6 Schritte zum Verfassen eines Veranstaltungsvorschlags, den Kunden lieben

Wenn Sie jemand sind, der unglaublich gut organisiert ist, auf Details achtet und ein Händchen dafür hat, aus dem Nichts etwas Magisches zu schaffen, könnte eine Karriere in der Veranstaltungsplanung das Richtige für Sie sein. Allerdings müssen Sie wissen, wie man eine Angebotsvorlage verfasst, um Kunden zu überzeugen.

Die Veranstaltungsplanung ist eine großartige Option für Freiberufler, da Unternehmen häufig externe Hilfe benötigen, um Veranstaltungen zu planen, von Meetings über mehrtägige Konferenzen bis hin zu Messen. Tatsächlich handelt es sich um eine wachsende Branche: Das Bureau of Labor Statistics erwartet für den Zeitraum von 2016 bis 2026 ein Beschäftigungswachstum von 11 % für Veranstaltungsplaner von Tagungen, Kongressen und Events.

Ein solches Wachstum bedeutet jedoch auch, dass es sich um eine wettbewerbsintensive Branche handeln kann, insbesondere wenn man gerade erst anfängt. Eine herausragende Vorlage für Veranstaltungsvorschläge hilft Ihnen dabei, Kunden zu gewinnen, einen ausgezeichneten Ruf für Ihre Dienstleistungen aufzubauen und Ihr Veranstaltungsplanungsgeschäft auszubauen.

Um Ihnen zu zeigen, wie Sie einen Veranstaltungsvorschlag verfassen, der für Kunden unwiderstehlich ist, sollten Sie die folgenden sechs Schritte befolgen.

1. Lernen Sie Ihren Kunden und seine Bedürfnisse kennen

Bevor Sie mit dem Verfassen eines Veranstaltungsangebots oder eines anderen Angebots als Freiberufler beginnen, müssen Sie zunächst verstehen, was Ihr Kunde sucht. Sprechen Sie mit Ihrem Kunden, damit Sie Dinge wie die folgenden besser verstehen können:

• Welche Art von Veranstaltung sie durchführen möchten
• Warum sie die Veranstaltung durchführen
• Alle Ziele oder Erfolge, die sie sich als Ergebnis der Veranstaltung erhoffen
• Alle Ideen, die sie dazu haben, wie es aufgebaut sein wird oder wie es aussehen wird
  

Beispielsweise hat der Kunde möglicherweise bereits ein Farbschema und einen Standort im Sinn – oder er bittet Sie, ganz von vorne anzufangen.

Zu wissen, was Ihr Kunde möchte, ist unglaublich wichtig, um zu verstehen, wie man einen Veranstaltungsvorschlag verfasst. Nur wenn Sie alle an einem Strang ziehen, können Sie etwas Überzeugendes und Attraktives liefern.

Erwägen Sie, dem Kunden einen Fragebogen mit Ihren dringendsten Fragen zuzusenden, oder vereinbaren Sie einen kurzen Telefontermin oder ein Treffen, um erste Ideen zu sammeln. Wenn Sie auf eine Ausschreibung antworten, schauen Sie bitte zuerst dort nach, ob Ihre Fragen bereits beantwortet wurden.

Wenn Sie eine klarere Vorstellung davon bekommen, was Sie in Ihren Veranstaltungsvorschlag aufnehmen möchten, beginnen Sie damit, Ihre Ideen mit dem Freelancer-Vorschlagstool von Bonsai festzuhalten. Wenn Sie diese Informationen in Bonsai speichern, können Sie jederzeit und überall darauf zugreifen und sogar unterwegs mit der mobilen App Ideen notieren.

2. Recherchieren Sie

Jetzt, da Sie wissen, was der Kunde will, ist es Zeit, mit der Planung zu beginnen! Unter Berücksichtigung der vorgegebenen Parameter und Details ist es Ihre Aufgabe, eine Veranstaltung zu konzipieren, auf deren Ausrichtung sie stolz sein können.

Wenn der Kunde Ihnen eine Stadt genannt hat, in der die Veranstaltung stattfinden soll, suchen Sie nach geeigneten Locations, die der gewünschten Atmosphäre entsprechen. Rufen Sie unbedingt an, um die Verfügbarkeit zu überprüfen, bevor Sie diesen Standort in Ihr Angebot aufnehmen, um Ihren Kunden nicht zu enttäuschen.

Wenn der Kunde Ihnen volle kreative Freiheit gewährt hat, ist es an der Zeit, über den Tellerrand hinauszuschauen! Schauen Sie sich an, was Veranstaltungsplaner in anderen Städten oder Branchen gemacht haben, und durchsuchen Sie Websites und soziale Medien nach einzigartigen Ideen. Pinterest und Instagram sind beispielsweise großartige Quellen für einzigartige Veranstaltungsideen.

3. Liefern Sie inspirierende Inhalte, die eine Geschichte erzählen.

Der beste Weg, einen Veranstaltungsvorschlag zu schreiben, ist, eine Geschichte zu erzählen. Geben Sie Ihrem Veranstaltungsplan einen Anfang, einen Mittelteil und ein Ende, mit all den spannenden und lebhaften Details, die eine gute Geschichte normalerweise hat.

Versuchen Sie, dem Kunden anhand Ihrer Worte und Bilder zu vermitteln, wie es wäre, an Ihrer Veranstaltung teilzunehmen:

• Wird es formell sein?
• Spaß?
• Wird es Live-Musik geben?
• Was ist mit dem Catering?
• Wie werden die Tische aussehen und wie werden sie angeordnet sein?
• Wie könnte ein Gast zu der Veranstaltung begrüßt werden?
  

