Freelance Contract Template

Was ist ein Freiberuflervertrag?

Freiberufler und kleine Dienstleistungsunternehmen verwenden eine Vorlage für Freiberuflerverträge, um ihre Arbeit klar, fair und geschützt zu gestalten. Ein allgemeiner Freelancer-Vertrag ist eine verbindliche Vereinbarung, in der festgelegt ist, welche Aufgaben Sie übernehmen, wann Sie diese erbringen und wie Sie bezahlt werden. Eine wiederverwendbare Vorlage für Freelancer-Verträge hingegen ist eine vorstrukturierte Version, die Sie für jeden Kunden oder jedes Projekt individuell anpassen können, wodurch Sie Zeit sparen und fehlende Klauseln vermeiden.

Definition und Zweck

Eine Vorlage für einen Freelancer-Vertrag ist ein vorstrukturiertes Dokument, das Freelancern und Kunden dabei hilft, die Arbeitsbedingungen wie Bezahlung, Umfang und Verantwortlichkeiten festzulegen und so rechtlichen Schutz zu gewährleisten.

Es umfasst, was geliefert wird, wann es fertiggestellt sein wird, wie viel bezahlt wird, wem die Lieferungen gehören und wer für Überarbeitungen oder Änderungen zuständig ist. Es legt auch Erwartungen fest, wie Streitigkeiten behandelt werden und was passiert, wenn eine der beiden Seiten eine Frist versäumt.

Eine Vorlage für einen Freelancer-Vertrag ist eine vorstrukturierte Version dieser Vereinbarung, die Sie für neue Kunden oder Projekte wiederverwenden können. Sie ersetzen Kundennamen, passen Meilensteine an und optimieren Bedingungen nach Bedarf, während Sie wichtige Schutzmaßnahmen wie IP-Rechte, Vertraulichkeit und Kündigungsklauseln unverändert beibehalten. Im Jahr 2025 sparen diese Vorlagen Zeit – oft wird die Entwurfsarbeit von 60–90 Minuten auf 15–20 Minuten reduziert – und verringern gleichzeitig das Risiko, wichtige Klauseln zu übersehen.

Wie sich eine Vorlage von einem einmaligen Vertrag unterscheidet

Eine Vorlage ist ein wiederverwendbares Gerüst, das Sie für verschiedene Kunden und Projekte anpassen können, anstatt jedes Mal einen neuen Vertrag von Grund auf neu zu erstellen.

Die Verwendung einer Vorlage reduziert das rechtliche Risiko, indem wichtige Klauseln beibehalten werden und die Konsistenz zwischen den Projekten gewährleistet ist. Es beschleunigt die Einarbeitung, da Sie innerhalb weniger Minuten eine unterschriftsreife Vereinbarung versenden und Änderungen mit dem Versionsverlauf in Bonsai, DocuSign oder HelloSign nachverfolgen können.

Für das Jahr 2025 bleiben seriöse Vorlagen für Freiberuflerverträge auf dem neuesten Stand der geltenden Gesetze und bewährten Praktiken, einschließlich klarerer Definitionen der Eigentumsverhältnisse, Lizenzbedingungen und Kündigungsoptionen. Die Vorlage für Freelancer-Verträge von Bonsai ist flexibel für Designarbeiten, Entwicklung, Texterstellung oder Beratung konzipiert und bietet gleichzeitig eine solide rechtliche Grundlage.

Wann sollte man eine Vorlage für einen Freelancer-Vertrag verwenden?

Verwenden Sie unsere Vorlage für Freiberuflerverträge, um Vereinbarungen zu formalisieren und beide Parteien in Kundenbeziehungen zu schützen.

Szenarien wie ein neues Kundenprojekt, ein Retainer, eine Projektverlängerung oder wiederkehrende Arbeiten sind allesamt gute Gelegenheiten, um eine Vorlage zu verwenden, damit Sie keine wichtigen Klauseln vergessen. Eine Vorlage hilft Ihnen auch dabei, Ihren Kunden ein professionelles, einheitliches Angebot zu unterbreiten und den Hin- und Her-Austausch über einfache Details zu reduzieren.

Hier sind einige typische Szenarien, in denen eine Vorlage besonders hilfreich ist:

• Neue Kundenprojekte
• Zahnspangen
• Projektverlängerungen
• Wiederkehrende Arbeiten

Warum Sie einen Freelancer-Vertrag benötigen

Ein Freelancer-Vertrag ist ein Vertrag, mit dem jeder Freiberufler einen Kunden rechtlich an eine zuvor getroffene Vereinbarung binden kann. Es ist ein unverzichtbares Werkzeug, wenn ein Freiberufler seine Arbeit ernst nimmt und die Erwartungen an seine freiberuflichen Projekte richtig einschätzen möchte. Ein solider Freelancer-Vertrag, der auf einer zuverlässigen Vorlage basiert, schützt Ihr Unternehmen, legt klar fest, was Sie liefern, wann Sie bezahlt werden und was passiert, wenn etwas schiefgeht. Mit den richtigen Bedingungen haben Sie und Ihr Kunde einen klaren Fahrplan für die Zusammenarbeit.

Um Ihr Unternehmen rechtlich und finanziell zu schützen

Ein schriftlicher Vertrag legt Zahlungsbedingungen, Eigentumsrechte und Verantwortlichkeiten vom ersten Tag an klar fest und bietet Ihnen eine verlässliche Grundlage, auf die Sie sich während des gesamten Projekts verlassen können.

Es legt die Grundregeln fest, damit beide Seiten wissen, was erwartet wird. Dadurch bleiben Projekte auf Kurs, Missverständnisse werden reduziert und Sie vermeiden Kosten für nicht abgestimmte Arbeiten.

Ein solider Vertrag enthält Zahlungsbedingungen (z. B. Netto 30 oder Meilensteinzahlungen), Eigentumsrechte, Umfangsgrenzen und Kündigungsverfahren. Außerdem werden Verzugsgebühren, ein festgelegter Akzeptanzprozess und eine einfache Regel zur Änderungskontrolle hinzugefügt. Mit diesen Klauseln in einer Vorlage für einen Freelancer-Vertrag werden Probleme durch Verweis auf die Vereinbarung gelöst, anstatt E-Mails zu verfolgen, und Sie haben einen klaren Weg zu Abhilfemaßnahmen, wenn jemand eine Frist versäumt oder eine Zahlung zurückhält.

