Plantilla para comunicado de prensa

¿Qué es una plantilla de comunicado de prensa y para qué sirve?

Los resúmenes para los medios son documentos breves y estructurados que le ayudan a prepararse para las interacciones con los medios de comunicación. Una plantilla de resumen para los medios convierte ese concepto en un formato repetible y fácil de rellenar que puedes utilizar antes de entrevistas, ruedas de prensa u oportunidades de cobertura. Las plantillas ayudan a los portavoces a prepararse, coordinar a los equipos internos y proporcionar a los equipos de relaciones públicas, comunicación o marketing un formato coherente para las interacciones con los medios de comunicación. Con una plantilla, puedes capturar la oportunidad, el medio de comunicación, los mensajes clave, la logística y los riesgos potenciales en un solo lugar, para que cualquiera pueda generar un informe nuevo de forma rápida y segura.

Definición y finalidad de un comunicado de prensa

Un resumen para los medios es un documento conciso que se usa para preparar a un portavoz o equipo para una entrevista, rueda de prensa o interacción con los medios. Resume la oportunidad, el periodista o medio de comunicación, los mensajes clave, la logística y los posibles riesgos en un solo lugar, para que todos estén preparados.

El resumen recoge los detalles de la oportunidad: lo que quiere el periodista, la audiencia del medio y el formato (en directo, grabado o preguntas y respuestas). En él se enumeran los mensajes esenciales y cualquier fragmento de audio necesario, junto con citas sugeridas y frases de enlace, y se incluyen datos logísticos como la fecha, la hora, la zona horaria, la duración y los asistentes. Al incluir contactos de escalamiento y una firma, sabrás a quién acudir si cambian los planes. Un informe para los medios de comunicación te ayuda a planificar los riesgos y a preparar respuestas claras, en lugar de tener que improvisar en el momento.

Cuándo utilizar una plantilla de comunicado de prensa

Entre los casos típicos en los que resulta útil una plantilla para comunicados de prensa se incluyen entrevistas programadas en televisión, radio, podcasts, medios impresos y digitales, así como mesas redondas con los medios, ruedas de prensa, llamadas para proporcionar información de fondo y respuestas rápidas a noticias de última hora.

En estos entornos, la plantilla mantiene a tu equipo alineado con respecto al objetivo, la audiencia y el tono. Agiliza la preparación para que un miembro junior del personal pueda rellenar los datos del medio y de contacto, las preguntas del periodista y los puntos de conversación aprobados en menos de 15 minutos. Tanto para equipos internos como para agencias, una sola plantilla puede cubrir múltiples oportunidades reutilizando el mismo formato con ajustes específicos para cada oportunidad.

¿Quién utiliza una plantilla de comunicado de prensa?

Varias funciones se basan en un informe de medios para orientar su trabajo, desde la planificación hasta la ejecución.

Los responsables de relaciones públicas y comunicación suelen redactar los resúmenes y coordinarse con los periodistas, asegurándose de que los mensajes se ajusten a la marca y de que se anticipen las preguntas. Los equipos de marketing utilizan el resumen para vincular las apariciones en los medios de comunicación con campañas más amplias, de modo que los temas de conversación se alineen con los anuncios y las páginas de destino. Los fundadores y ejecutivos que actúan como portavoces ensayan a partir del resumen para mantener la coherencia del mensaje, mientras que las agencias lo utilizan para preparar a los clientes para las entrevistas y mantener la coherencia en todos los medios de comunicación.

Resumen para los medios frente a otros tipos de resúmenes

El informe para los medios de comunicación se suma a otros tipos de informes y, juntos, respaldan un flujo de trabajo de comunicaciones coordinado.

En comparación con un resumen de campaña de marketing o un resumen creativo, un resumen de medios se centra en la entrevista en sí (periodista, medio de comunicación, preguntas, temas de conversación y vías de escalamiento), mientras que los resúmenes de campaña orientan los objetivos, las audiencias, los activos y los plazos para esfuerzos de marketing más amplios. En 2025, muchos equipos guardan estos resúmenes en el mismo espacio de trabajo (por ejemplo, Notion o Airtable) para revisarlos una vez y reutilizarlos en todos los canales. Un flujo de trabajo típico es el siguiente: el departamento de relaciones públicas redacta el comunicado de prensa, el departamento de marketing adjunta los recursos y las notas de alineación, y el departamento jurídico o de marca da su visto bueno antes de que comience la difusión.

Componentes clave de un comunicado de prensa

A continuación se incluye una lista clara de las secciones que debe incluir todo comunicado de prensa. Utilice esta guía para mantener la coherencia en los mensajes y ahorrar tiempo al preparar a los portavoces para las entrevistas.

