Der ultimative Leitfaden für Zeiterfassungssoftware für Marketingagenturen

Zeit ist Geld. In diesen drei Worten steckt viel Wahrheit, insbesondere in der Welt der Marketingagenturen. Da der Wettbewerb im Marketingbereich immer härter wird, ist es wichtiger denn je, jede Sekunde optimal zu nutzen und Ihre Agentur so effizient wie möglich zu führen. Zeiterfassungssoftware ist eines von vielen technologischen Hilfsmitteln, die dabei helfen können.

Bezeichnenderweise haben viele Agenturinhaber, die Zeiterfassungstechnologie eingeführt haben, das Gefühl, viel mehr Kontrolle über ihre Agenturbetriebe zu haben. Aber vielleicht sind Sie sich immer noch nicht sicher, ob Zeiterfassungssoftware das Richtige für Ihre Marketingagentur ist. Um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, erfahren Sie in diesem Leitfaden alles, was Sie über diese Software wissen müssen, wie sie funktioniert und welche Vorteile sie bietet.

Was ist Zeiterfassungssoftware?

Das Konzept der Zeiterfassung gibt es schon seit Jahrhunderten. Ursprünglich war es ein vollständig manueller Prozess. Die Sachbearbeiter hätten die Aufgabe, die Ankunft jedes Arbeitnehmers zu verfolgen und Verspätungen zu notieren. Später wurden Arbeitsuhren oder Stechuhren erfunden, mit denen die Mitarbeiter mit ihren eigenen gestempelten Stempelkarten „einchecken“ konnten.

Im Wesentlichen ist Zeiterfassungssoftware lediglich eine Fortsetzung davon. Es ist das moderne Äquivalent zur alten Stechuhr. Wie der Name schon sagt, dient diese Software zur Zeiterfassung. Insbesondere wird erfasst, wie viel Zeit Ihr Team und einzelne Mitarbeiter für verschiedene Aufgaben und Prozesse aufwenden. Es führt detaillierte Protokolle über die aufgewendete Zeit, die Sie später einsehen können, und viele Tracking-Apps bieten auch noch weitere Funktionen.

Wichtige Funktionen einer Zeiterfassungssoftware

Um einen detaillierteren Einblick in die Funktionsweise von Zeiterfassungssoftware zu erhalten, finden Sie hier eine Übersicht über die wichtigsten Funktionen, die in den meisten Programmen enthalten sind.

Echtzeit-Verfolgung

Natürlich würde es nicht Zeiterfassungssoftware heißen, wenn es nicht in der Lage wäre, Zeiten zu erfassen. Dies ist die Kernfunktion jeder Tracking-App. Sie sollten alle in der Lage sein, die Zeit zu überwachen und zu protokollieren, die ein Mitarbeiter oder ein Team für einen Prozess oder eine Aufgabe aufwendet. Viele von ihnen erleichtern diesen Prozess ebenfalls. Die Mitarbeiter können beispielsweise einfach auf eine Schaltfläche klicken, um die Uhr zu starten, und erneut klicken, wenn sie ihre Aufgaben beendet haben.

Protokolle und Berichte

Die Zeiterfassungssoftware führt auch Protokolle und Berichte über die von ihr erfassten Daten. So können Vorgesetzte beispielsweise am Ende jedes Tages, jeder Woche oder jedes Monats überprüfen, wie viel Zeit für bestimmte Aufgaben aufgewendet wurde. Dies ist von unschätzbarem Wert, wenn es darum geht, die Abläufe einer Agentur zu optimieren, Zeitverschwendung aufzudecken und Prozesse zu verbessern.

Erstellung von Stundenzetteln

Die besten Zeiterfassungs-Apps sind auch in der Lage, die von ihnen gesammelten Daten zur Erstellung von Stundenzetteln zu verwenden. Sie können automatisch detaillierte Dokumente erstellen, aus denen genau hervorgeht, wie viele abrechnungsfähige Stunden für ein bestimmtes Projekt aufgewendet wurden. Dies trägt dazu bei, andere Bereiche Ihrer Agenturtätigkeit – wie Rechnungsstellung und Gehaltsabrechnung – wesentlich zu rationalisieren.

