Stundensatz-Vertragsvorlage

Was ist ein Stundenvertrag?

Eine Vorlage für einen Stundenvertrag formalisiert Vereinbarungen, bei denen Auftragnehmer ihren Kunden einen Stundensatz in Rechnung stellen. Dieses Dokument, das häufig in einer Vorlage für einen Freelancer-Stundensatzvertrag enthalten ist, legt die beteiligten Parteien, den allgemeinen Arbeitsumfang, den Stundensatz, die Art und Weise der Zeiterfassung und die Zahlungsfristen fest. Es hilft beiden Seiten, Überraschungen zu vermeiden, und schafft einen klaren Rahmen für die Zeiterfassung und die rechtzeitige Vergütung. Im Jahr 2025 entscheiden sich viele Freiberufler und Kunden für diesen Ansatz bei laufenden oder sich weiterentwickelnden Projekten, bei denen die aufgewendeten Stunden für die Budgetierung und Rechenschaftspflicht von Bedeutung sind.

Definition und Zweck eines Stundenvertrags

Ein Stundenvertrag ist eine rechtliche Vereinbarung zwischen zwei Parteien, in der der unabhängige Auftragnehmer dem Kunden einen Stundensatz für die für das Projekt aufgewendete Zeit in Rechnung stellt. Es dokumentiert die Parteien, den Umfang der Arbeiten auf hoher Ebene, den Stundensatz, wie die Stunden erfasst werden und wie/wann der Kunde bezahlt. Diese Vereinbarung schützt beide Seiten vor Scope Creep, Unterbezahlung oder Streitigkeiten über den Zeitaufwand.

Der Vertrag sollte den Stundensatz (z. B. 60 Dollar pro Stunde), die Zahlungsbedingungen (z. B. netto 15 oder netto 30 Tage) und die Methode zur Zeiterfassung – digitale Stundenzettel oder Apps wie Toggl Track, Harvest oder Clockify – genau festlegen. Außerdem wird klargestellt, wer die Stunden wann genehmigt, was hin und her gehende Anrufe und Meinungsverschiedenheiten reduziert. Durch die Angabe dieser Details erhalten sowohl Freiberufler als auch Kunden eine klare, überprüfbare Aufzeichnung, die eine faire Vergütung und Zahlungsfristen unterstützt.

Wann sollte man einen Vertrag mit Stundensatz anstelle eines Festpreisvertrags verwenden?

Verwenden Sie einen Stundenvertrag, wenn der Umfang offen ist, sich wahrscheinlich ändern wird oder kontinuierliche Aufmerksamkeit erfordert. Dazu gehören unbefristete Projekte, laufende Support- und Wartungsleistungen oder Beratungsleistungen, bei denen sich die Anforderungen im Laufe der Zeit ändern. Beispielsweise kann ein Designer mit einem monatlichen Honorar 8 bis 12 Stunden pro Woche zu einem Stundensatz von 65 US-Dollar arbeiten, während ein Entwickler, der sich mit der Fehlerbehebung und Refaktorisierung von Legacy-Code befasst, 25 bis 40 Stunden pro Monat zum gleichen Stundensatz arbeiten kann. Ein Coach, der Ad-hoc-Sitzungen anbietet, könnte stundenweise abrechnen, wobei die Kunden bei Bedarf sporadisch Termine buchen.

Im Gegensatz dazu funktionieren Festpreisvereinbarungen gut, wenn die zu erbringenden Leistungen klar definiert und die Abnahmekriterien eindeutig sind. Eine Website mit einer festen Seitenanzahl, ein Marken-Designpaket oder eine mobile App MVP mit einem definierten Funktionsumfang passt zu einem Pauschalpreis. Meilensteinbasierte Verträge eignen sich auch für Projekte mit klaren Phasen und Ergebnissen. Wenn Sie sich hinsichtlich der Stabilität des Umfangs unsicher sind, bietet die Abrechnung auf Stundenbasis oft die Flexibilität, sich anzupassen, ohne ständig die Bedingungen neu verhandeln zu müssen.

Bei der Wahl einer stundenweisen Abrechnung sollten Sie im Voraus klare Erwartungen festlegen: Erwägen Sie eine Zeiterfassungsroutine, eine Obergrenze für den Monat und einen einfachen Änderungsprozess für zusätzliche Arbeiten. Diese Elemente helfen beiden Seiten, bei sich ändernden Anforderungen aufeinander abgestimmt zu bleiben, und verhindern Budgetüberraschungen für den Kunden und Unterbezahlung für den Freiberufler.

Wie stundenweise Freelancer-Verträge beide Parteien schützen

Ein gut ausgearbeiteter Stundenvertrag reduziert das Risiko, indem er den Tarif, die Zahlungsbedingungen und die Art und Weise, wie Stunden genehmigt werden, festlegt. Für Freiberufler tragen klare Stundensätze, dokumentierte Obergrenzen und Bestimmungen zu Verzugsgebühren (z. B. 1,5 % pro Monat bei verspäteten Zahlungen) dazu bei, dass Sie fair und pünktlich bezahlt werden. Für Kunden sorgen eine ausdrückliche Genehmigung der Stunden, ein festgelegter Abrechnungszyklus und ein unkomplizierter Prozess zur Beantragung zusätzlicher Stunden dafür, dass Budgets unter Kontrolle bleiben und überhöhte Rechnungen vermieden werden. Im Jahr 2025 enthalten viele Verträge Zahlungsbedingungen von netto 15 oder netto 30, um den Cashflow für beide Seiten aufrechtzuerhalten.

Über den finanziellen Aspekt hinaus schafft der Vertrag eine zuverlässige, referenzierbare Aufzeichnung. Bei Fragen zur aufgewendeten Zeit können Sie auf genehmigte Stundenzettel in Toggl Track, Harvest oder Clockify sowie auf schriftliche Genehmigungen für etwaige Überstunden verweisen. Diese Dokumentation fördert die Transparenz und reduziert Streitigkeiten. Schließlich tragen Standardklauseln zu Änderungsaufträgen, Datenschutz und geltendem Recht dazu bei, dass sich beide Parteien im Falle von Meinungsverschiedenheiten sicher fühlen, was die Beziehung reibungsloser und professioneller macht.

Was sollte in einer Vorlage für einen Stundenvertrag enthalten sein?