Antecedentes y resumen general

El contexto proporciona al entrevistador el marco de referencia para la historia. Incluya un breve resumen de la empresa o el proyecto, la situación que motivó la entrevista y por qué existe esta oportunidad ahora. Anote cualquier lanzamiento reciente, hito o noticia que haga que la historia sea oportuna, y mantenga un lenguaje objetivo y conciso. Si los lectores desean obtener más detalles, incluya un enlace a una página de la sala de prensa o a una referencia externa fiable.

En la práctica, escribe unas pocas frases que describan la escena sin exagerar. Mencione las fechas clave y el estado actual del proyecto. Esta sección debe leerse como una nota informativa, no como un comunicado de prensa. Al mantenerlo centrado, ayudas al periodista a ver la relevancia y le das a tu portavoz un punto de partida seguro para el debate.

Detalles de la marca, el producto o la iniciativa

Esta sección recoge la información esencial sobre la marca, el producto, el servicio, la campaña o la iniciativa que se está debatiendo. Ayuda a los portavoces a recordar rápidamente la historia principal y a mantener la coherencia en todas las entrevistas.

Incluya los campos principales que desea que el equipo consulte. La siguiente lista describe los campos típicos que se deben recopilar y compartir: un nombre claro, una breve descripción, diferenciadores, estado actual y puntos de prueba imprescindibles que respalden la historia con datos, premios o números de usuarios. Tener estos elementos preparados mantiene el mensaje conciso y facilita a los periodistas resumir tu historia con precisión.

• Nombre (marca, producto, servicio, campaña o iniciativa)
• Breve descripción (2-3 frases)
• Diferenciadores (lo que lo hace único)
• Estado (Próximo, En el mercado, Antiguo)
• Puntos clave que hay que mencionar (estadísticas, premios, número de usuarios)

Con estos campos establecidos, los portavoces pueden recordar rápidamente el mensaje central durante las entrevistas y mantener la coherencia con el posicionamiento de la marca.

Público objetivo y medio de comunicación

Planifica tanto a quién quieres llegar como qué medio difundirá tu historia. La sección debe incluir campos como el público principal, el nombre del medio, el formato, el tono/estilo y cómo el público del medio se superpone con tu público objetivo. Este contexto ayuda a los portavoces a adaptar el lenguaje y los ejemplos para que se ajusten a los espectadores, oyentes o lectores.

Utilice estos campos para asignar una persona o un grupo a un punto de venta específico. Cuanto más sepa sobre la audiencia del medio, mejor podrá adaptar el mensaje. Cuando los periodistas ven la relevancia, es más probable que se interesen por tus puntos clave y hagan preguntas informadas.

• Público principal
• Nombre del punto de venta
• Formato (televisión, podcast, internet, prensa escrita)
• Tono/estilo del medio de comunicación
• Superposición y relevancia de la audiencia

Esta alineación ayuda a garantizar que tus argumentos lleguen con el tono y los ejemplos adecuados.

Perfil del reportero o presentador

Describa la información que debe incluirse sobre el periodista, presentador o anfitrión: nombre, cargo, especialidad o área de interés, enfoques habituales, cobertura previa de su empresa o categoría, y preferencias destacadas (estilo de preguntas, nivel de profundidad técnica).

Conocer al periodista de antemano ayuda al portavoz a establecer una buena relación y prepararse de forma más natural. Esta sección trata sobre cómo conocer a la persona que hará las preguntas, para que puedas anticipar los puntos de vista y evitar momentos incómodos durante la entrevista.

• Nombre
• Título
• Área de impacto o área de enfoque
• Ángulos típicos
• Cobertura anterior
• Preferencias destacadas

Logística y calendario de las entrevistas

Captura los detalles prácticos que permiten que la entrevista se desarrolle según lo previsto. Esto incluye la fecha y la hora, la zona horaria, la duración prevista, la ubicación o la plataforma, los requisitos técnicos, el código de vestimenta, si procede, y cualquier detalle sobre la prohibición de divulgación. Incluya también los datos de contacto del productor, el periodista y el responsable de relaciones públicas, además de instrucciones claras para participar, a fin de evitar confusiones de última hora.

Tener estos aspectos logísticos por escrito reduce las idas y venidas y ayuda al portavoz a mantener la calma el día de la entrevista. También garantiza que todo el mundo sepa a quién dirigirse en caso de preguntas o cambios de última hora, lo cual es especialmente importante en rodajes a distancia o en diferentes zonas horarias.

• Fecha
• Tiempo
• Zona horaria
• Duración
• Ubicación o plataforma
• Requisitos técnicos
• Código de vestimenta
• Detalles del embargo
• Datos de contacto e instrucciones para participar

Mensajes clave y puntos clave

Este es el núcleo del comunicado de prensa: los puntos de conversación prioritarios que el portavoz debe abordar. Esboza entre tres y cinco mensajes principales y proporciona argumentos claros y concisos para cada uno de ellos. Los puntos de prueba pueden ser estadísticas, estudios de casos, ejemplos o anécdotas que ayuden a respaldar la afirmación.

