Virtual Assistant Contract Template

Was ist ein Vertrag für einen virtuellen Assistenten?

Ein Vertrag für virtuelle Assistenten regelt die Beziehung zwischen dem Kunden und dem virtuellen Assistenten. Es umreißt und weist die Aufgaben des Assistenten zu und legt die Zahlungsbedingungen fest, um Ihnen die Zusammenarbeit zu erleichtern und sicherzustellen, dass beide Parteien ihren Verpflichtungen in vollem Umfang nachkommen. Es hilft Freiberuflern, Agenturen und kleinen Unternehmen dabei, Projekte reibungslos durchzuführen, indem es Erwartungen klar definiert und Streitigkeiten reduziert. Und ja – es ist auf Wiederverwendbarkeit ausgelegt: Mit einer gut durchdachten Vertragsvorlage für virtuelle Assistenten von HelloBonsai können Sie dasselbe Basisdokument für verschiedene Kunden oder Projekte anpassen, ohne jedes Mal von vorne beginnen zu müssen.

Vorteile der Nutzung eines Vertrags für einen virtuellen Assistenten

Im Wesentlichen dient es als rechtliche Vereinbarung zwischen dem Kunden und dem virtuellen Assistenten.

Die Hauptziele bestehen darin, den Arbeitsumfang zu definieren, Zahlungsbedingungen festzulegen, die Verantwortlichkeiten beider Seiten zu klären und das Risiko von Streitigkeiten zu verringern. Wenn beispielsweise ein VA beauftragt wird, 10 Social-Media-Beiträge pro Woche zu verwalten, sind im Vertrag die zu erbringenden Leistungen, Fristen und die Zahlungsweise (z. B. 25 $ pro Beitrag oder 250 $ pro Woche) aufgeführt. Die Verwendung einer Vertragsvorlage für virtuelle Assistenten hilft dabei, sicherzustellen, dass diese wichtigen Punkte nie übersehen werden, und ermöglicht es Ihnen, dieselben Formulierungen für alle Kunden wiederzuverwenden. Im Jahr 2025 enthalten viele Vorlagen auch Abschnitte für elektronische Signaturen (DocuSign, HelloSign oder Adobe Sign), um die Einarbeitung zu beschleunigen und einen übersichtlichen Prüfpfad zu gewährleisten.

Der Vertrag sollte auch die Eigentumsrechte an den Arbeiten, die Vertraulichkeit, die Datensicherheit und die Kündigungsbedingungen regeln. Durch die Dokumentation dieser Bedingungen schaffen Sie eine klare Referenz für beide Seiten, falls sich Pläne ändern oder ein Projekt unerwartet endet. Eine solide Vorlage bietet Ihnen eine zuverlässige Grundlage, die Sie für jeden Kunden individuell anpassen können, ohne dabei auf wichtige Schutzmaßnahmen verzichten zu müssen.

Verschiedene Arten von Verträgen für virtuelle Assistenten, die verfügbar sind

Typische Nutzer sind unabhängige VAs, Online-Business-Manager, VA-Agenturen und kleine Dienstleistungsunternehmen, die VAs einstellen.

Unabhängige VAs nutzen Verträge, um ihre Zeit und ihr Einkommen zu schützen und eine schleichende Ausweitung des Aufgabenbereichs zu verhindern. Online-Business-Manager (OBMs) stützen sich auf Vorlagen, um die Bedingungen bei der Koordination mehrerer VAs zu standardisieren, und VA-Agenturen arbeiten häufig auf der Grundlage eines Rahmenvertrags, der durch einen Kundenzusatz schnell geändert werden kann. Kleine Dienstleistungsunternehmen – wie Marketingberater, Buchhalter oder virtuelle Assistenten, die Kundenteams unterstützen – profitieren von einer wiederverwendbaren Ausgangsbasis, die Geschäftsinformationen schützt und die Einarbeitung beschleunigt. Bei all diesen Aufgaben reduziert die Verwendung einer soliden VA-Vertragsvorlage den Verwaltungsaufwand und trägt zu einer reibungslosen Skalierung der Projekte bei.

Wann kann ein Vertrag für einen virtuellen Assistenten verwendet werden?

Ein Vertrag sollte vor Beginn der Arbeiten, vor der Weitergabe vertraulicher Informationen und bei jeder Änderung des Umfangs, der Preise oder der Verantwortlichkeiten abgeschlossen werden.

Verwenden Sie den Vertrag für laufende Beauftragungen, einmalige Projekte und Probezeiten und verwenden Sie dieselbe Vorlage bei Bedarf mit kleinen Anpassungen erneut. Wenn das Dokument im Voraus bereitsteht, können sich beide Seiten über die zu erbringenden Leistungen, Zeitpläne und Zahlungsbedingungen einigen, was dazu beiträgt, Streitigkeiten zu vermeiden. Bei Änderungen des Umfangs oder der Preise fügen Sie einen kurzen Nachtrag bei, damit der Kernvertrag unverändert bleibt, während die Details aktualisiert werden.

Wichtige Bestandteile einer Vertragsvorlage für virtuelle Assistenten

In diesem Abschnitt werden die wesentlichen Klauseln und Abschnitte aufgeführt, die jede solide Vertragsvorlage für virtuelle Assistenten enthalten muss. Der Schwerpunkt liegt auf Klarheit, Risikomanagement und Alltagstauglichkeit. Verwenden Sie diesen Leitfaden im Stil einer Checkliste, um eine Vorlage hinzuzufügen oder anzupassen, damit sie für verschiedene Dienste und Kunden geeignet ist.

