Wie man einen Vertrag in 12 einfachen Schritten schreibt

Die Ausarbeitung eines rechtsverbindlichen Vertrags (und dessen Zustimmung durch den Kunden) ist ein wichtiger Schritt in der Karriere eines jeden Freiberuflers. Es zeigt, dass Sie bereit sind, Ihr Unternehmen zu legitimieren, Ihren Ruf zu schützen und Ihre Zahlungen zu sichern.

Wenn Sie also hier sind, um mehr darüber zu erfahren, wie man einen rechtsgültigen Vertrag verfasst, sind Sie hier genau richtig.

Wir wissen, dass es verlockend sein kann, sich an mündliche Vereinbarungen und vage E-Mail-Versprechen zu halten, aber so baut man kein echtes und florierendes Freelancer-Geschäft auf! Sie brauchen Sicherheit, und Geschäftsverträge oder eine schriftliche Vereinbarung bieten Ihnen diese.

Wenn man hier einen Fehler macht, kann das zu hohen Anwaltskosten führen. Daher ist es unerlässlich, dass alles korrekt vereinbart und unterzeichnet wird. Wenn Sie nach diesem Artikel immer noch Zweifel haben, sollten Sie sich am besten rechtlich beraten lassen.

Das Wichtigste zuerst: Was ist ein Vertrag?

Einfach ausgedrückt legt ein Vertrag die Bedingungen und Erwartungen einer Geschäftsbeziehung fest und stellt sicher, dass alle beteiligten Parteien ihren Teil der Vereinbarung akzeptieren und einhalten. Ein solider, rechtsverbindlicher Freelancer-Vertrag sollte Folgendes enthalten:‍

1. Ein Angebot: Sie unterbreiten Ihrem Kunden ein Angebot für erbrachte Dienstleistungen (wie Webdesign oder Texterstellung). Sie können dieses Angebot annehmen oder ablehnen.
2. Ein Austausch: Wenn Sie angenommen werden, bezahlt Ihnen Ihr Kunde als Gegenleistung für Ihre Dienste Geld. Klingeling!

Die Wahrheit ist jedoch, dass ein Vertrag mehr ist als nur ein formelles Angebot im Austausch gegen Bargeld. In den nächsten 12 Schritten werden wir die wichtigsten Grundlagen eines Vertrags untersuchen, die Sie kennen sollten.

Kommen wir zu dem, weswegen Sie hier sind – 12 einfache Schritte zum Verfassen eines Vertrags

Hier erfahren Sie, was Sie tun müssen, wenn Sie eine solide Vorlage für einen Freelancer-Vertrag erstellen möchten, die alle notwendigen Punkte abdeckt, ohne einen teuren Anwalt beauftragen zu müssen.

1. Sammeln Sie so viele Informationen wie möglich.

Bevor Sie mit der Ausarbeitung eines Geschäftsvertrags beginnen, müssen Sie zunächst so detailliert wie möglich festlegen, worauf Sie sich einigen.

• Überlegen Sie sich jeden Schritt Ihrer Dienstleistung von Anfang bis Ende und listen Sie auf, wer wann für was verantwortlich ist. Auch wenn Sie denken, dass etwas unbedeutend oder selbstverständlich ist, schreiben Sie es auf. Vage und mehrdeutige Formulierungen sind der Feind, wenn es darum geht, einen Vertrag zu verfassen.
• Besprechen Sie Erwartungen, Arbeitsabläufe, Meilensteine und Fristen mit Ihrem Kunden, um sicherzustellen, dass Sie beide auf derselben Wellenlänge sind. Besser noch, halten Sie diese Informationen in einer E-Mail-Kette fest, damit Sie beim Entwerfen des Vertrags einen Anhaltspunkt haben.

2. Verhandeln Sie mit dem Entscheidungsträger

Wenn Sie mit einem kleinen Unternehmen zusammenarbeiten, sprechen Sie wahrscheinlich direkt mit dem Geschäftsinhaber, was die Vertragsverhandlungen letztendlich wesentlich reibungsloser macht. Sie können einfach Ihren Stand aufbauen, und der Eigentümer hat das letzte Wort darüber, ob Sie weitermachen dürfen oder nicht.

