Vorlage für eine Projektmanagementvereinbarung

Was ist ein Projektmanagementvertrag?

Verwenden Sie unsere Vorlage für Projektmanagementverträge, um Vereinbarungen mit Kunden zu formalisieren. Es legt die Standardbedingungen für die Erbringung von PM-Dienstleistungen auf klare und übersichtliche Weise fest. Wenn Sie die Vorlage anpassen, überprüfen lassen und unterzeichnen, wird sie zur rechtsverbindlichen Projektmanagementvereinbarung für das jeweilige Projekt.

Definition und Zweck

Eine Vorlage für einen Projektmanagementvertrag ist ein vorstrukturiertes Dokument, das die Bedingungen für die Erbringung von Projektmanagementdienstleistungen festlegt. Es fungiert als wiederholbares Rahmenwerk, das Kunden und Projektmanager nutzen können, um ihre Arbeitsbeziehung zu formalisieren. Nach der individuellen Anpassung, Überprüfung und Unterzeichnung wird diese Vorlage zur rechtsverbindlichen Vereinbarung für das jeweilige Projekt.

Es umfasst in der Regel den Projektumfang, die Verantwortlichkeiten, die Vergütung, die Zeitpläne und wichtige rechtliche Schutzmaßnahmen wie Vertraulichkeit und Streitbeilegung. Durch die vorherige Festlegung dieser Punkte wissen beide Seiten, was sie erwartet und was zum Umfang gehört.

Eine Standardvorlage spart Zeit, da sie den Teams einen Ausgangspunkt bietet, den sie für jeden Kunden anpassen können. Es trägt dazu bei, die Konsistenz zwischen den Projekten zu wahren, und verringert das Risiko, wichtige Klauseln zu übersehen, da die Struktur bereits Kernabschnitte enthält, die den meisten PM-Aufträgen gemeinsam sind. Bei richtiger Verwendung beschleunigt die Vorlage die Einarbeitung, reduziert den Hin- und Her-Verkehr und verbessert die Einhaltung interner Richtlinien.

Wie eine Vertragsvorlage die Projektabwicklung unterstützt

Die Verwendung eines standardisierten Vertrags zu Beginn unterstützt eine reibungslosere Projektabwicklung später, indem klare Regeln festgelegt werden. Im Jahr 2025 verlassen sich die meisten Agenturen und unabhängigen Projektmanager auf eine Standardvertragsvorlage, um die Einarbeitung zu beschleunigen und Konsistenz zu gewährleisten.

Es verdeutlicht, wie Entscheidungen getroffen, Änderungen genehmigt und Genehmigungen weitergeleitet werden, was Teams dabei hilft, sich schnell aufeinander abzustimmen. Mit einem einzigen, dokumentierten Rahmenwerk wissen die Beteiligten, wer zustimmt und welche Schritte zu befolgen sind, wenn sich der Umfang ändert oder Zeitpläne verschoben werden. Dies reduziert das Hin und Her und hält Projekte auf Kurs, da die Erwartungen vom ersten Tag an in die Vereinbarung einfließen.

In der Praxis verwenden Berater oder Agenturen häufig dieselbe Struktur für mehrere Kundenprojekte und nehmen dabei nur geringfügige Anpassungen vor. Diese Konsistenz beschleunigt die Einarbeitung neuer Kunden, senkt Rechts- und Beschaffungsrisiken und sorgt für eine einheitliche Berichterstattung über alle Aufträge hinweg. Wenn jedes Projekt auf einer vertrauten Vorlage basiert, können sich Projektmanager auf die Umsetzung konzentrieren, anstatt Begriffe neu zu definieren.

Was ist der Unterschied zwischen Projektmanagement und Vertragsmanagement?

Beschreiben Sie typische Situationen, in denen eine Vorlage für einen Projektmanagementvertrag angebracht ist: unabhängige Projektmanager, die mit Kunden zusammenarbeiten, Agenturen, die komplexe Kundeninitiativen verwalten, Organisationen, die externe PM-Dienstleistungen in Anspruch nehmen, oder Teams, die interne PM-Unterstützung für große Initiativen formalisieren.

Es ist sowohl für Projekte mit festem Umfang als auch für laufende PM-Dienstleistungen mit unbestimmtem Umfang nützlich. Bei Arbeiten mit festem Umfang hilft die Vorlage dabei, Ergebnisse, Zeitpläne und Budgets festzulegen, während Änderungen über einen formellen Änderungsauftragsprozess abgewickelt werden können. Für laufende Programme bietet die Vorlage einen skalierbaren Rahmen, der sich an veränderte Prioritäten anpassen lässt, ohne jedes Mal von vorne beginnen zu müssen.

Bei größeren Organisationen ist die Vorlage häufig Teil eines Rahmenvertrags, der mehrere Initiativen umfasst. Es bietet einen einheitlichen Rahmen, den Beschaffungs- und Rechtsteams anerkennen, wodurch eine schnellere Einarbeitung und einfachere Verlängerungen gewährleistet sind. Passen Sie die Vorlage immer an den jeweiligen Auftrag an und lassen Sie sie vor der Unterzeichnung von einem Rechtsberater prüfen.

Warum Sie einen Projektmanagementvertrag benötigen

Dieser Abschnitt beschreibt die wesentlichen Elemente, die jede Vorlage für einen Projektmanagementvertrag enthalten sollte, um sowohl den Kunden als auch den Projektmanager zu schützen. Sie erfahren, wie Dienstleistungen erbracht, geändert und bezahlt werden, mit klaren Definitionen, Zeitplänen und Risikomanagement. Die Leitlinien spiegeln die aktuellen Branchenvorlagen von Wettbewerbern und großen Unternehmen aus dem Jahr 2025 wider und sind für Freiberufler und kleine Unternehmen, die klare Erwartungen festlegen möchten, von praktischem Nutzen.

Parteien, Laufzeit und Projektbeschreibung

Der erste Schritt besteht darin, klar zu identifizieren, wer beteiligt ist, wann die Vereinbarung beginnt und endet und welches Projekt oder Programm der Vertrag abdeckt.

Beginnen Sie damit, jede Partei mit ihrem vollständigen rechtlichen Namen, ihrer Unternehmensform und ihrer Hauptadresse sowie den Kontaktstellen für Mitteilungen und Genehmigungen aufzulisten. Geben Sie das Datum des Inkrafttretens an, um den Vertrag zu verankern, sowie eine einfache Beschreibung der Beziehung (z. B. „Der Kunde beauftragt den Projektmanager mit der Planung und Verwaltung der Entwicklung des Produkts X“). Der Begriff sollte entweder feste Start- und Enddaten oder Bedingungen für die Beendigung der Vereinbarung sowie Optionen für eine Verlängerung oder ein Auslaufen bei Fortsetzung des Projekts enthalten. In allen Fällen sollte im Hauptteil das Gesamtziel und der Kontext der Arbeit angegeben werden, während der detailliertere Umfang in beigefügten Zeitplänen oder Anlagen dargelegt werden kann.

Aus Gründen der Übersichtlichkeit sollte dieser Abschnitt prägnant, aber präzise gehalten werden. Der beigefügte Anhang A kann den Umfang erweitern, während Anhang B Projektmeilensteine und kritische Erfolgsfaktoren definieren kann. Verwenden Sie konkrete Formulierungen wie „Das Projekt beginnt am 1. Mai 2025 und endet spätestens am 30. April 2026, vorbehaltlich genehmigter Verlängerungen.“

Leistungsumfang und Projektphasen

Beschreiben Sie den Aufgabenbereich des Projektmanagers auf strukturierte, phasenbasierte Weise, die den Standardzeitplänen der Wettbewerber für die Vorentwurfs-, Entwurfs-, Beschaffungs-, Bau- und Nachbauarbeiten entspricht.

