Wie man eine Rechnung schreibt

Möchten Sie bezahlt werden? Wenn Sie Unternehmer oder Freiberufler sind, lautet die Antwort bestimmt „Ja!“. Schließlich ist es die Erzielung von Einnahmen, die Ihr Unternehmen florieren lässt, sodass Sie mehr Kunden bedienen und neue Höhen erreichen können.

Deshalb ist die Rechnungsstellung ein so wichtiger Bestandteil der Unternehmensführung. Rechnungen informieren Ihre Kunden darüber, welche Dienstleistungen oder Produkte Sie geliefert haben, wie viel diese kosten und wie sie bezahlt werden können. Dadurch wird es für Sie einfacher, pünktlich (und korrekt) bezahlt zu werden.

In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen, wie Sie eine Rechnung von Anfang bis Ende erstellen, einschließlich aller wichtigen Details, die sicherstellen, dass Sie korrekt bezahlt werden!

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist ein Dokument, das als Nachweis für eine Transaktion zwischen einem Verkäufer (Unternehmen) und einem Käufer (Kunde) dient. Diese Rechnung enthält in der Regel eine Aufstellung der gelieferten Produkte oder erbrachten Dienstleistungen sowie die jeweiligen Kosten, sodass Käufer leicht erkennen können, wie viel sie zu zahlen haben.

Im Wesentlichen dient eine Rechnung als formelle Zahlungsaufforderung, die eine Aufschlüsselung der Transaktion zwischen beiden beteiligten Parteien enthält. Außerdem enthält sie die Kundendaten wie Name, Firmenname (falls zutreffend), Adresse und Kontaktdaten sowie eine eindeutige Rechnungsnummer zur einfachen Identifizierung und Nachverfolgung.

Die Bedeutung einer Rechnung im Geschäftsverkehr

Es gibt viele Möglichkeiten, einen Kunden um Zahlung zu bitten – zum Beispiel eine PayPal-Anfrage senden, um einen Scheck bitten oder einen Venmo-Link bereitstellen, um nur einige zu nennen. Und obwohl diese Methoden funktionieren können, erschweren sie oft die Optimierung Ihrer Buchhaltung und die Nachverfolgung ausstehender Zahlungen.

Damit profitieren sowohl Unternehmen als auch ihre Kunden von der Verwendung detaillierter Rechnungen.

Hier sind einige Vorteile der Verwendung von Rechnungen in Ihren Geschäftsbeziehungen.

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Klare Erwartungen festlegen

Auf Seiten des Geschäftsinhabers trägt die Erstellung professioneller Rechnungen dazu bei, dass alle Zahlungsdetails klar sind, die Kunden verstehen, was sie zu zahlen haben, und dass eine endgültige Quittung für die erbrachten Dienstleistungen oder gelieferten Produkte vorliegt. Auf Kundenseite bieten Rechnungen klare Zahlungsoptionen, listen alle Produkte, Dienstleistungen und Preise auf und legen Erwartungen hinsichtlich des Zeitpunkts der Fertigstellung fest.

Zahlungsbedingungen im Überblick

Eine Rechnung enthält Zahlungsbedingungen, einschließlich des Fälligkeitsdatums, bis zu dem die Zahlung zu leisten ist, und legt den vereinbarten Zeitrahmen für die Begleichung der Forderungen fest.

Steuerliche Angaben bereitstellen

Eine Rechnung enthält auch Steuerangaben, in denen alle anfallenden Steuern auf die gelieferten Produkte oder erbrachten Dienstleistungen aufgeführt sind. Die Rechnung enthält außerdem eine Übersicht über die akzeptierten Zahlungsmethoden, die dem Kunden zur Verfügung stehen. Nach der Erstellung wird die Rechnung an den Kunden gesendet, der sie vor der Zahlung genehmigen muss.

Finanzunterlagen speichern

Es fungiert als rechtliches Dokument, das nicht nur die Details der gelieferten Produkte oder erbrachten Dienstleistungen festhält, sondern auch Klarheit hinsichtlich der finanziellen Aspekte des Geschäftsabschlusses schafft. Durch die Angabe von Zahlungsbedingungen, Steuerangaben, Fälligkeitsterminen und akzeptierten Zahlungsmethoden rationalisiert eine Rechnung den Rechnungsstellungsprozess und fördert Transparenz und Verantwortlichkeit. Als formeller Nachweis der Transaktion dient eine Rechnung sowohl für den Verkäufer als auch für den Käufer als wichtige Referenz für die Führung genauer Finanzunterlagen und -dokumente.

