Modèle de communiqué de presse

Qu'est-ce qu'un modèle de dossier de presse et à quoi sert-il ?

Les dossiers de presse sont des documents courts et structurés qui vous aident à préparer vos interactions avec les médias. Un modèle de communiqué de presse transforme ce concept en un format réutilisable et facile à remplir que vous pouvez utiliser avant les interviews, les conférences de presse ou les occasions de couverture médiatique. Les modèles aident les porte-parole à se préparer, à harmoniser les équipes internes et à fournir aux équipes chargées des relations publiques, de la communication ou du marketing un format cohérent pour les interactions avec les médias. Grâce à un modèle, vous pouvez rassembler en un seul endroit l'opportunité, le canal de distribution, les messages clés, la logistique et les risques potentiels, afin que tout le monde puisse générer rapidement et en toute confiance un nouveau brief.

Définition et objectif d'un dossier de presse

Un dossier de presse est un document concis utilisé pour préparer un porte-parole ou une équipe à une interview, une conférence de presse ou une interaction avec les médias. Il résume en un seul endroit l'opportunité, le journaliste ou le média, les messages clés, la logistique et les risques potentiels, afin que tout le monde soit prêt.

Le brief résume les détails de l'opportunité : ce que veut le journaliste, l'audience du média et le format (en direct, enregistré ou questions-réponses). Il répertorie les messages essentiels et les extraits sonores requis, ainsi que des suggestions de citations et de phrases de transition, et couvre les aspects logistiques tels que la date, l'heure, le fuseau horaire, la durée et les participants. En incluant des contacts d'escalade et une signature, vous savez qui contacter si les plans changent. Un dossier de presse vous aide à anticiper les risques et à préparer des réponses claires plutôt que d'improviser au moment venu.

Quand utiliser un modèle de dossier de presse

Les scénarios typiques dans lesquels un modèle de communiqué de presse peut s'avérer utile comprennent les interviews programmées à la télévision, à la radio, dans des podcasts, dans la presse écrite et en ligne, ainsi que les tables rondes avec les médias, les conférences de presse, les appels d'information et les réponses rapides aux actualités brûlantes.

Dans ces paramètres, le modèle permet à votre équipe de rester alignée sur l'objectif, le public et le ton. Il simplifie la préparation afin qu'un membre junior du personnel puisse remplir les coordonnées du point de vente et les coordonnées, les questions du journaliste et les points de discussion approuvés en moins de 15 minutes. Pour les équipes internes comme pour les agences, un seul modèle peut couvrir plusieurs opportunités en réutilisant le même format avec des ajustements spécifiques à chaque opportunité.

Qui utilise un modèle de dossier de presse ?

Plusieurs rôles s'appuient sur un brief média pour guider leur travail, de la planification à l'exécution.

Les responsables des relations publiques et les responsables de la communication rédigent généralement les briefs et coordonnent leur travail avec les journalistes, afin de s'assurer que les messages restent fidèles à l'image de marque et que les questions soient anticipées. Les équipes marketing utilisent le brief pour relier les apparitions médiatiques à des campagnes plus larges, afin que les arguments de vente soient en phase avec les publicités et les pages d'accueil. Les fondateurs et les dirigeants agissant en tant que porte-parole répètent à partir du brief afin de rester cohérents dans leur message, tandis que les agences l'utilisent pour préparer leurs clients aux interviews et maintenir une cohérence entre les différents médias.

Brief média vs autres types de briefs

Le dossier de presse s'ajoute aux autres types de dossiers et, ensemble, ils favorisent un flux de travail coordonné en matière de communication.

Par rapport à un brief marketing ou à un brief créatif, un brief média se concentre sur l'interview elle-même (journaliste, média, questions, points à aborder et procédures d'escalade), tandis que les briefs de campagne définissent les objectifs, les publics, les ressources et les calendriers pour des efforts marketing plus larges. En 2025, de nombreuses équipes conservent ces briefs dans le même espace de travail (par exemple Notion ou Airtable) afin de les consulter une seule fois et de les réutiliser sur tous les canaux. Un processus type est le suivant : le service des relations publiques rédige le communiqué de presse, le service marketing y joint les ressources et les notes d'alignement, puis le service juridique ou le service chargé de la marque donne son accord avant que la diffusion ne commence.

Éléments clés d'un dossier de presse

Vous trouverez ci-dessous une liste claire des sections que tout communiqué de presse doit inclure. Utilisez ce guide pour assurer la cohérence des messages et gagner du temps lors de la préparation des porte-parole aux interviews.

Contexte et aperçu général

Le contexte fournit à l'intervieweur le cadre de l'histoire. Incluez un bref résumé de l'entreprise ou du projet, la situation qui a conduit à l'entretien et les raisons pour lesquelles cette opportunité se présente aujourd'hui. Notez tout lancement récent, événement marquant ou actualité qui rend l'histoire d'actualité, et veillez à utiliser un langage factuel et concis. Si les lecteurs souhaitent obtenir plus de détails, renvoyez-les vers une page de la salle de presse ou vers une référence externe fiable.