Hintergrund und Vertragsparteien

Beginnen Sie damit, klar zu identifizieren, wer an dem Vertrag beteiligt ist, einschließlich der rechtlichen Namen, Firmennamen und Kontaktdaten beider Seiten. Dies schafft eine solide Grundlage und vermeidet spätere Unklarheiten. Geben Sie den Namen oder Firmennamen, die Adresse, die Telefonnummer und eine primäre Kontakt-E-Mail-Adresse der VA sowie den offiziellen Namen des Kunden, gegebenenfalls den Rechnungsnamen und den Hauptansprechpartner an.

Ein kurzer Hintergrund oder eine kurze Einleitung helfen dabei, die Voraussetzungen für das Engagement zu schaffen. Es sollte die allgemeine Absicht dargelegt werden, beispielsweise dass die VA administrative, kreative oder technische Dienstleistungen aus der Ferne erbringt. Verwenden Sie eine klare Sprache, um die Beziehung (unabhängiger Auftragnehmer vs. Angestellter), den Arbeitsumfang und die erwartete Atmosphäre der Zusammenarbeit zu beschreiben. Die Aufnahme von Musterformulierungen kann Fehlinterpretationen vorbeugen, falls später Streitigkeiten auftreten sollten.

Leistungsumfang und Lieferumfang

Beschreiben Sie die Dienstleistungen, die der virtuelle Assistent erbringen wird, die zu liefernden Ergebnisse, die verwendeten Plattformen und die erwarteten Ergebnisse. In diesem Abschnitt sollte genau dargelegt werden, was enthalten ist und was nicht, um Scope Creep und Missverständnisse zu vermeiden. Seien Sie konkret in Bezug auf Aufgaben, Reaktionszeiten und etwaige Abhängigkeiten von Kundeninputs oder dem Zugriff auf Tools.

Um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten, sollten Sie die Dienstleistungen in einer Tabelle auflisten, die jede Dienstleistung, die zugehörigen Leistungen oder KPIs und die verwendeten Tools enthält. Beispielsweise könnte die Verwaltung des Posteingangs Folgendes umfassen: „Täglich werden 5 bis 10 Kunden-E-Mails mit einer Bearbeitungszeit von 24 Stunden beantwortet und Nachrichten mit hoher Priorität mit Tags versehen“, während der Social-Media-Support Folgendes umfassen könnte: „3 Beiträge pro Woche, Nachverfolgung der Interaktionen und monatliche Berichte“. Legen Sie auch fest, was ausgeschlossen ist, wie z. B. Gehaltsabrechnungen, Personalentscheidungen oder juristische Tätigkeiten, um spätere Unklarheiten und Streitigkeiten zu vermeiden.

Servicestandort, Werkzeuge und Büroausstattung

Stellen Sie klar, dass die Dienstleistungen aus der Ferne erbracht werden, und geben Sie an, von wo aus der VA in der Regel arbeiten wird, z. B. von einem Heimbüro aus. Dies hilft dabei, Erwartungen hinsichtlich Arbeitszeiten, Verfügbarkeit und Zeitzonen zu formulieren. Geben Sie praktische Details zu Geräten und Tools an: Wer stellt die Hardware bereit, wer bezahlt die Software-Abonnements und wie werden Anmeldedaten sicher weitergegeben?

Beschreiben Sie die Erwartungen hinsichtlich der sicheren Nutzung der Systeme des Kunden. Geben Sie beispielsweise die Verwendung von Passwort-Managern, MFA und VPNs an, wo dies angemessen ist, sowie Verfahren für die Freigabe des Zugriffs und dessen Widerruf bei Vertragsende. Eine gute Vorlage enthält eine Klausel zur akzeptablen Nutzung, die die digitalen Ressourcen des Kunden auf die legitime geschäftliche Nutzung beschränkt und beide Parteien vor Missbrauch oder Datenlecks schützt.

Festlegung von Zahlungsbedingungen und -plänen

Strukturieren Sie die Zahlungsbedingungen klar und legen Sie fest, ob der VA auf Stundenbasis, gegen eine feste Gebühr oder über einen Retainer bezahlt wird. Geben Sie die Rechnungshäufigkeit, den Rechnungsstellungsprozess und die akzeptierten Zahlungsmethoden an. Diese Klarheit hilft beiden Seiten bei der Planung des Cashflows und reduziert Zahlungsprobleme. Im Jahr 2025 zeigen Marktdaten, dass allgemeine Verwaltungs-VAs oft zwischen 15 und 40 US-Dollar pro Stunde berechnen, während für spezialisierte Aufgaben höhere Sätze verlangt werden können. Legen Sie daher Sätze fest, die Ihre Fähigkeiten und die Marktbedingungen widerspiegeln.

Geben Sie gegebenenfalls Details zu Verzugsgebühren, Kautionen oder Vorauszahlungen sowie zur monatlichen Mindeststundenzahl an. Legen Sie fest, wie Preisänderungen gehandhabt werden (z. B. 30 Tage im Voraus), und erstellen Sie eine einfache Übersichtstabelle mit Preis, Abrechnungszyklus, Fälligkeitsdatum und Verzugsgebühren, damit Kunden und VAs diese schnell einsehen können. Beachten Sie auch alle Vorabkosten für Tools oder Abonnements, die erstattungsfähig sind, falls relevant.

Erstattung von Ausgaben

Beschreiben Sie, wie erstattungsfähige Ausgaben behandelt werden, einschließlich Softwarekäufe, Werbeausgaben oder Reisekosten, falls zutreffend. Das Ziel besteht darin, überraschende Kosten zu vermeiden und sicherzustellen, dass sich beide Parteien darüber einig sind, was einer vorherigen Genehmigung bedarf. Geben Sie die erforderlichen Unterlagen wie Quittungen oder Rechnungen sowie die bevorzugte Methode für die Einreichung zur Erstattung an.