Um einen klaren Umfang festzulegen und Scope Creep zu vermeiden

Die Festlegung des Arbeitsumfangs, der zu erbringenden Leistungen und der Revisionsgrenzen im Vertrag reduziert Missverständnisse.

Wenn Sie die zu erbringenden Leistungen genau festlegen – fünf Webseiten, ein Zeitplan von vier Wochen und zwei Überarbeitungsrunden –, verhindern Sie, dass vage Versprechen zu einem beweglichen Ziel werden. Wenn Sie Formate (PSD, Figma, HTML/CSS), Reaktionszeiten und Akzeptanzkriterien festlegen, reduzieren Sie den Hin- und Her-Verkehr erheblich. Eine klare Formulierung des Leistungsumfangs erleichtert auch die Abrechnung zusätzlicher Arbeiten, wenn Änderungen gewünscht werden.

Wenn ein Kunde mehr Arbeit verlangt, erfordert eine Änderungskontrollklausel in der Vorlage eine neue Leistungsbeschreibung und einen neuen Preis für alle Arbeiten, die über den vereinbarten Umfang hinausgehen. Dadurch bleibt das Projekt auf Kurs und Ihre Zeit wird geschont, während der Kunde einen transparenten Weg zur Genehmigung von Änderungen erhält.

Vertrauen und Professionalität gegenüber Kunden aufbauen

Das Versenden eines strukturierten Freelancer-Vertrags signalisiert, dass Sie organisiert sind und die Arbeit ernst nehmen.

Kunden erwarten oft Verträge und fühlen sich sicherer, wenn Bedingungen, Fristen und Zahlungsbedingungen klar dokumentiert sind. Ein gut ausgearbeiteter Vertrag hilft dabei, Erwartungen hinsichtlich Kommunikation, Überarbeitungsgrenzen und Lieferterminen festzulegen, wodurch Missverständnisse reduziert und der Start beschleunigt werden.

Die Verwendung eines klaren Vertrags zeigt auch Ihr Engagement für Qualität und Konsistenz, wodurch es einfacher wird, das Projekt positiv zu beginnen und reibungslos voranzubringen.

Risiken der Arbeit ohne Freiberuflervertrag

Ohne Vertrag zu arbeiten, setzt Sie mehreren gängigen Risiken aus. Es kann zu verspäteten oder ausbleibenden Zahlungen, Streitigkeiten über das, was versprochen wurde, und unklaren Eigentumsverhältnissen an der fertigen Arbeit kommen. Ohne eine schriftliche Vereinbarung haben Sie kaum Einflussmöglichkeiten, um Fristen oder Zahlungsbedingungen durchzusetzen, was Projekte verzögern oder zum Scheitern bringen kann.

Es besteht auch das Risiko unklarer Grenzen, vager Kündigungsbedingungen und endloser Neuverhandlungen. Eine zuverlässige Vorlage für einen Freelancer-Vertrag bietet Ihnen einen dokumentierten Rahmen für Zahlungen, Umfang, Eigentumsrechte und Kündigung, sodass Sie weniger improvisieren müssen und Ihre Arbeit besser schützen können.

Wichtige Bestandteile einer Vorlage für einen Freiberuflervertrag

Ein klarer, gut strukturierter Vertrag schützt sowohl Freiberufler als auch Kunden. Im Jahr 2025 hilft eine solide Vorlage für Freelancer-Verträge dabei, Streitigkeiten zu vermeiden, indem Erwartungen, Rechte und Pflichten vom ersten Tag an festgeschrieben werden. Dieser Abschnitt gliedert die Kernbereiche auf, die Ihre Bonsai-Vertragsvorlage abdecken sollte, und bietet Ihnen einen praktischen Entwurf, den Sie an jedes Projekt anpassen können.

Projektumfang und Ergebnisse skizzieren

Die Vorlage sollte zunächst die beteiligten Parteien identifizieren, einschließlich der vollständigen Namen und Kontaktdaten beider Seiten.

Geben Sie den offiziellen Namen des Freiberuflers, den Firmennamen (falls zutreffend), die Rechtsform, die Adresse, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer sowie den offiziellen Namen des Kunden, das Unternehmen, den Hauptansprechpartner und die Rechnungsadresse an. Hiermit wird festgelegt, wer in welcher Eigenschaft an die Vereinbarung gebunden ist. Fügen Sie anschließend eine kurze Projektzusammenfassung hinzu, in der die Art der Arbeit und alle relevanten Hintergrundinformationen beschrieben werden, damit beide Seiten von Anfang an ein gemeinsames Verständnis haben. Beispielsweise könnten Sie schreiben: „Projekt: Branding-Design für ACME Co., einschließlich Logosystem, Farbpalette und Markenrichtlinien; Hintergrund: Vorbereitung einer Produkteinführung im dritten Quartal 2025.“ Wenn eine der Parteien auf Rechnungen oder Steuerformularen einen anderen offiziellen Namen verwendet, geben Sie diesen hier an, um spätere Verwirrung zu vermeiden. Verweisen Sie abschließend auf alle wichtigen Materialien, wie z. B. ein Briefing oder ein Markenbuch, um die Arbeit zu leiten und die Abstimmung während des gesamten Projekts sicherzustellen.

Leistungsumfang und Ergebnisse

In diesem Abschnitt wird genau definiert, was der Freiberufler tun wird und was unter Fertigstellung zu verstehen ist.

Beginnen Sie damit, die Aufgaben aufzulisten, die der Freiberufler ausführen wird, die Formate, die Sie liefern werden, und was ausdrücklich ausgeschlossen ist. Seien Sie präzise in Bezug auf Dateitypen und -größen – zum Beispiel Logodateien in AI, EPS, SVG, PNG, JPG; Markenrichtlinien in PDF und bearbeitbaren Formaten; und bis zu 3 Überarbeitungsrunden pro Meilenstein. Verbinden Sie jede Leistung mit einem Meilenstein, damit beide Seiten wissen, wann eine Leistung fällig ist und wann die Zahlung ausgelöst wird. Wenn Sie den Umfang beschreiben, halten Sie ihn so konkret wie möglich, um Unklarheiten zu vermeiden, aber dennoch kleinere Änderungen innerhalb eines Meilensteins zu ermöglichen, ohne den gesamten Vertrag neu verhandeln zu müssen.

