Vorlage für Grafikdesign-Briefing

Was ist eine Vorlage für einen Grafikdesign-Brief und wozu dient sie?

Eine Design-Brief-Vorlage ist ein wiederverwendbares, standardisiertes Dokument, das Kunden, Designern und Teams dabei hilft, alle wichtigen Projektdetails vor Beginn der Arbeit festzuhalten. Es hält Ziele, Einschränkungen, Zielgruppe, Ergebnisse und Zeitpläne an einem Ort fest, sodass alle das gleiche Verständnis von Erfolg haben. Im Jahr 2025 verwenden viele Teams eine digitale Design-Briefing-Vorlage, die einmal ausgefüllt und für mehrere Projekte wiederverwendet werden kann und bei Planänderungen aktualisiert wird. Dadurch bleiben die Kickoff-Gespräche fokussiert und kommen voran.

Definition und Zweck

Eine Design-Brief-Vorlage ist ein standardisiertes Dokument, das verwendet wird, um ein Designprojekt zu beschreiben, bevor mit der kreativen Arbeit begonnen wird. Es fungiert als wiederverwendbares Framework, das Teams ausfüllen, um die Ziele, die Zielgruppe, den Umfang und die Einschränkungen des Projekts an einem Ort festzuhalten. Im Grafikdesign kann dies Branding, Webdesign, Print- oder digitale Kampagnen umfassen, mit Abschnitten für Ziele, Zielgruppe, Ton und Stil sowie erforderliche Ergebnisse. Durch die frühzeitige Festlegung der wesentlichen Punkte hilft das Briefing dem Kunden, dem Designer und dem Projektmanager dabei, sich über die Erfolgskriterien und die Ergebnisse des Projekts einig zu sein. Im Jahr 2025 verknüpfen viele Teams die Aufgabenbeschreibung auch mit Zeitplänen, Budgets und Genehmigungsprozessen in digitalen Toolkits wie Notion, Airtable oder Google Docs, damit jeder die Einträge aktualisieren kann, wenn sich die Pläne weiterentwickeln.

Die Verwendung einer Design-Brief-Vorlage reduziert Verwirrung und verhindert Scope Creep, da sie Entscheidungen explizit macht. Wenn ein Stakeholder Änderungen wünscht, kann das Team anhand des Briefings überprüfen, ob eine Anfrage den vereinbarten Zielen und Vorgaben entspricht. Die Vorlage verdeutlicht auch die zu erbringenden Leistungen und Zeitpläne, wodurch falsch ausgerichtete Erwartungen und Überraschungen in letzter Minute vermieden werden können. Da die Vorlage wiederverwendbar ist, kann sie für verschiedene Projekte angepasst werden – Branding-Sprints, Website-Neugestaltungen oder Printkampagnen – und behält dabei eine einheitliche Struktur bei, die neue Teammitglieder schnell nachvollziehen können. Für Freiberufler und Studios beschleunigt diese Konsistenz Kickoff-Meetings und schafft eine solide Portfolio-Dokumentation des Projektumfangs und der Ergebnisse, was bei zukünftigen Angeboten und der Kundenbindung hilfreich ist.

Wer sollte diese Vorlage für einen Grafikdesign-Brief verwenden?

Die Hauptnutzer sind freiberufliche Grafikdesigner, Designstudios, interne Marketing- oder Produktteams und manchmal auch Kunden oder Kundenbetreuer, die Projekte initiieren. Jede Gruppe stützt sich auf dieselbe Struktur, um Gespräche zu beginnen, Erwartungen festzulegen und Fortschritte zu verfolgen. Im Jahr 2025 umfassen die meisten Design-Briefing-Vorlagen etwa 12 bis 15 Felder, wodurch sie umfassend genug sind, um wichtige Bereiche abzudecken, ohne zu überladen zu sein. Studenten und angehende Designer verwenden dieselbe Vorlage auch zur Planung von Portfolio-Projekten, wodurch sie lernen, ihre Arbeiten professionell zu präsentieren.

Freiberufler profitieren von einem schnellen, wiederholbaren Kickoff, der Zeit spart und den Hin- und Her-Verkehr mit Kunden reduziert. Studios verwenden Briefings, um die Arbeit auf mehrere Kundenkonten zu skalieren und die Markenstandards konsistent zu halten. Interne Teams stützen sich auf Briefings, um Marketing-, Produkt- und Kreativfunktionen aufeinander abzustimmen und sicherzustellen, dass Kampagnen zielgerichtet bleiben und das Budget nicht überschreiten. Kunden oder Kundenbetreuer, die Arbeiten initiieren, können die Vorlage verwenden, um Eingaben an einem Ort zu organisieren, wodurch die Genehmigung von Konzepten und die Verfolgung von Änderungen vereinfacht werden. Insgesamt fungiert die Vorlage als gemeinsamer Vertrag, der eine klare Kommunikation vom ersten Tag an unterstützt.

Wie sich eine Design-Brief-Vorlage von einem Projektvorschlag unterscheidet

Ein Briefing definiert, was erstellt werden muss und warum, während ein Angebot erklärt, wie Sie dies umsetzen werden, in welchem Zeitrahmen und zu welchem Preis. In der Praxis konzentriert sich die Aufgabenstellung auf Ziele, Zielgruppe, einzelne Punkte, die nicht in den Aufgabenbereich fallen, und Erfolgskennzahlen, während der Vorschlag den Ansatz, die Schritte, die Ressourcen und die Kosten umreißt, die zur Erreichung dieser Ziele erforderlich sind. Beispielsweise könnte das Briefing das Ziel enthalten, das Erscheinungsbild einer Marke für eine bessere Lesbarkeit auf Mobilgeräten zu aktualisieren, mit Ergebnissen wie einer Logo-Suite und Richtlinien. Der Vorschlag würde dann den Entwurfsprozess, die Meilensteine und das geschätzte Budget für die Erledigung dieser Aufgaben darlegen.

Beide Dokumente können zusammen verwendet werden, wobei der Entwurf als Grundlage für den Vorschlag dient und der Vorschlag als Leitfaden für die Umsetzung. Viele Teams fügen die Kurzbeschreibung dem Vorschlag in einem gemeinsamen Arbeitsbereich oder als Anhang in einem Dokument bei, damit die Beteiligten vor der Prüfung des „Wie” und „Wann” sehen können, um was es geht und warum. Im Jahr 2025 erleichtern Tools wie Notion, Google Docs, PandaDoc und Proposify das Verknüpfen dieser Dokumente, das Verfolgen von Änderungen und die Optimierung von Genehmigungsprozessen. Wenn sie effektiv zusammen verwendet werden, bieten eine Design-Brief-Vorlage und ein Projektvorschlag einen klaren Weg vom Start bis zur Abnahme, wodurch Risiken reduziert werden und Teams dabei unterstützt werden, termingerecht und innerhalb des Budgets zu liefern.

