Vorlage für Architektur-Entwurfsbeschreibung

Was ist ein Architektur-Design-Brief?

Eine Vorlage für einen Architekturentwurf ist ein strukturiertes Dokument, das dazu dient, alle wichtigen Projektanforderungen vor Beginn der Entwurfsarbeiten festzuhalten. Es definiert Ziele, Standortkontext, Arbeitsumfang, Einschränkungen und Erwartungen und dient als praktischer Leitfaden und formelle Vereinbarung zwischen Kunde und Architekt. In Bonsai wird diese Vorlage zu einem wiederverwendbaren Framework, das Sie an verschiedene Projekte anpassen können und das Teams dabei hilft, vom Start bis zum Abschluss aufeinander abgestimmt zu bleiben.

Definition und Zweck eines Architektur-Design-Briefings

Ein Architekturentwurf, auch Architekturkonzept genannt, ist ein lebendiges, Arbeitsdokument, das die Bedürfnisse des Kunden, die Projektziele, den Standortkontext, den Arbeitsumfang, die Einschränkungen und die Erwartungen umreißt. Es erfasst sowohl funktionale Anforderungen als auch angestrebte Ergebnisse, wie Tageslichtziele, Barrierefreiheitsziele und Budgetvorgaben.

Es ist keine abgeschlossene Aussage. Stattdessen leitet es den Entwurfsprozess und unterstützt die Entscheidungsfindung, indem es Ziele, Leistungskriterien und Standortbeschränkungen klar festhält. Diese Klarheit trägt dazu bei, das Hin und Her während der frühen Konzeptarbeit zu reduzieren und das Team auf die Kernziele des Projekts zu fokussieren.

Da es flexibel bleibt, kann sich das Briefing im Laufe der Projektentwicklung weiterentwickeln und dient während der gesamten Projektdauer als einziger Bezugspunkt für Designer, Ingenieure und Kunden. Es kann bei Meilensteinen wie der Machbarkeitsprüfung, der Konzeptentwicklung und der Genehmigungsprüfung überarbeitet werden, um neue Erkenntnisse zu berücksichtigen, ohne die ursprüngliche Absicht aus den Augen zu verlieren.

Wie eine Vorlage den Designprozess unterstützt

Eine gut ausgearbeitete Vorlage für einen Architektur-Entwurfsbrief standardisiert die Informationen, die Sie zu Beginn des Projekts sammeln, legt klare Erwartungen für die zu dokumentierenden Inhalte fest und hilft Ihnen dabei, sowohl Einschränkungen als auch Chancen auf einheitliche Weise zu erfassen.

Es umfasst Ziele, Standortanalyse, Programm, Budget, Zeitplan und Einschränkungen in einer einheitlichen Reihenfolge. Dadurch werden Lücken reduziert, Annahmen vermieden und Kunden, Architekten und Stakeholdern geholfen, vom Start bis zu den Entscheidungspunkten aufeinander abgestimmt zu bleiben. Sie können auch Hinweise zu Materialien, Nachhaltigkeitszielen und gesetzlichen Anforderungen für einen schnellen Überblick hinzufügen.

Im Laufe des Projekts bleibt die Vorlage ein lebendiges Dokument, das Sie weiter verfeinern können. In Bonsai können Sie es als wiederverwendbaren Workflow speichern, den Teams kopieren, anpassen und dessen Änderungen sie für jedes neue Projekt verfolgen können. Die Vorlage unterstützt auch die Versionskontrolle, die Freigabe durch den Kunden und die einfache Übergabe zwischen den einzelnen Designphasen.

Wichtige Rollen, die einen Architektur-Entwurfsbrief verwenden

Typische Nutzer sind unabhängige Architekten, kleine Architekturbüros, Innenarchitekten, Design- und Bauunternehmen sowie deren Kunden.

Unabhängige Architekten nutzen das Briefing, um die Bedürfnisse des Kunden schnell zu erfassen und die Ausrichtung des Entwurfs festzulegen. Kleine Architekturbüros verlassen sich darauf, um wiederholbare Vorschläge zu erstellen und Teams auf Kurs zu halten. Innenarchitekten nutzen es, um sich über Raumplanung, Oberflächen und Beleuchtung abzustimmen. Design-Build-Unternehmen nutzen die Vorgaben, um Designentscheidungen mit baulichen Einschränkungen in Einklang zu bringen.

Für Kunden bietet das Briefing eine klare Stimme im Projekt und eine Aufzeichnung der Entscheidungen; für Projektmanager bietet es eine Grundlage für den Umfang und die Meilensteine; für Berater vermittelt es Schnittstellen und Einschränkungen. Zusammen profitieren diese Rollen von einem gemeinsamen Rahmen, der den Hin- und Her-Verkehr reduziert und die Erwartungen realistisch hält.

Kernkomponenten einer Vorlage für einen Architekturentwurf

Ab 2025 bildet eine aussagekräftige Vorlage für die Architekturplanung das Rückgrat eines erfolgreichen Projekts. Es stimmt die Ziele des Kunden mit der Designstrategie ab, setzt klare Erwartungen und hilft Teams, Scope Creep zu vermeiden. In diesem Abschnitt erläutern wir die wesentlichen Komponenten, die Sie einbeziehen sollten, und erklären, warum jede einzelne für den Projekterfolg wichtig ist. Die hier aufgeführten Leitlinien sind sowohl für Wohn- und Gewerbeimmobilien als auch für Renovierungsprojekte geeignet und spiegeln die aktuellen Branchenpraktiken und gängigen Wettbewerbsstandards wider.

Zusammenfassung und Projektübersicht

In diesem Unterabschnitt erfahren Sie, wie Sie eine prägnante Projektzusammenfassung verfassen, die jeder Leser schnell verstehen kann. Es sollte den Namen des Projekts enthalten, die Art des Projekts angeben, den Standort nennen und die übergeordneten Ziele in einem einzigen, gut lesbaren Absatz oder einer kurzen, übersichtlichen Liste darlegen.

Erstellen Sie in der Praxis ein Briefing, in dem Sie das Projekt mit seiner Kernidentität und den erwarteten Ergebnissen vorstellen. Beispielsweise könnten Sie ein sechsstöckiges Geschäftsgebäude namens Riverside Office Campus in der 400 Riverside Dr, Denver, als ein Projekt beschreiben, dessen Ziel es ist, flexible, lichtdurchflutete Arbeitsräume zu schaffen und gleichzeitig die LEED-Gold-Zertifizierung mit einem Budget von 18 Millionen Dollar zu erreichen. Sie sollten auch die Gesamtvision formulieren – beispielsweise, wie das Gebäude wirken soll und wie die Nutzer es erleben werden – und die wichtigsten Erfolgskriterien festlegen, wie die angestrebte Grundfläche, die Energieeffizienz oder wichtige Meilensteine im Zeitplan. Diese Zusammenfassung für Führungskräfte dient als Leitstern für alle späteren Designentscheidungen.