Als Freiberufler oder Unternehmer hilft Ihnen eine Vertragsvorlage für den Stundensatz von Freiberuflern dabei, Erwartungen festzulegen, Zahlungen zu sichern und Projekte im Zeitplan zu halten. Es eignet sich für Einzelpraktiker und für kleine Studios oder Agenturen, die nach Stunden abrechnen. Im Jahr 2025 werden immer mehr Regionen und Branchen schriftliche Vereinbarungen verlangen, insbesondere dort, wo Gewerkschaften oder lokale Schutzbestimmungen gelten, sodass eine solide Vorlage eine praktische Grundlage darstellt.

Freiberufler und unabhängige Auftragnehmer

Freiberufler, die alleine arbeiten – Designer, Entwickler, Marketingfachleute, Berater und Coaches – können eine Vertragsvorlage mit Stundensatz verwenden, um ihre Aufträge zu standardisieren und ein professionelles Erscheinungsbild zu vermitteln.

Indem Sie mit einer Basisvorlage beginnen, die Preis, Umfang und Laufzeit erfasst, schaffen Sie Konsistenz über alle Projekte hinweg und beschleunigen die Einarbeitung. Beispielsweise könnten Sie einen Standardtarif von 60 bis 120 Dollar pro Stunde festlegen, je nach Fachgebiet und Erfahrung, und diesen dann je nach Dienstalter oder Nische anpassen. Die Wiederverwendung derselben Vorlage für alle Kunden reduziert den Verwaltungsaufwand und trägt dazu bei, dass alle wesentlichen Elemente enthalten sind, wie z. B. Anforderungen zur Zeiterfassung, Regeln für Änderungsaufträge und Kündigungsbestimmungen.

Achten Sie darauf, praktische Bedingungen anzugeben: Zahlungsfristen (15 oder 30 Tage netto), Regelung für Überstunden und einen klaren Aufgabenbereich, der eine Ausweitung der Arbeit verhindert. Verwenden Sie digitale Tools wie HelloBonsai zum Unterzeichnen, Toggl oder Harvest zur Zeiterfassung und PandaDoc, um unterzeichnete Bedingungen an Rechnungen anzuhängen. Dieser Ansatz schützt Sie, verbessert die Professionalität und erleichtert es Ihnen, Folgeaufträge von zufriedenen Kunden zu erhalten.

Kleine Studios, Agenturen und Projektteams

Kleine Studios, Agenturen und Projektteams können ebenfalls von einem strukturierten Vertrag profitieren, wenn sie Freiberufler einstellen oder mit ihnen zusammenarbeiten.

Beispielsweise kann ein Designstudio, das einen freiberuflichen Programmierer einstellt, oder eine Beratungsfirma, die einen Spezialisten auf Stundenbasis engagiert, eine Preisliste verwenden, in der verschiedene Tarife nach Rolle oder Qualifikationsniveau aufgeführt sind. Typische Spannen im Jahr 2025 umfassen Designer mit 60 bis 100 US-Dollar pro Stunde, Junior-Entwickler mit 80 bis 120 US-Dollar pro Stunde, Senior-Entwickler mit 120 bis 180 US-Dollar pro Stunde und Berater mit 150 bis 250 US-Dollar pro Stunde, wobei die tatsächlichen Sätze je nach Markt und Region variieren.

Um Projekte planbar zu halten, legen Sie fest, wie Arbeitsstunden erfasst und abgerechnet werden, und definieren Sie einen klaren Umfang, einen Prozess für Änderungsaufträge und einen Rechnungsplan. Fügen Sie bei Bedarf eine Obergrenze für die monatlichen Stunden hinzu und legen Sie im Voraus die zu erbringenden Leistungen und Abnahmekriterien fest. Die Verwendung der Vorlage sorgt für eine einheitliche Vorgehensweise aller Anbieter und reduziert Streitigkeiten, wenn mehrere Freiberufler an einem einzigen Projekt arbeiten.

Freiberufler, die unter lokalem Schutz und Gewerkschaften arbeiten

In Regionen mit Schutzmaßnahmen, wie beispielsweise Gruppen, die einer kanadischen Freiberuflergewerkschaft ähneln, oder städtischen Verordnungen, werden schriftliche Verträge mit klaren Zahlungsbedingungen und Fristen empfohlen oder vorgeschrieben.

Eine Vertragsvorlage mit Stundensatz erleichtert die Einhaltung dieser Schutzmaßnahmen, indem sie Zahlungsfristen, Verzugsgebühren und den Leistungsumfang klar dokumentiert. Beispielsweise könnten Sie Zahlungen innerhalb von 15 oder 30 Tagen netto, Verzugsgebühren in Höhe von 1,5 % pro Monat und einen definierten Umfang mit Meilensteinen und Abnahmekriterien festlegen. Diese Klarheit trägt dazu bei, die Einhaltung lokaler Vorschriften sicherzustellen und das Risiko von Fehlklassifizierungen oder Zahlungsstreitigkeiten zu verringern.

Um die Vorschriften einzuhalten, passen Sie die Vorlage an die lokalen Gesetze an, bestätigen Sie den Status der Arbeitnehmer gemäß den Richtlinien Ihrer Region und bewahren Sie Aufzeichnungen über Arbeitszeiten und unterzeichnete Vereinbarungen auf. Im Zweifelsfall wenden Sie sich an einen Anwalt vor Ort oder eine unabhängige Interessenvertretung und verwenden Sie die Vorlage als Ausgangspunkt, um Bedingungen zu dokumentieren, die den von Ihnen benötigten Schutz widerspiegeln und gleichzeitig den Fortschritt Ihrer Projekte gewährleisten.

Wichtige Bestandteile eines Vertrags über den Stundensatz eines Freiberuflers

Bei einem Stundenvertrag ist dieser Abschnitt besonders wichtig. Es erklärt, was enthalten sein sollte, warum es wichtig ist und wie man es in einfacher Sprache formulieren kann. Die Anleitung spiegelt die im Jahr 2025 üblichen Strukturen für Freiberuflerverträge wider und enthält praktische Formulierungen, die Sie schnell an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen können.

