Cómo crear una hoja de horas en Excel utilizando dos fórmulas sencillas

Uno de los componentes clave de un negocio independiente es el control del tiempo. Sin un seguimiento preciso del tiempo, es posible que tengas dificultades a la hora de redactar tus plantillas de factura.

Hay varias razones por las que querrías llevar un control de tu tiempo. Algunos ejemplos incluyen:

• Estás trabajando en una propuesta y quieres medir cuánto tiempo lleva como parte de la mejora continua o para incluirlo en los costes del contrato.
• Quieres poder responder mejor a la pregunta del cliente «¿cuánto tiempo llevará esto?», por lo que realizas un seguimiento del trabajo para futuras referencias.
• Un cliente le paga por hora, por lo que desea realizar un seguimiento del tiempo de trabajo para fines de facturación.
• Un cliente le paga una suma global y usted desea realizar un seguimiento del tiempo de trabajo para asegurarse de que está obteniendo el valor correspondiente por su trabajo en este o en futuros compromisos.
• Un cliente te tiene contrat ado y tienes que registrar un número determinado de horas al mes.
• Un cliente quiere saber cuánto trabajo has realizado para él, por lo que realizas un seguimiento para ser transparente con él.

En estos y otros casos, el seguimiento del tiempo es la forma de medir la productividad, buscar formas de mejorar el tiempo dedicado al trabajo (la división del tiempo en bloques puede ser de gran ayuda) y crear facturas basadas en el trabajo realizado. Incluso si no eres autónomo, los sistemas de control del tiempo se están convirtiendo en la norma para todo tipo de negocios.

Dado que el seguimiento del tiempo es una parte tan importante de su operación, ¿cuál es la mejor manera de realizar el seguimiento y elaborar informes? Utilizar una hoja de horas, que es un método para registrar la cantidad de tiempo que se dedica a cada trabajo.

Las hojas de horas solían ser un registro manual en hojas de papel, pero ahora suelen prepararse y presentarse digitalmente. Las hojas de horas pueden registrar la hora de inicio y finalización de tareas específicas, registrar los hitos del proyecto o simplemente registrar la duración total de un trabajo. La información registrada en las hojas de horas puede traducirse en nóminas, facturación a clientes o utilizarse para el seguimiento de la gestión de proyectos, la estimación de tiempos y la estimación de costes.

Como afirma la bloguera independiente Megan Elliott, «Descubrir qué es una hoja de horas y cómo utilizarla e interpretarla es un gran paso para aprender a gestionar adecuadamente tu tiempo». También puede ayudarte a comprender mejor en qué inviertes tu tiempo (y, por lo tanto, tu dinero), para que puedas tomar decisiones empresariales más inteligentes y gestionar mejor tu presupuesto.

Bonsai puede proporcionar más información sobre las hojas de asistencia.

Sabiendo lo importantes que son, ¿qué puedes utilizar como hoja de horas? Con un poco de esfuerzo, puedes crear tu propia hoja de horas en Microsoft Excel para satisfacer tus necesidades. ¿Cómo crear una hoja de horas en Excel? Veamos eso y algunos de los componentes clave que necesitarás averiguar, así como otras opciones que puedes utilizar para el seguimiento del tiempo.

Cómo crear una hoja de horas en Excel

Es fácil sentirse abrumado con Excel y la cantidad de datos, celdas y fórmulas que se pueden rastrear en él. Para crear una hoja de horas en Excel, basta con introducir unos sencillos valores numéricos. Esto no se ajustará a las necesidades de todos, pero te ayudará a familiarizarte con Excel y a incluir las funciones importantes para una hoja de horas básica. Veremos cómo llevar un registro de las horas trabajadas durante una semana laboral, que luego se puede utilizar cada semana, o incluso adaptar para llevar un registro quincenal o mensual.

El ejemplo que utilizaremos solo tendrá dos fórmulas básicas de Excel. Empiece por definir la información que necesita incluir en su hoja de horas. Supongamos que es solo para usted, y no para los empleados o contratistas que puedan trabajar para usted. El tiempo es realmente una métrica empresarial, por lo que es importante que te sientas cómodo con el concepto de realizar un seguimiento del mismo.