En pratique, rédigez quelques phrases qui plantent le décor sans exagération. Mentionnez les dates clés et l'état actuel du projet. Cette section doit se lire comme une note d'information, et non comme un communiqué de presse. En restant concentré, vous aidez le journaliste à comprendre la pertinence de votre propos et vous donnez à votre porte-parole un point de départ sûr pour la discussion.

Détails sur la marque, le produit ou l'initiative

Cette section rassemble les informations essentielles sur la marque, le produit, le service, la campagne ou l'initiative dont il est question. Cela aide les porte-parole à se rappeler rapidement l'essentiel du message et à rester cohérents tout au long des interviews.

Incluez les champs essentiels que vous souhaitez que l'équipe consulte. La liste ci-dessous présente les informations généralement collectées et partagées : un nom clair, une brève description, les éléments différenciateurs, le statut actuel et les preuves incontournables qui étayent le récit à l'aide de données, de récompenses ou de chiffres d'utilisateurs. Le fait d'avoir ces éléments prêts permet de garder le message concis et facilite la tâche des journalistes qui souhaitent résumer votre histoire avec précision.

• Nom (marque, produit, service, campagne ou initiative)
• Brève description (2 à 3 phrases)
• Différenciateurs (ce qui le rend unique)
• Statut (à venir, sur le marché, ancien)
• Arguments incontournables (statistiques, récompenses, nombre d'utilisateurs)

Grâce à ces champs, les porte-parole peuvent rapidement se rappeler le message principal lors des interviews et rester cohérents avec le positionnement de la marque.

Public cible et média

Déterminez à la fois qui vous souhaitez atteindre et quel média diffusera votre histoire. Cette section doit inclure des champs tels que le public principal, le nom du média, le format, le ton/style et le degré de recoupement entre le public du média et votre public cible. Ce contexte aide les porte-parole à adapter leur langage et leurs exemples aux téléspectateurs, auditeurs ou lecteurs.

Utilisez ces champs pour associer une personne ou un groupe à un point de vente spécifique. Plus vous en savez sur le public du média, mieux vous pouvez adapter votre message. Lorsque les journalistes comprennent la pertinence de votre propos, ils sont plus enclins à s'intéresser à vos arguments clés et à poser des questions pertinentes.

• Public principal
• Nom du point de vente
• Format (télévision, podcast, Internet, presse écrite)
• Ton/style du média
• Recoupement et pertinence de l'audience

Cet alignement permet de garantir que vos arguments soient présentés avec le ton et les exemples appropriés.

Profil du journaliste ou de l'animateur

Décrivez les informations à inclure concernant le journaliste, le présentateur ou l'animateur : nom, titre, domaine de spécialité ou d'intérêt, angles habituels, couverture antérieure de votre entreprise ou catégorie, et préférences notables (style de questionnement, niveau de profondeur technique).

En se renseignant au préalable sur le journaliste, le porte-parole peut établir une relation et se préparer plus naturellement. Cette section vous permet de faire connaissance avec la personne qui vous posera les questions, afin que vous puissiez anticiper ses angles d'approche et éviter les moments embarrassants pendant l'entretien.

• Nom
• Titre
• Zone de battement ou de focalisation
• Angles typiques
• Couverture précédente
• Préférences notables

Logistique et calendrier des entretiens

Notez les détails pratiques qui permettent de respecter le calendrier de l'entretien. Cela comprend la date et l'heure, le fuseau horaire, la durée prévue, le lieu ou la plateforme, les exigences techniques, le code vestimentaire le cas échéant et toute information relative à un embargo. Incluez également les coordonnées du producteur, du journaliste et du responsable des relations publiques, ainsi que des instructions claires pour éviter toute confusion de dernière minute.

Le fait de mettre ces éléments logistiques par écrit réduit les allers-retours et aide le porte-parole à rester calme le jour de l'interview. Cela permet également à chacun de savoir qui contacter en cas de questions ou de changements de dernière minute, ce qui est particulièrement important pour les tournages à distance ou dans des fuseaux horaires différents.

• Date
• Temps
• Fuseau horaire
• Durée
• Emplacement ou plateforme
• Exigences techniques
• Code vestimentaire
• Détails de l'embargo
• Coordonnées et instructions pour s'inscrire

Messages clés et arguments clés

C'est le cœur du dossier de presse : les points à aborder en priorité par le porte-parole. Définissez 3 à 5 messages clés et fournissez des arguments clairs et concis pour chacun d'entre eux. Les éléments de preuve peuvent être des statistiques, des études de cas, des exemples ou des anecdotes qui viennent étayer l'affirmation.