Teilen Sie die Arbeit in klare Phasen oder Arbeitsabläufe auf, wie z. B. Planung, Koordination, Terminierung, Budgetierung, Stakeholder-Management und Berichterstattung. Geben Sie an, welche Dienste standardmäßig enthalten sind und welche als Zusatzdienste gelten, für die eine separate Genehmigung erforderlich ist. Dies hilft, Scope Creep zu vermeiden und erleichtert später das Änderungsmanagement. Verwenden Sie konkrete Phasennamen und Ergebnisse, damit beide Seiten ein gemeinsames Verständnis davon haben, was in jeder Phase als „fertig“ gilt.

Erwägen Sie, eine detaillierte Leistungsbeschreibung (Anhang A) beizufügen, in der jede Phase, die Inputs, die erwarteten Outputs und die Abnahmekriterien aufgeführt sind. Referenztools, die Sie zur Fortschrittsverfolgung verwenden, wie MS Project für die Terminplanung, Smartsheet für Status-Boards oder Jira für agile Arbeitsabläufe. Indem Sie die Phasen an Zeitrahmen und Meilensteine binden, erstellen Sie einen konkreten Fahrplan, der das Projekt auf Kurs hält.

Rollen, Verantwortlichkeiten und Pflichten des Kunden

Legen Sie klar fest, wofür der Projektmanager verantwortlich ist und was der Kunde bereitstellen muss, um den Erfolg des Projekts zu unterstützen.

Zu den typischen Aufgaben des Projektmanagers gehören die Planung und Terminierung, die Koordination der Ressourcen, die Verfolgung des Fortschritts und die Erstellung regelmäßiger Statusberichte. Für den Kunden umfassen die üblichen Verpflichtungen die rechtzeitige Bereitstellung von Informationen, Genehmigungen, gegebenenfalls Zugang zum Standort und Finanzierungsentscheidungen. Verwenden Sie eine übersichtliche Liste, um Erwartungen festzulegen und spätere Streitigkeiten zu vermeiden. Betonen Sie auch die Entscheidungsbefugnis und die genehmigten Kommunikationsprotokolle, damit jeder weiß, wer Änderungen genehmigen kann und wie Aktualisierungen zwischen den Teams weitergegeben werden.

Verantwortlichkeiten, die in die Vorlage aufgenommen werden sollten:

• Projektmanager: Projektplan entwickeln und pflegen, Risiken managen, Budget überwachen, Fortschrittsberichte erstellen und Hindernisse eskalieren.
• Kunde: Rechtzeitige Bereitstellung von Informationen, Erteilung der erforderlichen Genehmigungen, Bereitstellung von Zugang und Ressourcen sowie Treffen von Finanzierungsentscheidungen innerhalb der vereinbarten Fristen.
• Kommunikation: Legen Sie erste Ansprechpartner, Antwortzeiten (z. B. 2 Werktage für Fragen, 24 Stunden für dringende Angelegenheiten) und einen festen Besprechungsrhythmus fest.

Zeitplan, Meilensteine und Projektdauer

Verbinden Sie den Vertrag mit einem realistischen Projektzeitplan mit wichtigen Meilensteinen, Lieferterminen und der Gesamtdauer des Projekts.

Verweisen Sie auf einen separaten Zeitplan oder Anhang, in dem Meilensteine, voraussichtliche Fertigstellungstermine und etwaige Abhängigkeiten aufgeführt sind. Verwenden Sie konkrete Termine und Meilensteine, um Erwartungen zu verankern, z. B. Start am 15. Mai, Entwurfsprüfung bis zum 30. Juli, Beginn der Beschaffung am 15. August, Fertigstellung der Bauarbeiten bis zum 20. Dezember und endgültiger Abschluss bis zum 15. Januar des folgenden Jahres. Bei Projekten mit unbestimmtem Umfang oder laufenden Dienstleistungen sollten Sie sich eher auf die Verfügbarkeit der Dienstleistungen, Reaktionszeiten und Genehmigungsverfahren konzentrieren als auf ein festes Enddatum. Erwägen Sie die Einbeziehung einer rollierenden 90-Tage-Vorausschau und vierteljährlicher Überprüfungen, um den Zeitplan mit den tatsächlichen Fortschritten in Einklang zu halten.

Damit die Teams auf dem gleichen Stand bleiben, sollten Sie die Meilensteine mit den von Ihnen verwendeten Projektmanagement-Tools verknüpfen (z. B. MS Project für Zeitpläne und Smartsheet für Statusaktualisierungen). Dadurch lassen sich Abweichungen leichter prognostizieren, Zuweisungen anpassen und Änderungen schnell kommunizieren.

Gebühren, erstattungsfähige Ausgaben und Zahlungsbedingungen

Strukturieren Sie den Vergütungsanteil so, dass er zu Ihrer Art der Leistungserbringung passt, sei es auf Stundenbasis, mit Festpreis, projektbezogen oder gemischt.

Gebührenarten klar umreißen: Stundensätze, Festpreise für definierte Leistungsumfänge oder kombinierte Ansätze, die beides vereinen. Vorlagen von Mitbewerbern enthalten oft eine Übersicht über die Abrechnungssätze und eine Gebührenordnung, die an die Projektkostenbänder gekoppelt sind. Geben Sie auch erstattungsfähige Ausgaben wie Reisekosten, Softwarelizenzen, Dienstleistungen Dritter und Materialien mit Belegen oder genehmigten Budgets an. Rechnungen sollten einen bestimmten Rhythmus (z. B. monatlich), ein Fälligkeitsdatum (z. B. netto 15 oder netto 30) und klare Konsequenzen bei Zahlungsverzug (z. B. Verzugsgebühren oder Zinsen) enthalten. Wenn sich der Umfang oder das Projektbudget ändert, erläutern Sie, wie die Gebühren neu berechnet oder angepasst werden, um der neuen Situation Rechnung zu tragen.

Geben Sie ein konkretes Beispiel: „Die Stundensätze für Projektmanager liegen je nach Erfahrung zwischen 90 und 180 US-Dollar; für die Phasen 1 bis 3 werden feste Meilenstein-Gebühren festgelegt; erstattungsfähige Kosten bedürfen einer vorherigen Genehmigung, sofern sie nicht in der Grundgebühr enthalten sind.“ Dies hilft Kunden und Projektmanagern, Verwirrung bei Budgetänderungen zu vermeiden.

Änderungsmanagement und zusätzliche Dienstleistungen

Richten Sie einen klaren Prozess für Umfangsänderungen und zusätzliche Dienstleistungen ein, damit jeder weiß, wie Änderungen beantragt, genehmigt, berechnet und umgesetzt werden.

Beschreiben Sie, wie Änderungen initiiert, dokumentiert, genehmigt und bewertet werden und wie Auswirkungen auf den Zeitplan behandelt werden. Fügen Sie neue Arbeitsaufträge oder Änderungsaufträge zum Hauptvertrag hinzu, damit diese zu verbindlichen Bestandteilen des Vertrags werden. Fügen Sie einen einfachen, wiederholbaren Genehmigungsworkflow hinzu, z. B. ein einseitiges Änderungsantragsformular, das der Kunde unterzeichnet, gefolgt von einem Änderungsauftrag, der den Umfang, das Budget und den Zeitplan aktualisiert. Dies hilft, Streitigkeiten zu vermeiden und Projekte am Laufen zu halten, wenn sich Anforderungen ändern.

