Verständnis des Ressourcenmanagements in Agenturen: Grundsätze und unterstützende Instrumente

Das Management der Ressourcen Ihrer Agentur ist ein entscheidender Aspekt für den Betrieb und das Wachstum Ihres Unternehmens. Im Grunde genommen handelt es sich um eine Methode, um Personen und Werkzeuge den Aufgaben und Projekten zuzuweisen, für die sie benötigt werden. Genauer betrachtet umfasst das Ressourcenmanagement das Verständnis der Fähigkeiten Ihrer Teammitglieder und deren Einsatz zur Steigerung der Kundenzufriedenheit. Das Ressourcenmanagement einer Agentur erfordert auch ein Verständnis dafür, welche digitalen Lösungen Ihnen zur Verfügung stehen und in welche Sie investieren müssen.

Wenn Sie die Ressourcen Ihrer Agentur vollständig verstehen, können Sie einen aussagekräftigen Katalog mit Produkten und Dienstleistungen für Ihre Kunden erstellen. Sie können schnell sagen, ob ein Projekt realisierbar ist, wie lange es dauern sollte und wen Sie einbeziehen müssen, um es abzuschließen.

Eine durchdachte Strategie für das Ressourcenmanagement ermöglicht es Ihnen, die Arbeitsbelastung auszugleichen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit zu steigern. Es kann Ihnen auch dabei helfen, das Budget Ihres Unternehmens zu optimieren und gleichzeitig die Effizienz und Produktivität zu steigern.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, warum das Ressourcenmanagement in Agenturen so wichtig ist, und lernen dessen Grundprinzipien kennen. Außerdem erfahren Sie, welche Tools Ihnen dabei helfen können, Strategien umzusetzen, mit denen Sie Ihre Ressourcen besser ausschöpfen können.

Grundlagen des Ressourcenmanagements in Agenturen

Als Führungskraft oder Entscheidungsträger in einer Agentur sind Ihre Mitarbeiter Ihre beste Ressource. Sie sind diejenigen, die Aufgaben für Kunden ausführen und über eine Reihe von Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen, die zu zufriedenstellenden Projektergebnissen führen. Gutes Ressourcenmanagement bedeutet, Ihre Mitarbeiter zu verstehen und zu wissen, was sie zu bieten haben.

Ohne diesen Ansatz riskieren Sie stark unausgewogene Aufgabenlisten, bei denen ein oder zwei besonders vertrauenswürdige Teammitglieder eine immer größere Arbeitslast übernehmen. Diese Mitarbeiter sind wahrscheinlich verärgert darüber, dass sie mehr leisten müssen als ihre Kollegen. Vielleicht ist Ihnen nicht bewusst, dass dies auch für ihre Kollegen, die weniger arbeiten, schlecht ist. Sie können sich unterbewertet, unnötig und sogar gelangweilt fühlen. All dies sind Faktoren, die zu Personalfluktuation führen können, bei der Ihre besten Mitarbeiter das Unternehmen verlassen und zu einem Wettbewerber wechseln.

Die Aufgabenverteilung innerhalb Ihres Teams ist der erste Schritt, um sicherzustellen, dass jeder Einzelne nicht zu viel oder zu wenig zu tun hat. Ein effektives Ressourcenmanagement erfordert jedoch eine angemessene und faire Aufgabenverteilung. Beispielsweise könnten Sie einen Vertriebsexperten haben, der über jahrelange Erfahrung in persönlichen Gesprächen mit Kunden verfügt. Ihnen einen Berg an Verwaltungsaufgaben zuzuweisen, ist eine Verschwendung guter Ressourcen – selbst wenn Sie wenig administrative Unterstützung haben. Hier kommt zuverlässige Software ins Spiel, die zusätzliche Ressourcen bereitstellt, um die Lücken in Ihrem Team zu schließen.

Der Einsatz von Technologie ist für ein effektives Ressourcenmanagement in Behörden von entscheidender Bedeutung. Dazu gehört unter anderem die Automatisierung mühsamer oder zeitaufwändiger Aufgaben. Beispielsweise automatisieren Marketingagenturen häufig den Versand von E-Mail-Kampagnen. Umfragen zeigen, dass 77 % der Mitarbeiter sich eine stärkere Automatisierung von Aufgaben wünschen, um ihre Produktivität zu steigern und mehr Zeit für kreative und innovative Tätigkeiten zu gewinnen. Agentursoftware, die solche Funktionen bietet, kann zu einem wichtigen Bestandteil Ihrer Ressourcenmanagementstrategie werden.