Wenn Sie bereits Erfahrung in der Veranstaltungsplanung haben, sollten Sie eine Fallstudie beifügen, um zu zeigen, was Sie leisten können. Mit den Tools für Freelancer-Projekte von Bonsaikönnen Sie alle Ihre Freelancer-Projekte an einem Ort verwalten, sodass Sie ganz einfach auf alte Projekte zurückgreifen und Erkenntnisse und Ideen daraus gewinnen können.

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Vermeiden Sie es, Ihren Veranstaltungsvorschlag linear und zu direkt zu formulieren. Sie möchten Ihre Ideen zwar so klar wie möglich vermitteln, aber es ist auch wichtig, eine emotionale Komponente und etwas kreatives Flair hinzuzufügen. Wenn Sie Ihrem Kunden die Veranstaltung vor Augen führen können, wird Ihr Vorschlag sofort überzeugender.

4. Über Geld sprechen

Das Eventplanungsgeschäft ist ein lukratives Geschäft. Laut dem Event-Marketing-Bericht 2019 von Bizzabo geben die meisten Unternehmen fast 25 % ihres Marketingbudgets für Live-Veranstaltungen aus. Wenn es also darum geht, wie man einen Veranstaltungsvorschlag verfasst, ist es wichtig, sich nicht davor zu scheuen, ein Budget zu erstellen.

Wenn Sie einen schönen Veranstaltungsvorschlag unterbreiten, aber nicht angeben, wie viel es den Kunden kosten wird, lehnt er möglicherweise sofort ab. Der beste Weg, einen Kunden zu gewinnen, ist, ihm verschiedene Budgetoptionen anzubieten. Auf diese Weise passt mindestens eine Ihrer Optionen in den typischen Rahmen, unabhängig davon, welche anderen Zahlen andere Veranstaltungsplaner vorlegen.

Wenn möglich, bieten Sie drei Budgetoptionen an: eine Option mit hohem Budget, eine Option mit mittlerem Budget und eine Option mit niedrigem Budget. Natürlich variieren das Serviceniveau und die Veranstaltungsdetails zwischen ihnen. Wenn Sie die Option mit dem höchsten Budget zuerst aufführen, erhalten Sie einen guten Anhaltspunkt, sodass sich Ihr Kunde mit Ihren günstigeren Angeboten wohler fühlt (auch wenn diese höher sind als erwartet).

Vergessen Sie nicht, alle Ausgaben für Freiberufler zu berücksichtigen, die Ihnen bei der Planung der Veranstaltung entstehen, und bauen Sie diese unbedingt in Ihr Budget ein.

5. Verwenden Sie visuelle Inhalte

Wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie einen Veranstaltungsvorschlag verfassen sollen, denken Sie daran, dass die wichtigsten Elemente Ihres Vorschlags möglicherweise gar nicht schriftlich sind. Veranstaltungen bieten Ihnen die einmalige Gelegenheit, Ihren Kunden mit visuellen Inhalten davon zu überzeugen, dass Ihr Plan der beste ist.

Verwenden Sie Bilder, Videos und Grafiken, um Ihren Kunden eine Vorstellung davon zu vermitteln, wie der Raum aussehen würde und wie es sich anfühlen würde, sich dort aufzuhalten.

Mit Hilfe von Vorlagen für freiberufliche Angebote können Sie ganz einfach Bilder, Videos und andere visuelle Inhalte zu Ihrem Veranstaltungsangebot hinzufügen. Sie können sogar Ihr Branding hinzufügen, um dem Angebot ein professionelles Aussehen zu verleihen.

6. Schreiben Sie Ihren Veranstaltungsvorschlag

Sobald Sie alle notwendigen Informationen für Ihren Veranstaltungsvorschlag zusammengestellt haben, ist es an der Zeit, das Angebotsschreiben zu verfassen. Dieser Brief ist wahrscheinlich das Erste, was Ihr Kunde lesen wird, daher ist es entscheidend, hier einen guten Eindruck zu hinterlassen.

Fassen Sie in Ihrem Angebotsschreiben zusammen, was Sie im Veranstaltungsangebot detailliert beschrieben haben: alles vom vorgeschlagenen Veranstaltungsort bis hin zu den Dienstleistungen, die Sie anbieten werden. Im Idealfall sollte jemand, der diesen Brief liest, ein klares Verständnis davon bekommen, was Sie anbieten, auch wenn er nichts anderes in Ihrem Angebot liest.

Sie können jetzt senden!

Das war's schon – Ihr Veranstaltungsvorschlag ist bereit zum Versand an Ihren Kunden. Überprüfen Sie den Text unbedingt noch einmal auf Rechtschreib- und Grammatikfehler und lassen Sie ihn gegebenenfalls von einer dritten Person (z. B. einem Freund oder Kollegen) gegenlesen, bevor Sie ihn abschicken. Sie können Ihnen sagen, ob Sie das Ereignis in Ihrem Kopf angemessen auf Papier festgehalten haben.

Vergessen Sie nicht, unsere Tipps zum Verfassen eines Geschäftsvorschlags zu befolgen. Obwohl sie nicht eventspezifisch sind, finden Sie dort viele Informationen, die Ihnen weiterhelfen werden.

Wenn Sie bereit sind, Ihren Veranstaltungsvorschlag zu versenden, sollten Sie Bonsai in Betracht ziehen! Es wurde speziell für Freiberufler entwickelt und hilft Ihnen dabei, organisiert zu bleiben, einen Freiberuflervertrag zu versenden und mit der Abrechnung Ihrer Arbeitsstunden zu beginnen, sobald Sie den Auftrag erhalten haben. Starten Sie noch heute Ihre zweiwöchige Testphase – kostenlos!