verbreitung des fertigen Medienbriefings und der Vorbereitung des Sprechers und der Stakeholder.

Leiten Sie die endgültige Medienmitteilung rechtzeitig vor dem Interviewtermin an den Sprecher und die zuständigen Teams weiter, damit diese mindestens 48 bis 72 Stunden Zeit für die Überprüfung und eventuelle Fragen haben. Planen Sie ein kurzes Vorbereitungstreffen, um die Kernbotschaften durchzugehen, den Plan für die Fragen und Antworten zu bestätigen und eine kurze Probe-Fragerunde durchzuführen. Behandeln Sie die Vorlage während des Vorbereitungsgesprächs als Live-Referenz, damit alle sich an dieselbe Struktur und Sprache halten. Passen Sie nach der Probe alle Formulierungen oder Beispiele anhand des Feedbacks an und geben Sie eine endgültige Version weiter, die die vereinbarten Gesprächspunkte und Genehmigungen widerspiegelt. Diese gemeinsame Probe stärkt das Selbstvertrauen und hilft dem Sprecher, am Tag des Interviews eine ruhige und überzeugende Leistung zu erbringen.

Vorlage für Medienmitteilungen

Die richtige Verwendung einer Medienbriefvorlage bedeutet nicht nur, Felder auszufüllen. Es geht darum, einen wiederholbaren Prozess aufzubauen, der Ihre Botschaft stärkt, das Selbstvertrauen Ihrer Sprecher fördert und die Qualität der erzielten Berichterstattung im Laufe der Zeit verbessert. Im Jahr 2025 erzielen viele PR-Teams bessere Ergebnisse, wenn sie die Vorlage als lebendiges Dokument und Schulungsinstrument betrachten und nicht als einmalig zu verwendendes Arbeitsblatt.

Halten Sie die Medienkurzfassung prägnant und übersichtlich.

Eine prägnante Zusammenfassung lässt sich in wenigen Minuten lesen, was den Sprechern hilft, sich schnell vorzubereiten und selbstbewusst zu reagieren. Planen Sie nach Möglichkeit ein einseitiges Format mit klaren Überschriften und großzügigen Leerräumen, um den Leser zu führen.

Die Struktur ist wichtig. Verwenden Sie fettgedruckte Überschriften wie „Kernbotschaften“, „Unterstützende Fakten“, „Überbrückungsformulierungen“ und „Fragen und Antworten“ und verwenden Sie kurze Sätze anstelle von langen Textblöcken. Vermeiden Sie es, die Seite mit langen Hintergrundabsätzen oder komplizierter Rechtssprache zu überladen; dies erschwert das Verständnis unter Druck und verringert die Merkfähigkeit der Kernpunkte.

Klarheit und Prägnanz sind keine optionalen Extras, sondern Hilfsmittel zur Vorbereitung. Wenn das Material leicht zu überblicken ist, kann sich der Sprecher darauf konzentrieren, die drei Kernbotschaften mit natürlichen Übergängen während des Interviews zu vermitteln, was die Chancen auf genaue Zitate und eine gleichmäßige Dynamik erhöht.

Wichtige Botschaften mit der Markenpositionierung abstimmen

Ihre Medienmitteilung sollte die allgemeine Markengeschichte unterstreichen. Bewahren Sie eine zentrale Sammlung genehmigter Nachrichten auf und passen Sie diese an jede Gelegenheit an, anstatt sie von Grund auf neu zu verfassen. Diese Konsistenz sorgt im Laufe der Zeit für mehr Wiedererkennungswert und verringert das Risiko von markenfremden Zitaten oder widersprüchlichen Aussagen.

Verfolgen Sie Nachrichten in einem gemeinsam genutzten Dokument und befolgen Sie einfache Richtlinien zur Markenstimme. Die drei bis fünf Kernbotschaften sollten leicht zu merken und in allen Medien wiederholbar sein. Wenn die Kurzinformation mit der Marke übereinstimmt, hören Journalisten eine klare, selbstbewusste Geschichte, und Sprecher fühlen sich befähigt, während Interviews bei ihrer Botschaft zu bleiben.

