Vorlage für Beratungsauftrag

Was ist eine Vorlage für einen Beratungsauftrag und wozu dient sie?

Eine Vorlage für einen Beratungsauftrag hilft Ihnen dabei, schnell die wesentlichen Punkte eines Kundenauftrags zu erfassen, bevor Sie einen vollständigen Vorschlag ausarbeiten. Es verdeutlicht den Kontext, die Ziele, den Umfang und die Einschränkungen des Kunden und dient als Brücke zwischen den ersten Gesprächen und einer formellen Vereinbarung. Mit einem gut strukturierten Briefing können Sie Erwartungen sofort aufeinander abstimmen und späteres Hin und Her reduzieren.

Definition und Zweck eines Beratungsauftrags

Ein Beratungsbriefing ist ein prägnantes, strukturiertes Dokument, das den Kontext, die Ziele, den Umfang und die Einschränkungen des Kunden erfasst.

Es standardisiert die Art und Weise, wie Informationen gesammelt werden, sodass Berater Erwartungen abstimmen, Chancen bewerten und effektive nächste Schritte planen können. Durch die detaillierte Beschreibung des Kundenproblems, der Erfolgskennzahlen, des Budgetrahmens, des Zeitplans und aller bekannten Risiken hat das Team eine gemeinsame Vorstellung davon, wie Erfolg aussieht. Diese Konsistenz hilft Ihnen dabei, sicherer von der Entdeckung zur Planung überzugehen.

Ein aussagekräftiger Auftrag verhindert spätere Missverständnisse und Scope Creep, indem er frühzeitig Grenzen festlegt. Wenn die Aufgabenbeschreibung während der Informationsbeschaffung an die Beteiligten verteilt wird, werden Lücken bereits vor der Ausarbeitung eines formellen Vorschlags aufgedeckt, was Zeit spart und Nacharbeiten vermeidet.

Wie sich ein Beratungsbrief von einem Beratungsangebot unterscheidet

Ein Briefing ist nicht dasselbe wie ein Angebot; es erfüllt einen anderen Zweck in der Customer Journey.

Der Auftrag konzentriert sich darauf, den Kunden zu verstehen und das Problem zu formulieren, während der Vorschlag Ihre Lösung, Ihren Ansatz, Ihre Preisgestaltung und Ihre Bedingungen umreißt. Es handelt sich in der Regel um ein internes oder gemeinsames Arbeitsdokument, das zur Information über den Vorschlag dient, und nicht um ein Verkaufsdokument. Hier ist eine kurze Gegenüberstellung der gemeinsamen Elemente.

• Typische Elemente eines Beratungsauftrags: Kundenkontext, Ziele und Erfolgskennzahlen, Problemstellung, Umfangsgrenzen, Einschränkungen, Stakeholder, Entdeckungsnotizen, Annahmen.
• Typische Bestandteile eines Beratungsangebots: Lösungsübersicht, Methodik/Ansatz, Leistungen, Zeitplan, Preise und Zahlungsbedingungen, Allgemeine Geschäftsbedingungen, Verantwortlichkeiten des Kunden, Akzeptanzkriterien.

Wann Sie eine Vorlage für einen Beratungsauftrag in Ihrem Prozess verwenden sollten

Beschreiben Sie die typischen Punkte in der Customer Journey, an denen ein Beratungsbrief am nützlichsten ist: nach ersten Informationsgesprächen, bei der Qualifizierung größerer oder komplexer Projekte oder bei der Zusammenarbeit mit einem Team zur Festlegung des Umfangs. Eine Vorlage hilft Ihnen dabei, Entscheidungen in jeder dieser Phasen schnell und einheitlich zu erfassen.

Beschreiben Sie, wie die Verwendung einer Vorlage in diesen Phasen Zeit spart, Konsistenz gewährleistet und höhere Erfolgsraten bei Angeboten unterstützt. In den Jahren 2024–2025 meldeten Teams, die ihre Briefings standardisiert hatten, um 20–40 % schnellere Startzeiten und um 15–25 % höhere Gewinnraten, was die Briefing-Vorlage zu einem praktischen, datengestützten Werkzeug für Freiberufler und kleine Teams macht. Tools wie die Beratungsbriefvorlage von HelloBonsai, Google Docs, Notion und in Notion integrierte Dashboards sorgen dafür, dass Ihr Brief während des gesamten Projekts zugänglich und editierbar bleibt.

Wichtige Bestandteile eines Beratungsauftrags

Eine prägnante Vorlage für einen Beratungsauftrag dient als kompakter Fahrplan für ein Projekt. Es erfasst, wer beteiligt ist, was getan wird und wie der Erfolg gemessen wird. Im Jahr 2025 hilft ein gut strukturierter Auftrag sowohl Kunden als auch Beratern dabei, trotz Remote-Teams und sich ändernden Prioritäten aufeinander abgestimmt zu bleiben. In diesem Abschnitt werden die wichtigsten Abschnitte, die Sie einfügen sollten, und deren jeweilige Bedeutung anhand gängiger Angebotsstrukturen wie Projektübersicht, Ziele, Umfang und Bedingungen erläutert.

Kundeninformationen und Projektbezeichnung

Beginnen Sie mit den Grundlagen: Wer ist der Kunde, die Organisation, der Hauptansprechpartner, dessen Rolle und wie kann man ihn erreichen, sowie ein klarer Projektname. Die Vorlage sollte Felder für den Namen des Kunden, die Organisation, den Hauptansprechpartner, die Funktion, die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer und einen für alle verständlichen Projektnamen enthalten. Ein präziser Projekttitel hilft dabei, von Anfang an Erwartungen zu formulieren, und erleichtert die Verfolgung des Fortschritts in Tools wie Google Docs oder Notion.

Verfassen Sie einen Titel, der das Ergebnis, den Umfang und die Zielgruppe signalisiert. Verwenden Sie beispielsweise statt „Vertriebsberatung“ den Begriff „Optimierung des Q3-Vertriebstrichters für den EU-Markt“. Hier erfahren Sie, was Sie tun werden (den Trichter optimieren), wo (EU) und wann (Q3). Halten Sie es handlungsorientiert und konkret und nutzen Sie es als Leitstern für das Briefing. Verwenden Sie dieselbe Vorlage in einem gemeinsamen Arbeitsbereich wie Notion oder Airtable, damit jeder die Kontaktdaten und den Projekttitel nach Bedarf überprüfen und aktualisieren kann.

Hintergrund und Projektübersicht

Geben Sie eine kurze Beschreibung der aktuellen Situation des Kunden, des Kontexts und des Problems oder der Chance. Strukturieren Sie es wie eine Mini-Geschichte: Beschreiben Sie, was gerade passiert, warum es wichtig ist und was sich mit Hilfe ändern könnte. Der Auftrag sollte die bisherigen Versuche des Kunden, relevante Hintergründe und etwaige Einschränkungen enthalten. Schreiben Sie aus der Perspektive des Kunden, sodass die Übersicht wie eine Projektzusammenfassung in einem Beratungsangebot wirkt, aber darauf abzielt, den ersten Entwurf der Lösung zu leiten.