Die zu erbringenden Leistungen sind klar als eine Reihe konkreter Punkte definiert. Zu den Leistungen können gehören:

• Logo-Entwürfe (3 Entwürfe) mit endgültigen Vektor- und Rasterformaten (AI, EPS, SVG, PNG, JPG).
• Endgültiges Logo-Paket einschließlich Farbpalette, Typografie und Verwendungsrichtlinien.
• Markenstil-Leitfaden oder Design-System-Dokument (bearbeitbare Formate und PDF-Formate).
• Webfähige Assets oder Designdateien für eine festgelegte Anzahl von Seiten oder Bildschirmen.
• Zwei Überarbeitungsrunden pro Meilenstein inbegriffen; zusätzliche Runden werden zum vereinbarten Stundensatz oder Festpreis abgerechnet.

Zahlungsbedingungen

Die Vorlage sollte die Preisstruktur (Festpreis, Stundenpreis, meilensteinbasiert oder Retainer), einen Zahlungsplan und akzeptierte Zahlungsmethoden enthalten.

Erläutern Sie das von Ihnen verwendete Preismodell und fügen Sie einen Zahlungsplan bei. Bei Festpreisprojekten geben Sie die Vorauszahlung (z. B. 30 %) und den Restbetrag bei Lieferung an; bei stundenweiser Arbeit geben Sie den Stundensatz und eine Obergrenze oder einen Kostenvoranschlag an. Bei meilensteinbasierten Projekten sollte jede Zahlung an einen abgeschlossenen Meilenstein und die Zustimmung des Kunden geknüpft werden. Für Retainer legen Sie eine monatliche Gebühr und ein Mindestleistungsniveau fest. Listen Sie akzeptierte Zahlungsmethoden wie Banküberweisung, ACH, Kreditkarte oder PayPal auf und geben Sie an, wer die Bearbeitungsgebühren übernimmt. Fügen Sie außerdem eine Regelung für Verzugsgebühren hinzu, damit überfällige Zahlungen eindeutig geregelt sind, sowie Regeln für die Erstattung von vorab genehmigten Kosten wie Bildmaterial oder Reisekosten.

Schließlich sollten Sie gängige Schutzmaßnahmen wie Kautionen, Stornogebühren und Kostenerstattungen einbeziehen. Geben Sie beispielsweise eine Teilanzahlung zur Sicherung des Projekts, eine Stornogebühr für den Fall, dass der Kunde vor Abschluss der Arbeiten kündigt, und Erstattungsregeln für vorab genehmigte Ausgaben an. Dadurch bleibt der Cashflow vorhersehbar und beide Seiten sind geschützt, was sich auch in den Bestimmungen zu verspäteten Zahlungen und Kostenerstattungen widerspiegelt.

Zeitpläne, Meilensteine und Fristen

Dieser Abschnitt behandelt Start- und Enddaten, Meilensteine und Kundengenehmigungen.

Geben Sie das Start- und Enddatum des Projekts sowie wichtige Meilensteine mit Fälligkeitsterminen und erwarteten Kundenfreigaben an. Beispiel: Meilenstein 1: Konzeptentwurf fällig innerhalb von 10 Werktagen nach Projektstart; Meilenstein 2: Entwurfsprüfung fällig innerhalb von 20 Werktagen; Meilenstein 3: Endgültige Lieferung nach Freigabe durch den Kunden. Richten Sie Meilensteine an Zahlungsauslösern aus, um Freiberufler zu schützen. Wenn ein Meilenstein nicht innerhalb eines festgelegten Zeitraums genehmigt wird, sollte ein definierter Prozess greifen, beispielsweise eine automatische Genehmigung nach einer Nachfrist oder ein Kanal zur Anpassung des Umfangs. Erwägen Sie die Verwendung eines Projektmanagement-Tools (Notion, Asana), um Meilensteine zu verfolgen und den Zugriff für Transparenz mit dem Kunden zu teilen.

Die Festlegung klarer Fristen hilft beiden Parteien, aufeinander abgestimmt zu bleiben. Legen Sie feste Termine fest und sehen Sie angemessene Antwortfristen für Kundenfeedback vor, um Verzögerungen zu vermeiden, z. B. indem Sie Kunden antworten innerhalb von 5 Werktagen für jeden Meilenstein verlangen. Die Kombination aus Terminen und Abnahme-Checkpoints sorgt für einen vorhersehbaren Cashflow und verringert das Risiko von Scope Creep, während die Arbeit in den einzelnen Phasen voranschreitet.

Überarbeitungen, Änderungen und Anpassungen des Umfangs

In diesem Abschnitt wird festgelegt, wie viele Überarbeitungsrunden enthalten sind, was als Überarbeitung und was als Neuanfertigung gilt und wie zusätzliche Änderungen abgerechnet werden.

Beschreiben Sie die Anzahl der enthaltenen Überarbeitungsrunden pro Liefergegenstand oder Meilenstein und legen Sie klar fest, was eine Überarbeitung (z. B. Änderungen am selben Liefergegenstand im selben Meilenstein) im Gegensatz zu neuen Arbeiten (neue Liefergegenstände oder wesentliche Änderungen des Umfangs) darstellt. Erläutern Sie, wie zusätzliche Änderungen abgerechnet werden, z. B. Stundensätze oder eine feste Gebühr pro zusätzlicher Runde. Verweisen Sie auf Abschnitte wie „ÄNDERUNGEN/ANPASSUNGEN“, um zu verdeutlichen, wie wichtig eine klare Definition ist, und um Streitigkeiten zu vermeiden, wenn der Kunde zusätzliche Arbeiten anfordert, die über den ursprünglichen Umfang hinausgehen. Fügen Sie einen Hinweis zu den typischen Bearbeitungszeiten für Überarbeitungen und den erwarteten Reaktionszeiten der Kunden hinzu, um die Dynamik aufrechtzuerhalten.

Eine dokumentierte Überarbeitungsrichtlinie hilft dabei, Scope Creep zu verhindern und Projekte auf Kurs zu halten. Beispielsweise könnten Sie zwei Überarbeitungsrunden pro Meilenstein festlegen, wobei weitere Änderungen je nach Projektumfang mit 75 US-Dollar pro Stunde oder einem Festpreis von 300 US-Dollar pro zusätzlicher Runde in Rechnung gestellt werden. Dokumentieren Sie unbedingt, wie Sie mit dringenden Anfragen umgehen und was dringende gegenüber normalen Überarbeitungen ausmacht, um Verwirrung in kritischen Situationen zu vermeiden.

