Health Coach Contract Template

Warum brauchen Sie einen Gesundheitscoaching-Vertrag?

Eine Vorlage für einen Gesundheitscoach-Vertrag ist eine praktische, gebrauchsfertige Vereinbarung, die festlegt, wie eine Coaching-Beziehung funktionieren soll. Es beschreibt die Dienstleistungen, Verantwortlichkeiten, Zahlungsbedingungen und Sicherheitsvorkehrungen, damit beide Parteien wissen, was sie erwarten können. Da es sich nicht um eine medizinische Behandlung handelt, hilft die Vorlage dabei, das Coaching auf Lebensstil, Gewohnheiten und Wellness-Ziele zu konzentrieren und gleichzeitig professionell und klar zu schreiben.

Definition und Zweck einer Gesundheitscoaching-Vereinbarung

Eine Gesundheitscoaching-Vereinbarung ist ein klares, wiederverwendbares Dokument, in dem die Bedingungen festgelegt sind, unter denen ein Gesundheitscoach Dienstleistungen für einen Kunden erbringt.

Es handelt sich nicht um eine medizinische Behandlung, sondern um einen Fokus auf Lebensstil, Gewohnheiten und Wellness-Ziele. Der Zweck besteht darin, Erwartungen aufeinander abzustimmen, Missverständnisse zu reduzieren und einen rechtlichen Rahmen für die Zusammenarbeit zu schaffen. Durch die genaue Festlegung des Leistungsumfangs, der Häufigkeit der Sitzungen und der Art und Weise, wie der Fortschritt gemessen wird, trägt der Vertrag dazu bei, Streitigkeiten zu vermeiden und die Coaching-Beziehung für beide Seiten reibungsloser zu gestalten.

Eine solide Vereinbarung regelt auch den Arbeitsumfang, Grenzen, Datenschutz und Haftungsschutz. Beispielsweise kann es wöchentliche Sitzungen über einen Zeitraum von 12 Wochen festlegen, wie Ziele definiert werden und wie Informationen gespeichert und weitergegeben werden. Es verdeutlicht auch, was der Coach tun kann und was nicht, und trägt dazu bei, dass das Coaching professionell bleibt und sich auf das Wohlbefinden konzentriert, anstatt medizinische Ratschläge zu geben.

Vorlage für einen Gesundheitscoaching-Vertrag

Eine Vorlage für einen Gesundheitscoaching-Vertrag ist ein strukturiertes Dokument, das die Bedingungen einer Coaching-Beziehung festlegt. Es dient als Grundlage für die Coaching-Beziehung und kann für verschiedene Kunden oder Programme individuell angepasst werden. Im Jahr 2025 nutzen viele Trainer Online-Tools für die Terminplanung und Zahlungen, wie beispielsweise Calendly für Buchungen und Stripe oder PayPal für Zahlungen, wodurch die Bedingungen leicht zu teilen und durchzusetzen sind. Es hilft auch dabei, Coaching von medizinischer Behandlung zu trennen, sodass die Beziehung professionell bleibt und sich auf Änderungen des Lebensstils konzentriert.

Darüber hinaus sollte die Vorlage die aktuellen Branchenpraktiken widerspiegeln, einschließlich flexibler Sitzungsformate (60-minütige Sitzungen oder 30-minütige Check-ins) und Paketoptionen (monatliche Pauschalen oder Preise pro Sitzung). Dieser Ansatz spart Zeit, reduziert Streitigkeiten und hilft bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Vertragsverlängerungen, wenn Sie Ihr Unternehmen vergrößern. Für Freiberufler sorgt die Verwendung einer soliden Vorlage für Konsistenz bei allen Kunden und bietet einen klaren Weg für Wachstum.

Hier sind die wesentlichen Abschnitte, die üblicherweise in einer Vertragsvorlage für Gesundheitscoaches zu finden sind.

• Zweck der Vereinbarung
• Laufzeit und Verlängerung
• Beschreibung der Dienstleistungen
• Verantwortlichkeiten von Coach und Klient
• Zahlung und Sitzungen
• Vertraulichkeit
• Stornierungen und Rückerstattungen
• Haftungsbeschränkung
• Streitbeilegung
• Anwendbares Recht
• Unterschriften

Grundlagen des Gesundheitscoach-Vertrags zur Festlegung der Beziehung

Eine gut formulierte Vorlage für einen Gesundheitscoach-Vertrag beginnt mit der Nennung der beteiligten Parteien, dem Grund für den Vertrag und seiner Laufzeit. Klare Bedingungen schaffen Vertrauen und Verantwortungsbewusstsein und helfen sowohl dem Kunden als auch dem Coach, mit weniger Überraschungen auf die Wellness-Ziele hinzuarbeiten. Im Jahr 2025 kombinieren die meisten Praktiker eine klare Zweckbestimmung mit Angaben zum Umfang, zur Dauer und zur Verlängerung, um die Beziehung transparent zu halten.

Zweck der Vereinbarung und Umfang der Coaching-Leistungen

Der Zweck dieser Vereinbarung besteht darin, die Bedingungen festzulegen, unter denen der Gesundheitscoach die Wellness-Ziele des Kunden unterstützt. Es sollte klar zum Ausdruck kommen, dass Coaching eine pädagogische und unterstützende Maßnahme ist und keine Therapie oder medizinische Behandlung. Verwenden Sie eine einfache Sprache, damit Kunden ihre Rechte und Pflichten vom ersten Tag an verstehen. Dieser Abschnitt sollte eine kurze Beschreibung der allgemeinen Dienstleistungen enthalten, wie Ernährungsberatung, Gewohnheitscoaching und Verantwortlichkeitschecks, ohne dabei auf einen detaillierten Plan für jede einzelne Sitzung einzugehen.

