Vorlage für einen Fotografie-Auftrag

Was ist eine Vorlage für ein Fotografie-Briefing?

Praktisch gesehen ist eine Vorlage für ein Fotografie-Briefing eine wiederverwendbare Struktur, die zur Planung und Durchführung eines Fotoshootings verwendet wird. Es erfasst alle wesentlichen Details vor der Aufnahme und kann je nach Sprache als „Brief Foto“, „Brief Fotografico“, „Brief Photo“ oder „Brief Photographe“ bezeichnet werden. Diese Vorlage dient als Planungs- und Abstimmungsinstrument und hilft Kunden und Fotografen, sich vor dem ersten Klick auf den Auslöser aufeinander abzustimmen.

Definition und Zweck

Zunächst einmal ist eine Vorlage für ein Fotografie-Briefing ein vorstrukturiertes Dokument, das zur Planung und Kommunikation aller wesentlichen Details eines Fotoshootings dient: Hintergrund, Ziele, Zielgruppe, Stil, Logistik und zu liefernde Ergebnisse. Es bietet jedes Mal einen einheitlichen Ausgangspunkt, wenn ein Kunde oder ein Kreativteam einen Fotoauftrag erteilt, sodass nichts Wichtiges übersehen wird.

Typische Vorlagen enthalten Abschnitte wie Hintergrund und Kontext, Ziele, Zielgruppe, Stimmungs- und Stilvorlagen, Shotlist, Drehorte, Zeitpläne, Budget, Ausrüstung, Lieferungen und Genehmigungen. Diese Struktur trägt dazu bei, dass jedes Shooting mit dem gleichen klaren Rahmen beginnt, wodurch es einfacher wird, Optionen zu vergleichen und den Fortschritt über verschiedene Projekte hinweg zu verfolgen.

In der Praxis speichern Teams eine Vorlage in Tools wie Notion, Google Docs oder Airtable, damit sie einfach kopiert, angepasst und geteilt werden kann. Wenn Sie die Felder ausfüllen, erstellen Sie ein Briefing, das die Beteiligten in einer Sitzung durchsehen können, bevor die Kamera zu klicken beginnt.

Wie eine Vorlage Kunden und Fotografen unterstützt

Die Vorlage schafft eine gemeinsame Sprache zwischen nicht-technischen Kunden und professionellen Fotografen. Es verwandelt verstreute Ideen in einen klaren Plan, sodass alle über dieselben Ziele, Stile und Ergebnisse sprechen.

Durch die vorherige Festlegung von Zeitplan, Budget und Stil reduziert ein Briefing den Nachrichtenaustausch und verhindert Missverständnisse darüber, was wann und in welcher Qualität geliefert wird. Im Jahr 2025 berichten viele Studios von doppelt so schnellen Freigaben und bis zu 50 % weniger Überarbeitungsanfragen, nachdem sie einen Standard-Brief eingeführt haben. Diese Geschwindigkeit wird durch eine klare Shotliste, Standortnotizen und im Voraus festgelegte Genehmigungsschritte erreicht.

Vorlagen dienen auch als Leitfaden für Freigaben und Verantwortlichkeiten und stellen sicher, dass der Kunde wichtige Meilensteine (Konzept, Moodboard, Locations) genehmigt und der Fotograf sich verpflichtet, die Ergebnisse (RAW-Dateien, bearbeitete Auswahlen, endgültige Nutzungsrechte) innerhalb eines gemeinsamen Zeitplans zu liefern. Praktisch bedeutet dies, dass Sie ein Tool wie Google Drive für die Dateispeicherung, Notion für die Zusammenarbeit oder Airtable für ein leichtgewichtiges Projektboard verwenden, um alles organisiert und überprüfbar zu halten.

Häufige Anwendungsfälle für ein Fotografie-Briefing

Eine Vorlage für ein Fotografie-Briefing hilft in vielen Situationen, indem sie dazu zwingt, Ziele und Ergebnisse vor dem Shooting festzulegen. Hier sind die wichtigsten Anwendungsfälle, in denen es einen echten Mehrwert bietet.

• Markenkampagnen – Abstimmung hinsichtlich kreativer Ausrichtung, Zielgruppe, Botschaften, Kanäle und Endergebnisse im Web und in Printmedien.
• Produktfotos – legt Produktspezifikationen, Blickwinkel, Beleuchtung, Verpackung und Nutzungsrechte fest, um die Konsistenz aller Kataloge zu gewährleisten.
• Veranstaltungen – erfasst den Veranstaltungsplan, wichtige Momente, Berichterstattungszeiten, Gästeliste und Ergebnisse wie Highlight-Videos und Galerien.
• Porträts – definiert Motive, Orte, Kleidungsrichtlinien, Einwilligung und Verwendung für persönliche Profile oder Unternehmensseiten.
• Redaktionelle Fotoshootings – Skizzen zum Handlungsbogen, zum Drehort, zu Talentfreigaben, zu Referenzen zu Epoche/Stil und zu Anforderungen an das Magazinformat.
• Social-Media-Inhalte – listet Plattformspezifikationen, Seitenverhältnisse, Bildunterschriften, Hashtags und Veröffentlichungszeitpunkte auf, um die Reichweite zu maximieren.
• Interne Unternehmensfotografie – legt Branding-Richtlinien, Archivierungsanforderungen, interne Nutzungsrechte sowie Sicherheits- oder Zugriffsanforderungen fest.

Warum eine Vorlage für ein Fotografie-Briefing unverzichtbar ist

Eine strukturierte Vorlage für ein Fotografie-Briefing gibt Freiberuflern, Agenturen und kleinen Unternehmen einen klaren Fahrplan für jedes Shooting. Es hilft Ihnen dabei, die richtige kreative Richtung einzuschlagen, beschleunigt Entscheidungen und reduziert kostspielige Fehler. Wenn Sie eine Vorlage verwenden, ist es wahrscheinlicher, dass Sie die Ziele in Bezug auf Zeitplan, Budget und Ergebnisse erreichen und gleichzeitig die Marke des Kunden intakt halten.

Kreative Visionen und Erwartungen in Einklang bringen

Ein schriftlicher Briefing macht vor dem Shooting das gewünschte Erscheinungsbild deutlich: Stil, Stimmung, Komposition und Markenanforderungen.

Beispielsweise erfordert eine Unternehmensporträtserie eine klare, professionelle Atmosphäre, während eine Lifestyle-Produktfotografie Wärme und natürliches Licht verlangt. Der Auftrag sollte eine Referenzbibliothek mit 5–7 Bildern, eine einheitliche Farbpalette und einen Typografie-Leitfaden enthalten, um die Konsistenz aller Aufnahmen zu gewährleisten. Indem Sie diese Details an einem Ort zusammenfassen, schaffen Sie eine gemeinsame Grundlage, die von Anfang an als Leitfaden für die Auswahl der Garderobe, der Beleuchtung und der Bildkomposition dient.