Im Laufe der Zeit schafft dieser Ansatz eine wiedererkennbare Stimme über alle Kampagnen hinweg. Außerdem können Teamkollegen Pitches schneller überprüfen und genehmigen, da alle auf die gleichen Gesprächspunkte hinarbeiten.

Passen Sie jede Medienmitteilung an die jeweilige Gelegenheit an.

Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt, kein starres Skript. Passen Sie den Ton, die Beispiele und die Schwerpunkte an den jeweiligen Kanal, das Format und das Publikum an.

Für ein Publikumsmedium sollten Erklärungen und Auswirkungen auf die reale Welt im Vordergrund stehen; für eine Fachzeitschrift sollten Kennzahlen, Spezifikationen und Fachbegriffe im Vordergrund stehen; für ein Lifestyle-Medium sollten menschliche Aspekte und praktische Erkenntnisse hervorgehoben werden. Planen Sie für Rundfunkübertragungen kürzere Aussagen und klare Bilder, die die Kernbotschaften unterstreichen. Durch die Anpassung dieser Elemente erhöhen Sie die Relevanz und die Wahrscheinlichkeit einer Platzierung des Zitats.

Um dies zu optimieren, sollten Sie in der Datei ein kurzes Outlet-Profil hinterlegen, in dem die typische Wortlänge, der bevorzugte Tonfall und die Erwartungen des Publikums vermerkt sind. Mit einer Vorbereitungszeit von 60 bis 120 Sekunden können Sie die richtigen Kontraste einbauen und die Kernbotschaften beibehalten, während Sie gleichzeitig eine hohe Relevanz für das Medium gewährleisten.

Bereiten Sie sich auf Interviews vor, um die Richtung zu ändern

Interviews verlaufen nicht immer wie erwartet, daher sollten Sie sich im Voraus auf Umwege einstellen. Nutzen Sie die Medienunterlagen, um sich auf häufige Wendepunkte vorzubereiten: Notieren Sie sich Überbrückungsformulierungen, sekundäre Botschaften und Möglichkeiten, wie Sie mit unerwarteten Fragen umgehen können, ohne den roten Faden zu verlieren.

Sprecher sollten ruhig bleiben, Fragen bestätigen und zu den wichtigsten Punkten zurückkehren, anstatt spontan völlig neue Erzählungen zu improvisieren. Üben Sie schnelle Übergänge, beispielsweise indem Sie eine schwierige Frage mit der wichtigsten Erkenntnis verknüpfen und dann wieder zu den zentralen Botschaften zurückkehren. Dieser Ansatz bewahrt die Glaubwürdigkeit und hält das Interview auf Kurs.

Mit ein wenig Übung wird das Briefing zu einem Werkzeugkasten, mit dem sich Gespräche lenken lassen, statt zu einem Skript, das sie einschränkt. Das Ergebnis sind flüssigere Interviews und einheitlichere Zitate in allen Medienauftritten.

Reflektieren Sie nach jeder Medieninteraktion

Verwenden Sie den Abschnitt „Reflexion” der Medienbriefvorlage direkt nach dem Interview. Ideen für Fragen sind: Welche Fragen waren überraschend, welche Botschaften kamen gut an oder wurden zitiert und was sollten wir beim nächsten Mal an der Vorlage ändern? Diese Gewohnheit macht jedes Interview zu einem Lernmoment.

In der Praxis sollten Sie drei wichtige Erkenntnisse sofort notieren und innerhalb von 24 Stunden formalisieren. Beachten Sie beispielsweise, ob ein bestimmtes Beispiel bei den Redakteuren Anklang gefunden hat oder ob eine Überleitung besser funktioniert hat als erwartet. Im Laufe der Zeit verbessert diese Reflexionsschleife die zukünftige Leistung und hilft Ihnen, die Vorlage kontinuierlich zu verfeinern.

Um diese Vorgehensweise zu unterstützen, speichern viele Teams ihre Reflexionen in gemeinsamen Tools wie Notion, Google Docs oder Airtable. Das Führen eines Protokolls erleichtert den Vergleich der Ergebnisse verschiedener Interviews, das Erkennen von Mustern und die gezielte Aktualisierung der Medienbriefvorlage für die nächste Runde.

