Comment créer une feuille de temps dans Excel à l'aide de deux formules simples

L'un des éléments clés d'une activité indépendante est le suivi du temps. Sans un suivi précis du temps, vous pourriez rencontrer des difficultés lors de la rédaction de vos modèles de factures.

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles vous pourriez vouloir suivre votre temps. Voici quelques exemples :

• Vous travaillez sur une proposition et souhaitez mesurer le temps nécessaire à sa réalisation dans le cadre d'une démarche d'amélioration continue ou pour l'intégrer dans les coûts du contrat ;
• Vous souhaitez être mieux à même de répondre à la question du client « combien de temps cela prendra-t-il ? », vous effectuez donc un suivi du travail pour référence future ;
• Un client vous paie à l'heure, vous souhaitez donc suivre votre temps de travail à des fins de facturation ;
• Un client vous paie une somme forfaitaire et vous souhaitez suivre votre temps de travail afin de vous assurer que vous obtenez une rémunération équitable pour votre travail dans le cadre de cette mission ou des missions suivantes.
• Un client vous a engagé à titre permanent et vous devez enregistrer un certain nombre d'heures par mois ;
• Un client souhaite connaître l'étendue du travail que vous avez effectué pour lui. Vous effectuez donc un suivi afin de faire preuve de transparence à son égard.

Dans ces cas et dans d'autres, le suivi du temps vous permet de mesurer votre productivité, de rechercher des moyens d'améliorer votre temps de travail (le blocage de temps peut être très utile) et de créer des factures basées sur le travail effectué. Même si vous n'êtes pas freelance, les systèmes de suivi du temps deviennent la norme pour tous les types d'entreprises.

Étant donné que le suivi du temps est un élément si important de votre activité, comment pouvez-vous le suivre et le rapporter au mieux ? Utiliser une feuille de temps, qui est une méthode permettant d'enregistrer le temps que vous consacrez à chaque tâche.

Les feuilles de temps étaient autrefois des registres manuels sur papier, mais aujourd'hui, elles sont généralement préparées et transmises sous forme numérique. Les feuilles de temps peuvent enregistrer l'heure de début et de fin de tâches spécifiques, enregistrer les étapes importantes d'un projet ou simplement enregistrer la durée totale d'un travail. Les informations enregistrées sur les feuilles de temps peuvent être converties en paie, en facturation client ou utilisées pour le suivi de la gestion de projet, l'estimation du temps et l'estimation des coûts.

Comme l'affirme la blogueuse indépendante Megan Elliott, « Comprendre ce qu'est une feuille de temps, comment l'utiliser et l'interpréter est une étape importante pour apprendre à gérer correctement son temps. Cela peut également vous aider à mieux comprendre où va votre temps (et donc votre argent), afin que vous puissiez prendre des décisions commerciales plus judicieuses et mieux gérer votre budget.

Bonsai peut fournir plus d'informations sur les feuilles de temps.

Sachant à quel point elles sont importantes, que pouvez-vous utiliser comme feuille de temps ? Avec un peu d'effort, vous pouvez créer vous-même une feuille de temps dans Microsoft Excel qui répondra à vos besoins. Comment créer une feuille de temps dans Excel ? Examinons cela ainsi que certains des éléments clés que vous devrez déterminer, ainsi que d'autres options que vous pouvez utiliser pour le suivi du temps.

Comment créer une feuille de temps dans Excel

Il est facile de se sentir dépassé par Excel et par la quantité de données, de cellules et de formules qui peuvent y être suivies. La création d'une feuille de temps dans Excel peut commencer par un simple ensemble de valeurs. Cela ne répondra pas aux besoins de tout le monde, mais cela vous permettra de vous familiariser avec Excel et d'utiliser les fonctionnalités importantes pour créer une feuille de temps basique. Nous examinerons le suivi des heures pour une semaine de travail, qui pourra ensuite être utilisé chaque semaine, voire adapté pour un suivi bihebdomadaire ou mensuel.

L'exemple que nous utiliserons ne comportera que deux formules Excel de base. Commencez par définir les informations dont vous avez besoin sur votre feuille de temps. Supposons que cela ne concerne que vous-même, et non les employés ou sous-traitants qui travaillent pour vous. Le temps est vraiment un indicateur commercial, il est donc important que vous vous familiarisiez avec le concept de suivi du temps.

1. Suivi de votre travail quotidien

Tout d'abord, ouvrez un classeur dans Excel. En général, vous ajouteriez un champ pour votre nom et un champ pour la période couverte par la feuille de temps (une semaine de travail de cinq jours dans notre exemple).