Parteien und Beziehung der Parteien

Es ist unerlässlich, die einstellende Partei (den Auftraggeber) und den freiberuflichen Mitarbeiter (den Auftragnehmer) eindeutig zu benennen und ihre Beziehung zueinander zu definieren. Dies hilft dabei, von Anfang an Erwartungen hinsichtlich Kontrolle, Haftung und steuerlicher Behandlung festzulegen. In der Praxis sollten Sie definierte Begriffe wie „Auftraggeber“ und „Auftragnehmer“ verwenden, um die Konsistenz des Dokuments zu gewährleisten, wenn Sie im gesamten Vertrag auf Rollen Bezug nehmen.

Beispielformulierungen können die Absicht unmissverständlich machen. Beispiel: „Diese Vereinbarung wird zwischen [rechtlicher Name des Kunden], im Folgenden als „Kunde“ bezeichnet, und [rechtlicher Name des Freiberuflers], im Folgenden als „Auftragnehmer“ bezeichnet, geschlossen. Die Parteien vereinbaren, dass der Auftragnehmer ein unabhängiger Auftragnehmer und kein Angestellter ist. Es ist auch wichtig zu erwähnen, dass der Auftragnehmer sich selbst um seine Steuern, Versicherungen und Sozialleistungen kümmert und dass kein Arbeitsverhältnis, keine Partnerschaft und kein Joint Venture entsteht. Beachten Sie auch, dass der Auftraggeber keine Kontrolle über die Arbeitszeiten oder den Arbeitsort des Auftragnehmers hat und dass der Auftragnehmer während der Laufzeit auch Dienstleistungen für andere Kunden erbringen kann.

Leistungsumfang und Ergebnisse

Beschreiben Sie die allgemein zu erbringenden Dienstleistungen und legen Sie dar, was zum Leistungsumfang gehört und, falls relevant, was nicht zum Leistungsumfang gehört, um Missverständnisse zu vermeiden. Bei stundenweiser Arbeit wird ein gewisses Maß an Flexibilität erwartet, aber Sie benötigen dennoch klare Grenzen, damit die Arbeit mit den Zielen des Kunden übereinstimmt.

In der Praxis benennen Sie die Dienstleistungskategorie (z. B. Grafikdesign, Quellcode-Entwicklung, UX-Prompts oder geschäftliche/technische Beratung) und listen Sie nach Möglichkeit konkrete Leistungen oder Ergebnisse auf. Geben Sie Details wie Plattformen, Tools und Formate an (z. B. „5 Designkonzepte, 2 Überarbeitungsrunden in Figma, endgültige Ergebnisse als PNG/SVG“ oder „modulare Code-Komponenten, die mit Dokumentation auf GitHub hinterlegt sind“). Geben Sie auch an, was ausgeschlossen ist (z. B. „nicht im Umfang enthalten: langfristige Wartung über die Erstveröffentlichung hinaus“). Diese Klarheit hilft beiden Seiten, auch bei stundenweisen Vereinbarungen aufeinander abgestimmt zu bleiben.

Stundensatz und Zahlungsbedingungen

Beschreiben Sie detailliert, wie der Stundensatz des Freiberuflers festgelegt wird, ob je nach Rolle oder Aufgabe unterschiedliche Sätze gelten und wie Währung und Steuern behandelt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass bei Eingang der Rechnungen keine Verwirrung entsteht, und es erleichtert die Budgetplanung auf Kundenseite.

Geben Sie den Grundpreis an (z. B. „75 USD pro Stunde“) und vermerken Sie alle gestaffelten oder rollenbasierten Preise (z. B. „Designarbeiten zu 75 USD/Stunde, Entwicklungsarbeiten zu 95 USD/Stunde“). Geben Sie die Mindestabrechnungsintervalle an (z. B. 0,25 Stunden oder 15 Minuten) und legen Sie fest, ob Steuern enthalten sind oder nicht. Legen Sie dann die Zahlungsbedingungen fest: Rechnungsintervall (wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich), akzeptierte Zahlungsmethoden (PayPal, Stripe, ACH), Fälligkeitstermine (z. B. „14 Tage netto“) und ob ein Vorschuss zu leisten ist. Beispielsweise könnten Sie hinzufügen: „Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Erhalt fällig; ein Vorschuss von 300 USD kann auf die ersten 4 Arbeitsstunden angerechnet werden.“

Zeiterfassung, Genehmigungen und Obergrenzen

Stundenverträge sollten genau festlegen, wie die Zeit erfasst und abgerechnet wird, damit Sie genau wissen, wofür Sie bezahlen. Zu den gängigen Ansätzen gehören wöchentliche Stundenzettel mit detaillierten Aufgabenbeschreibungen und Einträgen in Projektmanagement-Tools wie Jira, Trello, Toggl Track oder Harvest. Eine klare Berichterstattung reduziert Streitigkeiten und beschleunigt die Zahlung, da beide Seiten über eine transparente Aufzeichnung der geleisteten Arbeit verfügen.

Geben Sie alle Obergrenzen für wöchentliche oder monatliche Arbeitsstunden sowie das Genehmigungsverfahren für den Fall an, dass die Obergrenze überschritten wird. Sie könnten beispielsweise angeben: „Die wöchentliche Obergrenze beträgt 40 Stunden. Jede voraussichtliche Überschreitung erfordert die schriftliche Zustimmung des Kunden, bevor die Arbeiten fortgesetzt werden können. Beschreiben Sie auch, wie Änderungen der voraussichtlichen Stundenanzahl kommuniziert werden (E-Mail oder Projekt-Ticket) und wie der Auftragnehmer seine Schätzungen anpassen sollte, wenn sich die Projektrichtung ändert. Dadurch bleibt das Projekt im Zeitplan und Kunden können ihre Budgets genauer planen.

Meilensteine, Vorschüsse und Verzugsgebühren

Optionale, aber übliche Elemente sind Vorauszahlungen, meilensteinbasierte Überprüfungen auch innerhalb eines Stundenrahmens und Bestimmungen zu Verzugsgebühren. Retainer können die Verpflichtung durchsetzen und die Verfügbarkeit sicherstellen, während Meilenstein-Überprüfungen dazu beitragen, dass der Fortschritt trotz der Stundenstruktur den Erwartungen entspricht.

