Guía sobre contratos de retención: asegúrese ingresos estables en 2025

Un contrato de retención es un acuerdo legal que garantiza un pago constante a los autónomos durante un período determinado, normalmente meses o un año. Este contrato garantiza una tarifa predeterminada por un número específico de horas o proyectos mensuales, lo que proporciona estabilidad financiera y ayuda a conciliar la vida laboral y personal. Las principales ventajas incluyen ingresos predecibles, mejores relaciones con los clientes y una gestión optimizada del flujo de trabajo. Los autónomos de sectores como el diseño, el marketing y el desarrollo pueden aprovechar los contratos de retención para asegurarse un trabajo continuo. Para maximizar la eficacia, defina claramente el alcance, utilice herramientas de seguimiento del tiempo y mantenga una comunicación regular con el cliente. La implementación de un contrato de retención puede mejorar significativamente la previsibilidad financiera y el crecimiento profesional.

Para muchos autónomos, tener ingresos constantes y predecibles es un sueño. No solo te ayuda a planificar los gastos de tu negocio, sino que es necesario para lograr ese importante equilibrio entre el trabajo y la vida personal que todos buscamos. Una forma de garantizar que tus ingresos y tu trabajo mantengan un ritmo más constante es mediante un contrato de retención.

Esta práctica habitual es esencial tanto desde el punto de vista financiero como del flujo de trabajo, y la mayoría de los autónomos de éxito la han utilizado en algún momento de su carrera.

Sigue leyendo para descubrir todo lo que hay que saber sobre los retenedores. Para ayudarte, también compartimos un paquete de cláusulas de contrato de retención que puedes utilizar en tu plantilla de contrato o plantilla de acuerdo para trabajar como diseñador, comercializador, desarrollador, escritor, fotógrafo y más.

1. ¿Qué es?

Un contrato de retención es simplemente un contrato, normalmente por un periodo de varios meses o un año, que garantiza que un autónomo recibirá una tarifa determinada por un número preestablecido de horas o proyectos al mes.

Mientras el contrato esté vigente, usted estará a disposición del cliente para trabajar el número de horas estipulado, y este se compromete a pagarle, independientemente de si realmente le contrata para realizar el trabajo.

Reemplaza el acuerdo de pago por palabra o por encargo que quizá hayas utilizado al iniciar tu negocio por un acuerdo más general que te ayudará a planificar un mes, un trimestre o incluso un año con una cantidad prevista de flujo de caja que puedes esperar recibir.

Es lo mejor después de trabajar para una empresa con un sueldo fijo, y ha sido útil para los autónomos que temen no saber cuánto dinero tendrán el mes siguiente. En resumen, es una forma brillante de reducir parte de la ansiedad y el estrés que conlleva la vida de autónomo.

Con Bonsai, puedes crear tu propio contrato de retención en solo 2 minutos y estar tranquilo.

En primer lugar, solo tienes que hacer clic en «Crear un contrato» desde tu panel de control.

A continuación, selecciona los datos de tu cliente y del proyecto, el tipo de plantilla, y ya estarás listo para empezar a personalizar tu contrato de servicios.

Rellene los dos primeros pasos del proceso con los datos de su proyecto y sus datos personales. A continuación, cuando llegue al paso 3, asegúrese de seleccionar «tarifa mensual» e introduzca el importe de la retención que desee.

Por último, llegarás al último paso del proceso de creación del contrato de retención, donde tendrás la oportunidad de revisar la plantilla por última vez y, una vez hecho esto, hacer clic en «Crear contrato».

Es sencillo, ¿verdad? Ahora, regístrese para obtener una prueba gratuita de Bonsai y pruebe los contratos y otras funciones integradas , como las plantillas de alcance del trabajo.

2. Cómo fijar el precio de los contratos de retención

Dependiendo del servicio que vendas, tu enfoque para fijar el precio de un acuerdo variará. Los expertos recomiendan cobrar el 10 % del valor potencial del servicio como referencia. Por ejemplo, si diseñas un correo electrónico que se enviará a 10 000 suscriptores, vendiendo un producto valorado en 100 dólares, con una tasa de conversión prevista del 1 %, el valor de ese servicio sería de 10 000 dólares. El anticipo por el diseño gráfico de ese correo electrónico sería de 1000 $. Si enviaras cuatro de estos correos electrónicos al mes, podrías fijar tus honorarios en 4000 dólares.

