O guia definitivo para softwares de controle de tempo para agências de marketing

Tempo é dinheiro. Há muita verdade nessas três palavras, especialmente no mundo das agências de marketing. Com o marketing se tornando cada vez mais competitivo, nunca foi tão importante aproveitar ao máximo cada segundo e administrar sua agência da forma mais eficiente possível. O software de controle de tempo é uma das muitas ferramentas tecnológicas que podem ajudar.

É revelador que muitos proprietários de agências que adotaram a tecnologia de controle de tempo se sintam muito mais no controle das operações de suas agências. Mas talvez você ainda não tenha certeza se um software de controle de tempo é a opção certa para sua agência de marketing. Para ajudá-lo a decidir, este guia abordará tudo o que você precisa saber sobre o que é este software, como funciona e quais benefícios ele traz.

O que é um software de controle de tempo?

O conceito de controle de tempo existe há séculos. Originalmente, era um processo totalmente manual. Os funcionários teriam a tarefa de acompanhar a chegada de cada trabalhador e anotar os atrasados. Mais tarde, foram inventados relógios de ponto ou relógios de tempo, permitindo que os funcionários “batessem o ponto” com seus próprios cartões de ponto carimbados.

Em essência, o software de controle de tempo é simplesmente uma continuação disso. É o equivalente moderno do antigo relógio de ponto. Como o nome indica, este software foi concebido para controlar o tempo. Especificamente, ele rastreia quanto tempo sua equipe e cada funcionário individualmente dedicam a várias tarefas e processos. Ele mantém registros detalhados do tempo gasto, que você pode revisar posteriormente, e muitos aplicativos de rastreamento também oferecem outros recursos.

Principais recursos do software de controle de tempo

Para uma visão mais detalhada de como funciona o software de controle de tempo, aqui está uma descrição das principais funcionalidades presentes na maioria dos programas.

Rastreamento em tempo real

Obviamente, não seria chamado de software de controle de tempo se não fosse capaz de controlar o tempo. Esta é a função principal de todos os aplicativos de rastreamento. Todos eles devem ser capazes de monitorar e registrar o tempo que um funcionário ou equipe dedica a um processo ou tarefa. Muitos deles também facilitam esse processo. Os funcionários podem simplesmente clicar em um botão, por exemplo, para iniciar o relógio e clicar novamente quando terminarem suas tarefas.

Registros e relatórios

O software de controle de tempo também mantém registros e relatórios dos dados que coleta. Assim, no final de cada dia, semana ou mês, por exemplo, os supervisores podem analisar quanto tempo foi gasto em tarefas específicas. Isso é inestimável quando se trata de otimizar as operações de uma agência, identificando onde o tempo está sendo desperdiçado e onde os processos podem ser melhorados.

Geração de folhas de ponto

Os melhores aplicativos de controle de tempo também são capazes de usar os dados coletados para gerar planilhas de horas trabalhadas. Eles podem criar automaticamente documentos detalhados mostrando exatamente quantas horas faturáveis foram gastas em um determinado projeto. Isso ajuda a tornar outras partes das operações da sua agência, como faturamento e folha de pagamento, muito mais simplificadas.

Integração de faturas

Embora muitos aplicativos de controle de tempo sejam capazes de gerar planilhas de horas trabalhadas, alguns vão ainda mais longe. Eles podem pegar os dados das planilhas de horas trabalhadas e usá-los para gerar faturas detalhadas e precisas para você enviar diretamente aos seus clientes. Esta é outra grande economia de tempo para a agência de marketing média, ajudando você a receber pelo trabalho realizado de forma rápida e eficiente.

Razões para investir em um software de controle de tempo para agências de marketing

As vantagens do software de controle de tempo para agências de marketing não podem ser subestimadas, e os proprietários não são os únicos que podem se beneficiar. Os trabalhadores individuais e as equipes também podem colher os frutos da tecnologia de controle de tempo.

Aqui estão apenas algumas das maneiras pelas quais o aplicativo certo de controle de tempo pode transformar uma agência.

Razão 1 – Analisar e melhorar a produtividade

Todas as agências de marketing devem se esforçar para ser o mais produtivas possível. Quanto mais eficiente for a sua agência, mais fácil será conquistar mais clientes e projetos e, consequentemente, ganhar mais dinheiro. É uma lógica simples, e o software de controle de tempo é uma ferramenta poderosa para ajudá-lo a atingir suas metas de produtividade.

Ao coletar dados sobre quanto tempo é gasto em diferentes tarefas, o software de controle de tempo permite que você analise os níveis de produtividade da sua agência. Você poderá ver exatamente o que está funcionando e o que não está – onde o tempo está sendo otimizado e onde está sendo desperdiçado.