Transaktionen überwachen

Ihre Rechnungen sollten eine eindeutige Rechnungsnummer enthalten, damit frühere Transaktionen leicht nachverfolgt und organisiert werden können. Man weiß nie, wann man vielleicht auf ein altes Projekt zurückgreifen oder einen Nachweis dafür erbringen muss, dass ein Kunde vergessen hat zu bezahlen. Mit einer Online-Rechnungssoftware können Sie sogar den Zahlungsstatus in Echtzeit überwachen und automatische Mahnungen versenden.

Wichtige Bestandteile einer professionellen Rechnung

Das Erstellen professioneller Rechnungen muss nicht kompliziert sein. Mit den kostenlosen Rechnungsvorlagen von Bonsai verfügen Sie bereits über eine leicht verständliche Vorlage für die Erstellung Ihrer eigenen Rechnungen – einfach herunterladen, bearbeiten und versenden!

Alle Rechnungsvorlagen enthalten die wichtigsten Komponenten, die für die Erstellung einer detaillierten Rechnung erforderlich sind. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, wie Sie Ihre eigenen Rechnungen für Ihr Unternehmen erstellen können.

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Oberer Rechnungskopf

Rechnungstitel

Geben Sie einen kurzen Titel an, der den Zweck der Rechnung verdeutlicht.... abgeschnitten ...

Leitfaden zum Erstellen einer Rechnung

Das Erstellen von Rechnungen war noch nie so einfach! Mit Bonsai verfügen Sie nun über die Tools, die Sie benötigen, um Ihre Rechnungen wie ein Profi zu gestalten, anzupassen, zu versenden und zu verwalten. Unser kostenloser Rechnungsgenerator ist ganz einfach: Geben Sie einfach Ihre Rechnungsdaten ein, klicken Sie auf „Rechnung herunterladen“ und versenden Sie Ihre fertige Rechnung in Sekundenschnelle.

Starten Sie mit unserem Online-Rechnungsgenerator oder einer unserer gebrauchsfertigen Rechnungsvorlagen unten, um Ihr Geschäft auf ein neues Niveau zu heben!

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Beginnen Sie mit einer professionellen Vorlage oder einer Rechnungssoftware

Sie wissen nicht, wie man eine Rechnung gestaltet? Kein Problem! Mit unseren vorgefertigten Vorlagen können Sie in Sekundenschnelle detaillierte, professionell aussehende Rechnungen erstellen. Die Verwendung einer professionellen Rechnungsvorlage bietet ein strukturiertes Format, um die erbrachten Leistungen anzugeben und detailliert aufzulisten. Diese Vorlagen vereinfachen das Erstellen von Entwürfen, indem sie Absender- und Empfängerinformationen, detaillierte Listen und Zahlungsbedingungen enthalten. Sie können das Design mit Firmenlogos und -farben individuell anpassen, bevor Sie es zum Drucken, Versenden per E-Mail oder für digitale Aufzeichnungen fertigstellen.

Wählen Sie aus unserer umfangreichen Liste von Vorlagen:

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• Excel-Rechnungsvorlage
• Microsoft Word-Rechnungsvorlage
• Google Docs Rechnungsvorlage
• PDF-Rechnungsvorlage
• Vorlage für freiberufliche Rechnungen
• Vorlage für Beratungsrechnung
• Rechnungsvorlage für Fotografie
• Grafikdesign-Rechnungsvorlage
• Vorlage für eine Bauabrechnung
• Rechnungsvorlage für Auftragnehmer
• Mietrechnung Vorlage
• Pro-forma-Rechnungsvorlage
• Aufgeschlüsselte Rechnungsvorlage
• Druckbare Rechnungsvorlage
• Professionelle Rechnungsvorlagen

Versenden Sie Rechnungen noch schneller mit Online-Tools! Die Rechnungssoftware vereinfacht das Erstellen und Formatieren von Rechnungen mit nur wenigen Klicks. Bonsai berechnet Summen, verfolgt Datensätze und ermöglicht Anpassungen – alles an einem Ort. Nach der detaillierten Beschreibung der Dienstleistungen und der Bearbeitung ermöglicht es ein einfaches Versenden von E-Mails, Aktualisierungen und die Aufbewahrung von Unterlagen während des gesamten Zahlungszyklus.