Beispielsweise könnte eine Änderungsanforderung lauten: „Designprüfung für eine Anforderung in der späten Phase hinzufügen” mit geschätzten Auswirkungen: 2 Wochen und 8.000 $; nach Genehmigung durch den Kunden eine Änderungsanweisung ausstellen und den Zeitplan entsprechend aktualisieren.

Vertraulichkeit, Eigentumsrechte und Verwendung von Dokumenten

Beschreiben Sie, wie vertrauliche Informationen geschützt werden und wer Eigentümer der Projektdokumente, Pläne und Ergebnisse ist.

In den meisten Verträgen ist festgelegt, dass die Kunden Eigentümer der Endergebnisse sind, während der Projektmanager Arbeitsdokumente und Methoden für die Verwendung im Portfolio mit Einschränkungen behalten darf. Fügen Sie klare Vertraulichkeitsverpflichtungen hinzu, die sowohl während des Projekts als auch nach dessen Abschluss gelten, einschließlich des Schutzes sensibler Daten, Geschäftsgeheimnisse und Kundenmaterialien. Legen Sie auch fest, wie lange die Vertraulichkeit gilt – häufig zwei bis fünf Jahre oder unbegrenzt für Geschäftsgeheimnisse – und geben Sie an, welche Offenlegungen zulässig sind (z. B. gegenüber Subunternehmern oder Aufsichtsbehörden, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist).

Nutzungsrechte klären: Der Kunde kann die Ergebnisse für eigene Zwecke nutzen; der Projektmanager darf das Projekt mit vorheriger Zustimmung des Kunden in Marketingmaterialien erwähnen, wobei nur nicht vertrauliche Details öffentlich bekannt gegeben werden dürfen. Klare Regeln tragen zum Schutz beider Seiten bei und verhindern versehentliche Offenlegungen.

Versicherung, Haftung und Entschädigung

Fassen Sie risikobezogene Klauseln wie erforderliche Versicherungsdeckung, Haftungsbeschränkungen und gegenseitige Entschädigungsverpflichtungen zusammen.

Halten Sie Erklärungen auf hohem Niveau und praxisnah. Zu den typischen Anforderungen gehören eine allgemeine Haftpflichtversicherung (oft mit einer Mindestdeckung von 2 Millionen Dollar pro Schadensfall/2 Millionen Dollar insgesamt), eine Berufshaftpflichtversicherung (Fehler und Auslassungen) mit einer Mindestdeckung von 1 Million Dollar und eine gesetzlich vorgeschriebene Arbeitsunfallversicherung. Je nach Projekt können Cyber-Haftpflicht- oder Integritätsversicherungen ratsam sein. Haftungsbeschränkungen begrenzen Schäden in der Regel auf den Vertragswert oder ein Vielfaches der gezahlten Gebühren und schließen Strafschadensersatz aus. Die gegenseitige Entschädigung deckt in der Regel die eigene Fahrlässigkeit und vorsätzliches Fehlverhalten jeder Partei ab, mit Ausnahmen für grobe Fahrlässigkeit. Diese Klauseln tragen zur Risikoverteilung bei und sollten bei Bedarf mit einem Rechtsberater überprüft werden.

Kündigung, Aussetzung und Streitbeilegung

Beschreiben Sie die Mechanismen bei Vertragsende, einschließlich wann und wie jede Partei kündigen kann, Kündigungsfristen, Aussetzungsbedingungen und mögliche Kündigungskosten.

Beispiele: Kündigung aus Bequemlichkeitsgründen mit einer Frist von 30 Tagen; Kündigung aus wichtigem Grund nach einer Nachbesserungsfrist von 15 Tagen bei schwerwiegenden Vertragsverletzungen; ein Abwicklungsplan, der eine ordnungsgemäße Übergabe und Rückgabe von Materialien regelt. Die Aussetzung der Dienste kann aufgrund von Nichtzahlung oder wesentlichen Vertragsverletzungen erfolgen, wobei ein bestimmter Zeitraum für die Behebung der Mängel festgelegt wird. Für Streitfälle legen Sie einen Weg fest, der mit Verhandlungen beginnt, dann mit einer Schlichtung fortfährt und bei Bedarf mit einem Schiedsverfahren oder einem Gerichtsverfahren endet, zusammen mit dem geltenden Recht und der Gerichtsbarkeit (z. B. AAA-Regeln für Schiedsverfahren und New Yorker Recht). Diese Struktur hilft dabei, Probleme effizient zu lösen und gleichzeitig die beruflichen Beziehungen zu wahren.

Fügen Sie eine kurze Anmerkung dazu hinzu, was im Falle einer Kündigung mit laufenden Arbeiten und Kosten geschieht, und stellen Sie sicher, dass alle ausstehenden Rechnungen und Erstattungsansprüche gemäß den Zahlungsbedingungen beglichen werden.

Hinweise und sonstige Bestimmungen

Erläutern Sie die Rolle von Standardklauseln, die formelle Mitteilungen, Abtretungen, Salvatorische Klauseln, Sprache und Nachfolge regeln.

In den Mitteilungen sollten die Zustellungsmethoden (E-Mail mit Bestätigung und traditionelle Post), Adressen und Gültigkeitsdaten angegeben werden. Abtretungsregeln erfordern in der Regel eine schriftliche Zustimmung, obwohl einige Verträge die Abtretung an verbundene Unternehmen oder Rechtsnachfolger zulassen. Die Salvatorische Klausel stellt sicher, dass bei Ungültigkeit einer Bestimmung die übrigen Bestimmungen weiterhin gültig bleiben. Die Sprachklausel bestätigt die maßgebliche Sprache des Vertrags, und die Nachfolgeklausel regelt, wie die Vereinbarung Unternehmensveränderungen oder Eigentumsübertragungen überdauert. Schließlich sollten Bestimmungen zu Verzichtserklärungen, Gesamtvereinbarung, Änderungen und Gegenstücken aufgenommen werden, um sicherzustellen, dass Randfälle und langfristige Beziehungen gut gehandhabt werden. Diese Standardklauseln tragen dazu bei, dass der Vertrag auch bei veränderten Umständen reibungslos funktioniert.

Welche verschiedenen Arten von Projektmanagementverträgen gibt es?

Diese praktische Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie eine allgemeine Vorlage für einen Projektmanagementvertrag an einen bestimmten Kunden, ein bestimmtes Projekt und eine bestimmte Dienstleistungsvereinbarung anpassen können. Sie erfahren, welche Angaben Sie machen müssen, was Sie klären oder entfernen sollten und wie Sie mit Anlagen oder Zeitplänen umgehen müssen. Die Schritte spiegeln gängige Praktiken für 2025 wider, darunter klare Definitionen des Umfangs, Meilensteine und die komfortable Verwendung digitaler Signaturen mit modernen Vertragstools wie HelloBonsai, DocuSign und HelloSign.

Schritt 1: Definieren Sie das Projekt und die Beteiligten klar und deutlich.

Beginnen Sie damit, die wichtigsten Identifizierungsdaten auszufüllen, damit beide Seiten von Anfang an ein gemeinsames Verständnis haben.

Geben Sie die offiziellen Namen und Kontaktdaten des Kunden und des Projektmanagers, den Projekttitel, gegebenenfalls den Standort und eine kurze Projektbeschreibung ein. Fügen Sie eine kurze Zielsetzung hinzu, die den Erfolg beschreibt und die Erwartungen hinsichtlich Umfang, Zeitplan und Ergebnissen aufeinander abstimmt. Beispiel: „Start einer 12-wöchigen Neugestaltung der Website mit QA-Freigabe und zweiwöchentlichen Status-Updates“, einschließlich wichtiger Stakeholder und eines Hauptansprechpartners. Ein klarer Ausgangspunkt hilft, spätere Streitigkeiten zu vermeiden, und erleichtert es, den Rest des Vertrags auf das jeweilige Mandat zuzuschneiden.