Rechte an geistigem Eigentum und Nutzung

In diesem Abschnitt werden Eigentumsrechte und die Übertragung von Rechten sowie die Lizenzierung der zugrunde liegenden Tools und Ressourcen erläutert.

Die Vorlage sollte angeben, wem das endgültige Werk gehört und zu welchem Zeitpunkt das Eigentum übergeht, beispielsweise nach vollständiger Bezahlung. Klären Sie, ob es sich bei der Vereinbarung um eine Übertragung des Urheberrechts im Rahmen eines Werkvertrags oder um eine Kundenlizenz mit definiertem Umfang handelt. Geben Sie die Lizenzbedingungen an, wenn das Eigentumsrecht beim Freiberufler verbleibt, z. B. eine unbefristete, nicht exklusive Lizenz für die interne Nutzung durch den Kunden. Beachten Sie auch, dass Freiberufler möglicherweise Rechte an den im Projekt verwendeten Tools, Vorlagen, Code-Bibliotheken oder Bildarchiven behalten und diese in zukünftigen Arbeiten wiederverwenden dürfen, sofern die vertraulichen Informationen des Kunden geschützt bleiben. Diese Klarheit hilft, Streitigkeiten über das Portfolio zu vermeiden und stellt sicher, dass beide Seiten verstehen, was öffentlich geteilt werden kann.

Fügen Sie praktische Details zum Umfang der Lizenz (exklusiv vs. nicht exklusiv, übertragbar oder unterlizenzierbar) und zu etwaigen Rechten nach der Lieferung für Marketingzwecke oder zur Verwendung im Portfolio hinzu. Wenn der Vertrag das Eigentumsrecht überträgt, beschreiben Sie alle Rechte, die der Kunde weiterhin benötigt (z. B. Namensnennung oder eingeschränkte Nutzung außerhalb des ursprünglichen Projekts). Eine klare Formulierung der Eigentumsverhältnisse schützt beide Parteien, wenn das Projekt langfristig genutzt wird oder wenn der Freiberufler die Arbeit in seinem Portfolio präsentieren möchte.

Vertraulichkeit und Geheimhaltung

In diesem Abschnitt wird der Zweck einer Vertraulichkeitsklausel und was sie schützt, beschrieben.

Die Vertraulichkeitsklausel schützt sensible Kundendaten und in manchen Fällen auch die firmeneigenen Methoden des Freiberuflers. Formulieren Sie eine Standardklausel, die die Weitergabe oder den Missbrauch vertraulicher Informationen während und nach dem Projekt untersagt, mit Ausnahmen für Informationen, die öffentlich bekannt werden oder unabhängig entwickelt wurden. Geben Sie eine typische Dauer für die Verpflichtung an – häufig 2–5 Jahre nach Projektabschluss – und legen Sie Maßnahmen zur sicheren Handhabung fest (verschlüsselte Dateien, passwortgeschützte Ordner, sichere Datenübertragung). Überlegen Sie, ob Sie klarstellen möchten, was vertrauliche Informationen sind (Geschäftspläne, Kundenlisten, Quellcode) und was nicht (Informationen, die öffentlich zugänglich sind).

Um eine praktische Durchsetzung zu gewährleisten, sollte ein einfacher Rahmen für den Umgang mit unbeabsichtigten Offenlegungen und Datenschutzverletzungen geschaffen werden, einschließlich Fristen für die Benachrichtigung und Abhilfemaßnahmen. Eine gut formulierte Vertraulichkeitsklausel reduziert das Risiko für beide Seiten und fördert das Vertrauen während der gesamten Zusammenarbeit, insbesondere wenn es um sensible Strategien oder Geschäftsgeheimnisse geht.

Benannte Parteien und Beziehungen

Dieser Abschnitt stellt klar, dass der Freiberufler ein unabhängiger Auftragnehmer und kein Angestellter ist.

Erklären Sie, dass dieser Abschnitt Verwirrung hinsichtlich Leistungen, Steuern und Vertretungsbefugnis für den Kunden verhindert. Der Freiberufler bestimmt, wie, wann und wo die Arbeit ausgeführt wird; der Kunde bezahlt für ein fertiges Produkt, schreibt jedoch keine täglichen Aufgaben vor. Weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass der Freiberufler den Kunden ohne schriftliche Genehmigung nicht binden oder zu Maßnahmen über den Vertrag hinaus verpflichten darf. Stellen Sie sicher, dass die Formulierungen mit den lokalen Arbeitsgesetzen übereinstimmen, und formulieren Sie die Beziehung zum unabhängigen Auftragnehmer eindeutig, um Streitigkeiten in Regionen mit strengeren Klassifizierungen zu vermeiden.

Eine klare Formulierung zur Unabhängigkeit schützt beide Seiten vor Problemen aufgrund falscher Einstufungen und trägt dazu bei, die Gültigkeit des Vertrags über verschiedene Gerichtsbarkeiten hinweg zu wahren. Verweisen Sie bei Bedarf auf erforderliche Steuerformulare (wie 1099 in den USA) und weisen Sie darauf hin, dass Freiberufler für ihre Steuern und Sozialleistungen selbst verantwortlich sind.

Kündigung, Stornierung und Stornogebühren

Dieser Abschnitt beschreibt Bedingungen, unter denen jede Partei den Vertrag unter bestimmten Voraussetzungen kündigen kann.

Fügen Sie Kündigungsfristen hinzu (z. B. 14 Tage schriftliche Kündigung) und legen Sie fest, was bei Kündigung mit laufenden Arbeiten geschieht. Behandeln Sie die Frage, wie die endgültigen Zahlungen abgewickelt werden und wie die Rückgabe oder Übertragung von Arbeitsergebnissen oder Materialien erfolgt. Fügen Sie Stornogebühren oder Ausfallgebühren hinzu, um Freiberufler zu schützen, falls ein Kunde das Projekt vorzeitig beendet, z. B. einen Prozentsatz der verbleibenden Arbeit oder einen festen Betrag, und legen Sie gegebenenfalls vereinbarte Supportleistungen nach Beendigung des Projekts fest. Sie könnten eine Musterklausel vorlegen, wonach eine Kündigung bei wesentlichen Vertragsverletzungen mit einer Frist und der Möglichkeit zur Nachbesserung erfolgen kann, während nicht wesentliche Streitigkeiten durch Mediation beigelegt werden können, um den Prozess fair und vorhersehbar zu gestalten.