Mit Firmenlogo und Branding personalisieren

Sorgen Sie für das gleiche vertraute Erscheinungsbild und Branding wie in Ihren anderen Marketingmaterialien. Die Personalisierung Ihrer Rechnungen mit Ihrem Firmenlogo, Ihren Farben und Schriftarten sorgt für Einheitlichkeit und schafft Vertrauen bei Ihren Kunden. Ihre Rechnungen können toll aussehen UND ihren Zweck erfüllen.

Füllen Sie die relevanten Informationen aus.

Wenn es um eine genaue Rechnungsstellung geht, sind die Details am wichtigsten. Wenn Sie eine neue Rechnung erstellen, geben Sie bitte unbedingt folgende Informationen an:

• Rechnungsnummer
• Ausstellungsdatum
• Fälligkeitsdatum
• Kundeninformationen (z. B. Name und Adresse des Kunden)
• Firmenname und Adresse
• Liste der Produkte/Dienstleistungen
• Stückpreis
• Menge
• Gesamtbetrag
• Steuerangaben
• Zahlungsbedingungen
• Zahlungsmethoden
• Anmerkungen oder besondere Hinweise
• Firmenlogo
• Kontaktdaten
• Bankverbindung
• Währung
• Rabatte oder Anpassungen
• Zwischensumme
• Gesamtsumme

Beschreiben Sie die angebotenen Dienstleistungen oder Produkte im Detail.

Unabhängig davon, ob Sie eine Rechnungsvorlage oder eine Online-Rechnungssoftware verwenden, sollten Sie alle im Rahmen der Rechnungsvereinbarung erbrachten Dienstleistungen oder gelieferten Produkte als Einzelposten aufführen. Wenn Sie beispielsweise Grafikdesigner sind, könnten Sie Einzelposten für „Erstberatungsgespräch“, „Erstellung eines Brand Boards“, „Logo-Design“ und „Lieferung von Markenelementen“ haben. Wenn Sie ein Bauunternehmen sind, haben Sie möglicherweise Einzelposten für „Baumaterialien“, „Auftragnehmer und Teamarbeit – Stunden“, „Genehmigungsgebühren“ und „Renovierungsdienstleistungen“ mit den entsprechenden Kosten für jeden Posten.

Klare Zahlungsbedingungen und -methoden festlegen

Eine Rechnung nützt wenig, wenn Kunden nicht wissen, wie sie Sie bezahlen sollen! Daher ist es wichtig, ganz klar zu kommunizieren, wie Kunden ihre Zahlungen vornehmen sollen. Mit Online-Rechnungsstellungstools können Kunden in der Regel auf „Jetzt bezahlen“ klicken und ihre Zahlungsmethode auswählen. Mit einer Rechnungsvorlage können Sie bestimmte Zahlungsmethoden akzeptieren, wie beispielsweise PayPal, Venmo, Schecks oder ACH-Überweisungen. Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass die Zahlungsbedingungen und -methoden auf der Rechnungsseite angegeben sind.

Überprüfen und umgehend senden

Der letzte wichtige Schritt ist die Überprüfung und der Versand Ihrer Rechnung. Diese Maßnahme gewährleistet Genauigkeit, Professionalität und die rechtzeitige Bezahlung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen.

Überprüfen Sie zunächst jeden Teil der Rechnung und vergewissern Sie sich, dass alle Angaben – wie die Kundendaten, die aufgeführten Dienstleistungen oder Produkte, die Zahlungsbedingungen und die Fälligkeitstermine – korrekt eingegeben wurden und mit den vereinbarten Bedingungen übereinstimmen.

Nutzen Sie Buchhaltungssoftware oder spezielle Rechnungs-Apps, die Funktionen zur Automatisierung von Berechnungen, zur Verfolgung ausstehender Zahlungen und zur Erstellung professioneller Rechnungen bieten. Beispielsweise bieten Tools wie Bonsai benutzerfreundliche Oberflächen, über die Sie Rechnungen anpassen, Ihr Firmenlogo hinzufügen und aus den Menüoptionen Einstellungen für Zahlungsmethoden oder Rechnungsvorlagen auswählen können. In manchen Fällen kann das Hinzufügen einer persönlichen Nachricht oder ein Dankeschön an den Kunden für dessen Geschäft die Beziehungen stärken und zu schnelleren Zahlungen führen!