Diese Klarheit hilft, spätere subjektive Meinungsverschiedenheiten zu vermeiden, da beide Seiten im Voraus dieselben schriftlichen und visuellen Vorgaben genehmigt haben. Verwenden Sie Kollaborationstools wie Google Docs, Notion oder Airtable, um Stilnotizen zu erfassen und Moodboards anzuhängen. Verlangen Sie vor Produktionsbeginn die Zustimmung des Kunden und des Fotografen und sehen Sie zwei Überarbeitungsrunden vor, um offensichtliche Missverständnisse frühzeitig auszuräumen.

Um Umfang, Ergebnisse und Budget zu klären

Die Vorlage zwingt zu Entscheidungen darüber, was tatsächlich enthalten ist: Anzahl der Bilder, Formate, Retuschiergrad, Nutzungsrechte und Budgetgrenzen.

Beschreiben Sie die zu liefernden Ergebnisse konkret, zum Beispiel 10 endgültige Bilder, Web- und Druckformate, eine leichte Retusche und weltweite Rechte für 12 Monate. Legen Sie ein Budgetlimit fest, beispielsweise 2.000 Dollar, und geben Sie an, ob Reise- oder Standortkosten enthalten sind. Dieser Detaillierungsgrad schützt sowohl den Kunden als auch den Fotografen vor Scope Creep und überraschenden Kosten, erleichtert den Vergleich von Angeboten und sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.

Ein klarer Preisplan hilft auch, Streitigkeiten während der Produktion zu vermeiden. Im Jahr 2025 variieren typische Kleinunternehmens-Shootings stark, aber ein klar definiertes Budget zwischen 1.000 und 5.000 US-Dollar ist für Projekte mit mehreren Ergebnissen und Standorten üblich. Durch die Kopplung der Leistungen an einen Preis reduzieren Sie die Notwendigkeit von Nachverhandlungen während des Projekts und beschleunigen Entscheidungen während der Dreharbeiten.

Um Fotoshootings pünktlich und planmäßig durchzuführen

Ein strukturierter Brief mit einem Zeitplan, einer Shotlist und Rollen sorgt dafür, dass der Drehtag reibungslos verläuft.

Fügen Sie eine Shotliste mit 5–7 Hauptblöcken und einen Zeitplan bei, der 15–30 Minuten pro Block vorsieht. Bezeichnen Sie Rollen wie Fotograf, Art Director, Produzent und Assistent eindeutig, damit jeder weiß, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist. Ein gut geplanter Zeitplan minimiert Hin- und Her-Bewegungen und sorgt dafür, dass Ausrüstung, Drehorte und Darsteller aufeinander abgestimmt sind, was besonders wichtig ist, wenn in engen Zeitfenstern oder an mehreren Orten gedreht wird.

Dies ist besonders wichtig für Veranstaltungen und komplexe Produktionen, an denen viele Menschen beteiligt sind und bei denen Verzögerungen kostspielig sind. Beispielsweise profitiert eine Produkteinführung mit einem Zeitfenster von vier Stunden, zwei Standorten und acht Teilnehmern von einem präzisen Plan, der Ausfallzeiten zwischen den einzelnen Szenen reduziert. Wenn ein Zeitplan in die Aufgabenbeschreibung aufgenommen wird, können Sie den Fortschritt schnell verfolgen und spontan Anpassungen vornehmen, ohne an Schwung zu verlieren.

Um die kreativen Ergebnisse im Laufe der Zeit zu verbessern

Die Wiederverwendung und Weiterentwicklung einer Vorlage für Fotografie-Briefings über verschiedene Projekte hinweg schafft einen wiederholbaren Prozess. Teams können frühere Briefings überprüfen, sehen, was funktioniert hat, und Felder oder Eingabeaufforderungen in der Vorlage anpassen, um die Ausrichtung zukünftiger Dreharbeiten zu verbessern.

Bewahren Sie eine Mastervorlage mit 12 bis 15 Kernfeldern auf und archivieren Sie abgeschlossene Briefings als Referenz. Notieren Sie nach jedem Shooting, welche Änderungen hilfreich waren, z. B. neue Bildanzahlen, überarbeitete Stimmungsbeschreibungen oder aktualisierte Lizenzbedingungen. Diese kontinuierliche Weiterentwicklung macht zukünftige Briefings schneller und genauer, sodass Sie kreative Grenzen erweitern und gleichzeitig den Anforderungen Ihrer Marke gerecht werden können.

Mit der Zeit werden Sie bessere Ergebnisse und weniger Überarbeitungen feststellen. Teams berichten, dass die Planungszeit oft um 20 bis 40 % sinkt und die Häufigkeit von Änderungen in letzter Minute abnimmt, da man lernt, welche Anweisungen zu einer klareren Ausrichtung führen. Bis 2025 nutzen viele Studios und Freiberufler diesen Ansatz, um bei jedem neuen Projekt die Konsistenz, Geschwindigkeit und Kundenzufriedenheit zu steigern.

Wann sollte man eine Vorlage für ein Fotografie-Briefing verwenden?

Die Verwendung einer Vorlage für ein Fotografie-Briefing hilft Ihnen dabei, Ziele, Budget und Zeitpläne an wichtigen Punkten Ihres Arbeitsablaufs festzulegen. Es sorgt dafür, dass alle Beteiligten vom ersten Konzept bis zum eigentlichen Dreh und zur Lieferung aufeinander abgestimmt sind. Erstellen und teilen Sie das Briefing in der Praxis an drei Punkten: bevor Sie Fotografen kontaktieren, während der Vorauswahl und Beauftragung und vor der endgültigen Planung des Shootings. Die Vorlage wird zu Ihrer einzigen Informationsquelle, wodurch Sie Zeit sparen und den Hin- und Her-Verkehr reduzieren, insbesondere bei der Koordination mit mehreren Fotografen oder Teams.

Bevor Sie Fotografen kontaktieren

Erstellen Sie eine erste Version Ihres Briefings, bevor Sie sich an Fotografen wenden. Umfassende Angaben zu Zweck, Stil, Zielgruppe, Shotlist, Referenzbildern, Markenrichtlinien, Budget, Zeitplan und Fristen sind für ein vollständiges Fotografie-Briefing unerlässlich.