Klare Kündigungsregeln helfen beiden Seiten, sich auf Eventualitäten vorzubereiten und eine professionelle Beziehung aufrechtzuerhalten, selbst wenn das Projekt unerwartet endet. Außerdem wird die Handhabung laufender Arbeiten geklärt und ein reibungsloser Auslaufprozess für beide Seiten sichergestellt.

Entschädigung, Haftung und Streitbeilegung

In diesem Abschnitt wird erläutert, wie diese Klauseln die Haftung beschränken und wie Konflikte behandelt werden.

Fügen Sie eine gegenseitige Entschädigungsklausel ein, um Ansprüche Dritter abzudecken, die sich aus der Arbeit des Freiberuflers oder der Nutzung der Lieferungen durch den Kunden ergeben. Legen Sie Haftungsgrenzen fest, beispielsweise eine Obergrenze in Höhe des im Vertrag vereinbarten Gesamtbetrags oder des Werts der zu liefernden Leistungen, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Skizzieren Sie den Prozess der Streitbeilegung, wie z. B. Verhandlungen, dann Mediation und schließlich Schiedsverfahren (z. B. durch AAA oder JAMS), anstatt sofort einen Rechtsstreit anzustrengen. Geben Sie das geltende Recht und den Gerichtsstand an und erläutern Sie, wie Kosten und Anwaltshonorare aufgeteilt werden. Das Ziel besteht darin, eine ausgewogene Sprache zu verwenden, die den Freiberufler schützt, und gleichzeitig sicherzustellen, dass der Kunde einen klaren Weg zur Lösung des Problems und eine faire Chance auf Schadenersatz hat, falls ein Anspruch entsteht.

Unterschriften und Annahme

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie der Vertrag endgültig zustande kommt: Beide Parteien unterzeichnen und datieren die Vereinbarung, häufig unter Verwendung einer elektronischen Signatur.

Erklären Sie, dass eine Vorlage für einen Bonsai-Freelancer-Vertrag so gestaltet ist, dass sie eine schnelle Genehmigung durch den Kunden und eine rechtsverbindliche Annahme ermöglicht. Fügen Sie Anweisungen dazu hinzu, wer unterschreiben soll (bevollmächtigte Vertreter jeder Partei), wie Daten erfasst werden und wie elektronische Signaturen erfasst werden. Weisen Sie darauf hin, dass die sichere Aufbewahrung des unterzeichneten Dokuments (digitale Kopien mit Zeitstempel) für beide Seiten wichtig ist, und geben Sie Anweisungen zum Versenden von Unterschriften über gängige Tools wie DocuSign, HelloSign oder PandaDoc. Erinnern Sie die Leser abschließend daran, sicherzustellen, dass der Vertrag zugänglich ist und dass sowohl der Freiberufler als auch der Kunde nach Abschluss Kopien erhalten, um Verwirrung nach der Unterzeichnung zu vermeiden.

Was sollte in einer Vorlage für einen Freiberuflervertrag enthalten sein?

Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft Ihnen dabei, eine allgemeine Vorlage für einen Freelancer-Vertrag an einen bestimmten Kunden, eine bestimmte Art von Projekt und einen bestimmten Arbeitsstil anzupassen. Verwenden Sie die Kernvorlage wieder, um schnell voranzukommen, aber nehmen Sie präzise Änderungen vor, damit die Vereinbarung dem tatsächlichen Auftrag entspricht und Sie und den Kunden schützt. Im Jahr 2025 ist die Kombination aus einer soliden Basis und gezielten Anpassungen der Standard für professionelle Freiberufler, die Schnelligkeit wünschen, ohne dabei Abstriche bei Umfang, Bezahlung oder IP-Rechten zu machen.

Angaben zum Kerngeschäft und zu den Kunden ausfüllen

Beginnen Sie damit, die grundlegenden Angaben einzutragen, damit das Dokument Ihr Unternehmen und den Kunden widerspiegelt.

Stellen Sie sicher, dass der Vertrag Ihren genauen rechtlichen Firmennamen, Ihre Anschrift, Postanschrift und einen Hauptansprechpartner sowie den offiziellen Namen und die Kontaktdaten des Kunden enthält. Dadurch wird sichergestellt, dass Rechnungen mit Steuerunterlagen übereinstimmen, und spätere Unklarheiten werden vermieden. Verwenden Sie den genauen rechtlichen Namen, wie er in Ihrem Land oder Bundesstaat registriert ist, und bestätigen Sie den Namen der juristischen Person des Kunden, wenn es sich um ein Unternehmen handelt. Falls erforderlich, bitten Sie den Kunden um eine kurze Bestätigungs-E-Mail mit den genauen Namen und Adressen, bevor Sie den ersten Entwurf versenden, damit beide Seiten über eine zuverlässige Referenz verfügen. Diese Schritte sparen Zeit bei der Rechnungsstellung und bei Audits und reduzieren späteres Hin und Her.

Einen klaren Arbeitsumfang für dieses Projekt definieren

Beginnen Sie damit, die tatsächliche Beteiligung detailliert zu beschreiben, und vermeiden Sie allgemeine Formulierungen.

Listen Sie konkrete Aufgaben, Ergebnisse und Details zur Plattform oder zum Kanal auf, die die tatsächliche Arbeit des Freiberuflers widerspiegeln. Geben Sie beispielsweise bei einem Schreibprojekt die Anzahl der Blogbeiträge, die Wortzahl pro Beitrag und das Lieferformat (Google Docs oder WordPress) an. Für Designarbeiten, Entwürfe, Dateiformate und die Anzahl der Überarbeitungsrunden. Geben Sie alle Tools oder Plattformen an, die Sie verwenden werden, z. B. Google Drive, Notion oder ein Kunden-CMS. Diese Klarheit hilft, Scope Creep zu vermeiden, und erleichtert es dem Kunden, vom ersten Tag an zu überprüfen, was alles enthalten ist.

Zeitplan und Datum des Projekts

Übertragen Sie die Fristen des Kunden in den Zeitplan des Vertrags.