Rechnungsintegration

Viele Zeiterfassungs-Apps können Arbeitszeitnachweise erstellen, aber manche können noch mehr. Sie können die Daten aus den Stundenzetteln übernehmen und daraus detaillierte und genaue Rechnungen erstellen, die Sie direkt an Ihre Kunden versenden können. Dies ist eine weitere enorme Zeitersparnis für die durchschnittliche Marketingagentur, da Sie so schnell und effizient für Ihre geleistete Arbeit bezahlt werden.

Gründe für die Investition in Zeiterfassungssoftware für Marketingagenturen

Die Vorteile von Zeiterfassungssoftware für Marketingagenturen sind nicht zu unterschätzen, und nicht nur die Eigentümer können davon profitieren. Auch einzelne Mitarbeiter und Teams können von den Vorteilen der Zeiterfassungstechnologie profitieren.

Hier sind nur einige Beispiele dafür, wie die richtige Zeiterfassungs-App eine Agentur verändern kann.

Grund 1 – Analyse und Verbesserung der Produktivität

Jede Marketingagentur sollte danach streben, so produktiv wie möglich zu sein. Je effizienter Ihre Agentur ist, desto einfacher wird es sein, mehr Kunden und Projekte anzunehmen und dadurch mehr Geld zu verdienen. Das ist einfache Logik, und Zeiterfassungssoftware ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Sie Ihre Produktivitätsziele erreichen können.

Durch die Erfassung von Daten darüber, wie viel Zeit für verschiedene Aufgaben aufgewendet wird, ermöglicht Ihnen eine Zeiterfassungssoftware die Analyse der Produktivität Ihrer Agentur. Sie können genau sehen, was funktioniert und was nicht – wo Zeit optimiert wird und wo sie verschwendet wird.

Vielleicht haben Sie bemerkt, dass Termine nicht eingehalten werden, und möchten wissen, warum. Oder vielleicht haben Sie das Gefühl, dass bestimmte Mitarbeiter nicht ihren Beitrag leisten. So oder so, mit einer Zeiterfassungssoftware können Sie das herausfinden. Es liefert ein klares Bild Ihrer Betriebsabläufe, und Sie können dieses Bild nutzen, um die Produktivität zu steigern.

Grund 2 – Effizientes Projekt- und Aufgabenmanagement

Die effektive und effiziente Verwaltung von Projekten ist ein wesentlicher Bestandteil der erfolgreichen Führung einer Marketingagentur. Wenn Sie Ihre Ziele nicht erreichen und Ihre Fristen nicht einhalten, sind Ihre Kunden oft unzufrieden und kommen in Zukunft wahrscheinlich nicht mehr zu Ihrer Firma zurück.

Im Gegensatz dazu ist eine Agentur, die Aufgaben und Projekte termingerecht erledigt, wie eine gut geölte Maschine. Es hat viel bessere Chancen, langfristige, treue Kunden zu gewinnen und sich als Branchenführer zu etablieren. Die richtige Zeiterfassungssoftware spielt hier eine wichtige Rolle.

Es hilft Ihnen dabei, Projektaufgaben zu organisieren, realistische Fristen festzulegen und Prioritäten zu identifizieren. Wie im vorherigen Punkt erläutert, können Sie damit auch mögliche Schwachstellen in Ihren bestehenden Projektmanagementprozessen erkennen und beheben.

Grund 3 – Genaue Kundenabrechnung und Lohnabrechnung

Letztendlich existiert jedes Unternehmen, um Geld zu verdienen. Das gilt auch für Marketingagenturen. Aber manchmal kann sogar der Prozess der Bezahlung wie eine zusätzliche Arbeitsbelastung empfunden werden. Sie müssen berechnen, wie viel Ihnen Ihre Kunden schulden, Stundenzettel erstellen und Rechnungen generieren.