Warum eine Design-Brief-Vorlage für kreative Projekte verwenden?

Designteams und Freiberufler sind auf klare Vorgaben angewiesen, da diese vage Ideen in umsetzbare Pläne verwandeln. In den Jahren 2024–2025 zeigen Branchenbenchmarks und reale Projekte, dass ein gut strukturiertes Briefing zu besseren Konzepten, weniger Überarbeitungen, einer reibungsloseren Zusammenarbeit und besser vorhersehbaren Ergebnissen führt. Eine Design-Brief-Vorlage fasst den Projektzweck, die Zielgruppe, die Einschränkungen und die Erfolgskennzahlen in einem lebendigen Dokument zusammen, das vom Start bis zur Lieferung begleitet. Wenn Sie mit einer Vorlage beginnen, werden Entscheidungen anhand gemeinsamer Ziele und nicht anhand persönlicher Vorlieben getroffen, was Zeit spart und Reibungsverluste reduziert.

Kunden und Designer auf Ziele ausrichten

Ein strukturierter Design-Brief fasst den Zweck, die Ziele und die Erfolgskennzahlen des Projekts an einem Ort zusammen. Diese Ausrichtung hilft allen Beteiligten, subjektive Meinungsverschiedenheiten darüber zu vermeiden, ob ein Design „gut“ ist, indem ästhetische Entscheidungen mit klaren Zielen verknüpft werden. Beispielsweise könnten bei einer Logo-Aktualisierung für eine Fintech-Marke Ziele wie die Vermittlung von Vertrauen, die Verbesserung der Lesbarkeit bei kleinen Schriftgrößen und die Ansprache einer professionellen Zielgruppe im Alter von 25 bis 40 Jahren festgelegt werden. Anhand dieser Kennzahlen werden Entscheidungen zu Farbe, Schriftart und Layout anhand objektiver Kriterien wie Lesbarkeit, Markenattribute und Zielgruppengerechtigkeit bewertet.

In der Praxis nutzen Teams das Briefing als lebendiges Entscheidungsprotokoll. Das Dokument kann drei konkrete Erfolgskennzahlen und eine einfache Abnahmeprüfung für jedes Designkonzept enthalten. Tools wie Notion oder Google Docs sorgen dafür, dass die Ziele sichtbar bleiben, während Figma-Freigabelinks es den Beteiligten ermöglichen, Kommentare dazu abzugeben, inwieweit eine Farbwahl oder ein Layout mit den Zielen übereinstimmt. Regelmäßige 15-minütige Standup-Meetings im Zusammenhang mit dem Briefing tragen dazu bei, die Dynamik aufrechtzuerhalten, sodass das Projekt auf die Ergebnisse fokussiert bleibt und nicht in rein visuelle Präferenzen abdriftet.

Komplexe Projekte in klare Teilziele unterteilen

Viele Projekte – Markenidentität, Kampagnen und Websites – haben mehrere Ergebnisse. Die kurze Vorlage sorgt für Klarheit darüber, was enthalten ist, sodass beide Seiten den Umfang verstehen und spätere Abweichungen vom vereinbarten Umfang vermeiden können. Für ein Markenidentitätsprojekt kann der Auftrag Logo-Varianten (primär, sekundär, Lock-up), ein Farbsystem mit genauen Hex-Codes, Typografie-Auswahlmöglichkeiten und ein grundlegendes Richtlinienpaket vorgeben. Für eine Social-Media-Kampagne könnte sie 12 Asset-Größen, Regeln für Motion Graphics und 3 Animationsvarianten auflisten. Durch die vorherige Festlegung der zu erbringenden Leistungen wissen alle, was dazugehört und was nicht.

Über die Auflistung von Punkten hinaus ordnet der Brief jedes Ergebnis Meilensteinen und Freigaben zu. Dadurch entsteht ein natürlicher Arbeitsablauf: Konzeptentwicklung, erste Entwürfe, Überarbeitung und endgültige Ergebnisse, die in einem Ordnerpaket geliefert werden. Die Verwendung von Vorlagen in Tools wie Notion, Airtable oder Trello hilft dabei, die zu erbringenden Leistungen an Termine und Verantwortliche zu binden. Das Ergebnis ist eine transparente Übersicht, die das Hin und Her reduziert und es leicht macht, fehlende Teile vor Beginn der Arbeiten zu erkennen.

Um Scope Creep und Terminüberschreitungen zu vermeiden

Die Dokumentation von Zeitplänen, Meilensteinen, Überarbeitungsrunden und Verantwortlichkeiten reduziert Änderungen in letzter Minute und Eilaufträge. Ein klar definierter Zeitplan sorgt dafür, dass alle Beteiligten über die Fristen für die Einreichung von Konzepten, die Anzahl der zulässigen Überarbeitungsrunden und die Verantwortlichen für die Freigabe in den einzelnen Phasen informiert sind. Beispielsweise könnte ein Branding-Projekt drei Überarbeitungsrunden mit festen Ergebnissen nach jeder Runde und einer endgültigen Freigabe bis zur sechsten Woche vorsehen. Klare Fristen helfen dem Kunden bei der Planung seiner Freigaben, während Designer vermeiden, in letzter Minute unter Zeitdruck zu geraten.

Um die Dynamik aufrechtzuerhalten, verknüpfen Teams den Zeitplan mit einem Projektmanagement-Tool wie Asana, ClickUp oder Trello und richten Kalendererinnerungen für wichtige Meilensteine ein. Der Auftrag wird dann zu einem Vertrag über Erwartungen: Wer ist für welche Aufgabe verantwortlich, wann wird Feedback erwartet und wie wirken sich Änderungen auf den Liefertermin aus? Diese Struktur reduziert Reibungsverluste mit Kunden, senkt das Risiko von Scope Creep und führt zu zuverlässigeren Arbeitslasten und besser vorhersehbaren Lieferterminen über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg.

Verbesserung der Ergebnisse von portfoliotauglichen Projekten

Gut formulierte Briefings führen zu überzeugenderen Endergebnissen und erleichtern das Verfassen aussagekräftiger Fallstudien. Ein guter Briefingtext beschreibt klar das Problem, die Einschränkungen (Zeit, Budget, Markenrichtlinien) und die Lösung, wodurch die Prüfer einen schnellen, zusammenhängenden Überblick erhalten. Für Designer, die Portfolio-Arbeiten erstellen, bedeutet dies, dass das Endergebnis mit einer prägnanten Problemstellung, den Designvorgaben, dem gewählten Ansatz und messbaren Ergebnissen präsentiert werden kann. Die Trends für 2024–2025 zeigen, dass Portfolios, die neben den visuellen Elementen auch die Aufgabenstellung erläutern, bei potenziellen Kunden, Personalvermittlern und Stakeholdern tendenziell mehr Anklang finden.