Verbinden Sie in diesem Abschnitt vergangene Aktionen mit der Gelegenheit. Erwähnen Sie eine aktuelle Initiative, Ergebnisse oder gescheiterte Versuche und warum diese nicht zum Erfolg geführt haben. Beachten Sie Einschränkungen wie Budgetgrenzen, regulatorische Anforderungen oder Datenverfügbarkeit. Ein oder zwei konkrete Zahlen sind hilfreich, zum Beispiel: „Die Lead-zu-MQL-Konversion sank nach dem Pilotprojekt aufgrund von Datenlücken von 6 % auf 3,2 %.“ Diese Erzählung schafft die Grundlage für Ziele, Erfolgskennzahlen und Entscheidungen zum Umfang und bleibt dabei mit den Aussagen des Kunden im Einklang, sodass die späteren Abschnitte glaubwürdig bleiben.

Ziele und gewünschte Ergebnisse

Dokumentieren Sie die Ziele des Kunden auf eine Weise, die konkret, messbar und zeitgebunden ist. Beginnen Sie damit, strategische Ziele von taktischen Zielen zu trennen, und zeigen Sie, wie jedes einzelne gemessen wird. Beispielsweise könnten Sie unter „Primäre Ziele“ „Eintritt in den EU-Markt“ und unter „Sekundäre Ziele“ „Steigerung der Lead-Konversion um 5 % innerhalb von sechs Monaten“ auflisten. Die kurze Vorlage soll Berater dazu anregen, Prioritäten zu setzen, indem sie klar kennzeichnet, was am wichtigsten ist und bis wann.

Um es praktisch zu halten, verwenden Sie klare Überschriften wie „Primäre Ziele“ und „Sekundäre Ziele“ und fügen Sie jedem Ziel kurze Erfolgskriterien hinzu. Verbinden Sie strategische Ziele mit einer gewünschten Marktbewegung oder Fähigkeit und taktische Ziele mit einer konkreten Maßnahme oder Kennzahl. Am Ende dieses Abschnitts sollten Sie 3–5 konkrete Ziele mit jeweils einem Zeitrahmen haben, damit das Team einen fokussierten Ansatz entwickeln kann. Tools wie Google Sheets oder Notion können Teams dabei helfen, diese Ziele in Echtzeit zu verfolgen.

Erfolgskennzahlen und Kapitalrendite

Legen Sie fest, wie der Erfolg sowohl quantitativ als auch qualitativ gemessen wird, damit die Arbeit klar bewertet werden kann. Fügen Sie Felder für Leistungskennzahlen (KPIs), Basiswerte, Zielwerte und erwartete ROI-Bereiche hinzu. Ein KPI könnte beispielsweise „monatlicher wiederkehrender Umsatz pro Nutzer“ sein, mit einer Basislinie von 120 $ und einem Ziel von 180 $ innerhalb von 9 Monaten. Qualitativer Erfolg kann beispielsweise die Zufriedenheit der Stakeholder oder schnellere Entscheidungszyklen umfassen.

Den ROI konkret formulieren, um die Lösungsgestaltung zu steuern. Skizzieren Sie ROI-Bereiche wie eine Amortisation von 120–180 % über 12 Monate oder eine qualitative Verbesserung wie „Entscheidungszeit um 40 % reduziert”. Verwenden Sie vertraute Tools zur Verfolgung dieser Kennzahlen, wie Excel-Dashboards, Tableau oder Looker, und notieren Sie sich die benötigten Datenquellen (CRM-, Analyse- oder Finanzsysteme). Dies hilft sowohl dem Kunden als auch dem Berater, sich auf den gelieferten Mehrwert zu konzentrieren.

Umfang, Leistungen und Optionen

Beschreiben Sie den ursprünglichen Umfang, einschließlich der Projektgrenzen, der Aktivitäten innerhalb und außerhalb des Umfangs sowie der wichtigsten Ergebnisse. Der Auftrag sollte umreißen, was erstellt werden soll, z. B. Audits, Roadmaps oder Schulungen, und wie diese Ergebnisse mit den Zielen in Zusammenhang stehen. Diese Klarheit hilft, Scope Creep zu vermeiden und sorgt dafür, dass alle von Anfang an auf die erwarteten Ergebnisse ausgerichtet sind.

Fügen Sie auch mögliche Engagement-Optionen oder -Phasen hinzu, die sich an gängigen Beratungsangeboten orientieren. Beispielsweise eine Diagnosephase zur Erfassung des aktuellen Zustands in 2–3 Wochen, gefolgt von einer Implementierungsphase von 6–8 Wochen und optionalen Schulungen oder Übergaben. Geben Sie Datenanforderungen, Abhängigkeiten und Entscheidungspunkte an. Wenn du diese Optionen gleich am Anfang anbietest, kannst du den Umfang später leichter anpassen, ohne das Projekt zu gefährden, und der Kunde kann die verschiedenen Szenarien besser vergleichen.

Rollen, Verantwortlichkeiten und Interessengruppen

Identifizieren Sie wichtige Kundenakteure, Entscheidungsträger und interne Projektverantwortliche und legen Sie deren Zuständigkeiten und Grad der Beteiligung fest. Die Vorlage sollte Sie dazu auffordern, Rollen zu benennen (z. B. Sponsor, Product Owner, Data Steward) und festzulegen, wer welche Aufgaben übernimmt. Klären Sie den Unterschied zwischen den Aufgaben des Beraters (Strategie, Moderation, Umsetzung) und den Aufgaben des Kunden (Datenzugriff, Genehmigungen, Input), damit die Erwartungen von Anfang an klar sind.

Erwägen Sie, eine einfache RACI-Übersicht in den Notizen hinzuzufügen, auch wenn es sich nur um eine grobe Skizze handelt. Beispielsweise „R“ für „verantwortungsbewusst“, „A“ für „verantwortlich“, „C“ für „konsultiert“ und „I“ für „informiert“. Dies hilft, Engpässe und Missverständnisse zu vermeiden. In der Praxis werden Sie häufig Namen oder Rollen in der Überschrift dieses Abschnitts auflisten und deren Aufgaben mit Projektmeilensteinen, Besprechungen und Entscheidungspunkten abgleichen, indem Sie Tools wie Microsoft 365 oder Google Workspace verwenden, um Dokumente zu teilen und den Fortschritt zu verfolgen.