Erläutern Sie, wie die Erstattung erfolgt und wann die Zahlung nach der Genehmigung erfolgt. Fügen Sie bei Bedarf Obergrenzen oder Beschränkungen hinzu und klären Sie die Auswirkungen auf Währung und Steuern. Durch die Festlegung dieser Regeln schützt der Vertrag sowohl die Zeit des VA als auch das Budget des Kunden und sorgt gleichzeitig für einen transparenten und überprüfbaren Ablauf.

Schutz vertraulicher Informationen

Beschreiben Sie, was eine Vertraulichkeitsklausel umfassen sollte, einschließlich der Geheimhaltung sensibler Geschäftsinformationen, Kundendaten und Anmeldedaten. Legen Sie genau fest, was als vertrauliche Informationen gilt und wie diese während des Auftrags zu behandeln sind. Diese Klarheit hilft, eine versehentliche Offenlegung zu verhindern, und bietet beiden Seiten einen klaren Rückrufpfad, falls Informationen kompromittiert werden.

Besprechen Sie die Erwartungen hinsichtlich Passwortverwaltung, Dateispeicherung und Datenhandhabung. Geben Sie an, wie vertrauliche Informationen am Ende des Auftrags zurückgegeben oder sicher vernichtet werden müssen und ob Sicherungskopien oder Kopien zu Archivierungszwecken aufbewahrt werden dürfen. Eine aussagekräftige Vorlage behandelt auch die Fristen für die Benachrichtigung bei Datenschutzverletzungen und alle geltenden Datenschutz- oder grenzüberschreitenden Datenübertragungsanforderungen.

Geistiges Eigentum und Eigentumsrechte an Werken

Erläutern Sie, wie IP-Rechte für von der VA geschaffene Werke wie Inhalte, Designs oder Prozesse zugewiesen werden. Unterscheiden Sie zwischen kundeneigenem geistigen Eigentum und bereits vorhandenen Materialien oder Rahmenwerken der VA. Der Vertrag sollte festlegen, ob die Rechteübertragung nach vollständiger Bezahlung erfolgt und ob eine Rücklizenz an die VA für Portfoliozwecke oder zu Demonstrationszwecken gewährt wird.

Behandeln Sie alle Lizenzen für Tools oder Materialien von Drittanbietern, die in den Liefergegenständen verwendet werden, und klären Sie, ob der Kunde die Arbeit nach der Übergabe ändern darf. Beachten Sie auch etwaige Namensnennungsvorschriften, Nutzungsbeschränkungen und ob die Rechte unbefristet oder zeitlich begrenzt sind. Eine klare IP-Sprache hilft, Streitigkeiten zu vermeiden und schützt die Investitionen des Kunden, während sie dem VA angemessene Portfoliomöglichkeiten bietet.

Nicht-Exklusivität und andere Arbeiten

Beschreiben Sie die Funktion einer Nicht-Exklusivitätsklausel: Sie bestätigt, dass der virtuelle Assistent mit anderen Kunden zusammenarbeiten kann, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde. Die meisten VA-Verträge sind nicht exklusiv, um die geschäftlichen Anforderungen und die Flexibilität des Auftragnehmers zu unterstützen. Einige Kunden verlangen jedoch möglicherweise Exklusivität in bestimmten Nischen oder Zeitblöcken, und es ist wichtig, dies im Voraus zu klären.

Erläutern Sie, wann ein Kunde Exklusivität anstreben könnte und warum die meisten Vereinbarungen nicht exklusiv sind. Verwenden Sie eine ausgewogene Formulierung, die die Fähigkeit der VA schützt, ihre Geschäfte zu führen, und gleichzeitig dem Bedürfnis des Kunden nach Vermeidung von Interessenkonflikten Rechnung trägt. Beispielsweise können Sie eine Klausel aufnehmen, wonach die Exklusivität nur für bestimmte Dienstleistungen oder Zeiträume gilt und dass für solche Anfragen eine separate Preisanpassung oder eine separate Mindestvertragslaufzeit gilt.

Laufzeit, Verlängerung und Kündigung

Eine Vertragsvorlage legt die Dauer des Auftrags fest und gibt das Start- und Enddatum an. Geben Sie an, wie Verlängerungen gehandhabt werden, ob automatisch oder manuell, und welche Kündigungsfristen für die Kündigung durch eine der beiden Parteien gelten. Diese Mechanismen verhindern abrupte Enden und geben beiden Seiten Zeit, sich auf Veränderungen vorzubereiten.

Fügen Sie Bedingungen für eine sofortige Kündigung hinzu, wie z. B. Nichtzahlung oder wesentliche Vertragsverletzung, und legen Sie fest, wie die endgültigen Zahlungen, die Übergabe der Dateien und der Widerruf des Zugriffs erfolgen sollen. Dies trägt zu einem ordnungsgemäßen Abschluss bei und verringert das Risiko von Datenverlusten oder unvollendeten Arbeiten. Klare Prozesse zum Ende eines Auftrags sind für einen professionellen Übergang und anhaltendes Vertrauen unerlässlich.

Änderungen, Aussetzungen und Modifikationen der Vereinbarung

Empfehlen Sie den Lesern, eine Klausel aufzunehmen, in der erklärt wird, wie der Vertrag geändert werden kann: schriftlich, von beiden Parteien unterzeichnet und zusammen mit dem Originalvertrag aufbewahrt. Dadurch bleiben die Versionen übersichtlich und rechtlich durchsetzbar. Es unterstützt auch die klare Dokumentation von Änderungen des Umfangs, Preisanpassungen, Terminverschiebungen oder vorübergehenden Unterbrechungen.