Wenn Sie den Umfang in einer Kurzbeschreibung festhalten, können Sie eine einheitliche Fallstudienstruktur ableiten: Problem, Einschränkungen, Lösung, Prozess und Ergebnisse. Verwenden Sie Tools wie Figma für die visuelle Gestaltung, Illustrator oder InDesign für das Layout und einen einfachen Text (600–1.000 Wörter) mit 3–5 unterstützenden Bildern. Dieser Ansatz hilft den Gutachtern, den Kontext schnell zu verstehen, und unterstreicht Ihre Fähigkeit, auf der Grundlage einer klar definierten Aufgabenstellung kohärente Arbeit zu leisten. Außerdem lassen sich erfolgreiche Briefings leichter für zukünftige Portfolio-Projekte wiederverwenden, was Zeit spart und die Konsistenz der einzelnen Arbeiten verbessert.

Arten von Design-Briefings, die Ihre Vorlage unterstützen kann

Eine einzige flexible Design-Brief-Vorlage kann mit nur wenigen Anpassungen eine Vielzahl von Designprojekten abdecken. Indem Sie einmalig die Kernelemente skizzieren und die Abschnitte an jedes Projekt anpassen, erhalten Sie eine klare Richtung für Branding, Kampagnen, Produkte und studentische Arbeiten gleichermaßen. Dieser Ansatz spart Zeit, reduziert den Hin- und Her-Verkehr und hilft Ihnen, Ihren Prozess zu skalieren, wenn Ihr Kundenstamm oder Ihr Portfolio im Jahr 2025 wächst.

Grafikdesign-Briefing für Branding und Identität

Grafikdesign-Briefings für Branding und Identität konzentrieren sich auf Logodesign, visuelle Identitätssysteme und Markenauffrischungen. Sie legen in der Regel den Schwerpunkt auf die Markengeschichte, die Positionierung, die Wettbewerber, visuelle Referenzen und Anwendungsszenarien in Printmedien, im Internet, auf Verpackungen und Beschilderungen. Dies ist der klassische Anwendungsfall für ein gut strukturiertes Design-Briefing.

In Ihrer Design-Brief-Vorlage sollten Sie klar und deutlich Informationen zu folgenden Bereichen anfordern: Markengeschichte und Positionierungskontext; Zielgruppe und Marktumfeld; eine kurze Übersicht über die Wettbewerber (3–6 Mitbewerber); visuelle Referenzen und Moodboards (8–12 Beispiele); sowie Anwendungsszenarien für Print, Digital, Verpackung und Environmental Branding. Die Vorlage kann auch Abschnitte für endgültige Ergebnisse, Logo-Varianten, Farbpaletten und Typografie-Regeln enthalten. Um Projekte im Zeitplan zu halten, fügen Sie einen einfachen Zeitplan hinzu (2–4 Wochen für Konzepte, 1–2 Wochen für Überarbeitungen) und eine Notiz zum Budgetrahmen (z. B. 3.000–15.000 US-Dollar für ein komplettes Branding-Paket). Tools wie Notion, Google Docs und Figma helfen Teams dabei, diese Informationen schnell zu sammeln und zu verarbeiten.

Marketing- und Kampagnenkonzept

Marketing- und Kampagnen-Design-Briefings dienen als Leitfaden für Kampagnen in sozialen Medien, E-Mails und Werbemitteln. Sie betonen Kampagnenziele, Kernbotschaften, Handlungsaufforderungen, Kanäle und Formate (statische Bilder, kurze Videos oder Motion Graphics). Diese Art von Briefing unterstützt schnelle, iterative kreative Arbeit, die sich auf messbare Ergebnisse konzentriert.

Um die Design-Brief-Vorlage für Kampagnen anzupassen, fügen Sie Abschnitte hinzu, die die Ziele (z. B. Steigerung der Bekanntheit um 25 % oder 1.000 Neuanmeldungen), Details zur Zielgruppe, Kernbotschaften und Tonfall sowie klare Handlungsaufforderungen enthalten. Fügen Sie einen Kanalplan (Facebook, Instagram, LinkedIn, E-Mail, YouTube) und Asset-Formate (statisches Banner, Karussell, 15-Sekunden-Video, 30-Sekunden-Schnitt) hinzu. Eine kurze Liste der erforderlichen Assets mit den erforderlichen Größen, Dateiformaten und Hinweisen zur Barrierefreiheit hilft, Änderungen in letzter Minute zu vermeiden. Erwägen Sie die Einbeziehung von Erfolgskennzahlen wie Klickraten (CTR) und Return-on-Ad-Spend (ROAS)-Zielen. Tools wie Trello oder Asana für Genehmigungen, Canva für schnelle Assets und Figma für gemeinsame Designsysteme funktionieren gut mit dieser Vorlage.

Produkt- und Webdesign-Briefing

Produkt- und Webdesign-Briefings umfassen Website-Design, Produktschnittstellen oder digitale Erlebnisse. Sie heben Benutzerprofile, Benutzerpfade, Funktionsanforderungen und Anforderungen an das responsive Design hervor und orientieren sich dabei an derselben Kernvorlagenstruktur, die auch in anderen Design-Briefings verwendet wird. Diese Konsistenz erleichtert es, den Arbeitsumfang zu bestimmen und die Ergebnisse verschiedener Projekte miteinander zu vergleichen.

Fügen Sie in die Vorlage Benutzerprofile (2–3 detaillierte Profile), Benutzerpfade oder -abläufe (2–4 Pfade) und eine priorisierte Liste der unverzichtbaren Funktionen (5–10 Elemente) ein. Fügen Sie Leistungs- und Barrierefreiheitsziele (WCAG 2.1 AA, 60+ Lighthouse-Leistungswert als Basiswert) und Breakpoints für responsives Design (Mobilgeräte, Tablets, Desktop-PCs; üblicherweise 360–420 px, 768 px und 1024–1440 px) hinzu. Dokumentieren Sie technische Einschränkungen (CMS, Framework, Integrationsanforderungen) und Ergebnisse (Wireframes, Prototypen, Designsystemkomponenten). Tools wie Figma, Notion und Overflow helfen Teams dabei, Spezifikationen aufeinander abzustimmen und für zukünftige Produkte wiederverwendbar zu machen.

Studenten- oder portfolioorientierter Design-Brief

Studenten- oder portfolioorientierte Design-Briefings helfen Designern, die selbst initiierte oder freie Briefings für Portfolio-Projekte erstellen. Sie erklären, wie man die Vorlage anpasst, um einen realistischen Kunden, ein realistisches Problem und realistische Einschränkungen zu erfinden, damit sich die Arbeit wie in realen Szenarien anfühlt. Dieser Ansatz erhöht die Glaubwürdigkeit eines Portfolios und sorgt gleichzeitig dafür, dass der Lernprozess strukturiert bleibt und auf die Arbeit mit Kunden übertragbar ist.