Medienbrief-Vorlage Vorlage Muster

Zeigen Sie, wie dieselbe Medienbriefing-Vorlage für verschiedene Arten von Interviews und Medienformate angepasst werden kann. Verwenden Sie diesen Abschnitt, um klare, praktische Beispiele für Medienbriefings zu geben, die Leser beim Ausfüllen ihrer eigenen Vorlage als Vorlage verwenden können.

Beispiel für eine Medienmitteilung zu einem Interview anlässlich einer Produkteinführung

Dieses Beispiel für ein Interview zur Produkteinführung versetzt einen Unternehmenssprecher in eine Live-Medienumgebung, in der die neue Funktion im Mittelpunkt der Geschichte steht.

In diesem Szenario steht das am 15. März 2025 angekündigte NovaPhone Pro mit FeatureX im Mittelpunkt, das sich an vielbeschäftigte Berufstätige richtet, die ihre Aufgaben schneller erledigen möchten. Der Auftrag würde mit einer kurzen Zusammenfassung beginnen: Produktname, Markteinführungstermin, das gelöste Kernproblem und wer davon profitiert. Außerdem werden die erwarteten Formate – Fernsehbeiträge, Podcasts und kurze Social-Media-Videos – angegeben, damit Ton, Länge und Soundbites im Voraus vorbereitet werden können. Das Ziel ist es, eine glaubwürdige, produktorientierte Erzählung zu präsentieren, die in allen Medien und Formaten Anklang findet, und nicht, das Publikum mit jedem Detail zu überfordern.

Das Ziel besteht darin, das Bewusstsein zu schärfen und Glaubwürdigkeit aufzubauen, wobei die Zielgruppe aus Mainstream-Tech-Lesern, Entscheidungsträgern kleiner Unternehmen und Early Adopters besteht. Der Auftrag würde die Medienkanäle spezifizieren, die wahrscheinlich über die Markteinführung berichten werden, und die Botschaften an jedes Format anpassen, von einem 60-sekündigen TV-Soundbite bis hin zu einer 2-minütigen Podcast-Diskussion. Es würde 3–5 auf die Markteinführung ausgerichtete Kernbotschaften mit Belegen enthalten, beispielsweise wie FeatureX die Erledigung von Aufgaben beschleunigt und das Produkt in einem umkämpften Markt von anderen abhebt. Beispielsweise könnten Beweise aus internen Beta-Daten und frühen Vorbestellungen stammen. Der Briefing-Plan würde außerdem 5–7 wahrscheinliche Fragen zu Themen wie Preisgestaltung, Differenzierung und Roadmap enthalten und genehmigte Antworten skizzieren, damit der Sprecher sich an die Vorgaben hält und gleichzeitig vor der Kamera oder am Mikrofon natürlich wirkt. Außerdem würde ein Plan für eine prägnante Zusammenfassung nach dem Interview für die sozialen Kanäle enthalten sein.

Beispiel für eine Medienmitteilung zu einem Thought-Leadership-Beitrag

Dieses Beispiel für Vordenkerrolle stellt einen Gründer oder Experten in einem Beitrag über Branchentrends in den Vordergrund, nicht ein bestimmtes Produkt.

In diesem Szenario zielt das Interview darauf ab, den Sprecher als kenntnisreich und vertrauenswürdig zu positionieren, wobei der breitere Branchenkontext im Mittelpunkt steht. Der Hintergrund würde die Erfahrung des Gründers, die Werte des Unternehmens und die Relevanz Ihrer Sichtweise für die aktuelle Marktdynamik hervorheben. Der Auftrag würde die Glaubwürdigkeit durch Verweise auf glaubwürdige Datenquellen und aktuelle Berichte unterstreichen und darlegen, wie die Stimme des Unternehmens in breitere Diskussionen eingebunden werden kann, ohne dass der Beitrag zu einem Verkaufsgespräch wird. Der Ton sollte durchdacht, datengestützt und ausgewogen sein und zum Dialog einladen, anstatt aggressiv zu werben.

