La guía definitiva sobre el software de seguimiento del tiempo para agencias de marketing

El tiempo es oro. Hay mucha verdad en esas tres palabras, especialmente en el mundo de las agencias de marketing. Con el marketing cada vez más competitivo, nunca ha sido tan importante aprovechar al máximo cada segundo y gestionar tu agencia de la forma más eficiente posible. El software de seguimiento del tiempo es una de las muchas herramientas tecnológicas que pueden ayudar.

Es revelador que muchos propietarios de agencias que han adoptado la tecnología de seguimiento del tiempo sienten que tienen mucho más control sobre las operaciones de su agencia. Pero es posible que aún no estés seguro de si el software de seguimiento del tiempo es adecuado para tu agencia de marketing. Para ayudarte a decidir, esta guía te proporcionará toda la información que necesitas saber sobre qué es este software, cómo funciona y qué ventajas ofrece.

¿Qué es un software de seguimiento del tiempo?

El concepto de seguimiento del tiempo existe desde hace siglos. Originalmente, era un proceso completamente manual. Los empleados se encargarían de controlar la llegada de cada trabajador y de anotar los retrasos. Más tarde, se inventaron los relojes de trabajo o relojes registradores, que permitían a los empleados «fichar» con sus propias tarjetas de control horario selladas.

En esencia, el software de seguimiento del tiempo no es más que una continuación de esto. Es el equivalente moderno del antiguo reloj registrador. Como su nombre indica, este software está diseñado para realizar un seguimiento del tiempo. En concreto, realiza un seguimiento del tiempo que tu equipo y cada uno de los trabajadores dedican a diversas tareas y procesos. Guarda registros detallados del tiempo empleado que puedes revisar más tarde, y muchas aplicaciones de seguimiento también ofrecen otras funciones.

Características principales del software de seguimiento del tiempo

Para obtener información más detallada sobre cómo funciona el software de seguimiento del tiempo, aquí tienes un desglose de las características clave presentes en la mayoría de los programas.

Seguimiento en tiempo real

Obviamente, no se llamaría software de seguimiento del tiempo si no fuera capaz de realizar dicho seguimiento. Esta es la función principal de todas las aplicaciones de seguimiento. Todos ellos deberían poder supervisar y registrar la cantidad de tiempo que un trabajador o equipo dedica a un proceso o tarea. Muchos de ellos también facilitan este proceso. Los trabajadores pueden simplemente hacer clic en un botón, por ejemplo, para iniciar el reloj y volver a hacer clic cuando terminen sus tareas.

Registros e informes

El software de seguimiento del tiempo también mantiene registros e informes de los datos que recopila. Así, al final de cada día, semana o mes, por ejemplo, los supervisores pueden revisar cuánto tiempo se ha dedicado a tareas concretas. Esto resulta muy valioso a la hora de optimizar las operaciones de una agencia, determinar dónde se pierde tiempo y dónde se pueden mejorar los procesos.

Generación de hojas de horas

Las mejores aplicaciones de seguimiento del tiempo también son capaces de utilizar los datos que recopilan para generar hojas de horas. Pueden crear automáticamente documentos detallados que muestran exactamente cuántas horas facturables se han dedicado a un proyecto concreto. Esto ayuda a optimizar otras partes de las operaciones de su agencia, como la facturación y la nómina.

Integración de facturas

Aunque muchas aplicaciones de seguimiento del tiempo son capaces de generar hojas de horas, algunas van aún más allá. Pueden tomar los datos de las hojas de horas y utilizarlos para generar facturas detalladas y precisas que usted podrá enviar directamente a sus clientes. Esto supone otro gran ahorro de tiempo para la agencia de marketing media, ya que le ayuda a cobrar por el trabajo realizado de forma rápida y eficiente.

Razones para invertir en un software de seguimiento del tiempo para agencias de marketing

Las ventajas del software de seguimiento del tiempo para las agencias de marketing no pueden subestimarse, y los propietarios no son los únicos que pueden beneficiarse de él. Los trabajadores individuales y los equipos también pueden beneficiarse de las ventajas que ofrece la tecnología de seguimiento del tiempo.

Estas son solo algunas de las formas en que la aplicación adecuada para el seguimiento del tiempo puede transformar una agencia.

Razón 1: Analizar y mejorar la productividad

Todas las agencias de marketing deben esforzarse por ser lo más productivas posible. Cuanto más eficiente sea tu agencia, más fácil te resultará aceptar más clientes y proyectos, y por lo tanto ganar más dinero. Es una lógica sencilla, y el software de seguimiento del tiempo es una herramienta poderosa que te ayuda a alcanzar tus objetivos de productividad.