Um dies praktisch umzusetzen, erstellen Sie ein hypothetisches Kundenprofil (Name, Branche und Ziele), eine klare Problemstellung (z. B. „Steigerung der lokalen Bekanntheit um 20 % in 3 Monaten“) und Einschränkungen (Budget, Zeitplan, Verfügbarkeit von Ressourcen). Listen Sie 3–5 Ergebnisse auf, die den Anforderungen entsprechen, und definieren Sie Erfolgskriterien (qualitatives Feedback und quantifizierbare Kennzahlen). Fügen Sie einen einfachen Projektzeitplan (1–2 Wochen für die Recherche, 2–3 Wochen für die Konzepte, 1–2 Wochen für Überarbeitungen) und eine kurze Feedback-Schleife hinzu. Die Vorlage sollte Anhaltspunkte für Realismus enthalten, wie beispielsweise ein gefälschtes Briefing-Deck, Moodboards und ein minimal funktionsfähiges Konzept. Notion, Google Docs und Canva sind großartige Tools, um diese Portfolio-Briefings effizient zu strukturieren und zu präsentieren.

Wichtige Bestandteile einer Design-Briefing-Vorlage

Eine Vorlage für ein Design-Briefing sollte die unverzichtbaren Abschnitte abdecken, die ein Projekt vom Start bis zur Markteinführung auf Kurs halten. Im Jahr 2025 bildet ein klarer, umsetzbarer Auftrag die Grundlage für schnelles Feedback, abgestimmte Erwartungen und weniger Überarbeitungen. Im Folgenden erläutern wir jede Komponente, was erfasst werden muss, warum dies wichtig ist und wie dies Designentscheidungen und Arbeitsabläufe beeinflusst.

Projekttitel und Zusammenfassung

Beginnen Sie mit einem prägnanten, aussagekräftigen Titel und einer kurzen Übersicht, in der Sie darlegen, was entworfen wird und worin das Kernproblem besteht.

Der Titel sollte das Projekt eindeutig identifizieren, beispielsweise „Markenkampagne Frühjahr 2026“ oder „Neugestaltung des Logos für Acme Ventures“. Die Übersicht sollte 2–3 Sätze lang sein, die zu liefernden Ergebnisse nennen und das Problem erklären, das Sie lösen. Dadurch können sich Designer auf eine einzige Aufgabe konzentrieren und Konzepte schnell ausarbeiten. Durch die Festlegung eines präzisen Titels und einer Zusammenfassung stimmen sich die Teams vor Beginn der Ideenfindung auf den Umfang ab, wodurch unnötige Erkundungen und Hin- und Her-Diskussionen während der ersten Überprüfungen reduziert werden.

Hintergrund und Kontext des Projekts

Beschreiben Sie den Kunden, die aktuelle Situation, das bestehende Branding oder die vorhandenen Ressourcen und warum das Projekt gerade jetzt durchgeführt wird.

Fügen Sie Kontextinformationen wie die Unternehmensgeschichte, die Marktposition und alle früheren Designarbeiten hinzu, die für das Projekt relevant sind. Erwähnen Sie aktuelle Branding-Richtlinien, den Tonfall und Assets wie Logos, Farbsysteme und Typografie, auf denen Sie aufbauen oder die Sie ändern möchten. Dieser Hintergrund hilft dabei, Designs zu vermeiden, die die Markengeschichte ignorieren oder frühere Bemühungen duplizieren. Es dient auch als Leitfaden für Entscheidungen hinsichtlich Konsistenz, Wiederverwendbarkeit und Abstimmung mit laufenden Kampagnen oder Produktänderungen, die die Designrichtung beeinflussen könnten.

Ziele und Vorgaben

Erläutern Sie, wie man 2–5 klare, messbare Ziele mit spezifischer Sprache formuliert.

Formulieren Sie Ziele als SMART-Ziele: spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden. Beispielsweise „die Anmeldungen innerhalb von drei Monaten um 15 % steigern“ oder „die Markenbekanntheit im nächsten Quartal um 20 % steigern“. Vermeiden Sie vage Ziele wie „es besser aussehen lassen“. Klare Ziele stehen in direktem Zusammenhang damit, wie Sie später den Erfolg bewerten, und lenken den Kreativbrief in Richtung Ergebnisse, nicht nur in Richtung Ästhetik. Die Verknüpfung von Zielen mit den endgültigen Ergebnissen hilft dem Team, Ideen gegen reale, nachverfolgbare Ergebnisse abzuwägen.

Zielgruppe

Leiten Sie den Autor an, die demografischen Daten, psychografischen Merkmale, Bedürfnisse und Verhaltensweisen der Zielgruppe zu beschreiben.

Fügen Sie gegebenenfalls primäre und sekundäre Segmente mit prägnanten Personas oder Stichpunkten hinzu. Beschreiben Sie, was das Publikum interessiert, wo seine Probleme liegen und wie es normalerweise mit Ihrer Marke interagiert. Dieser Abschnitt bestimmt die Stilwahl, die Botschaft und das Format und stellt sicher, dass Bildmaterial, Texte und Kanäle aufeinander abgestimmt sind. Im Jahr 2025 berücksichtigen viele Teams auch Erwartungen hinsichtlich Barrierefreiheit und Inklusion. Berücksichtigen Sie daher, wie unterschiedliche Zielgruppen über verschiedene Geräte und Standorte auf Inhalte zugreifen.

Kernbotschaften und Tonfall

Geben Sie an, dass dieser Abschnitt die wichtigsten Botschaften, Slogans oder Schlüsselbegriffe sowie den gewünschten Tonfall enthalten soll.

Listen Sie die Kernbotschaften auf, die Sie vermitteln möchten, sowie alle obligatorischen Texte oder Aussagen und genehmigte Slogans. Legen Sie den Ton fest, ob verspielt, autoritär, minimalistisch oder warm, und stellen Sie sicher, dass er sowohl zum Publikum als auch zur Marke passt. Dieser Abschnitt enthält alle Texte und Grafiken und hilft Autoren und Designern dabei, konsistent zu bleiben. Wenn es plattformspezifische Einschränkungen gibt (z. B. Längenbeschränkungen für Social-Media-Bildunterschriften), vermerken Sie diese hier, damit der Ton angepasst werden kann, ohne an Klarheit zu verlieren.

Visuelle Ausrichtung und Referenzen

Beschreiben Sie, wie Sie bestehende Markenrichtlinien, Farbpaletten, Typografie und Bildstil erfassen.

Fügen Sie Referenzen wie Moodboards, Markenbücher oder Links zu vergleichbaren Arbeiten hinzu, die die Erwartungen verdeutlichen, ohne genaue Ergebnisse vorzugeben. Eine klar definierte visuelle Ausrichtung lenkt die Kreativität, indem sie zulässige Farben, Typografieoptionen und Bildstimmungen vorgibt und gleichzeitig Raum für neue Interpretationen lässt. Im Jahr 2025 fügen Teams häufig Hinweise zur Barrierefreiheit (Kontrast, Lesbarkeit) und Nachhaltigkeitsaspekte zur visuellen Ausrichtung hinzu, um sicherzustellen, dass Designs auf allen Geräten funktionieren und inklusive Standards erfüllen.