Informationen zu Kunden und Interessengruppen

In diesem Abschnitt wird erläutert, wer der Kunde ist, wer ihn vertritt und wer sonst noch Einfluss auf das Projekt hat. Es hilft, Missverständnisse zu vermeiden, indem es Schlüsselrollen und Ansprechpartner für Entscheidungen, Informationsaustausch und Genehmigungen identifiziert.

Geben Sie Details wie den Namen des Kunden, den Hauptansprechpartner, dessen Funktion und zuverlässige Kontaktinformationen an. Geben Sie die Entscheidungsträger und gegebenenfalls eine Lenkungsgruppe oder einen Projektausschuss sowie deren Zuständigkeiten an. Beispielsweise könnten Sie Folgendes notieren: Kunde ist Acme Properties; Hauptansprechpartnerin ist Jane Doe, Entwicklungsleiterin; Entscheidungsträger sind der Vorstand und der Projektmanager; die Lenkungsgruppe besteht aus Vertretern der Bereiche Einrichtungen, Betrieb und Marketing. Klare Definitionen wie diese stellen sicher, dass Änderungen umgehend genehmigt werden und die richtigen Personen zur richtigen Zeit die richtigen Informationen erhalten.

Informationen zur Website und Kontext

Dieser Teil enthält wichtige Fakten zur Website, die Einfluss auf die Gestaltungsmöglichkeiten haben. Es sollte die Adresse, die Grundstücksfläche, die Ausrichtung, die Zugangspunkte, die Topografie und die Umgebungsbedingungen umfassen, die sich auf Form und Layout auswirken.

Erläutern Sie, wie bestehende Strukturen, Ansichten, klimatische Überlegungen und die Planungsgeschichte frühe Konzepte prägen. Beachten Sie alle Dienstbarkeiten, Versorgungsbeschränkungen oder bekannten Standortbeschränkungen, da diese Faktoren direkten Einfluss auf die Massenabbildung, die Gebäudehülle, die Tageslichtstrategie und die Verkehrsführung haben. Beispielsweise kann bei einem nach Norden ausgerichteten Bürogebäude eine hochleistungsfähige Verglasung und Beschattung Vorrang haben, um den Komfort zu gewährleisten, während ein steiles Grundstück einen stufenförmigen oder terrassenförmigen Grundriss erforderlich machen könnte. Durch die Dokumentation des Standortkontexts legen Sie Grenzen fest, die als Leitfaden für Designuntersuchungen und Optionstests dienen und Änderungen in einer späten Phase vermeiden.

Projektziele, Vision und Erfolgskriterien

Hier erfassen Sie die Ziele des Kunden in funktionaler, erfahrungsbezogener und strategischer Hinsicht und erstellen einen ausgewogenen Auftrag, der dem Designteam als Leitfaden dient. Dadurch wird sichergestellt, dass das Projekt einen messbaren Mehrwert bietet, der über das reine Aussehen hinausgeht.

Beschreiben Sie funktionale Ziele wie die Vergrößerung der Nutzfläche oder die Verbesserung der Zirkulation, erfahrungsbezogene Ziele wie Tageslichtqualität, Akustik und Offenheitsgefühl sowie strategische Ziele wie Markenauftritt, Mietrendite oder betriebliche Effizienz. Definieren Sie dann, wie Erfolg in beobachtbaren Begriffen aussieht, damit Sie das Design im Laufe seiner Entwicklung bewerten können. Setzen Sie beispielsweise Ziele wie die Erreichung einer Nutzfläche von 12.000 Quadratmetern, einen Tageslichtfaktor von über 2 % in Arbeitsbereichen, eine Gebäudeenergieintensität von 90–120 kWh/m²/Jahr je nach Klima und die Einhaltung der Baukosten innerhalb des geplanten Budgets. Klare Kriterien helfen dem Team, Optionen anhand realer Ziele zu prüfen und alle Beteiligten während des gesamten Projektzyklus auf dem gleichen Stand zu halten.

Leistungsumfang und Ergebnisse

Dieser Unterabschnitt beschreibt, was das Projekt umfasst und was in jeder Entwurfsphase erstellt wird. Es hilft, Scope Creep zu verhindern und die Erwartungen hinsichtlich der Ergebnisse und Verantwortlichkeiten aufeinander abzustimmen.

Beschreiben Sie, ob es sich bei dem Projekt um einen Neubau, einen Anbau oder eine Sanierung handelt, und geben Sie an, ob Innenausbau, Außenarbeiten, Landschaftsbau oder Abbrucharbeiten erforderlich sind. Listen Sie dann die erwarteten Ergebnisse jeder Entwurfsphase auf, wie z. B. Konzeptskizzen, 3D-Modelle, Planungszeichnungen und Bauunterlagen, zusammen mit allen erforderlichen Koordinations- oder Spezialpaketen. Betonen Sie, wie diese Ergebnisse für Genehmigungen, Preisgestaltung und Bau verwendet werden. Indem Sie den Umfang und die zu erbringenden Leistungen im Voraus detailliert festlegen, erstellen Sie einen klaren Plan vom Konzept bis zur Fertigstellung und verringern das Risiko von späten Änderungen, die Zeit- und Kostenziele gefährden.

Raumbedarf und Nachbarschaften

In diesem Abschnitt werden vage Wünsche in konkrete Planungsparameter umgesetzt, indem Räume und ihre Beziehungen zueinander definiert werden. Es dient als Leitfaden für das Layout und beeinflusst frühzeitig den Designansatz.

Stellen Sie einen Raumplan zur Verfügung, in dem jeder Raum oder Bereich mit seiner ungefähren Größe, seinen Anforderungen an Tageslicht oder Privatsphäre, seinen Lagerungsanforderungen und den wesentlichen technischen Dienstleistungen aufgeführt ist. Erfassen Sie auch gewünschte Nachbarschaften – welche Räume sollten nebeneinander liegen oder voneinander getrennt sein –, um Planungsentscheidungen zu treffen. Beispielsweise könnten Sie festlegen, dass sich die Rezeption in der Nähe des Haupteingangs befinden soll, dass offene Arbeitsbereiche viel Tageslicht erhalten sollen und dass die Versorgungskerne zentral gelegen sein sollen, um die Zirkulation zu optimieren. Die Dokumentation dieser Beziehungen hilft dem Designteam, Layouts effizient zu testen, und reduziert den Hin- und Her-Austausch während der frühen Designiterationen.

Designkriterien, Ästhetik und Materialien

Die Designvorgaben sollten das vom Kunden gewünschte Erscheinungsbild klar formulieren, ohne sich auf eine einzige Lösung festzulegen. Dadurch bleibt dem Designer die Freiheit, neue Wege zu gehen, während er gleichzeitig mit der Marke und den Zielen im Einklang bleibt.