Beschreiben Sie den Umfang unbedingt auf einer hohen Ebene, damit beide Seiten wissen, was enthalten ist. Beispielsweise können Sie allgemeine Aktivitäten wie Zielsetzung, Fortschrittsverfolgung, Gewohnheitsbildung und Strategien zur Verhaltensänderung erwähnen. Vermeiden Sie es, für jede Coaching-Sitzung Zeitrahmen zu versprechen. Weisen Sie stattdessen darauf hin, dass die Ergebnisse an den Coaching-Plan und das erworbene Paket gebunden sind.

Fügen Sie einen Satz über medizinische Haftungsausschlüsse und Grenzen hinzu: Coaching ist keine medizinische Beratung. Bei medizinischen Problemen wenden Sie sich bitte an einen zugelassenen Fachmann. Darüber hinaus legt dieser Vertrag die Erwartungen des Coaches und der Kunden fest, wodurch sichergestellt wird, dass der Coach die Bedürfnisse seiner Kunden erfüllt.

Laufzeit, Verlängerung und Zeitplan der Coaching-Sitzungen

Der Abschnitt „Laufzeit“ sollte das Startdatum und entweder ein festes Enddatum oder eine fortlaufende monatliche Vereinbarung enthalten. Beispielsweise könnte ein sechsmonatiges Programm vom 1. Januar bis zum 30. Juni 2025 laufen, mit einer separaten Option zur Verlängerung. Wenn Sie eine fortlaufende Unterstützung bevorzugen, legen Sie fest, dass der Vertrag auf monatlicher Basis fortgesetzt wird, bis eine der Parteien ihn unter Einhaltung der entsprechenden Kündigungsfrist kündigt.

Geben Sie Details zur Dauer und Durchführung der Sitzungen an: z. B. 45-60-minütige Sitzungen; durchgeführt über Zoom, Telefon oder persönlich; und wie oft die Sitzungen stattfinden, z. B. wöchentliche Anrufe oder monatliche Check-ins. Beschreiben Sie auch, wie die Umplanung auf hoher Ebene funktioniert, und erwähnen Sie die Verlängerungsklausel: automatische Verlängerung und wie man die Verlängerung mit einer Frist (z. B. 30 Tage) ablehnen kann.

Fügen Sie eine einfache Stornierungsrichtlinie und Rückerstattungsbedingungen hinzu: Beide Parteien sollten eine Terminverschiebung oder Stornierung im Voraus ankündigen; üblicherweise beträgt die Frist hierfür 24 Stunden. Geben Sie an, wohin die Benachrichtigungen zu senden sind, um für Ordnung zu sorgen. Dies hilft zu verhindern, dass kurzfristige Änderungen die Ziele gefährden.

Beschreibung der Dienstleistungen und Coaching-Pakete

In diesem Abschnitt sollte aufgeführt werden, was im Vertrag enthalten ist: die Art der Dienstleistungen, die Anzahl der Sitzungen, der Kontakt zwischen den Sitzungen (E-Mail, Nachrichten) und alle bereitgestellten Ressourcen. Erläutern Sie, wie Sie Materialien liefern, Fortschritte verfolgen und Aktualisierungen weitergeben, damit Kunden wissen, was sie mit jedem Paket erhalten.

Wenn Sie Pakete anbieten, wie z. B. ein 6-Sitzungen-Paket oder ein 12-Wochen-Programm, gliedern Sie diese in einzelne Pakete oder Stufen und verbinden Sie jedes einzelne mit klaren Leistungen. Ein Paket kann beispielsweise einen personalisierten Wellness-Plan, wöchentliche Check-ins, Zugang zu Arbeitsblättern und E-Mail-Support innerhalb von 24 Stunden an Werktagen umfassen.

Erläutern Sie Erwartungen und Grenzen: Weisen Sie auf etwaige Beschränkungen hinsichtlich Reaktionszeiten, Vertraulichkeitsbestimmungen und der Art der Lieferung der Ergebnisse hin (digitale Vorlagen, PDFs oder ein Kundenportal). Dies hilft Kunden dabei, Optionen zu vergleichen und genau zu wissen, was sie kaufen.

Wie man die Verantwortlichkeiten von Klienten und Coaches festlegt

Gesundheitscoaches, Wellnessberater und Personal Trainer, die Coaching-Dienstleistungen anbieten, sollten diese Vorlage verwenden, um klare Vereinbarungen mit ihren Kunden zu treffen. Diese Klarheit reduziert falsche Erwartungen und fördert eine kooperative, professionelle Beziehung. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Verantwortlichkeiten so strukturieren, dass beide Seiten wissen, wo Hilfe beginnt und Verantwortung endet. Dies ist besonders wichtig für laufende Sitzungen, Zielverfolgung und Fortschrittsüberprüfungen.

Verantwortlichkeiten des Kunden und Erwartungen an seine Mitwirkung

In diesem Abschnitt beschreiben Sie, wozu sich der Kunde bereit erklärt, um aktiv an der Coaching-Beziehung teilzunehmen. Beginnen Sie damit, Anwesenheit, Pünktlichkeit und Engagement mit vereinbarten Maßnahmen festzulegen. Beispielsweise sollten Klienten pünktlich zu den Sitzungen erscheinen, alle zugewiesenen Aufgaben innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens erledigen und wahrheitsgemäße Angaben zu ihrer Krankengeschichte und aktuellen Anliegen machen. Sie können auch angeben, dass Kunden bei Bedarf ihre eigenen Gesundheitsdienstleister konsultieren, bevor sie Änderungen an ihren medizinischen Plänen vornehmen.

