Como redigir uma fatura

Quer receber o pagamento? Se você é proprietário de uma empresa ou freelancer, apostamos que a resposta é um entusiasmado Sim! Afinal, gerar receita é o que mantém seu negócio prosperando, permitindo que você atenda mais clientes e alcance novos patamares.

É por isso que o faturamento é uma parte tão importante da gestão de uma empresa. As faturas informam aos seus clientes quais serviços ou produtos você forneceu, quanto custam e como pagar. Isso facilita o recebimento do pagamento em dia (e corretamente).

Neste guia, abordamos como redigir uma fatura do início ao fim, com todos os detalhes importantes que garantem que você receba o pagamento da maneira correta!

O que é uma fatura?

Uma fatura é um documento que serve como registro de uma transação entre um vendedor (empresa) e um comprador (cliente). Essa fatura geralmente contém os produtos ou serviços fornecidos detalhadamente, juntamente com seus respectivos custos, facilitando aos compradores a visualização do valor devido.

Essencialmente, uma fatura serve como um pedido formal de pagamento, fornecendo um detalhamento da transação entre ambas as partes envolvidas. Ele também lista as informações do cliente, como nome, nome da empresa (se aplicável), endereço e detalhes de contato, e apresenta um número de fatura exclusivo para facilitar a identificação e o rastreamento.

Importância da fatura nas transações comerciais

Existem várias maneiras de solicitar o pagamento a um cliente – por exemplo, enviando uma solicitação pelo PayPal, pedindo um cheque ou fornecendo um link do Venmo, apenas para citar algumas. Embora esses métodos possam funcionar, muitas vezes dificultam a otimização da sua contabilidade e o acompanhamento de pagamentos pendentes.

Com isso, tanto as empresas quanto seus clientes se beneficiam do uso de faturas detalhadas.

Aqui estão algumas vantagens de usar faturas nas suas transações comerciais.

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Defina expectativas claras

Do lado do empresário, a criação de faturas profissionais ajuda a garantir que todos os detalhes de pagamento sejam claros, que os clientes entendam o que devem pagar e que haja um recibo final dos serviços ou produtos fornecidos. Do lado do cliente, as faturas fornecem opções de pagamento claras, detalham todos os produtos, serviços e preços, e estabelecem expectativas quanto à data de conclusão do trabalho.

Termos de pagamento resumidos

Uma fatura especifica as condições de pagamento, incluindo a data de vencimento em que o pagamento deve ser feito, descrevendo o prazo acordado para a liquidação das dívidas.

Forneça os detalhes fiscais

Uma fatura também inclui detalhes fiscais, mencionando quaisquer impostos aplicáveis aos produtos ou serviços fornecidos. A fatura descreve ainda os métodos de pagamento aceitos, disponíveis para conveniência do cliente. Depois de compilada, a fatura é enviada ao cliente, exigindo sua aprovação antes do pagamento.

Salvar registros financeiros

Funciona como um documento legal que não só registra os detalhes dos produtos ou serviços prestados, mas também garante clareza em relação aos aspectos financeiros do negócio. Ao especificar as condições de pagamento, detalhes fiscais, datas de vencimento e métodos de pagamento aceitos, uma fatura simplifica o processo de faturamento, promovendo transparência e responsabilidade. Como registro formal da transação, a fatura também funciona como uma referência crucial tanto para o vendedor quanto para o comprador na manutenção de registros e documentos financeiros precisos.

Monitorar transações

Suas faturas devem incluir um número único, facilitando o rastreamento e a organização das transações anteriores. Nunca se sabe quando poderá ser necessário consultar um projeto antigo ou fornecer provas de que um cliente se esqueceu de pagar. E com o software de faturamento online, você pode até mesmo monitorar o status dos pagamentos em tempo real e enviar lembretes automáticos.

Componentes essenciais para redigir uma fatura profissional

Escrever faturas profissionais não precisa ser complicado. Com os modelos de fatura gratuitos da Bonsai, você já tem uma estrutura fácil de seguir para criar suas próprias faturas – basta baixar, editar e enviar!