Schritt 2: Passen Sie den Umfang der Dienstleistungen und Verantwortlichkeiten an.

Beschreiben Sie, wie der Abschnitt „Leistungsumfang“ an die tatsächlich erbrachten Dienstleistungen angepasst werden kann, und legen Sie klare Grenzen fest.

Erläutern Sie, wie Sie jede Phase oder Aufgabe in der Vorlage durchlaufen und entscheiden Sie, ob Elemente beibehalten, geändert oder entfernt werden sollen, damit der Umfang der Realität entspricht. Legen Sie beispielsweise fest, ob der Projektmanager für die Beschaffung, die Überwachung der Auftragnehmer oder nur für die Terminüberwachung zuständig sein soll. Trennen Sie Basisdienstleistungen von optionalen oder zusätzlichen Dienstleistungen, die später über Arbeitsaufträge oder Änderungsaufträge genehmigt werden könnten. Dieser Ansatz hilft, Scope Creep zu verhindern und erleichtert die Preisgestaltung bei Änderungen.

Schritt 3: Zeitplan, Meilensteine und Budget abstimmen

Verbinden Sie den Vertrag mit einem realistischen Zeitplan mit klaren Meilensteinen und Genehmigungen.

Legen Sie wichtige Meilensteine, voraussichtliche Fertigstellungstermine und alle wesentlichen Abhängigkeiten oder Kundenfreigaben fest oder verweisen Sie darauf. Erwägen Sie, einen einfachen Meilensteinplan oder eine Projektzeitübersicht beizufügen, in der die Termine für jede Phase und die zuständigen Unterschriftsberechtigten aufgeführt sind. Wenn die Vereinbarung unbefristete Dienstleistungen umfasst, geben Sie das Startdatum der Dienstleistung, die voraussichtliche Dauer oder die Verlängerungsbedingungen anstelle eines festen Enddatums an. Dadurch bleibt der Vertrag flexibel und bietet dennoch eine Struktur für die Verfolgung des Fortschritts und der Zahlungsmeilensteine.

Schritt 4: Gebühren, Tarife und Ausgaben konfigurieren

Klären Sie die Gebührenstruktur, damit beide Seiten die finanziellen Bedingungen im Voraus kennen.

Wählen Sie zwischen Modellen mit Stundenhonorar, Festpreis oder prozentualem Anteil an den Projektkosten oder einer Mischform. Geben Sie die tatsächlichen Abrechnungssätze oder Gebührenbeträge ein und legen Sie die Abrechnungshäufigkeit fest (z. B. monatlich oder pro Meilenstein). Geben Sie erstattungsfähige Ausgaben mit Beispielen wie Reise-, Unterbringungs-, Druck- und Drittanbieterkosten an und verweisen Sie auf etwaige Gebührenordnungen oder Tariftabellen, die als Anlagen beigefügt sind. Indem Sie diese Details in einem separaten Anhang aufführen, bleibt der Hauptvertrag übersichtlich und gleichzeitig wird sichergestellt, dass alle Kosten in der Vereinbarung berücksichtigt werden.

Schritt 5: Zahlungsbedingungen und Rechnungsstellungsprozess festlegen

Legen Sie fest, wie und wann Zahlungen erfolgen sollen und welche Belege jeder Rechnung beiliegen müssen.

Beschreiben Sie das Rechnungsformat, die erforderlichen Begleitdokumente (z. B. Stundenzettel und Spesenbelege), das Zahlungsziel und die akzeptierten Zahlungsmethoden. Behandeln Sie verspätete Zahlungen und etwaige Zinsen oder Gebühren. Erläutern Sie, wie der Projektmanager die erbrachten Leistungen abrechnen wird, z. B. durch detaillierte Abrechnungen oder Zusammenfassungen nach Meilensteinen, und beschreiben Sie, wie Streitigkeiten über Rechnungen vorgebracht und beigelegt werden. Ein klarer Prozess reduziert Reibungsverluste und beschleunigt den Cashflow für beide Seiten.

Schritt 6: Passen Sie die rechtlichen Klauseln an Ihr Risikoprofil an.

Überprüfen Sie wichtige rechtliche Abschnitte, um sicherzustellen, dass sie Ihrer Risikotoleranz und den lokalen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Geben Sie an, welche Abschnitte bei der Anpassung der Vorlage in der Regel sorgfältig geprüft werden müssen: Vertraulichkeit, Eigentumsrechte an Dokumenten, Versicherungsanforderungen, Haftungsbeschränkung, Entschädigung, Kündigungsrechte und Streitbeilegung. Betonen Sie, dass diese mit Ihren Richtlinien und lokalen Gesetzen übereinstimmen sollten, und ziehen Sie bei komplexen oder hochwertigen Projekten eine rechtliche Überprüfung in Betracht. Wenn Sie diese Entscheidungen im Voraus treffen, können Sie Lücken vermeiden, die später im Projekt zu Problemen führen könnten.

Schritt 7: Zeitpläne oder Anlagen hinzufügen, überprüfen und kennzeichnen

Verwenden Sie Anlagen, um den Hauptvertrag schlank zu halten und gleichzeitig wichtige Details festzuhalten.

Erläutern Sie, wie beigefügte Zeitpläne oder Anlagen Details wie den Leistungsumfang, Gebühren- und Preislisten, Änderungsauftragsprozesse, Meilensteinpläne, Genehmigungen zur Aufnahme der Arbeiten und besondere Richtlinien enthalten. Erinnern Sie die Leser daran, jede Anlage in der Hauptvereinbarung korrekt zu referenzieren und die Benennung und Nummerierung konsistent zu halten. Diese Organisation erleichtert die Aktualisierung von Vertragsteilen im Laufe des Projekts, ohne dass das gesamte Dokument neu geschrieben werden muss.

Schritt 8: Details mit dem Kunden bestätigen und Unterschriften finalisieren

Beenden Sie den Prozess mit einer gründlichen, gemeinsamen Überprüfung und einem klaren Weg zur Unterschrift.

Beschreiben Sie den abschließenden Überprüfungsprozess: Legen Sie dem Kunden den Entwurf vor, gehen Sie die wichtigsten Abschnitte durch (Umfang, Gebühren, Zeitplan, Änderungsprozess), halten Sie alle ausgehandelten Änderungen fest und bestätigen Sie, dass alle Lücken und Platzhalter ausgefüllt sind. Wenn Sie bereit sind, schließen Sie den Vertrag mit den Unterschriften der bevollmächtigten Vertreter ab und legen Sie ein klares Datum für das Inkrafttreten fest. Beachten Sie, dass digitale Signaturen in der Regel mit modernen Vertragstools akzeptiert werden und Standards wie ESIGN, UETA oder eIDAS dazu beitragen, die Durchsetzbarkeit in verschiedenen Rechtsordnungen sicherzustellen. Tools wie HelloBonsai, DocuSign oder HelloSign vereinfachen diesen Schritt und bieten eine datierte, überprüfbare Aufzeichnung der Vereinbarung.

Häufig gestellte Fragen zum Projektmanagementvertrag

In modernen Projekten müssen Verträge echte Arbeit leisten. Dieser Abschnitt konzentriert sich auf die Klauseln, die in einer Vorlage für einen Projektmanagementvertrag Vorrang haben sollten, um Unsicherheiten, Änderungen und mehrere Interessengruppen zu berücksichtigen. Das Ziel ist es, eine praxisorientierte Sprache zu verwenden, die Erwartungen klar formuliert, zeitnahe Maßnahmen auslöst und dafür sorgt, dass das Projekt im Jahr 2025 und darüber hinaus reibungslos verläuft.