Beschreiben Sie die ästhetischen Vorgaben, einschließlich Stilvorlieben, Stimmung oder Atmosphäre und Referenzen aus früheren Projekten. Geben Sie Materialpräferenzen wie Holz, Beton, Ziegel oder Metall an und vermerken Sie bevorzugte Oberflächen, Farbpaletten und die erwartete Qualität der Oberflächenausführung. Wichtig ist, dass Sie diese als Richtlinien und nicht als Vorschriften formulieren, um die Kreativität nicht zu hemmen. Beispielsweise könnte man sagen, dass das Projekt modern und dennoch warm wirken soll, mit einer Farbpalette aus Holz und Beton, die auf langlebige, pflegeleichte Oberflächen abzielt. Diese Hinweise helfen dem Designteam dabei, ein einheitliches Erscheinungsbild zu erzielen und gleichzeitig flexibel auf die Gegebenheiten vor Ort und das Budget zu reagieren.

Einschränkungen, Vorschriften und Leistungsanforderungen

Das frühzeitige Dokumentieren von Einschränkungen verhindert spätere Nacharbeiten und sorgt dafür, dass die Designoptionen praktikabel bleiben. Dieser Abschnitt behandelt sowohl Compliance-Regeln als auch Leistungsziele.

Listen Sie die typischen Einschränkungen auf, mit denen Sie arbeiten müssen, wie z. B. Planungs- und Bebauungsvorschriften, Höhenbeschränkungen, Abstandsflächen, Denkmalschutzauflagen, Zugang zum Grundstück, Versorgungsleitungen und etwaige bauliche Einschränkungen durch bestehende Gebäude. Beschreiben Sie auch Leistungskriterien wie Nachhaltigkeitsziele, Energieeffizienz, akustische Anforderungen, Barrierefreiheitsstandards und geltende Sicherheitsvorschriften. Beachten Sie beispielsweise, dass das Projekt den lokalen Barrierefreiheitsrichtlinien entsprechen, gegebenenfalls die IBC/NFPA-Sicherheitsvorschriften einhalten und eine Mindestenergieeffizienz anstreben sollte, die den lokalen Klima- und Bauvorschriften entspricht. Durch die frühzeitige Erfassung dieser Einschränkungen vermeiden Sie kostspielige Überarbeitungen während der Entwurfsentwicklung und stellen sicher, dass der Plan während des gesamten Prozesses umsetzbar und konform bleibt.

Budget, Kostenvorstellungen und Zeitplan

Dieser Unterabschnitt stimmt die finanziellen und zeitlichen Erwartungen mit dem Entwurfsprozess ab und verdeutlicht, wie Umfang und Qualität mit Kosten und Zeit zusammenhängen.

Geben Sie den Gesamtbudgetrahmen, alle relevanten Kostenangaben pro Einheit oder pro Quadratmeter, Zulagen für Oberflächen und Einbauten sowie Rückstellungen für Unvorhergesehenes an. Beschreiben Sie für den Zeitplan wichtige Termine wie die Einreichung von Planungen, Genehmigungen, Baubeginn und Fertigstellung und erläutern Sie, wie diese Meilensteine mit dem Umfang und den Qualitätszielen zusammenhängen. Beispielsweise könnten Sie für ein 12.000 Quadratmeter großes Büroprojekt ein Gesamtbudget von 15 bis 22 Millionen Dollar festlegen, mit einer Fertigstellungszulage von 12 % und einer Rückstellung für Unvorhergesehenes von 10 %, und die Einreichung der Planungsunterlagen für das dritte Quartal 2025, den Baubeginn für das erste Quartal 2026 und die Fertigstellung für das vierte Quartal 2027 planen. Klare Budget- und Zeitplanziele helfen den Beteiligten, den Fortschritt zu verfolgen und fundierte Kompromisse zu schließen, wenn sich Optionen ergeben.

Anforderungen der Stakeholder und Betriebsabläufe

Dieser letzte Unterabschnitt fasst die betrieblichen Anforderungen und laufenden Bedürfnisse aller Interessengruppen zusammen und stellt sicher, dass das Gebäude nach der Übergabe einwandfrei funktioniert.

Fassen Sie die Erwartungen von Eigentümern, Endnutzern, Facility-Managern, Nachbarn oder Mietern zusammen, einschließlich betrieblicher Überlegungen wie Öffnungszeiten, Zugang für Wartungsarbeiten, Sicherheit und Potenzial für zukünftige Erweiterungen. Erklären Sie, dass die Abstimmung dieser Anforderungen während der Planung Reibungsverluste nach der Inbetriebnahme reduziert und ein reibungsloseres Facility Management unterstützt. Beispielsweise benötigen Eigentümer möglicherweise flexible Räumlichkeiten für zukünftige Mieter, Facility Manager benötigen möglicherweise einen ungehinderten Zugang zu technischen Räumen, und Nachbarn erwarten möglicherweise eine Lärmkontrolle und ein angemessenes Parkraummanagement. Durch die Erfassung dieser vielfältigen Anforderungen wird das Briefing zu einem praktischen Instrument, das nachhaltige Leistung, Benutzerkomfort und langfristige Anpassungsfähigkeit unterstützt.

Was ist eine Vorlage für einen Architekturentwurf und wozu dient sie?

Dieser Abschnitt enthält einen praktischen, schrittweisen Arbeitsablauf, mit dem Sie eine leere Vorlage für einen Architekturentwurf in ein projektspezifisches Dokument umwandeln können. Sie erfahren, wie Sie Gespräche beginnen, Parameter definieren und das Briefing zu einem Arbeitsleitfaden verfeinern, der während des gesamten Projekts aktuell bleibt. Der Schwerpunkt liegt auf der Zusammenarbeit mit den Kunden und der Einhaltung des Briefings während der Projektentwicklung. Die Vorlage für die Architektur-Entwurfsbeschreibung dient als praktische Struktur und nicht als starrer Vertrag.

Schritt 1: Mit Gesprächen und Entdeckungen beginnen

Der erste Schritt besteht darin, Gespräche zu führen und Erkenntnisse zu gewinnen, um die Aufgabenstellung an den tatsächlichen Bedürfnissen und Einschränkungen des Kunden auszurichten.

