Cómo redactar un contrato en 12 sencillos pasos

Redactar un contrato legalmente vinculante (y conseguir que el cliente lo acepte) es un paso importante en la carrera de cualquier profesional independiente. Demuestra que estás dispuesto a legitimar tu negocio, proteger tu reputación y salvaguardar tus pagos.

Por lo tanto, si estás aquí para aprender más sobre cómo redactar un contrato legal, estás tomando la decisión correcta.

Sabemos que puede resultar tentador limitarse a acuerdos verbales y promesas vagas por correo electrónico, pero ¡así no se construye un negocio freelance real y próspero! Necesitas seguridad, y los contratos comerciales o los acuerdos por escrito te la proporcionan.

Cometer un error en este sentido puede acarrear elevados honorarios de abogados, por lo que es imprescindible asegurarse de que todo esté acordado y firmado correctamente. Si después de leer este artículo sigues teniendo dudas, lo mejor es siempre buscar asesoramiento legal.

Lo primero es lo primero: ¿qué es un contrato?

En pocas palabras, un contrato establece los términos y expectativas de una relación comercial, garantizando que todas las partes implicadas acepten y respeten su parte del acuerdo. Un contrato freelance sólido y legalmente vinculante debe incluir lo siguiente:‍

1. Una oferta: le estás haciendo una oferta a tu cliente por los servicios prestados (como diseño web o redacción publicitaria). Pueden aceptar o rechazar esta oferta.
2. Un intercambio: si se acepta, a cambio de sus servicios, su cliente le pagará dinero. ¡Caja!

Pero lo cierto es que un contrato es mucho más que una oferta formal a cambio de dinero, y en los siguientes 12 pasos exploraremos los fundamentos clave de los contratos que necesitas conocer.

Vamos a lo que viniste a buscar: 12 sencillos pasos para redactar un contrato.

Esto es lo que debes hacer si deseas crear una plantilla de contrato freelance sólida que cubra todo lo que necesitas sin tener que contratar a un abogado caro.

1. Recopile toda la información posible.

Antes de empezar a redactar un contrato comercial, primero debe determinar qué es lo que está acordando con el mayor detalle posible.

• Piensa en cada paso de tu servicio, de principio a fin, enumerando quién es responsable de qué y cuándo. Aunque creas que algo puede ser insignificante o se da por sentado, escríbelo. El lenguaje impreciso y ambiguo es el enemigo a la hora de redactar un contrato.
• Discute las expectativas, los flujos de trabajo, los hitos y los plazos con tu cliente para asegurarte de que ambos estáis en sintonía. Mejor aún, recopile esta información en una cadena de correos electrónicos para tener un punto de referencia al redactar el contrato.

2. Negociar con el responsable de la toma de decisiones.

Si trabajas con una pequeña empresa, lo más probable es que hables directamente con el propietario, lo que en última instancia hace que la negociación del contrato sea un proceso mucho más fluido. Simplemente puede montar su puesto, y el propietario tiene la última palabra sobre si proceder o no.

Sin embargo, si trabajas con una organización más grande, debes asegurarte de que estás tratando con la persona que tiene la autoridad para firmar tu contrato. Si acabas negociando con un empleado junior, todo llevará el doble de tiempo, ya que tendrá que obtener el visto bueno de su jefe o del director del departamento.

3. Utiliza los nombres correctos.

Un aspecto sencillo, pero a menudo pasado por alto, de un contrato escrito entre dos partes es asegurarse de que se dirige a las personas y/o entidades adecuadas. Esto significa que si usted celebra un acuerdo con una sociedad anónima o una sociedad de responsabilidad limitada, debe identificarlas como tales.

• Esto dejará claro quién es responsable de cumplir los términos del contrato.
• También dejará claro contra quién se pueden emprender acciones legales si se incumplen los términos del contrato.

4. Ponga todo por escrito.

Si tienes una reunión presencial, una videoconferencia o una llamada telefónica con tu cliente y acuerdas añadir una característica o servicio adicional a tu proyecto, ponlo por escrito.

No te limites a dar la mano. No dejes que se te escape nada. No dejes nada fuera.

Si más adelante se produce una disputa sobre el pago y no ha incluido dicha función o servicio (junto con su coste) en el contrato, será difícil, si no imposible, hacerla cumplir.

Y eso podría dejarte sin dinero. Esboza todo y asegúrate de que todos los términos y condiciones estén acordados para que no haya peligro de ser acusado de incumplimiento de contrato.

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5. ¿Es la primera vez que redacta un contrato? Utiliza una plantilla (¡o Bonsai!).

La forma más rápida de redactar contratos es utilizar una plantilla de contrato.

Y las mejores plantillas de contratos tienen todo lo que necesitas incluir desde el principio, además de ofrecerte la tranquilidad de saber que han sido revisadas por un profesional del ámbito jurídico.

Mejor aún, puedes utilizar Bonsai para crear plantillas de contratos personalizadas que podrás utilizar una y otra vez. Así es como funciona:

• Primero, regístrate para obtener una cuenta de Bonsai. La única información que necesitas es tu nombre y tu dirección de correo electrónico.
• Una vez que hayas llegado a tu panel de control de Bonsai, selecciona «Crear un contrato». Desde allí, puede elegir una plantilla del sector o un contrato en blanco.
• A continuación, rellene los datos de su proyecto y haga clic en «CREAR CONTRATO».
• Bonsai le guía a través de una serie de pasos para completar el contrato, incluyendo información básica sobre la estructura de su negocio, la ubicación y el tipo de cliente.
• Por último, puede describir el alcance del trabajo, añadir los detalles de pago, integrar sus facturas y firmar digitalmente el contrato.

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6. Redactar el contrato: hazlo sencillo y fácil de entender.