Utilisez un langage concis et mémorable. Utilisez des puces pour chaque message afin que les intervieweurs puissent facilement s'y référer, et alignez chaque point avec le positionnement de votre marque. Lorsqu'un journaliste pose une question, les messages clés doivent guider la réponse sans paraître robotiques ou préparés à l'avance.

• Message 1 – Avantage principal et donnée à l'appui
• Message 2 – Impact sur le client avec un bref exemple
• Message 3 – Preuve de réussite (récompenses, indicateurs ou validation par des tiers)
• Message 4 – Perspectives d'avenir ou feuille de route (le cas échéant)

Questions probables et réponses suggérées

Anticipez les questions et préparez des réponses concises et pertinentes. Regroupez les questions par thème et proposez des formulations types que le porte-parole pourra adapter à son propre style.

Organisez les questions par thèmes tels que l'entreprise, les produits, les tendances du secteur et les risques. Pour chaque thème, fournissez une réponse courte et prête à l'emploi qui résume l'essentiel sans paraître trop préparée. L'objectif est de donner confiance, pas un script.

• Thème : Entreprise et mission — Réponse suggérée : une brève déclaration naturelle expliquant pourquoi votre travail est important.
• Thème : Produit et différenciation — Réponse suggérée : une description concise et concrète de ce qui le rend unique.
• Thème : Tendances du secteur — Réponse suggérée : un fait ou une observation qui vient étayer l'article.
• Thème : Sujets risqués ou sensibles — Réponse suggérée : une déclaration neutre permettant de faire avancer la conversation.

Sujets sensibles et lignes rouges

Présentez une section consacrée aux risques : questions potentiellement délicates, sujets à éviter ou domaines nécessitant une formulation prudente. Incluez des notes claires sur ce qui peut et ne peut pas être partagé, les sujets qui doivent être soumis au service juridique ou au service de conformité, ainsi que les déclarations de transition recommandées si la conversation dérive vers des domaines problématiques. Cela contribue à protéger la réputation de l'entreprise.

Préparez des phrases de transition simples et un plan d'escalade. Lorsqu'un journaliste insiste sur un sujet sensible, le porte-parole aura un moyen tout prêt pour revenir en terrain sûr sans perdre le fil de la conversation.

• Ne partagez pas d'informations financières ou de données non publiques.
• Évitez les fonctionnalités ou les produits non annoncés.
• Ne comparez pas directement avec vos concurrents, sauf si vous disposez de données fiables.
• Consultez le service juridique/conformité pour les sujets soumis à restriction.
• Fournir des phrases de transition pour rediriger et reformuler

Actions de suivi et réflexion

Terminez le modèle en laissant un espace pour prendre des notes après l'entretien : ce qui a été demandé, les messages qui ont été retenus et tout engagement à envoyer des informations complémentaires. Incluez des invites à la réflexion afin que les équipes puissent améliorer leurs performances médiatiques au fil du temps.

Utilisez une structure simple, telle que des cases à cocher ou des invites, pour noter ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné. Après chaque entretien, examinez les notes avec l'équipe et convenez des prochaines étapes concrètes à suivre pour partager les documents, corriger les lacunes et affiner les points à aborder lors de la prochaine occasion.

Comment rédiger un communiqué de presse à l'aide du modèle

Pour transformer un modèle de communiqué de presse vierge en un document soigné et prêt à l'emploi, il faut commencer par adopter une approche pratique, étape par étape. Ce guide vous accompagne à travers sept étapes ciblées pour définir votre stratégie logistique, déterminer les critères de réussite, rechercher votre canal de diffusion, formuler vos messages, préparer les questions, identifier les risques, puis enfin partager et répéter. L'objectif est de passer en douceur de la planification à un briefing qui prépare le porte-parole et aligne toutes les parties prenantes internes.

Étape 1 : Capturez d'abord la logistique

Commencez par les informations de base : indiquez la date, l'heure, le fuseau horaire, le lieu ou la plateforme, ainsi que vos coordonnées.

En fixant ces éléments essentiels dès le départ, on établit les bases du reste de la planification et on facilite la diffusion du brief à toutes les personnes concernées, du porte-parole aux équipes juridiques et marketing. Indiquez un contact principal et un contact secondaire avec leurs noms, adresses e-mail et numéros de téléphone. Le fait de disposer facilement de ces informations réduit les allers-retours et vous aide à vous coordonner rapidement en cas de changement de programme. N'oubliez pas de noter toutes les exigences techniques, par exemple si l'entretien se déroule via Zoom, Teams ou dans un studio en direct, et si vous avez besoin d'une connexion filaire ou d'un équipement spécifique. Des détails techniques clairs évitent les précipitations de dernière minute le jour du salon.

