Cómo redactar una factura

¿Quieres que te paguen? Si eres propietario de un negocio o autónomo, ¡apostamos a que la respuesta es un entusiasta «Sí»! Después de todo, generar ingresos es lo que mantiene tu negocio próspero, lo que te permite atender a más clientes y alcanzar nuevas cotas.

Por eso la facturación es una parte tan importante de tener un negocio. Las facturas informan a tus clientes sobre los servicios o productos que les has proporcionado, cuánto cuestan y cómo pagarte. Esto te facilita recibir tus pagos a tiempo (y correctamente).

En esta guía, explicamos cómo redactar una factura de principio a fin, con todos los detalles importantes que garantizan que se le pague correctamente.

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento que sirve como registro de una transacción entre un vendedor (empresa) y un comprador (cliente). Esta factura suele contener una lista detallada de los productos o servicios prestados, junto con sus respectivos costes, lo que facilita a los compradores saber cuánto deben pagar.

En esencia, una factura sirve como una solicitud formal de pago, proporcionando un desglose de la transacción entre ambas partes involucradas. También incluye la información del cliente, como su nombre, el nombre de la empresa (si procede), la dirección y los datos de contacto, y cuenta con un número de factura único para facilitar su identificación y seguimiento.

Importancia de una factura en las transacciones comerciales

Hay muchas formas de solicitar el pago a un cliente, por ejemplo, enviando una solicitud de PayPal, pidiendo un cheque o proporcionando un enlace de Venmo, por nombrar solo algunas. Y aunque estos métodos pueden funcionar, a menudo dificultan la optimización de la contabilidad y el seguimiento de los pagos pendientes.

Con ello, tanto las empresas como sus clientes se benefician del uso de facturas detalladas.

A continuación, se enumeran algunas de las ventajas de utilizar facturas en sus transacciones comerciales.

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Establezca expectativas claras

Desde el punto de vista del empresario, crear facturas profesionales ayuda a garantizar que todos los detalles del pago estén claros, que los clientes comprendan lo que deben pagar y que exista un recibo final de los servicios o productos prestados. Por parte del cliente, las facturas proporcionan opciones de pago claras, detallan todos los productos, servicios y precios, y establecen expectativas sobre cuándo se completará el trabajo.

Condiciones generales de pago

Una factura especifica las condiciones de pago, incluida la fecha de vencimiento en la que debe realizarse el pago, y describe el plazo acordado para liquidar las cuotas.

Proporcionar datos fiscales

Una factura también incluye detalles fiscales, mencionando cualquier impuesto aplicable a los productos o servicios prestados. La factura también detalla los métodos de pago aceptados para mayor comodidad del cliente. Una vez compilada, la factura se envía al cliente, quien debe aprobarla antes de que se realice el pago.

Guardar registros financieros

Funciona como un documento legal que no solo registra los detalles de los productos o servicios prestados, sino que también garantiza la claridad en cuanto a los aspectos financieros del acuerdo comercial. Al especificar las condiciones de pago, los datos fiscales, las fechas de vencimiento y los métodos de pago aceptados, una factura agiliza el proceso de facturación, fomentando la transparencia y la responsabilidad. Como registro formal de la transacción, una factura también sirve como referencia clave tanto para el vendedor como para el comprador a la hora de mantener registros y documentos financieros precisos.

Supervisar transacciones

Sus facturas deben incluir un número de factura único, lo que facilita el seguimiento y la organización de transacciones anteriores. Nunca se sabe cuándo puede ser necesario consultar un proyecto antiguo o aportar pruebas de que un cliente se ha olvidado de pagar. Y con el software de facturación en línea, incluso puedes supervisar el estado de los pagos en tiempo real y enviar recordatorios automáticos.

Componentes clave para redactar una factura profesional

Redactar facturas profesionales no tiene por qué ser complicado. Con las plantillas de factura gratuitas de Bonsai, ya tienes un marco fácil de seguir para crear tus propias facturas: ¡solo tienes que descargarlas, editarlas y enviarlas!

