Vorlage für einen Vertrag für unabhängige Auftragnehmer

Was ist ein Vertrag für unabhängige Auftragnehmer?

Eine Vertragsvorlage für Auftragnehmer ist ein wiederverwendbares, anpassbares Vertragsgerüst, das Ihnen dabei hilft, Arbeitsvereinbarungen mit unabhängigen Auftragnehmern zu formalisieren. Es folgt einer standardmäßigen Vertragsstruktur für unabhängige Auftragnehmer und enthält die wichtigsten Bedingungen, die Sie benötigen – Umfang, Bezahlung, geistiges Eigentum, Vertraulichkeit und mehr –, um die Beziehung zwischen einem Kunden und einem Auftragnehmer zu regeln. Mit dieser Vorlage können Sie die Sprache an jedes Projekt anpassen und gleichzeitig die Begriffe insgesamt konsistent und professionell halten, wodurch das Risiko von Fehlklassifizierungen oder Streitigkeiten verringert wird.

Definition und Zweck

Hier ist eine Vorlage für einen Vertrag für unabhängige Auftragnehmer, die Sie gerne verwenden können.

Verwenden Sie unsere Vorlage für einen Vertrag für unabhängige Auftragnehmer, um Vereinbarungen zu formalisieren und beide Parteien in Kundenbeziehungen zu schützen. Passen Sie Zahlungsbedingungen, Umfangsgrenzen, IP-Rechte und Vertraulichkeitsklauseln an.

Die Verwendung einer Vorlage spart Zeit im Vergleich zum Verfassen eines Textes von Grund auf und sorgt gleichzeitig für eine einheitliche und geschäftstaugliche Sprache. Es trägt auch dazu bei, das Risiko einer falschen Einstufung zu verringern, indem der Arbeitnehmer ausdrücklich als unabhängiger Auftragnehmer und nicht als Angestellter behandelt wird, was für die Steuer- und Compliance-Anforderungen im Jahr 2025 besonders wichtig ist.

Wichtige Parteien und Beziehungen

Ein Vertrag für unabhängige Auftragnehmer ist eine rechtlich bindende Vereinbarung zwischen einem Kunden und einem Auftragnehmer.

Die Vorlage ist für unabhängige Auftragnehmer und nicht für Arbeitnehmer konzipiert, daher sollte die Formulierung Autonomie, Kontrolle über die Arbeit und das Fehlen eines Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnisses widerspiegeln. Anstelle von „Beschäftigung“ und „Lohn“ werden häufig Begriffe wie „Engagement“, „Dienstleistungen“ und „Leistungen“ verwendet. Dieser Rahmen hilft dabei, Erwartungen für beide Seiten festzulegen, und erleichtert die Anpassung späterer Abschnitte.

Um den Kontext für spätere Abschnitte zu schaffen, ist es hilfreich, unabhängige Auftragnehmer mit Angestellten zu vergleichen: Auftragnehmer bestimmen in der Regel selbst, wie und wann sie arbeiten, stellen ihre eigenen Arbeitsmittel bereit, stellen Rechnungen für ihre Arbeit und kümmern sich um ihre Steuern, während Angestellte in der Regel Lohnsteuerabzüge und Sozialleistungen erhalten. Die Vorlage sollte diese Unterscheidung klar hervorheben, was auch die Einhaltung von Steuer- und Arbeitsvorschriften unterstützt.

Kernkomponenten der Vorlage

Eine solide Vorlage für einen Werkvertrag sollte mehrere wesentliche Abschnitte enthalten, in denen die Beziehung, die Arbeit und die Schutzmaßnahmen für beide Seiten klar definiert sind.

Im Jahr 2025 legen Vorlagen zunehmend Wert auf den expliziten Status als Auftragnehmer und die steuerlichen Verpflichtungen, sodass sie leicht an jedes Projekt angepasst werden können. Sie legen auch die zu erbringenden Leistungen, die Abnahmekriterien und die Kündigungsbedingungen fest, damit beide Seiten wissen, wie sie die Zusammenarbeit einvernehmlich beenden können. Beispielsweise legen viele Vorlagen Zahlungsbedingungen von 30 Tagen netto fest und weisen darauf hin, dass der Kunde keine Lohnsteuern einbehält. Stattdessen kümmert sich der Auftragnehmer um die Steuern und erhält möglicherweise das Formular 1099-NEC, wenn die Zahlungen 600 US-Dollar pro Jahr übersteigen.

• Identifizierung der Parteien
• Projektbeschreibung und Dienstleistungen
• Vertragsbeendigung
• Standort/Gerichtsbarkeit
• Bedingungen für Verzugsgebühren
• Status als Auftragnehmer und steuerliche Pflichten
• Geistiges Eigentum und Eigentumsrechte an Werken
• Vertraulichkeit und Geheimhaltung
• Wettbewerbsverbot und Abwerbeverbot (falls verwendet)
• Streitbeilegung und anwendbares Recht
• Unterschriften und Daten

Wer sollte diese Vorlage für einen Vertrag für unabhängige Auftragnehmer verwenden?

Eine Vertragsvorlage für Auftragnehmer hilft unabhängigen Auftragnehmern, Freiberuflern und Dienstleistungsunternehmen, schneller und mit weniger Streitigkeiten zu arbeiten. Im Jahr 2025 bleibt die Freiberuflerwirtschaft stark, mit Millionen von Freiberuflern und einem wachsenden Anteil an Arbeiten, die über Vertragsvereinbarungen abgewickelt werden. Ein standardisierter, professioneller Vertrag ist wertvoll, egal ob Sie als Einzelunternehmer, kleines Unternehmen oder größere Dienstleistungsfirma tätig sind, da er die Erwartungen klar formuliert, Zeit und Bezahlung schützt und ein skalierbares Wachstum unterstützt.

Status als unabhängiger Auftragnehmer

Eine Vertragsvorlage für Auftragnehmer kann für Selbstständige ein praktischer Ausgangspunkt sein, um ihre Zeit zu schützen, den Umfang zu definieren und die Bezahlung ohne komplizierte Rechtssprache sicherzustellen.

Die Verwendung eines standardisierten, kundenfertigen Vertrags bietet Ihnen einen einheitlichen Ausgangspunkt, den Sie jedem neuen Kunden zusenden können. Es hilft Ihnen dabei, die wesentlichen Punkte festzuhalten – wer der Kunde und der Auftragnehmer ist, welche Arbeiten durchgeführt werden, wann sie fällig sind und wie die Bezahlung erfolgt. Durch eine einfache Vorlage reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand und beschleunigen die Einarbeitung, sodass Sie mehr Arbeit übernehmen können, ohne an Klarheit einzubüßen. Zu den Kernbedingungen gehören in der Regel der Arbeitsumfang, die zu erbringenden Leistungen, Meilensteine, Zahlungsbedingungen, Eigentumsrechte an geistigem Eigentum, Vertraulichkeit, Kündigung und geltendes Recht. Sobald diese festgelegt sind, müssen Sie nur noch projektspezifische Details wie die genauen Leistungen und Termine anpassen. Beispielsweise könnte bei einer Neugestaltung eines Logos Folgendes festgelegt werden: zu liefernde Ergebnisse wie AI-, EPS- und PNG-Dateien, Abnahmekriterien und ein auf Meilensteinen basierender Zahlungsplan (50 % im Voraus, 50 % bei Lieferung).

Kleine und wachsende Unternehmen

Kleine Unternehmen – Agenturen, Studios und Firmen, die mehrere Auftragnehmer beschäftigen – profitieren von einer Standardvorlage, um die Aufträge einheitlich und konform zu gestalten.