Todos os modelos de fatura contêm os componentes essenciais necessários para preencher uma fatura detalhada. Confira as seções abaixo para saber como começar a emitir suas próprias faturas para sua empresa.

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Cabeçalho superior da fatura

Título da fatura

Forneça um título breve que identifique o objetivo da fatura... truncado...

Guia para redigir uma fatura

Escrever faturas nunca foi tão fácil! Com o Bonsai, agora você tem as ferramentas necessárias para criar, personalizar, enviar e gerenciar suas faturas como um profissional. Nosso Gerador de Faturas gratuito é simples – basta inserir os detalhes da sua fatura, clicar em “Baixar Fatura” e enviar sua fatura preenchida em segundos.

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Comece com um modelo profissional ou um software de faturamento

Não sabe como criar uma fatura? Sem problema! Nossos modelos prontos permitem que você crie faturas detalhadas e com aparência profissional em segundos. O uso de um modelo de fatura profissional oferece um formato estruturado para especificar e detalhar os serviços prestados. Esses modelos simplificam a elaboração de rascunhos, descrevendo informações sobre remetente e destinatário, listas detalhadas e condições de pagamento. Você pode personalizar com logotipos e cores da empresa antes de finalizar para impressão, envio por e-mail ou registros digitais.

Escolha entre nossa extensa lista de modelos:

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• Modelo de fatura do Excel
• Modelo de fatura do Microsoft Word
• Modelo de fatura do Google Docs
• Modelo de fatura em PDF
• Modelo de fatura para freelancer
• Modelo de fatura de consultoria
• Modelo de fatura de fotografia
• Modelo de fatura de design gráfico
• Modelo de fatura de construção
• Modelo de fatura de prestador de serviços
• Modelo de fatura de aluguel
• Modelo de fatura pro forma
• Modelo de fatura detalhada
• Modelo de fatura para impressão
• Modelos de faturas profissionais

Envie faturas ainda mais rápido com ferramentas online! O software de faturamento simplifica a criação e a formatação de faturas com apenas alguns cliques. O Bonsai calcula totais, rastreia registros e permite personalização, tudo em um só lugar. Após detalhar os serviços e editar, permite enviar e-mails, atualizar e manter registros facilmente durante todo o ciclo de pagamento.

Personalize com o logotipo e a marca da empresa

Ofereça a mesma sensação familiar e a mesma identidade visual presentes nos outros materiais de marketing da sua empresa. Personalizar suas faturas com o logotipo, as cores e as fontes da sua empresa cria consistência e gera confiança junto aos seus clientes. Suas faturas podem ter uma ótima aparência E cumprir sua função.

Preencha as informações relevantes

Quando se trata de faturamento preciso, os detalhes são o mais importante. Sempre que criar uma nova fatura, certifique-se de incluir as seguintes informações:

• número da fatura
• data de emissão
• data de vencimento
• informações do cliente (por exemplo, nome e endereço do cliente)
• nome e endereço da empresa
• lista de produtos/serviços
• preço unitário
• quantidade
• valor total
• detalhes fiscais
• condições de pagamento
• métodos de pagamento
• notas ou instruções especiais
• logotipo da empresa
• informações de contato
• dados bancários
• moeda
• descontos ou ajustes
• subtotal
• total geral

Detalhe os serviços ou produtos fornecidos

Quer você esteja usando um modelo de fatura ou um software de faturamento online, deve incluir itens de linha para todos os serviços ou produtos fornecidos nos termos do contrato de faturamento. Por exemplo, se você é designer gráfico, pode ter itens como “Consulta inicial por telefone”, “Criação do quadro da marca”, “Design do logotipo” e “Entrega dos ativos da marca”. Se você é uma empresa de construção, pode ter itens como “Materiais de construção”, “Mão de obra do empreiteiro e da equipe - horas”, “Taxas de licença” e “Serviços de renovação”, com os custos correspondentes para cada um.