Stellen Sie offene Fragen dazu, wie sie leben, arbeiten oder handeln, was ihnen an der bestehenden Situation gefällt oder missfällt und welche langfristigen Pläne sie haben. Beispielsweise könnte eine Familie flexible Wohnräume wünschen, während ein kleines Unternehmen möglicherweise skalierbare Besprechungsbereiche und Ruhezonen benötigt. Die Vorlage für die Architektur-Entwurfsbeschreibung dient als Leitfaden für die Strukturierung dieser Entdeckungsphase und erfasst Ziele, Einschränkungen und Erfolgskriterien in einem gemeinsamen Dokument mit klaren Zuständigkeiten und Terminen. Verwenden Sie für das erste Treffen eine einfache Tagesordnung und beauftragen Sie jemanden mit der Protokollführung, damit nichts vergessen wird.

Dokumentieren Sie während dieser Ermittlung, wer im Raum anwesend ist, welche Entscheidungen offen sind und wie sich dies auf spätere Abschnitte des Berichts auswirken wird. Ein kurzer, gemeinschaftlicher Notizprozess – unter Verwendung von Tools wie Notion oder Google Docs – hilft dabei, alle auf dem gleichen Stand zu halten, und schafft eine Referenz, auf die Sie im Laufe des Projekts immer wieder zurückgreifen können.

Schritt 2: Erfassen der wichtigsten Projektparameter

Der zweite Schritt besteht darin, grundlegende Parameter in die Vorlage für die Architekturentwurfsbeschreibung einzutragen: Projektart, Standort, Standortdaten, Budgetrahmen, Zeitplanvorstellungen und regulatorischer Kontext.

Seien Sie realistisch in Bezug auf Zahlen und Einschränkungen und bestätigen Sie diese Punkte schriftlich gegenüber dem Kunden. Diese schriftliche Bestätigung stellt sicher, dass die Entwürfe alle späteren Designentscheidungen beeinflussen, von den ersten Konzepten bis hin zur Bauplanung. Beachten Sie beispielsweise die Flächennutzungsplanung, die Abstandsbeschränkungen und die Genehmigungsfristen für den Standort und stimmen Sie den Zeitplan mit den Meilensteinen der Beschaffung ab, um Überraschungen zu vermeiden.

Verwenden Sie versionskontrollierte digitale Vorlagen (Notion, Airtable, Smartsheet), damit Änderungen nachverfolgt werden können und für das gesamte Projektteam sichtbar sind. Planen Sie am Ende der Entdeckungsphase eine kurze schriftliche Bestätigung ein und behalten Sie die Zustimmung des Kunden zum Budget und Programm als Grundlage für die Konzeptentwicklung bei. Diese Disziplin hilft dabei, ein Projekt vom ersten Tag an auf Kurs zu halten.

Schritt 3: Räume, Funktionen und Benutzer definieren

Der dritte Schritt konzentriert sich auf das Ausfüllen des Abschnitts „Raumanforderungen” in der Vorlage, um Räume, Funktionen und Nutzer zu definieren.

Beginnen Sie damit, genau zu beschreiben, wer jeden Raum nutzen wird, welche Aktivitäten dort stattfinden werden und welche besonderen technischen Anforderungen bestehen. Gruppieren Sie Räume nach Funktion – öffentlich vs. privat, Front-of-House vs. Back-of-House – und ordnen Sie Nachbarschaften und primäre Verkehrswege zu. So können Sie testen, wie sich Menschen durch das Gebäude bewegen und wo Licht und Akustik am wichtigsten sind. Platzieren Sie beispielsweise Besprechungsräume in der Nähe der Rezeption, aber fernab von lauten Fluren, um sowohl Privatsphäre als auch einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Verwenden Sie die Kurzbeschreibung, um schnell Adjazenzdiagramme und erste Ideen für die Massenanordnung zu erstellen. Die Vorlage soll Ihnen dabei helfen, wichtige Zusammenhänge zu erfassen, wie beispielsweise die Nähe zwischen Arbeitsbereichen und Unterstützungsräumen oder zwischen Wohnbereichen und Außenbereichen. Durch die Aktualisierung dieses Abschnitts kann das Designteam die Layouts an veränderte Kundenanforderungen anpassen, wodurch Nacharbeiten in späteren Phasen reduziert werden.

Schritt 4: Designvorlieben und Referenzprojekte hinzufügen

Im vierten Schritt werden die ästhetischen Vorlieben des Kunden in der Vorlage dokumentiert, darunter Stile, die ihm gefallen, Bilder oder Vorbilder, die ihm zusagen, sowie Materialien, die er bevorzugt oder ablehnt.

Verlinken oder fügen Sie Referenzprojekte hinzu und notieren Sie, was genau dem Kunden daran gefällt – sei es das Licht, das Volumen oder die Fassadengestaltung. Erfassen Sie die Gründe für diese Vorlieben und Abneigungen, um den Auftrag zu steuern, ohne eine Lösung vorzuschreiben. Ein Kunde könnte beispielsweise ein helles, stützenfreies Interieur und eine warme Holzfassade bevorzugen. Notieren Sie diese Details in der Vorlage, um erste Konzeptideen zu steuern.

Verwenden Sie Moodboards oder digitale Boards in Tools wie Notion, Google Drive oder dem BIM 360-Portal, um Bildmaterial zu sammeln. Behalten Sie die Referenzen in der Vorlage für die Architektur-Entwurfsbeschreibung bei und ermutigen Sie den Kunden, Kommentare hinzuzufügen. Dieser Ansatz stellt sicher, dass die Gestaltungsrichtung dem Geschmack entspricht und gleichzeitig Raum für die Expertise des Architekten lässt, um Präferenzen in konkrete Gestaltungsmöglichkeiten umzusetzen.

Schritt 5: Stakeholder, Entscheidungen und Kommunikation skizzieren

Der fünfte Schritt umfasst Stakeholder, Entscheidungsrechte und Kommunikationspläne innerhalb der Vorlage.

Listen Sie auf, wer in jeder Phase zustimmt, wer konsultiert werden muss und wie oft Aktualisierungen mitgeteilt werden. Klare Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen, zum Beispiel: Der Eigentümer genehmigt den Entwurf, die Planungsgenehmigung kommt von der Stadt, und Berater leisten bei Bedarf ihren Beitrag. Geben Sie die bevorzugten Kommunikationskanäle (E-Mail, Slack oder ein wöchentlicher Videoanruf) und einen festen Besprechungsrhythmus an, damit jeder weiß, wann mit Fortschritten zu rechnen ist.

Verwenden Sie die Vorlage, um Entscheidungen zu dokumentieren, Besprechungsnotizen festzuhalten und Änderungen zu verfolgen. Ein lebendiges Dokument, das zu kontinuierlichen Beiträgen einlädt, hilft dabei, Fehlausrichtungen im Verlauf des Projekts zu vermeiden. Ermutigen Sie den Kunden, vor jedem Meilenstein die wichtigsten Punkte zu überprüfen und neue Einschränkungen oder Möglichkeiten zu kommentieren, damit die Vorgaben während der gesamten Planungs- und Bauphase aktuell bleiben.