Eine einzige, solide Kernvereinbarung hilft Ihnen, Risiken zu managen und die Übereinstimmung der Richtlinien bei allen Engagements sicherzustellen. Wenn Sie mit Auftragnehmern in unterschiedlichen Funktionen zusammenarbeiten, können Sie funktionsspezifische Klauseln einfügen, ohne den gesamten Vertrag neu zu verfassen. Beispielsweise benötigt ein Bauunternehmer möglicherweise Klauseln zu Sicherheit und Haftungsfreistellung, während ein Marketingberater möglicherweise Klauseln zum Datenschutz und zur Vertraulichkeit gegenüber Kunden benötigt. Das Ergebnis ist ein klarer, skalierbarer Ansatz, der Überprüfungen beschleunigt und widersprüchliche Begriffe in verschiedenen Projekten reduziert. Viele Teams verwenden einen modularen Vertragsansatz – einen Rahmenvertrag plus Zusatzvereinbarungen für jede Rolle. Dadurch bleiben die Begriffe einheitlich, während Sie die Klauseln an die jeweilige Arbeit anpassen können. Halten Sie die Masterdatei auf dem neuesten Stand und speichern Sie alle Versionen in einem Vertragsmanagement-Tool oder einem gemeinsamen Laufwerk. Kombinieren Sie dies mit einer seriösen Plattform für elektronische Signaturen wie DocuSign, PandaDoc oder HelloSign, um Genehmigungen zu beschleunigen und einen übersichtlichen Prüfpfad zu gewährleisten.

Kunden, die regelmäßig Auftragnehmer beauftragen

Kunden, die häufig unabhängige Auftragnehmer beauftragen, können eine Vorlage für einen Auftragnehmervertrag verwenden, um Erwartungen klar zu dokumentieren, Unklarheiten bei der Einstufung zu vermeiden und zu zeigen, dass Auftragnehmer keine Mitarbeiter sind. Dies ist besonders wichtig, wenn die Arbeit standort- oder rechtsgebietübergreifend ist.

Für Kundenteams verringert ein Standardvertrag das Risiko von Fehlklassifizierungen und versäumten Verpflichtungen. Es hilft dabei, Erwartungen hinsichtlich Umfang, Zeitplänen und zu erbringenden Leistungen festzulegen, und erleichtert es, zu dokumentieren, dass es sich bei den Mitarbeitern um unabhängige Auftragnehmer und nicht um Angestellte handelt. Wenn Sie über Bundesstaaten, Provinzen oder Länder hinweg arbeiten, verdeutlicht eine solide Vorlage auch das geltende Recht, die Zahlungsverpflichtungen und die Kündigungsbedingungen, wodurch Projekte reibungslos ablaufen können. Führen Sie ein lebendes Dokument ein, indem Sie eine Mastervorlage und standortspezifische Anhänge pflegen und unterzeichnete Kopien in einem zentralen System speichern. Die Verwendung von elektronischen Signaturen – sei es DocuSign, PandaDoc oder HelloSign – sorgt für eine schnelle und überprüfbare Einarbeitung. Regelmäßige Überprüfungen der Vorlage stellen sicher, dass sie den aktuellen Gesetzen und Unternehmensrichtlinien entspricht, sodass Sie die Vorschriften einhalten und gleichzeitig die Beziehungen zu Auftragnehmern einfach und effizient gestalten können.

Wann sollte man eine Vorlage für einen Werkvertrag verwenden?

Die Verwendung einer Vorlage für Werkverträge hilft Ihnen, Risiken zu managen, Klarheit zu schaffen und die Arbeitsvorschriften einzuhalten. Es ist besonders nützlich in drei häufigen Anwendungsfällen für unabhängige Auftragnehmer: einmalige bezahlte Projekte, laufende oder festangestellte Tätigkeiten und Situationen mit potenziellem Klassifizierungsrisiko. Die Vorlage legt Erwartungen hinsichtlich Umfang, Leistungen, Zeitplänen und Bezahlung fest, sodass beide Seiten mit Zuversicht vorgehen können. Im Jahr 2025 verlassen sich viele Freiberufler und kleine Unternehmen auf schriftliche Verträge, um Streitigkeiten zu vermeiden und die Einarbeitung zu beschleunigen.

Bevor Sie ein bezahltes Projekt beginnen

Der Vertrag mit dem Auftragnehmer sollte vor Beginn der Arbeiten abgeschlossen sein, um Missverständnisse von Anfang an zu vermeiden.

Legen Sie den Umfang, die zu erbringenden Leistungen, die Fristen und die Zahlungsbedingungen schriftlich fest. Ein klarer Umfang zeigt, was enthalten ist, was nicht enthalten ist und wie der Erfolg gemessen wird. Fügen Sie Meilensteine, Fälligkeitstermine und Angaben zum Umgang mit Änderungen hinzu. Legen Sie außerdem die Zuständigkeit für die Arbeit, die Akzeptanzkriterien und die Folgen bei Nichteinhaltung einer Frist fest. Bei einem einfachen Projekt sorgen eine Vorauszahlung von 40 %, eine Zahlung von 30 % nach der Hälfte der Laufzeit und eine Zahlung von 30 % bei Lieferung für einen vorhersehbaren Cashflow.

Drei kurze Beispiele veranschaulichen den Wert. Ein vierwöchiges Beratungsprojekt profitiert von festgelegten Leistungsumfängen und Meilenstein-Terminen; bei einem Designauftrag sollten Dateiformate und Revisionsgrenzen festgelegt werden; bei einem kleinen Bauauftrag sollten Sicherheitsanforderungen und Inspektionsmeilensteine berücksichtigt werden. Die Unterzeichnung der Vereinbarung vor Arbeitsbeginn ist mit Tools wie DocuSign, HelloSign oder dem integrierten eSignature-Flow von Hello Bonsai ganz einfach und gibt beiden Seiten Sicherheit hinsichtlich der Vereinbarung.

Für laufende oder wiederkehrende Arbeiten

Die Vorlage für Werkverträge eignet sich auch gut für wiederkehrende Aufträge, wie monatliche Retainer oder langfristige Projekte.

Verwenden Sie es, um die Laufzeit (z. B. sechs Monate oder zwölf Monate), die Verlängerungsbedingungen und die Handhabung von Änderungen des Umfangs oder der Preise im Laufe der Zeit festzulegen. Geben Sie eine klare Kündigungsfrist an und legen Sie fest, ob sich die Vereinbarung automatisch verlängert oder eine neue Laufzeit erforderlich ist. Geben Sie an, wie viele Stunden pro Monat enthalten sind und was passiert, wenn die Arbeit diese Obergrenze überschreitet.

Wenn der Umfang wächst, sollten im Vertrag Änderungsprozesse, Preisgestaltung und Rechnungsstellung genau festgelegt werden. Beispielsweise ein monatliches Honorar von 2.000 $ für 20 Stunden, dann 100 $ pro zusätzlicher Stunde und ein Zahlungsziel von 30 Tagen. Regelmäßige Überprüfungen am Ende jedes Zeitraums helfen dabei, Ziele, Tarife und Ressourcen anzupassen, damit die Vereinbarung fair und produktiv bleibt.

Wenn ein rechtliches oder klassifizierungsbezogenes Risiko besteht

Ein Einstufungsrisiko entsteht, wenn unklar ist, ob jemand Angestellter oder selbstständiger Auftragnehmer ist.

Eine detaillierte Vorlage für einen Auftragnehmervertrag ist besonders wichtig, wenn die Einstufung zweifelhaft sein könnte, da sie dabei hilft, die beabsichtigte Beziehung zum unabhängigen Auftragnehmer und dessen Autonomie zu dokumentieren. Es sollte beschrieben werden, wie die Arbeit kontrolliert wird, wem die Ergebnisse gehören und wie die Leistung gemessen wird. Fügen Sie klare Formulierungen zu Nicht-Exklusivität, dem Recht, für andere zu arbeiten, und der Verantwortung des Auftragnehmers für Steuern und Sozialleistungen hinzu. Geben Sie die vom Auftragnehmer bereitgestellten Werkzeuge, gegebenenfalls den Arbeitsort und alle erforderlichen Versicherungen oder Sicherheitsvorschriften an. Ein Vertrag stützt zwar Ihre Position, ersetzt jedoch nicht eine formelle Statusbewertung durch einen Anwalt, wenn das Klassifizierungsrisiko hoch ist.