Defina termos e métodos de pagamento claros

Uma fatura não tem muita utilidade se os clientes não souberem como pagar! Portanto, é importante deixar bem claro como os clientes devem efetuar o pagamento. Com as ferramentas de faturamento online, os clientes geralmente podem clicar em “pagar agora” e escolher o método de pagamento. Com uma fatura modelo, você pode aceitar determinados métodos de pagamento, como PayPal, Venmo, cheques ou transferência ACH. Em qualquer caso, certifique-se de que as condições e métodos de pagamento estão especificados na página da fatura.

Revise e envie prontamente

A última etapa crucial é revisar e enviar sua fatura. Essa ação garante precisão, profissionalismo e pagamento pontual pelos bens ou serviços fornecidos.

Comece verificando cada parte da fatura, confirmando se todos os detalhes — como informações do cliente, serviços ou produtos detalhados, condições de pagamento e datas de vencimento — estão corretamente inseridos e de acordo com os termos acordados.

Utilize um software de contabilidade ou aplicativos especializados em faturamento que ofereçam recursos para automatizar cálculos, rastrear pagamentos pendentes e gerar faturas profissionais. Por exemplo, ferramentas como o Bonsai oferecem interfaces fáceis de usar, nas quais você pode personalizar faturas, adicionar o logotipo da sua empresa e selecionar preferências para métodos de pagamento ou modelos de fatura nas opções do menu. Em alguns casos, anexar uma mensagem personalizada ou agradecer ao cliente por sua preferência pode fortalecer o relacionamento e acelerar os pagamentos!

Depois de confirmar a exatidão da fatura, é essencial enviá-la imediatamente. Use o método de comunicação preferido estabelecido com o cliente — seja e-mail, uma plataforma de faturamento dedicada ou o envio de uma cópia física — para enviar a fatura. Isso não apenas demonstra profissionalismo, mas também permite que quaisquer problemas ou dúvidas que o cliente possa ter sejam resolvidos prontamente.

Por fim, após enviar a fatura, acompanhe o seu status. Muitas opções de software de faturamento oferecem recursos para acompanhar o andamento da fatura, indicando se ela foi visualizada, paga ou se há alguma ação pendente necessária. Acompanhe os pagamentos pendentes ou confirme o recebimento do pagamento para manter o projeto em andamento.

Melhores práticas para faturamento

Na Bonsai, fornecemos recursos para empresários, empreiteiros, consultores e outros profissionais que desejam simplificar o seu faturamento. Confira nosso blog para obter mais conselhos, dicas, exemplos e tutoriais sobre faturamento, contabilidade e contabilidade empresarial.

Pronto para criar uma nova fatura? Siga as práticas recomendadas abaixo.

Importância da clareza e do profissionalismo

Como proprietário de uma empresa, seu objetivo é fornecer produtos/serviços incríveis e a melhor experiência possível. Isso se estende também às suas práticas de faturamento. Criar faturas detalhadas e claras proporciona clareza aos seus clientes, transmite profissionalismo e garante que você receba o pagamento correto todas as vezes. Isso pode facilitar seu fluxo de caixa e fazer uma enorme diferença em seus negócios.

Pontualidade no envio de faturas

O melhor momento para enviar uma fatura é logo após ter discutido os custos e as condições de pagamento com o seu cliente. Isso ocorre porque a transação já está na mente do seu cliente, então ele está esperando a fatura. Se você estiver cobrando um depósito antecipado, deve enviar a fatura imediatamente. Se você estiver recebendo o pagamento no final do projeto, pode enviar a fatura, mas definir uma data de vencimento próxima ao final do projeto e enviar um lembrete quando a data de vencimento se aproximar.

Acompanhamento e oferta de incentivos para pagamentos antecipados

Considere oferecer descontos para clientes que pagam antecipadamente ou “pagam integralmente”. Por exemplo, se um cliente pagar antecipadamente pelo projeto inteiro, você poderia oferecer um desconto de 10%, em comparação com um plano de pagamento parcelado ao longo do tempo. Caso contrário, não tenha medo de cobrar várias vezes as faturas se ainda estiver aguardando o pagamento. Assim que o pagamento for finalizado, você estará pronto para começar!