Einschränkungen, Risiken und Annahmen

Verwenden Sie diesen Abschnitt, um bekannte Einschränkungen, potenzielle Risiken und Arbeitshypothesen zu erfassen. Halten Sie jede Kategorie mit kurzen Aufzählungspunkten oder Sätzen prägnant, um lange, unübersichtliche Texte zu vermeiden. Typische Einschränkungen sind Budgetgrenzen, strenge Zeitvorgaben, verfügbare Ressourcen und Technologiekompatibilität, während Risiken die Datenqualität, den Widerstand von Interessengruppen oder Integrationsprobleme umfassen. Arbeitshypothesen könnten der Zugang zu sauberen Daten oder zeitnahe Freigaben sein.

Die Dokumentation von Einschränkungen und Annahmen hilft dabei, Scope Creep und unangenehme Überraschungen später zu vermeiden. Verknüpfen Sie beim Entwerfen Risiken mit Ideen zur Risikominderung und weisen Sie Verantwortliche für die Nachverfolgung zu. Wenn beispielsweise die Datenqualität ein Risiko darstellt, vermerken Sie den Plan, einen zweiwöchigen Datenbereinigungssprint durchzuführen, und wer diesen beaufsichtigen wird. Durch die praktische Ausrichtung und Aktualität dieses Abschnitts wird sichergestellt, dass das Projekt auch bei sich ändernden Prioritäten auf Kurs bleibt.

Budget, Zeitplan und Zahlungsbedingungen

Geben Sie vorläufige Felder für den erwarteten Budgetrahmen, das geplante Startdatum und das gewünschte Enddatum an. Erfassen Sie auch alle vom Kunden genannten Zahlungserwartungen, wie Meilensteine, Vorschüsse oder leistungsabhängige Komponenten. Beachten Sie, dass es sich hierbei noch nicht um eine formelle Preisseite handelt, sondern um eine Struktur für spätere Preisangebote und Verhandlungsargumente.

Verwenden Sie nach Möglichkeit konkrete Zahlen und reale Daten. Legen Sie beispielsweise ein Budget von 40.000 bis 80.000 US-Dollar fest, mit einem geplanten Start im Mai 2025 und einem ersten Meilenstein nach vier Wochen. Wenn es mehrere Phasen gibt, notieren Sie die voraussichtlichen Kosten für jede Phase und wie die Zahlungen mit den Leistungen abgestimmt werden. Tools wie Excel für die Budgetplanung oder Airtable für eine einfache Budgetverfolgung können Ihnen dabei helfen, diesen Bereich übersichtlich und transparent zu gestalten.

Genehmigung, nächste Schritte und Abzeichnung

Auch wenn der Auftrag in der Regel intern ist, können Sie einen optionalen Freigabebereich einfügen, damit Sie ihn zur Abstimmung mit dem Kunden teilen können. Fügen Sie einfache Felder wie „Geprüft von“, „Datum“ und „Vereinbarte nächste Schritte“ hinzu, damit die Zusammenfassung als einfaches Freigabedokument vor dem formellen Angebot oder Vertrag dienen kann.

Verwenden Sie diesen Abschnitt, um die Vereinbarung zusammenzufassen und sich über die nächsten Schritte zu einigen. Nach der internen Überprüfung teilen Sie den Auftraggeber über den Auftrag, um dessen Zustimmung einzuholen, und nehmen Sie dann alle Änderungen in das formelle Angebot auf. Wenn Sie möchten, können Sie eine Checkliste für die schnelle Genehmigung oder einen kurzen Aktionsplan mit Fristen hinzufügen, damit beide Seiten genau wissen, was als Nächstes geschieht und wann sie sich wieder treffen müssen. Dazu können Sie Tools wie HelloSign oder Acrobat für die formelle Unterzeichnung verwenden.

Wie Sie eine Vorlage für einen Beratungsauftrag in Ihrem Vertriebsprozess verwenden

Eine Vorlage für einen Beratungsauftrag fungiert als Kompass, der Ihren Vertriebsworkflow von ersten Gesprächen bis zum Abschluss von Geschäften begleitet. Es hilft Ihnen dabei, die Ziele, Einschränkungen und Erfolgskennzahlen Ihrer Kunden an einem Ort zu erfassen, sodass Ihre Angebote sich auf die Ergebnisse konzentrieren können. Im Jahr 2025 melden führende Unternehmen höhere Gewinnquoten, wenn sie vor der Ausarbeitung von Angeboten mit einem Briefing beginnen, da das Briefing den Umfang, die Preisoptionen und den Wert für den Käufer von Anfang an festlegt und nicht erst nach der Erstellung der Angebote.

Erkenntnisse aus Erstgesprächen konsistent erfassen

Öffnen Sie während oder unmittelbar nach den Erstgesprächen die Vorlage für die Beratungsunterlagen, um die Kundendaten zu erfassen, solange die Details noch frisch sind. Durch diese Vorgehensweise bleiben Sie nah an der Sprache und den Prioritäten des Kunden und können das Gehörte leichter in konkrete Angebotselemente umsetzen. Protokollieren Sie Felder wie Unternehmen, primäre Stakeholder, erklärte Ziele, Einschränkungen, Zeitplan, Budgetrahmen, Entscheidungskriterien und potenzielle Risiken, damit nichts übersehen wird.

Konsistenz ist wichtig, da jeder Lead dieselbe Struktur verwendet. Mit der einheitlichen Erfassung können Sie Opportunities nebeneinander vergleichen, schnell qualifizieren und fehlende Details aufdecken, die später oft zu Problemen bei Angeboten führen. Wenn beispielsweise ein Kunde eine feste Frist nennt und ein anderer den ROI betont, erkennen Sie diese Unterschiede frühzeitig und können jedes Briefing entsprechend anpassen. In der Praxis stellen viele Teams fest, dass die vollständige Protokollierung von Entdeckungsnotizen in der Vorlage späte Klarstellungen um ein Drittel reduziert und den E-Mail-Verkehr um etwa 25 % verringert, wodurch die Dynamik zwischen den Gesprächen aufrechterhalten wird.

Vor dem Verfassen eines Angebots intern abstimmen

Sobald das Briefing fertiggestellt ist, nutzen Sie es als einzige Informationsquelle, um das Team auf eine Linie zu bringen, bevor Sie einen vollständigen Vorschlag ausarbeiten. Der fertige Auftrag wird zu einem lebendigen Dokument, das Partner, Kundenbetreuer und Fachexperten überprüfen, um die Kundenbedürfnisse zu bestätigen, den Umfang zu klären und sich auf Einsatzoptionen und Preisstrategien zu einigen. Diese Abstimmung hilft Ihnen, etwaige Lücken in Bezug auf Fähigkeiten, Abhängigkeiten oder Kundenerwartungen frühzeitig aufzudecken und so spätere Überarbeitungen im Prozess zu reduzieren.