Vorteile eines effektiven Ressourcenmanagements

Sich Zeit zu nehmen, um Ihre Ressourcen zu verstehen und zu wissen, wo Sie diese einsetzen können, bietet eine Reihe von Vorteilen. Es hilft Ihnen dabei, realistische Wachstumsstrategien auf der Grundlage Ihrer aktuellen Teams und Tools zu planen. Oben sehen Sie, wie Bonsai die Zuweisung von Aufgaben an die richtigen Personen zur richtigen Zeit ermöglicht. Dies ist nur mit einem ganzheitlichen Verständnis der Mitarbeiter Ihres Unternehmens und ihrer Talente möglich.

Das Ressourcenmanagement hilft Ihnen auch dabei, zukünftige Trends vorherzusagen, indem es Ihnen ein besseres Verständnis der aktuellen Situation vermittelt. Wenn Sie wissen, dass Sie mit Ihrem fünfköpfigen Team in sechs Monaten 10 Kunden bedient haben, könnte eine Vergrößerung des Teams auf 10 Mitarbeiter Ihren Gewinn verdoppeln. Ein tiefgreifendes Verständnis der Ressourcen Ihrer Agentur führt zu besseren geschäftlichen Entscheidungen.

Werfen wir einen Blick auf einige weitere wichtige Vorteile eines effektiven Ressourcenmanagements in Agenturen.

1. Verbesserte Produktivität

Einer der Hauptvorteile eines ordnungsgemäßen Ressourcenmanagements ist das Potenzial, die Produktivität Ihres Teams zu steigern. Wir können dies besser verstehen, wenn wir noch einmal auf das Beispiel des Vertriebsspezialisten zurückkommen, der mit dem Ausfüllen von Formularen und der Dateneingabe beschäftigt ist. Dieser Mitarbeiter wird unmotiviert sein und nicht sein Bestes geben. Abgesehen von mangelnder Motivation kennen sie diesen Job nicht so gut wie ihren eigenen. Sie werden wahrscheinlich Fehler machen, langsam arbeiten und die Produktivität des gesamten Teams sowie ihre eigene beeinträchtigen.

Setzen Sie sie wieder in einer kundenorientierten Position ein, und sie werden wahrscheinlich glänzen. Wenn Menschen das tun können, was ihnen Spaß macht und was sie gut können, sind sie natürlich produktiver. Diese Produktivität mit kollaborativer Software zu steigern, die die Echtzeitkommunikation unterstützt, ist sogar noch besser.

Weltweit führt eine schlechte Ressourcenverwaltung in Form einer falschen Zuweisung von Teammitgliedern zu Aufgaben zu Produktivitätsverlusten in Höhe von 8,8 Billionen US-Dollar. Wenn man sich darauf konzentriert, die Mitarbeiter zu befähigen, ihre Fähigkeiten zu nutzen, trägt dies dazu bei, dass sie engagiert bleiben und effizient arbeiten.

2. Erhöhte Rentabilität

Wenn Sie mehr leisten und es besser machen können, haben Sie das Potenzial, mehr Geld zu verdienen. Ein Teammitglied, das seine Arbeit schneller erledigen kann, hat mehr Zeit, kreativ und innovativ zu sein. Sie könnten Ideen zur Verbesserung der Lead-Generierung entwickeln oder vorübergehend in ein anderes Team wechseln, um dort unterstützend mitzuarbeiten.

Teammitglieder, die nicht erschöpft sind, geben auch eher Feedback zu kleineren Herausforderungen wie technischen Problemen, nicht unterstützender Software oder Konflikten im Büro. Wenn die Arbeitsbelastung kaum zu bewältigen ist, bleibt oft nur wenig Zeit, um Hindernisse für das Wachstum zu beseitigen.

3. Mehr zufriedene Kunden

Vor allem aber erzielen Mitarbeiter von Agenturen, die intelligenter arbeiten, bessere Ergebnisse für ihre Kunden. Zufriedene Kunden kommen wieder und sorgen für Folgeaufträge. Sie leisten jedoch weit mehr als das. Sie können die Bewertungen und Rückmeldungen zufriedener Kunden nutzen, um Ihre aktuellen und zukünftigen Marketingkampagnen zu verbessern. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie die Zustimmung Ihrer Kunden einholen, bevor Sie deren Erfahrungsberichte auf diese Weise verwenden. Erstellen Sie ein Feedback-Formular mit einem Kontrollkästchen, mit dem Sie diese Einwilligung einholen, und senden Sie das Formular am Ende jedes Projekts an Ihre Kunden.