Das Ziel verlagert sich in Richtung Vordenkerrolle: Trends aufzeigen, Prognosen teilen und die Rolle des Unternehmens als verantwortungsbewusster, zukunftsorientierter Akteur in der Branche demonstrieren. Das Publikum umfasst Redakteure und Leser von Fachpublikationen, die nach Tiefe und Perspektive suchen. Die Kernaussagen würden Branchenkenntnisse, bevorstehende Veränderungen und die Werte des Gründers umfassen, wobei die Belege aus aktuellen Berichten, analysierten Datensätzen oder Ergebnissen der Zusammenarbeit stammen würden. Beispielsweise könnten Sie Prognosen aus seriösen Quellen heranziehen und Branchenstudien zitieren, um Ihre Argumente zu untermauern. Der Bericht würde auch Fragen zu Datenquellen, alternativen Standpunkten und den Auswirkungen dieser Trends auf die Unternehmensstrategie vorwegnehmen und jede Frage mit einer ausgewogenen, durchdachten Antwort verknüpfen, die die Glaubwürdigkeit und das Vertrauen stärkt.

Beispiel für eine Medienmitteilung als reaktiver Kommentar oder Reaktion auf Nachrichten

Dieses Beispiel für einen reaktiven Kommentar oder eine Reaktion auf Nachrichten zeigt, wie man schnell auf aktuelle Nachrichten oder eine sich schnell entwickelnde Geschichte reagieren kann.

In einem Breaking-News-Szenario würde der Auftrag vorrangig eine schnelle Erfassung des Kontexts, ein klares Ziel und streng kontrollierte Botschaften beinhalten. Der Kontext könnte eine Ankündigung eines Konkurrenzprodukts, eine regulatorische Entwicklung oder eine bedeutende Marktverschiebung sein, die eine abgestimmte Haltung erfordert. Das Ziel besteht darin, die Position Ihres Unternehmens zu verdeutlichen, Kunden zu beruhigen und zu verhindern, dass Spekulationen die Berichterstattung dominieren. Der Auftrag würde festlegen, welche Informationen sofort weitergegeben werden sollten, welche zurückgehalten werden sollten und wer jede Erklärung genehmigt. Da Zeit eine entscheidende Rolle spielt, umfasst der Plan einen optimierten Prozess für die schnelle Ausarbeitung, rechtliche Prüfung und interne Freigabe, wobei vorab genehmigte Formulierungen für öffentliche Äußerungen und Social-Media-Beiträge bereitstehen.

Voraussichtliche Fragen würden sich auf Risikobereiche und rote Linien konzentrieren, wie z. B. mögliche Auswirkungen auf die Preisgestaltung, die Belegschaft oder den Produktzeitplan. Der Brief würde genehmigte Antworten auf diese Fragen enthalten und Leitlinien bereitstellen, um übermäßige Verpflichtungen oder Widersprüche zu anderen Mitteilungen zu vermeiden. Dieser Ansatz sorgt für eine einheitliche Botschaft über alle Kanäle hinweg und ermöglicht es dem Sprecher gleichzeitig, Bedenken transparent anzusprechen. Es wird auch betont, was Sie schnell sagen können, was Sie nicht sagen können und wie Sie Unsicherheiten an die richtigen internen Stakeholder weiterleiten können, um sicherzustellen, dass die Stakeholder über die Entwicklung der Geschichte auf dem Laufenden bleiben.

Wie Bonsai bei der Verwaltung von Medienbriefvorlagen hilft

Bonsai verwandelt eine statische Medienvorlage in eine dynamische, wiederverwendbare Ressource, die sich in einen umfassenderen Kunden- und Projekt-Workflow einfügt. Sie können Vorlagen einmalig erstellen, sie kampagnenübergreifend wiederverwenden, den Status verfolgen und Erinnerungen und Genehmigungen automatisieren, während Sie gleichzeitig die Teams aufeinander abstimmen. Im Jahr 2025 bietet Bonsai einen integrierten Template Builder, Versionshistorie und Workflow-übergreifende Automatisierungen, die Briefings mit Kampagnen, Kontakten und Freigaben verbinden.

Vorlagen für wiederverwendbare Medienbriefings erstellen

Sie können ein Medienbrief-Layout einmalig einrichten und als wiederverwendbare Vorlage in Bonsai speichern, sodass jeder zukünftige Brief auf einer bewährten Struktur basiert.