In der Praxis können Sie eine fokussierte interne Abstimmung mit 60 Minuten im Kalender durchführen und die Zusammenfassung in einem gemeinsamen Arbeitsbereich (wie HelloBonsai oder Google Docs) teilen. Lassen Sie jede Partei den vorgeschlagenen Umfang bestätigen, vereinbaren Sie drei Vertragsoptionen (z. B. projektbasiert, nach Zeit- und Materialaufwand oder eine Mischung aus beiden) und legen Sie einen allgemeinen Preisansatz fest. Indem Sie den Auftrag als Vereinbarung zwischen Partnern, Kundenbetreuern und KMUs betrachten, geht Ihr Team mit Klarheit in die Angebotserstellung – und es gibt weniger Raum für Fehlinterpretationen oder Zweifel hinsichtlich des Umfangs.

Entwürfe zu erstellen, die sich auf die Ergebnisse für den Kunden konzentrieren

Verknüpfen Sie die Ziele, Erfolgskennzahlen und ROI-Hinweise des Briefings direkt mit der Struktur des Angebots. Beginnen Sie mit den Ergebnissen, die der Kunde erzielen möchte, und formulieren Sie die zu erbringenden Leistungen anhand dieser Ergebnisse und nicht anhand einer Liste von Aktivitäten. Diese Umstellung hilft Ihnen dabei, bewährte Verfahren anzuwenden, wie sich auf den Käufer zu konzentrieren, den ROI hervorzuheben und zu zeigen, was der Kunde erhält, und nicht nur, was Sie tun werden. Die Fähigkeit des Briefings, den Erfolg anhand von Kennzahlen wie Zeitersparnis, Kostensenkung oder Umsatzsteigerung zu quantifizieren, gibt Ihnen konkrete Argumente an die Hand, um Empfehlungen und Preisgestaltung zu rechtfertigen.

Verwenden Sie eine Standardvorlage für Angebote, die den Auftrag widerspiegelt: eine Zusammenfassung, die die Ergebnisse für den Kunden in den Vordergrund stellt, eine Lösungsübersicht mit messbaren Kennzahlen, einen Zeitplan mit Meilensteinen, die auf Erfolgskriterien abgestimmt sind, und einen Abschnitt zum Return on Investment, der einen konkreten Mehrwert aufzeigt. Nutzen Sie die Vorlagen von HelloBonsai und integrieren Sie die aus dem Briefing abgeleiteten ROI-Berechnungen, um die Konsistenz aller Opportunities sicherzustellen. Dieser Ansatz führt in der Regel zu Vorschlägen, die kundenorientiert und ergebnisorientiert sind, was das Vertrauen und die Wahrscheinlichkeit einer Zustimmung erhöht.

Um Überarbeitungen von Angeboten und Scope Creep zu reduzieren

Eine gründliche Nutzung des Beratungsauftrags im Vorfeld führt später zu weniger Änderungen hin und her. Wenn die Erwartungen, Einschränkungen und Verantwortlichkeiten des Kunden im Briefing erfasst und vereinbart werden, werden die Vorschläge von Anfang an genauer und besser abgestimmt. Dadurch wird das Risiko von Scope Creep, Änderungsaufträgen und unangenehmen Neuverhandlungen verringert, da die Grenzen bereits definiert und für alle Parteien sichtbar sind.

Führen Sie klare Verfahren zur Änderungskontrolle ein, um diese Vorteile zu verstärken. Verlangen Sie die Genehmigung jeder Änderung des Umfangs, protokollieren Sie alle Änderungen im Briefing und planen Sie kurze wöchentliche Besprechungen ein, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten sich weiterhin über die Prioritäten und Erfolgskriterien einig sind. Bewahren Sie die Kurzbeschreibung als lebendigen Vertragsleitfaden für das Engagement auf und beziehen Sie sich bei der Überprüfung von Angeboten darauf. Durch die Kombination von disziplinierter Kurzbeschreibung mit Standardvorlagen für Angebote in HelloBonsai können Sie Überarbeitungszyklen erheblich verkürzen und Projekte vom Start bis zum Abschluss auf Kurs halten.

Bewährte Verfahren zur Erstellung eines Beratungsauftrags

Wenn Sie die Vorlage für das Beratungsbriefing sorgfältig ausfüllen, können Sie qualitativ hochwertigere Aufträge gewinnen und Projekte erfolgreich auf den Weg bringen. Dieser Abschnitt enthält praktische, käuferorientierte Hinweise zu häufigen Fehlern in Angeboten. Legen Sie Wert auf Wertigkeit, verwenden Sie eine einfache Sprache und betrachten Sie die Kurzbeschreibung eher als strategisches Instrument denn als reine Formalität.

Konzentrieren Sie sich auf den Käufer, nicht auf Ihr Unternehmen.

Lassen Sie den Kunden das Problem mit seinen eigenen Worten definieren und verwenden Sie seine Sprache im Briefing. Wenn sie sagen: „Wir verlieren Kunden in den ersten 60 Tagen“, erfassen Sie genau dieses Problem im Problembereich und definieren Sie den Erfolg in messbaren Begriffen, die mit diesem Problem zusammenhängen. Dadurch bleibt der Auftrag ergebnisorientiert und nicht funktionsorientiert. Nachdem Sie die Problemstellung formuliert haben, halten Sie inne, um sicherzustellen, dass Sie sie verstanden haben, bevor Sie sich einer Lösung zuwenden. Dies hilft, vorzeitige Eigenwerbung zu vermeiden und den Fokus auf die Bedürfnisse des Käufers zu richten.

Fassen Sie anschließend dem Kunden in seinen eigenen Worten zusammen und stellen Sie ein paar klärende Fragen. Fügen Sie nach Möglichkeit Zitate des Kunden ein und eine einfache Zeile wie „Definition des Kundenerfolgs: Reduzierung der 60-Tage-Abwanderungsrate um 5 Prozentpunkte in 6 Monaten“. Vermeiden Sie es, die Aufgabenstellung in eine Leistungsbeschreibung zu verwandeln; behalten Sie einen kundenorientierten Ton bei und zeigen Sie, dass Sie zuerst zugehört haben. Dadurch wird Vertrauen aufgebaut und vom ersten Tag an ein klarer Weg zum Erfolg eingeschlagen.

Um die Zusammenfassung prägnant, aber vollständig zu halten

Achten Sie auf Ausgewogenheit zwischen Kürze und ausreichender Detailgenauigkeit, um die Arbeit zu leiten. Verwenden Sie kurze, klare Aufzählungspunkte und konkrete Kennzahlen anstelle langer Absätze. Jeder Punkt sollte einen bestimmten Aspekt behandeln, wie beispielsweise Ziele, Erfolgskennzahlen oder Einschränkungen, damit der Kunde den Text schnell überfliegen und verstehen kann. Dieser Ansatz hilft sowohl Ihnen als auch dem Kunden, auf dem gleichen Stand zu bleiben, während sich die Gespräche von der Entdeckung zum Vorschlag entwickeln.