Bei der Festlegung von Verzugsgebühren sollten diese angemessen sein und den lokalen Gesetzen entsprechen. Ein praktischer Ansatz besteht darin, nach Ablauf der Zahlungsfrist einen geringen Prozentsatz pro Monat (z. B. 1,5 % pro Monat) oder eine moderate Pauschalgebühr zu berechnen, wobei ein klarer Auslöser und eine Streitbeilegungsmöglichkeit vorgesehen sind. Fügen Sie einen Hinweis hinzu, dass Verzugsgebühren nur für unstrittige Teile der Rechnungen gelten und dass Kunden die Gebühren in gutem Glauben anfechten können. Dies sorgt für einen Ausgleich zwischen Cashflow und Fairness und reduziert Reibungsverluste bei Streitigkeiten.

Änderungen und Überarbeitungen

Beschreiben Sie, wie Überarbeitungen bei einer stundenweisen Vereinbarung gehandhabt werden. Klären Sie, ob Überarbeitungen stundenweise abgerechnet werden oder innerhalb einer typischen Überarbeitungsrunde begrenzt sind, und geben Sie an, wie viele Runden Standard sind. Wenn sich die Projektrichtung ändert, beschreiben Sie, wie neue Anforderungen genehmigt und abgerechnet werden, sowie einen Prozess zur Dokumentation von Umfangsänderungen, um Scope Creep zu vermeiden.

Auch die Stornierungsbedingungen sind wichtig. Legen Sie Kündigungsfristen fest (z. B. 14 Tage im Voraus schriftlich), wie die bisher geleistete Arbeit vergütet wird und ob eine Stornogebühr anfällt, wenn eine der Parteien den Vertrag vorzeitig kündigt. Fügen Sie einen einfachen, leicht verständlichen Ansatz für den Abschluss hinzu: Was geschieht mit der Arbeit während des Fluges, welche Leistungen werden übergeben und wie werden die endgültigen Rechnungen berechnet? Klare Stornierungsbedingungen schützen beide Seiten und sorgen dafür, dass die Beziehungen auch dann professionell bleiben, wenn das Projekt abrupt endet.

Rechte an geistigem Eigentum und Nutzung

Geben Sie an, wem das Arbeitsergebnis (Design-Dateien, Quellcode, Eingabeaufforderungen oder kommerzielle Vermögenswerte) gehört und wann das Eigentum übertragen wird. Ein gängiges Muster ist, dass der Freiberufler das Eigentumsrecht bis zur vollständigen Bezahlung behält. Erst dann erhält der Kunde das vollständige Eigentumsrecht oder eine unbefristete Lizenz zur Nutzung der Leistungen. Es ist auch üblich, dem Freiberufler zu gestatten, nicht vertrauliche, generische Komponenten in anderen Projekten wiederzuverwenden.

Geben Sie Details zu Lizenzen und etwaigen Einschränkungen an. Beispiel: „Nach vollständiger Bezahlung erhält der Kunde die exklusiven Rechte an den vereinbarten Leistungen. Der Freiberufler behält das Eigentum an den zugrunde liegenden Tools, Code-Bibliotheken oder Design-Frameworks und gewährt dem Kunden eine nicht-exklusive Lizenz zur Nutzung dieser Komponenten als Teil der Liefergegenstände. Wenn Vermögenswerte von Dritten verwendet werden, legen Sie die Lizenzbedingungen und Compliance-Anforderungen fest, um Streitigkeiten nach der Lieferung zu vermeiden. Klare Eigentumsregeln sparen Zeit und verhindern später kostspielige Missverständnisse.

Vertrauliche Informationen und Datenschutz

Fügen Sie eine strenge Vertraulichkeitsklausel hinzu, die sensible Geschäftsinformationen, geschützte Daten und alle bereitgestellten Kundenmaterialien abdeckt. Die Klausel sollte beide Seiten dazu verpflichten, vertrauliche Informationen während der Zusammenarbeit und nach deren Beendigung zu schützen, wobei Standardausnahmen (öffentliche Informationen, bereits bekannte Informationen, unabhängig entwickelte Daten oder Informationen, die aus einer anderen rechtmäßigen Quelle stammen) vorgesehen werden sollten.

Besprechen Sie auch den Datenschutz und die Datensicherheit, insbesondere wenn Sie mit personenbezogenen Daten oder sensiblen Kundendaten umgehen. Legen Sie angemessene Sicherheitsvorkehrungen fest (verschlüsselte Übertragungen, Zugriffskontrollen und sichere Speicherung) und verweisen Sie auf geltende Gesetze oder Branchenstandards (z. B. DSGVO-Bestimmungen für EU-Daten oder CCPA-Bestimmungen für Einwohner Kaliforniens). Dies trägt zur Risikominderung bei und zeigt das Engagement für den Schutz von Kundendaten während des gesamten Projekts.

Entschädigung, Haftung und Streitbeilegung

Beschreiben Sie Standardschutzmaßnahmen zur Risikominderung für beide Seiten. Eine gegenseitige Entschädigungsklausel hilft jeder Partei, die andere Partei für Ansprüche zu entschädigen, die sich aus ihren eigenen Handlungen oder Unterlassungen ergeben. Begrenzen Sie die Haftung, damit Schäden vorhersehbar sind. Ein gängiger Ansatz ist die Begrenzung des Schadenersatzes auf den im Vertrag vereinbarten Gesamtbetrag, mit Ausnahmen für vorsätzliches Fehlverhalten oder grobe Fahrlässigkeit.

Beschreiben Sie, wie Streitigkeiten beigelegt werden, einschließlich Verhandlungen, Mediation, Schiedsverfahren oder Gerichtsverfahren in einer bestimmten Gerichtsbarkeit. Verwenden Sie eine neutrale, klare Sprache, die Voreingenommenheit vermeidet und Optionen offen hält. Für viele Freiberufler und Kunden hilft ein schrittweiser Ansatz (zunächst informelle Verhandlungen, dann Mediation, dann Schiedsverfahren) dabei, Probleme ohne kostspielige Rechtsstreitigkeiten zu lösen und gleichzeitig die beruflichen Beziehungen aufrechtzuerhalten.

Unterschriften und Datum des Inkrafttretens

Fügen Sie Unterschriftszeilen für den Kunden und den Freiberufler hinzu, mit gedruckten Namen, Funktionen und Daten. Geben Sie an, wann der Vertrag in Kraft tritt (z. B. am Tag der letzten Unterschrift oder zu einem bestimmten Startdatum), und weisen Sie darauf hin, dass die Arbeiten erst nach Unterzeichnung beginnen sollten. Dieser letzte Schritt schafft eine rechtsverbindliche Vereinbarung und gibt beiden Seiten einen klaren Moment, um die Bedingungen vor Beginn der Arbeiten zu bestätigen.