Al recopilar datos sobre cuánto tiempo se dedica a diferentes tareas, el software de seguimiento del tiempo le permite analizar los niveles de productividad de su agencia. Podrás ver exactamente qué funciona y qué no, dónde se optimiza el tiempo y dónde se desperdicia.

Quizás hayas notado que no se están cumpliendo los plazos y quieras saber por qué. O tal vez sientes que algunos trabajadores no están haciendo su parte. En cualquier caso, el software de seguimiento del tiempo te ayuda a averiguarlo. Proporciona una imagen clara de sus operaciones, y puede utilizar esa imagen para aumentar la productividad.

Razón 2: gestión eficiente de proyectos y tareas

Gestionar proyectos de manera eficaz y eficiente es una parte fundamental para dirigir con éxito una agencia de marketing. Si no logras alcanzar tus objetivos y cumplir con tus plazos, los clientes a menudo terminarán insatisfechos y serán menos propensos a volver a tu empresa en el futuro.

Por el contrario, una agencia que completa las tareas y los proyectos a tiempo es como una máquina bien engrasada. Tiene muchas más posibilidades de atraer clientes fieles a largo plazo y consolidarse como líder del sector. El software adecuado para el seguimiento del tiempo tiene un papel importante que desempeñar en este sentido.

Te ayuda a organizar las tareas del proyecto, establecer plazos realistas e identificar prioridades. Como se ha explicado en el punto anterior, también le permite detectar posibles debilidades en sus procesos de gestión de proyectos existentes y abordarlas.

Razón 3: facturación precisa a los clientes y nóminas

En última instancia, todas las empresas existen para ganar dinero. Esto también se aplica a las agencias de marketing. Pero a veces, incluso el proceso de cobrar puede parecer un trabajo adicional. Tienes que calcular cuánto te deben los clientes, elaborar hojas de horas y generar facturas.

El software de seguimiento del tiempo ayuda a acelerar y simplificar cada paso de ese proceso. Te permite realizar un seguimiento exacto de las horas facturables que dedicas a cada tarea. Las mejores aplicaciones también generan hojas de horas fiables y precisas que puedes mostrar a tus clientes como prueba de tu trabajo.

Como resultado, puede crear y enviar rápidamente facturas precisas y reducir el riesgo de disputas de pago. Como alternativa, para facilitar aún más las cosas, puedes utilizar una aplicación de seguimiento del tiempo de una agencia de marketing con generación de facturas integrada.

Este software también es útil para llevar un control de las nóminas. Te ayuda a ver cuántas horas ha trabajado cada empleado, junto con las horas extras que han realizado. De esta manera, se garantiza que todos reciban la remuneración adecuada, lo que reduce nuevamente el riesgo de disputas o desacuerdos.

Razón 4: una plantilla más responsable y centrada

Puede parecer que el software de seguimiento del tiempo de las agencias de marketing solo beneficia a los propietarios de las agencias y a sus resultados financieros. Sin embargo, los empleados también pueden beneficiarse de ello de diversas maneras, por ejemplo, centrándose más en su trabajo y siendo más conscientes de su tiempo.

De hecho, muchos trabajadores afirman que el software de control del tiempo les ayuda a realizar un seguimiento más sencillo de sus prioridades y tareas. Algunos incluso lo encuentran motivador, ya que les anima a intentar hacer las cosas de manera más eficiente y cumplir con sus propios plazos personales.

A otros les gusta cómo las aplicaciones de seguimiento del tiempo pueden hacer que ellos, y sus compañeros de trabajo, sean más responsables. Esto pone a todos en igualdad de condiciones, por lo que los trabajadores más esforzados pueden estar seguros de que sus esfuerzos se tienen en cuenta, y los que«pierden el tiempo»serán descartados.

Razón 5: Mejor asignación del tiempo y los recursos

Incluso las mejores y más grandes agencias tienen recursos limitados y deben gestionarlos adecuadamente. Pero puede resultar difícil saber cuál es la mejor manera de utilizar tus recursos y cómo emplear tu tiempo si no dispones de los datos adecuados que te sirvan de guía.

Una vez más, el software de seguimiento del tiempo cambia las reglas del juego. Te indica exactamente cuánto tiempo se tarda en completar determinados proyectos y procesos. Puede utilizar eso para ver qué áreas de operaciones se están adelantando y pueden no necesitar tantos recursos.

Al mismo tiempo, también puedes identificar las tareas que tienden a retrasarse o que tardan más de lo que deberían. A continuación, puede reasignar sus recursos en consecuencia, asegurándose de que todos los equipos dispongan de lo necesario para llevar a cabo su trabajo.

Razón 6: un elemento tecnológico esencial para las operaciones remotas.

Hoy en día, cada vez más personas trabajan a distancia. Una agencia de marketing puede tener empleados repartidos por todo el país o incluso por todo el mundo. Hacer un seguimiento de una plantilla tan dispar y diversa suele ser difícil, pero la tecnología de control del tiempo puede marcar la diferencia.