Todas las plantillas de factura contienen los componentes clave necesarios para completar una factura detallada. Consulte las secciones siguientes para aprender a empezar a redactar sus propias facturas para su negocio.

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Encabezado superior de la factura

Título de la factura

Proporcione un título breve que identifique el propósito de la factura... truncado...

Guía para redactar una factura

¡Escribir facturas nunca ha sido tan fácil! Con Bonsai, ahora tienes las herramientas que necesitas para diseñar, personalizar, enviar y gestionar tus facturas como un profesional. Nuestro generador de facturas gratuito es muy sencillo: solo tienes que introducir los datos de tu factura, hacer clic en «Descargar factura» y enviar tu factura completada en cuestión de segundos.

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Comience con una plantilla profesional o un software de facturación

¿No sabes cómo diseñar una factura? ¡No hay problema! Nuestras plantillas prediseñadas te permiten crear facturas detalladas y de aspecto profesional en cuestión de segundos. El uso de una plantilla de factura profesional ofrece un formato estructurado para especificar y detallar los servicios prestados. Estas plantillas agilizan la redacción, detallando la información del remitente y del destinatario, las listas desglosadas y las condiciones de pago. Puede personalizarlo con los logotipos y colores de la empresa antes de finalizarlo para imprimirlo, enviarlo por correo electrónico o guardarlo en formato digital.

Elija entre nuestra amplia lista de plantillas:

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• Plantilla de factura de Excel
• Plantilla de factura de Microsoft Word
• Plantilla de factura de Google Docs
• Plantilla de factura en PDF
• Plantilla de factura para autónomos
• Plantilla de factura de consultoría
• Plantilla de factura de fotografía
• Plantilla de factura de diseño gráfico
• Plantilla de factura de construcción
• Plantilla de factura de contratista
• Plantilla de factura de alquiler
• Plantilla de factura proforma
• Plantilla de factura detallada
• Plantilla de factura imprimible
• Plantillas de facturas profesionales

¡Envía facturas aún más rápido con herramientas en línea! El software de facturación simplifica la creación y el formato de facturas con solo unos clics. Bonsai calcula totales, realiza un seguimiento de los registros y permite la personalización, todo en un solo lugar. Tras detallar los servicios y realizar la edición, permite enviar correos electrónicos, actualizar y mantener registros fácilmente a lo largo de todo el ciclo de pago.

Personalizar con el logotipo y la marca de la empresa

Proporcione la misma sensación familiar y la misma imagen de marca que se ve en otros materiales de marketing de su empresa. Personalizar tus facturas con el logotipo, los colores y las fuentes de tu empresa crea coherencia y genera confianza entre tus clientes. Tus facturas pueden tener un aspecto estupendo Y cumplir su función.

Rellene la información pertinente.

Cuando se trata de facturar con precisión, los detalles son lo más importante. Cada vez que cree una nueva factura, asegúrese de incluir esta información:

• número de factura
• fecha de emisión
• fecha de vencimiento
• información del cliente (por ejemplo, nombre y dirección del cliente)
• nombre y dirección de la empresa
• lista de productos/servicios
• precio unitario
• cantidad
• importe total
• datos fiscales
• condiciones de pago
• métodos de pago
• Notas o instrucciones especiales
• logotipo de la empresa
• información de contacto
• datos bancarios
• moneda
• descuentos o ajustes
• subtotal
• total general

Detalle los servicios o productos proporcionados.

Tanto si utiliza una plantilla de factura como un software de facturación en línea, debe incluir partidas para todos los servicios o productos proporcionados en virtud del acuerdo de facturación. Por ejemplo, si eres diseñador gráfico, podrías tener partidas como «Llamada de consulta inicial», «Creación del tablero de marca», «Diseño del logotipo» y «Entrega de activos de marca». Si usted es una empresa constructora, es posible que tenga partidas para «Materiales de construcción», «Contratista y mano de obra del equipo - Horas», «Tasas de permisos» y «Servicios de renovación», con los costes correspondientes a cada una de ellas.

Establezca condiciones y métodos de pago claros.