In der Praxis sollten Sie die Vorlage mit einem umfassenderen Compliance-Plan kombinieren. Verwenden Sie die IRS-Leitlinien und staatliche Tests, um Faktoren wie Kontrolle, finanzielle Vereinbarungen und Grad der Unabhängigkeit zu überprüfen. Wenn Unklarheiten bestehen bleiben, sollten Sie einen Rechtsbeistand hinzuziehen und zusätzliche Unterlagen in Betracht ziehen, wie beispielsweise ein separates Auftragsschreiben und Aufzeichnungen über mehrere Kunden. Durch die Dokumentation der Autonomie und klare Vertragsbedingungen verringern Sie das Risiko einer falschen Einstufung und schaffen eine sicherere, transparentere Beziehung für beide Seiten.

Wie passe ich diesen Vertrag für unabhängige Auftragnehmer an meine Bedürfnisse an?

Eine praktische Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen oder Anpassen einer Vertragsvorlage für Auftragnehmer. Dieser Ansatz spiegelt die in Verträgen mit unabhängigen Auftragnehmern übliche Struktur wider: Zunächst werden die Parteien und der Ort genannt, dann folgen die Leistungen, Zahlungsbedingungen und Schutzklauseln, und am Ende stehen die Unterschriften. Das Ziel ist Klarheit und Vollständigkeit, damit Sie die Vorlage auch 2025 für verschiedene Kunden wiederverwenden können, ohne dass Sie juristische Fachbegriffe dabei behindern.

Vertragsort und anwendbares Recht festlegen

Beginnen Sie die Vorlage mit dem Datum des Inkrafttretens und der Gerichtsbarkeit, deren Gesetze für die Vereinbarung gelten. Dies ist wichtig für die Durchsetzung des Vertrags, die steuerliche Behandlung und die Beilegung von Streitigkeiten, sollten diese später auftreten. Klare Standortregeln helfen beiden Seiten, ihre Rechte und Pflichten vom ersten Tag an zu verstehen.

Verwenden Sie eine klare Formulierung wie: „Diese Vereinbarung unterliegt den Gesetzen von [Bundesstaat/Provinz/Land], ungeachtet der Grundsätze des Kollisionsrechts.“ Platzieren Sie diese Klausel oben, damit sie vor Arbeitsbeginn leicht zu überprüfen ist. Wenn Sie in mehreren Regionen tätig sind, fügen Sie eine kurze Anmerkung hinzu, wie Änderungen in Bezug auf das geltende Recht gehandhabt werden, um spätere Unklarheiten zu vermeiden.

Um Angaben zum Kunden und Auftragnehmer hinzuzufügen

Geben Sie beide Parteien in der Vorlage eindeutig an: Fügen Sie die vollständigen Namen, Firmennamen (falls zutreffend), Rollen („Kunde” und „Auftragnehmer”) und Kontaktinformationen hinzu. Dies hilft, Fehlidentifizierungen zu vermeiden und sorgt für saubere Aufzeichnungen für Rechnungsstellungen und Mitteilungen. Die Angabe der genauen Unternehmensstruktur (z. B. Einzelunternehmen, GmbH) kann gegebenenfalls Missverständnisse hinsichtlich der Haftung und steuerlichen Behandlung vermeiden.

Machen Sie diese Felder für jedes neue Engagement leicht bearbeitbar. Verwenden Sie bearbeitbare Dokumentabschnitte oder Formularfelder, damit Sie Namen, Adressen und E-Mail-Adressen schnell aktualisieren können, ohne den Rest des Vertrags zu ändern. Für Teams: Geben Sie einen zweiten Ansprechpartner an, falls jemand anderes die Arbeit oder Zahlungen genehmigt, und erwägen Sie, eine kurze Adresszeile für Post- oder Rechnungszwecke hinzuzufügen.

Beschreibung der Dienstleistungen und des Projektumfangs

Fügen Sie einen detaillierten Abschnitt zu den Dienstleistungen hinzu, in dem genau beschrieben wird, was der Auftragnehmer liefern wird. Verwenden Sie eine klare, präzise Sprache, um Aufgaben, Meilensteine, Ergebnisse, Zeitpläne und Leistungsstandards aufzulisten. Dies hilft dabei, Erwartungen zu steuern und spätere Streitigkeiten über den Umfang zu reduzieren.

Erwägen Sie, Platz für Anhänge oder eine separate Leistungsbeschreibung (SOW) vorzusehen, damit die Vorlage sowohl einfache Aufgaben als auch komplexe Projekte abdecken kann. Ein praktischer Ansatz besteht darin, die Kerndienstleistungen im Vertrag zu beschreiben und für detaillierte Meilensteine und Abnahmekriterien auf die Leistungsbeschreibung (SOW) zu verweisen. Dadurch bleibt der Kernvertrag übersichtlich und Sie haben gleichzeitig Flexibilität für unterschiedliche Engagements.

Begriff, Zeitplan und Kündigung definieren

Erläutern Sie, wie der Vertrag beginnt, wie lange er läuft und ob es sich um einen projektbezogenen oder einen laufenden Vertrag handelt. Geben Sie an, wie jede Partei den Vertrag kündigen kann, z. B. Kündigungsfristen oder Kündigung aus wichtigem Grund oder aus Bequemlichkeit. Ein klarer Zeitplan hilft beiden Seiten bei der Planung ihrer Ressourcen und vermeidet Überraschungen, wenn die Arbeit früher als geplant beendet wird.

Regeln Sie, was bei Kündigung hinsichtlich der Schlusszahlungen und der Rückgabe von Materialien geschieht. Fügen Sie Formulierungen zu Abwicklungsmaßnahmen hinzu, wer die in Arbeit befindlichen Vermögenswerte behält und wie mit Daten oder Kundenmaterialien umgegangen wird. Eine praktische Klausel könnte besagen, dass die endgültigen Rechnungen innerhalb von 15 Tagen nach Beendigung fällig sind und alle ausstehenden Kosten innerhalb von 30 Tagen beglichen werden müssen.

Rechnungs- und Zahlungsbedingungen hinzufügen

Geben Sie im Abschnitt „Zahlung“ folgende Details an: Vergütungsstruktur (Stundenlohn, Pauschalhonorar, Honorar pro Meilenstein oder Provision), Tarife und Währung, Rechnungsplan, Zahlungsmethoden und Fälligkeitstermine. Klare Bedingungen reduzieren hier das Hin und Her und beschleunigen den Zahlungszyklus für beide Seiten.

Fügen Sie Klauseln für Verzugsgebühren, Ausgaben und Erstattungen sowie für die Genehmigung von Änderungen des Umfangs oder der Tarife hinzu. Da dieser Abschnitt häufig angepasst werden muss, sollten Sie die Vorlage so gestalten, dass Beträge und Daten leicht zu aktualisieren sind. Empfehlen Sie gängige Zahlungsmethoden wie ACH, Überweisung oder Kartenzahlung über Tools wie Stripe, PayPal oder die integrierten Zahlungsfunktionen von HelloSign, sofern verfügbar.

Zur Klärung des Status als Auftragnehmer und der steuerlichen Pflichten

Erklären Sie, dass der Auftragnehmer ein unabhängiger Auftragnehmer und kein Angestellter ist und für seine eigenen Steuern, Versicherungen und Sozialleistungen verantwortlich ist. Diese Klarheit schützt beide Parteien und entspricht den meisten modernen Gig-Work-Vereinbarungen. Weisen Sie darauf hin, dass kein Anspruch auf Sozialleistungen besteht und dass der Auftragnehmer die Art und Weise der Ausführung der Arbeiten im vereinbarten Umfang selbst bestimmt.