Vermögenswerte und Liefergegenstände

Stellen Sie für diesen Abschnitt eine Aufzählungsliste bereit. Weisen Sie den Benutzer an, alle erforderlichen Assets einschließlich Größen, Formate und Versionen aufzulisten.

Klarheit ist hier entscheidend, um später eine Ausweitung des Umfangs zu verhindern. Erstellen Sie eine strukturierte Liste, die alle benötigten Assets umfasst, wie Logos, Social-Media-Beiträge, Bannerwerbung und Druckerzeugnisse. Geben Sie für jedes Element Dateiformate (SVG, PNG, JPG, PDF), Größen oder Seitenverhältnisse, Farbräume (RGB/CMYK) und etwaige Versionen für verschiedene Kampagnen oder Plattformen an. Dieses explizite Inventar hilft Designern bei der Arbeitsplanung, Ingenieuren bei der konsistenten Integration von Assets und Prüfern dabei, genau zu verstehen, was produziert und geliefert wird.

• Logo-Assets: SVG- und hochauflösende PNG-Dateien; einfarbige und vollfarbige Varianten; empfohlene Mindestbreiten (z. B. 200 px für das Web, 1000 px für den Druck).
• Markenrichtlinien: PDF oder Online-Markenportal mit Typografie-Regeln, Farbcodes (HEX/RGB/CMYK) und Anwendungsbeispielen.
• Social-Media-Assets: 1080×1080 PNG/JPG für Feeds; 1200×628 für Link-Shares; 1080×1920 für Stories/Reels; inklusive alternativer Versionen mit anderem Bildausschnitt.
• Bannerwerbung: Standardgrößen wie 728×90, 300×250, 970×250, mit Web- und HTML5-Formaten.
• Druckerzeugnisse: Visitenkarten (3,5 × 2 Zoll, 300 dpi), Briefpapier (8,5 × 11 Zoll, 300 dpi), Postkarten (6 × 4 Zoll).
• Digitale Vorlagen: E-Mail-HTML, Banner-Vorlagen und Folienvorlagen; einschließlich bearbeitbarer Quellen (PSD/AI) und endgültiger Ausgaben (PNG/JPG).
• Ikonografie und Illustrationen: Ikonensätze und Illustrationen im SVG- und PNG-Format, mit Farbvarianten und Nutzungsregeln.
• Video und Bewegung: Assets im MP4/MOV-Format, mit Entwürfen und Master-Dateien, Untertiteln und Bildformaten für soziale Medien und das Internet.

Interessengruppen und Entscheidungsträger

Erläutern Sie, dass in diesem Abschnitt angegeben werden sollte, wer beteiligt ist und wer die endgültige Genehmigung erteilt.

Listen Sie Rollen wie Kundenbetreuer, Marketingleiter, Markenmanager, Designer und Texter auf. Legen Sie fest, wer die endgültige Freigabe für Konzepte, Texte und fertige Arbeiten hat, sowie den Prozess für Feedback (wer überprüft, wie viele Runden und erwartete Antwortzeiten). Die Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten optimiert Genehmigungsprozesse und reduziert Engpässe. Bei Projekten mit mehreren Beteiligten sollten Eskalationswege für Entscheidungsverzögerungen und ein zentraler Ansprechpartner vorgesehen werden, um einen reibungslosen Projektablauf zu gewährleisten.

Zeitplan, Meilensteine und Fristen

Beschreiben Sie, wie wichtige Termine dokumentiert werden: Start, Konzeptpräsentationen, Überarbeitungsrunden, endgültige Freigabe und Markteinführung.

Bieten Sie eine einfache Meilensteinliste oder -tabelle an, damit Designer ihre Arbeit planen können und Kunden wissen, wann sie Feedback geben müssen. Geben Sie das Projektstartdatum, die Konzeptprüfung, die erste Überarbeitungsrunde, die zweite Überarbeitungsrunde, die endgültige Freigabe und das Startdatum an. Notieren Sie für jeden Meilenstein die erwarteten Ergebnisse und die verantwortliche Partei. Im Jahr 2025 nutzen viele Teams Kollaborationstools (Notion, Figma, Asana), die den Fortschritt automatisch verfolgen. Dies hilft allen, sich an Zeitplänen zu orientieren, und reduziert unbeabsichtigte Verzögerungen.

Budget und Einschränkungen

Weisen Sie die Benutzer an, das Gesamtbudget, gegebenenfalls interne Zeitbudgets und etwaige spezifische Einschränkungen zu notieren.

Seien Sie transparent in Bezug auf den Finanzrahmen und etwaige Beschränkungen hinsichtlich Lizenzen, Produktionskosten oder Plattformbeschränkungen. Klären Sie, ob interne Ressourcen (wie hauseigene Texter oder Fotografen) einbezogen sind und ob externe Anbieter zugelassen sind. Besprechen Sie Einschränkungen, die sich auf Designentscheidungen auswirken könnten, wie beispielsweise Auflagenbeschränkungen, Farbwiedergabefähigkeiten oder plattformspezifische Regeln. Klare Budgets und Grenzen verhindern übertriebene technische Konzepte und helfen dem Team, realisierbare, hochwertige Optionen im Rahmen der gegebenen Ressourcen vorzuschlagen.

Vertriebskanäle und Formate

Weisen Sie den Autor an, anzugeben, wo die Entwürfe erscheinen sollen, und alle technischen Anforderungen zu nennen.

Beschreiben Sie die Kanäle (Web, Mobilgeräte, soziale Medien, Print, E-Mail, Außenwerbung) und die technischen Spezifikationen für jeden Kanal, wie Dateigrößen, Auflösungen und Seitenverhältnisse. Diese Leitlinien wirken sich von Anfang an auf Entscheidungen hinsichtlich Layout, Typografie und Hierarchie aus. Beispielsweise erfordern Social-Media-Beiträge oft quadratische oder vertikale Ausschnitte, während für Hero-Bilder im Web ein breites Seitenverhältnis von 16:9 oder 4:3 bevorzugt wird. Durch die Benennung von Kanälen und Spezifikationen können Designer Layout-Probleme vermeiden und Assets liefern, die überall gut funktionieren.

Erfolgskennzahlen und Genehmigungen

Erläutern Sie, dass in diesem Abschnitt dargelegt werden sollte, wie der Erfolg gemessen wird und wie die formelle Genehmigung aussieht.