Wenn Sie jedoch mit einem größeren Unternehmen zusammenarbeiten, müssen Sie sicherstellen, dass Sie mit der Person zu tun haben, die befugt ist, Ihren Vertrag zu unterzeichnen. Wenn Sie am Ende mit einem Nachwuchsmitarbeiter verhandeln, dauert alles doppelt so lange, da dieser erst die Zustimmung seines Vorgesetzten oder Abteilungsleiters einholen muss.

3. Verwenden Sie die richtigen Namen

Ein einfacher, aber oft übersehener Aspekt eines schriftlichen Vertrags zwischen zwei Parteien ist, dass Sie sicherstellen müssen, dass Sie die richtigen Personen und/oder Einrichtungen ansprechen. Das bedeutet, wenn Sie einen Vertrag mit einer Aktiengesellschaft oder einer GmbH abschließen, müssen Sie diese als solche identifizieren.

• Dadurch wird klar, wer für die Erfüllung der Vertragsbedingungen verantwortlich ist.
• Außerdem wird dadurch klar, gegen wen Sie rechtliche Schritte einleiten können, wenn die Vertragsbedingungen verletzt werden.

4. Alles schriftlich festhalten

Wenn Sie ein persönliches Gespräch, einen Video-Chat oder ein Telefongespräch mit Ihrem Kunden führen und Sie sich darauf einigen, eine zusätzliche Funktion oder Dienstleistung zu Ihrem Projekt hinzuzufügen, halten Sie dies schriftlich fest.

Schütteln Sie nicht einfach nur die Hand. Lass nichts durchrutschen. Lassen Sie nichts aus.

Wenn es später zu einem Zahlungsstreit kommt und Sie diese Funktion oder Dienstleistung (zusammen mit den Kosten) nicht in Ihren Vertrag aufgenommen haben, wird es schwierig, wenn nicht sogar unmöglich, diese durchzusetzen.

Und das könnte Sie viel Geld kosten. Legen Sie alles fest und stellen Sie sicher, dass alle Bedingungen vereinbart sind, damit keine Gefahr besteht, wegen Vertragsbruchs angeklagt zu werden.

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5. Sie schreiben zum ersten Mal einen Vertrag? Verwenden Sie eine Vorlage (oder Bonsai!).

Der schnellste Weg, Verträge zu erstellen, ist die Verwendung einer Vertragsvorlage.

Die besten Vertragsvorlagen enthalten von Anfang an alles, was Sie benötigen, und bieten Ihnen gleichzeitig die Gewissheit, dass sie von einem Juristen geprüft wurden.

Noch besser: Mit Bonsai können Sie individuelle Vertragsvorlagen erstellen, die Sie immer wieder verwenden können. So funktioniert es:

• Erstellen Sie zunächst ein Bonsai-Konto. Die einzigen Angaben, die Sie machen müssen, sind Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse.
• Sobald Sie Ihr Bonsai-Dashboard aufgerufen haben, wählen Sie „Vertrag erstellen”. Von dort aus können Sie eine Branchenvorlage oder einen leeren Vertrag auswählen.
• Geben Sie anschließend Ihre Projektdetails ein und klicken Sie auf „VERTRAG ERSTELLEN“.
• Bonsai führt Sie durch eine Reihe von Schritten zum Ausfüllen des Vertrags, darunter grundlegende Informationen zu Ihrer Unternehmensstruktur, Ihrem Standort und Ihrer Kundengruppe.
• Schließlich können Sie den Arbeitsumfang beschreiben, Zahlungsdetails hinzufügen, Ihre Rechnungen integrieren und den Vertrag digital unterzeichnen.