Talvez você tenha percebido que os prazos não estão sendo cumpridos e queira saber o motivo. Ou talvez você sinta que certos funcionários não estão fazendo sua parte. De qualquer forma, o software de controle de tempo ajuda você a descobrir. Ele fornece uma visão clara das suas operações, e você pode usar essa visão para aumentar a produtividade.

Razão 2 – Gestão eficiente de projetos e tarefas

Gerenciar projetos de forma eficaz e eficiente é uma parte crucial da gestão de uma agência de marketing de sucesso. Se você não atingir suas metas e não cumprir seus prazos, os clientes muitas vezes ficarão insatisfeitos e menos propensos a voltar à sua empresa no futuro.

Em contrapartida, uma agência que conclui tarefas e projetos dentro do prazo é como uma máquina bem lubrificada. Tem muito mais chances de atrair clientes fiéis e de longo prazo e consolidar-se como líder do setor. O software certo para controle de tempo tem um papel importante a desempenhar aqui.

Ajuda você a organizar as tarefas do projeto, definir prazos realistas e identificar prioridades. Conforme explicado no ponto anterior, isso também permite identificar possíveis pontos fracos nos seus processos de gerenciamento de projetos existentes e resolvê-los.

Razão 3 – Faturamento preciso dos clientes e folha de pagamento

Em última análise, todas as empresas existem para ganhar dinheiro. Isso também se aplica às agências de marketing. Mas, às vezes, até mesmo o processo de receber o pagamento pode parecer um trabalho extra. Você precisa calcular quanto os clientes lhe devem, produzir planilhas de horas trabalhadas e gerar faturas.

O software de controle de tempo ajuda a acelerar e simplificar cada etapa desse processo. Permite-lhe acompanhar exatamente quantas horas faturáveis dedica a cada tarefa. Os melhores aplicativos também produzem planilhas de horas trabalhadas confiáveis e precisas, que você pode mostrar aos seus clientes como prova do seu esforço.

Como resultado, você pode criar e enviar faturas precisas rapidamente e reduzir o risco de disputas de pagamento. Como alternativa, para facilitar ainda mais as coisas, você pode usar um aplicativo de controle de tempo de agência de marketing com geração de faturas integrada.

Este software também é útil para controlar a folha de pagamento. Ajuda você a ver quantas horas cada funcionário trabalhou, juntamente com as horas extras que eles fizeram. Dessa forma, você pode garantir que todos sejam pagos com a taxa correta, reduzindo novamente o risco de disputas ou desacordos.

Razão 4 – Uma força de trabalho mais responsável e focada

Pode parecer que o software de controle de tempo para agências de marketing só traz benefícios para os proprietários das agências e seus resultados financeiros. No entanto, os funcionários individualmente também podem se beneficiar disso de várias maneiras, como se tornando mais focados em seu trabalho e conscientes do seu tempo.

Na verdade, muitos trabalhadores afirmam que o software de controle de tempo os ajuda a acompanhar suas prioridades e tarefas com mais facilidade. Alguns até acham isso motivador, incentivando-os a tentar realizar as tarefas com mais eficiência e cumprir seus próprios prazos pessoais.

Outros apreciam a forma como os aplicativos de controle de tempo podem torná-los – e aos seus colegas – mais responsáveis. Isso coloca todos em igualdade de condições, de modo que os trabalhadores mais dedicados podem ter certeza de que seus esforços estão sendo reconhecidos, e aqueles que“perdem tempo”serão eliminados.

Razão 5 – Melhor alocação de tempo e recursos

Mesmo as melhores e maiores agências têm recursos finitos e precisam gerenciá-los adequadamente. Mas pode ser difícil saber como usar melhor seus recursos e como gastar seu tempo se você não tiver os dados certos para guiá-lo.

Mais uma vez, o software de controle de tempo muda o jogo. Ele informa exatamente quanto tempo leva para concluir determinados projetos e processos. Você pode usar isso para ver quais áreas de operações estão adiantadas e podem não precisar de tantos recursos.

Simultaneamente, você também pode identificar tarefas que tendem a atrasar ou demorar mais do que deveriam. Em seguida, você pode realocar seus recursos de acordo, garantindo que todas as equipes tenham o que precisam para realizar suas tarefas.

Razão 6 – Um elemento essencial da pilha tecnológica para operações remotas

Hoje em dia, cada vez mais pessoas estão trabalhando remotamente. Uma agência de marketing pode ter funcionários espalhados por todo o país ou mesmo pelo mundo. Manter o controle de uma força de trabalho tão heterogênea e diversificada costuma ser difícil, mas a tecnologia de controle de tempo pode fazer a diferença.