Utiliza un lenguaje conciso y memorable. Utiliza viñetas para cada mensaje, de modo que los entrevistadores puedan consultarlos fácilmente, y alinea cada punto con el posicionamiento de tu marca. Cuando un periodista hace una pregunta, los mensajes principales deben guiar la respuesta sin que esta suene robótica o ensayada.

• Mensaje 1: beneficio principal y dato de apoyo
• Mensaje 2: impacto en el cliente con un breve ejemplo
• Mensaje 3: Prueba del éxito (premios, métricas o validación por parte de terceros)
• Mensaje 4: Perspectivas futuras o hoja de ruta (si procede)

Preguntas probables y respuestas sugeridas

Anticipa las preguntas y prepara respuestas concisas y coherentes con el mensaje. Agrupe las preguntas por temas y ofrezca un lenguaje orientativo que pueda adaptarse a las propias palabras del portavoz.

Organice las preguntas por temas, como empresa, producto, tendencias del sector y cuestiones relacionadas con el riesgo. Para cada tema, proporcione una respuesta breve y lista para usar que capte el punto clave sin parecer preparada. El objetivo es dar confianza, no un guion.

• Tema: Empresa y misión — Respuesta sugerida: una breve declaración natural sobre por qué tu trabajo es importante.
• Tema: Producto y diferenciación — Respuesta sugerida: una descripción concisa y concreta de lo que lo hace único.
• Tema: Tendencias del sector — Respuesta sugerida: un dato o una idea que respalde la historia.
• Tema: Temas delicados o de riesgo — Respuesta sugerida: una declaración neutral que sirva de puente para dirigir la conversación.

Temas delicados y líneas rojas

Esbozar una sección sobre riesgos: posibles preguntas difíciles, temas que deben evitarse o áreas que requieren una redacción cuidadosa. Incluya notas claras sobre lo que se puede y no se puede compartir, qué temas deben remitirse al departamento jurídico o de cumplimiento normativo, y las declaraciones puente recomendadas si la conversación deriva hacia áreas problemáticas. Esto ayuda a proteger la reputación de la empresa.

Prepare frases de transición sencillas y un plan para la escalada. Cuando un periodista insiste en un tema delicado, el portavoz tendrá una forma rápida de volver a terreno seguro sin perder el hilo de la conversación.

• No comparta información financiera ni datos que no sean públicos.
• Evite las funciones o productos no anunciados.
• No compares directamente con la competencia a menos que tengas datos sólidos.
• Consulte con el departamento jurídico/de cumplimiento normativo para temas restringidos.
• Proporcionar declaraciones puente para redirigir y replantear.

Acciones de seguimiento y reflexión

Termina la plantilla con espacio para tomar notas después de la entrevista: qué se preguntó, qué mensajes se transmitieron y cualquier compromiso de enviar información de seguimiento. Incluya indicaciones para la reflexión, de modo que los equipos puedan mejorar su rendimiento mediático con el tiempo.

Utiliza una estructura sencilla, como casillas de verificación o indicaciones, para registrar lo que ha funcionado y lo que no. Después de cada entrevista, revisa las notas con el equipo y acuerda los siguientes pasos concretos para compartir materiales, corregir cualquier laguna y perfeccionar los puntos de conversación para la próxima oportunidad.

¿Qué debe incluirse en una plantilla de comunicado de prensa?

Para convertir una plantilla de comunicado de prensa en blanco en un documento pulido y listo para usar, hay que empezar con un enfoque práctico y paso a paso. Esta guía le acompaña a través de siete pasos específicos para concretar la logística, definir el éxito, investigar su medio de comunicación, dar forma a los mensajes, prepararse para las preguntas, señalar los riesgos y, por último, compartir y ensayar. El objetivo es pasar con fluidez de la planificación a una sesión informativa que prepare al portavoz y ponga de acuerdo a todas las partes interesadas internas.

Paso 1: Capturar primero la logística

Empieza por lo básico: rellena la fecha, la hora, la zona horaria, la ubicación o la plataforma y los datos de contacto.

Fijar estos elementos esenciales en la parte superior sirve de base para el resto de la planificación y facilita la distribución del informe a todas las personas implicadas, desde el portavoz hasta los equipos jurídico y de marketing. Incluya un contacto principal y uno secundario con nombres, correos electrónicos y números de teléfono. Tener esta información a mano reduce las idas y venidas y te ayuda a coordinarte rápidamente si cambian los planes. No olvides anotar cualquier requisito técnico, como si la entrevista se realizará a través de Zoom, Teams o en un estudio en directo, y si necesitas una conexión por cable o algún equipo específico. Los detalles técnicos claros evitan prisas de última hora el día del evento.