Fügen Sie einen kurzen Hinweis zu Steuerformularen hinzu (z. B. in den USA das Formular 1099-NEC für Dienstleistungen, falls zutreffend) und erinnern Sie beide Seiten daran, Unterlagen für die Steuererklärung aufzubewahren. Dies hilft, Probleme aufgrund falscher Einstufungen zu vermeiden und stellt sicher, dass der Kunde ordnungsgemäße Zahlungsberichte erstellen kann, während der Auftragnehmer sich um die steuerlichen Verpflichtungen für Selbstständige kümmert.

Klauseln zum geistigen Eigentum und zum Eigentumsrecht hinzufügen

Erläutern Sie, warum das Eigentum an den Arbeitsergebnissen wichtig ist und wann Eigentumsübertragungen stattfinden (z. B. bei der endgültigen Zahlung oder Lieferung). Dieser Abschnitt schützt sowohl die Rechte des Kunden zur Nutzung des Werks als auch die Möglichkeit des Auftragnehmers, allgemeine Fähigkeiten und nicht vertrauliche Werkzeuge wiederzuverwenden.

Beschreiben Sie gängige Optionen: Der Kunde ist Eigentümer der Liefergegenstände, der Auftragnehmer behält die Rechte am Hintergrund-IP oder es besteht eine Lizenzvereinbarung. Verwenden Sie eine Sprache, die zum Projekttyp passt – kreative, technische oder professionelle Dienstleistungen – und lassen Sie Ausnahmen zu, wenn der Auftragnehmer generische Frameworks oder Tools wiederverwendet. Ein praktischer Ansatz besteht darin, festzulegen, dass der Kunde nach vollständiger Bezahlung eine unbefristete, weltweite Lizenz zur Nutzung des gelieferten Werks erhält, während der Auftragnehmer das Eigentum an allen nicht kundenspezifischen Hintergrund-IPs behält.

Vertraulichkeits- und Wettbewerbsverbotsvereinbarungen aufnehmen

Führen Sie den Leser durch das Hinzufügen von Vertraulichkeitsklauseln zum Schutz sensibler Informationen, die der Kunde weitergibt. Definieren Sie, was vertraulich ist, wie damit umgegangen werden soll und wie lange die Verpflichtung nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses besteht. Dies trägt zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen, Kundenlisten und anderen sensiblen Daten bei.

Gehen Sie kurz auf optionale Wettbewerbsverbots- und Abwerbeverbotsklauseln ein und weisen Sie darauf hin, dass deren Durchsetzbarkeit je nach Rechtsordnung variiert und sie eng gefasst sein sollten, um angemessen zu sein. Wenn Sie diese einbeziehen, beschränken Sie die Dauer und den geografischen Geltungsbereich und verknüpfen Sie sie eindeutig mit legitimen Geschäftsinteressen. Die Vorlage sollte einen einfachen Weg bieten, diese Klauseln je nach den lokalen Gesetzen zu entfernen oder anzupassen.

Definition von Streitbeilegung und geltendem Recht

Weisen Sie darauf hin, dass ein kurzer Abschnitt aufgenommen werden muss, in dem die Behandlung von Streitigkeiten geregelt und das zuvor gewählte geltende Recht bestätigt wird. Eine prägnante Formulierung hilft beiden Parteien, den Prozess zu verstehen, ohne dass für allgemeine Fragen ein Rechtsbeistand hinzugezogen werden muss.

Legen Sie einen bevorzugten Weg fest, beispielsweise Verhandlungen, gefolgt von Mediation oder Schiedsverfahren, oder Gerichte als letztes Mittel. Erwähnen Sie das gewählte geltende Recht erneut, um die Konsistenz zu verstärken. Wenn Sie grenzüberschreitende Arbeit erwarten, sollten Sie die Benennung einer Schlichtungsstelle wie AAA oder JAMS und die Festlegung eines Gerichtsstands in Betracht ziehen, um späteres Forum Shopping oder Verwirrung zu minimieren.

Signaturblöcke und letzte Details hinzufügen

Beschreiben Sie, wie der Vertragsabschluss mit Unterschriftszeilen für beide Parteien, gedruckten Namen, Titeln (bei Unterzeichnung im Namen eines Unternehmens) und Datumsangaben zu strukturieren ist. Dieser letzte Schritt formalisiert die Vereinbarung und erleichtert die Nachverfolgung, wer was wann unterzeichnet hat.

Beachten Sie, dass dieser Bereich in einer digitalen Umgebung mit E-Signatur-Workflows kompatibel sein sollte, damit jede Partei nacheinander elektronisch unterschreiben kann. Wir empfehlen die Verwendung von DocuSign, Adobe Sign oder HelloSign für die Unterzeichnung von Bestellungen. Speichern Sie den endgültigen Vertrag in einem gemeinsamen Laufwerk oder einem Vertragsmanagement-Tool wie HelloBonsai, PandaDoc oder Google Drive, um einen einfachen Zugriff und Prüfpfade zu gewährleisten. Dies hilft Ihnen dabei, Aufträge reibungslos abzuschließen und Ihre Unterlagen ordentlich zu halten.

Was sollte in einem Vertrag für unabhängige Auftragnehmer enthalten sein?

Eine solide Vorlage für einen Werkvertrag enthält die wesentlichen Bestandteile einer Arbeitsvereinbarung und die Schutzklauseln, die beiden Seiten Sicherheit bieten. Im Jahr 2025 verbinden die besten Vorlagen Klarheit mit durchsetzbaren Bedingungen und einfachen Aktualisierungen. Verwenden Sie diesen Abschnitt als praktische Checkliste, um sicherzustellen, dass Ihre Vorlage alle Standardbereiche eines Vertrags für unabhängige Auftragnehmer sowie die leicht zu übersehenden Schutzklauseln enthält.

Wichtige geschäftliche Informationen und Kontaktdaten

Beginnen Sie mit den Grundlagen: Listen Sie die genauen rechtlichen Namen und aktuellen Kontaktdaten beider Parteien auf. Dies hilft, Verwirrung zu vermeiden, wenn es mehrere Unternehmen oder ähnliche Namen gibt.

Geben Sie den Hauptfirmennamen, die Hauptadresse, die E-Mail-Adresse und die Haupttelefonnummer jeder Partei an. Fügen Sie gegebenenfalls Registrierungsnummern oder Steuer-IDs hinzu (z. B. eine US-amerikanische EIN, eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in Europa oder eine lokale Gewerbeanmeldung). Wenn es verbundene Unternehmen gibt (z. B. eine Muttergesellschaft und eine Tochtergesellschaft), geben Sie an, welches Unternehmen den Vertrag unterzeichnet und welches die Arbeiten ausführt. Dadurch werden Fehler reduziert und die Rechnungsstellung und Benachrichtigungen bleiben auf Kurs.

Klare Definition des Arbeitsumfangs und der zu erbringenden Leistungen

Ein detaillierter Umfang ist nicht verhandelbar. Es hilft, Scope Creep zu verhindern, und gibt Ihnen einen konkreten Plan, um Fortschritte und Erfolge zu messen.

Beschreiben Sie jedes Ergebnis konkret und unterteilen Sie die Arbeit in greifbare Ergebnisse. Geben Sie Qualitätsstandards, erforderliche Formate und etwaige Abhängigkeiten an, wie z. B. vom Kunden bereitgestellter Zugriff auf Systeme oder benötigte Materialien. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Festlegung von Zeitplänen, Meilensteinen und Kriterien für die Abnahme, damit klar definiert ist, wann ein Projekt als „abgeschlossen“ gilt.