Um sicherzustellen, dass die Kurzbeschreibung vollständig ist, ohne überladen zu wirken, fügen Sie eine kurze Liste mit Pflichtfeldern hinzu, die immer ausgefüllt werden müssen. Andere Felder können leer bleiben, wenn sie noch nicht relevant sind, wodurch frühe Gespräche fokussiert und effizient bleiben.

Annahmen frühzeitig klären

Nutzen Sie den Abschnitt „Annahmen und Einschränkungen“ proaktiv, um versteckte Lücken aufzudecken. Verwandeln Sie vage Aussagen des Kunden in eindeutige Annahmen im Briefing, zum Beispiel: „Angenommen, das interne Team setzt die Empfehlungen innerhalb von 60 Tagen um; Verantwortlicher: Kunden-PM; Datum: Q3.“ Das Aufschreiben klarer Annahmen hilft Ihnen, fehlende Daten, Genehmigungen oder Abhängigkeiten zu erkennen, bevor sie zum Dealbreaker werden oder zu Scope Creep führen.

Diese Gewohnheit schafft auch eine klare Aufzeichnung darüber, was angenommen wird, wer es überprüfen wird und bis wann. Wenn Sie sich mit dem Kunden im Voraus auf Annahmen einigen, reduzieren Sie späteres Hin und Her und halten das Projekt auf einem realistischen Kurs. Erwägen Sie, Ihrem Briefing einige gängige Vorlagen hinzuzufügen, damit jeder weiß, was ihn erwartet.

Um juristische Fachsprache und Komplexität zu vermeiden

Verzichten Sie in der Zusammenfassung auf schwer verständliche juristische Fachbegriffe oder Vertragssprache, die in die endgültige Vereinbarung gehören. Verwenden Sie eine einfache Sprache, damit Kunden und interne Teams die erfassten Informationen schnell verstehen und darauf reagieren können. Speichern Sie Details wie Entschädigungen oder detaillierte Vertragsbedingungen nicht in der Zusammenfassung, sondern im Vertrag, damit das Dokument lesbar und handlungsorientiert bleibt.

Hier helfen Überprüfungen in einfacher Sprache. Verwenden Sie kürzere Sätze, definieren Sie alle Fachbegriffe und vermeiden Sie unnötige Abkürzungen. Wenn ein Begriff falsch interpretiert werden könnte, fügen Sie eine kurze Definition in Klammern hinzu. Diese Klarheit verhindert Missverständnisse und beschleunigt Entscheidungen in der Angebotsphase.

Gespräche über ROI und Erfolgskennzahlen verankern

Füllen Sie immer die Abschnitte zum Erfolgsmessungen und ROI des Briefings aus, auch wenn Sie zunächst nur allgemeine Angaben machen. Konkrete Ziele, Zeitpläne und Wertbereiche vermitteln beiden Seiten ein klares Bild der erwarteten Ergebnisse und der Art und Weise, wie der Erfolg gemessen wird. Dies erleichtert es, die Preisgestaltung zu rechtfertigen und später wertorientierte Ansätze zu verfolgen.

Gute ROI-Einträge legen ein konkretes Ziel und eine Frist fest, während schwache Einträge vage und schwer zu überprüfen sind. Ein aussagekräftiger Eintrag könnte beispielsweise lauten: „Steigerung der jährlichen wiederkehrenden Einnahmen um 12 % innerhalb von 9 Monaten, was einem Wert von 1,2 Mio. USD entspricht; KPI: ARR-Wachstum, Zeitrahmen: 9 Monate; Methode: Optimierung + Quick-Wins.“ Im Gegensatz dazu bietet ein schwacher Einstieg wie „Leistung verbessern“ keine Richtung und keinen Nutzen. Behandeln Sie diese Kennzahlen als Grundlage für fortgeschrittene Strategien wie wertorientierte Preisgestaltung oder Leistungsanreize, bei denen die Bezahlung mit dem gelieferten Wert übereinstimmt.

Häufige Fehler, die in einem Beratungsbrief zu vermeiden sind

Im Jahr 2025 ist ein klarer, gut strukturierter Beratungsauftrag ein bewährter Indikator für die Erfolgsquote von Angeboten. Teams, die sich beeilen, Angebote zu verschicken, stillschweigende Annahmen treffen oder sich nur auf den Preis konzentrieren, ziehen in der Regel standardisierte Angebote und Preisdruck an, keine Partnerschaften. Indem Sie häufige Fallstricke bereits in der Entwurfsphase bestimmten Mängeln zuordnen, können Sie Probleme erkennen und beheben, bevor sie einen späteren Vorschlag zum Scheitern bringen. Betrachten Sie das Briefing als ersten klaren Vertrag: Es legt den Umfang fest, signalisiert die Ausrichtung des Kunden und definiert den Wert.

Um eine oberflächliche Erfassung der Bedürfnisse zu vermeiden

Wenn Sie die Abschnitte „Ziele“ und „Übersicht“ nur mit allgemeinen Formulierungen ausfüllen, übersehen Sie die tatsächlichen Herausforderungen, Einschränkungen und Entscheidungskriterien des Kunden. Dies führt zu allgemeinen Vorschlägen, die keine Begeisterung wecken. Beispielsweise lässt ein oberflächlicher Eintrag wie „Ziele: Effizienzsteigerung“ oder „Überblick: Der Kunde möchte mit weniger Aufwand mehr erreichen“ Raum für Interpretationen. Im Gegensatz dazu werden durch einen detaillierten Eintrag messbare Ziele und der Kontext festgelegt, wodurch sich die Arbeit Ihres Teams maßgeschneidert und glaubwürdig anfühlt. Die Verwendung der Vorlage für Beratungsaufträge in HelloBonsai hilft Teams dabei, diese Tiefe zu standardisieren und sorgt dafür, dass alle von Anfang an auf dem gleichen Stand sind.

Ein konkreter Kontrast hilft Teams, den Unterschied zu erkennen. Oberflächlich: Ziele – „Durchlaufzeit reduzieren“. Übersicht – „Muss einen engen IT-Zeitplan einhalten.“ Detailliert: Ziele – „Verkürzung der Lieferzeit von 7 auf 3 Tage innerhalb von 120 Tagen, mit einer Reduzierung der Nacharbeit um 20 % und einem Budget von 120.000 $; Einschränkungen – IT-Zeitplan, Freigabe durch den Lieferanten innerhalb von 10 Tagen; Entscheidungskriterien – die Beschaffungsabteilung genehmigt Änderungen bis zum 2. Quartal; Beteiligte – Executive Sponsor X, Ops Lead Y.“ Wenn Sie dieses Maß an Detailgenauigkeit erfassen, wird die Aufgabenstellung zu einer Blaupause für den Vorschlag und nicht zu einer unkonkreten Skizze. Nutzen Sie Tools wie die Beratungsvorlage von HelloBonsai oder eine gemeinsame Notion-Seite, um diese Details konsistent zu erfassen.