Betonen Sie als Nächstes, dass der Kunde für seine eigenen Entscheidungen und Ergebnisse verantwortlich ist. Die Vorlage sollte deutlich machen, dass der Coach Anleitung gibt, aber keine medizinischen Ratschläge erteilt oder Ergebnisse garantiert. Fügen Sie einen Hinweis hinzu, dass Entscheidungen und deren Ergebnisse in der Verantwortung des Kunden liegen und dass der Fortschritt von einer konsequenten Teilnahme und fundierten Entscheidungen abhängt. Es ist hilfreich, auf Aufnahmeformulare oder Arbeitsblätter zur Zielsetzung zu verweisen, die Kunden vor Beginn ausfüllen müssen, und zu vermerken, wie Aktualisierungen der Informationen mitgeteilt werden sollen.

Schließlich sollte erwähnt werden, wie die Informationen verwendet und aktualisiert werden. Verlangen Sie von Ihren Kunden, dass sie bei vereinbarten Meilensteinen Fragebögen, Einverständniserklärungen und Fortschrittsprotokolle ausfüllen oder aktualisieren. Dadurch bleibt der Coaching-Plan präzise und auf die sich entwickelnden Ziele abgestimmt, während gleichzeitig die Privatsphäre und die Einwilligung während des gesamten Engagements gewahrt bleiben.

Aufgaben und berufliche Standards eines Gesundheitscoaches

In diesem Unterabschnitt wird dargelegt, wozu sich der Coach verpflichtet und welche Standards er befolgt. Beginnen Sie mit der Verpflichtung zu einer sicheren, respektvollen Umgebung, in der die Würde und Vertraulichkeit des Kunden im Mittelpunkt stehen. Der Vertrag sollte festlegen, dass Gespräche innerhalb der gesetzlichen Grenzen vertraulich bleiben und dass der Coach eine wertfreie Haltung einnimmt, um einen ehrlichen Austausch und stetige Fortschritte zu ermöglichen.

Beschreiben Sie anschließend die Coaching-Dienstleistungen selbst. Beziehen Sie evidenzbasierte Beratung in den Tätigkeitsbereich des Coaches ein, wobei klar festgelegt sein muss, was angeboten wird und was nicht. Beispielsweise können Coaches Strategien zur Verhaltensänderung, Verantwortungsbewusstsein und Lebensstilberatung anbieten und ihre Klienten bei Bedarf zur medizinischen Untersuchung oder Behandlung an qualifizierte medizinische Fachkräfte überweisen. Die Vorlage sollte auch Erwartungen hinsichtlich der Dauer der Sitzung, der Gebühren und der Einzelheiten der Richtlinien festlegen und ausdrücklich darauf hinweisen, dass bestimmte Gesundheitsergebnisse nicht garantiert werden können.

Schließlich sollten Sie sich auf berufliche Standards und ethische Grundsätze beziehen. Beachten Sie die Einhaltung anerkannter Ethikrichtlinien oder beruflicher Standards, wie beispielsweise die der International Coach Federation (ICF), des National Board Certified Health and Wellness Coach (NBC-HWC) oder eines unternehmensspezifischen Praxisrahmens (z. B. AWB-Stil). Der Vertrag kann Aussagen zur beruflichen Weiterbildung, zur Vertraulichkeit und zum Verfahren für die Behandlung von Bedenken oder Beschwerden enthalten, wodurch eine glaubwürdige, konforme Beziehung gestärkt wird.

Kommunikation und Grenzen managen

Dieser Unterabschnitt enthält klare Regeln dafür, wie und wann Kunden mit dem Coach kommunizieren sollten. Beginnen Sie mit bevorzugten Kanälen (z. B. einem sicheren Portal oder einer bestimmten E-Mail-Adresse) und typischen Antwortzeiten, beispielsweise 24 bis 48 Stunden an Werktagen. Weisen Sie darauf hin, dass der Trainer möglicherweise nicht sofort reagieren kann und dass dringende Angelegenheiten über die entsprechenden medizinischen Kanäle abgewickelt werden sollten. Dies hilft dabei, realistische Erwartungen zu setzen und den Druck auf beiden Seiten zu verringern.

Als Nächstes definieren Sie die Grenzen für die Nachrichtenunterstützung. Geben Sie die Arten von Fragen oder Themen an, die der Coach zwischen den Sitzungen behandeln kann, und legen Sie fest, was als nicht dringende und was als dringende Kommunikation gilt. Stellen Sie klar, dass der Coach für medizinische Notfälle nicht zur Verfügung steht, und raten Sie den Kunden, sich bei dringender Hilfe an den Rettungsdienst oder ihren Hausarzt zu wenden. Sie können auch Grenzen für die Kontaktaufnahme außerhalb der Arbeitszeiten, die Erreichbarkeit am Wochenende und die Überwachung von Voicemail oder Textnachrichten festlegen.

Schließlich sollten Sie berufliche Grenzen stärken. Beziehen Sie Leitlinien zur Einhaltung von Terminen, zur Wahrung der Privatsphäre und zur Vermeidung persönlicher Offenlegungen außerhalb des vereinbarten Coaching-Umfangs mit ein. Verwenden Sie unsere Vorlage für einen Gesundheitscoaching-Vertrag, um Vereinbarungen zu formalisieren und beide Parteien in Kundenbeziehungen zu schützen.

Wie man Zahlungsbedingungen und Sitzungsdetails strukturiert

Klare Zahlungsbedingungen und Sitzungsrichtlinien tragen dazu bei, den Cashflow zu sichern und die Kunden über Kosten und Terminplanung auf dem Laufenden zu halten. In einer Vorlage für einen Gesundheitscoach-Vertrag sollten Sie Gebühren, Abrechnungszyklen, Zahlungsmethoden und die Modalitäten für die Buchung und Stornierung von Sitzungen festlegen. Im Folgenden finden Sie praktische Leitlinien und konkrete Formulierungen, die Sie für Ihre Praxis im Jahr 2025 anpassen können, mit gebrauchsfertigen Beispielen, die Unklarheiten minimieren.