Geben Sie das Projektziel, die Zielgruppe, die Stimmung und den Stil, die zu liefernden Ergebnisse, die Dateiformate und alle Ideen oder Einschränkungen hinsichtlich des Standorts an. Beispielsweise könnten Sie 20 endgültige Bilder plus 2 kurze Videos, Web- und Social-Media-Rechte für 24 Monate und einen groben Zeitplan von zwei Wochen angeben. Legen Sie einen realistischen Budgetrahmen fest und notieren Sie sich alle Reise- und Ausrüstungsbedürfnisse. Im Jahr 2025 geben viele Freiberufler ihre Preise pro Tag oder pro Projekt an, sodass eine klare Preisspanne (z. B. 1.000 bis 5.000 Dollar für einen eintägigen Dreh, mehr für Branding-Kampagnen) Fotografen dabei hilft, ihre Angebote individuell anzupassen. Teilen Sie den Entwurf in einem gemeinsamen Arbeitsbereich wie Google Docs oder Notion, damit Fotografen Fragen stellen oder Beispielideen hinzufügen können.

Bei der Vorauswahl und Einstellung von Fotografen

Wenn Sie mehreren Kandidaten eine klare Aufgabenstellung vorlegen, lassen sich Angebote, Portfolios und Preise leichter auf einer einheitlichen Basis vergleichen. Wenn alle denselben Umfang sehen, können Sie Passgenauigkeit, Zeitpunkt und Wert fair beurteilen.

Bitten Sie die Fotografen, mit Ideen zu antworten, die sich auf bestimmte Abschnitte des Briefings beziehen, und einen groben Zeitplan und Kostenvoranschlag vorzulegen. In der Praxis prüfen die meisten Teams in dieser Phase 3–5 Kandidaten. Die Ausschreibung lädt auch zu maßgeschneiderten Konzepten ein, die auf Ihre Marke oder Ihr Projekt zugeschnitten sind, sodass Sie schnell erkennen können, wer Ihre Ziele wirklich versteht. Bis 2025 hilft Ihnen die Verwendung eines einheitlichen Briefings für alle Bewerber dabei, die stärksten Portfolios und die Optionen mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis zu finden, ohne sich mit verstreuten Details herumschlagen zu müssen.

Vor der endgültigen Planung und Logistik der Dreharbeiten

Sobald ein Fotograf ausgewählt wurde, aktualisieren Sie gemeinsam das Briefing, um die endgültigen Details zu Orten, Zeitplan, Rollen und Logistik festzulegen. Der unterzeichnete Auftrag wird am Tag des Drehs zum Referenzdokument.

Planen Sie eine Kickoff-Besprechung, um die Shotlists, den Zugang zu den Drehorten, Genehmigungen, Anforderungen an Darsteller oder Garderobe, Ausrüstung und den Zeitplan für den Drehtag zu bestätigen. Rechnen Sie damit, diese Details 1–2 Wochen vor dem Dreh endgültig festzulegen, und halten Sie einen Plan B für Wetterumstände oder kurzfristige Änderungen bereit. An diesem Tag dient die Kurzbeschreibung als vertragsähnlicher Leitfaden, der dafür sorgt, dass alle Beteiligten aufeinander abgestimmt sind. Speichern Sie die endgültige Version als PDF in Google Drive oder Notion und verwenden Sie den Versionsverlauf oder ein einfaches Signatur-Tool (wie DocuSign oder HelloSign), um Genehmigungen zu erfassen, sodass Sie eine einzige Quelle für die Nachbearbeitung und Rechteverwaltung haben. Dieser Ansatz ist im Jahr 2025 gängige Praxis und hilft, Verwirrung in letzter Minute zu vermeiden.

Wichtige Bestandteile einer Vorlage für ein Fotografie-Briefing

Eine aussagekräftige Vorlage für ein Fotografie-Briefing hilft Kunden und Fotografen dabei, sich über Erwartungen, Fristen und die kreative Ausrichtung zu verständigen. Im Folgenden finden Sie die Standardabschnitte, die jeder effektive Brief enthalten sollte, mit praktischen Hinweisen, die aus gängigen Strukturen von Wettbewerbern abgeleitet wurden. Nutzen Sie sie als Ausgangspunkt und passen Sie sie an Ihre Marke und Ihr Projekt im Jahr 2025 an.

Hintergrund und Überblick zum Projekt

Beginnen Sie mit einer kurzen Zusammenfassung, in der Sie erklären, wer der Kunde ist, worum es bei der Marke oder dem Projekt geht und warum das Shooting gerade jetzt stattfindet.

In diesem Abschnitt sollten Sie auf Klarheit statt auf geschickte Formulierungen achten. Fügen Sie Felder hinzu, die Sie schnell ausfüllen können, damit jeder Fotograf den Kontext versteht. Verwenden Sie eine einfache Sprache und vermeiden Sie interne Fachbegriffe, die nur Ihr Team versteht. Beachten Sie beispielsweise den Firmennamen, eine kurze Markenbeschreibung, den Projektnamen oder den Titel des Shootings sowie den Kontext der Kampagne oder Veranstaltung (Kampagnenstart, Messe, Produktaktualisierung). Dieser Rahmen gibt den Ton für den gesamten Auftrag vor und hilft dem Fotografen, sich vom ersten Tag an ein Bild vom Zweck des Shootings zu machen.

Um diesen Teil zu optimieren, sollten Sie folgende Felder berücksichtigen: Firmenname, Markenbeschreibung, Projektname, Kontext (Kampagne, Veranstaltung, Markteinführung), Aufnahmezeitraum (Daten oder Saison). Die Aufbewahrung dieser Gegenstände an einem einzigen Ort reduziert das Hin- und Herlaufen und beschleunigt die Einarbeitung neuer Fotografen.

Ziele und Vorgaben

Erläutern Sie, wie man übergeordnete Ziele von konkreten, messbaren Zielen trennt, um dem Fotografen klare Erfolgskriterien an die Hand zu geben.

Beginnen Sie mit übergeordneten Zielen, die die Richtung vorgeben, wie beispielsweise die Förderung einer neuen Produktlinie oder die Auffrischung des Markenimages. Legen Sie dann konkrete, messbare Ziele fest, anhand derer der Erfolg gemessen werden kann. Die Verwendung von Zielen im SMART-Stil – spezifisch, messbar, erreichbar, relevant, zeitgebunden – hilft allen, konzentriert zu bleiben. Ein Ziel könnte beispielsweise „Steigerung der Markenbekanntheit“ lauten, während eine entsprechende Aufgabe „Lieferung von 20 social-ready Bildern im Format 1:1 und 4:5 innerhalb von 7 Tagen nach dem Shooting“ sein könnte. Diese Struktur macht die Bewertung einfach und reduziert Unklarheiten für den Fotografen.

Erwägen Sie, ein oder zwei kurze Stichpunkte hinzuzufügen, um konkrete Ziele zu veranschaulichen, sowie einen Satz darüber, wie der Erfolg überprüft wird. Dadurch bleibt der Auftrag sowohl für das Kreativteam als auch für das Kundenteam praxisnah und handlungsorientiert.