Besprechen Sie häufige Gründe für Änderungen, wie z. B. Umfangserweiterungen, Tarifänderungen, Terminanpassungen oder eine vorübergehende Unterbrechung der Arbeit. Betonen Sie, warum die Dokumentation dieser Änderungen wichtig ist, einschließlich der Art und Weise, wie Nachträge angefügt, datiert und gespeichert werden sollten, damit sie bei Audits oder Streitigkeiten leicht einsehbar sind. Eine gut formulierte Änderungsklausel macht Anpassungen unkompliziert und reduziert späteres Hin und Her.

Unterschriften und Annahme

Beschreiben Sie den letzten Abschnitt, in dem beide Parteien unterschreiben, um die Vereinbarung rechtsverbindlich zu machen. Fügen Sie die erforderlichen Informationen mit Unterschriften hinzu: vollständige Namen, Titel, Daten und, falls relevant, Firmennamen. Hiermit werden die Zustimmung und der Beginn des Vertragsverhältnisses formell festgehalten. Im Jahr 2025 sind elektronische Signaturen weit verbreitet, sodass eine ausdrückliche Erklärung, dass elektronische Signaturen gültig und verbindlich sind, die Ausführung beschleunigt.

Schließen Sie mit abschließenden Hinweisen zur Ausführung und Speicherung. Geben Sie an, wo die endgültige, vollständig ausgefertigte Kopie aufbewahrt wird (z. B. in den Archiven beider Parteien oder in einem gemeinsamen Vertragsarchiv), und bestätigen Sie, dass die Vereinbarung in ihrer elektronischen Form rechtskräftig bleibt. Ein übersichtlicher Abschnitt für Unterschriften reduziert Verwirrung und unterstützt einen reibungslosen Onboarding- und Kündigungsprozess.

Verwendung einer Vertragsvorlage für virtuelle Assistenten

Der Abschluss eines generischen VA-Vertrags bietet Ihnen eine solide Grundlage, aber jeder Service, jeder Kunde und jede Branche ist anders. Dieser praktische Schritt-für-Schritt-Leitfaden hilft Ihnen dabei, Formulierungen, Geltungsbereich und Schutzmaßnahmen anzupassen, ohne versehentlich wichtige Klauseln zu löschen. Sie lernen, wie Sie Dienstleistungen zuordnen, Umfang und Verfügbarkeit anpassen, faire Zahlungsbedingungen festlegen, Zugriff und Sicherheit verwalten und Standardformulierungen an die Gesetze Ihres Standorts anpassen.

Um Ihre Dienstleistungen und Pakete dem Vertrag zuzuordnen

Beginnen Sie mit Ihren tatsächlichen Angeboten und stimmen Sie jedes Paket auf einen klaren Arbeitsumfang und klare Ergebnisse ab. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie und Ihr Kunde vom ersten Tag an dieselben Erwartungen haben, und es wird von Anfang an verhindert, dass sich der Umfang des Projekts ausweitet.

Wenn Sie jedes Paket zusammenstellen, legen Sie die Aufgaben, Meilensteine und das, was Sie liefern werden, genau fest. Administrative Dienstleistungen umfassen beispielsweise E-Mail-Verwaltung, Terminplanung und Dateneingabe. Ein Startpaket könnte die Projektplanung, die Inhaltsplanung und die Unterstützung bei Live-Veranstaltungen mit einer Liste der endgültigen Ergebnisse umfassen. Entwerfen Sie beim Erstellen der Vorlage für den VA-Vertrag Varianten für gängige Szenarien (z. B. laufende administrative Unterstützung im Vergleich zu Unterstützung bei der Markteinführung), wobei die wesentlichen rechtlichen Klauseln – wie Vertraulichkeit, Zahlungsbedingungen und Datensicherheit – in allen Versionen einheitlich bleiben sollten. Dadurch bleiben Verträge für Sie und Ihre Kunden vorhersehbar, während gleichzeitig eine klare Unterscheidung des Leistungsumfangs möglich ist.

Hier ist ein kurzes Beispiel für die Zuordnung typischer Pakete:

Um Umfang, Verfügbarkeit und Reaktionszeiten anzupassen

Die Festlegung von Arbeitszeiten, Reaktionszeiten, Kommunikationskanälen und Verfügbarkeit hilft, Burnout zu vermeiden und schafft von Anfang an klare Erwartungen. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie mit Kunden in verschiedenen Zeitzonen zusammenarbeiten.

Beschreiben Sie, wie Sie kommunizieren werden (E-Mail, Slack, Trello) und wie lange die Bearbeitungszeit für typische Aufgaben im Vergleich zu dringenden Anfragen voraussichtlich sein wird. Eine einfache Tabelle ist hilfreich, in der beispielsweise normale Arbeitszeiten, Standard-Bearbeitungszeiten und Eilaufträge aufgeführt sind. Diese Klarheit reduziert falsche Erwartungen, beugt Burnout vor und gibt Ihnen eine wiederverwendbare Vorlage, die Sie bei den meisten Kunden einsetzen können.

Eine kurze Referenz, die Sie in jede Version einfügen können, ist eine kleine Richtlinientabelle:

Zahlungsbedingungen und Zeitplan für die Erledigung der Aufgaben

Passen Sie den Abschnitt zur Rechnungsstellung an Ihr Geschäftsmodell an, unabhängig davon, ob Sie Vorauszahlungen, 50/50-Anzahlungen, monatliche Retainer oder Zahlungen nach Fertigstellung verlangen. Dadurch bleibt die Rechnungsstellung für beide Seiten vorhersehbar.