Coaching-Gebühren, Pakete und Rabatte

Geben Sie die Gesamtkosten, den Preis pro Sitzung und die Zahlungsmodalitäten an, damit die Kunden genau wissen, was sie wann bezahlen müssen. Beispielsweise könnte ein 8-wöchiges Programm 720 Dollar kosten, oder Kunden können einen Preis von 95 Dollar pro Sitzung wählen. Wenn Sie Pakete anbieten, könnte ein 6-Sitzungen-Paket bei Vorauszahlung 540 $ kosten, während ein 12-Sitzungen-Programm 1.080 $ kosten könnte, wobei die Sitzungen über drei Monate verteilt sind. Führen Sie akzeptierte Zahlungsmethoden wie Visa, MasterCard, American Express, ACH-Überweisungen, PayPal und Stripe auf und geben Sie die Fälligkeitstermine an (im Voraus, monatlich oder pro Sitzung). Fügen Sie alle Rabatte für Mitarbeiter im Gesundheitswesen oder bestehende Kunden hinzu, z. B. einen Rabatt von 15 % für Krankenschwestern und Ärzte oder einen Treuerabatt von 5 % für wiederkehrende Kunden, und erklären Sie, wie diese Rabatte gelten (nicht mit anderen Sonderangeboten kombinierbar, gilt für das Gesamtpaket). Erläutern Sie auch die Steuerabwicklung und Bearbeitungsgebühren, damit die Kunden wissen, welche Kosten auf sie zukommen.

Verwenden Sie eine präzise Sprache und vermeiden Sie vage Begriffe; legen Sie fest, wie Preisänderungen kommuniziert werden, und stellen Sie sicher, dass der Vertrag Steuern und Bearbeitungsgebühren abdeckt. Diese Klarheit hilft, Streitigkeiten zu vermeiden und macht die laufende Abrechnung für beide Seiten unkompliziert.

Zahlungsbedingungen, verspätete Zahlungen und fehlgeschlagene Abbuchungen

Erklären Sie, wie wiederkehrende Zahlungen und Ratenzahlungspläne funktionieren, damit Kunden wissen, wie sie im Laufe der Zeit abgerechnet werden. Bieten Sie beispielsweise eine monatliche automatische Zahlung von 150 $ für einen 6-monatigen Coaching-Plan oder eine 3-monatige Ratenzahlung von 300 $ pro Monat für insgesamt 900 $ an. Wenn eine Zahlung fehlschlägt, gewähren Sie eine Nachfrist von 5 Tagen und erheben Sie eine Verspätungsgebühr von 15 $. Nach zwei aufeinanderfolgenden fehlgeschlagenen Abbuchungen setzen Sie die Dienstleistungen aus. Geben Sie klar an, ob Gebühren erstattungsfähig oder nicht erstattungsfähig sind, und verknüpfen Sie dies aus Gründen der Konsistenz mit den Stornierungsbedingungen. Beschreiben Sie, wie Sie Kunden über Zahlungsprobleme informieren (E-Mail innerhalb eines Werktags, dann eine zweite Erinnerung) und welche Schritte der Kündigung vorausgehen. Notieren Sie sich die von Ihnen verwendeten Zahlungsplattformen (Stripe, PayPal oder direkte Banküberweisung) und wer die Bearbeitungsgebühren trägt.

Stellen Sie sicher, dass die Bedingungen mit den Stornierungs- und Rückerstattungsrichtlinien übereinstimmen, damit der Kunde versteht, wann Rückerstattungen möglich sind und wie diese erfolgen (z. B. innerhalb von 10 Werktagen über die ursprüngliche Zahlungsmethode). Beschreiben Sie auch den Prozess zur Beilegung von Streitigkeiten oder zur Aushandlung alternativer Vereinbarungen, damit ein klarer Weg vorliegt, bevor es zu einer Unterbrechung der Dienstleistung kommt.

Sitzungsabläufe, Stornierungen und Rückerstattungen

Erläutern Sie detailliert, wie man Sitzungen bucht und umbucht und wie Rückerstattungen und Gutschriften funktionieren. Verwenden Sie ein Terminplanungstool (wie Calendly oder Ihr Kundenportal), um eine einfache Buchung und Umbuchung zu ermöglichen, und legen Sie die Anforderungen für die Benachrichtigung fest – in der Regel 24 bis 48 Stunden für Stornierungen oder Terminänderungen. Geben Sie an, wie viele Sitzungen ohne Strafgebühr verschoben werden können und ob persönliche oder virtuelle Sitzungen verfügbar sind (Zoom, Google Meet oder im Büro). Erläutern Sie, wie mit Nichterscheinen umgegangen wird und welche Gutschrift- oder Rückerstattungsoptionen es gibt, wenn eine Sitzung versäumt wird, einschließlich etwaiger Fristen für die Beantragung einer Gutschrift. Stellen Sie schließlich sicher, dass diese Verfahren mit den allgemeinen Zahlungsbedingungen übereinstimmen, um Widersprüche in Ihrer Vorlage für einen Gesundheitscoach-Vertrag zu vermeiden.

Wenn der Coach eine Sitzung absagen muss, bieten Sie eine vollständige Rückerstattung oder eine obligatorische Terminverschiebung ohne zusätzliche Kosten an und kommunizieren Sie dies umgehend über die vom Kunden bevorzugte Kontaktmethode. Wenn der Kunde innerhalb des zulässigen Zeitraums storniert, gewähren Sie eine Gutschrift für zukünftige Sitzungen oder eine Teilrückerstattung auf Basis des verbleibenden Wertes des im Voraus bezahlten Programms. Wenn Rückerstattungen genehmigt werden, legen Sie den Zeitplan für die Bearbeitung und die Methode zur Auszahlung der Gelder fest, um Transparenz und Fairness für beide Seiten zu gewährleisten.