Comprueba dos veces las zonas horarias e indica claramente las diferencias horarias. Por ejemplo, escriba «12 de mayo de 2025, 3:00 p. m. ET / 12:00 p. m. PT» para evitar confusiones. Si la entrevista es a distancia, confirma el enlace del anfitrión, los números de acceso telefónico y si se permite grabar. Si es en un lugar físico, incluye la dirección del lugar, instrucciones para aparcar y un contacto para la coordinación in situ. Incluya también los datos de contacto del productor o del editor responsable de la salida para que los cambios se puedan comunicar rápidamente.

Paso 2: Definir el objetivo y el público

Explique claramente en una o dos frases qué se considera un éxito para esta interacción con los medios de comunicación y explique cómo el medio se ajusta a sus objetivos.

Comience con un objetivo conciso, como destacar un nuevo producto, posicionar al fundador como líder intelectual o anunciar un hito de la empresa. Esto ayuda al portavoz a mantenerse centrado y facilita a los equipos internos el apoyo a la entrevista. A continuación, especifique el público objetivo y cómo encaja con los lectores o espectadores del medio. Anote los segmentos de público o las partes interesadas más importantes, como clientes, inversores o socios, y describa cómo el público del medio se beneficiará de sus mensajes. Esta claridad mantiene la preparación centrada y viable para todas las partes implicadas.

Como ejemplo práctico, podrías escribir: «Objetivo: posicionar a nuestro fundador como una voz creíble en materia de embalajes sostenibles e impulsar la consideración de nuestra nueva línea». Las notas sobre el público podrían incluir defensores del medio ambiente, ingenieros de embalaje y líderes empresariales expertos en embalaje que siguen la cobertura de este medio, lo que garantiza que la sesión informativa responda a sus intereses y preguntas.

Paso 3: Investiga el medio de comunicación y el periodista.

Describa cómo recopilar información previa para que el portavoz pueda repasar rápidamente algunos puntos clave antes de la entrevista.

Recopila artículos o episodios recientes del medio y léelos para comprender los temas que le interesan al periodista, su tono preferido y cualquier patrón en su cobertura. Tenga en cuenta si prefieren historias basadas en datos, ángulos de interés humano o comparaciones del sector, y registre cualquier interacción que su marca haya tenido con ellos en el pasado. Resuma esta investigación en el comunicado de prensa con una breve descripción general amigable que ayude al portavoz a adaptar los puntos de discusión sobre la marcha. Incluya enlaces a 2 o 3 artículos representativos y destaque los aspectos recurrentes a tener en cuenta, como el enfoque en la innovación, el ahorro de costes o el contexto normativo. Este resumen rápido mantiene la sesión informativa anclada en la realidad, en lugar de en conjeturas.

Para 2025, muchos medios de comunicación han pasado a formatos híbridos; los periodistas pueden publicar artículos digitales más cortos y segmentos de podcast o vídeo más largos. Incluya notas sobre los formatos y expectativas actuales del medio, además de un recordatorio para respetar cualquier embargo específico del medio o ventanas exclusivas. Si ha tenido interacciones previas, anote el resultado y cualquier método de contacto preferido para que el portavoz pueda hacer referencia a la relación previa cuando sea apropiado.

Paso 4: Da forma a tus mensajes clave

Explique cómo desarrollar entre tres y cinco mensajes clave que respalden el objetivo y conecten con el público.

Comience por la narrativa general de la empresa y luego adapte los mensajes a esta oportunidad y a su público. Mantenga cada mensaje breve, positivo y centrado en los beneficios, y acompañe cada uno con uno o dos argumentos sólidos (cifras, resultados o ejemplos reales) que validen la afirmación. Estructura los mensajes de manera que puedan utilizarse como citas o como puntos de debate en respuestas más largas. Al vincular cada punto a un hecho o resultado, se reduce el riesgo de desviaciones y se garantiza una historia coherente en todos los medios de comunicación. Busque un equilibrio entre el posicionamiento estratégico y las pruebas concretas, de modo que el portavoz pueda responder con confianza sin revelar detalles confidenciales.

En términos prácticos, podrías redactar cinco mensajes como: nuestro producto reduce el consumo de energía en un X por ciento, los clientes han ahorrado Y dólares o el enfoque de nuestro equipo ha proporcionado resultados medibles a los clientes. Acompañe cada uno con un argumento de prueba, como un proyecto piloto reciente, estadísticas de clientes o una referencia independiente. Esta combinación facilita que el portavoz responda a las preguntas sin desviarse del mensaje.

Paso 5: Anticipe las preguntas y planifique las respuestas.