In der Praxis könnten Sie beispielsweise folgenden Wortlaut verwenden: „Diese Vereinbarung tritt mit dem Datum der Unterzeichnung durch beide Parteien in Kraft und ersetzt alle vorherigen Vereinbarungen.“ Stellen Sie sicher, dass Sie die unterschriebenen Kopien für Ihre Unterlagen sammeln und aufbewahren, unabhängig davon, ob Sie digital (mit Tools wie DocuSign oder HelloSign) oder mit herkömmlichen Unterschriften mit Tinte unterschreiben. Dies gewährleistet Verantwortlichkeit und einen reibungslosen Projektstart.

Mustervorlage für einen Stundenvertrag

Die Umwandlung einer allgemeinen Vertragsvorlage für Freiberufler mit Stundensatz in einen maßgeschneiderten Vertrag für einen realen Kunden und ein reales Projekt ist ein schrittweiser Prozess. Dieser Leitfaden führt Sie durch einen praktischen Arbeitsablauf, von der Basisvorlage bis hin zu maßgeschneiderten Klauseln für Design-, Entwicklungs- oder Beratungsarbeiten. Sie lernen, wie Sie die wichtigsten Abschnitte ausfüllen, die Bedingungen für die stundenweise Arbeit anpassen und beide Seiten zu Beginn des Projekts schützen können.

Schritt 1: Geben Sie Ihre Daten und die Kundendaten ein.

Beginnen Sie mit den Grundlagen. Führen Sie die Parteien unter Angabe ihrer genauen rechtlichen oder geschäftlichen Namen sowie der vollständigen Adressen und wichtigsten Kontaktdaten beider Seiten auf. Geben Sie alle Registrierungsnummern an, die für Ihr Unternehmen gelten. Dadurch bleibt alles offiziell und erleichtert die Rechnungsstellung und Steuererklärung.

Stellen Sie sicher, dass die Namen auf dem Vertrag mit denen übereinstimmen, die Sie in Rechnung stellen und die Ihre Bank für Zahlungen verwendet. Eine einfache Diskrepanz kann Zahlungen verzögern oder später zu Streitigkeiten führen. Geben Sie folgende Angaben deutlich an: Namen der Parteien, Adressen, Kontakt-E-Mail-Adressen, Registrierungsnummern, Rechnungswährung und bevorzugte Zahlungsmethode.

• Vollständiger Name des Freiberuflers (oder Unternehmens) und des Kunden
• Vollständige Adressen beider Parteien
• Primäre Kontakt-E-Mail-Adressen und Telefonnummern
• Registrierungsnummern (EIN, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Gewerbescheine usw.)
• Rechnungswährung und bevorzugte Zahlungsmethode

Überprüfen Sie die Schreibweise und die Namen von Entitäten noch einmal, um spätere Verwirrung zu vermeiden. Halten Sie diesen Abschnitt auf dem neuesten Stand, wenn sich Ihre Geschäftsinformationen ändern, und bewahren Sie eine Kopie an einem Ort auf, auf den sowohl Sie als auch der Kunde Zugriff haben.

Schritt 2: Definieren Sie den Arbeitsumfang für stundenweise Dienstleistungen.

Ein klarer Umfang hilft beiden Seiten, sich darüber zu einigen, was der Stundensatz abdeckt. Beschreiben Sie die verwendeten Dienste, Plattformen oder Tools und die von Ihnen erwarteten Ergebnisse. Dadurch bleibt die Zeiterfassung mit den Zielen des Kunden abgestimmt und es wird verhindert, dass sich der Umfang der Leistungen ausweitet und zu nicht abgestimmten Zahlungen führt.

Denken Sie über die typischen Aufgaben nach, die Sie übernehmen, und legen Sie die allgemeinen Grenzen fest. Als Designer könnten Sie sich mit Branding, UI-Design und Marketingmaterialien befassen, als Entwickler mit der Implementierung von Funktionen, Fehlerbehebungen und Refactoring und als Unternehmensberater mit Strategiearbeit und Workshops. Freiberufler listen häufig Aufgaben auf, damit der Kunde versteht, was abrechnungsfähig ist und was nicht.

• Aufgaben des Designers: Branding, UI-Design, Marketingmaterialien
• Entwickleraufgaben: Implementierung von Funktionen, Fehlerbehebung, Refactoring
• Aufgaben eines Unternehmensberaters: Strategiesitzungen, Workshops, Interviews mit Stakeholdern

Fügen Sie einen Hinweis hinzu, dass der Umfang flexibel ist und durch schriftliche Änderungsaufträge angepasst werden kann. Dadurch bleibt die stundenweise Arbeit für beide Seiten fair und Sie können die zeitlichen Erwartungen im Laufe des Projekts besser steuern.

Schritt 3: Legen Sie Ihren Stundensatz und Ihre Abrechnungsstruktur fest.

Wählen Sie Ihren Tarif und Ihre Abrechnungsweise aus und dokumentieren Sie diese. Die Preise sollten die Erfahrung, die Komplexität des Projekts, die Dringlichkeit und die Marktnormen widerspiegeln. Im Jahr 2025 liegen die üblichen Honorare für Designer häufig zwischen 40 und 120 US-Dollar pro Stunde, für Entwickler zwischen 60 und 180 US-Dollar pro Stunde und für Berater zwischen 80 und 250 US-Dollar pro Stunde, wobei es regionale Unterschiede gibt. Verwenden Sie diese Spannen als Orientierungshilfe, um Ihren eigenen wettbewerbsfähigen, fairen Tarif in Ihrem Vertrag festzulegen.

Sie können auch unterschiedliche Tarife für verschiedene Dienstleistungen oder Dienstalterstufen festlegen. Legen Sie außerdem die Abrechnungsstruktur fest: Werden Sie eine Mindeststundenzahl pro Woche oder Monat verlangen? Gibt es einen Überstundenzuschlag oder eine Rundungsregel (z. B. Rundung auf die nächsten 0,25 Stunden)? Dokumentieren Sie dies klar und deutlich, damit beide Seiten wissen, wie die Zeit berechnet und in Rechnung gestellt wird.