Umfang und Änderungskontrolle

Klarheit hinsichtlich des Umfangs und Änderungskontrolle sind für einen Projektmanagementvertrag von zentraler Bedeutung, da sich Projekte häufig weiterentwickeln. Beginnen Sie damit, aufzulisten, was zum Umfang gehört, was nicht zum Umfang gehört und wie der Erfolg gemessen wird. Verwenden Sie konkrete Ergebnisse wie einen Projektplan, ein Risikoregister und Meilensteinüberprüfungen und verknüpfen Sie Akzeptanzkriterien mit greifbaren Ergebnissen. Fügen Sie eine kurze Anmerkung zu Abhängigkeiten und Annahmen hinzu, damit jeder von Anfang an die Grenzen versteht.

Als Nächstes legen Sie fest, wie neue Anfragen behandelt werden sollen. Verlangen Sie schriftliche Änderungsanträge, legen Sie fest, wer diese genehmigt, und legen Sie einen klaren Weg für formelle Änderungsaufträge fest. Stellen Sie sicher, dass in den Formulierungen beschrieben wird, wie sich Änderungen auf Zeit und Gebühren auswirken, und geben Sie Schwellenwerte oder Genehmigungsgrenzen an, die eine formelle Änderungsanordnung auslösen. Beispielsweise sollten Änderungen, die 10 % der Gesamtprojektkosten überschreiten oder mehr als 20 Arbeitsstunden zusätzlich erfordern, eine unterzeichnete Änderungsanordnung erfordern. Fügen Sie ein Standard-Änderungsauftragsformular als Anlage in die Vorlage ein, um die Prozesse projektübergreifend einheitlich zu gestalten.

Entscheidungsbefugnis und Kommunikation

Klare Entscheidungsrechte und Kommunikationserwartungen verhindern Verzögerungen und Verwirrung, sobald das Projekt angelaufen ist. Identifizieren Sie, wer die endgültige Genehmigung für Meilensteine, Abnahmepunkte und verbindliche Entscheidungen im Namen des Kunden und des Projektmanagers hat. Dadurch bleibt die Unternehmensführung fokussiert und es kommt zu weniger Hin und Her, wenn Fristen näher rücken. Fügen Sie eine Eskalationsleiter hinzu, damit Probleme umgehend gemeldet werden können, wenn eine Entscheidung blockiert wird.

Legen Sie außerdem Kommunikationsnormen fest, die einen zeitnahen Fortschritt unterstützen. Benennung der primären Ansprechpartner, Festlegung der Besprechungshäufigkeit (z. B. wöchentliche Statusbesprechungen jeden Donnerstag um 10 Uhr) und Festlegung der Berichtsformate (z. B. ein prägnanter, abgeschirmter RAG-Statusbericht). Legen Sie fest, wie formelle Mitteilungen zuzustellen sind – E-Mail mit Lesebestätigung, gefolgt von einer Bestätigungsantwort – und wie Aufzeichnungen aufzubewahren sind, um eine überprüfbare Historie zu gewährleisten. Im Jahr 2025 nutzen viele Teams digitale Kollaborationsplattformen wie Asana, Jira oder Microsoft Teams. Um Reibungsverluste zu vermeiden, sollten Datenaustausch, Sicherheit und Aufbewahrung in den Verträgen geregelt werden.

Entschädigungsmodelle und Tarifanpassungen

Transparente Vergütungsstrukturen helfen bei der Verwaltung von Budgets und vermeiden Streitigkeiten. Beschreiben Sie die verfügbaren Modelle (stundenweise, Festpreis oder prozentbasiert) und erläutern Sie, wann jedes Modell für verschiedene Projektelemente sinnvoll ist. Wenn Sie mehrere Modelle verwenden, erläutern Sie zur Verdeutlichung, wie gemischte oder gedeckelte Gebühren berechnet werden und wie eine separate Abrechnungsrate verwendet wird. Diese Klarheit hilft beiden Seiten, den Cashflow zu prognostizieren und Anreize an die Projektergebnisse anzupassen.

Bei längeren Engagements sollten Sie Preisänderungen im Voraus ansprechen. Geben Sie an, wie sich die Preise im Laufe der Zeit ändern können (z. B. jährliche Erhöhungen auf Basis des Verbraucherpreisindexes oder vordefinierte Schwellenwerte, die an Projektkostenänderungen gekoppelt sind). Erwägen Sie, einen separaten Anhang hinzuzufügen, in dem die aktuellen Abrechnungssätze und etwaige Obergrenzen oder Auslöser für Erhöhungen aufgeführt sind. Behandeln Sie auch erstattungsfähige Ausgaben, Reisekosten und deren Genehmigung, damit es bei den Rechnungen keine Überraschungen gibt. Ein praktischer Ansatz für 2025 besteht darin, Zinsänderungen an objektive Indizes zu koppeln und einen vorhersehbaren Überprüfungszeitraum vorzusehen (z. B. eine 60-tägige Kündigungsfrist, bevor eine Anpassung in Kraft tritt).

Kündigungsrechte und Aussetzung der Dienste

Eine klare Formulierung zu Kündigung und Aussetzung ist wichtig, da Projekte durch Änderungen in der Strategie, Finanzierung oder Leistung gestört werden können. Beschreiben Sie typische Gründe für eine Kündigung durch eine der Parteien, wie z. B. wesentliche Vertragsverletzung, Nichtzahlung, längere Aussetzung oder gegenseitiges Einvernehmen. Fügen Sie eine Nachbesserungsfrist für Verstöße hinzu (z. B. 15 Tage) und legen Sie fest, wie sich eine Kündigung auf laufende Arbeiten und endgültige Lieferungen auswirkt. Dies schützt beide Seiten, wenn sich Prioritäten verschieben.

Legen Sie Kündigungsfristen fest und legen Sie fest, welche Gebühren oder Kosten bei Kündigung oder Aussetzung fällig werden. Umfasst die Abwicklung von Abwicklungsaufgaben, den Wissenstransfer und das Paket der endgültigen Ergebnisse. Einige Vorlagen definieren auch Aussetzungs- oder Kündigungsgebühren, um den Projektmanager vor nicht erstattungsfähigen Kosten zu schützen. Durch die Klärung dieser Elemente unterstützt der Vertrag einen sauberen Ausstieg unter Wahrung der beruflichen Beziehungen und der Datenintegrität.

Eigentum an Liefergegenständen und Projektunterlagen

Wenn die Eigentumsverhältnisse unklar sind, können Streitigkeiten ein Projekt nach dessen Abschluss zum Scheitern bringen. Unterscheiden Sie zwischen den vom Kunden zu übernehmenden Ergebnissen (Abschlussberichte, Projektdokumentation und genehmigte Ergebnisse) und den Materialien, die der Projektmanager möglicherweise zurückbehält (Arbeitsdateien, Methodiken, Vorlagen). Legen Sie den Umfang der Rechte des Kunden zur Nutzung der Ergebnisse fest und geben Sie an, ob der Projektmanager Vorlagen oder anonymisierte Erkenntnisse in zukünftigen Projekten wiederverwenden darf. Klare Eigentumsbedingungen machen die Wiederverwendung und zukünftige Verbesserungen unkompliziert und vertretbar.