La tecnología de seguimiento del tiempo permite a los propietarios de agencias ver cómo operan sus diversos equipos y trabajadores remotos. Hace que todos rindan cuentas y ayuda a que se realice el trabajo, incluso en diferentes continentes y zonas horarias.

También es útil para los propios trabajadores. Los trabajadores remotos pueden utilizar este software para ver exactamente cuántas horas están dedicando al trabajo. Esto puede ayudarles a conciliar su vida laboral y personal, además de garantizar que reciban una remuneración adecuada por su esfuerzo.

Razón 7: Reconocer y recompensar a tus mejores trabajadores

Los mejores trabajadores dedican enormes cantidades de esfuerzo y trabajo duro para sacar el trabajo adelante. Se esfuerzan por cumplir los plazos, haciendo horas extras y dando lo mejor de sí mismos para ayudar a la empresa a alcanzar el éxito. Desafortunadamente, sus esfuerzos a veces pueden pasar desapercibidos y no ser recompensados.

Eso es un problema.

Los trabajadores quieren sentirse valorados y reconocidos. Si se esfuerzan tanto y no reciben ningún tipo de reconocimiento, es posible que en el futuro se sientan menos motivados para trabajar con la misma intensidad. Peor aún, podrían incluso sentirse tentados a abandonar la empresa por completo y marcharse a otro lugar.

El software de seguimiento del tiempo también ayuda con eso. Te permite realizar un seguimiento del rendimiento de los equipos y de los trabajadores individuales, identificando fácilmente a aquellos que cumplen sistemáticamente los plazos y superan las expectativas. Esto facilita recompensar a esos trabajadores, además de inspirar a otros a igualarlos.

Esto puede incluso generar diversos beneficios adicionales, como el desarrollo de una competencia amistosa entre los trabajadores. El espíritu competitivo puede ser un valioso factor de motivación, que anima a todos a trabajar más duro y ayuda a que los proyectos se completen más rápido y de forma más eficiente que nunca.

Consejos y trucos para sacar el máximo partido a las aplicaciones de seguimiento del tiempo de las agencias de marketing

El simple hecho de descargar e instalar un software de seguimiento del tiempo al azar no transformará mágicamente tu agencia de la noche a la mañana. En cambio, hay que elegir cuidadosamente qué programa probar y utilizarlo correctamente para sacar el máximo partido a sus características y funciones.

Aquí tienes algunos consejos, trucos y estrategias inteligentes que te ayudarán a sacar el máximo partido a la tecnología de seguimiento del tiempo.

Elige con cuidado.

Hay muchas aplicaciones para controlar el tiempo, y no todas son iguales. Algunas son muy básicas, por ejemplo, poco más que un botón digital para «fichar la entrada» y «fichar la salida». Otros son mucho más completos y ofrecen funciones avanzadas, como la generación de facturas y la elaboración de informes.

Por eso no debes precipitarte y elegir el primer software que veas. En cambio, es mucho más sensato comparar las opciones disponibles y centrarse en diversos factores para elegir el programa adecuado. Deberá hacer preguntas como «¿Cuánto está dispuesta a gastar la agencia en un software de seguimiento del tiempo?» y «¿Qué funciones necesitamos para facilitar nuestro trabajo?».

Algunos de los factores más importantes a tener en cuenta al tomar una decisión son:

• Características: Naturalmente, debes asegurarte de que el programa que elijas tenga las características adecuadas para respaldar a tu agencia de marketing. Por supuesto, es necesario realizar un seguimiento eficaz del tiempo, pero también puede resultarle útil disponer de hojas de horas, informes e integraciones con otro software.
• Compatibilidad: El software de seguimiento del tiempo no es solo para ordenadores de sobremesa. También puedes encontrar aplicaciones que funcionan en dispositivos móviles con diferentes sistemas operativos. Considera qué tipo de dispositivos utiliza tu agencia y asegúrate de tener una aplicación que los cubra todos.
• Coste: existen aplicaciones gratuitas para el seguimiento del tiempo de las agencias de marketing, pero suelen tener menos funciones y ser menos eficaces que otras. En la mayoría de los casos, para obtener los resultados que necesitas, tendrás que pagar, pero asegúrate de encontrar una aplicación que se ajuste al presupuesto tecnológico de tu agencia.
• Autónomo o paquete: algunas aplicaciones de seguimiento del tiempo existen por sí solas como programas autónomos. Otros forman parte de paquetes de software más completos, como el paquete integral para agencias de Bonsai, que combina el control del tiempo con la facturación, la programación y mucho más.

Incluye a tu equipo en la decisión.