Zielgruppe

Beschreiben Sie, was über die Zielgruppe zu erwähnen ist, damit der Fotograf Stil und Ton entsprechend anpassen kann.

Beziehen Sie demografische Daten wie Alter, Wohnort, Beruf oder Branche und Einkommen sowie psychografische Daten wie Interessen, Werte und Lebensstil mit ein. Diese Details beeinflussen die Beleuchtung, die Garderobe, das Setting und die allgemeine Stimmung. Beispielsweise verlangt ein Unternehmenspublikum oft nach ausgefeilteren, zurückhaltenderen Bildern, während ein Lifestyle-Publikum authentische, unverfälschte Momente bevorzugt. Kurze, umsetzbare Stichpunkte helfen Fotografen, sich die Zielgruppe auf einen Blick vorzustellen, ohne sich durch dichten Text kämpfen zu müssen.

Empfohlene Felder zur Erfassung: Altersgruppe, Standort, Beruf/Branche, Einkommensklasse, Interessen, Werte, Lebensstil. Verwenden Sie kurze Sätze, die sich schnell in Garderobe, Posen und Drehorte umsetzen lassen, wenn die Dreharbeiten beginnen.

Kreative Leitung und Stil

Skizzieren Sie, wie Sie die visuelle Ausrichtung des Shootings vermitteln möchten, einschließlich Stimmung, Ton, Farbpalette und Kompositionspräferenzen.

Bieten Sie Platz für Moodboard-Referenzen, Links oder eingebettete Bilder und fügen Sie Textfelder für Notizen wie „natürliches Licht“, „kontrastreiches Schwarz-Weiß“ oder „klare, minimalistische Produktfotos auf weißem Hintergrund“ hinzu. Hier wird das Briefing zu einem lebendigen Dokument, auf das sich Ihr Fotograf während der Vorbereitung und am Set beziehen kann. Durch konkrete Hinweise helfen Sie dem Team, die Identität der Marke in allen Szenen, Produkten und Modellen konsistent wiederzugeben.

Um Kreativität zu fördern und gleichzeitig die Markenrichtlinien einzuhalten, bieten Sie eine kurze Liste mit Anregungen und Stilen an und fügen Sie Links zu Moodboards oder eingebettete Bilder hinzu. Beispielsweise könnten Sie die bevorzugte Beleuchtung (weiches Fensterlicht), die Farbgebung (kühle Neutraltöne mit einem Hauch der Markenfarbe) und den Kompositionsansatz (Drittelregel, Negativraum) notieren. Diese Anleitung sorgt dafür, dass die kreative Ausrichtung umsetzbar und leicht zu realisieren ist.

Aufnahmeliste

Erläutern Sie, wie genau festgelegt werden kann, was der Fotograf aufnehmen und liefern soll, einschließlich der endgültigen Bildanzahl, Formate und Ausrichtung.

Definieren Sie die zu liefernden Ergebnisse klar und erstellen Sie eine einfache, praktische Shotlist, um Unklarheiten zu beseitigen. Geben Sie die Anzahl der endgültigen Bilder, die bevorzugten Formate (Web, Druck, Social Crops) und die Ausrichtung (Hoch- oder Querformat) an. Präsentieren Sie dann eine übersichtliche Shotlist-Struktur, die die Teams bei Bedarf erweitern können. Ein tabellarischer Ansatz hilft dabei, Details zu organisieren und am Drehtag leicht nachzuschlagen.

In der Praxis können Sie eine kurze Beispielstruktur präsentieren und Raum für Erweiterungen bieten, wenn das Projekt wächst. Wenn Sie viele Aufnahmen jonglieren, ermöglicht eine gut gepflegte Shotlist in einem Tool wie Airtable oder Google Sheets schnelle Aktualisierungen und sorgt dafür, dass alle die gleiche Terminologie verwenden.

Wenn Sie weitere Aufnahmen haben, erweitern Sie die Tabelle oder fügen Sie Spalten in Ihrem Projektblatt hinzu. Eine übersichtliche, skalierbare Tabelle hilft dem Fotografen dabei, zu erkennen, welche Bilder unverzichtbar und welche nur wünschenswert sind, wodurch kurzfristige Änderungen am Set reduziert werden.

Zeitplan und Fristen

Beschreiben Sie, was im Abschnitt „Zeitplan“ enthalten sein soll, von den idealen Drehtagen bis hin zu Meilensteinen und Genehmigungen.

Listen Sie die wichtigsten Termine und Puffer auf, um Engpässe zu vermeiden. Geben Sie den/die idealen Drehtag(e), Ausweichtermine, Anrufzeiten und Meilensteine wie Vorproduktion, Dreharbeiten, erste Proofs und endgültige Lieferung an. Realistische Bearbeitungszeiten sind wichtig, insbesondere bei Retuschen, Farbanpassungen oder wenn mehrere Beteiligte involviert sind. Ein gut geplanter Zeitplan minimiert übereilte Entscheidungen und sorgt dafür, dass alle Beteiligten über die Fristen für Feedback informiert sind.

Um die Planung konkret zu gestalten, erstellen Sie einen einfachen Kalenderentwurf und notieren Sie alle Abhängigkeiten, wie die Verfügbarkeit von Models oder Studio-Buchungen. Dies hilft dem Fotografen dabei, Zeitblöcke zuzuweisen, den Bedarf an Ausrüstung zu planen und sich effizient mit anderen Teammitgliedern abzustimmen.

Budget und Einschränkungen

Zeigen Sie, wie Sie das Budget klar darlegen, einschließlich Gesamtbudget, Tagessatz oder Projektgebühr und spezifischen Einzelposten.

Schlüsseln Sie die Kosten auf, damit sowohl der Kunde als auch der Fotograf sehen können, wohin die Gelder fließen. Typische Posten sind Studiomiete, Ausrüstungsverleih, Genehmigungen, Reisekosten, Models oder Darsteller, Stylisten, Friseure und Maskenbildner sowie Nachbearbeitung. Geben Sie alle festen Vorgaben an, wie z. B. „muss innerhalb von X Dollar bleiben“, um Vorschläge zu steuern und späteres Hin und Her zu vermeiden. Eine klare Budgetplanung reduziert Überraschungen und hilft Fotografen, innerhalb des vorgegebenen Rahmens realisierbare Optionen vorzuschlagen.

Der Übersichtlichkeit halber listen Sie bitte die wichtigsten finanziellen Komponenten auf und geben Sie eine kurze Erklärung dazu, wie Genehmigungen erfolgen, wenn eine Position angepasst werden muss. Diese Struktur unterstützt transparente Verhandlungen und einen reibungsloseren Projektstart.