Explique cómo hacer una lluvia de ideas sobre posibles preguntas y elaborar respuestas que se mantengan fieles al mensaje.

Comience con preguntas que el periodista podría hacer basándose en el tema, la trayectoria del periodista y el contexto de la actualidad. Clasifíquelas en preguntas amistosas o previsibles y preguntas difíciles o delicadas, para que el portavoz pueda prepararse con antelación. Redacta respuestas sugeridas que vuelvan a los mensajes clave y eviten desviarse hacia áreas no permitidas. Para temas delicados, piensa en frases puente que dirijan suavemente la conversación hacia tus puntos principales, como «Lo más importante aquí es…» o «Desde nuestra perspectiva, la conclusión clave es…». Este enfoque ayuda a controlar la narrativa sin perder credibilidad ni capacidad de respuesta.

Incluya algunos ejemplos de preguntas y respuestas que ilustren cómo manejar preguntas difíciles sin parecer a la defensiva. Por ejemplo, si te preguntan sobre una reseña negativa de un producto, responde con el resultado verificable y cómo estás mejorando, y luego pasa a hablar de los beneficios relevantes. El objetivo es estar preparado, no ser genérico, así que adapta la preparación al medio y al tema específicos para maximizar el impacto.

Paso 6: Señalar riesgos, líneas rojas y aprobaciones.

Guíe a los usuarios para identificar posibles problemas y establecer reglas para evitarlos durante la entrevista.

Piensa en las cuestiones legales delicadas, la información no publicada, los contextos de crisis o las preocupaciones competitivas. Marque claramente las zonas que no deben discutirse e identifique los temas que requieren aprobación previa, como los detalles financieros o las asociaciones delicadas. Incluya lenguaje preaprobado para temas delicados, de modo que el portavoz pueda responder rápidamente sin necesidad de aprobaciones en el momento. Documente estas pautas en el informe para los medios de comunicación y compártalas con el portavoz y los responsables legales o de relaciones públicas, para que todos estén alineados antes de que comience la entrevista. Esto reduce la posibilidad de que se produzcan momentos incómodos o declaraciones erróneas bajo presión y mantiene la conversación dentro de unos límites definidos.

En la práctica, haz una lista de los temas que están prohibidos o que requieren una aprobación rápida, y anota dónde se encuentra el lenguaje aprobado (por ejemplo, en la unidad compartida o en un canal de Slack). También es importante definir quién tiene la última palabra en cuanto a los distintos tipos de divulgaciones, para que el portavoz sepa exactamente a quién acudir si surge algún imprevisto durante la entrevista.

Paso 7: Compartir, informar y ensayar

Describa el proceso de distribución del comunicado de prensa completado y la preparación del portavoz y las partes interesadas.

Distribuya el comunicado de prensa definitivo al portavoz y a los equipos pertinentes con suficiente antelación a la fecha de la entrevista, dejando al menos entre 48 y 72 horas para su revisión y preguntas. Programa una breve reunión preparatoria para repasar los mensajes clave, confirmar el plan de preguntas y respuestas y realizar un simulacro rápido de preguntas y respuestas. Trate la plantilla como una referencia activa durante la llamada preparatoria para que todos se mantengan anclados a la misma estructura y lenguaje. Después del ensayo, ajuste cualquier redacción o ejemplo basándose en los comentarios recibidos y comparta una versión final que refleje los puntos de discusión acordados y las aprobaciones. Este ensayo colaborativo aumenta la confianza y ayuda al portavoz a ofrecer una actuación tranquila y persuasiva el día de la entrevista.

Mejores prácticas para utilizar una plantilla de nota de prensa

Usar bien una plantilla de comunicado de prensa no consiste solo en rellenar campos. Se trata de crear un proceso repetible que refuerce su mensaje, aumente la confianza de los portavoces y mejore la calidad de la cobertura obtenida con el tiempo. En 2025, muchos equipos de relaciones públicas obtienen mejores resultados cuando tratan la plantilla como un documento vivo y una herramienta de formación, y no como una hoja de trabajo puntual.

Mantenga los comunicados de prensa concisos y fáciles de leer.

Un resumen conciso se lee en solo unos minutos, lo que ayuda a los portavoces a prepararse rápidamente y responder con confianza. Planifica un formato de una página siempre que sea posible, con encabezados claros y amplios espacios en blanco para guiar al lector.

La estructura es importante. Utilice títulos de sección en negrita, como «Mensajes clave», «Datos de apoyo», «Frases de enlace» y «Preguntas y respuestas», e incluya frases cortas en lugar de bloques de texto largos. Evite cargar la página con párrafos largos de fondo o lenguaje jurídico denso; esto dificulta la comprensión bajo presión y reduce la retención de los puntos fundamentales.