Fälligkeitstermine, Nachfrist und Verzugsgebühren anpassen. Beispielsweise könnten Sie am 1. des Monats eine Rechnung mit einer Zahlungsfrist von 15 Tagen netto, einer Nachfrist von 3 Tagen und einer monatlichen Verzugsgebühr von 1,5 % ausstellen. Bei Projekten können Sie eine Vorauszahlung von 100 % oder 50 % vor Arbeitsbeginn und 50 % bei Lieferung verlangen. Behalten Sie die Struktur für alle Kunden identisch bei, damit Sie keine Standardtexte umschreiben müssen, sondern nur die Zahlen und Zeitangaben in jeder Version austauschen müssen.

Gängige Zahlungsmodelle mit Beispielangaben:

Umgang mit Kundensystemen, Zugriff und Sicherheit

Erläutern Sie, wie Sie Klauseln zu Anmeldungen, gemeinsam genutzten Laufwerken, CRMs und Kommunikationswerkzeugen je nach Kunde anpassen. Für Branchen mit sensiblen Daten sollten die Formulierungen in Bezug auf Datenzugriff, Speicherung und Verschlüsselung verschärft werden. Möglicherweise benötigen Sie eine Multi-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselung während der Übertragung und im Ruhezustand sowie Zugriff nur von zugelassenen Geräten.

Beschreiben Sie, wie der Zugriff gewährt, genutzt und widerrufen wird. Ein konkreter Plan hilft, Missverständnisse zu vermeiden und schützt beide Parteien. Beispielformulierung: „Der Zugriff auf die Systeme wird innerhalb von zwei Werktagen nach Beginn gewährt und innerhalb von 24 Stunden nach Beendigung oder Abschluss des Auftrags widerrufen. Die Anmeldedaten werden in einem sicheren Passwort-Manager gespeichert und niemals außerhalb des genehmigten Teams weitergegeben. Geben Sie auch an, welche Tools Sie verwenden werden (z. B. Google Drive, Slack, HubSpot, Salesforce) und wie Daten während des Projekts behandelt werden.

Um die gesetzlichen Anforderungen an Ihrem Standort zu berücksichtigen

Beachten Sie, dass das Vertragsrecht je nach Gerichtsbarkeit variieren kann. Vergewissern Sie sich, dass die Abschnitte zu geltendem Recht und Streitbeilegung mit dem Land übereinstimmen, in dem Sie tätig sind oder in dem Ihr Kunde ansässig ist. Dies hilft, Konflikte zu vermeiden, wenn Sie und ein Kunde sich in verschiedenen Bundesstaaten oder Ländern befinden.

Behalten Sie diese rechtlichen Standardklauseln in jeder Version Ihrer VA-Vertragsvorlage bei und holen Sie rechtlichen Rat ein, wenn Sie sich unsicher sind. Ein einfacher Platzhalter, wie beispielsweise „Diese Vereinbarung unterliegt den Gesetzen von [Bundesstaat/Land]. Streitigkeiten werden durch [Schiedsverfahren/Mediation] in [Stadt/Region] beigelegt werden können, kann später ausgefüllt werden. Wenn Sie in neue Regionen expandieren, berücksichtigen Sie die Datenschutzanforderungen (wie DSGVO oder CCPA) und fügen Sie bei Bedarf einen entsprechenden Nachtrag zur Datenverarbeitung hinzu.

Bestandteile der Vertragsvorlage für virtuelle Assistenten

Der Wechsel von einer einmaligen Denkweise zu einem wiederholbaren System hilft Ihnen, Zeit zu sparen und Missverständnisse zu vermeiden. Durch die Zentralisierung von Vorlagen, die Verfolgung von Status, die Aufzeichnung von Änderungen und die Bezugnahme auf Vereinbarungen während der Arbeit können Sie sicher skalieren. In diesem Abschnitt werden praktische Schritte beschrieben, die Sie im Jahr 2025 mit gängigen Tools wie HelloBonsai, Google Drive, DocuSign und Notion umsetzen können.

So verwenden Sie eine Vertragsvorlage für virtuelle Assistenten

Die Zentralisierung Ihrer Vorlagen spart Zeit und reduziert Fehler. Wenn Sie eine einzige Vorlage für einen Master-Vertrag für virtuelle Assistenten an einem eindeutig gekennzeichneten Ort aufbewahren, wissen Sie immer genau, welche Formulierungen für Ihre Arbeit gelten. Dadurch lassen sich Kernklauseln leicht für verschiedene Kunden wiederverwenden, während widersprüchliche Bestimmungen in verschiedenen Kopien vermieden werden.

Beginnen Sie mit der Erstellung einer Mastervorlage, die die wichtigsten Abschnitte abdeckt: Geltungsbereich, Preis, Laufzeit, Kündigung, Vertraulichkeit und Zahlungen. Speichern Sie es auf einem zentralen Laufwerk mit aktivierter Versionshistorie. Erstellen Sie für verschiedene Dienstleistungsarten oder Kundenstufen klar gekennzeichnete Versionen (z. B. „VA-Vertragsvorlage – Basic“, „VA-Vertragsvorlage – Premium“), wobei Sie eine einzige Quelle für alle rechtlichen Klauseln beibehalten. Verwenden Sie einheitliche Bezeichnungen wie „VA-Vertrag_v1.0” und vermeiden Sie die Wiederholung von Standardformulierungen in separaten Dateien. In der Praxis bedeutet dies, dass Sie in weniger als 15 Minuten maßgeschneiderte Verträge erstellen können, die während der Kundenprüfung weniger Überarbeitungen erfordern.

