Seis passos para escrever uma proposta de evento que os clientes vão adorar

Se você é uma pessoa extremamente organizada, tende a prestar atenção aos detalhes e tem um talento especial para criar algo mágico a partir do nada, uma carreira em planejamento de eventos pode ser ideal para você. No entanto, você precisa saber como escrever modelos de propostas para conquistar clientes.

O planejamento de eventos é uma ótima opção de negócio freelance, pois as empresas muitas vezes precisam contratar ajuda externa para auxiliá-las no planejamento de eventos, desde reuniões até conferências de vários dias e exposições. Na verdade, é um setor em crescimento: o Bureau of Labor Statistics (Departamento de Estatísticas do Trabalho) prevê um crescimento de 11% no número de empregos para organizadores de reuniões, convenções e eventos entre 2016 e 2026.

No entanto, um crescimento como esse significa que também pode ser um setor competitivo, especialmente quando você está apenas começando. Um modelo de proposta de evento que se destaque ajudará você a conquistar clientes, ganhar uma excelente reputação pelos seus serviços e expandir o seu negócio de planejamento de eventos.

Para mostrar como escrever uma proposta de evento irresistível para os clientes, aqui estão seis passos que você deve seguir.

1. Conheça seu cliente e suas necessidades

Antes de começar a redigir uma proposta de evento ou qualquer tipo de proposta freelance, é essencial compreender o que o seu cliente procura. Converse com seu cliente para entender melhor questões como:

• Que tipo de evento eles querem realizar
• Por que estão realizando o evento
• Quaisquer objetivos ou realizações que esperam ver como resultado do evento
• Quaisquer ideias que tenham sobre como será estruturado ou como ficará
  

Por exemplo, o cliente pode já ter um esquema de cores e um local em mente — ou pode pedir que você comece do zero.

Saber o que seu cliente deseja é extremamente importante para entender como redigir uma proposta de evento. Somente estando em sintonia você será capaz de oferecer algo convincente e atraente.

Considere enviar ao cliente um questionário sobre o evento com suas perguntas mais urgentes ou agende uma ligação rápida ou reunião para reunir as ideias iniciais. Se você estiver respondendo a uma solicitação de proposta, certifique-se de verificar primeiro se ela já respondeu às suas perguntas.

À medida que você começa a ter uma ideia mais clara do que incluir na sua proposta de evento, comece a registrar suas ideias usando a ferramenta de propostas freelance da Bonsai. Manter essas informações no Bonsai permite que você acesse-as sempre que precisar, onde quer que esteja, e você pode até mesmo anotar ideias em qualquer lugar usando o aplicativo móvel.

2. Faça sua pesquisa

Agora que você sabe o que o cliente deseja, é hora de começar a planejar! Trabalhando dentro dos parâmetros e detalhes que eles lhe forneceram, é sua função criar um evento que eles tenham orgulho de organizar.

Se o cliente indicou uma cidade onde o evento deve ser realizado, comece a procurar locais potenciais que se encaixem no estilo que eles estão procurando. Certifique-se de ligar para verificar a disponibilidade antes de incluir esse local em sua proposta, a fim de evitar decepcionar seu cliente.

Se o cliente lhe concedeu total liberdade criativa, é hora de pensar fora da caixa! Dê uma olhada no que os organizadores de eventos em outras cidades ou setores têm feito e pesquise sites e redes sociais em busca de ideias originais. O Pinterest e o Instagram são ótimas fontes de ideias originais para eventos, por exemplo.

3. Entregue conteúdo inspirador que conte uma história

A melhor maneira de redigir uma proposta de evento é contar uma história. Dê ao seu plano de evento um início, um meio e um fim, com todos os detalhes emocionantes e vívidos que qualquer boa história normalmente tem.

Através das palavras e imagens que você usa, tente ajudar o cliente a imaginar como seria participar do seu evento:

• Será formal?
• Divertido?
• Haverá música ao vivo?
• E quanto ao serviço de catering?
• Como serão as mesas e como serão dispostas?
• Como um convidado pode ser recebido no evento?
  