A tecnologia de controle de tempo permite que os proprietários de agências vejam como suas várias equipes e funcionários remotos estão operando. Isso mantém todos responsáveis e ajuda a realizar o trabalho, mesmo em diferentes continentes e fusos horários.

Também é útil para os próprios trabalhadores. Os trabalhadores remotos podem usar este software para ver exatamente quantas horas estão trabalhando. Isso pode ajudá-los a gerenciar o equilíbrio entre vida profissional e pessoal, além de garantir que sejam remunerados adequadamente por seus esforços.

Razão 7 – Reconhecer e recompensar seus melhores funcionários

Os melhores trabalhadores dedicam muito esforço e trabalho árduo para realizar suas tarefas. Eles se esforçam para cumprir prazos, fazendo horas extras e dando o melhor de si para ajudar a empresa a ter sucesso. Infelizmente, seus esforços podem, às vezes, passar despercebidos e não ser recompensados.

Isso é um problema.

Os trabalhadores querem se sentir valorizados e reconhecidos. Se eles se esforçarem tanto e não receberem nenhum tipo de reconhecimento, podem ficar menos motivados para trabalhar tão duro no futuro. Pior ainda, eles podem até ficar tentados a deixar a empresa completamente e ir para outro lugar.

O software de controle de tempo também ajuda nisso. Permite acompanhar o desempenho das equipes e dos funcionários individualmente, identificando facilmente aqueles que cumprem os prazos e superam as expectativas de forma consistente. Isso torna mais fácil recompensar esses trabalhadores, além de inspirar outros a seguirem o exemplo deles.

Isso pode até mesmo trazer vários benefícios adicionais, como o desenvolvimento de uma competição amigável entre os funcionários. O espírito de competição pode ser um valioso motivador, incentivando todos a trabalhar mais e ajudando os projetos a serem concluídos com mais rapidez e eficiência do que nunca.

Dicas e truques para aproveitar ao máximo os aplicativos de controle de tempo das agências de marketing

Basta baixar e instalar um software aleatório de controle de tempo para transformar sua agência da noite para o dia. Em vez disso, você deve escolher cuidadosamente qual programa experimentar e usá-lo corretamente para obter o máximo valor de seus recursos e funções.

Aqui estão algumas dicas, truques e estratégias inteligentes para ajudá-lo a aproveitar ao máximo a tecnologia de controle de tempo.

Escolha com cuidado

Existem muitos aplicativos de controle de tempo disponíveis, e nem todos são iguais. Alguns são extremamente básicos, por exemplo, servindo apenas como um botão digital para “entrar” e “sair”. Outros são muito mais detalhados e completos, oferecendo funções avançadas, como geração de faturas e relatórios.

É por isso que você não deve se precipitar e escolher o primeiro software que encontrar. Em vez disso, é muito mais sensato comparar suas opções e se concentrar em vários fatores para escolher o programa certo. Você precisará fazer perguntas como “Quanto a agência está disposta a gastar em um software de controle de tempo?” e “Quais recursos precisamos para apoiar nosso trabalho?”

Alguns dos fatores mais importantes a serem considerados ao tomar sua decisão incluem:

• Recursos: Naturalmente, você precisa garantir que o programa escolhido tenha os recursos certos para dar suporte à sua agência de marketing. É claro que ele precisa controlar o tempo de forma eficaz, mas você também pode se beneficiar de planilhas de horas, relatórios e integrações com outros softwares.
• Compatibilidade: O software de controle de tempo não é apenas para computadores desktop. Você também pode encontrar aplicativos que funcionam em dispositivos móveis com diferentes sistemas operacionais. Considere que tipo de dispositivos sua agência utiliza e certifique-se de ter um aplicativo que abranja todos eles.
• Custo: Existem aplicativos gratuitos para controle de tempo de agências de marketing, mas eles geralmente têm menos recursos e são menos eficazes do que outros. Na maioria dos casos, para obter os resultados desejados, você terá que pagar, mas certifique-se de encontrar um aplicativo que se encaixe no orçamento de tecnologia da sua agência.
• Autônomo ou pacote: alguns aplicativos de controle de tempo existem por conta própria como programas autônomos. Outros fazem parte de pacotes de software mais abrangentes, como o pacote completo para agências da Bonsai, que combina controle de tempo com faturamento, agendamento e muito mais.