Ensuite, construisez une semaine à l'aide des lignes, dans notre exemple en utilisant les dates. Dans les colonnes, vous pouvez créer des valeurs de plusieurs façons, en fonction de votre travail, par exemple par travail du matin ou de l'après-midi ou par tâche. Dans notre exemple, nous avons utilisé deux clients.

Dans cet exemple simple, vous disposez alors de deux valeurs pour créer des formules : le travail total par jour et le travail total par semaine.

Pour calculer les heures travaillées dans une journée, allez dans la cellule des heures totales à la fin du premier jour ouvrable (dernière colonne, soit D7) et insérez =SUM(B7+C7). Une fois que vous avez saisi toutes les heures dans chaque colonne, le total des heures de travail quotidiennes sera calculé dans la dernière colonne. Ensuite, copiez-collez cette formule dans chaque cellule à la fin de chaque colonne, en modifiant le numéro de ligne pour qu'il corresponde correctement.

2. Suivi de votre semaine de travail

Nous allons maintenant ajouter une autre formule pour calculer la semaine de travail complète.

Pour ce faire, placez-vous en bas de la colonne où s'affiche le total quotidien (dans cet exemple, D12) et insérez =SUM(D7:D11). Cela additionnera les valeurs de la colonne D comprises entre les lignes 7 et 11.

Vous êtes désormais en mesure de déterminer la quantité totale de travail que vous effectuez en une journée et en une semaine. Vous pouvez ajouter des sommes pour créer des tâches par client, que vous pouvez ensuite utiliser pour la facturation. N'oubliez pas que le temps consacré à une tâche n' est pas la seule dépense à inclure dans la facture d'un client. À mesure que vous vous familiariserez avec Excel, vous pourrez ajouter davantage de détails au suivi.

Si vous trouvez que vous ne consacrez pas assez de temps à votre travail, Bonsai vous propose quelques conseils pour mieux gérer votre temps en tant que freelance.

Options automatisées pour le suivi du temps

Si cela vous semble demander beaucoup d'efforts, de stress et de calculs, d'autres options s'offrent à vous. Tout le monde n'est pas doué avec Excel, les feuilles de calcul et la création de formules.

Comme vous gérez tous les aspects de votre activité, il serait peut-être préférable que vous consacriez votre temps à rédiger des propositions, à rechercher des missions et à écrire, ou à toute autre tâche inhérente à votre activité de freelance. Il vaut peut-être mieux faire ce que vous aimez, ce pour quoi vous êtes payé, plutôt que de passer votre temps à créer des feuilles de calcul, à suivre manuellement votre temps de travail et à établir vos factures de freelance à partir de ces feuilles de calcul.

Heureusement, Bonsai vous offre une option qui vous facilitera grandement la vie : un outil de suivi du temps de travail des freelances.

Avec Bonsai, vous pouvez :

• Suivez votre temps en un clic: suivez votre travail en freelance en toute simplicité et passez d'un projet à l'autre sans la confusion des outils de suivi de temps traditionnels.
• Centralisez vos feuilles de temps: remplissez automatiquement vos feuilles de temps ou enregistrez vos heures manuellement pour obtenir une vue d'ensemble de votre journée de travail.
• Automatisez la facturation: tirez parti de vos feuilles de temps en automatisant la facturation à partir de celles-ci. Vous pouvez sélectionner vos heures non facturées et envoyer votre facture.
• Augmentez votre productivité: connectez votre outil de suivi à vos propositions et contrats de freelance et gagnez un temps précieux en évitant de saisir à nouveau vos données entre les différents systèmes.

Cette solution de suivi du temps peut être entièrement intégrée à votre flux de travail et est disponible pour les ordinateurs de bureau et les appareils mobiles sur les systèmes d'exploitation Web, macOS et iOS. En s'intégrant à votre flux de travail, je veux dire qu'il regroupe les tâches liées aux propositions, aux contrats et aux factures, ce qui rend votre travail plus fluide. De cette manière, vous vous concentrez sur le travail que vous aimez et vous laissez Bonsai s'occuper des tâches administratives moins agréables. Après tout, plus de 100 000 freelancers utilisent Bonsai. Avec des produits et des ressources pour soutenir votre entreprise, vous ne pouvez pas vous tromper.

Ainsi, même si vous pouvez apprendre à créer une feuille de temps dans Excel, vous pouvez également vous tourner vers un système professionnel pour vous aider dans votre travail. Si vous êtes prêt à utiliser la solution intégrée de suivi du temps de Bonsai, inscrivez-vous dès aujourd'hui pour un essai gratuit.