1. Seguimiento de tu trabajo diario

Primero, abra un libro de trabajo en Excel. Normalmente, añadirías un campo para tu nombre y otro para el periodo de tiempo que abarcará la hoja de horas (una semana laboral de cinco días en nuestro ejemplo).

A continuación, construya una semana utilizando las filas, en nuestro ejemplo utilizando fechas. En las columnas, puede crear valores de varias maneras, dependiendo de su trabajo, por ejemplo, por trabajo matutino o vespertino, o por tarea. En nuestro ejemplo, hemos utilizado dos clientes.

En este sencillo ejemplo, tendrás dos valores para crear fórmulas: el trabajo total por día y el trabajo total por semana.

Para calcular las horas trabajadas en un día, vaya a la celda de horas totales al final del primer día laboral (última columna, que es D7) e inserte =SUM(B7+C7). Una vez que haya introducido todas las horas en cada columna, el total de horas de trabajo del día se sumará en la columna final. A continuación, copie y pegue esta fórmula en cada celda al final de cada columna, cambiando el número de fila para que coincida correctamente.

2. Seguimiento de tu semana laboral

Ahora añadiremos otra fórmula para calcular toda la semana laboral.

Para ello, vaya a la parte inferior de la columna donde se muestra el total de cada día (en este ejemplo, D12) e inserte =SUM(D7:D11). Esto sumará los valores de la columna D que se encuentran entre las filas 7 y 11.

Ahora puedes saber cuánto trabajo realizas en total al día y en total a la semana. Puedes añadir sumas para crear trabajos por cliente, que luego podrás utilizar para la facturación. Recuerde que el tiempo dedicado a una tarea no es el único gasto que debe incluirse al facturar a un cliente. A medida que te familiarices con Excel, podrás añadir más detalles al seguimiento.

Si crees que no estás dedicando suficiente tiempo al trabajo propiamente dicho, Bonsai te ofrece ayuda para gestionar tu tiempo como autónomo.

Opciones automatizadas para el seguimiento del tiempo

Si esto te parece mucho esfuerzo, estrés y cálculos, hay otras opciones disponibles para ti. No todo el mundo es experto en Excel, hojas de cálculo y creación de fórmulas.

Como usted se encarga de gestionar todos los aspectos de su negocio, tal vez sería mejor que dedicara su tiempo a completar propuestas, buscar trabajos y escribir, o lo que sea que requiera su negocio como autónomo. Quizás sea mejor dedicarse a lo que te gusta, a lo que te pagan por hacer, en lugar de perder el tiempo creando hojas de cálculo, llevando un control manual de tu tiempo y calculando tus facturas como autónomo basándote en esas hojas de cálculo.

Por suerte, Bonsai te ofrece una opción con una herramienta de seguimiento del tiempo para autónomos que te facilitará mucho la vida.

Con Bonsai, puedes:

• Controle el tiempo con un solo clic: controle su trabajo como autónomo sin problemas y cambie de un proyecto a otro sin la confusión de los controladores de tiempo tradicionales.
• Centralice sus hojas de horas: rellene automáticamente sus hojas de horas o registre las horas manualmente para obtener una visión completa de su jornada laboral.
• Automatice la facturación: aproveche sus hojas de horas para automatizar la facturación a partir de ellas. Puede seleccionar las horas no facturadas y enviar su factura.
• Aumenta tu productividad: conecta tu rastreador con tu propuesta y contrato como autónomo y ahorra un tiempo valioso al no tener que volver a introducir tus datos entre sistemas.

Esta solución de seguimiento del tiempo se puede integrar completamente en su flujo de trabajo y está disponible para ordenadores de sobremesa y dispositivos móviles en los sistemas operativos web, macOS e iOS. Al integrarse con su flujo de trabajo, me refiero a que reúne el trabajo relacionado con propuestas, contratos y facturas, lo que facilita su trabajo. De esta manera, usted se centra en el trabajo que le gusta y deja que Bonsai se encargue del trabajo «administrativo» que no es muy agradable. Después de todo, más de 100 000 autónomos utilizan Bonsai. Con productos y recursos para respaldar tu negocio, no puedes equivocarte.

Así que, aunque puedes aprender a crear una hoja de horas en Excel, también puedes recurrir a un sistema profesional que te ayude en tu trabajo. Si estás listo para utilizar la solución integrada de seguimiento del tiempo de Bonsai, regístrate hoy mismo para obtener una prueba gratuita.