Un error común que cometen muchos propietarios de agencias es seleccionar nuevas tecnologías por su cuenta, sin involucrar a nadie más en el proceso. Por otra parte, podrían pedirle al jefe de TI que tome la decisión, pero no pedirían la opinión ni la aportación de otros trabajadores que están más abajo en la pirámide. Esto a menudo puede acabar mal, ya que las personas que realmente utilizan el software, es decir, sus empleados, pueden tener consejos y opiniones valiosos que compartir.

Por lo tanto, es mejor involucrarlos en el proceso de toma de decisiones. Hable con los empleados y los jefes de equipo sobre sus planes para implementar un software de control del tiempo. Pregúntales qué opinan y qué tipo de funciones creen que serían más útiles. A continuación, puede utilizar esa información para ayudarle a tomar una decisión inteligente y sensata sobre qué herramienta utilizar.

Introduzca el control del tiempo de forma gradual y explíquelo a sus empleados.

Puede resultar chocante para los empleados que no estaban acostumbrados a que se controlara su tiempo encontrarse de repente con un software de control horario. Muchos se adaptarán con el tiempo, pero es posible que necesiten que se les facilite la transición, en lugar de apresurarlos. Por ese motivo, es posible que desee introducir los sistemas de seguimiento del tiempo de forma gradual, explicando sus ventajas a los trabajadores y ayudándoles a comprender por qué son necesarias estas herramientas.

Muchos trabajadores temen que el software de control del tiempo sea simplemente una forma intensa de microgestión. Les preocupa que cada una de sus acciones vaya a ser objeto de un minucioso escrutinio, o que se les castigue por tomarse descansos o por no rendir al máximo. Es importante ayudarles a comprender la realidad, tranquilizarles y mostrarles cómo funcionará el sistema.

Utilice un software de seguimiento del tiempo para facilitar la automatización.

Si desea sacar el máximo partido a cualquier software de seguimiento del tiempo, lo mejor es utilizarlo junto con otros elementos de su conjunto de tecnologías. Por ejemplo, muchas agencias de marketing toman las hojas de horas creadas por sus aplicaciones de seguimiento y las utilizan para generar facturas precisas para sus clientes.

Es aún mejor si puedes utilizar tus herramientas de seguimiento del tiempo para respaldar procesos y flujos de trabajo automatizados. Por ejemplo, puede intentar configurar su aplicación de facturación para que lea automáticamente las hojas de horas y cree facturas con un mínimo esfuerzo manual. O bien, puede configurar su programa de nóminas para realizar un seguimiento del tiempo que los trabajadores están activos y utilizarlo para gestionar los salarios de forma más eficiente. Como alternativa, utiliza una aplicación de seguimiento del tiempo que forme parte de un paquete de software todo en uno para agencias.

Revisa periódicamente tus informes de seguimiento del tiempo para encontrar áreas de mejora.

Una de las claves para dirigir una agencia de marketing con éxito es buscar siempre la mejora. Nunca te duermas en los laureles. Busca constantemente formas de mejorar la eficiencia, reducir el tiempo perdido y optimizar tus procesos. Utiliza un software de seguimiento del tiempo para ayudarte con eso, revisando regularmente los informes y registros que almacena.

La gran mayoría de las aplicaciones de seguimiento del tiempo mantendrán registros precisos y fiables. Si no te tomas el tiempo necesario para revisar esos registros, o solo los revisas de forma intermitente, no sacarás mucho provecho del software. Intenta adquirir el hábito de revisar los registros según un calendario establecido, buscando los procesos que tardan más que otros y luego investigando las razones por las que ocurre esto.

En resumen: utilice un software de seguimiento del tiempo de la agencia de marketing para optimizar su agencia.

Comenzamos esta guía recordando el viejo adagio: «El tiempo es dinero». Pero, en realidad, el tiempo es mucho más que eso. Es un recurso inmensamente valioso, pero limitado, que debe gestionarse con cuidado y atención al detalle. Esto es especialmente importante en el vertiginoso y cambiante mundo de las agencias de marketing, que simplemente tienen que dominar la gestión del tiempo para tener éxito.

Como se ha mostrado anteriormente, el software de seguimiento del tiempo puede ayudar en todos los aspectos de la gestión del tiempo de su agencia, lo que lo convierte en una herramienta muy valiosa para su agencia. Para obtener los mejores resultados, elige un software de seguimiento del tiempo que se integre perfectamente con otros componentes imprescindibles, como tu CRM y la generación de facturas.

Ahí es donde entra en juego Bonsai. El software integral para agencias de Bonsai cuenta con fantásticas funciones de seguimiento del tiempo, que incluyen seguimiento en tiempo real, informes, hojas de horas precisas y facturación automática. Póngase en contacto con el equipo de Bonsai hoy mismo para obtener toda la información al respecto.