• Unterschiedliche Tarife je nach Dienstleistung oder Dienstalter (falls zutreffend)
• Mindeststunden pro Woche oder pro Monat
• Überstundenzuschlag oder Multiplikator (falls verwendet)
• Rundungsregel (z. B. auf die nächsten 0,25 Stunden)

Die Aufnahme einer einfachen Preisliste oder Tabelle in den Vertrag kann dazu beitragen, spätere Preisstreitigkeiten zu vermeiden. Überprüfen Sie diese Bedingungen jährlich, um Änderungen Ihrer Fähigkeiten, der Marktnachfrage oder der Kundentypen Rechnung zu tragen.

Schritt 4: Legen Sie die Bedingungen für Rechnungsstellung, Zahlung und Verzugsgebühren fest.

Entscheiden Sie, wie und wann Sie dem Kunden die Rechnung stellen möchten. Zu den Rechnungsoptionen gehören die Abrechnung nach Meilensteinen, wöchentliche, zweiwöchentliche oder monatliche Rechnungen. Bei stundenweiser Arbeit beginnen viele Freiberufler mit zweiwöchentlichen oder monatlichen Rechnungen, um einen stabilen Cashflow zu gewährleisten und gleichzeitig die Zeit genau zu erfassen.

Legen Sie klare Zahlungsfristen fest (7 Tage netto, 14 Tage netto oder 30 Tage netto) und erläutern Sie, wie verspätete Zahlungen behandelt werden. Ein einfacher, standardmäßiger Ansatz ist eine Verzugsgebühr von 1,5 % pro Monat auf jeden überfälligen Saldo, beginnend nach dem vereinbarten Zahlungstermin. Passen Sie diese Bedingungen an die lokalen Schutzbestimmungen für Freiberufler an, die eine fristgerechte Zahlung vorschreiben, und beachten Sie alle geltenden Gesetze in Ihrer Gerichtsbarkeit.

• Rechnungsstellungsoptionen: nach Meilenstein, wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich
• Zahlungsmethoden: Banküberweisung, Kreditkarte, PayPal oder andere Plattformen
• Berechnung der Verzugsgebühren und Beginn (z. B. 1,5 % pro Monat nach Fälligkeit)

Verwenden Sie automatische Erinnerungen und führen Sie klare, datierte Aufzeichnungen aller Rechnungen, um Streitigkeiten zu vermeiden. Dies trägt dazu bei, den Cashflow aufrechtzuerhalten und eine reibungslose Kundenbeziehung zu gewährleisten, sobald die Arbeit beginnt.

Schritt 5: Fügen Sie Schutzmaßnahmen für Überarbeitungen, Änderungen und Stornierungen hinzu.

Pläne ändern sich während eines Projekts häufig. Passen Sie die Vorlage an neue Aufgaben oder Änderungen der Arbeitsanweisungen an, indem Sie festlegen, dass zusätzliche Aufgaben und wesentliche Änderungen des Leistungsumfangs zum vereinbarten Stundensatz in Rechnung gestellt werden, möglicherweise nach schriftlicher Genehmigung. Dies schützt Sie, wenn der Kunde spät im Projekt große Änderungen verlangt.

Legen Sie auch Kündigungsfristen fest und erwägen Sie eine Stornogebühr, wenn der Kunde vorzeitig kündigt. Das Ziel besteht darin, die für die Vorbereitung aufgewendete Zeit und alle bereits laufenden Arbeiten abzudecken, damit Ihnen keine Kosten entstehen, die nicht erstattet werden.

• Klarer Prozess für zusätzliche Arbeiten mit schriftlichen Genehmigungen
• Änderungsaufträge, die für Änderungen des Leistungsumfangs erforderlich sind
• Kündigungsfrist (z. B. 5–10 Werktage)
• Kill Fee zur Deckung des Zeitaufwands für die Vorbereitung, falls der Kunde das Projekt vorzeitig beendet

Halten Sie die Zeiterfassung transparent und bestätigen Sie alle Änderungen schriftlich, um Streitigkeiten über Vereinbarungen und Rechnungsstellungen zu vermeiden.

Schritt 6: Eigentumsverhältnisse, Vertraulichkeit und rechtliche Klauseln anpassen

Überprüfen Sie die wesentlichen rechtlichen Klauseln und passen Sie sie an Ihre Situation und Ihren Gerichtsstand an. Klären Sie, wem die endgültigen Entwürfe, der Code oder andere Materialien gehören und welche Rechte der Freiberufler nach der Lieferung gegebenenfalls behält. Dies ist besonders wichtig für wiederverwendbare Vorlagen oder generische Assets, die Sie möglicherweise in zukünftigen Projekten verwenden werden.

Berücksichtigen Sie auch Formulierungen zu Vertraulichkeit, Entschädigung und Streitbeilegung. Ein Vertrag mit einem Kleinunternehmen kann andere Rechtsbehelfe oder ein anderes geltendes Recht erfordern als ein Unternehmensvertrag. Beachten Sie, dass Vorlagen einen guten Ausgangspunkt bieten, aber bei hochkarätigen Geschäften oder komplexen Rechtsordnungen ist eine rechtliche Prüfung ratsam.

• Eigentumsrechte an den Liefergegenständen (Entwürfe, Code, Dokumente)
• Dem Kunden für die Nutzung der Liefergegenstände gewährte Lizenzen
• Rechte von Freiberuflern zur Wiederverwendung allgemeiner Assets oder Vorlagen
• Umfang und Dauer der Vertraulichkeit von Informationen
• Entschädigung und Haftungsbeschränkungen
• Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Halten Sie diesen Abschnitt praxisnah, indem Sie Ausnahmen auflisten und sicherstellen, dass die Formulierungen Ihrer tatsächlichen Praxis entsprechen. Wenn es sich um ein großes Geschäft handelt oder dieses grenzüberschreitend ist, ist eine schnelle rechtliche Prüfung eine gute Investition.

Schritt 7: Vertrag prüfen, weiterleiten und unterzeichnen

Führen Sie eine abschließende Überprüfung durch, um Klarheit, Konsistenz und Übereinstimmung zwischen Umfang, Zeiterfassung und Zahlungsbedingungen sicherzustellen. Eine erneute Durchsicht hilft dabei, Widersprüche oder unklare Formulierungen zu erkennen, die nach Beginn der Arbeiten zu Streitigkeiten führen könnten.