Vérifiez bien les fuseaux horaires et indiquez clairement les décalages horaires. Par exemple, écrivez « 12 mai 2025, 15 h HE / 12 h HP » pour éviter toute confusion. Si l'entretien se déroule à distance, vérifiez le lien d'accès, les numéros à composer et si l'enregistrement est autorisé. Si l'événement se déroule sur place, indiquez l'adresse du lieu, les instructions de stationnement et les coordonnées de la personne à contacter pour la coordination sur place. Indiquez également les coordonnées du producteur ou du rédacteur en chef de la chaîne afin que les changements puissent être communiqués rapidement.

Étape 2 : Définir l'objectif et le public cible

Décrivez clairement en une ou deux phrases ce que vous considérez comme une réussite pour cette interaction médiatique, et expliquez en quoi ce média correspond à vos objectifs.

Commencez par un objectif concis, tel que mettre en avant un nouveau produit, positionner le fondateur comme un leader d'opinion ou annoncer une étape importante pour l'entreprise. Cela aide le porte-parole à rester concentré et facilite le travail des équipes internes chargées de soutenir l'interview. Précisez ensuite le public cible et en quoi il correspond aux lecteurs ou aux téléspectateurs du média. Notez les segments d'audience ou les parties prenantes les plus importants, tels que les clients, les investisseurs ou les partenaires, et décrivez comment l'audience du média bénéficiera de vos messages. Cette clarté permet à toutes les parties concernées de se concentrer pleinement sur la préparation et de prendre des mesures concrètes.

À titre d'exemple concret, vous pourriez écrire : « Objectif : positionner notre fondateur comme une voix crédible en matière d'emballages durables et susciter l'intérêt pour notre nouvelle gamme. » Le public cible pourrait inclure des défenseurs de l'environnement, des ingénieurs en emballage et des chefs d'entreprise avertis en matière d'emballage qui suivent la couverture médiatique de ce média, afin de s'assurer que la présentation réponde à leurs intérêts et à leurs questions.

Étape 3 : Effectuez des recherches sur le média et le journaliste

Décrivez comment rassembler des informations générales afin que le porte-parole puisse rapidement passer en revue quelques points clés avant l'interview.

Rassemblez les articles ou les épisodes récents de ce média et lisez-les pour comprendre les sujets qui intéressent le journaliste, le ton qu'il privilégie et les éventuelles tendances dans sa couverture médiatique. Notez s'ils privilégient les articles basés sur des données, les angles humains ou les comparaisons sectorielles, et consignez toutes les interactions passées entre votre marque et eux. Résumez cette recherche dans le dossier de presse à l'aide d'un aperçu concis et convivial qui aidera le porte-parole à adapter ses arguments à la volée. Incluez des liens vers 2 ou 3 articles représentatifs et mettez en avant les angles récurrents à surveiller, tels que l'accent mis sur l'innovation, les économies de coûts ou le contexte réglementaire. Ce résumé rapide permet au briefing de rester ancré dans la réalité plutôt que dans des suppositions.

D'ici 2025, de nombreux médias auront adopté des formats hybrides ; les journalistes pourront publier des articles numériques plus courts et des podcasts ou des vidéos plus longs. Incluez des notes sur les formats actuels et les attentes du média, ainsi qu'un rappel de respecter les embargos ou les fenêtres d'exclusivité spécifiques à chaque média. Si vous avez déjà eu des interactions, notez le résultat et toute méthode de contact préférée afin que le porte-parole puisse se référer à la relation établie précédemment, le cas échéant.

Étape 4 : Formulez vos messages clés

Expliquez comment élaborer 3 à 5 messages clés qui soutiennent l'objectif et trouvent un écho auprès du public.

Commencez par le récit global de l'entreprise, puis adaptez les messages à cette opportunité et à son public. Rédigez des messages courts, positifs et axés sur les avantages, et accompagnez-les d'un ou deux arguments convaincants (chiffres, résultats ou exemples concrets) qui viennent étayer vos affirmations. Structurez les messages de manière à ce qu'ils puissent être utilisés comme citations ou comme points de discussion dans des réponses plus longues. En rattachant chaque point à un fait ou à un résultat, vous réduisez le risque de dérive et garantissez la cohérence du récit dans tous les médias. Visez un équilibre entre positionnement stratégique et preuves concrètes afin que le porte-parole puisse répondre avec assurance sans révéler d'informations sensibles.

Concrètement, vous pourriez rédiger cinq messages tels que : notre produit réduit la consommation d'énergie de X %, nos clients ont économisé Y dollars, ou l'approche de notre équipe a donné des résultats mesurables pour nos clients. Associez chacun d'eux à un élément probant, tel qu'un projet pilote récent, des statistiques clients ou un benchmark indépendant. Cette association permet au porte-parole de répondre facilement aux questions tout en restant fidèle au message.

Étape 5 : Anticipez les questions et préparez vos réponses

Expliquez comment réfléchir aux questions susceptibles d'être posées et élaborer des réponses qui restent fidèles au message.