Den Vertragsstatus vom Entwurf bis zur Unterzeichnung verfolgen

Durch die Verfolgung des Vertragslebenszyklus vermeiden Sie, dass Sie den Überblick über Genehmigungen verlieren oder Fristen versäumen. Die grundlegenden Phasen sind Entwurf, interne Überprüfung, Überprüfung durch den Kunden, Überarbeitungen und Unterzeichnung. Mit einer einfachen Pipeline wissen Sie immer, welche Verträge versandt wurden, welche noch ausstehen, welche unterzeichnet wurden und welche abgelaufen sind. Mit Zeitstempel versehene Unterschriften stellen sicher, dass Sie nachweisen können, wann Bedingungen vereinbart wurden, was spätere Streitigkeiten reduziert.

Richten Sie ein leichtgewichtiges System in Ihren Projektwerkzeugen ein. Speichern Sie beispielsweise das Originaldokument in Google Drive, fügen Sie eine Statusspalte in einem einfachen Airtable- oder Notion-Board hinzu und verlinken Sie es mit der unterschriebenen Kopie in DocuSign oder HelloSign. Erstellen Sie Erinnerungen: eine zweitägige Pause zwischen internen Überprüfungen, ein fünftägiges Zeitfenster für Kundenfeedback und eine automatische Archivierung 30 Tage nach der Unterzeichnung. Die Aufbewahrung unterzeichneter Kopien – idealerweise in einem gemeinsamen Ordner mit eingeschränktem Zugriff – hilft sowohl Ihnen als auch Ihrem Kunden, während oder nach dem Auftrag jederzeit auf die genauen Bedingungen zurückzugreifen.

Änderungen, Verlängerungen und Ergänzungen aufzeichnen

Die Verwaltung von Aktualisierungen ohne den Überblick zu verlieren, ist im Laufe einer VA-Beziehung von entscheidender Bedeutung. Verwenden Sie Nachträge für Änderungen des Umfangs oder der Tarife, führen Sie ein Änderungsprotokoll und notieren Sie Verlängerungsdaten an einem einheitlichen Ort. Dieser Ansatz hilft Ihnen, wichtige Begriffe schnell zu erkennen und Verwirrung zu vermeiden, wenn sich Begriffe während eines Projekts ändern.

Fügen Sie jedem Vertrag eine kurze Zusammenfassung bei, in der die wichtigsten Bedingungen (Tarif, Stunden, Laufzeit, letzte Aktualisierung) hervorgehoben sind. Bewahren Sie die Notiz im selben Ordner wie den Vertrag auf und aktualisieren Sie sie, wenn Sie einen Nachtrag oder eine Verlängerung unterzeichnen. Wenn Sie beispielsweise den monatlichen Tarif für sechs Monate von 500 $ auf 550 $ erhöhen, fügen Sie einen Nachtrag hinzu und aktualisieren Sie das Änderungsprotokoll mit Datum und Grund. Legen Sie 60 Tage vor Ablauf Erinnerungen für die Vertragsverlängerung fest, damit Sie entscheiden können, ob Sie den Vertrag verlängern, neu verhandeln oder kündigen möchten. Dadurch bleibt jede Änderung sichtbar und kann später leicht überprüft werden.

Während des Auftrags auf den Vertrag zurückgreifen

Regelmäßige Verweise auf den Vertrag während der Arbeit sorgen für klarere Erwartungen. Ermutigen Sie VAs und Kunden, bei Fragen zu Umfang, Zeitplänen, Überarbeitungen oder Grenzen auf die Vereinbarung zu verweisen. Dies reduziert den Hin- und Her-Verkehr und unterstützt die professionelle Kommunikation.

Machen Sie es einfach, die genauen Begriffe zu finden. Erstellen Sie eine einseitige Zusammenfassung oder einen Abschnitt mit wichtigen Begriffen in einem gemeinsamen Notizdokument und verlinken Sie diesen mit dem vollständigen Vertrag in Ihrem Projektmanagement-Tool. Erinnern Sie beide Seiten zu Beginn und vor jedem wichtigen Meilenstein oder jeder wesentlichen Änderung des Umfangs an die vereinbarten Bedingungen. Regelmäßige Kontrollen, wie beispielsweise eine vierteljährliche Überprüfung der offenen Aufgaben anhand des Vertrags, helfen Ihnen, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und zu verhindern, dass kleine Konflikte zu größeren Streitigkeiten eskalieren.

Arten von Verträgen für virtuelle Assistenten

Eine solide Vertragsvorlage für virtuelle Assistenten hilft, Missverständnisse, Scope Creep und unbezahlte Arbeit zu vermeiden. Im Jahr 2025 geben Freiberufler an, dass unklare Formulierungen oder fehlende Details die Hauptgründe dafür sind, dass Verträge in der Praxis scheitern. Die Verwendung einer Vorlage für Ihren Vertrag über virtuelle Assistenzleistungen gibt Ihnen Sicherheit, da Sie sicher sein können, dass Ihr Vertrag alle erforderlichen Informationen enthält. Vertragsvorlagen sind speziell auf die besonderen Herausforderungen der Position eines virtuellen Assistenten zugeschnitten und können vollständig angepasst werden.

Um einen unklaren oder unvollständigen Arbeitsumfang zu vermeiden

Ein vager Umfang führt zu Meinungsverschiedenheiten und zusätzlicher Arbeit.

Beispielsweise kann ein schwacher Aufgabenbereich wie „allgemeine administrative Unterstützung“ auf vielfältige Weise interpretiert werden, was zu versäumten Lieferungen und Überstunden führen kann. Ein klarer Umfang behebt dieses Problem, indem Aufgaben, Stunden und Ergebnisse im Voraus festgelegt werden. Legen Sie beispielsweise fest, dass die VA bis zu 20 Stunden pro Woche E-Mails verwaltet, Nachrichten sortiert, Antworten aus genehmigten Vorlagen entwirft, Termine plant und einen gemeinsamen Kalender führt, wobei ein wöchentlicher Tätigkeitsbericht als Ergebnis zu liefern ist. Legen Sie außerdem eine klare Stundenbegrenzung, Überarbeitungslimits und fest, was als neues Projekt gilt.