Teilen Sie den Entwurf dem Kunden zur Kommentierung mit, nehmen Sie alle Änderungen schriftlich vor und schließen Sie den Vorgang mit einer elektronischen Unterschrift ab. Stellen Sie sicher, dass beide Parteien vor Beginn der Arbeiten oder vor Beginn der stundenweisen Abrechnung über eine identische, unterzeichnete Kopie verfügen. Dies schafft eine solide Grundlage für Vertrauen und pünktliche Zahlungen während des gesamten Projekts.

• Verwenden Sie ein E-Signatur-Tool (DocuSign, HelloSign, PandaDoc), um die Vereinbarung zu erfassen.
• Stellen Sie sicher, dass beide Parteien dieselbe endgültige Version erhalten.
• Signierte Kopien sicher aufbewahren und Versionshistorie pflegen

Bewährte Verfahren für die Verwaltung eines Vertrags mit Stundensatz

Nachdem Sie einen Vertrag mit Stundensatz unterzeichnet haben, beginnt die eigentliche Arbeit. Diese Vorgehensweisen helfen Ihnen dabei, die Zeit genau zu erfassen, Kunden auf dem Laufenden zu halten und Streitigkeiten über Arbeitsstunden oder Rechnungen zu vermeiden. Nutzen Sie tägliche Zeiterfassungen, klare Aufgabenbeschreibungen und proaktive Kommunikation, um beide Seiten zu schützen und die Rechnungsstellung reibungslos zu gestalten.

Um die Zeit genau und transparent zu erfassen

Die Zeiterfassung funktioniert am besten, wenn Sie sie täglich protokollieren und jeden Eintrag mit einer tatsächlichen Aufgabe versehen. Diese Gewohnheit verringert Lücken und hilft beiden Seiten zu sehen, was passiert ist, wenn Rechnungen fällig werden.

Verwenden Sie einen Timer oder eine Tracking-App, um Ihre Arbeitsstunden während der Arbeit zu protokollieren, nicht erst im Nachhinein. Im Jahr 2025 sind Toggl Track, Harvest, Clockify und Time Doctor nach wie vor beliebte Optionen, mit denen Sie Ihre Arbeit nach Projekten und Aufgaben aufschlüsseln können. Die Protokollierung in kleinen Schritten erleichtert das Erkennen von Lücken und sorgt für solide Aufzeichnungen für die Abrechnung und Audits.

Teilen Sie Einträge immer in konkrete Aufgaben auf, nicht in vage Notizen wie „an Projekt arbeiten“. Fügen Sie zu jedem Eintrag einen kurzen Kontext hinzu, z. B. „Verbesserungen am Layout der Startseite“ oder „Fehlerbehebung bei API-Fehlern“. Dieser Detaillierungsgrad hilft dem Kunden zu verstehen, was getan wurde, und unterstützt die Auditbereitschaft. Überprüfen Sie am Ende der Woche die Einträge auf Übereinstimmung mit dem Vertrag und dem vereinbarten Tarif.

Budgets, Obergrenzen und Fortschritte kommunizieren

Halten Sie Ihre Kunden über Budgets und Fortschritte auf dem Laufenden, um Überraschungen zu vermeiden.

Die proaktive Weitergabe von Ausgaben und Fortschritten hilft, Vertrauen aufzubauen und unangenehme Gespräche über Rechnungen zu vermeiden. Wenn Sie eine Obergrenze erreichen oder eine Schätzung anpassen müssen, senden Sie ein kurzes Update mit den aufgewendeten Stunden, den erledigten Aufgaben und dem verbleibenden Budget. Dadurch bleibt der Kunde auf dem Laufenden und hat die Möglichkeit, die nächsten Schritte zu steuern.

Stellen Sie regelmäßig Zusammenfassungen bereit, beispielsweise eine wöchentliche Zusammenfassung am Freitag mit Arbeitsstunden, Aufgaben und verbleibendem Budget. Verwenden Sie die Berichte Ihres Tracking-Tools (Toggl, Clockify, Harvest) oder die integrierten Zusammenfassungen von Hello Bonsai, um dem Kunden einen klaren Überblick zu verschaffen. Beispielsweise könnten Sie Folgendes melden: Woche 4 – 9 Stunden für Frontend-Korrekturen, 3 Stunden für Tests; Gesamtstunden 22, verbleibendes Budget 1.200 $. Diese kontinuierliche Transparenz schafft Vertrauen und fördert langfristige Beziehungen.

Umfangsänderungen im Rahmen einer Stundenvereinbarung zu behandeln

Behandeln Sie neue Anfragen oder Änderungen in der Ausrichtung, indem Sie sich auf den Vertrag beziehen und einen einfachen Arbeitsablauf befolgen.

Wenn eine neue Anfrage eingeht, schauen Sie bitte zuerst im Vertrag nach. Bestätigen Sie die Anfrage schriftlich, schätzen Sie nach Möglichkeit die zusätzlichen Stunden und holen Sie die Zustimmung des Kunden ein, bevor Sie beginnen. Dadurch bleiben Änderungen formell und es wird verhindert, dass sich der Umfang der Leistungen in Rechnungen ausweitet.

Protokollieren Sie die Zeit unter dem vereinbarten Tarif und führen Sie ein Änderungsprotokoll, damit beide Seiten verfolgen können, wie sich die Rechnung entwickelt. Der Arbeitsablauf ist wie folgt: Bestätigen Sie die neue Anfrage schriftlich, schätzen Sie nach Möglichkeit die zusätzlichen Stunden, holen Sie die Zustimmung des Kunden ein und erfassen Sie dann die Zeit zum vereinbarten Tarif. Dokumentieren Sie Änderungen mit eindeutigen Verweisen auf das, was hinzugefügt oder geändert wurde, damit die Gesamtrechnung im Laufe der Zeit leicht nachzuvollziehen ist.

Zur Aufbewahrung von Unterlagen für Streitfälle und zur Einhaltung von Vorschriften

Bewahren Sie Kopien des unterzeichneten Vertrags, der Zeiterfassungsbögen, der Genehmigungen für Überstunden und aller Rechnungen in einem sicheren, übersichtlichen System auf.

Detaillierte Aufzeichnungen unterstützen Sie, wenn ein Kunde eine Rechnung beanstandet, und können gemäß den lokalen Schutzbestimmungen für Freiberufler erforderlich sein, um vereinbarte Bedingungen und gelieferte Arbeiten nachzuweisen. Speichern Sie Dokumente mit einheitlicher Benennung im Cloud-Speicher und verknüpfen Sie Zeitprotokolle mit Rechnungen, damit Sie schnell den Zusammenhang zwischen Stunden und Kosten aufzeigen können.