Tragen Sie Starttermine, Entwurfsfristen, Überprüfungszeiträume und endgültige Liefertermine in die Vorlage ein und planen Sie realistische Pufferzeiten ein. Beginnen Sie beispielsweise am 1. Mai, liefern Sie den ersten Entwurf bis zum 14. Mai, planen Sie das Kundenfeedback für den 15. bis 17. Mai ein und liefern Sie die endgültigen Ergebnisse bis zum 21. Mai. Verbinden Sie Meilensteine mit Zahlungen, damit der Kunde versteht, wann Zahlungen fällig sind, z. B. 40 % bei Meilenstein 1 und 60 % bei Meilenstein 2. Die Verwendung dieser konkreten Termine hilft beiden Seiten bei der Planung und reduziert Verzögerungen, die durch unklare Zeitangaben entstehen. Wenn möglich, verknüpfen Sie jeden Meilenstein mit einer automatischen Erinnerung oder einer Rechnung in Bonsai, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Anpassung der Zahlungsstruktur und -richtlinien

Zeigen Sie, wie Freiberufler innerhalb der Vorlage zwischen Festpreis-, Stunden-, Meilenstein- oder Retainer-Vereinbarungen wechseln können.

Erläutern Sie typische Zahlungsmodelle anhand konkreter Zahlen, um Ihre Änderungen zu begründen. Bei einem Projekt mit festem Honorar könnten 50 % im Voraus und 50 % bei Lieferung gezahlt werden. Ein stündlicher Auftrag kann mit einem Stundensatz von 40 bis 120 US-Dollar abgerechnet werden, wobei die Rechnungen alle zwei Wochen ausgestellt werden. Bei Meilenstein-Projekten können 30–40 % der Kosten pro Meilenstein im Voraus fällig werden, der Rest bei Abnahme. Für laufende Arbeiten könnte eine monatliche Pauschale in Höhe von 800 bis 2.500 Dollar im Voraus in Rechnung gestellt werden. Passen Sie auch die Anzahlungsprozentsätze, Meilensteinbeträge und Verzugsgebühren (z. B. 1,5 % pro Monat) entsprechend der Projektgröße und der Kundenhistorie an. Diese Beispiele bieten Ihnen einen praktischen Ausgangspunkt, während Sie die Begriffe an die Realität anpassen.

Um Eigentumsrechte und Lizenzen mit Ihren Dienstleistungen in Einklang zu bringen

Erläutern Sie, warum verschiedene Arten von Arbeiten unterschiedliche Eigentums- oder Lizenzklauseln erfordern können, und aktualisieren Sie die Vorlage entsprechend.

Bei Design- oder Entwicklungsarbeiten möchten Sie möglicherweise nach der endgültigen Zahlung das vollständige Eigentumsrecht übertragen oder eine Lizenz zur Nutzung gewähren, die eine fortlaufende Nutzung durch den Kunden ermöglicht, aber Ihre Rechte wahrt. Für schriftliche Arbeiten können Sie dem Kunden eine unbefristete Lizenz zur Veröffentlichung der Inhalte gewähren, während Sie sich das Recht vorbehalten, die Arbeit in Ihrem Portfolio wiederzuverwenden, sofern keine Einschränkungen bestehen. Für Coaching oder Beratung können Sie eine Lizenz zur Nutzung von Materialien gewähren und gleichzeitig die Rechte an Ihren Methoden und Vorlagen behalten. Bei der Aktualisierung der Vorlage sollten Sie klar formulieren, wer Eigentümer der Liefergegenstände ist, welche Rechte der Kunde erhält und welche Vermögenswerte Dritter (Stockbilder, Schriftarten oder Code-Bibliotheken) im Projekt verwendet werden. Diese Klarheit hilft, Streitigkeiten zu vermeiden und schützt beide Seiten im Laufe der Arbeit.

Richtlinien für Überarbeitungen und Änderungen anpassen

Beschreiben Sie, wie die Anzahl der enthaltenen Überarbeitungsrunden festgelegt wird, definieren Sie wesentliche und geringfügige Änderungen und legen Sie Preise für zusätzliche Arbeiten fest.

Wählen Sie eine praktische Anzahl von enthaltenen Überarbeitungen, beispielsweise zwei Runden für den Text und drei für das Design, und legen Sie fest, was als größere und was als kleinere Änderungen gilt. Für zusätzliche Arbeiten, die über die enthaltenen Überarbeitungen hinausgehen, geben Sie Stundensätze (z. B. 40 bis 90 Dollar pro Stunde) oder einen festen Aufpreis an. Klären Sie, wie Änderungen des Umfangs behandelt werden und ob vor Beginn zusätzliche Arbeiten veranschlagt werden. Diese Abstimmung hilft, Verwirrung zu vermeiden und das Projekt auf Kurs zu halten. Beachten Sie auch die Bearbeitungszeiten für Überarbeitungen und deren Auswirkungen auf den Gesamtliefertermin, damit beide Seiten wissen, was sie erwarten können.

Vor dem Versand die rechtlichen Sicherheitsvorkehrungen überprüfen

Überprüfen Sie jedes Mal, wenn Sie die Vorlage wiederverwenden, sorgfältig die Klauseln zu Kündigung, Entschädigung und Streitbeilegung, insbesondere bei Projekten mit höherem Wert.

Stellen Sie sicher, dass die Kündigungsbedingungen eine angemessene Kündigungsfrist und einen klaren Auslaufprozess enthalten, dass die Entschädigung Ansprüche Dritter im Zusammenhang mit der Arbeit des Freiberuflers abdeckt und dass die Streitbeilegung einen praktischen Weg (Schiedsgericht oder Gericht) mit Angabe des anwendbaren Rechts vorsieht. Bei hochwertigen Projekten sollten Sie professionelle Rechtsberatung in Anspruch nehmen, bevor Sie Änderungen abschließen, auch wenn die Vertragsvorlagen von Bonsai standardmäßig so gestaltet sind, dass sie gängige Risiken für Freiberufler abdecken. Überprüfen Sie abschließend die Datenverarbeitung, Vertraulichkeit und Rückgabe von Kundenmaterialien bei vorzeitiger Beendigung des Vertrags, damit beide Parteien wissen, wie mit Informationen und laufenden Arbeiten umgegangen wird. Eine schnelle Überprüfung wesentlicher Änderungen durch einen Anwalt kann später Kopfzerbrechen ersparen und gleichzeitig den Kernschutz aufrechterhalten.