Befassen Sie sich auch mit Projektunterlagen und deren Aufbewahrung. Geben Sie an, wie lange Aufzeichnungen für Prüfungs- oder Compliance-Zwecke aufbewahrt werden müssen, und legen Sie fest, wo sie gespeichert werden (z. B. in sicheren Cloud-Speichern). Beziehen Sie Überlegungen zum Umgang mit vertraulichen Daten und zur Gewährung des Zugriffs während und nach dem Projekt mit ein. In Zeiten strengerer Datenschutzbestimmungen verringert die vorherige Festlegung von Aufbewahrungs-, Sicherheits- und Nutzungsrechten das Risiko und die Verwirrung beim Projektabschluss.

Haftungsbeschränkungen, Versicherung und Entschädigung

Schutzklauseln sollten in verständlicher Sprache erklärt werden, da sie Risiken gegen praktische Ergebnisse abwägen. Beschreiben Sie die Arten von Versicherungen, die der Projektmanager abschließen sollte, wie z. B. Berufshaftpflichtversicherung (Fehler und Auslassungen), allgemeine Haftpflichtversicherung und gegebenenfalls Cyber-Haftpflichtversicherung. Geben Sie Mindestdeckungssummen an, die der Projektgröße und dem Risiko entsprechen, und erläutern Sie alle vertragsspezifischen Haftungsrisiken in verständlicher Sprache, damit auch Nichtjuristen nachvollziehen können, wie Risiken gehandhabt werden.

Klarstellung der Haftungsbeschränkungen und Entschädigungsbestimmungen. Ein gängiger Ansatz besteht darin, die Haftung auf die im Rahmen des Vertrags während eines bestimmten Zeitraums gezahlten Gebühren oder auf einen festgelegten Mindestbetrag zu begrenzen, je nachdem, welcher Betrag höher ist, und gleichzeitig gegebenenfalls Entschädigungen für Ansprüche Dritter vorzubehalten. Beachten Sie, dass einige Rechtsordnungen die Durchsetzbarkeit von umfassenden Entschädigungen oder Obergrenzen einschränken. Passen Sie diese Bestimmungen daher an die lokalen Gesetze und das Risikoniveau an. Passen Sie in der Praxis die Versicherungs- und Entschädigungsklauseln an den Umfang des Projekts und die potenziellen Auswirkungen von Ansprüchen an und erwägen Sie, eine Anlage hinzuzufügen, in der Risikoszenarien den Deckungsanforderungen zugeordnet werden, damit diese in der Vorlage für den Projektmanagementvertrag schnell nachgeschlagen werden können.

Wie man Ausstellungen in einem Projektmanagementvertrag strukturiert

In einer Vorlage für einen Projektmanagementvertrag bleibt der Hauptteil prägnant und gut lesbar, während die umfangreichen, detailreichen Informationen in den beigefügten Anlagen zu finden sind. Vorlagen von Mitbewerbern stützen sich häufig auf diese Anlagen, um komplexe Bereiche, Preise, Genehmigungen und Richtlinien zu organisieren. Ab 2025 wird ein gut strukturierter Ansatz klar gekennzeichnete Anlagen, konsistente Querverweise und eine änderungsfreundliche Sprache verwenden, um den Kernvertrag übersichtlich und leicht zu aktualisieren zu halten.

Ausstellung für detaillierten Leistungsumfang

Die Ausstellung sollte den Bereich „Umfang“ um einen speziellen, leicht zu navigierenden Zeitplan erweitern. Organisieren Sie nach Phasen, wie z. B. Vorentwurf, Entwurf, Bau und Nachbau, oder nach Dienstleistungskategorien wie Planung, Budgetierung, Koordination und Berichterstattung. Jeder Unterabschnitt sollte Meilensteinen, zu erbringenden Leistungen und verantwortlichen Rollen zugeordnet sein, damit die Beteiligten auf einen Blick erkennen können, was in jeder Phase erwartet wird, ohne den Hauptvertrag durchblättern zu müssen.

Um die Kernvereinbarung übersichtlich zu halten, sollten Sie detaillierte Aktivitäten, Leistungen und Verantwortlichkeiten in einem Anhang aufführen und in der Hauptklausel zum Geltungsbereich darauf verweisen. Im Hauptvertrag sollte festgelegt werden, dass die Ausstellung den Umfang regelt und dass Änderungen des Umfangs eine formelle Änderung erfordern. Verwenden Sie klare Verweise auf Rollen (z. B. Projektleiter, PMO, Subunternehmer), Abnahmekriterien und Fälligkeitstermine, um Unklarheiten und Scope Creep zu vermeiden.

Ausstellung für Gebührenordnungen und Abrechnungssätze

Diese Ausstellung listet Positionen, Stundensätze, Gebührenstrukturen oder prozentuale Gebühren auf und spiegelt damit die üblichen Abrechnungssätze der Wettbewerber wider. Dadurch wird die Preisgestaltung von den Hauptbedingungen getrennt, sodass bei Preisänderungen keine vollständige Neuverhandlung des Vertrags erforderlich ist. Bei guter Ausarbeitung unterstützt die Anlage auch eine transparente Budgetierung und erleichtert zukünftige Aktualisierungen.

Verwenden Sie ein einfaches Tabellenformat mit Spalten für die Rollentitel, den Grundlohn (USD/Stunde), Überstundenregelungen (falls vorhanden) und Anmerkungen dazu, wie die Löhne im Laufe der Zeit angepasst werden können. Die Trennung dieser Daten in eine Anlage erleichtert Aktualisierungen durch Änderungen, und Sie können eine jährliche Anpassungsklausel oder eine indexbasierte Anpassung hinzufügen, um Marktveränderungen widerzuspiegeln. Beispielsweise könnten Sie eine Klausel einfügen, wonach die Zinssätze durch gegenseitige schriftliche Vereinbarung um bis zu 3 % pro Jahr angepasst werden können.

Durch die Darstellung der Gebühren in einer Anlage vereinfachen Sie Aktualisierungen über unterzeichnete Nachträge und konzentrieren sich im Kernvertrag weiterhin auf die Governance, während die Preisgestaltung in einem kontrollierten, versionierten Zeitplan festgehalten wird.

Ausstellung der Arbeitsgenehmigung und Arbeitsaufträge

Diese Ausstellung dient als einfache Genehmigung zur Aufnahme der Arbeiten und als Vorlage für einzelne Arbeitsaufträge im Rahmen des Rahmenvertrags. Es schafft einen klaren Weg, um Arbeiten zu beginnen oder hinzuzufügen, ohne die gesamte Vereinbarung neu zu schreiben. Jeder Arbeitsauftrag sollte auf den Rahmenvertrag verweisen und mit einem definierten Arbeitsumfang für sich allein stehen.

Fügen Sie Felder wie einen Verweis auf die Hauptvereinbarung, eine Beschreibung des konkreten Auftrags, die geschätzten Kosten, den Zeitplan und Unterschriften hinzu. Diese Struktur unterstützt einen unbegrenzten Umfang, indem sie die Hinzufügung neuer Arbeiten nach Bedarf ermöglicht und gleichzeitig einen konsistenten Genehmigungs- und Dokumentationsprozess gewährleistet. Sie benötigen außerdem einen unkomplizierten Änderungsauftragsprozess, der mit diesen Arbeitsaufträgen verknüpft ist, um Änderungen des Leistungsumfangs schnell und nachvollziehbar zu bearbeiten.

Ausstellung für Richtlinien und Compliance-Anforderungen

Einige Kunden, insbesondere Institutionen oder große Organisationen, fügen Richtlinienanhänge bei, die Reiserichtlinien, Hausordnungen, Qualitätssicherungsanforderungen oder Nutzungsprogramme umfassen. Die Anlage enthält die detaillierten Regeln, während der Hauptvertrag auf die Anlage verweist und den Projektmanager zur Einhaltung verpflichtet. Diese Trennung sorgt für klare und überprüfbare tägliche Abläufe, ohne die Kernvereinbarung zu überfrachten.