Wie man Vertraulichkeit, Haftung und rechtliche Klauseln abdeckt

In diesem Abschnitt werden die wesentlichen rechtlichen und schützenden Klauseln erläutert, die in einer Vertragsvorlage für Gesundheitscoaches enthalten sein sollten. Es hilft dabei, die Grenzen der Privatsphäre zu klären, rechtliche Risiken zu begrenzen und sicherzustellen, dass die Vereinbarung im Streitfall Bestand hat. Verwenden Sie eine klare, einfache Sprache und konkrete Beispiele, damit sowohl Sie als auch Ihr Kunde wissen, was Sie erwarten können.

Vertraulichkeit und Datenschutz von Kundendaten

Durch die Ausarbeitung einer Vertraulichkeitsklausel werden klare Erwartungen hinsichtlich des Datenschutzes festgelegt und definiert, was vertraulich bleibt. Beginnen Sie damit, die Arten von Informationen zu benennen, die vertraulich bleiben müssen, wie z. B. Sitzungsnotizen, Ziele, persönliche Gesundheitsdaten und alle Aufnahmeformulare. Fügen Sie ausdrückliche Ausnahmen für gesetzlich vorgeschriebene Situationen hinzu, wie z. B. Gefahr von Schaden, Missbrauch oder gerichtliche Anordnungen, damit beide Seiten verstehen, wann eine Offenlegung gesetzlich vorgeschrieben ist.

Beachten Sie, dass Coaches zwar die Privatsphäre respektieren, jedoch möglicherweise nicht denselben Vorschriften unterliegen wie zugelassene Gesundheitsdienstleister. Wenn Sie als Geschäftspartner mit geschützten Gesundheitsdaten (PHI) umgehen, benötigen Sie möglicherweise eine HIPAA-bezogene Vereinbarung; andernfalls geben Sie klar an, dass HIPAA nicht für Ihre Coaching-Beziehung gilt. Behandeln Sie auch, wie Daten gespeichert werden und wer darauf zugreifen kann, einschließlich der Tools von Drittanbietern, die Sie für Nachrichten, Terminplanung oder Notizen verwenden. Erwähnen Sie beispielsweise, dass Notizen, die in einem verschlüsselten Google Drive mit 2-Faktor-Authentifizierung gespeichert sind, nur für den Coach und den Kunden zugänglich bleiben.

Schließlich sollten Sie die Verfahren zur Datenaufbewahrung und zum Umgang mit Datenschutzverletzungen genau festlegen. Empfehlen Sie eine Aufbewahrungsfrist (z. B. „Aufzeichnungen werden nach der letzten Sitzung 3–5 Jahre lang aufbewahrt“) und verlangen Sie, dass Datenverstöße nach Möglichkeit innerhalb von 72 Stunden gemeldet werden. Fügen Sie einen kurzen Hinweis hinzu, dass der Kunde gemäß den geltenden Gesetzen Zugriff oder Löschung beantragen kann und dass Sie dies im Rahmen des Vertrags zulässigen Umfangs tun werden. Diese Details verhindern Streitigkeiten und legen von Anfang an klare Erwartungen hinsichtlich des Datenschutzes fest.

Haftungsausschluss und Haftungsbeschränkung

Ein klarer Haftungsausschluss hilft dabei, Erwartungen zu wecken, dass Coaching keine medizinische Versorgung ist und den Rat eines Arztes nicht ersetzt. Beginnen Sie mit einem einfachen Satz, der besagt, dass Coaching-Dienstleistungen der persönlichen Entwicklung und der Unterstützung des Wohlbefindens dienen und nicht der Diagnose, Behandlung oder medizinischen Versorgung. Ermutigen Sie Ihre Kunden, bei medizinischen Fragen einen zugelassenen Gesundheitsdienstleister zu konsultieren, und weisen Sie sie darauf hin, dass der Coach keinen Ersatz für professionelle medizinische Beratung darstellt.

Begrenzen Sie die Haftung, indem Sie darauf hinweisen, dass der Coach nicht für die Entscheidungen, Handlungen oder Ergebnisse des Kunden verantwortlich ist, auch nicht für etwaige nachteilige Auswirkungen, die sich aus der Umsetzung der Vorschläge ergeben. Verwenden Sie übliche Haftungsbeschränkungsklauseln, wie den Ausschluss von Folgeschäden und die Begrenzung der Haftung auf die im Rahmen der Vereinbarung gezahlten Beträge. Beispielsweise können Sie sagen, dass die Gesamtverbindlichkeit die während der Vertragslaufzeit gezahlten Gebühren nicht übersteigen wird. Betonen Sie, dass Sie zwar bestrebt sind, hilfreiche Beratung zu bieten, die Ergebnisse jedoch von den Bemühungen des Kunden und externen Faktoren abhängen, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen.

Fördern Sie eine rechtliche Überprüfung, um sich an lokale Vorschriften anzupassen. Ein kurzer Hinweis wie „Wenden Sie sich an einen Anwalt, um diese Klausel an Ihre Rechtsordnung anzupassen” trägt dazu bei, dass die Formulierung für Ihren Tätigkeitsbereich geeignet ist. Wenn Sie Entschädigungs- oder Verzichtsklauseln in Ihre allgemeine Vorlage aufnehmen, achten Sie darauf, dass diese klar von den Coaching-Haftungsausschlüssen getrennt sind, um Verwirrung zu vermeiden. Diese Schritte sorgen dafür, dass die Vereinbarung praktikabel bleibt und beide Seiten geschützt sind, ohne dass übertriebene Versprechungen gemacht werden.

Anwendbares Recht, Streitbeilegung und Anwaltskosten

Beschreiben Sie, welches Landes- oder Bundesrecht für den Vertrag gilt und wo etwaige Streitigkeiten behandelt werden. Diese Klarheit hilft Ihnen, künftige Unklarheiten darüber zu vermeiden, welche Regeln im Falle einer Meinungsverschiedenheit gelten. Der Einfachheit halber könnten Sie einen Staat wählen, der über ein unternehmensfreundliches Vertragsrecht verfügt und in dem Streitigkeiten außerhalb von Gerichten beigelegt werden können.