Geben Sie Kennzahlen wie Engagement, Konversionen, Bekanntheit oder interne Zufriedenheit an und beschreiben Sie, wie diese erfasst werden (z. B. Analyse-Dashboards, Umfragen vor/nach der Maßnahme, Bewertungen durch Stakeholder). Definieren Sie, was eine endgültige Genehmigung ausmacht, z. B. die Unterschrift des Marketingleiters und Markenmanagers des Kunden oder eine formelle Checkliste mit Abnahmekriterien. Diese Klarheit stellt sicher, dass jeder weiß, wann das Projekt wirklich abgeschlossen ist und was geliefert werden muss, um den Auftrag abzuschließen. Im Jahr 2025 werden Teams zunehmend Erfolgskriterien in Briefings einbetten, um die Bewertung nach dem Start mit den ursprünglichen Zielen abzustimmen und so eine reibungslosere Übergabe an die Produktions- und Analyseteams zu ermöglichen.

Wie man ein klares, effektives Design-Briefing verfasst

Die Erstellung eines Design-Briefings, das tatsächlich als Leitfaden für die Arbeit dient, beginnt mit Zusammenarbeit, Klarheit und der Bereitschaft zur Iteration. Dieser Abschnitt bietet eine praktische Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Ausfüllen einer Design-Brief-Vorlage, damit der endgültige Brief nützlich und nicht bürokratisch ist. Durch die frühzeitige Einbindung von Stakeholdern und die Dokumentation von Entscheidungen in einem gemeinsamen Bereich gelangt Ihr Team schneller von Ideen zu ausgereiften Ergebnissen.

Schritt 1: Sammeln Sie Input von wichtigen Stakeholdern.

Beginnen Sie damit, Anforderungen, Einschränkungen und Erwartungen von Kunden, Marketing-Leads, Produktverantwortlichen oder anderen relevanten Personen zu sammeln, bevor Sie das Briefing entwerfen. Planen Sie 2–3 Informationsgespräche von jeweils etwa 20–30 Minuten Dauer oder verwenden Sie einen kurzen Fragebogen, um die tatsächlichen Bedürfnisse und versteckten Einschränkungen aufzudecken. Verwenden Sie Tools wie Zoom oder Google Meet für Anrufe und Typeform oder Google Forms für schnelle Umfragen, um die Antworten zu zentralisieren. Speichern Sie Notizen in einem gemeinsamen Bereich wie Notion oder Google Docs, damit jeder Kontext hinzufügen und sehen kann, wie Ideen zusammenpassen.

Erstellen Sie nach den Gesprächen eine einzige, prägnante Zusammenfassung, die Ziele, Zielgruppe, Erfolgskriterien und alle nicht verhandelbaren Punkte enthält. Oberflächenbeschränkungen wie Markenrichtlinien, Barrierefreiheitsanforderungen oder rechtliche Erwägungen frühzeitig berücksichtigen. Dokumentieren Sie, wer an jeder Diskussion teilgenommen hat und welche Entscheidungen getroffen wurden, damit das restliche Team auf dem gleichen Stand bleibt, wenn Sie mit der Ausarbeitung des Entwurfs beginnen.

Schritt 2: Beginnen Sie zunächst mit den Zielen und der Zielgruppe.

Legen Sie klare Projektziele und die Zielgruppe fest, bevor Sie sich mit den visuellen Elementen befassen. Verwenden Sie SMART-Ziele, um Entscheidungen zu verankern – beispielsweise das Ziel, die Anmeldungen innerhalb von 90 Tagen um 15 % zu steigern oder die Klickrate von Anzeigen in einer 6-wöchigen Kampagne um 20 % zu erhöhen. Wenn Sie zuerst Ziele festlegen, hat jede Botschaft und jede visuelle Entscheidung einen messbaren Zweck, wodurch der Auftrag fokussiert und überprüfbar bleibt.

Beschreiben Sie die Zielgruppe so detailliert, dass Sie die Botschaften und Kanäle darauf abstimmen können. Beziehen Sie nach Möglichkeit Personas oder Segmente ein und verknüpfen Sie diese mit realen Daten aus Analysetools wie GA4 oder Mixpanel. Beachten Sie, wo sich diese Zielgruppe aufhält (Web, soziale Medien, E-Mail) und welche Probleme das Projekt für sie lösen soll. Dieser Kontext hilft Autoren, Designern und Entwicklern dabei, während ihrer Arbeit die Botschaft und den Ton beizubehalten.

Schritt 3: Legen Sie die zu erbringenden Leistungen, den Umfang und die Einschränkungen fest.

Listen Sie alle erforderlichen Ergebnisse auf, notieren Sie, was zum Umfang gehört und was nicht, und dokumentieren Sie Einschränkungen (Zeitplan, Budget, technische Grenzen). Geben Sie beispielsweise die zu liefernden Ergebnisse wie ein Hero-Banner, eine Reihe von Social-Media-Beiträgen in vier Größen und ein einseitiges Microsite-Mockup mit Fälligkeitsterminen und Formatvorgaben an. Benennen Sie jeden Punkt eindeutig und geben Sie die Akzeptanzkriterien an, damit bei Beginn der Überprüfung keine Spekulationen aufkommen. Eine klare Festlegung des Umfangs verhindert das häufige Problem des „Scope Creep“, das Projekte verzögert und zu Frustrationen führt.

Hier scheitern viele Design-Briefings, wenn sie zu vage bleiben. Geben Sie die genauen Dateiformate (PDF, SVG, PNG), Farbräume (RGB vs. CMYK) und alle Barrierefreiheitsziele (WCAG AA, Farbkontrastwerte) an. Klären Sie, was als außerhalb des Umfangs liegend gilt (z. B. Animationen, lange Banner oder Übersetzungen), um späte Änderungen zu vermeiden. Ein konkreter Umfang hilft Designern dabei, den Aufwand genau einzuschätzen, und reduziert später im Projekt unnötige Rückfragen.

Schritt 4: Verfeinern Sie die Botschaft, den Ton und die visuelle Ausrichtung.

Setzen Sie die Strategie in eine kreative Ausrichtung um, indem Sie Kernbotschaften formulieren, den Tonfall definieren und visuelle Präferenzen mit konkreten Referenzen artikulieren. Streben Sie 3-5 Kernbotschaften an, die das Projekt vermitteln soll, sowie eine Definition des Tons, z. B. „freundlich, aber selbstbewusst“. Anstelle von vagen Adjektiven sollten Sie jeder Botschaft eine kurze Begründung hinzufügen, damit Designer deren Zweck und Auswirkungen auf Layout und Text verstehen.

Verbessern Sie die visuelle Ausrichtung mit konkreten Referenzen statt nur mit Worten. Fügen Sie einige konkrete Referenzen hinzu – Links zu Moodboards, Farbpaletten, Typografie und Beispiel-Layouts – und erläutern Sie, warum diese zur Marke und zur Zielgruppe passen. Wenn sich die Kurzbeschreibung beispielsweise an Kleinunternehmer richtet, wählen Sie Bilder, die sympathisch und vertrauenswürdig wirken. Richten Sie diese Entscheidungen an den aktuellen Markenrichtlinien und den aktuellen Branding-Trends für 2025 aus, um für Frische und Konsistenz zu sorgen.