Schritt 6: Überprüfen, verfeinern und vereinbaren Sie die Aufgabenstellung.

Der sechste Schritt besteht darin, den Auftrag zu überprüfen, zu verfeinern und eine formelle Vereinbarung darüber zu erzielen, bevor mit der Konzeption begonnen wird.

Teilen Sie den fertigen Entwurf mit dem Kunden, bitten Sie um Kommentare, klären Sie Unklarheiten und aktualisieren Sie Abschnitte, in denen die Erwartungen voneinander abweichen. Die Planung einer strukturierten Überprüfungssitzung hilft dabei, fehlende Informationen aufzudecken und sich auf wichtige Ziele zu einigen. Verwenden Sie Änderungsverfolgung oder einen speziellen Kommentar-Thread, damit Änderungen transparent und überprüfbar sind.

Betonen Sie, dass vor Beginn der Konzeptentwicklung eine ausdrückliche Genehmigung eingeholt werden muss, beispielsweise eine elektronische Unterschrift über DocuSign oder Adobe Sign. Diese formelle Zustimmung legt das Budget, das Programm und wichtige Einschränkungen fest und reduziert Streitigkeiten in der Endphase. Speichern Sie nach der Genehmigung eine endgültige Version im Projektordner und notieren Sie sich das Basisdatum für zukünftige Referenzzwecke. Dieser Schritt schafft eine solide, überprüfbare Grundlage für das Projekt.

Schritt 7: Das Briefing als lebendiges Dokument pflegen

Der siebte Schritt sorgt dafür, dass der Auftrag als lebendiges Dokument bleibt, das aktualisiert wird, sobald neue Informationen vorliegen – beispielsweise Rückmeldungen zur Planung, Kostenänderungen oder sich ändernde Kundenanforderungen.

Aktualisieren Sie die Zusammenfassung, wenn Feedback, Kostenänderungen oder sich ändernde Kundenanforderungen auftreten. Halten Sie fest, was sich geändert hat, warum es sich geändert hat und wer die Änderung genehmigt hat, damit das Team die Gründe dafür versteht. Verwenden Sie eine Versionsnummer und einen Datumsstempel und führen Sie ein Änderungsprotokoll in der Vorlage für die Architektur-Entwurfsbeschreibung, um einen klaren Prüfpfad zu gewährleisten.

Fördern Sie die kontinuierliche Zusammenarbeit, indem Sie Kommentare, Änderungshistorien und eine zentrale Anlaufstelle pflegen, an der das Team Aktualisierungen überprüfen kann. Wenn die Vorgaben aktuell bleiben, dienen sie als zuverlässige Referenz bei Entwurfsprüfungen, Wertanalysen und Bauarbeiten. So lassen sich Abweichungen vermeiden und das Projekt bleibt auf die sich weiterentwickelnden Ziele des Kunden ausgerichtet.

FAQs zum Architekturdesign-Brief

Ein gut ausgearbeiteter Architektur-Entwurf sorgt dafür, dass das Projekt fokussiert, realistisch und flexibel genug bleibt, um großartige Ideen zu fördern. Inhalt von Mitbewerbern warnt oft vor zu vagen Briefings, die zu schnell zu Lösungen springen oder wichtige Einschränkungen ignorieren. Dieser Leitfaden enthält praktische Tipps und Hinweise, die Ihnen dabei helfen, ein Briefing zu erstellen, das konkret auf Bedürfnisse und Ergebnisse eingeht und gleichzeitig Raum für kreative Entfaltung lässt. Verwenden Sie eine aktuelle Vorlage für Architektur-Design-Briefings, um diese Abschnitte zu strukturieren, damit Ihr Team im Jahr 2025 reibungslos vom Plan zur Umsetzung übergehen kann.

Klarheit und kreative Freiheit in Einklang bringen

Beginnen Sie mit klaren Anforderungen, Leistungszielen und erwarteten Ergebnissen und verzichten Sie dann darauf, genaue Layouts oder Formen vorzugeben.

Beschreiben Sie, was das Gebäude leisten muss, nicht wie es aussehen muss. Geben Sie beispielsweise an, dass das Projekt ein flexibles Büroprogramm für 200 bis 230 Nutzer unterstützen, 75 % der Arbeitsbereiche mit Tageslicht versorgen und einen maximalen Innengeräuschpegel von 40 dB in ruhigen Bereichen einhalten soll. Fügen Sie messbare Ziele hinzu, wie eine durchschnittliche Beleuchtungsstärke von 300–500 Lux in primären Arbeitsbereichen und ein Tageslichtautonomieziel von mindestens 50 % während der Nutzungszeiten. Durch diese Art der Zielformulierung können Architekten innerhalb eines klaren Rahmens verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten ausloten, von offenen Grundrissen bis hin zu zellularen Plänen, und dabei dennoch die Anforderungen an Leistung und Zeitplan erfüllen. Eine gute Vorlage für einen Architektur-Entwurfsbrief hilft Ihnen dabei, programmatische Ergebnisse von der architektonischen Form zu trennen, sodass die Kreativität innerhalb eines definierten Rahmens bleibt.

Als Nächstes sollten Sie den Auftrag flexibel halten, indem Sie Einschränkungen und Leistungskriterien als Vorgaben und nicht als Vorschriften aufführen. Sie können beispielsweise angeben: „flexible Bodenplatten, reaktionsfähige Beschattung und zukünftige Umgestaltungsmöglichkeiten“, während Sie Details wie die genauen Fensterkonfigurationen dem Designteam zur Optimierung überlassen. Dieser Ansatz hilft Teams dabei, neue Ideen zu entwickeln, ohne die Ziele aus den Augen zu verlieren, und passt zu den modernen BIM-Arbeitsabläufen im Jahr 2025, wenn Teams in Echtzeit mit Tools wie Revit, ArchiCAD oder Bentley sowie Cloud-Plattformen wie Autodesk Construction Cloud oder Procore zusammenarbeiten.

Um vage oder unvollständige Anforderungen zu vermeiden

Beginnen Sie mit konkreten Aussagen statt mit allgemeinen Adjektiven. Dadurch lassen sich Ideen leichter testen und Optionen zu einem späteren Zeitpunkt des Projekts besser vergleichen.

