Como criar uma planilha de horas trabalhadas no Excel usando duas fórmulas fáceis

Um dos componentes essenciais de um negócio freelance é o controle do tempo. Sem um controle preciso do tempo, você pode enfrentar dificuldades ao elaborar seus modelos de fatura.

Existem várias razões pelas quais você pode querer controlar o seu tempo. Alguns exemplos incluem:

• Você está trabalhando em uma proposta e deseja medir quanto tempo leva como parte da melhoria contínua ou para incorporá-la aos custos do contrato;
• Você quer estar mais bem preparado para responder à pergunta do cliente “quanto tempo isso vai levar?”, então você acompanha o trabalho para referência futura;
• Um cliente está pagando por hora, então você deseja controlar o tempo de trabalho para fins de faturamento;
• Um cliente está pagando a você um valor fixo e você deseja controlar o tempo de trabalho para garantir que está recebendo o valor adequado pelo seu trabalho neste ou em projetos futuros;
• Um cliente o contrat ou e você precisa registrar um determinado número de horas por mês;
• Um cliente deseja saber quanto trabalho você realizou para ele, então você faz um acompanhamento para ser transparente com o cliente.

Nesses e em outros casos, o controle do tempo é a forma de medir a produtividade, buscar maneiras de melhorar o tempo dedicado ao trabalho (o bloqueio de tempo pode ajudar muito) e criar faturas com base no trabalho realizado. Mesmo que você não seja freelancer, os sistemas de controle de tempo estão se tornando a norma para todos os tipos de negócios.

Como o controle de tempo é uma parte tão importante da sua operação, qual é a melhor maneira de fazer esse controle e gerar relatórios? Usando uma folha de ponto, que é um método para registrar a quantidade de tempo que você gasta em cada tarefa.

As folhas de ponto costumavam ser registros manuais em folhas de papel, mas agora elas geralmente são preparadas e reportadas digitalmente. As folhas de ponto podem registrar a hora de início e término de tarefas específicas, registrar marcos do projeto ou simplesmente registrar a duração total de um trabalho. As informações registradas nas planilhas de horas podem ser convertidas em folhas de pagamento, faturamento de clientes ou utilizadas para acompanhamento de gerenciamento de projetos, estimativa de tempo e estimativa de custos.

Como afirma a blogueira freelancer Megan Elliott, “Descobrir o que é uma planilha de horas trabalhadas e como usá-la e interpretá-la é um grande passo para aprender a gerenciar seu tempo adequadamente. Também pode ajudá-lo a entender melhor onde seu tempo (e, portanto, seu dinheiro) está sendo gasto, para que você possa tomar decisões comerciais mais inteligentes e gerenciar melhor seu orçamento.

A Bonsai pode fornecer mais informações sobre folhas de ponto.

Sabendo como eles são importantes, o que você pode usar como planilha de horas trabalhadas? Com um pouco de esforço, você pode criar uma planilha de horas trabalhadas no Microsoft Excel para atender às suas necessidades. Como criar uma folha de ponto no Excel? Vamos examinar isso e alguns dos principais componentes que você precisará entender, bem como outras opções que você pode usar para controlar o tempo.

Como criar uma folha de ponto no Excel

É fácil ficar sobrecarregado com o Excel e a quantidade de dados, células e fórmulas que podem ser rastreados nele. A criação de uma folha de ponto no Excel pode começar com um simples conjunto de valores. Isso não atenderá às necessidades de todos, mas ajudará você a se familiarizar com o Excel e a incluir os recursos importantes para uma planilha de horas trabalhadas básica. Analisaremos o acompanhamento das horas trabalhadas durante uma semana, que pode ser usado todas as semanas ou até mesmo adaptado para acompanhar o trabalho quinzenal ou mensal.

O exemplo que utilizaremos terá apenas duas fórmulas básicas do Excel. Comece por definir as informações que precisa ter na sua folha de ponto. Vamos supor que seja apenas para você mesmo, e não para quaisquer funcionários ou prestadores de serviços que possam trabalhar para você. O tempo é realmente uma métrica de negócios, por isso é importante que você se sinta confortável com o conceito de acompanhá-lo.

1. Acompanhando seu trabalho diário

Primeiro, abra uma pasta de trabalho no Excel. Normalmente, você adicionaria um campo para o seu nome e um campo para o período de tempo que a folha de ponto irá cobrir (uma semana de trabalho de cinco dias no nosso exemplo).