La claridad y la brevedad no son extras opcionales, sino herramientas de preparación. Si el material es fácil de analizar, el portavoz puede centrarse en transmitir los tres mensajes principales con transiciones naturales durante la entrevista, lo que aumenta las posibilidades de obtener citas precisas y mantener un ritmo constante.

Alinear los mensajes clave con el posicionamiento de la marca.

Tu comunicado de prensa debe reforzar la historia general de la marca. Mantenga un conjunto central de mensajes aprobados y adáptelos a cada oportunidad, en lugar de reescribirlos desde cero. Esta coherencia genera reconocimiento con el tiempo y reduce el riesgo de citas fuera de lugar o declaraciones contradictorias.

Realiza un seguimiento de los mensajes en un documento compartido y sigue unas sencillas directrices sobre el tono de voz de la marca. Los tres a cinco mensajes principales deben ser fáciles de recordar y repetir en todos los medios. Cuando el comunicado se mantiene alineado con la marca, los periodistas escuchan una historia clara y segura, y los portavoces se sienten capacitados para mantener el mensaje durante las entrevistas.

Con el tiempo, este enfoque crea una voz reconocible en todas las campañas. También facilita que los compañeros de equipo revisen y aprueben rápidamente las propuestas, ya que todos se orientan hacia los mismos puntos de discusión.

Adapta cada comunicado de prensa a la oportunidad.

La plantilla es un punto de partida, no un guion rígido. Adapta el tono, los ejemplos y el énfasis al medio, formato y público específicos.

Para un medio dirigido al público general, haz hincapié en las explicaciones y el impacto en el mundo real; para una publicación especializada, apóyate en métricas, especificaciones y términos del sector; para un medio dedicado al estilo de vida, destaca los ángulos humanos y las conclusiones prácticas. En entornos de retransmisión, planifique declaraciones más breves e imágenes claras que respalden los mensajes clave. Al ajustar estos elementos, aumentará la relevancia y la probabilidad de que se incluya la cita.

Para agilizar este proceso, mantenga un breve perfil del medio en el archivo que indique la longitud típica de las palabras, el tono preferido y las expectativas de la audiencia. Con un tiempo de preparación de entre 60 y 120 segundos, puedes intercambiar los contrastes adecuados y mantener intactos los mensajes principales, sin perder relevancia para el medio de comunicación.

Prepárese para que las entrevistas cambien de rumbo.

Las entrevistas no siempre siguen el camino esperado, así que prepárate por adelantado para los imprevistos. Utiliza el resumen para los medios de comunicación para planificar los giros habituales: toma nota de las frases de transición, los mensajes secundarios y las formas de manejar preguntas inesperadas sin perder el hilo conductor.

Los portavoces deben mantener la calma, reconocer las preguntas y volver a los puntos clave en lugar de improvisar narrativas completamente nuevas en el momento. Practique transiciones rápidas, como vincular una pregunta difícil con la idea principal y volver a los mensajes centrales. Este enfoque preserva la credibilidad y mantiene la entrevista por el buen camino.

Con un poco de práctica, el resumen se convierte en una herramienta para dirigir las conversaciones, en lugar de un guion que las limita. El resultado son entrevistas más fluidas y citas más coherentes en todas las impresiones de los medios.

Reflexiona después de cada interacción con los medios de comunicación.

Utiliza la sección de reflexión de la plantilla del resumen de prensa inmediatamente después de la entrevista. Algunas ideas pueden ser: qué preguntas resultaron sorprendentes, qué mensajes tuvieron repercusión o fueron citados, y qué deberíamos ajustar en la plantilla la próxima vez. Este hábito convierte cada entrevista en un momento de aprendizaje.

En la práctica, anote tres conclusiones rápidas en el momento y formalícelas en un plazo de 24 horas. Por ejemplo, fíjate si un ejemplo concreto ha tenido buena acogida entre los editores o si una frase puente ha funcionado mejor de lo esperado. Con el tiempo, este ciclo de reflexión mejora el rendimiento futuro y te ayuda a perfeccionar continuamente la plantilla.

Para respaldar esta práctica, muchos equipos almacenan sus reflexiones en herramientas compartidas como Notion, Google Docs o Airtable. Llevar un registro de las entrevistas facilita la comparación de los resultados entre ellas, la identificación de patrones y la implementación de actualizaciones específicas en la plantilla del informe de prensa para la siguiente ronda.

Plantilla de resumen para medios de comunicación Plantilla de muestra

Muestra cómo se puede adaptar la misma plantilla de nota de prensa a diferentes tipos de entrevistas y formatos mediáticos. Utilice esta sección para proporcionar ejemplos claros y prácticos de comunicados de prensa que los lectores puedan imitar al completar su propia plantilla.