Geben Sie Hinweise zum Einfügen eines Streitbeilegungsverfahrens, wie z. B. Verhandlung, Mediation oder Schiedsverfahren, vor einer gerichtlichen Klage. Ein typischer Weg ist, zunächst 10 bis 20 Tage lang informelle Verhandlungen zu führen, dann zur Mediation überzugehen und schließlich, falls erforderlich, ein bindendes Schiedsverfahren einzuleiten. Die Nennung eines bestimmten Regelwerks (z. B. AAA- oder JAMS-Regeln) bietet Ihnen einen klaren, praktischen Ablauf, ohne dabei juristisch zu klingen. Denken Sie daran, dass das Ziel darin besteht, Probleme möglichst effizient und vertraulich zu lösen.

Fügen Sie eine Klausel über Anwaltskosten hinzu, in der festgelegt ist, ob die obsiegende Partei angemessene Rechtskosten erstattet bekommen kann. Ein gängiger Ansatz ist, dass die obsiegende Partei ihre Kosten erstattet bekommt, aber wenn es keine obsiegende Partei gibt, trägt jede Seite ihre eigenen Kosten. Verwenden Sie eine allgemeine und informative Sprache, um zu vermeiden, dass Sie in jedem Fall an ein bestimmtes Ergebnis gebunden sind. Wenden Sie sich wie immer an einen Anwalt vor Ort, um sicherzustellen, dass die Klausel mit den geltenden Gesetzen in Ihrer Gerichtsbarkeit übereinstimmt.

Standardvertragsklauseln

Hier sind die wichtigsten Standardklauseln, die üblicherweise in einer Vertragsvorlage für Gesundheitscoaches zu finden sind, mit kurzen Erläuterungen, warum jede einzelne wichtig ist. Dieser Abschnitt verwendet eine übersichtliche Aufzählung, die durch eine kurze Einleitung eingeleitet wird, damit Sie schnell nachlesen können, warum diese Klauseln wichtig sind.

• Beendigung der Vereinbarung: Legt fest, wann jede Partei den Vertrag kündigen kann, was mit laufenden Sitzungen geschieht und welche Kündigungsfristen gelten. Dies schützt sowohl den Kunden als auch den Coach, wenn sich die Umstände ändern (z. B. wenn der Kunde umzieht oder der Coach seinen Zeitplan ändert).
• Salvatorische Klausel: Sollte ein Teil des Vertrags unwirksam sein, bleibt der Rest davon unberührt. Dadurch bleibt die Vereinbarung auch dann gültig, wenn eine Klausel vor Gericht für ungültig erklärt wird.
• Gesamte Vereinbarung: Dieses Dokument ersetzt alle vorherigen Vereinbarungen und Mitteilungen. Es verhindert, dass informelle Nebenabreden im Widerspruch zum schriftlichen Vertrag stehen.
• Änderungen: Legt fest, dass Änderungen schriftlich erfolgen und von beiden Parteien unterzeichnet werden müssen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Aktualisierungen vereinbart und dokumentiert werden, wodurch spätere Unklarheiten vermieden werden.
• Verzicht: Stellt klar, dass die Nichtdurchsetzung einer Bestimmung nicht bedeutet, dass auf diese in Zukunft verzichtet wird. Dies trägt dazu bei, den Vertrag fair zu halten, wenn ein einmaliges Problem auftritt, die Klausel aber später weiterhin gilt.

Vorlage für einen Gesundheitscoaching-Vertrag

Die Fertigstellung Ihrer Vorlage für einen Gesundheitscoach-Vertrag verwandelt einen soliden Entwurf in einen wiederholbaren, professionellen Prozess, den Sie bei jedem Kunden anwenden können. Dieser Abschnitt führt Sie durch die Personalisierung, die Überprüfung auf Klarheit und Konformität sowie einen reibungslosen Unterzeichnungsworkflow, damit sowohl Coach als auch Kunde vom ersten Kontakt bis zum Beginn der Dienstleistungen ein gutes Gefühl haben. Wenn Sie diese Schritte befolgen, bleiben die wesentlichen Elemente unverändert, während Sie die Details für jedes Angebot individuell anpassen können. So wird der gesamte Prozess effizient und lässt sich auch im Jahr 2025 und darüber hinaus problemlos wiederholen.

Die Vorlage für verschiedene Coaching-Angebote personalisieren

Personalisierung hilft Ihnen dabei, Kernformulierungen wiederzuverwenden und gleichzeitig jedes Angebot individuell auf den Kunden zuzuschneiden. Beginnen Sie damit, festzustellen, welche Teile des Vertrags für alle Kunden gleich bleiben und welche sich je nach Paket ändern sollten.

Feste Abschnitte sollten die rechtlichen Klauseln und die Verantwortlichkeiten des Coaches abdecken, wie z. B. Vertraulichkeit, Haftungsbeschränkungen, geltendes Recht, Leistungsumfang und Standardzahlungsbedingungen. Variable Elemente hängen vom jeweiligen Programm und Kunden ab, darunter die Anzahl der Sitzungen, die Gesamtgebühren, der Zeitplan und der Name des Programms. Um die Effizienz zu gewährleisten, verwenden Sie Platzhalter für diese variablen Angaben, wie [CLIENT_NAME], [PROGRAM_NAME], [SESSION_COUNT], [TOTAL_FEE], [START_DATE], [SCHEDULE] und [PAYMENT_TERMS]. Eine Vorlage für einen Master-Gesundheitscoach-Vertrag kann dann für jeden Kunden ausgefüllt werden, ohne dass sie von Grund auf neu geschrieben werden muss. Beispielsweise könnten Sie ein Master-Dokument haben, das ein 6-wöchiges Programm mit 6 Sitzungen zu 900 $ beschreibt, und eine weitere Version für ein 12-wöchiges Programm mit 12 Sitzungen zu 1800 $, wobei beide Versionen gemeinsame Klauseln aus demselben Basistext übernehmen.