Bewährte Verfahren für die Verwendung einer Vorlage für Freelancer-Verträge mit Kunden

Eine solide Vorlage für einen Freelancer-Vertrag dient nicht nur dem rechtlichen Schutz, sondern ist auch ein praktisches Instrument für eine reibungslosere Einarbeitung, klarere Erwartungen und einen schnelleren Start. Im Jahr 2025 kombinieren die cleversten Freiberufler einen übersichtlichen Vertrag in leicht verständlicher Sprache mit einem einfachen Unterzeichnungsprozess und einer klaren Onboarding-Nachricht. Im Folgenden finden Sie praktische Tipps, die Ihnen dabei helfen, Verträge zu präsentieren, zu besprechen und zu unterzeichnen, damit Kunden diese schnell verstehen und akzeptieren.

Den Vertrag zum richtigen Zeitpunkt des Projekts versenden

Senden Sie Ihren Vertrag sofort, nachdem Sie und der Kunde sich grundsätzlich auf eine Zusammenarbeit geeinigt haben, jedoch bevor Sie mit der abrechnungsfähigen Arbeit beginnen. Dieser Zeitplan sorgt dafür, dass die Erwartungen hinsichtlich Umfang und Preis aufeinander abgestimmt bleiben, und verhindert, dass spätere Meinungsverschiedenheiten die Dynamik bremsen. Es signalisiert außerdem Professionalität und trägt dazu bei, einen konstruktiven Ton für die Beziehung zu setzen.

In der Praxis sollten Sie den Vertrag innerhalb von 24 Stunden nach der grundsätzlichen Vereinbarung in Ihre Onboarding-E-Mail einfügen. Verwenden Sie eine kurze, freundliche Zusammenfassung am Anfang und fügen Sie den vollständigen Vertrag oder einen Link zu einem digitalen Signatur-Tool wie DocuSign, HelloSign oder dem integrierten Signatur-Tool von Bonsai hinzu. Legen Sie eine klare Frist für die Unterzeichnung fest – beispielsweise fünf Werktage – und bieten Sie einen kurzen Anruf an, falls der Kunde die Bedingungen gemeinsam mit Ihnen durchgehen möchte. Dieser Ansatz beschleunigt den Prozess und reduziert das Hin und Her bei grundlegenden Punkten.

Wichtige Klauseln in einfacher Sprache erklären

Heben Sie die wichtigsten Abschnitte hervor – Umfang, Zeitplan, Bezahlung, Eigentumsrechte und Überarbeitungen – und fügen Sie neben oder über jedem Abschnitt eine leicht verständliche Erklärung hinzu. Eine einfache Sprache hilft Kunden zu verstehen, worauf sie sich einlassen, ohne sich durch juristische Fachbegriffe kämpfen zu müssen. Diese Transparenz schafft Vertrauen und verringert Widerstände, insbesondere in Bezug auf Gebühren, Verzugsgebühren oder Stornierungsbedingungen.

Fügen Sie beim Teilen des Vertrags eine kurze Zusammenfassung hinzu, z. B.: „Umfang: Lieferung von X und Y; Zeitplan: Fertigstellung bis Z; Zahlung: 50 % im Voraus, 50 % bei Lieferung; Eigentumsrechte: Der Kunde ist Eigentümer der endgültigen Liefergegenstände; Überarbeitungen: bis zu zwei Überarbeitungsrunden.“ Bieten Sie dann an, diese Punkte kurz in einem Telefonat oder Video-Chat durchzugehen. Tools wie DocuSign, HelloSign oder die Vertragsvorlagen von Bonsai erleichtern die Umsetzung und Nachverfolgung dieses Ansatzes in einfacher Sprache.

Bearbeitung von Kundenänderungen und Verhandlungen

Beschreiben Sie, wie Sie Änderungen und Verhandlungen so handhaben, dass wichtige Sicherheitsvorkehrungen gewahrt bleiben und Sie gleichzeitig für angemessene Kundenwünsche offen sind. Ein kooperativer, transparenter Prozess, bei dem Änderungen in einem Thread nachverfolgt und diskutiert werden, trägt dazu bei, dass beide Seiten aufeinander abgestimmt bleiben. Legen Sie frühzeitig Erwartungen hinsichtlich der Überarbeitungsrunden fest und klären Sie, wie sich Änderungen auf Zeitplan und Kosten auswirken.

Wenn ein Kunde Änderungen wünscht, reagieren Sie umgehend mit einer überarbeiteten Version oder einer übersichtlichen Zusammenfassung der Änderungen. Verwenden Sie ein einheitliches Versionierungssystem und legen Sie eine angemessene Frist für die Beantwortung fest, beispielsweise 2–3 Werktage pro Runde. Wenn die Änderungen erheblich sind, schlagen Sie vor, die Zahlungsbedingungen oder Liefertermine entsprechend anzupassen, und bestätigen Sie die Vereinbarung schriftlich, bevor Sie unterschreiben. Digitale Signatur-Tools machen es einfach, die endgültige Version zu speichern, sobald beide Seiten zugestimmt haben.

Um unterzeichnete Verträge zu organisieren

Bewahren Sie unterzeichnete Verträge an einem zentralen, durchsuchbaren Ort auf, der mit jedem Kunden oder Projekt verknüpft ist. Ein gut organisiertes System spart Zeit, wenn später Fragen zum Umfang, zur Bezahlung oder zu Überarbeitungen aufkommen, und erleichtert die laufende Kundenbetreuung. Einheitliche Benennungs- und Speicherpraktiken verringern das Risiko von Dokumentenverlusten und Missverständnissen.

Verwenden Sie eine spezielle Ordnerstruktur in einem Cloud-Laufwerk (z. B. Google Drive oder Dropbox) und benennen Sie Dateien vorhersehbar, z. B. „Kundenname_Projektname_Vertrag_v1_2025-01-01.pdf“. Verknüpfen Sie den Vertrag mit dem Kundendatensatz in Ihrem Projektmanagement-Tool, wie Bonsai oder Asana, damit die Bedingungen immer griffbereit sind. Regelmäßige Backups und kontrollierter Zugriff tragen ebenfalls dazu bei, sensible Begriffe während des Projektlebenszyklus sicher und leicht auffindbar zu halten.