Bonsai bietet mehrere kostenlose Vorlagen, die verschiedene Möglichkeiten bieten, Feedback von Kunden zu sammeln. Abgesehen davon, dass Sie durch positive Kommentare wertvolle Earned Media gewinnen, kann dies auch Ihre Strategie zum Ressourcenmanagement in Ihrer Agentur weiter vorantreiben. Sie erhalten einen Überblick aus Kundensicht darüber, was funktioniert und was nicht, sodass Sie Ihre Prozesse und Arbeitsabläufe in Ihrer Agentur optimieren können.

4. Bessere Talentbindung

Kundenzufriedenheit ist zwar von entscheidender Bedeutung, aber für Agenturen ist es ebenso wichtig, sich auf die Bindung ihrer besten Talente zu konzentrieren. Personalvermittlungsfachleute geben an, dass eine „lasergenaue Fokussierung“ auf die Kandidatenerfahrung ein entscheidender Faktor für die Gewinnung neuer Mitarbeiter ist. Sie müssen sich jedoch auch darauf konzentrieren, Ihre derzeitigen Mitarbeiter zu halten. Die Einarbeitung eines neuen Teammitglieds kostet viel mehr als die Bindung eines bestehenden Mitarbeiters. Fehlgeschlagene Kundenbindungsstrategien belasten das Budget der Agentur unmittelbar.

Wie wir bereits gesehen haben, ermöglicht Ihnen das Ressourcenmanagement, Aufgaben den richtigen Personen zuzuweisen und so deren Fähigkeiten und Erfahrungen optimal zu nutzen. Außerdem hilft es Ihnen, Qualifikationslücken zu erkennen und geeignete Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen anzubieten. Weiterbildung kann ein wichtiger Faktor dafür sein, dass sich eine Person dafür entscheidet, bei ihrem Arbeitgeber zu bleiben.

5. Skalierbarkeit

Wenn Sie die Ihrer Agentur zur Verfügung stehenden Ressourcen gut kennen, können Sie Ihre Bemühungen schnell ausweiten, um der steigenden Nachfrage gerecht zu werden. Hoffentlich gewinnt Ihr Unternehmen jeden Tag das Interesse neuer potenzieller Kunden. Sie möchten in der Lage sein, diese Leads umgehend zu bearbeiten, Anfragen nachzuverfolgen und gegebenenfalls E-Mails oder Nachrichten zu versenden. Ohne Teammitglieder, die diese Aufgaben übernehmen, könnten sich diese potenziellen Kunden für einen Wettbewerber entscheiden.

Auch hier geht es wieder darum, Ihre Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben. Kombinieren Sie digitale Tools mit qualifizierten Mitarbeitern, um Marketingkampagnen zu erstellen, die sich mühelos skalieren lassen.

6. Gesündere Mitarbeiter

Wenn Mitarbeiter ihre Fähigkeiten bei der Ausführung von Aufgaben, die sie als interessant empfinden, unter Beweis stellen können, könnte sich dies positiv auf ihre Gesundheit auswirken. Teammitglieder, die ständig gebeten werden, Aufgaben außerhalb ihres Aufgabenbereichs oder über das angemessene Arbeitspensum hinaus zu übernehmen, sind von Burnout bedroht. Umgekehrt berichten Personen, die sich in ihrer Arbeit engagiert fühlen und das Gefühl haben, ein effektiver Teil eines Teams zu sein, von einem höheren Maß an Wohlbefinden.

Gesündere Mitarbeiter sind produktiver und loyaler. Die Strategie Ihres Unternehmens zum Ressourcenmanagement ist ein entscheidender Aspekt, um Ihre Teams zu unterstützen und ihnen zu zeigen, dass sie geschätzt werden.

7. Ausbau der Markenbekanntheit

Eine zufriedene und engagierte Belegschaft ist nur ein Zeichen für den Erfolg einer Agentur. Wie leicht Ihr Name wiedererkannt wird, ist eine andere Frage. Ihre Fähigkeit, innerhalb Ihrer gewählten Nische zu wachsen und in benachbarte Märkte zu expandieren, hängt weitgehend von der Stärke Ihres Marketings und Ihrer Marke ab. Ein effektives Ressourcenmanagement in Ihrer Agentur bietet Ihnen alle oben genannten Vorteile, was wiederum Ihren Ruf als Dienstleister stärkt.