Erstellen Sie bei der Einrichtung Ihres Prozesses einen klaren Ablauf: Definieren Sie die von Ihnen angebotenen Leistungen, legen Sie die festen Klauseln fest und fügen Sie die variablen Details für jeden Kunden ein. Verwenden Sie ein einfaches Dokumententool, mit dem Sie bereits vertraut sind – Google Docs, Microsoft Word oder ein spezielles Vorlagensystem wie PandaDoc oder DocuSign –, um Versionen zu organisieren und bearbeitbar zu halten. Nachdem Sie die Platzhalter ausgefüllt haben, exportieren Sie einen kundenspezifischen Vertrag als PDF und speichern Sie eine Kopie in Ihrem Kundenordner. Dieser Ansatz erleichtert die Erstellung präziser, professioneller Verträge, ohne jedes Mal von vorne beginnen zu müssen.

Überprüfung der Vereinbarung auf Klarheit und Konformität

Überprüfen Sie die Vereinbarung auf Klarheit und Konformität, indem Sie sich in die Lage des Kunden versetzen. Ein klarer Vertrag reduziert das Hin und Her und legt bereits beim ersten Gespräch klare Erwartungen fest.

Lesen Sie das Dokument, um Fachjargon und unklare Formulierungen zu entfernen, und überprüfen Sie, ob die entsprechenden Abschnitte aufeinander abgestimmt sind, z. B. ob die Zahlungsbedingungen mit den Stornierungs- und Umbuchungsbedingungen übereinstimmen. Überprüfen Sie, ob definierte Begriffe (z. B. „Sitzung“, „Programm“ und „Stornierung“) im gesamten Dokument einheitlich verwendet werden. Da es sich um ein rechtliches Dokument handelt, sollten Sie die Vorlage von einem qualifizierten Anwalt prüfen lassen, insbesondere in Bezug auf lokale Gesetze, Haftungsbeschränkungen und branchenspezifische Vorschriften, die Wellness- oder Coaching-Dienstleistungen betreffen. In den Vereinigten Staaten sind elektronische Signaturen gemäß dem ESIGN Act und dem UETA, die digitale Formate für die Ausführung und Aufbewahrung von Dokumenten unterstützen, rechtsverbindlich. Ähnliche Schutzmaßnahmen gibt es in vielen anderen Regionen, beispielsweise im eIDAS-Rahmenwerk der EU. Wenn Sie in einem Rechtsgebiet mit besonderen Wellness-Richtlinien tätig sind, kann eine schnelle rechtliche Überprüfung zukünftige Streitigkeiten verhindern und sicherstellen, dass Sie auch 2025 die Vorschriften einhalten.

Um Ihre Selbstbewertung abzuschließen, führen Sie eine Lesbarkeitsprüfung durch, um ein Leselevel der 8. Klasse anzustreben und sicherzustellen, dass die Sprache klar bleibt. Überprüfen Sie kurz alle Querverweise (z. B. ob „Stornierungsbedingungen” zum richtigen Abschnitt führt) und testen Sie ein Kundenszenario, um sicherzustellen, dass es keine Widersprüche zwischen den Abschnitten gibt (z. B. eine nicht erstattungsfähige Anzahlung, die im Widerspruch zu einer flexiblen Terminklausel steht). Eine kurze, strukturierte Prüfung wie diese spart später Zeit und hilft Ihnen, ein professionelles Dokument vorzulegen, dem Ihre Kunden vertrauen.

Unterschriften sammeln und die Annahme bestätigen

Erklären Sie, dass jede Vereinbarung sowohl vom Coach als auch vom Klienten unterzeichnet und datiert werden sollte, wobei die Namen und Rollen deutlich lesbar in Druckbuchstaben anzugeben sind. Ein gut gestalteter Unterschriftenblock und eine Datumszeile reduzieren Verwirrung und schaffen eine solide, rechtlich durchsetzbare Aufzeichnung der Annahme.

Der typische Vertragsablauf umfasst einen Unterschriftsblock für den Coach und einen Unterschriftsblock für den Kunden sowie Zeilen für Daten, gedruckte Namen und die Rolle jeder Partei. Wenn der Kunde minderjährig ist, muss Platz für die Unterschrift eines Elternteils oder Erziehungsberechtigten vorgesehen werden. Stellen Sie sicher, dass das Dokument ein eindeutiges „Datum des Inkrafttretens“ oder „Startdatum“ sowie eine klare Erklärung enthält, dass die Dienstleistungen erst nach Unterzeichnung des Vertrags und Zustellung einer Kopie beginnen. Diese Klarheit hilft, eine versehentliche Einleitung der Dienstleistung zu verhindern, bevor beide Seiten eine schriftliche Vereinbarung getroffen haben. Fügen Sie einen Hinweis hinzu, dass der Kunde eine vollständig unterzeichnete Kopie für seine Unterlagen erhält.