Se você já trabalhou com planejamento de eventos anteriormente, considere incluir um estudo de caso para mostrar o que você é capaz de realizar. As ferramentas para projetos freelance da Bonsaiajudam você a acompanhar todos os seus projetos freelance em um só lugar, para que você possa facilmente voltar a projetos antigos e obter insights e ideias.

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Ao redigir sua proposta de evento, evite escrever sobre o evento de maneira linear e excessivamente direta. Embora você queira comunicar suas ideias da forma mais clara possível, também é importante adicionar um elemento emocional e um toque criativo. Se você conseguir fazer com que seu cliente visualize o evento, sua proposta se tornará imediatamente mais convincente.

4. Falar sobre dinheiro

O negócio de planejamento de eventos é lucrativo. De acordo com o Relatório de Marketing de Eventos de 2019 da Bizzabo, a maioria das empresas gasta quase 25% de seus orçamentos de marketing em eventos ao vivo. Portanto, quando se trata de como redigir uma proposta de evento, é importante não evitar a elaboração de um orçamento.

Se você apresentar uma proposta de evento atraente, mas não indicar quanto custará ao cliente, ele poderá recusá-la imediatamente. A melhor maneira de garantir um cliente é oferecer opções de orçamento. Dessa forma, independentemente dos valores apresentados por outros organizadores de eventos, pelo menos uma das suas opções estará dentro da média habitual.

Sempre que possível, forneça três opções de orçamento: uma opção de orçamento alto, uma opção de orçamento médio e uma opção de orçamento baixo. É claro que o nível de serviço prestado e os detalhes do evento variam entre eles. Listar primeiro a opção com o orçamento mais alto fornece uma boa referência, permitindo que seu cliente se sinta mais confortável com suas propostas de preço mais baixo (mesmo que sejam mais altas do que ele esperava).

Não se esqueça de considerar todas as despesas com freelancers que você terá ao planejar o evento e certifique-se de incluí-las no seu orçamento.

5. Use conteúdo visual

Ao pensar em como redigir uma proposta de evento, lembre-se de que os elementos mais importantes da sua proposta podem não estar relacionados à redação. Os eventos oferecem a oportunidade única de usar conteúdo visual para convencer seu cliente de que seu plano é o melhor.

Use imagens, vídeos e gráficos para dar ao seu cliente uma ideia de como seria o espaço e como seria estar lá.

Ao utilizar modelos de propostas freelance, você pode facilmente adicionar imagens, vídeos e qualquer outro conteúdo visual à sua proposta de evento. Você pode até adicionar sua marca para dar à proposta uma aparência profissional.

6. Escreva sua carta de proposta de evento

Depois de reunir todas as informações necessárias para sua proposta de evento, é hora de redigir a carta de proposta. Esta carta é provavelmente a primeira coisa que seu cliente irá ler, por isso é fundamental causar uma boa impressão.

Na sua carta de proposta, resuma o que você detalhou na proposta do evento: tudo, desde o local proposto até os serviços que você vai fornecer. Idealmente, alguém deve ser capaz de ler esta carta e compreender bem o que você está oferecendo, mesmo que não leia mais nada em sua proposta.

Você está pronto para enviar!

E pronto, sua proposta de evento está pronta para ser enviada ao seu cliente. Certifique-se de revisar o texto para verificar se há erros ortográficos ou gramaticais e considere pedir a uma terceira pessoa (como um amigo ou colega) para revisá-lo antes de enviá-lo. Eles poderão dizer se você capturou adequadamente o evento em sua mente no papel.

Não se esqueça de seguir nossas dicas sobre como elaborar uma proposta comercial enquanto escreve. Embora não sejam específicas para eventos, há muitas informações lá que vão ajudá-lo.

Quando estiver pronto para enviar sua proposta de evento, considere usar o Bonsai! Criado exclusivamente para freelancers, ele ajudará você a se manter organizado, preparado para enviar um contrato de freelancer e começar a faturar horas assim que conseguir o trabalho. Comece hoje mesmo seu período de avaliação de duas semanas - é grátis!