• Budget
• Tagespreis oder Projektgebühr
• Studiovermietung
• Geräteverleih
• Genehmigungen
• Reisen
• Models/Talente
• Stylist
• Verpflegung/Ausgaben

Logistik, Standorte und Genehmigungen

Erläutern Sie, was hierher gehört: Standorte, Zugang, Regeln, Wetterbedingungen und Genehmigungen.

Bestätigte oder vorläufige Veranstaltungsorte, Anfahrtsbeschreibungen und etwaige Veranstaltungsortregeln oder -beschränkungen. Fügen Sie Notfallpläne für das Wetter bei Außenaufnahmen hinzu und vermerken Sie, ob Genehmigungen oder Erlaubnisse erforderlich sind. Durch die Bereitstellung spezieller Felder für Standortkontakte, Ankunftsanweisungen, Parkmöglichkeiten und Notfallpläne bleibt das Team auch bei Planänderungen gut organisiert. Dieser Abschnitt sollte sich mit Sicherheit und Compliance befassen, damit alle am Set die Grundregeln kennen und wissen, wo sie Genehmigungen oder Zulassungen einholen können.

Achten Sie darauf, praktische Details wie Namen und Telefonnummern von Ansprechpartnern, Zugangscodes für das Gelände, Ladezonen und etwaige Sperrbereiche zu erfassen. Eine klare Logistik reduziert Verzögerungen am Set und sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Dreharbeiten, egal ob bei Regen oder Sonnenschein.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Leiten Sie den Leser dazu an, alle Beteiligten und deren Besitz aufzulisten, damit die Entscheidungsfindung am Tag selbst reibungslos verläuft.

Identifizieren Sie alle Rollen und weisen Sie Verantwortlichkeiten zu, damit der Fotograf weiß, an wen er sich für Genehmigungen wenden muss und wofür jede Person verantwortlich ist. Typische Rollen sind Kundenbetreuer, Projektmanager oder Produzent, Fotograf, Stylist, Friseur und Visagist, Models oder Talente, Assistenten und interne Stakeholder. Durch die Angabe von Kontaktdaten und Entscheidungsbefugnissen werden schnelle Genehmigungen am selben Tag gewährleistet und langwierige Abstimmungen während des Drehs vermieden. Diese Klarheit hilft Ihnen dabei, eine professionelle und effiziente Sitzung von Anfang bis Ende durchzuführen.

& Hier sind die gängigen Rollen und ihre Aufgaben: Der Kundenkontakt genehmigt Termine und endgültige Bilder; der Projektmanager/Produzent koordiniert Zeitplan, Budgets und Logistik; der Fotograf leitet die kreative Umsetzung und Aufnahme; der Stylist kümmert sich um Outfits und Requisiten; der Haar- und Make-up-Stylist um das Styling am Set; die Models/Talente um die Performance vor der Kamera; die Assistenten um die Ausrüstung und die Unterstützung am Set; interne Stakeholder liefern Input zu Marke oder Produkt und geben ihre Zustimmung. Klare Rollen mit Kontaktdaten verhindern Verwirrung und beschleunigen Entscheidungen am Set.

Wie man eine Vorlage für einen Fotografie-Brief Schritt für Schritt ausfüllt

Verwandeln Sie die Komponenten in eine übersichtliche, schnelle Checkliste für den Arbeitsablauf, die Sie befolgen können. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung verwandelt eine Vorlage für ein Fotografie-Briefing in eine logische Abfolge, sodass Kunden, die nicht daran gewöhnt sind, Briefings zu schreiben, diese schnell ausfüllen können, ohne sich überfordert zu fühlen.

Schritt 1: Klären Sie den Hintergrund Ihres Projekts

Beginnen Sie mit den Grundlagen, indem Sie die Kundendaten, den Projektnamen, die Art des Shootings und einen kurzen Absatz mit einer einfachen Erklärung des Kontexts eingeben.

Frage und Antwort: Wer sind wir? Was ist das für ein Projekt? Warum brauchen wir jetzt Fotos? Dieser Schritt legt den Grundstein für den Rest des kurzen Fotos und hilft allen, auf dem Laufenden zu bleiben, während der Plan wächst.

Um es einfach zu halten, sollten Sie die Verwendung einer gemeinsamen Vorlage in Google Docs, Notion oder Milanote in Betracht ziehen, damit das Team auf einen Blick dieselben Felder sehen und im Laufe des Projekts schnell Änderungen vornehmen kann.

Schritt 2: Ziele, Vorgaben und Zielgruppe definieren

Bevor Sie über Stil oder Logistik nachdenken, schreiben Sie auf, wie Erfolg aussieht und für wen die Bilder bestimmt sind.

Klären Sie interne Ziele (wie die Zustimmung der Stakeholder oder die Markenausrichtung) und externe Ziele (wie Engagement oder Umsatz) und fügen Sie wichtige Zielgruppenbeschreibungen in Stichpunkten hinzu, um den Ton, die Verteilung und das Format zu steuern.

• Zielgruppe: 25- bis 40-Jährige mit Interesse an Technik und urbanem Lebensstil
• Primäre Plattformen: Website, Instagram, LinkedIn
• Wichtige Momente: erster Eindruck, Produktvorstellung oder Schritt-für-Schritt-Anwendung
• Markenton: freundlich, vertrauenswürdig und klar

Indem Sie diese Ziele konkretisieren und Details zum Publikum auflisten, reduzieren Sie den Hin- und Her-Austausch und geben dem Fotografen klare Vorgaben für Entscheidungen am Set und in der Postproduktion.

Schritt 3: Kreative Ausrichtung und Referenzen skizzieren

Leiten Sie den Leser dazu an, visuelle Referenzen (Links oder Bilder) und kurze Notizen zu Stimmung, Stil und Markenanforderungen zu sammeln und diese dann im Abschnitt „Kreative Ausrichtung“ zu platzieren.

Halten Sie die Auswahl klein und sorgfältig zusammengestellt – etwa 4 bis 6 Referenzen –, die den gewünschten Look am besten repräsentieren. Fügen Sie zu jeder Referenz eine kurze Anmerkung hinzu, was Ihnen daran gefällt: Farbpalette, Beleuchtung, Komposition oder Atmosphäre. Speichern Sie diese in einem einzigen Board oder Ordner, beispielsweise mit einem Tool wie Pinterest, Canva Boards oder Milanote, damit das Team sie schnell überprüfen kann.

Wenn diese Referenzen an einem Ort gesammelt sind, kann der Fotograf die Stimmung besser verstehen und muss während der Aufnahmen oder nach der Lieferung nicht raten.

Schritt 4: Erstellen Sie Ihre Shotlist und Lieferumfang

Übertragen Sie Ziele in eine strukturierte Shotlist. Beginnen Sie mit den wichtigsten Ergebnissen und fügen Sie dann ergänzende Aufnahmen hinzu.