Um dies zu verhindern, fügen Sie konkrete Prozesshinweise in Ihre Vorlage ein. Legen Sie fest, wann eine Aufgabe als abgeschlossen gilt, wie viele Überarbeitungen enthalten sind und was ein neues Projekt ausmacht, das einen Änderungsauftrag erfordert. Fügen Sie eine Beispielklausel hinzu, wie z. B.: „Die VA wird die folgenden Aufgaben ausführen: [Liste].“ Alle Aufgaben, die über diesen Rahmen hinausgehen, erfordern einen schriftlichen Änderungsauftrag, der von beiden Parteien unterzeichnet werden muss; die Stundenanzahl ist auf [X] pro Woche begrenzt; als neues Projekt gilt jede Aufgabe, die oben nicht aufgeführt ist, oder ein wichtiges Ziel. Dadurch wird der Umfang messbar und es kommt zu weniger Streitigkeiten.

Um unklare Zahlungs- und Rückerstattungsbedingungen zu vermeiden

Unklare Zahlungsbedingungen führen zu Reibereien hinsichtlich Fälligkeitsterminen, Verzugsgebühren und Rückerstattungen.

Im Jahr 2025 führen fehlende Zahlungsdetails häufig zu Streitigkeiten, wenn kein klares Fälligkeitsdatum oder keine Verzugsgebühr angegeben ist. Eine praktische Vorlage sollte das Fälligkeitsdatum der Rechnungen angeben (z. B. „15 Tage netto“), Verzugsgebühren darlegen (z. B. „1,5 % pro Monat auf überfällige Beträge“) und Anzahlungen spezifizieren. Ein typischer Ansatz besteht darin, vor Beginn der Arbeiten eine Anzahlung von 50 % zu verlangen, wobei der Restbetrag bei Lieferung oder innerhalb von 15 Tagen netto fällig wird. Eindeutige Bedingungen verhindern unangenehme Gespräche und sorgen für einen vorhersehbaren Cashflow.

Legen Sie auch Rückerstattungen für nicht genutzte Stunden fest und was passiert, wenn Kunden stornieren oder umbuchen. Beispielsweise können Sie festlegen, dass bei einer Stornierung durch den Kunden mit einer Frist von mehr als fünf Werktagen die im Voraus bezahlten Stunden 60 Tage lang übertragen werden; bei einer Stornierung mit kürzerer Frist können die im Voraus bezahlten Stunden verfallen. Wenn der Kunde nicht alle Stunden in einem Abrechnungszeitraum nutzt, legen Sie fest, ob die Stunden übertragen werden, verfallen oder anteilig berechnet werden. Fügen Sie abschließend einen klaren Zeitplan für die endgültige Rechnungsstellung nach der Stornierung hinzu, um Zahlungsstreitigkeiten zu vermeiden.

Lücken in der Vertraulichkeit und beim Schutz geistigen Eigentums schließen

Gemäß den Benchmarks für 2024–2025 gehören Vertraulichkeit und Schutz geistigen Eigentums zu den wichtigsten Begriffen, die Kunden interessieren.

Ohne klare Eigentumsverhältnisse und IP-Formulierungen können Kunden möglicherweise keine Eigentumsrechte an den Lieferungen geltend machen oder befürchten, dass ihre Materialien wiederverwendet werden. Die Vorlage sollte die Eigentumsverhältnisse aller zu liefernden Leistungen festlegen, dem Kunden Rechte zuweisen und angeben, ob es sich um eine Auftragsarbeit handelt oder eine Übertragung erforderlich ist. Außerdem sollte die zulässige Verwendung der eigenen Tools oder Vorlagen der VA, die in den Liefergegenständen enthalten sind, sowie aller Kundendaten, die zum Trainieren interner Systeme verwendet werden, definiert werden.

Vertraulichkeitsverpflichtungen sollten über die Laufzeit hinaus bestehen bleiben und Datensicherheitspraktiken festlegen. Legen Sie fest, was als vertraulich gilt, wer darauf zugreifen darf, wie Daten gespeichert und übertragen werden und wie lange die Vertraulichkeit gilt. Fügen Sie eine Nachbehandlungsklausel ein, die Kundendaten und Geschäftsgeheimnisse schützt, beispielsweise eine fünfjährige Nachbehandlungsfrist oder eine Frist, die den gesetzlichen Bestimmungen entspricht. Diese Kombination aus Eigentumsrechten, zulässiger Nutzung und Pflichten nach Vertragsende trägt zum Schutz beider Parteien bei.

Die Kündigung und das Offboarding klar dokumentieren

Kündigungs- und Offboarding-Details werden in VA-Verträgen oft vergessen, was zu Verwirrung führt, wenn die Beziehung endet.

Klare Kündigungsbedingungen sollten Kündigungsfristen (z. B. 14–30 Tage), den Zeitpunkt der letzten Rechnungsstellung und Schritte zum Ausscheiden aus dem Unternehmen wie die Aufhebung von Zugriffsrechten und die Übergabe von Dateien umfassen. Ohne dies riskieren beide Seiten Datenlecks, unvollendete Arbeiten oder Streitigkeiten darüber, wer die Dateien der laufenden Arbeiten aufbewahrt. Die Vertragsstandards für 2025 legen Wert auf eine klar definierte Kündigungsklausel, um Streitigkeiten zu vermeiden, falls die Beziehung unerwartet endet.