Inclua sua equipe na decisão

Um erro comum que muitos proprietários de agências cometem é selecionar novas tecnologias por conta própria, sem envolver ninguém mais no processo. Alternativamente, eles podem pedir ao chefe de TI para tomar a decisão, mas deixam de buscar feedback e opiniões de outros funcionários em níveis mais baixos da hierarquia. Isso muitas vezes pode acabar mal, pois as pessoas que realmente utilizam o software – seus funcionários – podem ter conselhos e opiniões valiosas a compartilhar.

Portanto, é melhor incluí-los no processo de tomada de decisão. Converse com os funcionários e líderes de equipe sobre seus planos de implementar um software de controle de tempo. Peça a opinião deles e quais tipos de recursos eles consideram mais úteis. Você pode então usar essas informações para ajudá-lo a tomar uma decisão inteligente e sensata sobre qual ferramenta usar.

Introduza o controle de tempo gradualmente e explique-o aos seus funcionários.

Pode ser desconcertante para os funcionários que não estavam acostumados a ter seu tempo monitorado se depararem repentinamente com um software de monitoramento de tempo. Muitos se adaptarão com o tempo, mas talvez precisem ser incentivados gradualmente, em vez de apressados. Por esse motivo, você pode introduzir sistemas de controle de tempo gradualmente, explicando seus benefícios aos funcionários e ajudando-os a entender por que essas ferramentas são necessárias.

Muitos trabalhadores temem que o software de controle de tempo seja simplesmente uma forma intensa de microgerenciamento. Eles temem que cada ação sua seja analisada minuciosamente ou que sejam punidos por fazerem pausas ou não trabalharem na velocidade máxima. É importante ajudá-los a entender a realidade, acalmando suas preocupações e mostrando como o sistema funcionará.

Utilize um software de controle de tempo para auxiliar na automação

Se você deseja obter o máximo valor de qualquer software de controle de tempo, é melhor usá-lo em conjunto com outros elementos da sua pilha de tecnologia. Por exemplo, muitas agências de marketing utilizam as planilhas de horas trabalhadas criadas por seus aplicativos de rastreamento e as utilizam para gerar faturas precisas para os clientes.

É ainda melhor se você puder usar suas ferramentas de controle de tempo para dar suporte a processos e fluxos de trabalho automatizados. Por exemplo, você pode tentar configurar seu aplicativo de faturamento para ler automaticamente as planilhas de horas trabalhadas e criar faturas com o mínimo de esforço manual. Ou você pode configurar seu programa de folha de pagamento para rastrear o tempo em que os funcionários estão ativos e usar isso para gerenciar os salários com mais eficiência. Como alternativa, use um aplicativo de controle de tempo que faça parte de um pacote de software completo para agências.

Analise regularmente seus relatórios de controle de tempo para identificar áreas que precisam ser melhoradas.

Um dos segredos para administrar uma agência de marketing de sucesso é buscar sempre a melhoria. Nunca descanse sobre os louros. Procure constantemente maneiras de melhorar a eficiência, reduzir o tempo perdido e otimizar seus processos. Use um software de controle de tempo para ajudar nessa tarefa, revisando regularmente os relatórios e registros que ele armazena.

A grande maioria dos aplicativos de controle de tempo mantém registros precisos e confiáveis. Se você não dedicar tempo para examinar esses registros, ou apenas os verificar esporadicamente, não obterá muito valor do software. Tente criar o hábito de revisar os registros em um cronograma definido, procurando processos que demoram mais do que outros e, em seguida, investigando os motivos.

Resumindo: use um software de controle de tempo para agências de marketing para otimizar sua agência.

Começamos este guia com uma lembrança do velho ditado: “Tempo é dinheiro”. Mas, na realidade, o tempo é muito mais do que isso. É um recurso imensamente precioso, mas limitado, que deve ser gerenciado com cuidado e atenção aos detalhes. Isso é especialmente importante no mundo acelerado e em constante mudança das agências de marketing, que precisam estar sempre atentos à gestão do tempo para ter sucesso.

Como mostrado acima, o software de controle de tempo pode ajudar em todos os aspectos da gestão de tempo da sua agência, tornando-se uma adição inestimável ao seu conjunto de ferramentas. Para obter melhores resultados, escolha um software de controle de tempo que se integre perfeitamente a outros componentes essenciais, como seu CRM e geração de faturas.

É aí que entra o Bonsai. O software completo para agências da Bonsai oferece excelentes recursos de controle de tempo, incluindo acompanhamento em tempo real, relatórios, planilhas de horas precisas e faturamento automático. Entre em contato com a equipe da Bonsai hoje mesmo para saber tudo sobre isso.