Ersetzen Sie vage Formulierungen wie „modernes Aussehen“ oder „viel Licht“ durch präzise Beschreibungen. Sagen Sie beispielsweise statt „moderner Look“ lieber „minimalistische Ästhetik mit mattweißen Wänden, warmen Holzakzenten und kontrastarmen Möbeln; achten Sie auf Einheitlichkeit zwischen Innen- und Außenflächen“. Anstelle von „viel Licht“ sollten Tageslichtkennzahlen angegeben werden: „Mindestens 50 % der Arbeitsbereiche erhalten an einem typischen Arbeitstag mindestens 4 Stunden Tageslicht; Verglasungsanteile von 30–40 % an den Hauptfassaden; Blendschutz mit einem UGR-Wert unter 19.“ Beschreiben Sie auch funktionale Anforderungen wie „ein Mittagessensbereich für 40 Personen mit einfachem Zugang für den Service“ oder „ein Robotiklabor mit 3 m Deckenhöhe und Staubkontrolle“. Führen Sie vor der Freigabe eine kurze Lückenprüfung durch, indem Sie fragen: Enthält jeder Abschnitt des Briefings einen klaren Bedarf, ein messbares Ziel und eine Überprüfung der Machbarkeit hinsichtlich Standort und Budget? Diese Gewohnheit, Lücken zu überprüfen, ist ein wichtiger Bestandteil der Vorlage für den Architekturentwurf für Projekte im Jahr 2025 und stellt sicher, dass kein Bereich unklar bleibt.

Führen Sie außerdem eine einfache Gegenprüfung durch: Gibt es für das Programm, die Standortbeschränkungen, das Budget und den Zeitplan jeweils eindeutige Aussagen? Wenn ein Bereich eher angedeutet als ausdrücklich genannt wird, formulieren Sie ihn als konkrete Anforderung um. Das Ziel besteht darin, spätere Diskussionen aufgrund von Annahmen zu vermeiden und die Vorgaben an die Realität der Beschaffungsfristen und Bauverfahren anzupassen – etwas, das moderne Vorgaben in der Praxis mit BIM-fähigen Teams betonen.

Frühzeitig Einschränkungen erkennen

Ehrlichkeit in Bezug auf Budget, Planungsvorschriften und Standortbeschränkungen in der Briefing-Phase spart später Zeit und Geld.

Listen Sie bekannte Einschränkungen im Voraus auf und behandeln Sie Risiken als einen lebendigen Bestandteil des Briefings. Beispielsweise sollten Sie einen Budgetrahmen (auch wenn dieser nur grob geschätzt ist), die maximale Grundfläche, Höhenbeschränkungen und Bebauungsbedingungen angeben. Beachten Sie bekannte Risiken wie Bodenbeschaffenheit, Entwässerungsprobleme und mögliche Einwände von Nachbarn. Wenn man diese zu Beginn dokumentiert, kann das Designteam Optionen anhand realer Grenzen testen, anstatt sie erst mitten im Designprozess zu entdecken. Im Jahr 2025 formalisieren viele Teams Einschränkungen in einem Abschnitt namens „Einschränkungen und bekannte Risiken“ und fügen dann ein einfaches Risikoregister hinzu, in dem Wahrscheinlichkeit, Auswirkungen und Verantwortlicher erfasst werden. Dadurch wird das Briefing zu einem praktischen Werkzeug und nicht nur zu einer Wunschliste. Es entspricht den integrierten Designprozessen, die heute bei großen BIM-Projekten zum Einsatz kommen.

Ermutigen Sie dazu, auch Unbekannte hinzuzufügen, mit einem Plan, wie diese gehandhabt werden sollen. Sie könnten beispielsweise schreiben: „Zu den Unbekannten zählen die genaue Tragfähigkeit des Bodens und mögliche Bauaktivitäten in der Nähe.“ Weisen Sie Verantwortlichkeiten für erste Untersuchungen zu und legen Sie Meilensteine fest, um den Bericht zu aktualisieren, sobald neue Informationen verfügbar sind. Die Aktualisierung der Einschränkungen trägt dazu bei, Neuverhandlungen während der Entwurfsentwicklung zu vermeiden und kostspielige Änderungen während der Bauphase zu reduzieren.

Um die Stakeholder durchgehend sichtbar zu halten

Beim Verfassen des Briefings kann es leicht passieren, dass bestimmte Gruppen übersehen werden, was zu Designentscheidungen führen kann, die nicht den tatsächlichen Bedürfnissen entsprechen.

Erstellen Sie eine Stakeholder-Karte, die Facility Manager, Nachbarn, Endnutzer, Sicherheitsbeauftragte und Wartungsteams umfasst, und überprüfen Sie diese regelmäßig. Fragen Sie, wie sich Entscheidungen auf die einzelnen Gruppen auswirken werden, und notieren Sie die Antworten direkt im Briefing. Beachten Sie beispielsweise die täglichen Aufgaben der Endnutzer, die Privatsphäre der Nachbarn und die Lärmbelastung sowie die Anforderungen der Facility-Manager hinsichtlich des langfristigen Zugangs für Wartungsarbeiten. Ein praktischer Ansatz besteht darin, an wichtigen Meilensteinen einen kurzen Stakeholder-Workshop durchzuführen und die Rollen und Verantwortlichkeiten in einer RACI-Matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) innerhalb des Briefings zu aktualisieren. Die Sichtbarkeit dieser Gruppen gewährleistet, dass das Design robuster ist und auf breitere Akzeptanz stößt. Außerdem spiegelt es die aktuellen Kooperationspraktiken wider, die im Jahr 2025 mit digitalen Koordinationswerkzeugen wie Autodesk Build oder Procore zum Einsatz kommen.

Überprüfen Sie bei der Überarbeitung, ob die Aufgabenstellung die Anforderungen jeder Gruppe mit klaren Akzeptanzkriterien abdeckt. Beispielsweise: „Das Betriebsteam benötigt einen wartungsfreundlichen Dachzugang“ oder „Die Nachbarn erwarten eine geräuschärmere Fassadengestaltung während der Bauarbeiten“. Die Dokumentation der Beiträge und Genehmigungen der Stakeholder im Briefing hilft, Änderungen in letzter Minute zu vermeiden und sorgt für reibungslosere Freigaben aller am Projektlebenszyklus beteiligten Parteien.

Den Auftrag als Arbeitsdokument behandeln

Die Vorgaben für die architektonische Gestaltung sollten sich mit dem Fortschreiten des Projekts weiterentwickeln – vom Konzept über die Bauphase bis hin zur Inbetriebnahme.

Führen Sie einen versionskontrollierten Prozess ein, damit jede Änderung nachvollziehbar ist. Beginnen Sie mit Brief v1.0 in der frühen Konzeptphase, aktualisieren Sie dann nach der Entwurfsplanung auf v1.1 und wechseln Sie während der Entwurfsentwicklung zu v2.0. Halten Sie dabei stets fest, was in jeder Phase vereinbart wurde. Verwenden Sie ein cloudbasiertes Dokumentensystem, das Kommentare, Genehmigungen und ein Änderungsprotokoll unterstützt, damit alle Beteiligten Änderungen in Echtzeit sehen können. Durch diese Vorgehensweise bleibt Ihr Auftrag mit dem sich weiterentwickelnden Entwurf und der Bauplanung im Einklang und unterstützt spätere Betriebsanforderungen, wenn die Gebäudesysteme an die Facility-Teams übergeben werden. Im Jahr 2025 kombinieren viele Unternehmen diesen Ansatz mit einer speziellen Vorlage für Architekturentwürfe, die mit dem Projektzeitplan, den Budgetprognosen und dem BIM-Ausführungsplan verknüpft ist, um eine nahtlose Übergabe zu gewährleisten.