Um das Offboarding reibungslos zu gestalten, legen Sie Schritte fest, wie z. B. die Sperrung des Zugriffs auf alle Systeme innerhalb von zwei Werktagen, die Lieferung ausstehender Lieferungen, die Rückgabe von Geräten (falls zutreffend) und die Bereitstellung eines Plans zur Datenaufbewahrung/Löschung. Fügen Sie eine Richtlinie zur Datenaufbewahrung und zum Umgang mit aufbewahrten Daten nach Beendigung hinzu. Eine konkrete Klausel könnte besagen, dass die VA innerhalb von sieben Tagen nach Beendigung alle fertiggestellten Leistungen liefert, eine Schlussrechnung ausstellt, den Zugriff auf Kundensysteme innerhalb von 48 Stunden widerruft und alle Kundendaten innerhalb von 30 Tagen löscht oder sicher zurückgibt, vorbehaltlich etwaiger gesetzlicher Verpflichtungen. Dies schützt beide Parteien, wenn sich die Beziehung unerwartet ändert.

Tipps für einen erfolgreichen Vertrag als virtueller Assistent

Bonsai verwandelt eine statische Vertragsvorlage für virtuelle Assistenten in ein lebendiges, wiederverwendbares System. Durch die Erstellung wiederverwendbarer Vorlagen, die Verfolgung aller Verträge an einem Ort und die Automatisierung von Routineaufgaben während des gesamten Vertragslebenszyklus profitieren Sie und Ihre VA-Kunden von einer schnelleren Vertragserstellung, einer einfacheren Überwachung und weniger manuellem Verwaltungsaufwand. Dieser Ansatz sorgt dafür, dass Ihre VA-Arbeit von Anfang bis Ende konsistent und stressfrei bleibt.

Optimale Vorgehensweisen für die Verwendung einer Vertragsvorlage für virtuelle Assistenten

Richten Sie einen Vertrag für virtuelle Assistenten in Bonsai ein und verwenden Sie ihn dann für jeden zukünftigen Kunden wieder. Beginnen Sie mit den Kernklauseln, die die wesentlichen Punkte abdecken: Arbeitsumfang (Leistungen, Meilensteine, Abnahmekriterien), Zahlungsbedingungen (Stundensatz oder Pauschalpreis, Fälligkeitstermine, Rechnungsplan, Verzugsgebühren), Vertraulichkeit (Datenverarbeitung und Zugriffskontrollen), Eigentumsrechte an geistigem Eigentum (wem gehört das Werk?) und Laufzeit (Startdatum, Enddatum, automatische Verlängerung). In Bonsai können Sie diese Abschnitte mit Feldern und Eingabeaufforderungen individuell anpassen, sodass jeder Vertrag derselben Struktur folgt, wodurch Fehler und fehlende Angaben reduziert werden.

Speichern Sie das Dokument als Mastervorlage. Wenn Sie einen neuen Kunden gewinnen, duplizieren Sie die Vorlage und aktualisieren Sie nur den Kundennamen, den spezifischen Umfang und die Finanzdaten. Bonsai kann Kundendaten automatisch ausfüllen und dieselben Bedingungen auf alle Verträge anwenden, sodass Sie nicht jedes Mal die gleichen Standardformulierungen erneut eingeben müssen. Dieser Ansatz reduziert den Zeitaufwand für die Erstellung von Entwürfen erheblich und gewährleistet Konsistenz, sodass Sie Ihre VA-Dienstleistungen leichter skalieren können, ohne Abstriche bei Qualität oder Compliance machen zu müssen.

Die beste Art, eine Vertragsvorlage für virtuelle Assistenten zu nutzen, ist, eine zu finden, die anpassbar ist und die zu erfüllenden Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar darlegt.

Alle Ihre VA-Verträge werden in einem einzigen Bonsai-Dashboard verwaltet. Sie sehen auf einen Blick Status wie „Entwürfe“, „Gesendet“, „Angezeigt“, „Unterzeichnet“, „Aktiv“ und „Abgelaufen“. Das Dashboard erleichtert die Bearbeitung von Verträgen – senden Sie eine neue Version, lösen Sie eine Erinnerung aus oder rufen Sie genau das Dokument auf, das Sie für eine Kundenanfrage benötigen. Sie können auch nach Kunde, Projekt oder Verlängerungsdatum filtern, um schnell zu finden, wonach Sie suchen.

Verträge, Kunden und Projekte können miteinander verknüpft werden, sodass Sie bei Fragen schnell die richtige Vereinbarung finden. Diese Zentralisierung hilft Freiberuflern und kleinen Teams, den Überblick über Verlängerungen, Laufzeiten und Verpflichtungen zu behalten, wodurch Stress in letzter Minute reduziert wird. Wenn Sie alles miteinander vernetzt halten, verbringen Sie weniger Zeit mit Suchen und haben mehr Zeit, Ihren Kunden einen Mehrwert zu bieten.

Automatisierung von Unterschriften, Erinnerungen und Vertragsabläufen

Ein Vertrag mit einem virtuellen Assistenten bietet viele Vorteile. Diese helfen dabei, manuelle Schritte und Fehler zu reduzieren, indem sie einen reibungslosen Ablauf vom Entwurf bis zum eingereichten Dokument gewährleisten.

• Verträge mit wenigen Klicks zur elektronischen Unterschrift versenden
• Kunden automatisch benachrichtigen, damit sie überprüfen und unterschreiben können
• Auslösen von Erinnerungen für nicht unterzeichnete oder auslaufende Verträge
• Signierte Kopien automatisch in der Kundendatei speichern
• Verbindung von unterzeichneten Verträgen mit Projekten, Zeiterfassung und Rechnungen

Zusammen reduzieren diese Automatisierungen den Verwaltungsaufwand und minimieren Fehler, sodass virtuelle Assistenten und kleine Unternehmen während des gesamten Vertragslebenszyklus organisiert und reaktionsfähig bleiben.