Verwenden Sie seriöse Signatur-Tools wie DocuSign, HelloSign oder PandaDoc, um den Vertrag abzuschließen. Diese Tools unterstützen rechtsverbindliche elektronische Signaturen und führen Prüfpfade. Digitale Signaturen sind in vielen Ländern gemäß Gesetzen wie dem ESIGN Act in den Vereinigten Staaten und entsprechenden Rahmenwerken in anderen Ländern weithin anerkannt und rechtsverbindlich. Informieren Sie sich immer über die lokalen Anforderungen. Bewahren Sie die unterzeichnete Kopie nach der Unterzeichnung sicher in Ihrem Kundenordner oder einem CRM mit kontrolliertem Zugriff auf und bestätigen Sie die Zustellung per E-Mail mit einer angehängten Kopie oder einem sicheren Link. Als bewährte Vorgehensweise sollten Sie mit dem Coaching erst beginnen, wenn Sie den unterzeichneten Vertrag vorliegen haben und der Kunde den Erhalt seiner Kopie bestätigt hat. Bewahren Sie unterschriebene Dokumente gemäß Ihrer Standardrichtlinie zur Datenaufbewahrung für Ihre Unterlagen auf, in vielen kleinen Unternehmen in der Regel für sieben Jahre, und halten Sie dabei die lokalen Datenschutzgesetze ein.

Wie Bonsai bei der Verwaltung von Vertragsvorlagen für Gesundheitscoaches hilft

Bonsai unterstützt den gesamten Lebenszyklus von Gesundheitscoaching-Verträgen, von der Erstellung wiederverwendbarer Vorlagen über die Nachverfolgung unterzeichneter Vereinbarungen bis hin zur Automatisierung nachgelagerter Arbeitsabläufe. Mit den Updates für 2025 können Sie Vorlagen konform, konsistent und einsatzbereit für mehrere Clients und Programme halten. Dieser Ansatz spart Zeit, reduziert Fehler und verleiht Ihrer Wellness-Praxis ein professionelleres Onboarding-Erlebnis.

Mustervorlage für einen Vertrag für Gesundheitscoaches.

Sie konfigurieren einen Gesundheitscoach-Vertrag einmalig in Bonsai – indem Sie Standardklauseln für den Leistungsumfang, die Bezahlung, die Vertraulichkeit und den Rechtsschutz hinzufügen – und speichern ihn als Master-Vorlage. Diese Mastervorlage kann Zeitpläne für Programme, Stornierungsbedingungen und Datenverarbeitung enthalten, um häufige Szenarien in Ihrer Coaching-Praxis abzudecken.

Nach dem Speichern können Sie die Vorlage für jeden neuen Kunden oder jedes neue Paket schnell duplizieren und dabei nur wichtige Variablen wie Kundenname, Programmdetails und Gebühren aktualisieren. Verwenden Sie Platzhalter für Felder wie Startdatum, Dauer und Zahlungsbedingungen, damit jeder neue Vertrag Ihren Kernbedingungen entspricht und Sie gleichzeitig schnell spezifische Details anpassen können.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Einheitlichkeit bei allen Verträgen, weniger menschliche Fehler und ein professionelleres Onboarding-Erlebnis für Kunden. Vorlagen reduzieren den Hin- und Her-Verkehr und helfen Ihnen dabei, jedes Mal von Anfang an einen ausgefeilten, unterschriftsreifen Vertrag vorzulegen.

Gesundheitscoaching-Vereinbarungen an einem Ort verfolgen und verwalten

Bonsai speichert alle aktiven und archivierten Gesundheitscoaching-Verträge an einem zentralen Ort, sodass Sie den Status jedes Vertrags schnell auf einem einzigen Dashboard einsehen können. Durch diese Zentralisierung lässt sich leicht überwachen, welche Verträge versandt, eingesehen, unterzeichnet wurden oder auf ihre Verlängerung warten.

Diese Transparenz unterstützt die Erneuerungsplanung und die Verfolgung von Laufzeiten, sodass Sie sich mit Ihren Kunden abstimmen können, wenn Sie Angebote aktualisieren oder neue Pakete einführen. Beispielsweise können Sie Verträge, deren Laufzeit bald abläuft, kennzeichnen und den Kunden vor Ablauf der Vertragslaufzeit mit aktualisierten Programmen oder Preisen kontaktieren, um Ihren Kalender und Ihren Umsatzfluss stabil zu halten.

Mit integrierten Dokumenten, Kundendaten und Projekten erhalten Sie eine einzige zuverlässige Informationsquelle für Ihre Coaching-Praxis. Die Verknüpfung von Verträgen mit Kundenprofilen und Projektzeitplänen hilft einem kleinen Wellness-Team, aufeinander abgestimmt und reaktionsfähig zu bleiben, selbst wenn Sie von einem Ein-Mann-Betrieb zu einer Wellness-Praxis im Stil einer Kanzlei expandieren.

Um Erinnerungen, Genehmigungen und nachgelagerte Arbeitsabläufe zu automatisieren

Die Automatisierung in Bonsai optimiert die Abwicklung von Verträgen mit Gesundheitscoaches, reduziert manuelle Nachfassaktionen und beschleunigt den gesamten Prozess. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Vorteile der Automatisierung, die Sie im Zusammenhang mit Verträgen nutzen können.

• Versenden automatischer Erinnerungen an Kunden, die noch nicht unterschrieben haben
• Auslösen von Onboarding-Aufgaben oder -Projekten nach Unterzeichnung einer Vereinbarung
• Verknüpfung unterzeichneter Verträge mit Rechnungs- und Zahlungsplänen, damit die Gebühren mit der Vereinbarung übereinstimmen
• Den Trainer benachrichtigen, wenn ein Vertrag sich dem Ende nähert, um die Vertragsverlängerung zu vereinfachen.

Diese Automatisierungen sparen Zeit, indem sie den manuellen Aufwand reduzieren, sicherstellen, dass die nächsten Schritte termingerecht erfolgen, und eine reibungslosere Kundenerfahrung von der Unterzeichnung bis zum laufenden Coaching bieten. In der Praxis werden Sie feststellen, dass weniger Unterschriften fehlen, die Einarbeitung schneller verläuft und der Cashflow besser vorhersehbar ist – allesamt Kennzeichen eines gut geführten, kundenorientierten Gesundheitscoaching-Unternehmens.