Schritt 5: Definieren Sie den Überprüfungs- und Feedbackprozess.

Geben Sie an, wie viele Überprüfungsrunden vorgesehen sind, wer Feedback geben wird und wer die endgültige Freigabe erteilt. Ein gängiges Muster sind zwei Entwurfsrunden, gefolgt von der endgültigen Freigabe, mit einem klaren Zeitfenster von etwa zwei Werktagen pro Runde, um die Dynamik aufrechtzuerhalten. Diese Klarheit hilft den Beteiligten bei der Planung ihrer Zeitpläne und reduziert Last-Minute-Stress, der die Qualität beeinträchtigt.

Um widersprüchliche Kommentare zu vermeiden, legen Sie eine einheitliche Methode für Feedback fest. Verwenden Sie eine einzige Quelle für Kommentare (ein gemeinsames Dokument, ein Figma-Projekt oder eine Notion-Seite) und weisen Sie jedem Element einen Verantwortlichen zu. Fördern Sie strukturiertes Feedback mit Verweisen auf bestimmte Abschnitte und Begründungen und legen Sie fest, wer die endgültige Entscheidungsgewalt hat. Klare Zuständigkeiten und ein fester Zeitplan sorgen dafür, dass Überprüfungen produktiv und kooperativ bleiben und nicht fragmentiert werden.

Schritt 6: Teilen, diskutieren und finalisieren Sie das Briefing.

Erläutern Sie, wie wichtig es ist, die Aufgabenstellung gemeinsam (Designer und Kunde oder Team) durchzugehen, um Annahmen zu klären und Lücken zu schließen. Planen Sie eine Kickoff-Sitzung von 45 bis 60 Minuten ein, um jeden Abschnitt durchzugehen, Fragen zu beantworten und neue Einschränkungen zu erfassen. Diese Live-Diskussion trägt dazu bei, dass alle von derselben Ausgangsbasis ausgehen und spätere Missverständnisse vermieden werden.

Behandeln Sie den ersten Entwurf als Arbeitsentwurf, der nach seiner Fertigstellung zur vereinbarten verbindlichen Grundlage wird. Veröffentlichen Sie nach der Diskussion die endgültige Version an einem zentralen Ort mit Versionshistorie und klaren Zugriffsberechtigungen (z. B. auf einer Notion-Seite oder in einem freigegebenen Google Drive-Ordner). Halten Sie den Auftrag lebendig, indem Sie im Verlauf des Projekts regelmäßige Besprechungen und Aktualisierungen einplanen, damit er vom Start bis zur Lieferung relevant bleibt.

Bewährte Verfahren für die Verwendung einer Vorlage für ein Design-Briefing

Eine Design-Brief-Vorlage ist mehr als nur ein Formular. Sie dient als Planungsinstrument, das Teams dabei hilft, aufeinander abgestimmt zu bleiben, den Hin- und Her-Verkehr zu reduzieren und kreative Entscheidungen zu lenken. Bei richtiger Anwendung wird es zu einem lebendigen Dokument, das die Kommunikation verbessert, Nacharbeiten reduziert und zu besseren Ergebnissen bei Projekten im Jahr 2025 und darüber hinaus beiträgt. Diese Praktiken machen die Vorlage umsetzbar und nicht nur rein zeremoniell.

Verwenden Sie eine klare, konkrete Sprache.

Klarheit ist das Fundament eines guten Briefings; vage Begriffe führen zu Fehlinterpretationen. Beginnen Sie mit konkreten Angaben statt mit allgemeinen Formulierungen, damit Designer Ihre Wünsche in konkrete Entscheidungen umsetzen können. Geben Sie beispielsweise Vorgaben für Typografie, Farbe und Layout an und fügen Sie direkte Verweise hinzu. Dadurch werden immaterielle Ideen zu messbaren Designentscheidungen, die in Figma, Sketch oder Illustrator umgesetzt werden können. Geben Sie die gewünschten Formate und Größen an, um kurzfristige Dateianfragen und langwierige Korrespondenz zu vermeiden.

Konkrete Sprache bedeutet auch, Beispiele und Einschränkungen anzufügen, von denen Sie erwarten, dass der Designer sie beachtet. Beispielsweise könnten Sie Folgendes notieren: „Überschrift: Poppins, 28 pt, Gewicht 700; Textkörper: Inter, 16 pt, Zeilenhöhe 1,5; Primärfarbe #1A73E8, barrierefreier Kontrast bei 4,5:1; Hero-Bild 1200 x 630; maximale Inhaltsbreite 720 px.“ Fügen Sie Referenzen oder Links zu Marken hinzu, die Sie bewundern, damit das Team einen visuellen Anhaltspunkt hat. Wenn Sie Anforderungen mit Kriterien wie Barrierefreiheit, Branding und lieferbaren Formaten (PNG, SVG, AI/PSD mit Ebenen) kombinieren, wird das Briefing zu einem praktischen Leitfaden und nicht zu einer Spekulation. Tools wie Google Docs, Notion oder Figma-Kommentare können diese Spezifikationen direkt mit der Anfrage verknüpfen, um die Diskussion und Nachverfolgbarkeit zu vereinfachen.

Ausgewogene Struktur mit Flexibilität

Die Vorlage sollte die wichtigsten Abschnitte abdecken, muss aber nicht starr sein. Behalten Sie die wesentlichen Komponenten bei – Ziele, Zielgruppe, Ergebnisse, Zeitplan, Budget und Einschränkungen –, damit jeder Auftrag über alle Projekte hinweg erkennbar bleibt. Dennoch können Teams je nach Projektgröße Abschnitte hinzufügen oder ausblenden. Dadurch bleibt der Prozess für kleine Aufgaben effizient und bietet gleichzeitig ausreichend Tiefe für größere Kampagnen. Beispielsweise sind für eine Logo-Aktualisierung möglicherweise keine umfangreichen SEO- oder Metrik-Abschnitte erforderlich, aber bei der Erstellung einer vollständigen Website sollten Inhaltsanforderungen und analytische Überlegungen berücksichtigt werden.

Um Konsistenz ohne Starrheit zu gewährleisten, verwenden Sie einen modularen Ansatz. Erstellen Sie eine einseitige Kurzbeschreibung für schnelle Projekte und eine etwas längere Version für größere Initiativen. Wenn ein Projekt wächst, können Sie optionale Abschnitte wie „Inhaltsanforderungen“ oder „SEO & Analytics“ hinzufügen, ohne die Kernfelder neu schreiben zu müssen. Dieser Ansatz erleichtert die Einarbeitung, sorgt für eine einheitliche Berichterstattung und ermöglicht es den Teams, den Auftrag im Zuge der Projektentwicklung zu skalieren und gleichzeitig eine gemeinsame Vergleichsgrundlage für alle Arbeitsabläufe zu bewahren.