Aufhören, unausgesprochene Annahmen zu treffen

Unausgesprochene Annahmen führen zu falsch ausgerichteten Erwartungen und einer fragilen Beziehung zwischen Kunde und Berater. Das Dokumentieren von Annahmen im Briefing reduziert Nacharbeiten und schafft Vertrauen, indem es zeigt, dass Sie den Kunden richtig verstanden haben. Hier ist ein kurzer Vergleich, um die Auswirkungen zu veranschaulichen:

• Implizite Annahme – Was Sie für wahr halten, wird nicht überprüft, sodass sich Umfang, Preisgestaltung und Zeitplan später verschieben.
• Annahme, die in der Zusammenfassung festgehalten und mit dem Kunden bestätigt wurde – Sie erfassen sie im Voraus und sichern sie mit einer Unterschrift, um Abweichungen zu vermeiden.

Wenn Annahmen dokumentiert und bestätigt werden, schützen Sie den Umfang, passen die Preisgestaltung an die Realität an und stärken das Vertrauen. Wenn beispielsweise klar festgelegt wird, dass der Kunde innerhalb von zwei Wochen Zugang zu einem wichtigen Datensatz gewährt, werden mögliche Verzögerungen vermieden und ein konkreter Lieferplan festgelegt. Wenn Sie davon ausgehen, dass der Kunde befugt ist, Änderungen zu genehmigen, riskieren Sie Arbeitsstillstand und chaotische Verhandlungen. Halten Sie stattdessen die Zuständigkeiten, Budgethoheit und Entscheidungskriterien im Briefing fest und bestätigen Sie diese mit dem Kunden während eines kurzen Kickoff-Gesprächs. Diese Vorgehensweise, die durch eine schriftliche Bestätigung unterstützt wird, reduziert den späteren Hin- und Her-Verkehr im Prozess erheblich.

Die Zusammenfassung vor der Qualifikation nicht überstürzen

Das Überstürzen oder Überspringen der Angebotserstellung steht in direktem Zusammenhang mit dem Fehler, Angebote zu früh zu versenden. Verwenden Sie die Kurzbeschreibung als Qualifikationskriterium, um festzustellen, ob das Projekt geeignet ist, bevor Sie Zeit in einen vollständigen Vorschlag investieren. Stellen Sie sich das Briefing als das BANT-Framework vor – Budget, Befugnis, Bedarf, Zeitplan –, das im Voraus angewendet wird. Wenn irgendetwas unklar ist, halten Sie inne und führen Sie eine kurze Untersuchung durch, um unnötigen Aufwand und übertriebene Versprechungen zu vermeiden.

Bevor Sie einen vollständigen Vorschlag ausarbeiten, sollten Sie vier wichtige Punkte klären: Budgetrahmen und Bereitschaft (ist beispielsweise ein Betrag von 50.000 bis 150.000 Dollar realistisch und genehmigt?), Entscheidungsträger identifiziert (wer genehmigt die Finanzierung und den Umfang?), Klarheit über den Bedarf (gibt es ein definiertes Problem mit messbaren Auswirkungen?) und zeitliche Durchführbarkeit (kann das Projekt innerhalb des Beschaffungszyklus des Kunden beginnen und mit den internen Prioritäten in Einklang gebracht werden?). Verwenden Sie einen einfachen Discovery-Sprint oder ein 30-minütiges Stakeholder-Interview, um diese Punkte zu validieren. Das Discovery Pack von HelloBonsai oder ein spezieller Workflow für Kurzbewertungen können Ihnen dabei helfen, diese Signale sauber zu erfassen und den Prozess unter Kontrolle zu halten.

Um nicht nur auf den Preis zu achten

Wenn man sich in der Aufgabenstellung ausschließlich auf Budgetfragen konzentriert – ohne den Wert und die Ergebnisse gründlich zu verstehen –, führt dies zu einem Preiskampf. Stattdessen sollten Sie Budgetfelder mit ROI, Erfolgskennzahlen und strategischer Bedeutung kontextualisieren, die an anderer Stelle im Briefing erfasst sind. Kombinieren Sie beispielsweise einen Budgetrahmen mit einem konkreten ROI-Ziel und einer Erfolgskennzahl: Budget 75.000 bis 125.000 US-Dollar; erwarteter ROI 2,0 innerhalb von 12 Monaten; wichtige Erfolgskennzahlen sind eine Produktivitätssteigerung von 15 bis 20 % und eine Amortisationszeit von 6 Monaten. Dieser Ansatz betrachtet den Kauf als Investition und nicht als Wettlauf um den niedrigsten Preis.

Um dies umzusetzen, verknüpfen Sie das Budget mit dem Wert in einem speziellen Abschnitt des Briefings (einem Abschnitt „Wertbeschreibung“ oder „ROI“) und stellen Sie sicher, dass die Preisgestaltung eher auf Ergebnissen als auf Rabatten basiert. Bitten Sie den Kunden, Basiskennzahlen und Ziele anzugeben, damit Sie die Auswirkungen quantifizieren können. Verwenden Sie Tools wie die Beratungsvorlage von HelloBonsai, um diese Struktur beizubehalten, und schulen Sie Ihr Team darin, während der Ermittlung und der Angebotserstellung auf die ROI-Hinweise zurückzugreifen. Auf diese Weise sichern Sie sich Ihre Gewinnspanne, demonstrieren gleichzeitig strategische Ausrichtung und liefern einen überzeugenden, ergebnisorientierten Vorschlag.

So passen Sie eine Vorlage für Beratungsaufträge an verschiedene Dienstleistungen an

Eine Vorlage für einen Kernberatungsauftrag kann die meisten Projektarbeiten abdecken, indem die Kernabschnitte – Zielsetzung, Umfang, Ansatz, Zeitplan und Erfolgskennzahlen – einheitlich gehalten werden. Für das Jahr 2025 passen intelligente Kleinunternehmen dieselbe Basisvorlage an Strategie, Marketing, IT, Personalwesen und andere Dienstleistungen an, indem sie in jedem Projektbereich gezielte Aufforderungen hinzufügen. Schauen Sie sich Vorschläge von Mitbewerbern an, um Ideen zu erhalten, was sich tendenziell unterscheidet, wie z. B. Marktkontext oder Risikobereiche, während Sie die Kernstruktur beibehalten, damit Sie Sprache und Ergebnisse über verschiedene Projekte hinweg wiederverwenden können.