Zeiterfassungssoftware hilft dabei, jeden Schritt dieses Prozesses zu beschleunigen und zu vereinfachen. Damit können Sie genau nachverfolgen, wie viele abrechenbare Stunden Sie für jede Aufgabe aufwenden. Die besten Apps erstellen außerdem zuverlässige, genaue Stundenzettel, die Sie Ihren Kunden als Nachweis für Ihre Arbeit vorlegen können.

Dadurch können Sie schnell genaue Rechnungen erstellen und versenden und das Risiko von Zahlungsstreitigkeiten verringern. Alternativ können Sie, um die Sache noch einfacher zu machen, eine Zeiterfassungs-App für Marketingagenturen mit integrierter Rechnungserstellung verwenden.

Diese Software ist auch nützlich, um die Gehaltsabrechnung zu verfolgen. Es hilft Ihnen zu sehen, wie viele Stunden jeder Mitarbeiter gearbeitet hat, einschließlich etwaiger Überstunden. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass jeder den richtigen Lohn erhält, wodurch wiederum das Risiko von Streitigkeiten oder Meinungsverschiedenheiten verringert wird.

Grund 4 – Eine verantwortungsbewusstere und fokussiertere Belegschaft

Es mag den Anschein haben, dass Zeiterfassungssoftware für Marketingagenturen nur für Agenturinhaber und deren Geschäftsergebnisse von Vorteil ist. Allerdings können auch einzelne Mitarbeiter in vielerlei Hinsicht davon profitieren, beispielsweise indem sie sich besser auf ihre Arbeit konzentrieren und ihr Zeitbewusstsein schärfen.

Tatsächlich sagen viele Arbeitnehmer, dass Zeiterfassungssoftware ihnen dabei hilft, ihre Prioritäten und Aufgaben leichter im Blick zu behalten. Manche finden es sogar motivierend, da es sie dazu anspornt, Dinge effizienter zu erledigen und ihre eigenen persönlichen Fristen einzuhalten.

Andere schätzen es, dass Zeiterfassungs-Apps sie – und ihre Kollegen – zu mehr Verantwortungsbewusstsein anhalten. Dadurch werden gleiche Bedingungen für alle geschaffen, sodass die fleißigsten Mitarbeiter sicher sein können, dass ihre Bemühungen wahrgenommen werden, und alle„Zeitverschwender“aussortiert werden.

Grund 5 – Bessere Verteilung von Zeit und Ressourcen

Selbst die besten und größten Agenturen verfügen nur über begrenzte Ressourcen und müssen diese angemessen verwalten. Es kann jedoch schwierig sein, zu wissen, wie Sie Ihre Ressourcen am besten einsetzen und Ihre Zeit verbringen sollten, wenn Sie nicht über die richtigen Daten verfügen, die Ihnen dabei helfen.

Wieder einmal verändert Zeiterfassungssoftware die Spielregeln. Es gibt Ihnen genau Auskunft darüber, wie lange es dauert, bestimmte Projekte und Prozesse abzuschließen. Damit können Sie erkennen, welche Bereiche des Betriebs vorzeitig laufen und möglicherweise nicht ganz so viele Ressourcen benötigen.

Gleichzeitig können Sie auch Aufgaben identifizieren, die dazu neigen, sich zu verzögern oder länger zu dauern, als sie sollten. Anschließend können Sie Ihre Ressourcen entsprechend neu zuweisen und sicherstellen, dass alle Teams über die erforderlichen Mittel verfügen, um ihre Aufgaben zu erfüllen.

Grund 6 – Ein wesentliches Element des Tech-Stacks für den Fernbetrieb

Heutzutage arbeiten immer mehr Menschen im Homeoffice. Eine Marketingagentur kann Mitarbeiter haben, die über das ganze Land oder sogar über den ganzen Globus verteilt sind. Es ist oft schwierig, den Überblick über eine so heterogene und vielfältige Belegschaft zu behalten, aber Zeiterfassungstechnologie kann hier Abhilfe schaffen.