Beschreiben Sie in der Praxis die genauen Richtlinien in der Anlage – Tagespauschalen, Sicherheitsverfahren, QS-Checklisten, Datenverarbeitung und Zugriffskontrollen – und stellen Sie sicher, dass der Hauptvertrag eine Klausel zur Einhaltung der Vorschriften enthält, die auf die Anlage verweist. Beispielsweise könnte die Reiseausstellung zugelassene Fluggesellschaften, Obergrenzen für Unterkünfte und Genehmigungsschwellen festlegen, während die QA-Ausstellung Testprotokolle und Akzeptanzkriterien auflistet.

Wie man Exponate richtig referenziert und aktualisiert

Eine einheitliche Benennung, Nummerierung und Querverweise sind das Rückgrat eines zuverlässigen Ausstellungssystems in einer Projektmanagement-Vertragsvorlage. Verwenden Sie Bezeichnungen wie „Anlage A“, „Anhang 1“ oder „Anlage B“, „Anhang 2“ und stellen Sie sicher, dass alle Querverweise aus den Hauptklauseln auf die genaue Anlageversion verweisen. Eine eindeutige Kennzeichnung verhindert Verwirrung, wenn während eines Projekts mehrere Versionen existieren.

Die Exponate sollten durch schriftliche Änderungen oder neue Versionen, die von beiden Parteien unterzeichnet werden, aktualisiert werden. Fügen Sie jedem Exponat ein einfaches Änderungsprotokoll oder eine Versionshistorie bei und legen Sie fest, dass die neueste Version maßgeblich ist. Zur besseren Übersichtlichkeit sollten Sie das Datum der Ausstellungsversion in der Querverweissprache des Hauptvertrags angeben und akzeptierte Versionen in einem gemeinsamen Repository (z. B. einem sicheren Cloud-Ordner oder einem Dokumentenmanagementsystem wie DocuSign oder PandaDoc) speichern, damit alle Parteien gleichzeitig auf dasselbe Dokument zugreifen können.

So verwenden Sie diese Vorlage für einen Projektmanagementvertrag

Die Verwendung einer Vorlage für Projektmanagementverträge im täglichen Arbeitsablauf hilft Projektmanagern, Agenturen und Unternehmen dabei, Projekte reibungsloser und vorhersehbarer abzuwickeln. Es legt fest, wie die Arbeit geplant, nachverfolgt und bezahlt wird, und reduziert kurzfristige Änderungen, die Teams ausbremsen. Im Jahr 2025 verlassen sich Teams zunehmend auf einen einzigen Rahmenvertrag, der mit Arbeitsaufträgen und Änderungsprozessen verknüpft ist, um über Kunden und Projekte hinweg aufeinander abgestimmt zu bleiben.

Verträge projekt- und kundenübergreifend standardisieren

Der erste Schritt besteht darin, eine Mastervorlage mit einer durchdachten Struktur zu erstellen, die über alle Projekte hinweg konsistent bleibt. Behandeln Sie den Master als Grundlage für alle neuen Projekte und legen Sie klar fest, welche Klauseln obligatorisch und welche optional sind. Fügen Sie Kernabschnitte wie Umfang und Leistungen, Zeitplan, Gebühren und Zahlungsbedingungen, Änderungskontrolle, Rechte an geistigem Eigentum, Vertraulichkeit, Datenschutz, Kündigung und geltendes Recht hinzu. Indem Sie diese 12 Kernklauseln beibehalten und nur wenige Bereiche als anpassbar kennzeichnen, ermöglichen Sie eine schnellere Anpassung und bewahren gleichzeitig die Vorhersehbarkeit.

Durch Standardisierung werden Verhandlungen schneller und es schleichen sich weniger Fehler ein. Wiederkehrende Kunden erkennen die Struktur wieder, was die Entwurfszeit verkürzt und die Freigaben beschleunigt. In der Praxis berichten Teams, dass sich die Zyklen vom Entwurf bis zur Unterzeichnung bei wiederkehrenden Arbeiten um etwa 40 % bis 60 % verkürzen und ein typisches Projekt von einem 5- bis 7-tägigen Zyklus auf 2 bis 3 Tage verkürzt werden kann, sobald die Vorlage fertiggestellt ist. Diese Konsistenz erleichtert auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, die Einbindung von Kunden und die Skalierung Ihres Vertragsprozesses über mehrere Projekte hinweg.

Änderungen und Genehmigungen an einem Ort dokumentieren

Bewahren Sie die Vertragsdatei und alle damit verbundenen Änderungen an einem einzigen, überprüfbaren Ort auf, damit jede Änderung einen klaren Verlauf hat. Jede wesentliche Änderung sollte als Änderungsauftrag oder Nachtrag schriftlich festgehalten und mit den spezifischen Abschnitten verknüpft werden, auf die sie sich auswirkt. Wenn sich beispielsweise der Umfang ändert, verknüpfen Sie die Änderungsanordnung mit dem entsprechenden Absatz zum Umfang und mit dem betroffenen Zeitplan. Vergessen Sie nicht, mithilfe eines Tools für digitale Signaturen wie DocuSign oder Adobe Sign festzuhalten, wer die Änderung wann genehmigt hat, und das Dokument zusammen mit dem Hauptvertrag zu speichern.

Dieser zentralisierte Ansatz schafft eine zuverlässige Aufzeichnung, auf die man bei Streitigkeiten zurückgreifen kann. Eine gut verknüpfte Änderungshistorie hilft beiden Parteien, genau zu sehen, was wann und warum geändert wurde, wodurch Unklarheiten und Abwehrhaltungen reduziert werden. In realen Projekten liegen die Bearbeitungszeiten für Genehmigungen in der Regel zwischen 1 und 3 Werktagen, abhängig von der Komplexität der Änderung und der Verfügbarkeit der Unterzeichner. Dadurch bleibt die Dynamik erhalten und Scope Creep wird vermieden.

Wesentliche Elemente eines rechtsverbindlichen Projektmanagementvertrags

Beschreiben Sie, wie die Vertragsbedingungen Ihre tatsächlichen Projektmanagementpraktiken widerspiegeln, um übertriebene Versprechungen und unzureichende Leistungen zu vermeiden. Beginnen Sie damit, Vertragsklauseln realen PM-Prozessen zuzuordnen: Verknüpfen Sie Berichtspflichten mit Ihren bestehenden Statusberichten, stimmen Sie Meilenstein-Definitionen mit internen Projektphasen ab und passen Sie die Sprache der Änderungskontrolle an die Art und Weise an, wie Ihr Team Anfragen in den von Ihnen verwendeten Tools bearbeitet. Wenn Ihr Team beispielsweise einen wöchentlichen Statusbericht in Asana oder Jira verwendet, verlangen Sie einen zusammengefassten Kundenbericht, der denselben Meilenstein und denselben Lieferstatus abdeckt. Wenn Ihre internen Meilensteine Phase 1, Phase 2 und Phase 3 sind, stellen Sie sicher, dass die Vertragsmeilensteine genau diesen Definitionen entsprechen.