Sobald Sie die Richtigkeit der Rechnung bestätigt haben, ist es wichtig, diese umgehend zu versenden. Verwenden Sie die mit dem Kunden vereinbarte bevorzugte Kommunikationsmethode – sei es E-Mail, eine spezielle Rechnungsplattform oder der Versand einer physischen Kopie – um die Rechnung zu versenden. Dies zeugt nicht nur von Professionalität, sondern ermöglicht auch, dass potenzielle Probleme oder Fragen des Kunden umgehend geklärt werden können.

Behalten Sie nach dem Versand der Rechnung deren Status im Auge. Viele Rechnungssoftware-Optionen bieten Funktionen zur Verfolgung des Rechnungsstatus, die anzeigen, ob die Rechnung angesehen oder bezahlt wurde oder ob noch ausstehende Aktionen erforderlich sind. Verfolgen Sie ausstehende Zahlungen oder bestätigen Sie den Zahlungseingang, um das Projekt voranzubringen.

Bewährte Verfahren für die Rechnungsstellung

Bei Bonsai bieten wir Ressourcen für Unternehmer, Auftragnehmer, Berater und andere, die ihre Rechnungsstellung vereinfachen möchten. In unserem Blog finden Sie weitere Ratschläge, Tipps, Beispiele und Anleitungen zu den Themen Rechnungsstellung, Buchhaltung und Unternehmensbuchhaltung.

Sind Sie bereit, eine neue Rechnung zu erstellen? Befolgen Sie die folgenden bewährten Verfahren.

Die Bedeutung von Klarheit und Professionalität

Als Unternehmer ist es Ihr Ziel, hervorragende Produkte/Dienstleistungen und das bestmögliche Erlebnis zu bieten. Dies gilt auch für Ihre Rechnungsstellungspraktiken. Die Erstellung detaillierter und übersichtlicher Rechnungen sorgt für Klarheit bei Ihren Kunden, vermittelt Professionalität und stellt sicher, dass Sie jedes Mal korrekt bezahlt werden. Dies kann Ihren Cashflow entlasten und einen großen Unterschied für Ihr Unternehmen bedeuten.

Pünktlichkeit beim Versand von Rechnungen

Der beste Zeitpunkt für den Versand einer Rechnung ist kurz nachdem Sie die Kosten und Zahlungsbedingungen mit Ihrem Kunden besprochen haben. Das liegt daran, dass die Transaktion für Ihren Kunden bereits im Vordergrund steht, sodass er die Rechnung erwartet. Wenn Sie eine Anzahlung im Voraus einziehen, sollten Sie die Rechnung sofort versenden. Wenn Sie die Zahlung am Ende des Projekts einziehen, können Sie die Rechnung versenden, aber ein Fälligkeitsdatum nahe dem Ende des Projekts festlegen und eine Erinnerung versenden, wenn das Fälligkeitsdatum näher rückt.

Nachverfolgung und Anreize für vorzeitige Zahlungen

Erwägen Sie, Kunden, die frühzeitig bezahlen oder den gesamten Betrag auf einmal begleichen, Rabatte anzubieten. Wenn ein Kunde beispielsweise das gesamte Projekt im Voraus bezahlt, könnten Sie ihm einen Rabatt von 10 % gewähren, im Vergleich zu einer Ratenzahlung über einen längeren Zeitraum. Andernfalls scheuen Sie sich nicht, Rechnungen mehrmals nachzufragen, wenn Sie noch auf die Zahlung warten. Sobald die Zahlung abgeschlossen ist, kann es losgehen!

Nutzung von Rechnungsstellungssoftware und -tools

Das Erstellen und Versenden manueller Rechnungen kann sich wie eine lästige Pflicht anfühlen, insbesondere wenn Sie mehrere Transaktionen gleichzeitig verwalten. Mit Online-Rechnungssoftware und -Tools können Sie bei der Rechnungsstellung viel Zeit sparen. Duplizieren Sie vorhandene Vorlagen, verwenden Sie frühere Rechnungen für Kunden wieder, richten Sie automatische Erinnerungen ein, verfolgen Sie den Zahlungsstatus und überprüfen Sie sogar Ihre Unternehmensfinanzen in einem einzigen Dashboard. Kostenlose Vorlagen sind toll, aber automatisierte Tools bringen Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe!

Wichtige Erkenntnisse

Insgesamt erleichtern kostenlose Rechnungsvorlagen das Erstellen eigener Geschäftsrechnungen mehr denn je, ohne dass Sie sich mit komplizierten Tabellenkalkulationen oder Design-Software herumschlagen müssen. Bei Bonsai müssen Sie lediglich eine Vorlage herunterladen, die Details eingeben, speichern und versenden.