Mit Zeiterfassungstechnologie können Agenturinhaber sehen, wie ihre verschiedenen Remote-Teams und Mitarbeiter arbeiten. Es sorgt dafür, dass jeder seiner Verantwortung nachkommt, und hilft dabei, die Arbeit zu erledigen, selbst über verschiedene Kontinente und Zeitzonen hinweg.

Es ist auch für die Arbeitnehmer selbst nützlich. Remote-Mitarbeiter können diese Software nutzen, um genau zu sehen, wie viele Stunden sie arbeiten. Dies kann ihnen helfen, ihre Work-Life-Balance zu verbessern und sicherzustellen, dass sie für ihre Arbeit angemessen bezahlt werden.

Grund 7 – Anerkennung und Belohnung Ihrer besten Mitarbeiter

Die besten Mitarbeiter investieren viel harte Arbeit und Mühe, um Dinge zu erledigen. Sie bemühen sich, Termine einzuhalten, machen Überstunden und geben ihr Bestes, um zum Erfolg des Unternehmens beizutragen. Leider bleiben ihre Bemühungen manchmal unbemerkt und unbelohnt.

Das ist ein Problem.

Arbeitnehmer möchten sich wertgeschätzt und wahrgenommen fühlen. Wenn sie all diese harte Arbeit investieren und keinerlei Anerkennung dafür erhalten, sind sie möglicherweise weniger motiviert, in Zukunft genauso hart zu arbeiten. Schlimmer noch, sie könnten sogar versucht sein, das Unternehmen ganz zu verlassen und sich woanders zu bewerben.

Auch dabei hilft eine Zeiterfassungssoftware. Damit können Sie die Leistung von Teams und einzelnen Mitarbeitern verfolgen und leicht diejenigen erkennen, die Termine konsequent einhalten und die Erwartungen übertreffen. Das macht es einfach, diese Mitarbeiter zu belohnen und andere zu motivieren, es ihnen gleichzutun.

Dies kann sogar zu verschiedenen zusätzlichen Vorteilen führen, wie beispielsweise der Entwicklung eines freundschaftlichen Wettbewerbs unter den Mitarbeitern. Der Wettbewerbsgeist kann ein wertvoller Motivator sein, der alle dazu anspornt, härter zu arbeiten, und dazu beiträgt, dass Projekte schneller und effizienter als je zuvor abgeschlossen werden.

Tipps und Tricks, um das Beste aus Zeiterfassungs-Apps für Marketingagenturen herauszuholen

Das bloße Herunterladen und Installieren einer beliebigen Zeiterfassungssoftware wird Ihre Agentur nicht über Nacht auf magische Weise verändern. Stattdessen müssen Sie sorgfältig auswählen, welches Programm Sie ausprobieren möchten, und es richtig einsetzen, um den maximalen Nutzen aus seinen Features und Funktionen zu ziehen.

Hier sind einige clevere Tipps, Tricks und Strategien, mit denen Sie das Beste aus der Zeiterfassungstechnologie herausholen können.

Wählen Sie sorgfältig aus

Es gibt viele Zeiterfassungs-Apps auf dem Markt, und sie sind nicht alle gleich. Einige sind sehr einfach gehalten und dienen beispielsweise lediglich als digitale „Ein- und Ausstempeln“-Taste. Andere sind wesentlich umfangreicher und bieten erweiterte Funktionen wie Rechnungserstellung und Berichterstellung.