Häufige Fehler, die bei Freelancer-Verträgen vermieden werden sollten

Häufige Fallstricke sind ein unklarer Umfang, fehlende Zahlungsfristen, keine Klausel zu Verzugsgebühren, unklare Revisionsgrenzen und keine Eigentumsbestimmungen. Diese Lücken führen häufig zu Streitigkeiten oder Zahlungsverzögerungen. Eine gut strukturierte Vorlage für einen Freelancer-Vertrag hilft, dies zu verhindern, indem sie Sie dazu zwingt, jeden Bereich von Anfang an klar zu definieren.

Beispielsweise sollte die Vorlage die zu erbringenden Leistungen und Abnahmekriterien festlegen, um eine schleichende Ausweitung des Leistungsumfangs zu verhindern, einen Zahlungsplan mit Terminen (15 oder 30 Tage netto) enthalten, eine Klausel für verspätete Zahlungen hinzufügen, Revisionsgrenzen festlegen (z. B. zwei Revisionsrunden inbegriffen, zusätzliche Revisionen zu einem vereinbarten Preis) und Formulierungen zum Eigentumsrecht/zur Lizenz enthalten (Auftragsarbeit oder Eigentumsrecht des Kunden mit Rechten zur Wiederverwendung bereits vorhandener Materialien). Durch die Verwendung einer Bonsai-Vorlage für Freelancer-Verträge, die diese Elemente festlegt, reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand, verbessern die Konsistenz und beschleunigen die Freigabe im digitalen Workflow von 2025.

So erstellen Sie mit Bonsai eine Vorlage für einen Freelancer-Vertrag

Eine Master-Vorlage für Freelancer-Verträge bildet den Kern der Vertragstools von Bonsai. Durch die Verknüpfung der Struktur eines Standardvertrags mit dem Lebenszyklus von Bonsai können Sie einmalig erstellen, für verschiedene Kunden wiederverwenden, den Status verfolgen und Schritte automatisieren – alles an einem Ort.

Was ist eine Vorlage für einen Freiberuflervertrag und wozu dient sie?

Konfigurieren Sie eine Vorlage einmalig mit Ihrem Branding und Ihren Standardklauseln und verwenden Sie sie dann für jeden Kunden wieder.

Beginnen Sie im Bereich „Verträge“ von Bonsai, indem Sie Ihr Branding festlegen – Logo, Firmenname, Kontaktdaten – und Ihre Zahlungsbedingungen festlegen. Fügen Sie drei Kernklauseln als Standard hinzu: Leistungsumfang, Zahlungsplan und Eigentumsrechte. Sie können auch optionale Klauseln für Geheimhaltungsvereinbarungen, Kündigung und Verzugsgebühren hinzufügen. Wenn Sie diese als benannte Vorlage speichern, erhalten Sie einen sofort einsetzbaren Ausgangspunkt für jedes neue Projekt. Die Verwendung einer einzigen, gut strukturierten Vorlage stellt sicher, dass jeder von Ihnen versendete Vertrag Ihre Interessen vom ersten Tag an schützt und den Hin- und Her-Verlauf während der Verhandlungen reduziert.

Wenn Sie eine Vorlage wiederverwenden, ändern Sie nur Felder wie Kundenname, Projekttitel, Preis, Startdatum und zu liefernde Leistungen. Dadurch werden manuelle Bearbeitungen reduziert und alle Verträge bleiben einheitlich, was die Einarbeitung beschleunigt. Wenn Sie beispielsweise diesen Monat 5 neue Kunden haben, können Sie in weniger als 7 Minuten jeweils 5 Verträge erstellen, anstatt sie von Grund auf neu zu entwerfen, und Sie behalten bei allen Projekten denselben Schutz bei. Mit der Zeit erleichtert dieser Ansatz auch die vertrauensvolle Skalierung Ihres Freelancer-Geschäfts.

Freelancer-Verträge an einem Ort verfolgen und verwalten

Verfolgen und verwalten Sie Freelancer-Verträge an einem zentralen Ort.

Bonsai bietet einen klaren Status auf einen Blick: Entwurf, Gesendet, Angesehen und Unterzeichnet, wobei jeder Vertrag automatisch mit dem entsprechenden Kunden und Projekt verknüpft wird. Diese Konfiguration verhindert den Frust über verlorene E-Mails und verstreute Dokumente und erstellt einen überprüfbaren Verlauf, aus dem hervorgeht, wer wann und in welcher Reihenfolge unterschrieben hat. Die integrierte Ansicht hilft Ihnen, Engpässe schnell zu erkennen, sodass Sie Kunden vor Ablauf der Fristen benachrichtigen und Projekte im Zeitplan halten können. Da alles mit dem Kundenprofil verknüpft ist, fügen sich Verlängerungen und laufende Arbeiten nahtlos in Ihren Arbeitsablauf ein.

In der Praxis erleichtert dieses zentralisierte System die Verwaltung von Verlängerungen und Retainern. Sie können anstehende Verlängerungstermine im Kunden-Dashboard einsehen, Verlängerungsänderungen aus derselben Vertragsvorlage heraus auslösen und eine historische Übersicht aller Vertragsänderungen führen. Durch die Aufbewahrung aller Dokumente, die mit einem Kunden und einem Projekt in Verbindung stehen, reduzieren Sie Missverständnisse und verbessern die Konsistenz bei allen Aufträgen, was zu reibungsloseren Zahlungen und einem zuverlässigeren Cashflow führt.

Um Erinnerungen, Genehmigungen und nächste Schritte zu automatisieren

Automatisierungen rund um Erinnerungen, Genehmigungen und nächste Schritte sparen Ihnen Zeit und reduzieren versäumte Aktionen.

Diese Automatisierungen können so eingerichtet werden, dass sie im Hintergrund laufen, sodass Sie sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren können. Dies sind die wichtigsten Automatisierungen, die Bonsai im Zusammenhang mit Vorlagen für Freelancer-Verträge unterstützen kann:

• Automatische E-Mail-Erinnerungen, wenn ein Vertrag zur Unterschrift bereitsteht
• Benachrichtigungen, wenn ein Kunde einen Vertrag einsieht oder unterzeichnet
• Auslösen der Projekterstellung nach Vertragsunterzeichnung
• Verbindung von unterzeichneten Verträgen mit Rechnungen und Zahlungsplänen