Ejemplo de nota de prensa para una entrevista sobre el lanzamiento de un producto

Este ejemplo de entrevista sobre el lanzamiento de un producto sitúa al portavoz de una empresa en un entorno mediático en directo, donde la nueva característica es la protagonista de la noticia.

En este escenario, el lanzamiento se centra en NovaPhone Pro con FeatureX, anunciado el 15 de marzo de 2025, dirigido a profesionales ocupados que desean completar sus tareas más rápidamente. El resumen comenzaría con una breve descripción general: nombre del producto, fecha de lanzamiento, problema principal resuelto y quiénes se benefician. También indica los formatos previstos (segmentos televisivos, podcasts y vídeos cortos para redes sociales), de modo que se pueda preparar con antelación el tono, la duración y las citas textuales. El objetivo es presentar una narrativa creíble y centrada en el producto que resuene en todos los medios y formatos, sin abrumar al público con todos los detalles de las características.

El objetivo es generar conciencia y establecer credibilidad, con un público que abarca a lectores de tecnología convencional, responsables de la toma de decisiones en pequeñas empresas y usuarios pioneros. El informe especificaría los medios que probablemente cubrirían el lanzamiento y adaptaría los mensajes a cada formato, desde un fragmento de audio de 60 segundos para televisión hasta un debate de 2 minutos para un podcast. Incluiría entre tres y cinco mensajes clave centrados en el lanzamiento con argumentos probatorios, como por ejemplo cómo FeatureX agiliza la realización de tareas y diferencia el producto en un mercado saturado. Por ejemplo, los puntos de prueba podrían provenir de datos beta internos y de la actividad de preventa temprana. El informe también incluiría entre 5 y 7 preguntas probables, que abarcarían temas como precios, diferenciación y hoja de ruta, y esbozaría las respuestas aprobadas para que el portavoz se ciña al mensaje sin dejar de sonar natural ante la cámara o el micrófono, con un plan para redactar un resumen conciso tras la entrevista para los canales sociales.

Ejemplo de nota de prensa para un artículo de liderazgo intelectual

Este ejemplo de liderazgo intelectual sitúa a un fundador o experto en un artículo sobre las tendencias del sector, no sobre un producto específico.

En este escenario, la entrevista tiene como objetivo posicionar al portavoz como una persona perspicaz y digna de confianza, con el contexto más amplio del sector como protagonista. El contexto resaltaría la experiencia del fundador, los valores de la empresa y la relevancia de su punto de vista para la dinámica actual del mercado. El informe haría hincapié en la credibilidad mediante referencias a fuentes de datos fiables e informes recientes, y describiría cómo integrar la voz de la empresa en conversaciones más amplias sin convertir el artículo en un argumento de venta. El tono debe ser reflexivo, basado en datos y equilibrado, invitando al diálogo en lugar de realizar una venta agresiva.

El objetivo se desplaza hacia el liderazgo intelectual: poner de relieve las tendencias, compartir predicciones y demostrar el papel de la empresa como participante responsable y con visión de futuro en el sector. Entre el público se encuentran editores y lectores de publicaciones del sector que buscan profundidad y perspectiva. Los mensajes clave abarcarían información sobre el sector, los cambios previstos y los valores del fundador, con datos probatorios extraídos de informes recientes, conjuntos de datos analizados o resultados de colaboraciones. Por ejemplo, puede hacer referencia a rangos de previsión de fuentes fiables y citar estudios del sector para respaldar sus argumentos. El informe también anticiparía preguntas sobre las fuentes de datos, los puntos de vista alternativos y las implicaciones de estas tendencias para la estrategia de la empresa, y asignaría a cada pregunta una respuesta mesurada y reflexiva que refuerce la credibilidad y la confianza.

Ejemplo de comunicado de prensa para un comentario reactivo o una respuesta a una noticia

Este ejemplo de comentario reactivo o respuesta a una noticia muestra cómo responder rápidamente a noticias de última hora o a una historia que evoluciona rápidamente.

En una situación de noticias de última hora, el informe daría prioridad a la rápida captación del contexto, un objetivo claro y mensajes estrictamente controlados. El contexto podría ser el anuncio de un producto competidor, un cambio normativo o un cambio importante en el mercado que requiera una postura calibrada. El objetivo es aclarar la posición de su empresa, tranquilizar a los clientes y evitar que las especulaciones distorsionen la narrativa. El informe especificaría qué información debe compartirse de inmediato, qué debe retenerse y quién aprueba cada declaración. El tiempo es esencial, por lo que el plan incluye un proceso optimizado para la redacción rápida, la revisión legal y la aprobación interna, con frases preaprobadas listas para utilizar en declaraciones públicas y publicaciones en redes sociales.