Beginnen Sie mit den Kernabschnitten wie Hintergrund, Details zum Outlet, Profil des Reporters, Logistik, Kernbotschaften und Fragen und Antworten. Verwenden Sie den Template Builder von Bonsai, um Felder anzuordnen, Dropdown-Menüs für den Status hinzuzufügen und ausfüllbare Platzhalter für Kundennamen, Daten und Angebote einzufügen. Speichern Sie das Layout, duplizieren Sie es dann für jede neue Gelegenheit und passen Sie nur die Teile an, die sich ändern, wobei Sie die Standardstruktur unverändert lassen. Beispielsweise kann ein Kunde aus dem Gesundheitswesen denselben Hintergrund und dieselben Kernbotschaften wiederverwenden, während er Produktdetails und Interviewtermine austauscht.

Mit diesem Ansatz verbessert sich die Konsistenz aller Medieninteraktionen und die Einarbeitung neuer Teammitglieder wird beschleunigt. Bei einem neuen Lead klonen Sie die Vorlage in Sekundenschnelle, aktualisieren nur den Kunden und die Termine und haben in weniger als 2 Minuten einen fertig zum Teilen Brief, anstatt ihn von Grund auf neu erstellen zu müssen.

Medienmitteilungen über Kunden und Projekte hinweg verfolgen und verwalten

Durch die Speicherung von Medienmappen in Bonsai bleiben diese zusammen mit Kunden, Kampagnen und Projekten übersichtlich organisiert.

Jeder Auftrag ist mit seinem Kunden, Projekt und seiner Kampagne verknüpft, und Sie erhalten einen Versionsverlauf, Kommentare und eine durchsuchbare Galerie. Teammitglieder können Notizen hinzufügen, zugehörige Assets anhängen und die neuesten Informationen über ein zentrales Dashboard einsehen. Dies erleichtert es, zu überprüfen, was in früheren Kampagnen funktioniert hat, sich mit den Sprechern abzustimmen und einen klaren Überblick über die Vorbereitung der Berichterstattung zu behalten. Tags und Filter helfen Ihnen dabei, Briefings nach Kunde, Status oder Datum zu finden, sodass alle Beteiligten während des Projektverlaufs auf dem gleichen Stand bleiben.

Ein zentraler Ort für Briefings reduziert verstreute E-Mails und stellt sicher, dass das gesamte Team dasselbe Dokument sieht. Wenn ein neuer Outreach-Plan beginnt, können Sie vergangene Interaktionen überprüfen, um die Kommunikation zu optimieren, sich mit den Sprechern abzustimmen und Kurzbeschreibungen den richtigen Kunden- und Projektunterlagen beizufügen, damit Sie später darauf zurückgreifen können.

Automatisierung von Erinnerungen, Genehmigungen und Nachverfolgungen für Medienbriefings

Die Automatisierung übernimmt Routineaufgaben, sodass Teams aufeinander abgestimmt bleiben, ohne in E-Mails zu versinken.

Beachten Sie diese Automatisierungen, die Sie in Bonsai für Medienbriefings einrichten können:

• Benachrichtigen Sie die Sprecher, wenn ein neuer Briefing bereitsteht, mit einem direkten Link zum Überprüfen und Kommentieren.
• Senden Sie vor den Terminen Erinnerungen, damit die Interviewtermine und die Logistik planmäßig verlaufen.
• Leiten Sie vertrauliche Unterlagen zur internen Genehmigung weiter, wobei der Zugriff kontrolliert und im System nachverfolgt werden kann.
• Fordern Sie die Teams auf, die Felder für die Reflexion nach dem Interview auszufüllen und dabei die gewonnenen Erkenntnisse und nächsten Schritte für zukünftige Briefings festzuhalten.

Diese Automatisierungen sparen Zeit, verringern das Risiko, Details zu übersehen, und reduzieren den Hin- und Her-Wechsel zwischen Dokumenten und E-Mails. Für ein typisches PR-Team können Automatisierungen jede Woche mehrere Stunden Zeit sparen, indem sie dafür sorgen, dass Briefings reibungslos vom Entwurf über die Genehmigung bis zur Interviewvorbereitung gelangen.