Wie man mit zwei einfachen Formeln eine Zeiterfassungsliste in Excel erstellt

Eine der wichtigsten Komponenten eines freiberuflichen Unternehmens ist die Zeiterfassung. Ohne genaue Zeiterfassung könnten Sie bei der Erstellung Ihrer Rechnungsvorlagen auf Schwierigkeiten stoßen.

Es gibt mehrere Gründe, warum Sie Ihre Zeit erfassen möchten. Einige Beispiele hierfür sind:

• Sie arbeiten an einem Angebot und möchten im Rahmen der kontinuierlichen Verbesserung messen, wie lange dies dauert, oder um es in die Vertragskosten einzubeziehen.
• Sie möchten besser in der Lage sein, die Frage des Kunden „Wie lange wird das dauern?“ zu beantworten, also protokollieren Sie die Arbeit für zukünftige Referenzzwecke.
• Ein Kunde bezahlt Sie auf Stundenbasis, daher möchten Sie die Arbeitszeit für Abrechnungszwecke erfassen.
• Ein Kunde bezahlt Sie mit einer Pauschale und Sie möchten die Arbeitszeit erfassen, um sicherzustellen, dass Sie für diese oder nachfolgende Aufträge einen angemessenen Gegenwert für Ihre Arbeit erhalten.
• Ein Kunde hat Sie auf Honorarbasis engagiert und Sie müssen eine bestimmte Anzahl von Stunden pro Monat leisten.
• Ein Kunde möchte wissen, wie viel Arbeit Sie für ihn geleistet haben, damit Sie dies nachverfolgen können, um gegenüber dem Kunden transparent zu sein.

In diesen und anderen Fällen dient die Zeiterfassung dazu, die Produktivität zu messen, Möglichkeiten zur Verbesserung Ihrer Arbeitszeit zu finden (Zeitblockierung kann dabei sehr hilfreich sein) und Rechnungen auf der Grundlage der geleisteten Arbeit zu erstellen. Auch wenn Sie kein Freiberufler sind, werden Zeiterfassungssysteme für alle Arten von Unternehmen zur Norm.

Da die Zeiterfassung ein so wichtiger Teil Ihres Betriebs ist, wie können Sie diese am besten verfolgen und dokumentieren? Verwenden Sie eine Zeiterfassungsliste, mit der Sie die Zeit erfassen können, die Sie für jede Aufgabe aufwenden.

Früher wurden Arbeitszeitnachweise manuell auf Papier erfasst, heute werden sie in der Regel digital erstellt und gemeldet. Zeiterfassungsbögen können die Start- und Endzeit bestimmter Aufgaben, Projektmeilensteine oder einfach die gesamte Dauer einer Arbeit erfassen. Die in den Stundenzetteln erfassten Informationen können in die Lohnabrechnung und Kundenabrechnung übernommen oder für die Projektverwaltung, Zeit- und Kostenschätzungen verwendet werden.

Wie die freiberufliche Bloggerin Megan Elliott in ihrem Beitrag „ ” (Die Zeit ist Ihr Kapital: Wie Sie Ihre Zeit effektiv verwalten) schreibt: „Zu verstehen, was ein Arbeitszeitblatt ist und wie man es verwendet und interpretiert, ist ein wichtiger Schritt, um zu lernen, wie man seine Zeit richtig einteilt. Es kann Ihnen auch dabei helfen, besser zu verstehen, wohin Ihre Zeit (und damit Ihr Geld) fließt, sodass Sie klügere Geschäftsentscheidungen treffen und Ihr Budget besser verwalten können.

Bonsai kann weitere Informationen zu Arbeitszeitnachweisen bereitstellen.

Da Sie wissen, wie wichtig sie sind, was können Sie als Stundenzettel verwenden? Mit ein wenig Aufwand können Sie sich in Microsoft Excel eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Zeiterfassungsliste erstellen. Wie erstellt man eine Zeiterfassung in Excel? Sehen wir uns das einmal an und schauen wir uns einige der wichtigsten Komponenten an, die Sie verstehen müssen, sowie andere Optionen, die Sie für die Zeiterfassung nutzen können.

Wie man eine Zeiterfassung in Excel erstellt

Es ist leicht, sich von Excel und der Menge an Daten, Zellen und Formeln, die darin verfolgt werden können, überwältigen zu lassen. Die Erstellung einer Zeiterfassungsliste in Excel kann mit einer einfachen Anzahl von Werten beginnen. Dies wird nicht allen Anforderungen gerecht, aber Sie werden sich an die Verwendung von Excel gewöhnen und die für eine einfache Zeiterfassung wichtigen Funktionen kennenlernen. Wir werden uns die Zeiterfassung für eine Arbeitswoche ansehen, die dann jede Woche verwendet oder sogar für die zweiwöchentliche oder monatliche Zeiterfassung angepasst werden kann.

Das Beispiel, das wir verwenden werden, enthält nur zwei grundlegende Excel-Formeln. Beginnen Sie damit, die Informationen zu definieren, die Sie auf Ihrem Arbeitszeitblatt benötigen. Nehmen wir einmal an, es geht nur um Sie selbst und nicht um Ihre Mitarbeiter oder Auftragnehmer, die für Sie arbeiten. Zeit ist wirklich eine wichtige Kennzahl für Unternehmen, daher ist es wichtig, dass Sie sich mit dem Konzept der Zeiterfassung vertraut machen.

1. Verfolgen Sie Ihre tägliche Arbeit

Öffnen Sie zunächst eine Arbeitsmappe in Excel. Normalerweise würden Sie ein Feld für Ihren Namen und ein Feld für den Zeitraum hinzufügen, den die Zeiterfassung abdeckt (in unserem Beispiel eine Fünf-Tage-Woche).