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6. Vertrag schreiben – Halten Sie ihn einfach und verständlich

Das Verfassen eines Vertrags zwischen einem Freiberufler und einem Kunden muss nicht kompliziert sein. In vielen Fällen müssen Sie lediglich Ihre Bedingungen und Erwartungen kommunizieren, klare Fristen und Zahlungsmodalitäten festlegen und die Streitbeilegung und Kündigung regeln (mehr dazu weiter unten). Wenn Sie Verträge für Grafikdesign abschließen, teilen Sie den Kunden mit, wie viele Überarbeitungen sie erhalten können, damit Sie nicht endlos Überarbeitungen vornehmen müssen.

Das bedeutet auch, dass Sie komplizierte Sprache oder juristische Fachsprache vermeiden sollten – insbesondere, wenn Sie diese selbst nicht verstehen. Bestimmte Wörter und Ausdrücke haben im Gesetz eine bestimmte Bedeutung. Verzichten Sie daher auf Juristensprache und wählen Sie eine einfache, leicht verständliche Sprache.

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7. Die Zahlungsbedingungen bis ins kleinste Detail darlegen

Der Hauptgrund für einen Vertrag ist der Schutz Ihrer Person und Ihres Unternehmens. Für viele Freiberufler konzentriert sich dieser Schutz vor allem auf die Bezahlung.

Wenn man falsch damit umgeht, kann Geld zu einem strittigen Thema werden, das eine Geschäftsbeziehung belastet. Deshalb sollten Ihre Zahlungsbedingungen so detailliert wie möglich sein.

• Klären Sie, wer wen wie viel und bis wann bezahlt.
• Wenn Sie eine Ratenzahlung beantragen, geben Sie die Beträge, Termine und akzeptierten Zahlungsmethoden an.
• Wenn Sie vor Beginn der Arbeiten eine Anzahlung verlangen, geben Sie bitte den Betrag und die Zahlungsfrist an.

8. Streitbeilegung hervorheben und vereinbaren

Ein weiterer wichtiger Grund für einen Vertrag ist, dass Streitigkeiten beigelegt werden können, ohne dass eine Vertragsverletzung oder ein Bruch der Beziehung riskiert wird.

Ein Vertrag kann zwar rechtlichen Schutz bieten, aber er kann Sie auch davor bewahren, überhaupt vor Gericht gehen zu müssen. Und dies ist in der Regel für beide Seiten von Vorteil, da Gerichtsverfahren mit einem hohen Zeit- und Kostenaufwand verbunden sind.

Stellen Sie also sicher, dass in Ihrem Vertrag klar festgelegt ist, was Sie und Ihr Kunde vereinbaren, wenn etwas schiefgeht. Dies kann Mediation oder Schiedsverfahren als letztes Mittel beinhalten, bevor Sie einen Anwalt um Rechtsberatung bitten.

9. Vereinbaren Sie die Umstände, die zu einer Kündigung führen können.

Mit der Unterzeichnung der Vereinbarung erklären sich sowohl Sie als auch Ihr Kunde mit bestimmten Rollen und Verantwortlichkeiten einverstanden, um die betreffende Dienstleistung oder das betreffende Projekt zu erbringen. Wenn einer von Ihnen seinen Teil der Vereinbarung nicht erfüllt, könnte dies den Erfolg der Vereinbarung gefährden.

Das bedeutet, dass Sie sich ausdrücklich auf die Umstände einigen müssen, unter denen jede Partei den Vertrag ohne rechtliche Konsequenzen kündigen kann.

Wenn Ihre Arbeit beispielsweise davon abhängt, dass Ihr Kunde bestimmte Ressourcen zur Verfügung stellt, und er dies nach einer bestimmten Zeit nicht tut, sollten Sie in der Lage sein, sich zurückzuziehen, ohne gegen die Vertragsbedingungen zu verstoßen oder Ihre Anzahlung zu verlieren.

10. Vertrauliche Informationen vertraulich behandeln

Eine enge Zusammenarbeit mit einem Unternehmen kann oft bedeuten, dass man Zugang zu wichtigen und/oder sensiblen Informationen erhält. Dies funktioniert in beide Richtungen, da Sie möglicherweise bestimmte Prozesse, Arbeitsabläufe oder Techniken haben, die Sie im Laufe der Jahre als Freiberufler entwickelt haben und die Sie schützen möchten.