Commencez par les questions que le journaliste pourrait poser en fonction du sujet, de son parcours et du contexte de l'actualité. Classez-les en deux catégories : les questions amicales ou attendues et les questions difficiles ou délicates, afin que le porte-parole puisse se préparer à l'avance. Rédigez des réponses suggérées qui reviennent aux messages clés et évitent de s'égarer dans des domaines interdits. Pour les sujets sensibles, pensez à utiliser des phrases de transition qui ramènent doucement la conversation vers vos points essentiels, telles que « Ce qui importe le plus ici, c'est…» ou « De notre point de vue, l'élément clé à retenir est…». Cette approche permet de contrôler le discours tout en restant crédible et réactif.

Incluez quelques exemples de questions-réponses illustrant comment répondre à des questions difficiles sans paraître sur la défensive. Par exemple, si on vous interroge sur un avis négatif concernant un produit, répondez en présentant les résultats vérifiables et les améliorations que vous apportez, puis passez aux avantages pertinents. L'objectif est d'être préparé, pas générique, alors adaptez votre préparation au média et au sujet spécifiques afin de maximiser l'impact.

Étape 6 : Signaler les risques, les lignes rouges et les approbations

Guidez les utilisateurs afin qu'ils identifient les problèmes potentiels et établissent des règles pour les éviter pendant l'entretien.

Réfléchissez aux questions juridiques sensibles, aux informations non divulguées, aux contextes de crise ou aux préoccupations liées à la concurrence. Indiquez clairement les zones à ne pas aborder et identifiez les sujets qui nécessitent une autorisation préalable, tels que les détails financiers ou les partenariats sensibles. Inclure des formulations préapprouvées pour les sujets délicats afin que le porte-parole puisse répondre rapidement sans avoir besoin d'approbations immédiates. Consignez ces garde-fous dans le dossier de presse et partagez-les avec le porte-parole et les responsables juridiques ou des relations publiques, afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde avant le début de l'interview. Cela réduit le risque de moments gênants ou d'inexactitudes sous la pression et permet de maintenir la conversation dans des limites bien définies.

Dans la pratique, dressez la liste des sujets qui sont interdits ou qui nécessitent une validation rapide, et indiquez où se trouve le texte approuvé (par exemple, sur le disque partagé ou dans un canal Slack). Précisez également qui a le dernier mot pour les différents types de divulgations, afin que le porte-parole sache exactement à qui s'adresser si une question inattendue survient pendant l'interview.

Étape 7 : Partager, informer et répéter

Décrivez le processus de diffusion du dossier de presse finalisé et de préparation du porte-parole et des parties prenantes.

Transmettez le communiqué de presse finalisé au porte-parole et aux équipes concernées bien avant la date de l'interview, en prévoyant au moins 48 à 72 heures pour qu'ils puissent l'examiner et poser des questions. Organisez une brève réunion préparatoire pour passer en revue les messages clés, confirmer le plan de questions-réponses et effectuer un rapide exercice de simulation. Considérez le modèle comme une référence active pendant l'appel préparatoire afin que tout le monde reste ancré dans la même structure et le même langage. Après la répétition, modifiez la formulation ou les exemples en fonction des commentaires reçus, puis partagez une version finale qui reflète les points de discussion convenus et les approbations. Cette répétition collaborative renforce la confiance et aide le porte-parole à se montrer calme et convaincant le jour de l'interview.

Meilleures pratiques pour l'utilisation d'un modèle de dossier de presse

Bien utiliser un modèle de dossier de presse ne se résume pas à remplir des champs. Il s'agit de mettre en place un processus reproductible qui renforce votre message, renforce la confiance des porte-parole et améliore la qualité de la couverture médiatique au fil du temps. En 2025, de nombreuses équipes de relations publiques obtiennent de meilleurs résultats lorsqu'elles considèrent le modèle comme un document évolutif et un outil de formation, et non comme une simple feuille de travail ponctuelle.

Rédigez des communiqués de presse concis et faciles à lire.

Un résumé concis se lit en quelques minutes seulement, ce qui aide les porte-parole à se préparer rapidement et à répondre avec assurance. Dans la mesure du possible, prévoyez un format d'une page, avec des titres clairs et de grands espaces blancs pour guider le lecteur.

La structure est importante. Utilisez des titres de section en gras tels que « Messages clés », « Faits à l'appui », « Phrases de transition » et « Questions-réponses », et privilégiez les phrases courtes plutôt que les longs blocs de texte. Évitez de surcharger la page avec de longs paragraphes d'introduction ou un langage juridique dense ; cela rend la lecture difficile sous pression et réduit la mémorisation des points essentiels.