Em seguida, crie uma semana usando as linhas, no nosso exemplo usando datas. Nas colunas, você pode criar valores de várias maneiras, dependendo do seu trabalho, como por exemplo, por trabalho matinal ou vespertino ou por tarefa. Em nosso exemplo, utilizamos dois clientes.

Neste exemplo simples, você tem dois valores para criar fórmulas: trabalho total por dia e trabalho total por semana.

Para calcular as horas trabalhadas em um dia, vá até a célula de horas totais no final do primeiro dia útil (última coluna, que é D7) e insira =SUM(B7+C7). Depois de digitar todas as horas em cada coluna, o total de horas de trabalho do dia será somado na coluna final. Em seguida, copie e cole essa fórmula em cada célula no final de cada coluna, alterando o número da linha para que corresponda corretamente.

2. Acompanhando sua semana de trabalho

Agora, vamos adicionar outra fórmula para calcular toda a semana de trabalho.

Para fazer isso, vá até a parte inferior da coluna onde o total de cada dia é exibido (neste exemplo, D12) e insira =SUM(D7:D11). Isso somará os valores da coluna D que estão entre as linhas 7 e 11.

Agora você é capaz de calcular a quantidade total de trabalho que realiza em um dia e em uma semana. Você pode adicionar valores para criar trabalhos por cliente, que podem ser usados para faturamento. Lembre-se de que o tempo gasto em uma tarefa não é a única despesa a ser incluída ao faturar um cliente. À medida que você se sentir mais à vontade com o Excel, poderá adicionar mais detalhes ao acompanhamento.

Se você perceber que não está dedicando tempo suficiente ao trabalho propriamente dito, a Bonsai oferece algumas dicas para ajudar você a gerenciar seu tempo como freelancer.

Opções automatizadas para controle de tempo

Se isso parece exigir muito esforço, estresse e cálculos, existem outras opções disponíveis para você. Nem todos são experientes em Excel, planilhas e criação de fórmulas.

Como você está gerenciando todos os aspectos do seu negócio, talvez seja melhor dedicar seu tempo a elaborar propostas, procurar trabalhos e escrever — ou qualquer que seja o formato do seu negócio freelance. Talvez seja melhor fazer o que você gosta, aquilo pelo qual você é remunerado, em vez de gastar seu tempo criando planilhas, controlando manualmente suas horas de trabalho e calculando suas faturas de freelancer com base nessas planilhas.

Felizmente, existe uma opção disponível para você com o Bonsai, que possui uma ferramenta freelance de controle de tempo que tornaria sua vida muito mais fácil.

Com o Bonsai, você pode:

• Controle o tempo com um clique: controle seu trabalho freelance de forma integrada e alterne entre projetos sem a confusão dos controladores de tempo tradicionais.
• Centralize suas planilhas de horas trabalhadas: preencha automaticamente suas planilhas de horas trabalhadas ou registre as horas manualmente para obter uma visão abrangente do seu dia de trabalho.
• Automatize o faturamento: use suas planilhas de horas trabalhadas a seu favor, automatizando o faturamento a partir delas. Você pode selecionar suas horas não faturadas e enviar sua fatura.
• Aumente a produtividade: conecte seu rastreador à sua proposta e contrato de freelancer e economize um tempo precioso, sem precisar reinserir seus dados entre sistemas.

Esta solução de monitoramento de tempo pode ser totalmente integrada ao seu fluxo de trabalho e está disponível para dispositivos móveis e computadores nas plataformas web, macOS e iOS. Ao integrar-se ao seu fluxo de trabalho, quero dizer que ele reúne o trabalho relacionado a propostas, contratos e faturas, tornando seu trabalho mais eficiente. Dessa forma, você se concentra no trabalho que ama e deixa para a Bonsai cuidar das tarefas administrativas que não são muito agradáveis. Afinal, mais de 100.000 freelancers estão usando o Bonsai. Com produtos e recursos para apoiar o seu negócio, você não tem como errar.

Portanto, embora você possa aprender a criar uma planilha de horas trabalhadas no Excel, também pode procurar um sistema profissional para auxiliar no seu trabalho. Se você está pronto para usar a solução integrada de controle de tempo da Bonsai, inscreva-se hoje mesmo para um teste gratuito.