Um diesen Abschnitt präzise zu halten, sollten Sie die folgenden Elemente berücksichtigen: Ergebnisse und Outputs; Qualitätsstandards oder Leistungsziele; Abhängigkeiten (Verantwortlichkeiten des Kunden oder Beiträge Dritter); einen Zeitplan mit Meilenstein-Terminen; Abnahmekriterien und Freigabeprozess; sowie eine klare Definition, wann die Arbeit als abgeschlossen gilt.

Zahlungs-, Rechnungsstellungs- und Spesenrichtlinien

Finanzbegriffe sollten in der Vorlage standardisiert werden, damit beide Seiten wissen, wie der Geldfluss funktioniert. Dies reduziert den Hin- und Her-Verkehr und beschleunigt die Zahlungen.

Beschreiben Sie die Gebührenstruktur (Stundensatz, Festpreis oder Pauschale) und geben Sie, wenn möglich, die genauen Tarife oder Preisspannen an. Geben Sie die Abrechnungsintervalle (wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich) und die Zahlungsfrist (z. B. netto 15 oder netto 30) an. Fügen Sie Regeln für verspätete Zahlungen, Anzahlungen oder Vorschüsse sowie die Handhabung erstattungsfähiger Ausgaben hinzu, einschließlich Details zu den erforderlichen Unterlagen. Durch die Verwendung einer Tabelle oder eines einfach strukturierten Formats lassen sich diese Zahlen im Jahr 2025 leicht überblicken und aktualisieren.

Fügen Sie außerdem Hinweise zu Anzahlungen oder Vorschüssen sowie einen klaren Prozess für die Einreichung von Spesenabrechnungen (Belege, Daten und genehmigte Kategorien) hinzu. Tools wie QuickBooks, FreshBooks oder Expensify können dabei helfen, die Rechnungsstellung und Spesenabrechnung im Jahr 2025 zu automatisieren.

Vertraulichkeit und Datenschutz

Vertrauliche Informationen umfassen mehr als nur Kundenlisten. Es enthält Daten, auf die der Auftragnehmer während des Projekts zugreifen oder die er generieren kann, sowie Angaben dazu, wie diese zu behandeln sind.

Listen Sie die Arten vertraulicher Informationen auf, mit denen der Auftragnehmer in Berührung kommen kann – Kundenlisten, Finanzdaten, Produktpläne, personenbezogene Daten, Geschäftsgeheimnisse und alle nicht öffentlichen Informationen. Erfordern eine angemessene Handhabung, Geheimhaltung und sichere Lagerung. Bei der Datenverarbeitung sollte die Vorlage gegebenenfalls den geltenden Datenschutzbestimmungen entsprechen, ohne dabei auf spezifische Rechtsvorschriften einzelner Länder einzugehen. Dadurch bleibt die Vereinbarung über Standorte und Teams hinweg praktikabel.

Wenn es um den Schutz von Informationen geht, ist es hilfreich, die Sicherheitsanforderungen klar zu formulieren: verschlüsselte Kommunikation, Zugriffskontrollen und sichere Datenaufbewahrung oder -vernichtung am Ende des Auftrags. Es ist auch ratsam, festzulegen, wie lange die Vertraulichkeit nach Projektende gilt (z. B. zwei bis fünf Jahre) und was mit vertraulichen Materialien geschieht, wenn der Vertrag endet.

• Vertrauliche Informationstypen (Kundendaten, Listen, Produktpläne)
• Sicherheitsmaßnahmen (Verschlüsselung, Zugriffskontrollen)
• Autorisierte Offenlegungen (an verbundene Unternehmen oder Subunternehmer mit Geheimhaltungsvereinbarung)
• Aufbewahrung und Vernichtung von Daten bei Beendigung des Vertragsverhältnisses
• Überlebensdauer für Vertraulichkeitsverpflichtungen

Geistiges Eigentum, Lizenzen und Urheberpersönlichkeitsrechte

Klären Sie, wem das Werk gehört und welche Rechte gewährt werden. Dieser Teil hilft, spätere Streitigkeiten über IP- und Portfoliorrechte zu vermeiden.

Erläutern Sie, ob es sich um ein Auftragswerk handelt (sofern zulässig) oder ob Rechte an den Kunden übertragen oder lizenziert werden. Beachten Sie, dass in einigen kreativen Bereichen der Auftragnehmer möglicherweise Portfolio-Rechte oder Urheberpersönlichkeitsrechte behält. Die Vorlage sollte daher alle Genehmigungen zur Präsentation der Arbeit oder zur Nennung des Auftragnehmers enthalten. Geben Sie genau an, welche Ergebnisse in wessen Eigentum stehen und welche Lizenzen für die Nutzung, Vervielfältigung und Änderung gewährt werden. Diese Klarheit schützt beide Seiten, während die Projekte voranschreiten.

Um die IP-Bedingungen klar zu halten, fügen Sie eine kurze Auswahl an Optionen hinzu, aus denen die Parteien wählen können, z. B.: vollständige Übertragung an den Kunden, exklusive oder nicht-exklusive Lizenz zur Nutzung des Werks oder Erlaubnis für den Auftragnehmer, das Werk mit schriftlicher Zustimmung in Portfolios zu präsentieren. Dies hilft, Unklarheiten bei Überprüfungen oder beim späteren Hinzufügen neuer Arbeiten zu vermeiden.

• Auftragsarbeit vs. Abtretung
• Kundenlizenz vs. Auftragnehmerlizenz
• Portfolio-Rechte und Urheberpersönlichkeitsrechte

Haftungs-, Entschädigungs- und Versicherungsklauseln

Ohne klaren Schutz sind beide Seiten vermeidbaren Risiken ausgesetzt. Legen Sie im Voraus praktische Grenzen und Verantwortlichkeiten fest.

Fügen Sie eine angemessene Haftungsbeschränkung ein, die häufig an die im Rahmen des Vertrags gezahlten Gebühren geknüpft ist, und legen Sie Ausnahmen für vorsätzliches Fehlverhalten, Betrug oder Verstöße gegen die Vertraulichkeit fest. Fügen Sie eine Entschädigungsklausel hinzu, in der sich der Auftragnehmer verpflichtet, den Kunden innerhalb angemessener Grenzen gegen Ansprüche Dritter zu verteidigen, die sich aus der Arbeit des Auftragnehmers ergeben. Einige Verträge können vom Auftragnehmer verlangen, dass er bestimmte Versicherungen abschließt und auf Anfrage einen Nachweis darüber vorlegt, z. B. allgemeine Haftpflicht, Berufshaftpflicht (Fehler und Auslassungen) und Cyber-Haftpflicht. Diese Kombination schützt beide Seiten, wenn etwas schiefgeht, und zeugt von Professionalität und guter Vorbereitung.

In der Praxis wird häufig eine Haftungsgrenze in Höhe der gesamten Gebühren festgelegt, die in den 12 Monaten vor der Inanspruchnahme gezahlt wurden, wobei für sensiblere Projekte höhere Grenzen gelten. Verlangen Sie vom Auftragnehmer eine Versicherungsbescheinigung und eine Klausel, wonach der Kunde während der Auftragslaufzeit aktualisierte Bescheinigungen anfordern kann.

• Haftungsgrenze (oft 1- bis 2-fache Höhe der in den letzten 12 Monaten gezahlten Gebühren)
• Entschädigung für Ansprüche Dritter
• Erforderliche Versicherungen (Haftpflicht, Berufshaftpflicht, Cyber)
• Versicherungsnachweis auf Anfrage

Kündigung, Verlängerung und Änderungsmanagement

Klare Kündigungs- und Verlängerungsbedingungen verhindern Überraschungen bei längerfristigen Verträgen. Diese Bestimmungen sorgen auch dafür, dass Änderungsarbeiten organisiert und dokumentiert werden.