La clarté et la concision ne sont pas des options supplémentaires, ce sont des outils de préparation. Si le contenu est facile à analyser, le porte-parole peut se concentrer sur la transmission des trois messages clés avec des transitions naturelles pendant l'interview, ce qui augmente les chances d'obtenir des citations précises et de maintenir une dynamique constante.

Aligner les messages clés sur le positionnement de la marque

Votre dossier de presse doit renforcer l'histoire globale de la marque. Conservez un ensemble centralisé de messages approuvés et adaptez-les à chaque occasion, plutôt que de les réécrire à partir de zéro. Cette cohérence renforce la reconnaissance au fil du temps et réduit le risque de citations hors sujet ou de déclarations contradictoires.

Suivez les messages dans un document partagé et respectez les directives simples relatives au ton de la marque. Les trois à cinq messages clés doivent être faciles à retenir et à répéter dans tous les médias. Lorsque le dossier de presse reste cohérent avec la marque, les journalistes entendent un message clair et confiant, et les porte-parole se sentent habilités à rester fidèles au message lors des interviews.

Au fil du temps, cette approche permet de créer une voix reconnaissable dans toutes les campagnes. Cela facilite également la révision et l'approbation rapides des présentations par les coéquipiers, puisque tout le monde s'oriente vers les mêmes points de discussion.

Adaptez chaque dossier de presse à l'opportunité

Le modèle est un point de départ, pas un script rigide. Adaptez le ton, les exemples et l'accent mis sur le sujet en fonction du média, du format et du public spécifiques.

Pour un média grand public, mettez l'accent sur les explications et l'impact concret ; pour une publication spécialisée, appuyez-vous sur les mesures, les spécifications et les termes techniques ; pour un média lifestyle, mettez en avant les aspects humains et les conseils pratiques. Dans le cadre d'une diffusion télévisée, prévoyez des déclarations courtes et des visuels clairs qui appuient les messages clés. En ajustant ces éléments, vous augmenterez la pertinence et les chances d'obtenir un devis.

Pour simplifier ce processus, conservez dans le dossier un bref profil du média indiquant la longueur typique des articles, le ton préféré et les attentes du public. Avec un temps de préparation de 60 à 120 secondes, vous pouvez apporter les contrastes appropriés et conserver les messages clés tout en restant parfaitement pertinent pour le média.

Préparez-vous à ce que les entretiens prennent une autre direction

Les entretiens ne se déroulent pas toujours comme prévu, alors préparez-vous à l'avance à faire face à des imprévus. Utilisez le dossier de presse pour planifier les revirements courants : notez les phrases de transition, les messages secondaires et les moyens de répondre aux questions inattendues sans perdre de vue l'essentiel.

Les porte-parole doivent rester calmes, reconnaître les questions et revenir aux points clés au lieu d'improviser des récits entièrement nouveaux sur le moment. Entraînez-vous à effectuer des transitions rapides, par exemple en reliant une question difficile au point principal à retenir et en revenant aux messages centraux. Cette approche préserve la crédibilité et permet de garder le cap pendant l'entretien.

Avec un peu de pratique, le brief devient un outil permettant d'orienter les conversations plutôt qu'un script qui les contraint. Il en résulte des interviews plus fluides et des citations plus cohérentes dans l'ensemble des impressions médiatiques.

Réfléchissez après chaque interaction avec les médias.

Utilisez la section « Réflexion » du modèle de dossier de presse immédiatement après l'interview. Voici quelques idées : quelles questions ont été surprenantes, quels messages ont été bien reçus ou cités, et que devrions-nous modifier dans le modèle la prochaine fois. Cette habitude transforme chaque entretien en un moment d'apprentissage.

En pratique, notez rapidement trois points à retenir sur le moment et formalisez-les dans les 24 heures. Par exemple, notez si un exemple spécifique a trouvé un écho auprès des rédacteurs, ou si une phrase de transition a mieux fonctionné que prévu. Au fil du temps, cette boucle de réflexion améliore les performances futures et vous aide à affiner continuellement le modèle.

Pour faciliter cette pratique, de nombreuses équipes stockent leurs réflexions dans des outils partagés tels que Notion, Google Docs ou Airtable. La tenue d'un journal facilite la comparaison des résultats entre les entretiens, l'identification des tendances et la mise en œuvre de mises à jour ciblées du modèle de communiqué de presse pour la prochaine série d'entretiens.

Modèle de communiqué de presse Modèle Exemple

Montrez comment le même modèle de dossier de presse peut être adapté à différents types d'interviews et formats médiatiques. Utilisez cette section pour fournir des exemples clairs et pratiques de communiqués de presse que les lecteurs peuvent reproduire lorsqu'ils remplissent leur propre modèle.

Exemple de communiqué de presse pour une interview lors du lancement d'un produit

Cet exemple d'interview lors du lancement d'un produit place un porte-parole de l'entreprise dans un contexte médiatique en direct où la nouvelle fonctionnalité est au centre de l'attention.