Beginnen Sie mit der Verwendung professioneller Rechnungsvorlagen oder spezielle Rechnungssoftware , um den Erstellungsprozess zu optimieren. Diese Tools bieten vorgefertigte Formate, um Dienstleistungen detailliert zu beschreiben, Zahlungsbedingungen festzulegen und Artikel genau aufzulisten. Sie ermöglichen die individuelle Gestaltung mit Logos, Farben und personalisierten Nachrichten und sorgen so für einen professionellen Eindruck, bevor die Rechnung fertiggestellt wird.

Stellen Sie die Genauigkeit sicher, indem Sie die erbrachten Dienstleistungen detailliert aufführen, einschließlich Mengen, Stückpreise und etwaige anfallende Steuern oder Rabatte. Überprüfen Sie alle Angaben, wie Absender- und Empfängerdaten, Einzelaufstellungen und Zahlungsbedingungen, noch einmal sorgfältig, bevor Sie die Rechnung fertigstellen. Nutzen Sie die Bearbeitungsfunktionen, um Informationen nach Bedarf zu aktualisieren oder zu ändern, wobei Sie Professionalität und Klarheit wahren sollten.

Sobald die Rechnung fertiggestellt ist, senden Sie sie umgehend über die bevorzugten Kommunikationswege – E-Mail, Ausdruck oder digitale Weitergabe. Verfolgen Sie den Fortschritt mithilfe einer Rechnungssoftware, um sicherzustellen, dass die Rechnung angezeigt und bearbeitet wird. Verfolgen Sie ausstehende Zahlungen, bestätigen Sie den Erhalt von Zahlungen und pflegen Sie eine klare Kommunikation mit Ihren Kunden, um einen reibungslosen Rechnungsstellungsprozess zu gewährleisten und sicherzustellen, dass Zahlungen pünktlich eingehen.

Häufig gestellte Fragen zum Erstellen einer Rechnung

Was muss rechtlich auf einer Rechnung stehen?

Eine Rechnung muss bestimmte Angaben enthalten, um im rechtlichen Sinne als gültig zu gelten. Sie muss die Angaben zum Verkäufer (Name, Adresse, Kontaktdaten), die Angaben zum Käufer (Name oder Firmenname, Adresse), eine eindeutige Identifikationsnummer, das Rechnungsdatum, eine klare Aufstellung der gelieferten Waren/erbrachten Dienstleistungen (Beschreibung, Menge, Preis), die Zahlungsbedingungen, den Gesamtbetrag und die anfallenden Steuern enthalten. Die Einhaltung der Steuervorschriften ist von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie daher sicher, dass Steuerangaben wie GST/HST-Nummern oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, sofern zutreffend, angegeben werden.

Wie stelle ich sicher, dass ich pünktlich bezahlt werde?

Es gibt mehrere Strategien, mit denen Sie eine pünktliche Zahlung fördern können. Besprechen Sie zunächst im Voraus klare Zahlungsbedingungen und Erwartungen und nehmen Sie diese in die Rechnung auf. Dazu gehören das Fälligkeitsdatum und die akzeptierten Zahlungsmethoden. Außerdem könnten Sie Anreize für vorzeitige Zahlungen bieten und/oder Strafen für verspätete Zahlungen verhängen. Rechnungssoftware kann auch verwendet werden, um Mahnungen für anstehende oder überfällige Zahlungen zu automatisieren, was die Nachverfolgung bei Kunden erleichtert. Halten Sie stets eine offene Kommunikation mit Ihren Kunden aufrecht, versenden Sie höfliche, aber bestimmte Mahnungen und informieren Sie sie, wenn Zahlungen fällig werden oder überfällig sind.

Kann jeder eine Rechnung schreiben?

Ja! Jeder, der geschäftliche Transaktionen durchführt – ob Freiberufler, Kleinunternehmer oder größeres Unternehmen – kann eine Rechnung ausstellen. Professionelle Vorlagen oder Rechnungssoftware können bei der Erstellung strukturierter und korrekter Rechnungen helfen, da die relevanten Felder bereits integriert sind. Fügen Sie einfach Ihr Branding (falls vorhanden), Ihre Kontaktdaten, die angebotenen Produkte oder Dienstleistungen, die Kosten und das Fälligkeitsdatum hinzu. Unabhängig von der gewählten Rechnungsstellungsmethode sind bei der Erstellung Ihrer Rechnungen Detailgenauigkeit, Korrektheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften von entscheidender Bedeutung.