6 pasos para redactar una propuesta de evento que encante a los clientes

Si eres una persona increíblemente organizada, tiendes a prestar atención a los detalles y tienes un don para crear algo mágico de la nada, una carrera en la planificación de eventos podría ser ideal para ti. Sin embargo, es necesario saber cómo redactar plantillas de propuestas para ganarse a los clientes.

La planificación de eventos es una excelente opción de negocio para autónomos, ya que las empresas suelen necesitar contratar ayuda externa para planificar eventos, desde reuniones hasta conferencias de varios días o exposiciones. De hecho, se trata de un sector en crecimiento: la Oficina de Estadísticas Laborales prevé un aumento del empleo del 11 % para los organizadores de reuniones, convenciones y eventos entre 2016 y 2026.

Sin embargo, un crecimiento como este también significa que puede ser un sector competitivo, especialmente cuando se está empezando. Una plantilla de propuesta de evento que destaque te ayudará a ganarte a los clientes, a obtener una excelente reputación por tus servicios y a hacer crecer tu negocio de planificación de eventos.

Para mostrarte cómo redactar una propuesta de evento que resulte irresistible para los clientes, aquí tienes seis pasos que debes seguir.

1. Conozca a su cliente y sus necesidades.

Antes de empezar a redactar una propuesta para un evento, o cualquier tipo de propuesta como autónomo, es fundamental comprender primero qué es lo que busca tu cliente. Hable con su cliente para poder comprender mejor aspectos como:

• ¿Qué tipo de evento quieren celebrar?
• Por qué se celebra el evento
• Cualquier objetivo o logro que esperen alcanzar como resultado del evento.
• ¿Alguna idea sobre cómo se estructurará o cómo se verá?
  

Por ejemplo, es posible que el cliente ya tenga en mente una combinación de colores y una ubicación, o que te pida que empieces desde cero.

Saber lo que quiere tu cliente es increíblemente importante para comprender cómo redactar una propuesta de evento. Solo si todos estamos en sintonía podremos ofrecer algo convincente y atractivo.

Considere enviar al cliente un cuestionario sobre el evento con sus preguntas más urgentes, o programe una llamada rápida o una reunión para recopilar ideas iniciales. Si estás respondiendo a una solicitud de propuesta, asegúrate de mirar primero allí para ver si ya responde a tus preguntas.

A medida que empieces a tener una idea más clara de lo que debes incluir en tu propuesta para el evento, comienza a registrar tus ideas utilizando la herramienta para propuestas freelance de Bonsai. Al guardar esa información en Bonsai, podrás acceder a ella cuando y donde la necesites, e incluso podrás anotar ideas sobre la marcha utilizando la aplicación móvil.

2. Investiga

Ahora que ya sabes lo que quiere el cliente, ¡es hora de empezar a planificar! Trabajando dentro de los parámetros y detalles que te han dado, tu trabajo consiste en idear un evento que les enorgullezca organizar.

Si el cliente te ha indicado la ciudad en la que debe celebrarse el evento, empieza a buscar posibles ubicaciones que se ajusten al ambiente que busca. Asegúrate de llamar para verificar la disponibilidad antes de incluir esa ubicación en tu propuesta, a fin de evitar decepcionar a tu cliente.

Si el cliente te ha dado total libertad creativa, ¡es hora de pensar fuera de lo común! Echa un vistazo a lo que han hecho los organizadores de eventos de otras ciudades o sectores, y busca ideas originales en sitios web y redes sociales. Pinterest e Instagram son dos fuentes excelentes de ideas únicas para eventos, por ejemplo.

3. Ofrece contenido inspirador que cuente una historia.

La mejor manera de redactar una propuesta de evento es contar una historia. Dale a tu plan de evento un principio, un desarrollo y un final, con todos los detalles emocionantes y vívidos que suele tener cualquier buena historia.

A través de las palabras y las imágenes que utilices, intenta ayudar al cliente a imaginar cómo sería asistir a tu evento:

• ¿Será formal?
• ¿Diversión?
• ¿Habrá música en directo?
• ¿Qué hay del catering?
• ¿Cómo serán las mesas y cómo se distribuirán?
• ¿Cómo se puede dar la bienvenida a un invitado al evento?
  