¡Una factura no sirve de mucho si los clientes no saben cómo pagarte! Por lo tanto, es importante dejar muy claro cómo deben realizar el pago los clientes. Con las herramientas de facturación en línea, los clientes suelen poder hacer clic en «pagar ahora» y elegir su método de pago. Con una factura plantilla, puedes aceptar determinados métodos de pago, como PayPal, Venmo, cheques o transferencias ACH. En cualquier caso, asegúrese de que las condiciones y métodos de pago estén especificados en la página de la factura.

Revisar y enviar rápidamente

El último paso crucial es revisar y enviar tu factura. Esta medida garantiza la precisión, la profesionalidad y el pago puntual de los bienes o servicios prestados.

Comience por revisar dos veces cada parte de la factura, verificando que todos los detalles, como la información del cliente, los servicios o productos detallados, las condiciones de pago y las fechas de vencimiento, estén correctamente ingresados y se ajusten a los términos acordados.

Utilice software de contabilidad o aplicaciones especializadas en facturación que ofrezcan funciones para automatizar cálculos, realizar un seguimiento de los pagos pendientes y generar facturas profesionales. Por ejemplo, herramientas como Bonsai ofrecen interfaces fáciles de usar en las que puedes personalizar las facturas, añadir el logotipo de tu empresa y seleccionar las preferencias de métodos de pago o plantillas de factura en las opciones del menú. En algunos casos, adjuntar un mensaje personalizado o agradecer al cliente por su negocio puede fortalecer las relaciones y acelerar los pagos.

Una vez que haya confirmado la exactitud de la factura, es esencial enviarla sin demora. Utilice el método de comunicación preferido establecido con el cliente, ya sea correo electrónico, una plataforma de facturación específica o el envío por correo de una copia física, para enviar la factura. Esto no solo demuestra profesionalidad, sino que también permite abordar rápidamente cualquier posible problema o pregunta que pueda tener el cliente.

Por último, después de enviar la factura, realiza un seguimiento de su estado. Muchas opciones de software de facturación ofrecen funciones para realizar un seguimiento del progreso de la factura, indicando si se ha visto, pagado o si hay alguna acción pendiente. Realice un seguimiento de los pagos pendientes o confirme la recepción de los pagos para que el proyecto siga avanzando.

Mejores prácticas para la facturación

En Bonsai, proporcionamos recursos para propietarios de negocios, contratistas, consultores y otros profesionales que desean simplificar su facturación. Echa un vistazo a nuestro blog para obtener más consejos, sugerencias, ejemplos y tutoriales sobre facturación, contabilidad y contabilidad empresarial.

¿Listo para crear una nueva factura? Siga estas prácticas recomendadas a continuación.

La importancia de la claridad y la profesionalidad

Como propietario de un negocio, su objetivo es ofrecer productos y servicios excepcionales y la mejor experiencia posible. Esto también se aplica a sus prácticas de facturación. Crear facturas detalladas y claras aporta claridad a tus clientes, transmite profesionalidad y garantiza que siempre te paguen correctamente. Esto puede aliviar su flujo de caja y marcar una gran diferencia en su negocio.

Puntualidad en el envío de facturas

El mejor momento para enviar una factura es poco después de haber acordado los costes y las condiciones de pago con tu cliente. Esto se debe a que la transacción ya es prioritaria para su cliente, por lo que está esperando la factura. Si cobras un depósito por adelantado, debes enviar la factura inmediatamente. Si vas a cobrar al final del proyecto, puedes enviar la factura pero establecer una fecha de vencimiento cercana al final del proyecto y enviar un recordatorio cuando se acerque la fecha de vencimiento.

Seguimiento y ofrecimiento de incentivos por pagos anticipados

Considere ofrecer descuentos por pago anticipado o a los clientes que paguen el importe total. Por ejemplo, si un cliente paga por adelantado la totalidad del proyecto, usted podría ofrecerle un descuento del 10 %, en comparación con un plan de pago a plazos. De lo contrario, no dude en realizar varios seguimientos de las facturas si aún está esperando el pago. Una vez finalizado el pago, ¡ya está todo listo!