Utilizando software e ferramentas de faturamento

Criar e enviar faturas manuais pode parecer uma tarefa árdua, especialmente se você estiver gerenciando várias transações ao mesmo tempo. Com softwares e ferramentas de faturamento online, você pode economizar muito tempo no seu processo de faturamento. Duplique modelos existentes, reutilize faturas anteriores de clientes, defina lembretes automáticos, acompanhe o status dos pagamentos e até mesmo analise as finanças da sua empresa em um único painel. Os modelos gratuitos são ótimos, mas as ferramentas automatizadas levam o seu negócio a um novo patamar!

Principais conclusões

No geral, os modelos de fatura gratuitos tornam mais fácil do que nunca criar suas próprias faturas comerciais, sem precisar lidar com planilhas complicadas ou softwares de design. Com o Bonsai, basta baixar um modelo, inserir os detalhes, salvar e enviar.

Comece usando modelos de faturas profissionais ou software especializado em faturamento para otimizar o processo de criação. Essas ferramentas oferecem formatos pré-concebidos para detalhar serviços, especificar condições de pagamento e listar itens com precisão. Permitem personalização com logotipos, cores e mensagens personalizadas, garantindo um toque profissional antes de finalizar a fatura.

Garanta a precisão detalhando os serviços prestados, incluindo quantidades, preços unitários e quaisquer impostos ou descontos aplicáveis. Verifique todas as informações, como detalhes do remetente e do destinatário, listas detalhadas e condições de pagamento, antes de finalizar a fatura. Utilize os recursos de edição para atualizar ou modificar as informações conforme necessário, mantendo o profissionalismo e a clareza.

Assim que a fatura estiver finalizada, envie-a imediatamente utilizando os métodos de comunicação preferidos — e-mail, impressão ou compartilhamento digital. Acompanhe o progresso usando um software de faturamento para garantir que seja visualizado e processado. Acompanhe os pagamentos pendentes, confirme os recebimentos e mantenha uma comunicação clara com os clientes, promovendo um processo de faturamento tranquilo e garantindo pagamentos pontuais.

Perguntas frequentes sobre como redigir uma fatura

O que deve constar legalmente em uma fatura?

Uma fatura deve conter informações específicas para ser considerada válida, no sentido jurídico. Deve incluir os dados do vendedor (nome, endereço, informações de contato), os dados do comprador (nome ou nome da empresa, endereço), um número de identificação único, a data da fatura, uma descrição clara dos bens/serviços fornecidos (descrição, quantidade, preço), as condições de pagamento, o valor total devido e os impostos aplicáveis. O cumprimento das regulamentações fiscais é fundamental, portanto, certifique-se de incluir detalhes fiscais, como números GST/HST ou números de IVA, quando aplicável.

Como posso garantir que serei pago em dia?

Existem várias estratégias que você pode usar para incentivar o pagamento pontual. Primeiro, discuta antecipadamente os termos e expectativas de pagamento claros e inclua-os na fatura. Estes devem incluir a data de vencimento e os métodos de pagamento aceitos. Além disso, você pode considerar oferecer incentivos para pagamentos antecipados e/ou aplicar multas por atrasos nos pagamentos. O software de faturamento também pode ser usado para automatizar lembretes de pagamentos futuros ou vencidos, facilitando o acompanhamento dos clientes. Mantenha sempre uma comunicação aberta com seus clientes, envie lembretes educados, mas firmes, e informe-os quando os pagamentos estiverem próximos ou vencidos.

Qualquer pessoa pode emitir uma fatura?

Yes! Qualquer pessoa que realize transações comerciais — seja um freelancer, proprietário de uma pequena empresa ou uma grande corporação — pode emitir uma fatura. Modelos profissionais ou software de faturamento podem ajudar na criação de faturas estruturadas e precisas, pois os campos relevantes já estão integrados. Basta adicionar sua marca (se disponível), informações de contato, produtos ou serviços oferecidos, custos e data de vencimento. Independentemente do método de faturamento escolhido, é essencial prestar atenção aos detalhes, à precisão e ao cumprimento dos requisitos legais ao criar suas faturas.