Wenn Sie also einen Vertrag für freiberufliche Tätigkeiten aufsetzen, sollten Sie eine Vertraulichkeitsklausel oder eine Geheimhaltungsvereinbarung einfügen, die sicherstellt, dass beide Parteien sich verpflichten, alle während der Durchführung des Projekts erlangten Geschäftsinformationen streng vertraulich zu behandeln.

11. Bestimmen Sie das Vertragsablaufdatum.

Wir nähern uns der Ziellinie, und dieser Schritt ist einer der wichtigsten – und wird am häufigsten übersehen.

Sie müssen sicherstellen, dass Sie Ihrem Angebot einen Zeitrahmen oder ein Fälligkeitsdatum hinzufügen. Wenn Ihr Kunde den Vertrag nicht innerhalb einer angemessenen Frist unterzeichnet und bindend abschließt, sollte er ungültig sein und neu verhandelt werden. Andernfalls könnten Sie sich auf kürzere Vorlaufzeiten einlassen und dabei die gleiche Arbeitsmenge zum gleichen Budget liefern. Lassen Sie das nicht zu!

Durch die Vereinbarung von Fristen, zu denen Sie den Vertrag kündigen können, behalten Sie die Kontrolle über Ihren Zeitplan und Ihren Cashflow.

12. Machen Sie das Unterschreiben einfach

Zu guter Letzt müssen Sie dafür sorgen, dass Ihr Vertrag einfach zu unterzeichnen und zu datieren ist. Sie können entweder eine handschriftliche Unterschrift oder eine elektronische Unterschrift verwenden. Lesen Sie mehr darüber, was eine nasse Unterschrift ist, wenn Sie die traditionelle Art der Unterzeichnung von Dokumenten bevorzugen.

Glücklicherweise gibt es einen besseren Weg, und hier kommt die Vertragsvorlage von Bonsai ins Spiel. Anstatt Ihren Kunden zu bitten, Dokumente auszudrucken, zu unterschreiben, einzuscannen und zurückzusenden, können sie einfach eine rechtsverbindliche Online-Signatur hinzufügen. Dies beschleunigt den Prozess und ermöglicht es Ihnen, schneller mit der Arbeit zu beginnen. Falls Sie den Vertrag mit Microsoft Word erstellt haben, haben wir auch eine Anleitung zum Einfügen einer Unterschrift in Word vorbereitet. Adobe Acrobat ist auch eines der Tools, mit denen Sie ein Dokument digital signieren können. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, lesen Sie unseren Leitfaden zum Erstellen einer digitalen Signatur in Adobe. Denken Sie schließlich immer daran, die Vertragsbedingungen in Ihr Auftragsschreiben zu übertragen, in dem die Bedingungen für Ihre Geschäftstätigkeit festgelegt sind.

Sie sind sich noch nicht ganz sicher? Fassen wir zusammen

Bei Verträgen steckt der Teufel im Detail. Sobald Sie sich hinsetzen, um einen Freelancer-Vertrag zu schreiben, liegt es an Ihnen, nichts unversucht zu lassen.

• Stellen Sie sicher, dass Sie alles schriftlich festhalten, mit einem klaren Projektumfang und adressiert an die richtige Person, Personen oder Organisation.
• Verwenden Sie eine einfache Sprache, vermeiden Sie juristische Fachbegriffe und formulieren Sie Ihre Zahlungsbedingungen klar und deutlich.
• Und schließlich sollten Sie es allen Beteiligten leicht machen, das Dokument zu unterzeichnen und zu datieren.

Suchen Sie eine Vertragsvorlage? Bonsai steht hinter Ihnen. Erstellen und unterzeichnen Sie Dokumente anhand geprüfter Vorlagen, optimieren Sie Ihr Projekt und genießen Sie die Gewissheit, dass Ihr Unternehmen geschützt ist.

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