Anpassung des Briefings für Strategie- und Unternehmensberatung

Strategieprojekte profitieren von einem klaren Marktkontext, Einblicken in das Wettbewerbsumfeld und langfristigen Zielen, die in die Aufgabenstellung eingebunden sind.

Fügen Sie in Strategie- und Geschäftsprojekten Felder für den Marktkontext, das Wettbewerbsumfeld und langfristige Unternehmensziele hinzu. Beginnen Sie damit, die Marktgröße und Wachstumsprognosen zu skizzieren, und ordnen Sie dann den Kunden unter seinen Mitbewerbern ein. Beispielsweise könnte man einen Kunden mit einem Marktanteil von 12 % betrachten, während der größte Wettbewerber einen Marktanteil von 28 % hält, und sich zum Ziel setzen, den Umsatz in den nächsten 12 bis 24 Monaten um 8 bis 12 % zu steigern. Fügen Sie 2–4 strategische Optionen mit geschätzten Auswirkungen auf Erträge und Kapitalbedarf sowie eine allgemeine Risikoeinschätzung und Umsetzungsprognose hinzu.

Schließlich sollten Sie die Erfolgskennzahlen an den strategischen Auswirkungen ausrichten – Umsatzwachstum, Marktanteilsgewinne und potenzielle Wertsteigerung, wenn der Kunde innerhalb von drei bis fünf Jahren einen Verkauf oder Börsengang anstrebt. Verbinden Sie jede Option mit einem praktischen Umsetzungsplan und klaren Meilensteinen, damit die Vorgaben umsetzbar bleiben und leicht für verschiedene Projekte wiederverwendet werden können.

Anpassung des Briefings für Marketing- und Vertriebsberatung

Marketing- und Vertriebsprojekte benötigen klare Zielgruppendaten, Kanalpläne und Trichterleistung, um Entscheidungen zu treffen.

Bei der Marketingarbeit sollten Sie sich über die Zielgruppen (2–4 Käuferprofile), den Kanalmix und die aktuelle Funnel-Performance informieren. Erfassen Sie die Markenposition und die jüngste Kampagnenhistorie, einschließlich der Performance vor und nach größeren Veränderungen. Geben Sie beispielsweise an, dass 60 % der Ausgaben auf digitale Kanäle entfallen, zwei wichtige Personas 75 % der Conversions ausmachen und die aktuelle Lead-zu-MQL-Conversion-Rate bei 18 % liegt. Beziehen Sie die Ergebnisse und Erkenntnisse der letzten Kampagne mit ein, um den Umfang und den Ansatz zu bestimmen.

Passen Sie die Erfolgskennzahlen an die Marketing- und Vertriebsergebnisse an. Definieren Sie Ziele wie eine Steigerung der qualifizierten Leads um 15–20 %, eine Erhöhung der Konversionsrate um 2–3 Prozentpunkte, CAC-Kosten von etwa 120–180 US-Dollar und einen Lifetime Value (LTV) von 1.000–2.000 US-Dollar pro Kunde. Verbinden Sie Kennzahlen mit Pipeline-Phasen und Auswirkungen auf den Umsatz und fügen Sie einen 90-Tage-Plan mit Meilensteinen hinzu, damit der Kunde erste Erfolge sehen kann, während das langfristige Wachstum verfolgt wird. In Wettbewerbsberichten finden Sie häufig einen eigenen Abschnitt, in dem die bisherige Kanalleistung den vorgeschlagenen Kanälen gegenübergestellt wird und eine schnelle ROI-Schätzung für jede Option erfolgt.

Anpassung des Briefings für IT- und Technologieberatung

IT- und Technologieprojekte erfordern einen klaren Überblick über technische Umgebungen, Datenflüsse und Risikofaktoren, um eine sichere, skalierbare Lösung zu planen.

Geben Sie den aktuellen Tech-Stack (Cloud-Anbieter, Sprachen, Datenbanken), die Anzahl der Integrationen (Systeme und Datenquellen), die Sicherheitsanforderungen (Verschlüsselung, IAM, MFA) und die Compliance-Anforderungen (DSGVO, HIPAA, PCI) an. Beziehen Sie interne IT-Kapazitäten und Personalausstattung ein, um den Implementierungsaufwand zu bewerten. Beispielsweise benötigt ein Kunde mit 30 Kernsystemen und mehr als 40 Integrationen einen stufenweisen Migrationsplan, während ein kleineres Unternehmen möglicherweise auf eine einzige Cloud-Umgebung mit strengen Zugriffskontrollen zurückgreifen kann. Beachten Sie auch Migrationsabhängigkeiten und Probleme mit der Datenqualität, die sich auf den Zeitplan auswirken.

Da IT-Projekte von Abhängigkeiten abhängen, sollten die Abschnitte zu Einschränkungen und Risiken besonders hervorgehoben werden. Skizzieren Sie Zeitpläne für die Datenmigration, Sicherheits- und behördliche Überprüfungen sowie etwaige Einschränkungen seitens der Anbieter. Ein typischer Zeitplan für eine Migration mehrerer Systeme kann 8 bis 16 Wochen umfassen, wobei bis zu 6 Wochen für Sicherheits- und Compliance-Genehmigungen vorgesehen sind. Strukturieren Sie das Briefing so, dass es eine Abhängigkeitskarte, ein Risikoregister und einen vorgeschlagenen Zeitplan enthält, der auf die Datenbewegungsereignisse abgestimmt ist, damit der Kunde den Ablauf und die Risiken versteht, bevor er seine Zustimmung gibt.

Anpassung des Briefings für Personal- und Organisationsberatung

Die Personalarbeit und die Organisationsarbeit profitieren von der Größe und Struktur der Belegschaft, den Schlüsselrollen, der Kulturbewertung, den Richtlinien und den regulatorischen Anforderungen.

Erfassen Sie die aktuelle Organisation: Gesamtzahl der Mitarbeiter, regionale Verteilung und Kernteams. Beispielsweise benötigt ein Unternehmen mit 1.200 Mitarbeitern in acht Regionen und zehn Geschäftsbereichen ein detailliertes Organigramm und detaillierte Rollenprofile. Beziehen Sie wichtige Positionen in das Veränderungsprogramm ein und berücksichtigen Sie alle regulatorischen Auflagen, die sich auf die Einstellung oder Personalbesetzung auswirken, wie beispielsweise lokale Arbeitsgesetze oder branchenspezifische Vorschriften. Dokumentieren Sie auch aktuelle kulturelle Signale und politische Lücken, um den Veränderungsplan zu steuern.