Beschreiben Sie, wie jede Partei kündigen kann und welche Kündigungsfrist erforderlich ist (z. B. 30 Tage). Erläutern Sie, wie Verlängerungen funktionieren – ob automatisch und wenn ja, welche Kündigungsfrist gilt, um sich abzumelden oder die Bedingungen neu zu verhandeln. Bei Änderungen des Umfangs oder der Preise sind formelle Änderungsmanagementschritte erforderlich, wie z. B. Änderungsaufträge oder aktualisierte Leistungsbeschreibungen, die von beiden Seiten schriftlich genehmigt werden müssen. Dies hilft beiden Parteien, Änderungen, Kosten und Zeitpläne im Laufe der Zeit zu verfolgen, wodurch Streitigkeiten und Überraschungen in letzter Minute reduziert werden.

Für ein praktisches Änderungsmanagement sollten Sie einen einfachen Prozess einführen: Wenn sich der Umfang ändert, geben Sie einen Änderungsauftrag heraus, legen Sie neue Meilensteine, gegebenenfalls geänderte Gebühren und einen neuen Liefertermin fest und holen Sie eine schriftliche Genehmigung ein, bevor die Arbeiten fortgesetzt werden. Dieser Ansatz sorgt für die Abstimmung langlaufender Projekte und bietet eine klare Grundlage für Audits oder Überprüfungen.

• Kündigung aus Belieben oder aus wichtigem Grund mit Kündigungsfrist
• Bedingungen für die automatische Verlängerung und Verfahren zum Widerruf
• Änderungsaufträge und aktualisierte Leistungsbeschreibungen

Wie man eine Vertragsvorlage für Auftragnehmer an verschiedene Rollen anpasst

Eine solide Vertragsvorlage für Auftragnehmer kann viele Funktionen abdecken, von Kreativen und Beratern bis hin zu Baufachleuten und Pflegekräften. Das Geheimnis besteht darin, die Kernbereiche – Umfang, Zahlung, Risiko und Compliance sowie lokale Gesetze – beizubehalten und gleichzeitig die Einzelheiten an die jeweilige Branche anzupassen. Im Jahr 2025 legen die besten Vorlagen von HelloBonsai und Mitbewerbern den Schwerpunkt auf wiederverwendbare Klauseln und optionale Anhänge, sodass Sie den Kontext wechseln können, ohne das gesamte Dokument neu schreiben zu müssen.

Umfang und Leistungen nach Art der Dienstleistung anpassen

Der Umfang sollte weiterhin auf die Art der Dienstleistung abgestimmt sein, während der Rest des Vertrags unverändert bleibt.

Für Berater kann der Kernvertrag Leistungen wie einen Strategiebericht, zwei Workshops und Folgebewertungen mit klaren Fristen und Abnahmekriterien festlegen. Fügen Sie Meilensteine wie „Entwurf fällig in 14 Tagen” und „endgültiger Entwurf fällig in 30 Tagen” hinzu, sowie einen Änderungskontrollprozess, um Umfangsänderungen zu bewältigen. Dieses Detail hilft beiden Seiten, sich darauf zu einigen, wie Erfolg aussieht und wann er akzeptiert wird.

Für Bauarbeiten sind Arbeitskräfte und Materialien aufzulisten, mit Meilensteinen wie „Fundament fertiggestellt“, „Rahmenbau zur Abnahme bereit“ und „Endabnahme“. Für Pflegekräfte oder Trainer sollten die Arbeitszeiten für persönliche Dienstleistungen, Zeitfenster und Überstundenbeschränkungen genau festgelegt werden. Beschreiben Sie in allen Fällen die Abnahmekriterien, damit sich der Kunde und der Auftragnehmer darüber einig sind, wann die Arbeit abgeschlossen ist, und verwenden Sie dabei Branchenangaben, um Unklarheiten zu vermeiden.

Anpassung der Zahlungsstrukturen und Meilensteine

Zahlungsmethoden und Meilenstein-Links sollten den Branchenstandards entsprechen, wobei die zugrunde liegende Struktur unverändert bleiben sollte.

Professionelle Dienstleistungen werden oft nach Stundensätzen oder festen Projektgebühren abgerechnet, während Trainer in der Regel pro Sitzung abrechnen und Bauprojekte nach Meilensteinen gestaffelte Zahlungen verwenden. Der Zahlungsabschnitt der Vorlage kann diese Modelle berücksichtigen, indem er Daten zu Tarifen oder Pauschalbeträgen, den Zahlungsplan und die Rechnungsbedingungen auflistet. Dadurch bleibt die Abrechnung für beide Seiten vorhersehbar und nachvollziehbar.

Beispielsweise könnte ein Berater 30 % im Voraus, 40 % nach einem Entwurf und 30 % bei Lieferung erhalten, während ein Bauvertrag Zahlungen in Höhe von 20 % bei der Mobilisierung vor Ort, 40 % bei Fertigstellung des Rohbaus und 40 % nach der Endabnahme vorsehen könnte. Behalten Sie in allen Abschnitten die gleichen Zahlungsbedingungen „netto 30“ oder „netto 15“ bei, um Verwirrung zu vermeiden, und fügen Sie zur Vereinheitlichung eine Rechnungsvorlage bei.

Verfeinerung der Klauseln zu Risiko, Sicherheit und Compliance

Risiko- und Compliance-Sprache ist häufig bei körperlich anstrengenden oder regulierten Tätigkeiten anzutreffen.

Wenn Sicherheit eine Rolle spielt, fügen Sie explizite Sicherheitsverfahren, erforderliche Lizenzen und Versicherungsschutz hinzu. Für regulierte Arbeiten sind Hintergrundüberprüfungen und die Einhaltung von Standards wie OSHA 30 oder lokalen Äquivalenten erforderlich. Der Vertrag kann festlegen, wer die Kosten für Sicherheitsschulungen und die Meldung von Vorfällen trägt, mit klaren Konsequenzen bei Nichteinhaltung. Dieser Detaillierungsgrad schützt sowohl den Auftraggeber als auch den Auftragnehmer.

Machen Sie diese Klauseln optional, um sie an das jeweilige Risikoniveau anzupassen. Fügen Sie einen Opt-in-Sicherheitszusatz oder einen Zusatz zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften hinzu, der je nach Branche ein- oder ausgeschaltet werden kann. Dieser Ansatz bewahrt die Grundstruktur und ermöglicht es Ihnen gleichzeitig, den Schutz nach oben oder unten anzupassen, ohne das gesamte Dokument neu schreiben zu müssen.

Zur Lokalisierung von Rechtssprache und Gerichtsbarkeit

Lokale Vorschriften wirken sich auf das geltende Recht, die Streitbeilegung und den Arbeitnehmerschutz aus. Passen Sie diese Teile daher sorgfältig an.

Wählen Sie das geltende Recht und den Gerichtsstand entsprechend dem Standort des Auftragnehmers und passen Sie die Präferenzen zur Streitbeilegung an die lokalen Normen an. Einige Branchen unterliegen Beschränkungen hinsichtlich Wettbewerbsverbotsklauseln oder strengeren Arbeitnehmerschutzbestimmungen. Passen Sie diese Bestimmungen daher an die regionalen Vorschriften und die aktuellen gerichtlichen Leitlinien an. Dadurch wird sichergestellt, dass der Vertrag in der Gerichtsbarkeit des Auftragnehmers durchsetzbar und fair bleibt.

Verwenden Sie die Grundstruktur der Vertragsvorlage für Auftragnehmer erneut, indem Sie modulare Klauseln und regionale Anhänge verwenden, und lassen Sie dann einen lokalen Anwalt alle rollenspezifischen Formulierungen überprüfen. Im Jahr 2025 enthalten viele Vorlagen aktualisierte Vorschriften für Bundesstaaten und Provinzen sowie eine einfache Umschaltfunktion zum Wechseln der Gerichtsbarkeit, sodass Sie die Vorschriften einhalten und gleichzeitig ein einziges Master-Dokument verwenden können.