Las preguntas previstas se centrarían en áreas de riesgo y líneas rojas, como los posibles impactos en los precios, la mano de obra o el calendario de productos. El informe describiría las respuestas aprobadas para estas preguntas y proporcionaría pautas para evitar compromisos excesivos o contradicciones con otras comunicaciones. Este enfoque mantiene la coherencia del mensaje en todos los canales, al tiempo que permite al portavoz abordar las preocupaciones de forma transparente. También hace hincapié en lo que se puede decir rápidamente, lo que no se puede decir y cómo escalar cualquier incertidumbre a las partes interesadas internas adecuadas, garantizando que estas se mantengan informadas a medida que evoluciona la situación.

Cómo Bonsai ayuda a gestionar las plantillas de comunicados de prensa

Bonsai convierte una plantilla de resumen de medios estática en un recurso dinámico y reutilizable que se adapta a un flujo de trabajo más amplio de clientes y proyectos. Puede crear plantillas una vez, reutilizarlas en todas las campañas, realizar un seguimiento del estado y automatizar los recordatorios y las aprobaciones, todo ello mientras mantiene a los equipos coordinados. En 2025, Bonsai ofrece un generador de plantillas integrado, historial de versiones y automatizaciones entre flujos de trabajo que conectan los briefings con las campañas, los contactos y las aprobaciones.

Crear plantillas reutilizables para comunicados de prensa.

Puedes configurar una vez el diseño de un resumen de medios y guardarlo como plantilla reutilizable dentro de Bonsai, de modo que todos los resúmenes futuros partan de una estructura probada.

Comience con secciones básicas como Antecedentes, Detalles del medio, Perfil del periodista, Logística, Mensajes clave y Preguntas y respuestas. Utiliza el generador de plantillas de Bonsai para organizar los campos, añadir menús desplegables para el estado e incluir marcadores de posición rellenables para el nombre del cliente, las fechas y los presupuestos. Guarde el diseño, luego duplíquelo para cada nueva oportunidad y ajuste solo las partes que cambian, dejando intacta la estructura estándar. Por ejemplo, un cliente del sector sanitario puede reutilizar los mismos antecedentes y mensajes clave, pero cambiando los detalles del producto y los horarios de las entrevistas.

Con este enfoque, mejora la coherencia en todas las interacciones con los medios y se agiliza la incorporación de nuevos compañeros de equipo. Con un nuevo cliente potencial, puedes clonar la plantilla en segundos, actualizar solo el cliente y las fechas, y tener un resumen listo para compartir en menos de 2 minutos, en lugar de tener que volver a crearlo desde cero.

Realizar un seguimiento y gestionar los comunicados de prensa de todos los clientes y proyectos.

Almacenar resúmenes de medios en Bonsai permite mantenerlos organizados junto con los clientes, las campañas y los proyectos.

Cada resumen está vinculado a su cliente, proyecto y campaña, y usted obtiene el historial de versiones, los comentarios y una galería con función de búsqueda. Los miembros del equipo pueden añadir notas, adjuntar recursos relacionados y ver el último informe desde un panel de control central. Esto facilita revisar lo que funcionó en campañas anteriores, coordinarse con los portavoces y mantener un historial claro de la preparación de la cobertura. Las etiquetas y los filtros te ayudan a encontrar resúmenes por cliente, estado o fecha, para que todos estén alineados a medida que avanzan los proyectos.

Disponer de un lugar centralizado para los informes reduce el número de correos electrónicos dispersos y garantiza que todo el equipo consulte el mismo documento. Cuando se inicia un nuevo plan de divulgación, puede revisar las interacciones anteriores para informar los mensajes, coordinarse con los portavoces y adjuntar resúmenes a los registros correctos de clientes y proyectos para referencia futura.

Automatizar recordatorios, aprobaciones y seguimientos para comunicados de prensa.

La automatización se encarga de los pasos rutinarios para que los equipos sigan coordinados sin ahogarse en correos electrónicos.

Considera estas automatizaciones que puedes configurar en Bonsai para los resúmenes de medios:

• Notificar a los portavoces cuando haya un nuevo informe listo, con un enlace directo para revisarlo y comentarlo.
• Envía recordatorios antes de las entrevistas para que los horarios y la logística se mantengan según lo previsto.
• Envíe los informes confidenciales para su aprobación interna, manteniendo el acceso controlado y rastreable en el sistema.
• Insta a los equipos a completar los campos de reflexión posteriores a la entrevista, recopilando las lecciones aprendidas y los próximos pasos para futuros informes.

Estas automatizaciones ahorran tiempo, reducen el riesgo de pasar por alto detalles y disminuyen el intercambio de documentos y correos electrónicos. Para un equipo de relaciones públicas típico, las automatizaciones pueden ahorrar varias horas cada semana al garantizar que los informes pasen sin problemas del borrador a la aprobación y a la preparación de la entrevista.