Dans ce scénario, le lancement est axé sur NovaPhone Pro avec FeatureX, annoncé le 15 mars 2025, destiné aux professionnels très occupés qui souhaitent accomplir leurs tâches plus rapidement. Le brief commencerait par un bref historique : nom du produit, date de lancement, problème principal résolu et bénéficiaires. Il indique également les formats prévus (segments télévisés, podcasts et courtes vidéos sociales) afin que le ton, la durée et les extraits sonores puissent être préparés à l'avance. L'objectif est de présenter un récit crédible, axé sur le produit, qui trouve un écho dans tous les points de vente et tous les formats, et non de submerger le public avec tous les détails techniques.

L'objectif est de sensibiliser le public et d'établir une crédibilité, auprès d'un public composé de lecteurs intéressés par les technologies grand public, de décideurs de petites entreprises et d'utilisateurs précurseurs. Le brief préciserait les médias susceptibles de couvrir le lancement et adapterait les messages à chaque format, qu'il s'agisse d'un extrait télévisé de 60 secondes ou d'une discussion podcast de 2 minutes. Il comprendrait 3 à 5 messages clés axés sur le lancement, accompagnés d'arguments probants, tels que la manière dont la fonctionnalité X accélère l'exécution des tâches et différencie le produit sur un marché saturé. Par exemple, les preuves peuvent provenir des données bêta internes et des premières précommandes. Le dossier présenterait également 5 à 7 questions susceptibles d'être posées, couvrant les prix, la différenciation et la feuille de route, et donnerait les réponses approuvées afin que le porte-parole reste cohérent tout en restant naturel devant la caméra ou le micro, avec un plan pour rédiger un compte rendu concis après l'interview à publier sur les réseaux sociaux.

Exemple de communiqué de presse pour un article sur le leadership éclairé

Cet exemple de leadership éclairé met en avant un fondateur ou un expert dans un article consacré aux tendances du secteur, et non à un produit spécifique.

Dans ce scénario, l'interview vise à présenter le porte-parole comme une personne perspicace et digne de confiance, en mettant l'accent sur le contexte général du secteur. Le contexte mettrait en évidence l'expérience du fondateur, les valeurs de l'entreprise et la pertinence de votre point de vue par rapport à la dynamique actuelle du marché. Le brief mettrait l'accent sur la crédibilité en faisant référence à des sources de données fiables et à des rapports récents, et il expliquerait comment intégrer le message de l'entreprise dans des conversations plus larges sans transformer le texte en argumentaire de vente. Le ton doit être réfléchi, fondé sur des données et équilibré, invitant au dialogue plutôt qu'à une vente agressive.

L'objectif évolue vers le leadership éclairé : mettre en lumière les tendances, partager les prévisions et démontrer le rôle de l'entreprise en tant qu'acteur responsable et tourné vers l'avenir dans le secteur. Le public comprend des rédacteurs et des lecteurs de publications spécialisées qui recherchent des informations approfondies et des perspectives. Les messages clés porteraient sur les perspectives du secteur, les changements à venir et les valeurs du fondateur, avec des preuves tirées de rapports récents, d'ensembles de données analysés ou des résultats de collaborations. Par exemple, vous pouvez vous référer à des prévisions provenant de sources fiables et citer des études sectorielles pour étayer vos arguments. Le dossier prévoirait également les questions relatives aux sources de données, aux points de vue divergents et aux implications de ces tendances pour la stratégie de l'entreprise, et il associerait à chaque question une réponse mesurée et réfléchie qui renforce la crédibilité et la confiance.

Exemple de communiqué de presse pour un commentaire réactif ou une réponse à l'actualité

Cet exemple de commentaire réactif ou de réponse à l'actualité montre comment réagir rapidement à une nouvelle de dernière minute ou à un événement qui évolue rapidement.

Dans un scénario d'actualité brûlante, le brief donnerait la priorité à une compréhension rapide du contexte, à un objectif clair et à des messages étroitement contrôlés. Le contexte peut être l'annonce d'un produit concurrent, une évolution réglementaire ou un changement majeur sur le marché qui nécessite une position calibrée. L'objectif est de clarifier la position de votre entreprise, de rassurer les clients et d'empêcher les spéculations de fausser le récit. Le dossier préciserait quelles informations doivent être communiquées immédiatement, lesquelles doivent être gardées confidentielles et qui approuve chaque déclaration. Le temps étant un facteur essentiel, le plan prévoit un processus simplifié pour la rédaction rapide, l'examen juridique et la validation interne, avec des phrases préapprouvées prêtes à être utilisées dans les déclarations publiques et les publications sur les réseaux sociaux.