Deshalb sollten Sie nicht voreilig handeln und sich für die erste Software entscheiden, die Ihnen begegnet. Stattdessen ist es viel sinnvoller, die verschiedenen Optionen zu vergleichen und sich auf verschiedene Faktoren zu konzentrieren, um das richtige Programm auszuwählen. Sie müssen Fragen stellen wie „Wie viel ist die Agentur bereit, für Zeiterfassungssoftware auszugeben?“ und „Welche Funktionen benötigen wir, um unsere Arbeit zu unterstützen?“

Zu den wichtigsten Faktoren, die Sie bei Ihrer Entscheidung berücksichtigen sollten, gehören:

• Funktionen: Selbstverständlich müssen Sie sicherstellen, dass das von Ihnen gewählte Programm über die richtigen Funktionen verfügt, um Ihre Marketingagentur zu unterstützen. Natürlich muss es die Zeit effektiv erfassen, aber Sie können auch von Zeiterfassungsbögen, Berichten und Integrationen mit anderer Software profitieren.
• Kompatibilität: Zeiterfassungssoftware ist nicht nur für Desktop-Computer geeignet. Sie können auch Apps finden, die auf Mobilgeräten mit unterschiedlichen Betriebssystemen funktionieren. Überlegen Sie, welche Art von Geräten Ihre Agentur verwendet, und stellen Sie sicher, dass Sie über eine App verfügen, die alle diese Geräte abdeckt.
• Kosten: Es gibt kostenlose Zeiterfassungs-Apps für Marketingagenturen, aber diese sind in der Regel weniger umfangreich und effektiv als andere. In den meisten Fällen müssen Sie für die gewünschten Ergebnisse bezahlen, aber achten Sie darauf, eine App zu finden, die in das Technologiebudget Ihrer Agentur passt.
• Standalone oder Suite: Einige Zeiterfassungs-Apps existieren als eigenständige Programme. Andere sind Teil umfassenderer Softwarepakete, wie beispielsweise das All-in-One-Agenturpaket von Bonsai, das Zeiterfassung mit Rechnungsstellung, Terminplanung und vielem mehr verbindet.

Beziehen Sie Ihr Team in die Entscheidung mit ein.

Ein häufiger Fehler, den viele Agenturinhaber begehen, besteht darin, neue Technologien selbst auszuwählen, ohne andere in diesen Prozess einzubeziehen. Alternativ könnten sie ihren IT-Leiter bitten, die Entscheidung zu treffen, versäumen es jedoch, Feedback und Input von anderen Mitarbeitern weiter unten in der Hierarchie einzuholen. Dies kann oft schlecht ausgehen, da die Personen, die die Software tatsächlich nutzen – Ihre Mitarbeiter – möglicherweise wertvolle Ratschläge und Meinungen zu äußern haben.

Daher ist es am besten, sie in den Entscheidungsprozess einzubeziehen. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern und Teamleitern über Ihre Pläne zur Einführung einer Zeiterfassungssoftware. Fragen Sie sie nach ihrer Meinung und welche Funktionen ihrer Meinung nach am nützlichsten wären. Anhand dieser Informationen können Sie dann eine kluge und sinnvolle Entscheidung darüber treffen, welches Tool Sie verwenden möchten.

Führen Sie die Zeiterfassung schrittweise ein und erklären Sie sie Ihren Mitarbeitern.

Für Mitarbeiter, die es nicht gewohnt waren, ihre Arbeitszeit zu erfassen, kann es irritierend sein, plötzlich mit einer Zeiterfassungssoftware arbeiten zu müssen. Viele werden sich mit der Zeit daran gewöhnen, aber sie müssen vielleicht langsam herangeführt werden, anstatt überstürzt zu handeln. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, Zeiterfassungssysteme schrittweise einzuführen, den Mitarbeitern deren Vorteile zu erläutern und ihnen zu verdeutlichen, warum diese Tools notwendig sind.

Viele Arbeitnehmer befürchten, dass Zeiterfassungssoftware lediglich eine intensive Form des Mikromanagements ist. Sie befürchten, dass jede ihrer Handlungen genauestens unter die Lupe genommen wird oder dass sie dafür bestraft werden, wenn sie Pausen einlegen oder nicht mit Höchstgeschwindigkeit arbeiten. Es ist wichtig, ihnen die Realität verständlich zu machen, ihre Bedenken zu zerstreuen und ihnen zu zeigen, wie das System funktionieren wird.