Stellen Sie schließlich sicher, dass das Briefing ein lebendiger Leitfaden bleibt, indem Sie regelmäßige Überprüfungen planen, Überarbeitungen an wichtigen Meilensteinen ausrichten und Entscheidungen mit den Projektergebnissen verknüpfen. Wenn das Briefing als Arbeitsdokument behandelt wird, wird es zu einer vertrauenswürdigen Quelle für Designer, Bauherren und Betreiber gleichermaßen und begleitet das Projekt von der ersten Idee bis hin zu einem erfolgreichen, gut geführten Gebäude.

Wie man einen Architektur-Entwurfsbrief schreibt

Durch die Anpassung einer Standardvorlage für Architekturentwürfe können Sie einen soliden Kern wiederverwenden und gleichzeitig auf die spezifischen Anforderungen jedes Projekts, Kunden und Umfangs eingehen. Im Jahr 2025 erwarten Kunden klare Programme, Nachhaltigkeitsziele, Zeitpläne und Entscheidungsrollen, aber Sie können Details anpassen, ohne das gesamte Dokument neu zu schreiben. Dieser Abschnitt zeigt praktische Möglichkeiten, wie Sie die Vorlage für verschiedene Kontexte anpassen können.

Anpassung der Vorlage für verschiedene Projektarten

Verschiedene Projektarten legen unterschiedlichen Wert auf Programm, Leistung und Genehmigungen.

Bei Wohnprojekten stehen Wohnkomfort, Tageslicht, Akustik und flexible Grundrisse im Vordergrund. Beschreiben Sie in der Kurzbeschreibung, wie Räume zu verschiedenen Tageszeiten genutzt werden, welche Ausblicke wichtig sind und wie Möbel Räume neu gestalten können. Beispielsweise kann eine offene Küche, die auch als Essbereich genutzt werden kann, und eine Leseecke in der Nähe des Eingangs dem Designer dabei helfen, einen Grundriss zu entwerfen, der den Alltag unterstützt.

Kommerzielle Projekte legen den Schwerpunkt auf den Betrieb, die Nutzungskosten und das Facility Management. Der Auftrag sollte die voraussichtlichen Betriebszeiten, Wartungsanforderungen, Energieverbrauchsziele und die Umgestaltung der Räumlichkeiten im Zuge des Unternehmenswachstums genau beschreiben. Fügen Sie Leistungskriterien für Beleuchtung, Akustik und Raumluftqualität hinzu und vermerken Sie alle gewählten Zertifizierungspfade wie LEED BD+C oder WELL.

Institutionelle und Innenraumprojekte erfordern unterschiedliche Prioritäten. In institutionellen Briefings stehen Lebenssicherheit, Barrierefreiheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften im Vordergrund, während sich die Innenarchitektur auf Oberflächen, Materialpaletten und das Nutzererlebnis konzentriert. Bei Bedarf können Sie einen kurzen Abschnitt „Projektart-Anhang“ hinzufügen, um artspezifische Elemente zu erfassen, ohne die Kernstruktur zu ändern.

Umfangsdetails erweitern oder reduzieren

Der Umfang sollte der Größe, Komplexität und dem Budget des Projekts entsprechen.

Bei kleinen Projekten sollten Sie die Kernbereiche vereinfachen, indem Sie ein prägnantes Programm, eine knappe Zusammenfassung der Standort- und Einschränkungsbedingungen sowie eine kurze Liste der zu erbringenden Leistungen beibehalten. Kürzen Sie lange Koordinationsabschnitte und vermeiden Sie doppelte Informationen in verschiedenen Dokumenten. Das Ziel besteht darin, wesentliche Aspekte wie Programm, Standortbeschränkungen, Budget und Zeitplan beizubehalten und gleichzeitig optionale Details, die keinen Einfluss auf die Entwurfsentscheidungen haben, auf ein Minimum zu reduzieren.

Bei komplexen Projekten sollten Sie den Arbeitsumfang, die zu erbringenden Leistungen und die Phasenaufteilung detaillierter beschreiben. Erstellen Sie einen phasenweisen Lieferplan, der mit den Genehmigungen und Meilensteinen für die Erteilung von Genehmigungen übereinstimmt, und legen Sie für jede Phase klare Leistungsziele fest. Umfasst Koordinationsaufgaben mit Beratern, Überlegungen zur Fertigung und eine Checkliste für die Entwurfsentwicklung. Denken Sie daran, Wiederholungen von Inhalten aus separaten Verträgen oder Spezifikationen zu vermeiden, indem Sie Querverweise zwischen den Dokumenten setzen, anstatt sie im Briefing zu duplizieren.

Behalten Sie in jedem Fall die Kernstruktur bei – Programm, Standort, Budget, Zeitplan und Ergebnisse –, damit die Kurzbeschreibung über alle Iterationen und Teams hinweg als nützlicher Leitfaden dienen kann.

Integration von Nachhaltigkeits- und Leistungszielen

Machen Sie Nachhaltigkeit messbar und verknüpfen Sie sie von Anfang an mit den Prioritäten Ihrer Kunden.

Beschreiben Sie spezifische Energieziele, Zertifizierungsziele und Kriterien für die Materialbeschaffung. Legen Sie beispielsweise ein Ziel für die Energieverbrauchsintensität fest und geben Sie an, ob LEED, WELL oder ein anderes Rahmenwerk als Leitfaden für das Projekt dienen soll. Fügen Sie einen Plan zur Überwachung der Fortschritte während der Planung und Bauphase hinzu, beispielsweise vierteljährliche Überprüfungen der Energiestrategie und der Tageslichtnutzung, und verlangen Sie von den Verantwortlichen, wichtige Entscheidungen im Zusammenhang mit der Nachhaltigkeit zu dokumentieren.

Beziehen Sie gegebenenfalls auch Überlegungen zum Lebenszyklus und zum CO2-Fußabdruck mit ein. Empfehlen Sie die Verwendung von Lebenszykluskostenanalysen für wichtige Elemente und die Festlegung von Materialkriterien wie Recyclinganteil, regional bezogene Materialien und VOC-arme Oberflächenbehandlungen. Passen Sie die Leistungskennzahlen an die Prioritäten des Kunden und den regulatorischen Kontext an, unabhängig davon, ob Sie in Nordamerika, Europa oder Asien tätig sind, damit die Vorgaben umsetzbar und durchsetzbar bleiben.