Verwenden Sie klare, aussagekräftige Namen für die Aufnahmen und fügen Sie Hinweise zur Verwendung hinzu, damit der Fotograf am Set Prioritäten setzen kann. Beispielsweise können Sie Aufnahmen mit „Website-Hero“, „Instagram Story 9:16“ oder „Produktdetail-Nahaufnahme“ kennzeichnen und die gewünschte Bildausschnittwahl oder das Seitenverhältnis vermerken. Eine gute Regel ist, mit 5 unverzichtbaren Hero-Bildern zu beginnen und dann 10 bis 15 ergänzende Aufnahmen hinzuzufügen, um verschiedene Blickwinkel und Kontexte abzudecken.

• Hero-Bild: Produkt oder Person in einer starken, klaren Komposition
• Unverzichtbare Momente: wichtige Interaktionen oder Ausdrücke
• Unterstützende Aufnahmen: Szenen, die den Kontext oder die Verwendung zeigen
• Verwendungshinweise: Wo wird jedes Foto verwendet (Web, soziale Medien, Print)?

Die eindeutige Kennzeichnung von Aufnahmen trägt dazu bei, dass der Plan am Set effizient bleibt und die Ergebnisse mit den Zeitplänen für die Postproduktion übereinstimmen.

Schritt 5: Budget, Zeitplan und Logistik bestätigen

Legen Sie Ihr Gesamtbudget, wichtige Termine und Produktionsdetails erst dann endgültig fest, wenn Sie mit den Zielen und der Shotlist zufrieden sind.

Sie sollten die Felder für Aufnahmedatum/-daten, Lieferfristen, Orte, Reiseanforderungen und etwaige Hinweise zu Genehmigungen oder Zugangsbeschränkungen ausfüllen, damit der Fotograf realistisch planen kann.

• Aufnahmedatum/-daten und Lieferfristen
• Standorte und Reisevoraussetzungen
• Genehmigungen oder Zugangshinweise
• Zeitplan, Fristen und Zahlungsmodalitäten

Sobald diese festgelegt sind, verwenden Sie einen gemeinsamen Kalender oder eine Checkliste in Google Sheets, Trello oder Notion, um Genehmigungen und Änderungen zu verfolgen. Planen Sie nach der Übermittlung der endgültigen Details ein Zeitfenster von 2–3 Tagen für die Überprüfung ein.

Schritt 6: Rollen zuweisen und die Aufgabenstellung weitergeben

Fügen Sie zum Schluss die Rollen und Kontaktdaten aller Beteiligten hinzu oder bestätigen Sie diese und leiten Sie den fertigen Auftrag dann zur Überprüfung und Freigabe an den Fotografen und die internen Stakeholder weiter.

Weisen Sie Rollen wie Kundenentscheider, Kreativdirektor, Fotograf, Stylist und Requisiteur zu und erfassen Sie deren E-Mail-Adressen oder Slack-Handles. Dies ist der richtige Zeitpunkt, um Fragen oder Anpassungen zu erfassen, bevor der Plan endgültig festgelegt wird. Fügen Sie daher einen Abschnitt für kurze Fragen in die gemeinsame Zusammenfassung ein und legen Sie ein Zeitfenster von 2–3 Tagen für die Überprüfung fest.

Verwenden Sie eine kollaborative Plattform wie Google Docs, Notion oder Trello, um Feedback an einem Ort zu sammeln und Aktualisierungen zu verfolgen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Beteiligten den endgültigen Plan schnell und mit allen Details an einem Ort genehmigen können.

Anpassen Ihrer Vorlage für Fotografie-Briefings an verschiedene Fotoshootings

Eine zentrale Vorlage für Fotografie-Briefings kann als Leitfaden für jedes Shooting dienen, indem sie denselben Hintergrund, dieselben Ziele und dieselbe Zielgruppenstruktur beibehält, während die spezifischen Details des Shootings ausgetauscht werden. Durch die Wiederverwendung von Standardabschnitten wie Zielen, Zielgruppen und Ergebnissen vermeiden Sie es, jedes Mal einen neuen Brief von Grund auf neu zu erstellen. Im Jahr 2025 verwenden viele Freiberufler ein modulares Briefing, das sich auf Veranstaltungen, Produkte, Porträts und Kampagnen anwenden lässt, ohne dabei die Konsistenz in Bezug auf Branding oder Tonfall zu verlieren. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie die Kernvorlage für vier gängige Aufnahmetypen anpassen können und was gleich bleibt und was Sie hinzufügen oder anpassen müssen.

Veranstaltungs- und Live-Berichterstattung

Passen Sie die Vorlage für Veranstaltungen an, indem Sie den Zeitpunkt, die Momente und die Personen im Mittelpunkt priorisieren.

Bei Veranstaltungen ist der Zeitplan genauso wichtig wie die Beleuchtung. Fügen Sie Felder für den Veranstaltungsplan, den Ablaufplan und die Bühnenzeiten hinzu und stimmen Sie die Drehfenster auf die einzelnen Tagesabschnitte ab. Listen Sie wichtige Momente auf, die Sie festhalten möchten – Eröffnungsreden, Produktvorführungen, Reaktionen des Publikums und Auftritte von VIPs – und weisen Sie ihnen eine Priorität zu, damit das Team weiß, worauf es sich konzentrieren muss, wenn die Zeit knapp wird. Dokumentieren Sie Standortbeschränkungen wie Blitzlichtverbotszonen und Sperrbereiche und benennen Sie einen einzigen Ansprechpartner vor Ort, der sich um Ersatz oder Änderungen kümmert. Dadurch bleibt der Auftrag praxisnah, während Sie sich an unterschiedliche Ereignisse anpassen können.

Auch mit diesen Ergänzungen bleiben der grundlegende Hintergrund, die Ziele und die Zielgruppenstruktur unverändert. Beschreiben Sie das Publikum als Veranstaltungsteilnehmer und Fernzuschauer und verwenden Sie dieselbe Markenstimme für Bildunterschriften und Notizen. Planen Sie beispielsweise Lieferungen wie 120 hochauflösende JPEGs, 5 Social-Media-Ausschnitte und 2 kurze Videoclips, die alle für die primären Kanäle dimensioniert sind, mit einem Lieferfenster von 24 bis 48 Stunden nach der Veranstaltung.

Produkt- und E-Commerce-Fotoshootings

Passen Sie das Briefing für die Produktfotografie an, indem Sie detaillierte Ergebnisse und eine genaue Shotlist hinzufügen.