Erstellen Sie dann eine Woche anhand der Zeilen, in unserem Beispiel anhand von Datumsangaben. In den Spalten können Sie je nach Ihrer Arbeit auf verschiedene Weise Werte erstellen, beispielsweise nach Vormittags- oder Nachmittagsarbeit oder nach Aufgabe. In unserem Beispiel haben wir zwei Clients verwendet.

In diesem einfachen Beispiel haben Sie dann zwei Werte, für die Sie Formeln erstellen müssen – die Gesamtarbeit pro Tag und die Gesamtarbeit pro Woche.

Um die an einem Tag geleisteten Arbeitsstunden zu berechnen, gehen Sie zur Zelle mit den Gesamtstunden am Ende des ersten Arbeitstages (letzte Spalte, also D7) und fügen Sie =SUM(B7+C7) ein. Sobald Sie alle Stunden in jede Spalte eingegeben haben, werden die gesamten Arbeitsstunden des Tages in der letzten Spalte addiert. Kopieren Sie diese Formel anschließend in jede Zelle am Ende jeder Spalte und passen Sie die Zeilennummer entsprechend an.

2. Verfolgen Sie Ihre Arbeitswoche

Jetzt fügen wir eine weitere Formel hinzu, um die gesamte Arbeitswoche zu berechnen.

Dazu gehen Sie zum Ende der Spalte, in der die Gesamtsumme jedes Tages angezeigt wird (in diesem Beispiel D12), und fügen Sie =SUM(D7:D11) ein. Dadurch werden die Werte in Spalte D zwischen den Zeilen 7 und 11 addiert.

Sie können nun feststellen, wie viel Arbeit Sie insgesamt an einem Tag und in einer Woche leisten. Sie können Summen hinzufügen, um die Arbeit pro Kunde zu erstellen, die Sie dann für die Rechnungsstellung verwenden können. Denken Sie daran, dass die für eine Aufgabe aufgewendete Zeit nicht die einzigen Kosten sind, die bei der Rechnungsstellung an einen Kunden zu berücksichtigen sind. Wenn Sie sich mit Excel besser auskennen, können Sie die Nachverfolgung um weitere Details ergänzen.

Wenn Sie feststellen, dass Sie nicht genug Zeit für Ihre eigentliche Arbeit aufwenden, bietet Bonsai Ihnen Hilfe bei der Zeitplanung als Freiberufler.

Automatisierte Optionen für die Zeiterfassung

Wenn Ihnen das nach viel Aufwand, Stress und Berechnungen klingt, stehen Ihnen auch andere Optionen zur Verfügung. Nicht jeder ist versiert im Umgang mit Excel, Tabellenkalkulationen und der Erstellung von Formeln.

Da Sie alle Aspekte Ihres Geschäfts selbst verwalten, wäre es vielleicht besser, wenn Sie Ihre Zeit damit verbringen würden, Angebote zu erstellen, Aufträge zu suchen und zu schreiben – oder was auch immer das Format Ihres freiberuflichen Geschäfts ist. Vielleicht ist es besser, das zu tun, was man gerne macht, wofür man bezahlt wird, anstatt Zeit damit zu verbringen, Tabellen zu erstellen, seine Arbeitszeit manuell zu erfassen und auf Grundlage dieser Tabellen seine Rechnungen als Freiberufler zu erstellen.

Glücklicherweise gibt es mit Bonsai eine Option, die Ihnen ein Tool zur Zeiterfassung für Freiberufler bietet, das Ihnen das Leben erheblich erleichtern würde.

Mit Bonsai können Sie:

• Zeiterfassung mit einem Klick: Verfolgen Sie Ihre freiberufliche Arbeit nahtlos und wechseln Sie zwischen Projekten, ohne die Verwirrung herkömmlicher Zeiterfassungssysteme.
• Zentralisieren Sie Ihre Zeiterfassung: Füllen Sie Ihre Zeiterfassungsbögen automatisch aus oder erfassen Sie Ihre Arbeitszeiten manuell, um einen umfassenden Überblick über Ihren Arbeitstag zu erhalten.
• Automatisieren Sie die Rechnungsstellung: Nutzen Sie Ihre Stundenzettel zu Ihrem Vorteil, indem Sie die Rechnungsstellung aus den Stundenzetteln automatisieren. Sie können Ihre nicht in Rechnung gestellten Stunden auswählen und Ihre Rechnung versenden.
• Steigern Sie Ihre Produktivität: Verbinden Sie Ihren Tracker mit Ihrem Freelancer-Angebot und Vertrag und sparen Sie wertvolle Zeit, indem Sie Ihre Daten nicht erneut in verschiedene Systeme eingeben müssen.

Diese Zeiterfassungslösung lässt sich vollständig in Ihren Arbeitsablauf integrieren und ist für Desktop- und Mobilgeräte mit den Betriebssystemen Web, macOS und iOS verfügbar. Mit der Integration in Ihren Arbeitsablauf meine ich, dass es die Arbeit an Angeboten, Verträgen und Rechnungen zusammenführt und so Ihre Arbeit nahtlos macht. Auf diese Weise können Sie sich auf die Arbeit konzentrieren, die Sie lieben, und Bonsai die weniger angenehmen „Backoffice“-Aufgaben überlassen. Schließlich nutzen über 100.000 Freiberufler Bonsai. Mit Produkten und Ressourcen zur Unterstützung Ihres Unternehmens können Sie nichts falsch machen.

Sie können also lernen, wie man eine Zeiterfassung in Excel erstellt, aber Sie können auch auf ein professionelles System zurückgreifen, das Sie bei Ihrer Arbeit unterstützt. Wenn Sie bereit sind, die integrierte Zeiterfassungslösung von Bonsai zu nutzen, melden Sie sich noch heute für eine kostenlose Testversion an.