Nutzen Sie Zeiterfassungssoftware zur Unterstützung der Automatisierung.

Wenn Sie den maximalen Nutzen aus einer Zeiterfassungssoftware ziehen möchten, sollten Sie diese am besten in Verbindung mit anderen Elementen Ihres Tech-Stacks einsetzen. Beispielsweise verwenden viele Marketingagenturen die von ihren Tracking-Apps erstellten Stundenzettel, um daraus genaue Rechnungen für ihre Kunden zu erstellen.

Noch besser ist es, wenn Sie Ihre Zeiterfassungstools zur Unterstützung automatisierter Prozesse und Arbeitsabläufe nutzen können. Sie können beispielsweise Ihre Rechnungsstellungs-App so einrichten, dass sie automatisch Arbeitszeitnachweise ausliest und Rechnungen mit minimalem manuellem Aufwand erstellt. Oder Sie könnten Ihr Lohnbuchhaltungsprogramm so konfigurieren, dass es die Arbeitszeit der Mitarbeiter erfasst, und diese Daten nutzen, um die Gehälter effizienter zu verwalten. Alternativ können Sie eine Zeiterfassungs-App verwenden, die Teil einer All-in-One-Agentur-Software-Suite ist.

Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Zeiterfassungsberichte, um Verbesserungsmöglichkeiten zu finden.

Einer der Schlüssel zum Erfolg einer Marketingagentur ist das ständige Streben nach Verbesserung. Ruhe dich niemals auf deinen Lorbeeren aus. Suchen Sie ständig nach Möglichkeiten, die Effizienz zu verbessern, Zeitverschwendung zu reduzieren und Ihre Prozesse zu optimieren. Verwenden Sie dazu eine Zeiterfassungssoftware, indem Sie regelmäßig die darin gespeicherten Berichte und Protokolle überprüfen.

Die überwiegende Mehrheit der Zeiterfassungs-Apps führt genaue und zuverlässige Aufzeichnungen. Wenn Sie sich nicht die Zeit nehmen, diese Aufzeichnungen durchzusehen, oder sie nur sporadisch überprüfen, werden Sie nicht viel Nutzen aus der Software ziehen können. Versuchen Sie, sich anzugewöhnen, die Protokolle regelmäßig zu überprüfen, nach Prozessen zu suchen, die länger dauern als andere, und dann den Gründen dafür auf den Grund zu gehen.

Zusammenfassend: Nutzen Sie Zeiterfassungssoftware für Marketingagenturen, um Ihre Agentur zu optimieren.

Wir haben diesen Leitfaden mit einer Erinnerung an das alte Sprichwort „Zeit ist Geld“ begonnen. Aber in Wirklichkeit ist Zeit viel mehr als das. Es handelt sich um eine äußerst wertvolle, aber begrenzte Ressource, die mit Sorgfalt und Liebe zum Detail verwaltet werden muss. Dies ist besonders wichtig in der schnelllebigen, sich ständig verändernden Welt der Marketingagenturen, die einfach ihr Zeitmanagement im Griff haben müssen, um erfolgreich zu sein.

Wie oben gezeigt, kann Zeiterfassungssoftware bei allen Aspekten des Zeitmanagements Ihrer Agentur helfen und ist somit eine unschätzbare Ergänzung für Ihre Agentur. Um optimale Ergebnisse zu erzielen, wählen Sie eine Zeiterfassungssoftware, die sich nahtlos in andere unverzichtbare Komponenten Ihres Systems integrieren lässt, wie beispielsweise Ihr CRM-System und Ihre Rechnungserstellung.

Hier kommt Bonsai ins Spiel. Die All-in-One-Agentursoftware von Bonsai bietet fantastische Zeiterfassungsfunktionen, darunter Echtzeit-Tracking, Berichte, präzise Stundenzettel und automatische Rechnungsstellung. Kontaktieren Sie noch heute das Bonsai-Team, um alles darüber zu erfahren.