Utilización de software y herramientas de facturación

Crear y enviar facturas manuales puede parecer una tarea tediosa, especialmente si gestionas varias transacciones a la vez. Con el software y las herramientas de facturación en línea, puedes ahorrar mucho tiempo en tu proceso de facturación. Duplica plantillas existentes, reutiliza facturas anteriores para clientes, configura recordatorios automáticos, realiza un seguimiento del estado de los pagos e incluso revisa las finanzas de tu empresa en un único panel de control. Las plantillas gratuitas son estupendas, pero las herramientas automatizadas llevan tu negocio al siguiente nivel.

Puntos clave

En general, las plantillas de facturas gratuitas facilitan más que nunca la creación de tus propias facturas comerciales, sin tener que lidiar con complicadas hojas de cálculo o programas de diseño. Con Bonsai, todo lo que tienes que hacer es descargar una plantilla, introducir los datos, guardar y enviar.

Comience utilizando plantillas de facturas profesionales o software especializado en facturación para agilizar el proceso de creación. Estas herramientas ofrecen formatos prediseñados para detallar los servicios, especificar las condiciones de pago y enumerar los artículos con precisión. Permiten personalizar con logotipos, colores y mensajes personalizados, lo que garantiza un toque profesional antes de finalizar la factura.

Garantice la precisión detallando los servicios prestados, incluyendo cantidades, precios unitarios y cualquier impuesto o descuento aplicable. Comprueba dos veces toda la información, como los datos del remitente y del destinatario, las listas detalladas y las condiciones de pago, antes de finalizar la factura. Utilice las funciones de edición para actualizar o modificar la información según sea necesario, manteniendo la profesionalidad y la claridad.

Una vez finalizada la factura, envíela sin demora utilizando los métodos de comunicación que prefiera: correo electrónico, impresión o intercambio digital. Realice un seguimiento de su progreso utilizando un software de facturación para asegurarse de que se ve y se procesa. Realizar el seguimiento de los pagos pendientes, acusar recibo y mantener una comunicación clara con los clientes, fomentando un proceso de facturación fluido y garantizando pagos puntuales.

Preguntas frecuentes sobre cómo redactar una factura

¿Qué debe figurar legalmente en una factura?

Una factura debe contener información específica para que se considere válida, en sentido jurídico. Debe incluir los datos del vendedor (nombre, dirección, información de contacto), los datos del comprador (nombre o razón social, dirección), un número de identificación único, la fecha de la factura, una descripción clara de los bienes o servicios prestados (descripción, cantidad, precio), las condiciones de pago, el importe total adeudado y los impuestos aplicables. El cumplimiento de la normativa fiscal es fundamental, por lo que debe asegurarse de incluir los datos fiscales, como los números de GST/HST o IVA, cuando sea necesario.

¿Cómo puedo asegurarme de que me paguen a tiempo?

Existen varias estrategias que puede utilizar para fomentar el pago puntual. En primer lugar, acuerde por adelantado unas condiciones de pago claras y las expectativas, e inclúyalas en la factura. Estos deben incluir la fecha de vencimiento y los métodos de pago aceptados. Además, podría considerar ofrecer incentivos por pagos anticipados y/o imponer sanciones por pagos atrasados. El software de facturación también se puede utilizar para automatizar los recordatorios de pagos pendientes o vencidos, lo que facilita el seguimiento con los clientes. Mantenga siempre una comunicación abierta con sus clientes, envíeles recordatorios corteses pero firmes y avíseles cuando los pagos estén a punto de vencerse o ya hayan vencido.

¿Cualquiera puede escribir una factura?

¡Sí! Cualquier persona que realice transacciones comerciales, ya sea un autónomo, el propietario de una pequeña empresa o una gran corporación, puede emitir una factura. Las plantillas profesionales o el software de facturación pueden ayudar a crear facturas estructuradas y precisas, ya que los campos relevantes ya están incorporados. Solo tienes que añadir tu marca (si la tienes), información de contacto, productos o servicios ofrecidos, costes y fecha de vencimiento. Independientemente del método de facturación que elijas, es fundamental prestar atención a los detalles, ser preciso y cumplir con los requisitos legales al crear tus facturas.