So erstellen und finalisieren Sie Ihre Vertragsvorlage für Auftragnehmer

Um eine allgemeine Vertragsvorlage für Auftragnehmer in einen unterschriftsreifen Vertrag umzuwandeln, ist ein praktischer, wiederholbarer Arbeitsablauf erforderlich. Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess, um Projektdetails hinzuzufügen, Bedingungen anzupassen, den Status des Auftragnehmers zu überprüfen und den Vertrag mit beiden Parteien abzuschließen. Die Befolgung dieser Schritte hilft Freiberuflern und kleinen Unternehmen dabei, eine leere Vorlage in eine solide, rechtlich einwandfreie Vereinbarung für das Jahr 2025 umzuwandeln.

Schritt 1: Sammeln Sie wichtige Informationen zum Projekt und zu den Beteiligten.

Bevor Sie die Vorlage für den Werkvertrag bearbeiten, sammeln Sie alle Informationen, die Sie benötigen, um sie schnell und präzise anzupassen.

Erfassen Sie die vollständigen Namen und Kontaktdaten beider Parteien, eine klare Projektbeschreibung, Start- und Enddatum, Meilensteine, Preise und Zahlungsplan sowie die zuständige Gerichtsbarkeit. Beachten Sie auch alle besonderen Bedingungen – wie IP-Zuweisungen, Vertraulichkeitsanforderungen, Datenverarbeitung oder Versicherungsnachweise –, die sich auf den Vertrag auswirken. Eine einzige Quelle der Wahrheit, wie ein Datenblatt oder ein Formular, beschleunigt spätere Bearbeitungen und reduziert hin und her gehende Änderungen.

Zusammenfassend sind alle regionsspezifischen Angaben wie Steuer-IDs, Mehrwertsteuer-/GST-Status und Adressen für Mitteilungen zusammenzustellen. Wenn die Arbeit grenzüberschreitend ist, sollten Sie sich im Voraus mit Exportkontrollen oder Datenübertragungsaspekten befassen. Diese Vorab-Erfassung sorgt für eine übersichtliche Vorlage und minimiert Fehler beim Ausfüllen der endgültigen Angaben.

Schritt 2: Umfang, Laufzeit und Zahlungsbedingungen anpassen

Nun befassen Sie sich mit den variabelsten Teilen der Vertragsvorlage für Auftragnehmer: Arbeitsumfang, Projektdauer und Abrechnungsmodalitäten.

Verwandeln Sie allgemeine Platzhalter in konkrete, messbare Verpflichtungen. Schreiben Sie beispielsweise statt „Dienstleistungen erbringen“ „5 Blogbeiträge pro Monat mit jeweils 900 bis 1.200 Wörtern liefern, die innerhalb von 2 Werktagen vom Kunden genehmigt werden müssen“. Fügen Sie Akzeptanzkriterien, Fristen und klare Meilensteine hinzu, damit beide Seiten wissen, was als abgeschlossen gilt. Legen Sie als Nächstes die Laufzeit und Kündigungsbedingungen entsprechend dem Projekt fest: Geben Sie Start- und Enddatum, etwaige Verlängerungsoptionen und gegebenenfalls eine Kündigungsklausel an. Passen Sie schließlich die Rechnungshäufigkeit und Fälligkeitstermine an Ihre tatsächliche Praxis an – unabhängig davon, ob Sie monatlich, nach Meilensteinen oder nach Lieferung abrechnen – und legen Sie gegebenenfalls Anzahlungen oder Vorschussbeträge fest.

Verwenden Sie beim Abschluss konkrete Formulierungen und vermeiden Sie vage Versprechungen. Wenn Sie normalerweise 15 Tage netto berechnen, geben Sie dies ausdrücklich an und knüpfen Sie dies an die zu erbringenden Leistungen. Beziehen Sie sich nach Möglichkeit auf einen Meilensteinplan und ein Änderungsauftragsverfahren, um später Umfangsänderungen und Zahlungsstreitigkeiten zu vermeiden.

Schritt 3: Überprüfen Sie den Status des Auftragnehmers und die Compliance-Bestimmungen.

Stellen Sie sicher, dass der Vertrag eindeutig eine Beziehung als unabhängiger Auftragnehmer und nicht als Angestellter widerspiegelt.

Der Abschnitt zum Status des Auftragnehmers sollte beschreiben, wer die Kontrolle über die Arbeiten hat. Beispielsweise legt der Auftragnehmer seinen eigenen Zeitplan fest, verwendet seine eigenen Werkzeuge und zahlt seine eigenen Steuern und Sozialabgaben. Vermeiden Sie Formulierungen, die auf fortlaufende Vorteile, Überwachung oder exklusives Engagement hindeuten. Dadurch wird sichergestellt, dass die Vereinbarung mit den gängigen Leitlinien zur Einstufung von Arbeitnehmern im Jahr 2025 übereinstimmt, in denen häufig das Recht auf Kontrolle und andere wirtschaftliche Faktoren hervorgehoben werden. Leser in bestimmten Regionen sollten sich einen Moment Zeit nehmen, um die lokalen Richtlinien der Steuerbehörde oder des Arbeitsministeriums zu überprüfen und die Sprache entsprechend anzupassen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, fügen Sie eine kurze, leicht verständliche Erklärung hinzu, dass die Parteien für steuerliche und rechtliche Zwecke eine Beziehung als unabhängige Auftragnehmer anstreben. Dies verringert Unklarheiten und unterstützt die Gültigkeit des Vertrags, während Sie bei Bedarf regionale Beratung einholen können.

Schritt 4: Schutzklauseln und optionale Abschnitte verfeinern

Überprüfen Sie anschließend die Kernschutzmaßnahmen und alle optionalen Zusatzmaßnahmen, um sie an das Risikoniveau des Projekts anzupassen.

Konzentrieren Sie sich auf Vertraulichkeit, Eigentumsrechte an geistigem Eigentum und Kündigung sowie Haftung und etwaige Wettbewerbsverbote. Stellen Sie sicher, dass die Vertraulichkeit auf das Projekt beschränkt und zeitlich begrenzt ist, mit einer klaren Definition dessen, was als vertraulich gilt und was am Ende mit den Materialien geschieht. Klären Sie die Eigentumsverhältnisse an geistigem Eigentum und Lizenzen: Wem gehören die Liefergegenstände, welche Rechte hat der Kunde zur Nutzung bereits vorhandener Tools und ist für zukünftige Arbeiten eine Rücklizenz an den Auftragnehmer erforderlich? Wenn Wettbewerbsverbotsklauseln verwendet werden, stellen Sie sicher, dass diese in Bezug auf Umfang, geografische Geltung und Dauer angemessen sind, um Probleme bei der Durchsetzbarkeit zu vermeiden. Legen Sie schließlich angemessene Haftungsgrenzen und Kündigungsbedingungen fest, die das Risiko des Projekts widerspiegeln. Entfernen Sie alle Klauseln, die für die Arbeit irrelevant sind, um den Vertrag übersichtlich zu halten und später leichter durchsetzen zu können.

In der Praxis bedeutet dies, dass Sie wichtige Standardschutzmaßnahmen wie Datensicherheit oder Benachrichtigungen bei Datenschutzverletzungen beibehalten und Abschnitte, die nicht zum Projekt passen, weglassen. Im Zweifelsfall sollten Sie die Gründe für das Beibehalten oder Entfernen einer Klausel dokumentieren, damit die Beteiligten die Risikobewertung nachvollziehen können und später Klarheit für die Unterzeichnung besteht.

Schritt 5: Holen Sie sich bei Bedarf professionelle Unterstützung ein.

Ziehen Sie bei hochkarätigen oder risikoreichen Aufträgen rechtliche oder professionelle Hilfe hinzu.