Schließlich sollten Nachhaltigkeitsziele mit den im Jahr 2025 geltenden gesetzlichen Anforderungen und Anreizen in Einklang gebracht werden, wie beispielsweise verfügbare Steuergutschriften, lokale Vorschriften für umweltfreundliches Bauen und Umstellungspläne für mittelhohe und hochleistungsfähige Gebäude. Dadurch wird sichergestellt, dass die kurzen Leitfäden zu Designentscheidungen führen, die sowohl den Erwartungen des Kunden als auch den Compliance-Anforderungen entsprechen.

Um kundenspezifische Prozesse und Präferenzen widerzuspiegeln

Erfassen Sie, wie der Kunde gerne arbeitet, damit die Kommunikation und Freigaben reibungslos verlaufen.

Beschreiben Sie bevorzugte Besprechungsformate, Entscheidungsfristen und Dokumentationsstandards, um die Aufgabenstellung an interne Prozesse anzupassen. Legen Sie beispielsweise wöchentliche Designprüfungen, Meilenstein-Checkpoints und das bevorzugte Format für Entscheidungsmemos oder Freigaben fest. Geben Sie alle erforderlichen Kundenportale, Dateifreigabeverfahren und Reaktionszeiten an, damit das Team zuverlässig Rückarbeitpläne erstellen kann.

Dokumentieren Sie Standards und Tools für die Zusammenarbeit frühzeitig im Briefing. Legen Sie Namenskonventionen für Zeichnungen und Modelle, Dateiformate (PDF, DWG, Revit, IFC) und Revisionsnummerierung fest. Geben Sie an, ob BIM-Koordinierungssitzungen obligatorisch sind, und beschreiben Sie, wie Probleme verfolgt und gelöst werden. Durch die Einbettung dieser Präferenzen wird das Briefing zu einer verlässlichen Referenz sowohl für den Kunden als auch für das Designteam.

Verwenden Sie einen kundenspezifischen Anhang oder einen eigenen Abschnitt, um diese Prozesse unterzubringen. Dadurch bleibt die Kernvorlage unverändert, während gleichzeitig eine klare, maßgeschneiderte Anleitung bereitgestellt wird, die die Arbeitsweise des Kunden widerspiegelt – von Genehmigungen bis hin zur Dokumentation –, um Nacharbeiten zu minimieren und die Lieferung zu beschleunigen.

Mit Bonsai ist die Erstellung eines Architektur-Design-Briefings ganz einfach

Bonsai erweckt eine statische Vorlage für Architekturentwürfe zum Leben, indem es sie zu einem lebendigen, wiederverwendbaren Teil Ihres Arbeitsablaufs macht. Speichern Sie Ihre ideale Struktur einmalig, arbeiten Sie bei jedem neuen Briefing mit Kunden zusammen und verknüpfen Sie Briefings mit dem nachgelagerten Projekt- und Finanzmanagement.

Vorlagen für wiederverwendbare Architekturentwürfe erstellen

Mit den von Bonsai fachmännisch erstellten Vorlagen für Architektur-Entwurfsbriefe können Sie sich die mühsame Aufgabe ersparen, Entwürfe von Grund auf neu zu erstellen.

Beginnen Sie mit den Kernabschnitten: Projektübersicht, Standortinformationen, Umfang, Einschränkungen und Budget. Fügen Sie die benötigten Feldtypen hinzu, z. B. Kundenname, Standort, Bebauungsstatus, Genehmigungsanforderungen und Zeitplan. Nach dem Speichern füllt die Vorlage die Struktur für jeden neuen Auftrag vorab aus, sodass Ihr Team auf einer einheitlichen Grundlage aufbauen kann, anstatt jedes Mal von vorne anzufangen. Sie können die Vorlage für neue Projekte klonen und nur die sich ändernden Details anpassen, um die Konsistenz im gesamten Studio zu gewährleisten.

Architektur-Design-Briefings an einem Ort verfolgen und verwalten

Bonsai zentralisiert alle Architektur-Entwurfsaufträge an einem Ort und verknüpft jeden Auftrag mit seinem Kunden und Projekt.

Alle Briefings befinden sich in einem einzigen Arbeitsbereich, und jedes Briefing ist einem bestimmten Kunden und Projekt zugeordnet. Dadurch lässt sich beim Kickoff und bei der Überprüfung ganz einfach der richtige Briefing-Bericht aufrufen. Außerdem erhalten Sie einen übersichtlichen Überblick über Versionen und Genehmigungen, sodass Sie sehen können, was wann geändert wurde. Status-Tags (Entwurf, In Prüfung, Genehmigt) geben Ihnen einen schnellen Überblick über den Fortschritt. Die Zusammenarbeit ist integriert: Sie können den Auftrag mit Kunden teilen, um Kommentare einzuholen, Beiträge direkt im Dokument sammeln und alle Beteiligten auf dem Laufenden halten, wenn sich die Anforderungen ändern.

Um Genehmigungen, Benachrichtigungen und nachgelagerte Arbeiten zu automatisieren

Die Automatisierung in Bonsai hilft dabei, ohne manuelle Nachbearbeitung von Entwürfen zu Entscheidungen überzugehen. Richten Sie Standard-Automatisierungen ein, damit die richtigen Personen die Updates zum richtigen Zeitpunkt sehen. So funktioniert es in der Praxis:

Zunächst definieren Sie einen Auslöser (z. B. eine Statusänderung oder ein Meilenstein-Datum). Als Nächstes ordnen Sie die Empfänger zu, die das Update erhalten sollen, und schließlich konfigurieren Sie die Aktion (E-Mail senden, Benachrichtigung in der App veröffentlichen oder eine zugehörige Aufgabe aktualisieren). Diese Konfiguration hält alle Beteiligten auf dem Laufenden und reduziert den manuellen Nachbearbeitungsaufwand.

• Senden Sie den Auftrag automatisch zur elektronischen Unterschrift, sobald er den Status „genehmigt“ erreicht hat, und verkürzen Sie so die Wartezeit für Kunden bis zur Unterzeichnung.
• Benachrichtigen Sie die Beteiligten per E-Mail oder In-App-Benachrichtigung, wenn Aktualisierungen vorgenommen oder neue Kommentare hinzugefügt werden, damit niemand eine wichtige Änderung verpasst.
• Verbinden Sie genehmigte Briefings mit Projektplänen oder Budgets, indem Sie verknüpfte Aufgaben, Meilensteine und Kostenschätzungen automatisch erstellen oder aktualisieren und so sicherstellen, dass Designentscheidungen in die Umsetzung einfließen.
• Erinnern Sie Benutzer mit geplanten Erinnerungen an wichtige Meilensteine oder Überprüfungstermine, wodurch versäumte Fristen und Hektik in letzter Minute reduziert werden.