Si has realizado trabajos previos de planificación de eventos, considera incluir un estudio de caso para mostrar lo que puedes lograr. Las herramientas para proyectos freelance de Bonsaite ayudan a llevar un seguimiento de todos tus proyectos freelance en un solo lugar, para que puedas volver fácilmente a proyectos antiguos y extraer información e ideas.

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Al redactar tu propuesta de evento, evita describirlo de forma lineal y demasiado directa. Aunque quieras comunicar tus ideas con la mayor claridad posible, también es importante añadir un elemento emocional y un toque creativo. Si consigues que tu cliente se imagine el evento, tu propuesta resultará inmediatamente más convincente.

4. Hablar de dinero

El negocio de la organización de eventos es muy lucrativo. Según el Informe de marketing de eventos de 2019 de Bizzabo, la mayoría de las empresas dedican casi el 25 % de su presupuesto de marketing a eventos en directo. Por lo tanto, cuando se trata de cómo redactar una propuesta de evento, es importante no rehuir la elaboración de un presupuesto.

Si presentas una propuesta de evento atractiva pero no indicas cuánto le costará al cliente, es posible que te rechace de inmediato. La mejor manera de fidelizar a un cliente es ofrecerle opciones de presupuesto. De esa manera, independientemente de las cifras que presenten otros organizadores de eventos, al menos una de tus opciones se ajustará al rango habitual.

Siempre que sea posible, proporcione tres opciones presupuestarias: una opción de presupuesto alto, una opción de presupuesto medio y una opción de presupuesto bajo. Por supuesto, el nivel de servicio prestado y los detalles del evento variarán entre ellos. Enumerar primero la opción con el presupuesto más alto proporciona un buen punto de referencia, lo que permite que su cliente se sienta más cómodo con sus propuestas de menor precio (incluso si son más altas de lo que había previsto).

No olvides tener en cuenta los gastos de autónomos en los que incurrirás durante la planificación del evento y asegúrate de incluirlos en tu presupuesto.

5. Utiliza contenido visual.

Cuando pienses en cómo redactar una propuesta para un evento, recuerda que lo más importante de tu propuesta puede que no sea la redacción en sí. Los eventos te brindan la oportunidad única de utilizar contenido visual para convencer a tu cliente de que tu plan es el mejor.

Utiliza imágenes, vídeos y gráficos para que tu cliente se haga una idea de cómo sería el espacio y cómo se sentiría al estar allí.

Al utilizar plantillas de propuestas para autónomos, puedes añadir fácilmente imágenes, vídeos y cualquier otro contenido visual a tu propuesta de evento. Incluso puede añadir su marca para darle a la propuesta un aspecto profesional.

6. Redacta tu carta de propuesta de evento.

Una vez que haya recopilado toda la información necesaria para su propuesta de evento, es hora de redactar la carta de propuesta. Es probable que esta carta sea lo primero que lea tu cliente, por lo que es fundamental causar una buena impresión desde el principio.

En su carta de propuesta, resuma lo que ha detallado en la propuesta del evento: todo, desde la ubicación propuesta hasta los servicios que va a proporcionar. Lo ideal sería que alguien pudiera leer esta carta y comprender perfectamente lo que usted ofrece, aunque no leyera nada más de su propuesta.

¡Ya estás listo para enviar!

Y eso es todo; tu propuesta de evento está lista para enviarla a tu cliente. Asegúrate de revisarlo para comprobar que no haya errores ortográficos o gramaticales, y considera la posibilidad de dárselo a una tercera persona (como un amigo o compañero de trabajo) para que lo revise antes de enviarlo. Ellos podrán decirte si has plasmado adecuadamente el evento en tu cabeza en el papel.

No olvides seguir nuestros consejos sobre cómo elaborar una propuesta comercial mientras escribes. Aunque no son específicos para eventos, hay mucha información allí que te será útil.

Cuando estés listo para enviar tu propuesta de evento, ¡considera utilizar Bonsai! Diseñado exclusivamente para autónomos, te ayudará a mantenerte organizado, preparado para enviar un contrato de autónomo y empezar a facturar horas una vez que hayas conseguido el trabajo. Empieza hoy mismo tu prueba de dos semanas, ¡es gratis!