Redactar un contrato entre un autónomo y un cliente no tiene por qué ser complicado. En muchos casos, lo único que hay que hacer es comunicar tus condiciones y expectativas, aclarar los plazos y los pagos, y abordar la resolución de disputas y la rescisión (más información al respecto a continuación). Al redactar contratos de diseño gráfico, informe a los clientes del número de revisiones que pueden solicitar para evitar tener que realizar revisiones interminables.

Esto también significa que debes evitar el lenguaje complicado o la jerga legal, especialmente si no lo entiendes desde el principio. Ciertas palabras y frases tienen significados específicos según la ley, así que evita el lenguaje jurídico y opta por un lenguaje sencillo y fácil de entender.

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7. Detalle minuciosamente las condiciones de pago.

La razón principal para tener un contrato es protegerse a sí mismo y a su negocio, y para muchos autónomos, esta protección se centra principalmente en el pago.

Si se aborda de forma incorrecta, el dinero puede convertirse en un tema polémico y poner en peligro una relación comercial. Por eso, tus condiciones de pago deben ser lo más detalladas posible.

• Aclare quién paga a quién, cuánto y cuándo.
• Si solicita que se le pague a plazos, indique los importes, las fechas y los métodos de pago aceptables.
• Si vas a cobrar un depósito antes de comenzar el trabajo, indica el importe y la fecha límite de pago.

8. Destacar y acordar la resolución de disputas.

Otra razón importante para tener un contrato es poder gestionar las disputas sin correr el riesgo de incumplir el contrato o romper la relación.

Si bien un contrato puede ofrecer protección legal, también puede evitar que tengas que acudir a los tribunales en primer lugar. Y esto suele ser beneficioso para ambas partes, debido al tiempo y los gastos que conlleva una acción legal.

Por lo tanto, asegúrese de que su contrato establezca claramente lo que usted y su cliente acuerdan hacer si algo sale mal. Esto podría incluir la mediación o el arbitraje como último recurso antes de recurrir a los abogados para obtener asesoramiento legal.

9. Acordar las circunstancias que pueden dar lugar a la rescisión.

Al firmar el acuerdo, tanto usted como su cliente aceptan determinadas funciones y responsabilidades con el fin de prestar el servicio o llevar a cabo el proyecto en cuestión. Si uno de ustedes no cumple con su parte del trato, podría poner en peligro el éxito del acuerdo.

Y esto significa que deben acordar explícitamente las circunstancias que pueden llevar a cualquiera de las partes a rescindir el contrato sin enfrentarse a consecuencias legales.

Por ejemplo, si su trabajo depende de que su cliente ponga a su disposición determinados recursos y este no lo hace tras un determinado periodo de tiempo, usted debería poder rescindir el contrato sin infringir sus términos ni perder su depósito.

10. Mantenga la confidencialidad de la información sensible.

Trabajar en estrecha colaboración con una empresa a menudo puede significar tener acceso a información importante y/o confidencial. Esto funciona en ambos sentidos, ya que es posible que tengas ciertos procesos, flujos de trabajo o técnicas que has desarrollado a lo largo de los años como autónomo y que deseas proteger.

Por lo tanto, al redactar un contrato comercial para autónomos, debe incluir una cláusula de confidencialidad o un acuerdo de no divulgación que garantice que ambas partes se comprometen a mantener la más estricta confidencialidad con respecto a cualquier información comercial que se obtenga durante la ejecución del proyecto.

11. Determinar la fecha de vencimiento del contrato.

Nos estamos acercando a la meta, y este paso es uno de los más importantes, y también uno de los más ignorados.

Debes asegurarte de incluir un plazo o una fecha límite en tu oferta. Si su cliente no firma y formaliza el contrato en un plazo razonable, este quedará sin efecto y deberá renegociarse. De lo contrario, podría estar aceptando plazos de entrega más cortos y, al mismo tiempo, realizar la misma cantidad de trabajo con el mismo presupuesto. ¡No dejes que esto suceda!

Acordar fechas límite para rescindir el contrato te permite mantener el control sobre tu calendario y tu flujo de caja.

12. Facilita la firma

Por último, pero no menos importante, debes facilitar la firma y la fecha del contrato. Puede utilizar una firma manuscrita o una firma electrónica. Si prefiere la forma tradicional de firmar documentos, lea más sobre qué es una firma húmeda.

Afortunadamente, hay una forma mejor de hacerlo, y aquí es donde entra en juego la plantilla de contrato de Bonsai. En lugar de pedir a tu cliente que imprima, firme, escanee y devuelva el documento, puede simplemente añadir una firma online con validez legal, lo que agiliza el proceso y te permite ponerte a trabajar más rápido. En caso de que haya utilizado Microsoft Word para crear el contrato, también hemos preparado una guía sobre cómo insertar una firma en Word. Adobe Acrobat es también una de las herramientas que puedes utilizar para firmar digitalmente un documento. Si desea obtener más información, puede leer nuestra guía sobre cómo crear una firma digital en Adobe. Por último, recuerde siempre trasladar los términos del contrato a su carta de compromiso, en la que se detallarán las condiciones de su actividad comercial.

¿Aún no estás 100 % seguro? Recapitulemos.

Cuando se trata de contratos, el diablo está en los detalles. Desde el momento en que te sientas a redactar un contrato de trabajo autónomo, depende de ti no dejar ningún cabo suelto.

• Asegúrate de tener todo por escrito, con un alcance claro del proyecto y dirigido a la persona, personas u organización adecuadas.
• Utilice un lenguaje sencillo, evite la jerga jurídica y sea claro con sus condiciones de pago.
• Y, por último, facilite a cada parte implicada la firma y la fecha.

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