Eine wiedererkennbare Marke ist ein Geschenk, das immer wieder Freude bereitet. Es schafft Vertrauen und ermutigt mehr potenzielle Kunden, Ihre Dienstleistungen auszuprobieren. Branding hilft Ihnen auch dabei, sich in zunehmend umkämpften Märkten abzuheben und sich einen Vorteil gegenüber Ihren Mitbewerbern zu verschaffen. Je beliebter Ihre Marke wird, desto größer sind Ihre Chancen, in benachbarte Märkte zu expandieren. Kreativagenturen, die ausschließlich mit kleinen Start-ups zusammenarbeiten, können die Chance erhalten, Partnerschaften mit größeren Unternehmen einzugehen. Branchenspezifische Partner könnten ähnliche Branchen entdecken, die ebenfalls ihre Dienste in Anspruch nehmen möchten.

All dies beginnt mit dem richtigen Ressourcenmanagement, um sicherzustellen, dass Kunden effizient betreut werden und einen hochwertigen Service erhalten.

Verwenden Sie ein Ressourcenmanagement-Tool.

Jetzt wissen Sie, warum das Ressourcenmanagement in Agenturen so wichtig ist und welche Prinzipien dahinterstehen: Organisation, Verständnis für Ihre Teams und Kenntnis Ihrer Kunden. An dieser Stelle ist es an der Zeit, sich mit der besten Agentur-Software und den besten Tools zu befassen, die Strategien zum Ressourcenmanagement unterstützen können.

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Was sind die wichtigsten Funktionen für das Ressourcenmanagement, auf die Sie achten sollten?

Mit dem Ressourcenplanungstool von Bonsai können Benutzer:

Ressourcen planen

Dank der Ressourcenverwaltung von Bonsai können Sie Ihrem Team ganz einfach Arbeitsstunden zuweisen und dabei die Kapazitäten jedes Teammitglieds sowie die erfassten Urlaubstage berücksichtigen.

Projekte termingerecht und innerhalb des Budgets liefern

Ein effektives Projektmanagement ist für den Erfolg einer Agentur unerlässlich, insbesondere wenn die Teams möglicherweise auf mehrere Standorte verteilt sind oder aus kleinen Gruppen von Remote-Mitarbeitern bestehen. Mit nsai (siehe Abbildung oben) können Sie ein einfaches, intuitives Projektboard mit übersichtlichen Aufgabenlisten erstellen. Es ist ganz einfach zu erkennen, wer an welcher Aufgabe arbeitet und welche Aufgaben bereits erledigt sind. Es besteht auch die Möglichkeit, Aufgaben an interne und externe Teammitglieder, wie beispielsweise Freiberufler, zu verteilen. Wenn Sie Ihre Ressourcenlisten zusammen mit Projektmanagement-Tools verwenden, können Sie leicht überprüfen, ob Sie Teams oder Einzelpersonen nicht überlasten. Sie können Arbeitslasten überwachen und überprüfen, ob sie wie erwartet ausgeführt werden. Es ist auch viel einfacher, Kunden über den Fortschritt der Arbeit Ihrer Agentur auf dem Laufenden zu halten und sie daran zu beteiligen.

Auslastung überwachen

Verwenden Sie die vorgefertigten Berichte von Bonsai, um sich schnell einen Überblick über die Auslastung Ihres Teams zu verschaffen und sicherzustellen, dass es Ihr Ziel erreicht. Sie sehen Ihre Gesamtauslastung unter Berücksichtigung sowohl der abrechnungsfähigen als auch der nicht abrechnungsfähigen Stunden sowie die abrechnungsfähige Auslastung. Letzteres ist zu überwachen. Um profitabel zu sein, sollte Ihre Agentur eine durchschnittliche Auslastung von 75 % anstreben.

Um Ihre Auslastung schnell zu ermitteln, verwenden Sie unseren Auslastungsrechner.

Arbeitslast analysieren

Sehen Sie in Echtzeit, wer Überstunden macht. Wenn Sie feststellen, dass einige Mitarbeiter ständig rote Zahlen schreiben, ist es möglicherweise an der Zeit, neue Mitarbeiter einzustellen.

Erhalten Sie Rentabilitätsberichte

Sehen Sie die Rentabilität pro Projekt, Teammitglied oder Kunde.

Zeit für Aufgaben erfassen

Der Schutz der Zeit Ihres Teams ist ein wesentlicher Aspekt des Ressourcenmanagements in Agenturen. Zeiterfassungssoftware kann Ihnen dabei helfen, genau das zu tun, um zu verstehen, wie lange Aufgaben dauern und warum. Sie können auch schnell beurteilen, wer für bestimmte Aufgaben am besten geeignet ist, und dies für zukünftige Projekte notieren.

Verwenden Sie Ihre Zeiterfassungstools, um die durchschnittliche Projektdauer zu erfassen und Zeitpläne für zukünftige Projekte zu prognostizieren. Eine solche Datenanalyse ermöglicht es Ihnen zu entscheiden, ob Sie es sich leisten können, mit den derzeit verfügbaren Ressourcen weitere Kunden anzunehmen.