Verwenden Sie Tools wie Hello Bonsai, um dies zu organisieren: Speichern Sie den Vertrag in Bonsai, fügen Sie Zeitprotokolle aus Toggl oder Clockify hinzu und fügen Sie Rechnungen bei. Wenn Sie alles an einem Ort aufbewahren, können Sie bei Audits oder Streitfällen leicht auf Begriffe, Genehmigungen und Zahlungen zurückgreifen. Dieser Ansatz schützt Sie nicht nur, sondern stärkt auch Ihre berufliche Glaubwürdigkeit gegenüber Ihren Kunden.

So erstellen Sie einen Stundenvertrag mit Bonsai

Bonsai verwandelt eine statische Vorlage für einen Freelancer-Stundenvertrag in einen dynamischen Workflow. Ab 2025 können Sie Stundenverträge schnell erstellen, wiederverwenden und verwalten und sie mit Zeiterfassung und Rechnungsstellung verbinden, um einen nahtlosen End-to-End-Prozess zu gewährleisten.

Sehen Sie sich unten unsere Vorlage für einen Stundenvertrag an, um mit der Erstellung Ihrer idealen Vereinbarung zu beginnen.

Beginnen Sie damit, einmalig in Bonsai ein stündliches Vertragslayout zu konfigurieren – fügen Sie Standardklauseln für Umfang, Zahlungsbedingungen, Verzugsgebühren, Eigentumsrechte und rechtliche Schutzmaßnahmen hinzu – und speichern Sie es dann als wiederverwendbare Vorlage.

Betrachten Sie die Vorlage als das Rückgrat Ihres Vertrags. Gehen Sie in Bonsai zu „Verträge“ > „Vorlagen“ und legen Sie die Kernbereiche fest: Umfang (Leistungen und Meilensteine), Zahlungsbedingungen (netto 15 oder netto 30), Verzugsgebühren (z. B. 1,5 % pro Monat), Eigentumsrechte (wer ist Eigentümer der Arbeit und wann gehen die Rechte über) und rechtliche Schutzmaßnahmen (Vertraulichkeit, geltendes Recht). Speichern Sie dies als benannte Vorlage, damit Sie sie für verschiedene Kunden wiederverwenden können.

Mit einer wiederverwendbaren Vorlage ändern Sie für jeden neuen Vertrag nur die projektspezifischen Elemente. Aktualisieren Sie einfach den Namen des Kunden, den Stundensatz und den Umfang und erstellen Sie dann den Entwurf aus der Vorlage. Bonsai unterstützt Platzhalter wie {CLIENT_NAME}, {RATE}und {SCOPE} , sodass Sie Standardbegriffe nie erneut eingeben müssen. Dieser Ansatz sorgt für einheitliche Begriffe, reduziert den Zeitaufwand für die Ausarbeitung und hilft Ihnen, bereits im ersten Entwurf eine professionelle, rechtlich einwandfreie Vereinbarung vorzulegen. Profi-Tipp: Duplizieren Sie die Vorlage, bevor Sie Änderungen für einen neuen Kunden vornehmen, um das Original zu erhalten.

Freelancer-Stundensatzverträge an einem Ort verfolgen und verwalten

Das Vertrags-Dashboard von Bonsai zentralisiert alle Dokumente, Unterschriften und Kundendaten an einem Ort, sodass Sie den Lebenszyklus jeder stundenbasierten Vereinbarung einsehen können. Sie können nach Kunde, Projekt oder Status filtern und leicht erkennen, welche Verträge gesendet, angesehen, unterzeichnet oder aktiv sind.

Signierte Kopien werden für den schnellen Zugriff im Kundenordner gespeichert, und Sie können eine Vertragsübersicht für die Archivierung oder für Audits exportieren. Verknüpfen Sie Verträge mit Projekten, damit die Bedingungen mit der Arbeit mitwandern, und greifen Sie über die Registerkarte „Dokumente” des Projekts auf die unterzeichnete Version zu. Diese Konfiguration kommt Solo-Freiberuflern zugute, indem sie für Ordnung sorgt, und hilft Teams dabei, eine gemeinsame Bibliothek mit einheitlichen Begriffen für mehrere Projekte zu pflegen. Im Jahr 2025, wenn Freiberufler Dutzende von Kunden betreuen, reduziert dieser zentralisierte Ansatz den Verwaltungsaufwand und verbessert die Compliance.

Zur Automatisierung zeitbasierter Berechnungen und Zahlungsabläufe

Bonsai automatisiert die grundlegenden Berechnungen und Arbeitsabläufe, sodass zeitbasierte Verträge von der ersten Stunde bis zur endgültigen Rechnungsstellung präzise bleiben.

Hier sind die wichtigsten Automatisierungsfunktionen, die Sie mit Bonsai erhalten:

• Automatische Berechnung der abrechnungsfähigen Gesamtbeträge aus den erfassten Stunden zum vertraglich vereinbarten Tarif.
• Erstellen von Rechnungen direkt aus Zeiterfassungsprotokollen, mit Einzelposten, Steuern und Fälligkeitsterminen.
• Verhängung von Verzugsgebühren gemäß den Vertragsbedingungen und automatische Kennzeichnung überfälliger Rechnungen.
• Versenden von Mahnungen für nicht unterzeichnete Verträge oder unbezahlte Rechnungen an Kunden, wodurch der Zeitaufwand für Mahnungen reduziert wird.
• Reduzierung manueller Fehler durch Konsolidierung von Stunden, Tarifen und Konditionen in einer einzigen zuverlässigen Quelle, anstatt Daten zwischen Dokumenten zu kopieren.

Wenn Sie beispielsweise 20 Stunden zu einem Stundensatz von 75 $ erfassen, erstellt Bonsai anhand der Zeiterfassungsprotokolle eine Rechnung über 1.500 $ und erinnert Sie, wenn die Zahlung überfällig ist. Diese durchgängige Automatisierung hilft Freiberuflern dabei, mehr Kunden zu gewinnen, ohne dabei an Genauigkeit einzubüßen, und gleichzeitig die Bedingungen für alle Aufträge einheitlich zu halten.