Bei Verträgen, die hohe Summen, Tätigkeiten in mehreren Gerichtsbarkeiten oder komplexe IP-Übergaben beinhalten, kann ein qualifizierter Anwalt oder IP-Spezialist Ihnen Geld und Ärger ersparen, indem er Lücken aufdeckt, die Ihnen möglicherweise entgehen würden. Als Faustregel gilt: Wenn es sich um einen sechsstelligen Betrag handelt, Grenzen überschritten werden oder wesentliche Änderungen der Eigentumsverhältnisse mit sich bringt, sollten Sie eine professionelle Überprüfung einplanen. Eine kostenlose Vorlage für Auftragnehmer ist nach wie vor ein guter Ausgangspunkt, aber eine professionelle Überprüfung hilft dabei, das Dokument an lokale Gesetze, Branchenvorschriften und bewährte Verfahren anzupassen.

Wenn Sie keinen Anwalt beauftragen können, ziehen Sie alternative Optionen in Betracht, wie Rechtsberatungsstellen, kostenpflichtige Dokumentenprüfungsdienste oder Vorlagen aus seriösen Quellen, die begrenzte Hilfestellung bieten. Selbst eine kurze Rücksprache mit einem Spezialisten kann dazu beitragen, dass Sie geschützt sind, ohne Ihr Projekt zu verzögern.

Schritt 6: Vertrag versenden, unterzeichnen und speichern

Beenden Sie den Vorgang, indem Sie den endgültigen Entwurf in Umlauf bringen, Unterschriften sammeln und die Dateien organisieren.

Teilen Sie den Vertrag mit der anderen Partei und bitten Sie gegebenenfalls um Kommentare oder Änderungen. Verwenden Sie ein Tool für elektronische Signaturen (DocuSign, HelloSign, PandaDoc oder die integrierte Option Ihrer Vertragsplattform), um Signaturen schnell und rechtsgültig zu erfassen. Nach der Unterzeichnung speichern Sie die endgültige Kopie an einem zentralen, übersichtlichen Ort mit klaren Versionsangaben und Zugriffsberechtigungen. Versionskontrolle ist entscheidend: Kennzeichnen Sie die Datei mit dem Datum der Ausführung und einer Versionsnummer und stellen Sie sicher, dass beide Seiten vor Beginn der Arbeiten Zugriff auf die endgültige unterzeichnete Kopie haben.

Sorgen Sie für Transparenz, indem Sie ein Änderungsprotokoll führen und die Beteiligten über Aktualisierungen informieren. Überprüfen Sie die Vorlage regelmäßig (mindestens einmal jährlich), um neue Gesetze oder Kundenanforderungen zu berücksichtigen, damit Ihre Vertragsvorlage für Auftragnehmer für 2025 und darüber hinaus aktuell bleibt.

Wie man einen Vertrag für unabhängige Auftragnehmer mit Bonsai erstellt (ohne Anwalt oder Anwaltskanzlei)

Bonsai verwandelt Vertragsvorlagen für Auftragnehmer von statischen Dokumenten in lebendige, wiederverwendbare Vereinbarungen, die mit Ihrer Kundenarbeit, Ihren Projekten, Ihrer Zeiterfassung und Ihrer Rechnungsstellung synchronisiert bleiben. Ab 2025 unterstützt Bonsai einen vernetzten Vertragsworkflow, mit dem Sie Verträge mit Auftragnehmern erstellen, wiederverwenden, nachverfolgen und automatisieren können – und zwar parallel zu Projekten und Finanzen, alles an einem Ort.

Mustervorlage für einen Vertrag mit einem unabhängigen Auftragnehmer

Erstellen Sie einmalig eine Vorlage für einen Generalunternehmervertrag und verwenden Sie diese dann für jedes neue Projekt wieder, indem Sie nur die variablen Felder bearbeiten.

Gehen Sie in Bonsai zu „Verträge“ > „Vorlagen“ und klicken Sie auf „Neue Vorlage“. Wählen Sie „Vertrag“, benennen Sie Ihre Vorlage und fügen Sie Standardklauseln für den Arbeitsumfang, Zahlungsbedingungen (30 Tage netto mit optionalen Verzugsgebühren), geistiges Eigentum, Vertraulichkeit und Kündigung hinzu. Sie können auch einen Signaturblock mit Ihrem Markenzeichen einfügen, damit jeder neue Vertrag wie Ihr Unternehmen aussieht. Definieren Sie als Nächstes Platzhalter für die Felder, die Sie für jedes Projekt ändern möchten, z. B. „ClientName“, „ContractorName“, „StartDate“, „EndDate“ und „Fee“. Speichern Sie das Dokument als Markenvorlage, und wenn Sie ein neues Projekt beginnen, wählen Sie die Vorlage aus und bearbeiten Sie nur die Variablen. Bonsai ruft Daten aus Ihren Kunden- und Projektunterlagen ab, formatiert das Dokument und sendet es nach einer kurzen Vorschau zur elektronischen Unterschrift. Dieser Ansatz spart in der Regel 5 bis 8 Minuten pro Vertrag und reduziert Fehler beim Entwerfen im Vergleich zum kompletten Neuerstellen.

Verträge mit Auftragnehmern an einem Ort verfolgen und verwalten

Alle Auftragnehmervereinbarungen befinden sich im selben Arbeitsbereich, den Sie auch für Kunden und Projekte verwenden, sodass alles an einem Ort bleibt.

Auf der zentralen Registerkarte „Verträge“ werden alle Vereinbarungen mit einem eindeutigen Status angezeigt: Entwurf, Gesendet, Angezeigt, Unterzeichnet oder Abgelaufen. Sie können einen Vertrag öffnen, um Diskussionen, Bearbeitungen und Anhänge zu diesem Dokument anzuzeigen. So können Sie den Fortschritt leicht verfolgen, ohne E-Mail-Verläufe durchsuchen zu müssen. Da Verträge mit ihrem Projekt verknüpft sind, wird die zuletzt unterzeichnete Kopie zusammen mit Meilensteinen, Budgets und Zeitplänen gespeichert, sodass Ihr Team immer mit der aktuellen Version arbeitet. Kunden können über ein sicheres Portal auf die aktuellste Version zugreifen, wobei die Zugriffsrechte von Ihnen kontrolliert werden. Mithilfe von Filtern können Sie beispielsweise sehen, dass ein Kunde zwei aktive Verträge und einen zur Unterzeichnung anstehenden Vertrag hat, sodass Ihr Projektteam auf dem Laufenden bleibt und schnell reagieren kann.

Um Genehmigungen, Erinnerungen und nachgelagerte Arbeitsabläufe zu automatisieren

Automatisierungen sorgen dafür, dass Genehmigungen, Erinnerungen und nachgelagerte Workflows ohne manuelle Klicks weiterlaufen.

Hier sind die Automatisierungen, die Bonsai im Zusammenhang mit Vertragsvorlagen für Auftragnehmer bieten kann:

• Automatische E-Mail-Benachrichtigungen, wenn ein Vertrag angesehen oder unterzeichnet wird, mit anpassbaren Nachrichten und Empfängerlisten, damit immer die richtigen Personen informiert werden.
• Erinnerungen an Kunden oder Auftragnehmer, die noch nicht unterschrieben haben, mit optionaler Eskalation und konfigurierbaren Intervallen, um Verzögerungen zu reduzieren.
• Automatisches Ausfüllen von Vertragsdetails aus Kunden- und Projektdatensätzen, sodass Felder wie Kundenname, Projektname, Umfang, Startdatum, Enddatum und Gebühr automatisch und konsistent ausgefüllt werden.
• Unterzeichnete Verträge in aktive Projekte mit verknüpften Aufgaben und Budgets umwandeln und eine Projektseite mit Meilensteinen und zugewiesenen Verantwortlichen erstellen, sobald der Vertrag unterzeichnet ist.
• Die Zahlungsbedingungen aus Verträgen werden mit der automatisierten Rechnungsstellung und Zeiterfassung abgeglichen, sodass die Nettobedingungen Rechnungen und Zeiteinträge zu einer vorhersehbaren, kundenorientierten Abrechnung führen.