Bonsai umfasst auch ein Kundenportal, das den Austausch von Projektaktualisierungen, die Zuweisung von Aufgaben und die Kommunikation mit Kunden vereinfacht. Kunden wünschen oft Besprechungen, um zu verstehen, was mit ihren Anfragen geschieht. Sie möchten möglicherweise den Umfang des Projekts anpassen oder zusätzliche Vermögenswerte anbieten. Oder sie müssen Feedback zu bereits erhaltenen Leistungen geben. Die Nutzung des Kundenportals vereinfacht diesen gesamten Arbeitsablauf und spart Ihnen Zeit. Darüber hinaus kann es bei Kunden, die sich direkt an Sie wenden, zu zeitraubenden Hin- und Her-Kommunikationen kommen, da Sie beide versuchen, einen geeigneten Termin für ein Treffen zu finden. Ein integriertes Planungstool verhindert dieses Szenario. Stattdessen geben Sie Ihren Zeitplan oder den Ihrer Mitarbeiter mit Kundenkontakt ein, und die Software erstellt einen Verfügbarkeitskalender. Von dort aus können Kunden nicht über eine Online-Plattform buchen, die genau anzeigt, wann Sie verfügbar sind. Einige Dienste ermöglichen es Kunden sogar, Beratungsleistungen auf diese Weise zu buchen und zu bezahlen.

Projektbudgets verwalten und pünktlich bezahlt werden

Die Möglichkeit, Angebote wie Beratungen online zu bezahlen, wird von den meisten Kunden erwartet. Normalerweise warten sie zwar auf das Eintreffen einer Rechnung, bevor sie eine Zahlung in Betracht ziehen, aber diese Rechnung sollte sie in die Lage versetzen, sofort zu bezahlen. Agentur-Ressourcenmanagement-Tools mit integrierten Rechnungs- und Zahlungsfunktionen unterstützen einen kontinuierlichen Cashflow und vereinfachen gleichzeitig das Leben der Kunden.

Finanztools können auch abrechnungsfähige Stunden und die Zeit erfassen, die Teammitglieder für bestimmte Projektaspekte aufgewendet haben. Wenn Sie die geleisteten Arbeitsstunden nachverfolgen können, ist es einfacher, detaillierte Rechnungen zu erstellen und Kunden korrekt abzurechnen. Das ist nur eine der Funktionen der digitalen Finanztools, die zur besseren Verwaltung der Ressourcen von Behörden zur Verfügung stehen.

Bonsai erfasst Informationen zu abgerechneten Stunden und angebotenen Dienstleistungen und erstellt daraus präzise Rechnungen. Nutzen Sie die Plattform, um diese Rechnungen von einem einzigen Ort aus zu versenden und automatische Nachfassaktionen zu buchen, um eine prompte Zahlung zu fördern. Unbezahlte Rechnungen haben in den Vereinigten Staaten zu einer kumulierten Verschuldung kleiner Unternehmen in Höhe von 825 Milliarden Dollar geführt. Wenn Sie Ihren Kunden die Möglichkeit geben, schnell und mit für sie geeigneten Zahlungsmethoden zu bezahlen, können Sie dazu beitragen, dass Ihre Agentur nicht Teil einer ähnlichen Statistik wird.

Investieren Sie in eine All-in-One-Lösung für das Ressourcenmanagement Ihrer Agentur.

Vorausschauende Agenturen investieren häufig in ein umfassendes Angebot an Dienstleistungen für Automatisierung, Zusammenarbeit und Kundenkommunikation. Alternativ können Sie sich für eine Komplettlösung entscheiden, die einige oder alle dieser Funktionen in einem einzigen Paket bietet.

Die Plattform von Bonsai wurde speziell für Agenturen entwickelt. Der Einstieg ist einfach und es gibt jede Menge Unterstützung. Zu den Funktionen gehören ein integriertes CRM mit integrierten Finanztools und einer Terminplanungssoftware. Es besteht sogar die Möglichkeit, ein Kundenportal mit einer einfachen, übersichtlichen Benutzeroberfläche zu erstellen. Wenn Sie Ihren Kunden das Leben erleichtern, verschaffen Sie Ihren Kollegen mehr Zeit und erhöhen so auf natürliche Weise die Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen.

Für weitere Informationen zu den besten Tools für das Ressourcenmanagement in Agenturen vereinbaren Sie noch heute eine Demo oder starten Sie eine kostenlose Testversion.