Fügen Sie Felder für die Anzahl der SKUs, die erforderlichen Blickwinkel (Vorderseite, Rückseite, Seite, Verpackung und Lifestyle), die Angabe, ob Gruppen- oder Einzelaufnahmen gemacht werden sollen, sowie Maßstabsreferenzen wie ein Lineal oder gängige Gegenstände hinzu. Geben Sie an, ob Lifestyle-Bilder benötigt werden oder ob einfache Packshots bevorzugt werden, und fügen Sie Marken- und Layoutanforderungen für Marktplätze oder Webshops hinzu. Geben Sie beispielsweise Hero-Shots mit weißem Hintergrund, Bilder von Produkten in Gebrauch und Bildformate an, die für Shopify oder Amazon geeignet sind, zusammen mit dem Farbraum (sRGB) und einer Mindestauflösung von 2048 x 2048 Pixeln für quadratische Produktfotos.

Skizzieren Sie auch die Shotlist und die zu liefernden Ergebnisse klar und deutlich. Ein typischer SKU-Satz erfordert möglicherweise mehrere Blickwinkel pro Artikel sowie Nahaufnahmen von Texturen und Etiketten, wobei Variationen für verschiedene SKUs zu vermerken sind. Fügen Sie auch Hinweise zur Benennung der Bilder, zu den Dateiformaten und zu etwaigen Erwartungen hinsichtlich der Nachbearbeitung (Retuschierstil, Farbkorrektur und Hintergrundkonsistenz) hinzu, damit die endgültige Galerie mit den Ladenfronten und Werbekampagnen übereinstimmt.

Porträt-, Lifestyle- und Markenshootings

Porträt-, Lifestyle- und Markenshootings konzentrieren sich auf Menschen, Orte und Stimmungen, um eine Markengeschichte zu erzählen.

Beginnen Sie mit den Details zum Casting: Wer soll auf den Fotos zu sehen sein, wie viele Models, Altersspanne und Diversitätsziele sowie Hinweise zur Rekrutierung oder zu Casting-Aufrufen. Fügen Sie Garderobenhinweise hinzu, die mit der Markenpalette und den Logoregeln übereinstimmen, und wählen Sie Orte aus, die die Markengeschichte unterstützen und das Produkt gegebenenfalls im Kontext zeigen. Definieren Sie den emotionalen Ton – offen, ambitioniert oder dokumentarisch – und lassen Sie diese Stimmung in die Shotlist und die Regie einfließen, damit die Bilder mit der Kampagne harmonieren.

Obwohl die Basis-Felder gleich bleiben, werden die kreative Ausrichtung und die Shotlist narrativer. Verwenden Sie Moodboards, Notizen zur Locationsuche und Storytelling-Bögen als Leitfaden für die Sitzungen und skizzieren Sie Ergebnisse, die den Anforderungen der Kampagne entsprechen, z. B. eine Mischung aus redaktionellen Porträts und Lifestyle-Szenen, wobei retuschierte Optionen für die Verwendung in sozialen Medien, auf Websites und in der Presse beibehalten werden. Klären Sie abschließend die Nutzungsrechte, Zeitpläne und alle Postproduktionsstandards, um die Konsistenz über alle Kanäle und zukünftige Kampagnen hinweg sicherzustellen.

Häufige Fehler, die in einem Fotografie-Briefing vermieden werden sollten

Ein klarer Auftrag hilft Fotografen dabei, genaue Angebote zu erstellen und überzeugende Arbeit zu liefern. Im Jahr 2025 verlassen sich Teams auf präzise Formulierungen in einer Vorlage für Fotografie-Briefings, um Ziele, Stil und Rechte von Anfang an aufeinander abzustimmen. Dieser Abschnitt zeigt häufige Fallstricke auf und erklärt, wie man sie behebt, damit Angebote fair sind und die kreative Arbeit ins Schwarze trifft.

Um vage oder unvollständige Informationen zu vermeiden

Aufträge, die nur „fotografieren Sie die Veranstaltung“ oder „machen Sie ein paar Produktfotos“ lauten, lassen Fotografen im Unklaren über den Zeitpunkt, die Blickwinkel und die Rechte. Wenn Details fehlen, können die Kosten nachträglich stark ansteigen, da der Fotograf hinsichtlich der Aufnahmelisten, Formate und Verwendung nur Vermutungen anstellen kann. Ein gut geschriebener Briefing-Text reduziert Verwirrung und beschleunigt Genehmigungen, was im Jahr 2025 unerlässlich ist, da Projekte Live-Events, Produkteinführungen und Multi-Channel-Kampagnen kombinieren.

Wenn Sie Ziele, Zielgruppe, Verwendung und Fristen festlegen, geben Sie dem Fotografen einen klaren Fahrplan an die Hand. Für Veranstaltungen listen Sie den Namen, das Datum, den Veranstaltungsort, die erwartete Besucherzahl und die Momente auf, die Sie festhalten möchten – Keynotes, spontane Interaktionen und Details zum Veranstaltungsort. Geben Sie für Produkte die SKUs, Varianten, erforderlichen Blickwinkel, Hintergründe und an, ob Lifestyle-Aufnahmen erforderlich sind. Sagen Sie beispielsweise statt „Fotografieren Sie die Veranstaltung“ Folgendes: „Fotografieren Sie die jährliche Wohltätigkeitsgala am 5. Dezember im Grand Hall und halten Sie dabei wichtige Momente, Reaktionen der Gäste und die Dekoration fest. Liefern Sie 20 hochauflösende JPEG-Dateien für soziale Medien und Pressemappen.“ Anstatt „einige Produktfotos machen“ zu sagen, sagen Sie: „Erstellen Sie 12 Produktbilder der neuen Keramiktasse: 6 auf weißem Hintergrund, 3 Lifestyle-Aufnahmen, 3 auf einer Holzoberfläche; liefern Sie diese im JPEG/RAW-Format mit 300 dpi für Amazon und die Homepage.“

Um unklare Stil- und Stimmungsrichtungen zu vermeiden

Es reicht nicht aus, zu sagen: „Mach es cool.“ Ohne klarere Vorgaben liefern Fotografen möglicherweise Bilder, die nicht zu Ihrer Marke oder der Stimmung Ihrer Kampagne passen. Im Jahr 2025 profitieren Teams davon, Referenzen mit prägnanten Notizen zu kombinieren, um Beleuchtung, Komposition, Farbe und Posen zu steuern, und strenge Markenrichtlinien im Voraus zu kennzeichnen. Diese Klarheit hilft, Enttäuschungen zu vermeiden, wenn die endgültigen Bilder eintreffen.

Verwenden Sie 2–4 Referenzbilder, die die gewünschte Atmosphäre veranschaulichen, und fügen Sie kurze Notizen hinzu, was Ihnen an jedem einzelnen gefällt. Geben Sie Ihre Präferenzen hinsichtlich Beleuchtung (weich vs. dramatisch), Farbtemperatur (kühles Blau vs. warmes Neutral), Bildkomposition (Kopf-und-Schultern vs. weitwinkelig) und Posen (natürlich, redaktionell, Produkt in Gebrauch) an. Beziehen Sie alle verbindlichen Markenrichtlinien mit ein, wie z. B. die Platzierung des Logos, die Farbpalette oder Einschränkungen hinsichtlich der Typografie. Ein einseitiges Moodboard, das dem Brief beigefügt ist, leistet im Jahr 2025 gute Dienste und sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand bleiben, während sich die Konzepte weiterentwickeln.