Les questions anticipées porteraient principalement sur les domaines à risque et les lignes rouges, tels que les impacts potentiels sur les prix, la main-d'œuvre ou le calendrier de lancement des produits. Le brief présenterait les réponses approuvées à ces questions et fournirait des garde-fous afin d'éviter tout engagement excessif ou toute contradiction avec d'autres communications. Cette approche permet de garantir la cohérence du message sur tous les canaux tout en permettant au porte-parole de répondre aux préoccupations de manière transparente. Il met également l'accent sur ce que vous pouvez dire rapidement, ce que vous ne pouvez pas dire et comment transmettre toute incertitude aux bonnes parties prenantes internes, afin de garantir que celles-ci restent informées au fur et à mesure que la situation évolue.

Comment Bonsai aide à gérer les modèles de dossiers de presse

Bonsai transforme un modèle de brief média statique en une ressource dynamique et réutilisable qui s'intègre dans un flux de travail plus large pour les clients et les projets. Vous pouvez créer des modèles une seule fois, les réutiliser dans différentes campagnes, suivre leur statut et automatiser les rappels et les validations, tout en assurant la cohésion des équipes. En 2025, Bonsai propose un générateur de modèles intégré, un historique des versions et des automatisations inter-workflows qui relient les briefs aux campagnes, aux contacts et aux validations.

Créer des modèles de dossiers de presse réutilisables

Vous pouvez configurer une fois pour toutes la mise en page d'un dossier de presse et l'enregistrer comme modèle réutilisable dans Bonsai afin que tous vos futurs dossiers de presse puissent s'appuyer sur une structure éprouvée.

Commencez par les sections principales telles que Contexte, Détails sur le point de vente, Profil du journaliste, Logistique, Messages clés et Questions-réponses. Utilisez le générateur de modèles de Bonsai pour organiser les champs, ajouter des menus déroulants pour le statut et inclure des espaces réservés à remplir pour le nom du client, les dates et les devis. Enregistrez la mise en page, puis dupliquez-la pour chaque nouvelle opportunité et modifiez uniquement les éléments qui changent, en laissant la structure standard intacte. Par exemple, un client du secteur de la santé peut réutiliser le même contexte et les mêmes messages clés tout en modifiant les détails du produit et les créneaux d'entretien.

Cette approche permet d'améliorer la cohérence dans toutes les interactions médiatiques et d'accélérer l'intégration des nouveaux collaborateurs. Lorsque vous recevez une nouvelle piste, vous clonez le modèle en quelques secondes, vous mettez à jour uniquement le client et les dates, et vous obtenez un brief prêt à être partagé en moins de 2 minutes, au lieu de devoir tout recréer à partir de zéro.

Suivre et gérer les communiqués de presse pour l'ensemble des clients et des projets

Le stockage des dossiers médias dans Bonsai permet de les organiser en fonction des clients, des campagnes et des projets.

Chaque dossier est lié à son client, son projet et sa campagne, et vous disposez d'un historique des versions, de commentaires et d'une galerie consultable. Les membres de l'équipe peuvent ajouter des notes, joindre des ressources connexes et consulter le dernier brief depuis un tableau de bord centralisé. Cela facilite l'analyse des éléments qui ont fonctionné lors des campagnes précédentes, la coordination avec les porte-parole et la conservation d'un historique clair de la préparation de la couverture médiatique. Les balises et les filtres vous aident à trouver les briefs par client, statut ou date, afin que tout le monde reste sur la même longueur d'onde à mesure que les projets avancent.

Le fait de disposer d'un emplacement centralisé pour les briefs réduit le nombre d'e-mails éparpillés et garantit que toute l'équipe consulte le même document. Lorsqu'un nouveau plan de communication est lancé, vous pouvez passer en revue les interactions passées afin d'orienter vos messages, vous aligner sur les porte-parole et joindre des notes d'information aux dossiers clients et projets correspondants pour référence future.

Pour automatiser les rappels, les approbations et les suivis pour les communiqués de presse

L'automatisation prend en charge les tâches routinières afin que les équipes restent coordonnées sans être submergées d'e-mails.

Voici quelques automatisations que vous pouvez configurer dans Bonsai pour les briefs médias :

• Informez les porte-parole lorsqu'un nouveau dossier est prêt, avec un lien direct pour le consulter et le commenter.
• Envoyez des rappels avant les entretiens afin que les créneaux horaires et la logistique soient respectés.
• Transmettez les dossiers sensibles pour approbation interne, en contrôlant et en suivant leur accès dans le système.
• Demander aux équipes de remplir les champs de réflexion post-entretien, en consignant les enseignements tirés et les prochaines étapes pour les futurs briefs.

Ces automatisations permettent de gagner du temps, de réduire le risque d'oublier des détails et de limiter les allers-retours entre les documents et les e-mails. Pour une équipe de relations publiques type, les automatisations peuvent permettre de gagner plusieurs heures chaque semaine en garantissant que les briefs passent sans encombre de la phase de rédaction à celle d'approbation, puis à celle de préparation des entretiens.