Halten Sie die Zusammenfassung lebendig, aber kontrolliert.

Ein Design-Briefing sollte sich mit dem Aufkommen neuer Informationen weiterentwickeln, aber Änderungen müssen nachverfolgt und abgestimmt werden. Verwenden Sie Versionsverwaltung, damit jeder sehen kann, was aktualisiert wurde und warum, und erwägen Sie einen kurzen Abschnitt mit Änderungshinweisen am Anfang des Dokuments. Eine wöchentliche oder zweiwöchentliche Besprechung mit dem Kunden hilft dabei, den Umfang neu zu verhandeln, bevor sich Änderungen auf Zeitpläne oder Budgets auswirken. Selbst kleine Änderungen – wie eine neue Zielgruppe oder angepasste Leistungen – sollten im Änderungsverlauf erfasst werden, um spätere Unklarheiten zu vermeiden.

Einrichten eines unkomplizierten Prozesses für Aktualisierungen. Fügen Sie einen Abschnitt „Änderungsanforderung“ mit einem einfachen Format hinzu: Zusammenfassung der Änderung, Begründung, Auswirkungen auf Zeitplan/Kosten und Genehmigung. Bewahren Sie die aktualisierte Zusammenfassung in Ihrem Projekt-Tool (HelloBonsai, Asana oder Trello) auf, damit alle auf eine einzige zuverlässige Quelle zurückgreifen können. Durch die Dokumentation der Entwicklung des Briefings können Sie den Umfang bei Bedarf neu verhandeln und Missverständnisse zwischen Teams oder mit Kunden vermeiden, sodass das Projekt ohne Überraschungen planmäßig verläuft.

Verwenden Sie die Kurzbeschreibung während des gesamten Projekts als Referenz.

Behandeln Sie die Aufgabenstellung als Rückgrat des Projekts und überprüfen Sie sie an wichtigen Meilensteinen, um eine kontinuierliche Abstimmung sicherzustellen. Überprüfen Sie bei der Konzeptüberprüfung, ob die Designrichtung weiterhin den festgelegten Zielen und der Zielgruppe entspricht. Überprüfen Sie bei größeren Überarbeitungen, ob die Änderungen den Vorgaben und Akzeptanzkriterien entsprechen. Überprüfen Sie bei der endgültigen Genehmigung, ob alle Ergebnisse den vereinbarten Zielen und Qualitätsstandards entsprechen, damit das Projekt mit einem klaren, gemeinsamen Verständnis von Erfolg abgeschlossen wird.

Machen Sie die Zusammenfassung leicht zugänglich und referenzierbar. Verlinken Sie es vom Projektboard in Ihrem Management-Tool, heften Sie es in einem Team-Chat an und richten Sie Kalendererinnerungen für Meilenstein-Überprüfungen ein. Ermutigen Sie sowohl Designer als auch Kunden, sich vor dem Posten von Feedback auf das Briefing zu beziehen, damit sich die Antworten auf die vereinbarten Ziele konzentrieren und nicht auf den persönlichen Geschmack. Indem Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren, reduzieren Sie den Hin- und Her-Verkehr, beschleunigen Entscheidungen und erzielen konsistentere kreative Ergebnisse. Bei Arbeitsabläufen für 2025 hilft dieser Ansatz funktionsübergreifenden Teams dabei, bei Meilensteinen in den Bereichen Design, Inhalt und Entwicklung synchron zu bleiben.

Wie Bonsai bei der Verwaltung von Design-Briefing-Vorlagen hilft

Im Jahr 2025 fungiert Bonsai als lebendige Drehscheibe für Designaufträge. Durch die Kombination einer soliden Struktur mit einem integrierten lebenden Dokument können Sie Design-Briefings für verschiedene Kundenprojekte erstellen, speichern und wiederverwenden. Dieser Ansatz spart Zeit, reduziert den Hin- und Her-Verkehr und sorgt dafür, dass die Teams vom ersten Entwurf bis zur endgültigen Lieferung aufeinander abgestimmt bleiben.

Vorlagen für wiederverwendbare Design-Briefings erstellen

In Bonsai können Sie einmalig einen Design-Brief mit allen wichtigen Abschnitten erstellen und ihn als wiederverwendbare Vorlage speichern, die Sie in jedes Projekt einfügen können.

Beginnen Sie mit einer sechsgliedrigen Struktur: Ziele, Zielgruppe, Ergebnisse, Zeitpläne, Budget und Stakeholder. Ihre Vorlage könnte wie folgt lauten: Ziel – „Anmeldungen um 25 % steigern”; Zielgruppe – „technisch versierte Fachleute im Alter von 25 bis 40 Jahren”; Ergebnisse – „Landingpage, Hero-Video und 3 Mikrointeraktionen”; Zeitplan – „2 Wochen”; Budget – „4.500 $”; Beteiligte – „PM, Designer, Kundenkontakt“. Sie können diese Vorlage für neue Kunden klonen und dann kundenspezifische Notizen und Einschränkungen hinzufügen, ohne die Kernabschnitte neu formatieren zu müssen. Das Ergebnis ist ein einheitlicher Ausgangspunkt, der dennoch eine projektbezogene Anpassung und eine einfache Versionskontrolle ermöglicht.

Design-Briefings projektübergreifend verfolgen und verwalten

Wenn Briefings in Bonsai gespeichert werden, bleiben sie mit bestimmten Kunden, Projekten und Aufgaben verknüpft, sodass Sie immer wissen, wo ein Briefing hingehört.

Mit einem zentralen Briefing-Hub können Sie Briefings schnell nach Kunde oder Projekt finden, den Status auf einen Blick sehen und den Zugriff mit Teamkollegen und Stakeholdern teilen. Dieser Ansatz reduziert verstreute Dokumente und lange E-Mail-Verläufe, da alle Beteiligten auf derselben Informationsquelle basieren. Versionshistorie und verknüpfte Aufgaben stellen sicher, dass Aktualisierungen im gesamten Projekt übernommen werden, sodass Änderungen überall sichtbar sind.

Um Genehmigungen, Erinnerungen und nächste Schritte zu automatisieren

Bonsai kann den Arbeitsablauf rund um Briefings automatisieren, von Genehmigungen über Erinnerungen bis hin zu nächsten Schritten.

Um Reichweite und Geschwindigkeit zu erzielen, können Sie Briefings zur elektronischen Unterschrift oder zur formellen Genehmigung versenden, Erinnerungen auslösen, wenn ein Briefing zur Überprüfung ansteht, und Projekte, Aufgaben oder Zeitpläne automatisch starten, sobald ein Briefing genehmigt wurde. In der Praxis spart dies Designern mehrere Stunden pro Projekt und reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich. Beispielsweise kann ein genehmigter Auftrag einen viertägigen Sprint mit vorab ausgefüllten Aufgaben auslösen, wodurch Statusbesprechungen und manuelle Übergaben um etwa 30 bis 40 % reduziert werden.