Um Scope Creep und Budgetüberraschungen zu reduzieren

Unklarheiten hinsichtlich der zu liefernden Leistungen, Überarbeitungsrunden und Nutzungsrechte führen häufig zu späteren Streitigkeiten. Wenn Sie nicht genau angeben, was im Preis inbegriffen ist und was zusätzlich kostet, kann es sein, dass Fotografen im Laufe des Projekts höhere Preise verlangen. Klare Grenzen beim Umfang sparen Zeit und halten Budgets im Rahmen, was besonders für Freiberufler und kleine Teams wichtig ist, die sich 2025 in einem engen Rahmen bewegen müssen.

Geben Sie die Anzahl der endgültigen Bilder, Dateiformate und Erwartungen hinsichtlich der Retusche genau an. Legen Sie auch die Anzahl der Überarbeitungsrunden fest und geben Sie an, wie viele davon im Preis inbegriffen sind und wie viele als kostenpflichtige Zusatzleistungen angeboten werden. Klären Sie die Nutzungsrechte – wo, wie lange und in welchen Kanälen –, damit der Fotograf ein faires Angebot unterbreiten kann und alle Beteiligten sich von Anfang an über den Umfang einig sind. Beispiel: „Dieses Projekt umfasst 12 fertig bearbeitete Bilder; zwei Bearbeitungsrunden sind inbegriffen; Rechte für die weltweite Online-Nutzung auf unbegrenzte Zeit gewährt; die Nutzung für Druckzwecke ist auf 12 Monate begrenzt, sofern nicht anders vereinbart.“ Geben Sie die bevorzugten Lieferformate (JPEG und TIFF) an und legen Sie fest, ob der Kunde RAW-Dateien benötigt oder nur JPEGs zur Überprüfung. Diese klare Vereinbarung hilft beiden Seiten, schneller voranzukommen und späte Überraschungen zu vermeiden.

Wie Bonsai bei der Verwaltung von Vorlagen für Fotografie-Briefings hilft

Bonsai ist die Drehscheibe, an der Kunden, Agenturen und Fotografen Vorlagen für Fotografie-Briefings erstellen, wiederverwenden und verwalten können, als Teil eines umfassenderen Kunden- und Projekt-Workflows. Die Plattform ordnet die Abschnitte des traditionellen Briefings den Dokumenten, Projekten und Kollaborationsfunktionen von Bonsai zu, sodass das Entwerfen schneller und das Teilen einfacher wird und alle Beteiligten vom Konzept bis zur Lieferung auf dem gleichen Stand bleiben. Ab 2025 unterstützt Bonsai eine zentralisierte Vorlagenbibliothek, die dafür sorgt, dass Ihre Briefings über mehrere Shootings hinweg konsistent bleiben. Diese Struktur hilft Teams dabei, ihre Fotoarbeiten zu skalieren, ohne jedes Mal von Grund auf neu schreiben zu müssen.

Vorlagen für wiederverwendbare Fotografie-Briefings erstellen

In Bonsai können Sie einmalig einen Fotografie-Brief erstellen und ihn als wiederverwendbare Vorlage speichern, die Hintergrund, Ziele, kreative Ausrichtung, Ergebnisse, Budget und Logistik umfasst.

Wenn Sie die Vorlage speichern, wird sie in Ihrer Vorlagenbibliothek abgelegt, wo Sie sie mit einem einzigen Klick für jedes neue Projekt oder jeden neuen Kunden duplizieren können. Ersetzen Sie Kundennamen, Daten, Orte und Umfang, wobei die Kernstruktur und Sprache beibehalten werden. Dieser Ansatz vermeidet das vollständige Neuschreiben und stellt sicher, dass jeder Projektbrief mit dem gleichen zuverlässigen Rahmen beginnt.

Erweitern Sie die Vorlage um Platzhalter für Zeitrahmen und Kontakte sowie um eine Reihe von Standardklauseln für Nutzungsrechte und Überarbeitungen. Bonsai speichert einen Versionsverlauf, sodass Sie die Vorlage im Laufe der Zeit aktualisieren und Änderungen rückgängig machen können, wenn ein Kunde einen anderen Ansatz wünscht. So wird die Qualität über alle Shootings hinweg sichergestellt.

Fotografie-Briefings projektübergreifend verfolgen und verwalten

Bonsai hilft Ihnen dabei, Briefings zu verfolgen und zu verwalten, indem es diese an einem Ort speichert und mit Kunden und Projekten verknüpft.

Sie können Briefings an Kundenakten und Projektzeitpläne anhängen, und Mitarbeiter können direkt im Dokument Kommentare abgeben, Änderungen vorschlagen und diese genehmigen. Dadurch wird der E-Mail-Verkehr reduziert und alle Beteiligten bleiben auf dem gleichen Stand, da die Aktivitäten im Aktivitätsfeed des Projekts sichtbar sind.

Während sich Briefings weiterentwickeln, bleiben Änderungen im Versionsverlauf erhalten und werden neben Verträgen, Angeboten und Aufgaben gespeichert. Dieser integrierte Arbeitsbereich sorgt dafür, dass die neueste Version für das gesamte Team sichtbar bleibt und minimiert den Informationsverlust in Posteingängen.

Um Genehmigungen, Erinnerungen und nachgelagerte Arbeiten zu automatisieren

Bonsai automatisiert den Lebenszyklus von Fotografie-Briefings, sodass Sie weniger Zeit für Verwaltungsaufgaben aufwenden müssen und mehr Zeit für Planung, Regie und Produktion haben.

Hier sind die wichtigsten Vorteile, die Sie durch Automatisierung erzielen können:

• Versenden von Entwürfen zur digitalen Überprüfung und Freigabe vor der Bestätigung eines Shootings
• Auslösen von Erinnerungen, wenn ein Briefing bis zu einem bestimmten Datum nicht genehmigt wurde
• Eine genehmigte Kurzbeschreibung direkt mit Projektzeitplänen und Aufgabenlisten verknüpfen
• Automatische Erstellung von Verträgen, Kostenvoranschlägen und Rechnungen anhand kurzer Angaben (Termine, Budget, Umfang)

Zusammen reduzieren diese Automatisierungen den manuellen Verwaltungsaufwand und sorgen dafür, dass jedes Fotografieprojekt mit dem ursprünglich vereinbarten Auftrag übereinstimmt.