Überlegungen zum Änderungsmanagement und Interessengruppen direkt in Rollen und Verantwortlichkeiten detailliert beschreiben. Ordnen Sie den Stakeholdern Verantwortlichkeiten zu (RACI) und skizzieren Sie Schulungsbedarf, Einführungsstrategien und Sponsoring-Anforderungen. Planen Sie beispielsweise 40 Stunden Schulung pro Mitarbeiter oder 6 Wochen Executive Coaching für Sponsoren ein, mit einer angestrebten Akzeptanzrate von 75 % innerhalb von sechs Monaten. Legen Sie Erfolgskennzahlen in Bezug auf Personaleffizienz, Zeit bis zur Besetzung, Engagement-Werte und Fortschritte bei der Einhaltung von Richtlinien fest, um das Projekt realistisch und messbar zu halten.

Wie Bonsai bei der Verwaltung von Beratungsaufträgen hilft

Bonsai verwandelt statische Beratungsvorlagen in einen lebendigen, leistungsstarken Bestandteil Ihres Kunden- und Angebotsworkflows. Mit Bonsai können Sie wiederverwendbare Vorlagen für Beratungsberichte erstellen, die alle wesentlichen Details erfassen, Berichte mit den richtigen Kunden- und Projektdaten verknüpfen und nachgelagerte Aktionen wie die Erstellung von Angeboten, Genehmigungen und Benachrichtigungen automatisieren. Im Jahr 2025 wird Bonsai weiterhin die Vorlagenbibliotheken erweitern, die Integration von Kundendaten verbessern und intelligentere Automatisierungsfunktionen hinzufügen, damit Sie Ihre Dynamik vom ersten Interesse bis zum Vertragsabschluss aufrechterhalten können.

Vorlage für Beratungsbrief Muster

Erstellen Sie in Bonsai eine Vorlage für Beratungsaufträge, in der Sie alle wesentlichen Abschnitte wie Kundeninformationen, Ziele, Erfolgskennzahlen, Umfang und Einschränkungen definieren, und verwenden Sie diese Struktur dann für jeden neuen Lead oder jedes neue Projekt wieder.

Beginnen Sie in Bonsai mit dem Bereich „Vorlagen“ und wählen Sie „Vorlage für Beratungsauftrag“. Erstellen Sie 6 Kernabschnitte – Kundeninformationen, Ziele, Erfolgskennzahlen, Umfang, Einschränkungen und Zeitplan – und fügen Sie optional Budget und Stakeholder hinzu. Speichern Sie die Vorlage in Ihrer Bibliothek, damit sie mit einem einzigen Klick auf jeden neuen Lead angewendet werden kann, und aktivieren Sie dynamische Felder, die Kundendaten aus Ihren Datensätzen vorab ausfüllen. Dieser Ansatz reduziert den Zeitaufwand für die Erstellung von Entwürfen erheblich: Ein von Grund auf neu erstellter Entwurf dauert oft 60 bis 90 Minuten, während eine vorgefertigte Vorlage in etwa 15 bis 25 Minuten ausgefüllt werden kann.

Über die Geschwindigkeit hinaus ist Beständigkeit der eigentliche Gewinn. Egal, ob Sie alleine oder in einem kleinen Team arbeiten – mit einer wiederverwendbaren Vorlage stellen Sie sicher, dass jeder Auftrag mit derselben Struktur und demselben Detaillierungsgrad beginnt. Diese Einheitlichkeit beschleunigt die Einarbeitung neuer Berater und sorgt für reibungslosere Kundenübergaben, da alle Briefings dem gleichen Format und der gleichen Sprache folgen. In der Praxis werden Sie weniger Informationslücken und eine besser vorhersehbare Angebotsqualität bei allen Projekten feststellen.

Beratungsaufträge für verschiedene Kunden verfolgen und verwalten

Bonsai speichert alle Beratungsunterlagen an einem Ort, verknüpft mit Kundendateien und Projekten, sodass Sie schnell finden können, was Sie brauchen, und den historischen Kontext beibehalten können.

Jeder Auftrag ist mit dem jeweiligen Kundenprofil und Projekt verknüpft, und Sie können nach Status (Entwurf, In Prüfung, Genehmigt), Kundenname oder Projekt filtern oder suchen. Außerdem sehen Sie eine vollständige Versionshistorie mit Zeitstempeln, sodass Sie Änderungen im Laufe der Zeit nachverfolgen und nachvollziehen können, wann wichtige Details hinzugefügt oder aktualisiert wurden. Dieser zentralisierte Ansatz reduziert das Chaos verstreuter Dokumente und hilft Ihnen, einen übersichtlichen Nachweis für Audits oder Kundenprüfungen zu führen.

Die Zusammenarbeit ist nahtlos: Teammitglieder können Briefings zugewiesen werden, Kommentare hinterlassen und Aktualisierungen in Echtzeit anzeigen. Das System zeigt auf einen Blick die Vollständigkeit an, sodass Sie wissen, für welche Opportunities vollständige Briefings für Angebote vorliegen und welche noch ergänzt werden müssen, bevor Sie fortfahren können. Mit einem Klick können Sie frühere Briefings für einen Kunden aufrufen, um neue Angebote zu erstellen oder bewährte Formulierungen in neuen Projekten wiederzuverwenden.

Um Genehmigungen, Nachverfolgungen und nächste Schritte aus Briefings zu automatisieren, gehen Sie wie folgt vor:

Bonsai kann Workflow-Automatisierungen auslösen, sobald ein Beratungsbrief erstellt oder aktualisiert wird, und verwandelt so ein statisches Dokument in einen proaktiven Teil Ihres Prozesses. Automatisierungen können Stakeholder zur Überprüfung benachrichtigen, Erinnerungen für die Planung von Angebotspräsentationen festlegen, eine Kurzbeschreibung in ein Angebot oder einen Vertragsentwurf umwandeln und wichtige Termine wie geplante Start- oder Entscheidungsfristen protokollieren. Diese Automatisierung spart Zeit, reduziert manuelle Nachfassaktionen und hilft Beratern dabei, Interessenten zuverlässiger zu Vertragsabschlüssen zu führen.

Hier sind einige gängige Automatisierungen, die Sie konfigurieren können:

• Benachrichtigen Sie die Beteiligten zur Überprüfung (per E-Mail oder Slack) mit einem Link zum Briefing, damit das Feedback schnell beginnen kann.
• Erstellen Sie Erinnerungen, um Präsentationen von Angeboten zu planen, beispielsweise 7 bis 14 Tage vor Ablauf der Entscheidungsfrist des Kunden.
• Wandeln Sie einen Auftrag automatisch in einen Angebots- oder Vertragsentwurf um, der bereits mit den Details des Auftrags vorbelegt ist, um die Erstellung zu beschleunigen.
• Notieren Sie wichtige Termine wie Zielstart- und Entscheidungsfristen, erstellen Sie Kalenderereignisse und einen Prüfpfad zur Rechenschaftslegung.