Bleiben Sie pragmatisch und vermeiden Sie Verpflichtungen, die Sie nicht einhalten können. Wenn Sie keine formellen wöchentlichen Kundenbesprechungen durchführen, versprechen Sie diese auch nicht in der Vereinbarung. Verwenden Sie stattdessen einen Rhythmus, der der Realität entspricht, und geben Sie an, dass Änderungen einer schriftlichen Genehmigung bedürfen. Eine klare Übereinstimmung zwischen Vertragsformulierungen und tatsächlichen Arbeitsabläufen verringert Verwirrung, reduziert Nacharbeiten und stärkt das Vertrauen der Kunden. Tools wie Jira für Änderungsanfragen, Asana für Aufgaben und Trello für Boards können im Vertrag aufgeführt werden, um zu veranschaulichen, wie Änderungen Ihren Prozess durchlaufen, jedoch nur, wenn diese Vorgehensweisen auch tatsächlich befolgt werden.

Die Vorlage regelmäßig überprüfen und aktualisieren

Planen Sie regelmäßige Überprüfungen der Vorlage für den Projektmanagementvertrag auf der Grundlage von gewonnenen Erkenntnissen, Streitigkeiten oder wiederkehrenden Kundenfragen. Führen Sie eine fortlaufende Liste mit Verbesserungen, wie z. B. die Verschärfung einer Änderungsklausel, die Klärung von Verantwortlichkeiten oder die Aktualisierung der Datenschutzbestimmungen, und legen Sie einen festen Rhythmus für die Aktualisierung der Vorlage fest. Ein praktischer Ansatz besteht darin, die Mastervorlage alle sechs Monate zu überprüfen und nach einer strukturierten internen Prüfung oder nach einer bemerkenswerten Projekterfahrung Aktualisierungen vorzunehmen. Jede empfohlene Änderung sollte eine Begründung, die erwarteten Auswirkungen und das Datum ihrer Umsetzung enthalten.

Durch die Aktualisierung der Vorlage nach einem festgelegten Zeitplan wird sichergestellt, dass jedes neue Projekt von der neuesten Version profitiert, während ältere Projekte, die noch in Bearbeitung sind, unter der zum Zeitpunkt der Unterzeichnung gültigen Version abgeschlossen werden können. Kommunizieren Sie Änderungen klar und deutlich an interne Teams und Kunden und verlangen Sie die Verwendung der neuen Version für alle zukünftigen Arbeitsaufträge. Diese disziplinierte Aktualisierung sorgt dafür, dass Ihre Verträge mit den aktuellen Praktiken übereinstimmen, reduziert wiederkehrende Fragen und unterstützt die kontinuierliche Verbesserung in der gesamten Agentur oder Firma.

Der Projektmanagementvertrag von Bonsai wurde von Rechtsexperten geprüft und ist vollständig anpassbar, sodass wichtige Elemente ganz einfach an die Anforderungen Ihres nächsten Projekts angepasst werden können.

Projektmanagementverträge sind das Rückgrat klarer Arbeit. Bonsai verwandelt eine Standardvertragsvorlage in einen wiederverwendbaren, automatisierten Bestandteil Ihres Projekt-Workflows. Einmal einrichten, für alle Kunden und Projekte wiederverwenden und den Vertragsstatus vom Entwurf bis zur Unterzeichnung verfolgen. Durch die Verknüpfung von Vereinbarungen mit dem nachgelagerten Projekt- und Finanzmanagement erhalten Sie einen reibungsloseren Übergang von der Planung zur Lieferung.

Und der größte Vorteil ist, dass Sie nicht stundenlang selbst eine Vorlage für einen Projektmanagementvertrag erstellen müssen – das wird alles für Sie erledigt.

Konfigurieren Sie einen Projektmanagementvertrag einmalig und speichern Sie ihn dann als wiederverwendbare Bonsai-Vorlage.

Beginnen Sie bei Bonsai mit einer soliden Grundlage, die Umfang, Verantwortlichkeiten, Zeitpläne, Gebühren, Änderungskontrolle und grundlegende rechtliche Bedingungen abdeckt. Sie können diese Klauseln festlegen, sodass jedes neue Projekt mit derselben Struktur beginnt, was Zeit spart und Missverständnisse reduziert. Fügen Sie Standardformulierungen hinzu, die beschreiben, was erwartet wird, wer für Genehmigungen zuständig ist und wie Änderungen behandelt werden.

Nachdem Sie die Kernbedingungen entworfen haben, speichern Sie das Dokument als Vorlage. Sie können Variablen für Kundenname, Projektname, Gebühren und wichtige Termine einfügen. Wenn Sie ein neues Projekt erstellen, füllt Bonsai diese Felder automatisch aus und wendet Ihr Branding, Ihre Farben und Ihr Logo an. Dadurch bleiben alle Vereinbarungen einheitlich und professionell, während Sie innerhalb weniger Minuten neue Verträge erstellen können.

Projektmanagementverträge an einem Ort verfolgen und verwalten

Bonsai zentralisiert alles an einem Ort, sodass Sie immer wissen, wo jeder Vertrag steht.

Das Vertrags-Dashboard von Bonsai zeigt den Status auf einen Blick: entworfen, gesendet, angesehen, unterzeichnet oder abgelaufen. Sie können jeden Vertrag einem Kunden und einem Projekt zuordnen, sodass Sie immer wissen, wo er hingehört. Dadurch lassen sich Meilensteine und Genehmigungen auch ganz einfach in einer Zeitleiste nachverfolgen.

Der Vertrag wird zusammen mit zugehörigen Dokumenten wie Angeboten, Arbeitsaufträgen und Rechnungen bereitgestellt, sodass Sie über einen vollständigen Arbeitsbereich verfügen. Wenn sich Änderungen am Umfang ergeben, können Sie sich auf die genauen Vertragsbedingungen beziehen, um Entscheidungen zu treffen, und Genehmigungen direkt an derselben Stelle aktualisieren. Mit einer einzigen zuverlässigen Informationsquelle vermeiden Sie Versionskonflikte und beschleunigen Kundengespräche.

Um Signaturen, Erinnerungen und nachgelagerte Arbeitsabläufe zu automatisieren

Die Automatisierung hilft Ihnen, ohne zusätzliche manuelle Schritte vom Vertrag zur Lieferung zu gelangen.

Sie können einen Vertrag durch Unterzeichnung und darüber hinaus bearbeiten, ohne Bonsai zu verlassen. Die integrierte E-Signatur unterstützt rechtsverbindliche Signaturen und führt ein Prüfprotokoll, sodass Sie ohne zusätzliche Tools die Compliance-Anforderungen erfüllen. Sobald der Vertrag vollständig ausgeführt ist, kann Bonsai automatisch einen neuen Projekteintrag erstellen, erste Aufgaben festlegen und auf Grundlage der Vereinbarung einen Budgetentwurf erstellen. Darüber hinaus kann Bonsai die vereinbarten Gebühren und Meilensteine aus dem Vertrag in Ihre Rechnungsstellungs- und Zeiterfassungs-Workflows übernehmen und so sicherstellen, dass die Einnahmen mit der Lieferung übereinstimmen.

Die Vorteile der Automatisierung lassen sich wie folgt aufschlüsseln:

• Verträge zur sicheren elektronischen Signatur versenden und rechtsverbindliche Unterschriften erfassen, ohne das System zu verlassen
• Auslösen automatischer E-Mail-Erinnerungen, wenn ein Vertrag bis zu einem bestimmten Datum nicht unterzeichnet wurde
• Automatisches Erstellen von Projekten, Aufgaben oder Budgets, sobald ein Vertrag vollständig ausgeführt ist
• Übertragung der vereinbarten Gebühren und Meilensteine aus dem Vertrag in die Rechnungsstellung und Zeiterfassung, wodurch manuelle Dateneingaben und Fehler reduziert werden

Diese automatisierten Schritte sparen Zeit, reduzieren Fehler und stellen sicher, dass alle Beteiligten zu Beginn der Arbeit auf dem gleichen Stand sind.