El acuerdo podría decir algo así:

Acuerdo para proporcionar hasta cuatro conjuntos de copias de boletines informativos por correo electrónico al mes, a una tarifa de 4000 dólares al mes durante un mínimo de seis meses.

Con este solo cliente, ¡podrías ganar 24 000 dólares cada seis meses o 48 000 dólares al año!

Es fácil ver cómo los acuerdos de retención pueden llegar a ser muy lucrativos, especialmente cuando las cifras de ventas reflejan tus esfuerzos. Para otros autónomos (diseñadores de logotipos, por ejemplo), estas cifras concretas serán más difíciles de estimar. Utilizar un estudio de caso o informes de clientes anteriores puede ser útil para obtener una cifra que represente el 10 %.

Echa un vistazo a las cláusulas de retención de muestra que puedes utilizar para garantizar que se establezca un acuerdo sólido entre tú y tu cliente. Las cláusulas del contrato de retención están adaptadas a (pero no solo a) diseñadores, desarrolladores, comercializadores, escritores y fotógrafos.

3. ¿Debería utilizar un contrato de retención?

En general, los acuerdos de retención son un sueño hecho realidad para los autónomos. Poder decir «trabajo por encargo» demuestra que has conseguido algún trabajo como autónomo y que puedes esperar al menos una fuente de ingresos cada mes para equilibrar tu salario. Los contratos de servicios independientes facilitan la planificación, ya que garantizan que se pueda contar con los honorarios de la factura mensual establecidos en el contrato.

Un profesional independiente con un cliente fijo que le garantiza 1000 dólares al mes por no más de 12 horas de trabajo al mes puede saber con certeza que ganará al menos 1000 dólares al mes. Por lo tanto, pueden utilizar eso como referencia para proyectar los ingresos y gestionar los gastos. También saben que tendrán que reservar 12 horas facturables al mes para asegurarse de no comprometerse en exceso con nuevos clientes. El equilibrio es más fácil con un contrato de servicios independientes.

Otra ventaja de trabajar de esta manera es puramente económica. Los clientes habituales suelen pagar las facturas a tiempo, ya que cuentan con que les proporciones trabajo en el futuro. Los autónomos no tienen que perseguir los pagos, y también es habitual exigir el pago por adelantado cada mes por el trabajo acordado en virtud de un contrato de retención. También es más fácil exigir responsabilidades a los clientes morosos; si no pagan por tu trabajo, tienes un acuerdo vinculante a más largo plazo.

Los retenedores también tienen la ventaja añadida de ayudar con tu marca. Al aceptar solo clientes que estén dispuestos a firmar contratos de representación, podrás empezar a trabajar con clientes más importantes y mejores, y ganarte una reputación por trabajar con clientes de representación. Esto podría ahuyentar inicialmente a los clientes pequeños, que pagan poco o que no son serios, pero, al final, es la forma más rápida de crear una cartera de clientes comprometidos, inversores y a largo plazo, que se toman en serio el pago de dinero real por proyectos a largo plazo. (En realidad, esto es lo que la mayoría de los autónomos se esfuerzan por conseguir, de todos modos). Los proveedores de servicios que son conocidos por trabajar con contratos de retención suelen atraer más clientes de este tipo con el tiempo.

4. Cuándo puede no ser aconsejable utilizar retenedores

Por regla general, a los autónomos les encantan los contratos de retención. Abrir tu agenda y ver que ya tienes asegurados los primeros 1000 dólares del mes es una sensación muy agradable. Cuantos más clientes consigas con contrato fijo, más fácil será cubrir esas diferencias de ingresos y considerarte exitoso. Sin embargo, hay algunos casos en los que los retenedores pueden fallar.

La seguridad que garantiza un contrato de retención para autónomos también puede convertirse en una trampa que te lleve a descuidar la prospección de nuevos clientes. Si firmas un contrato por un año con un cliente por 1000 dólares al mes, es posible que decidas que no tienes que esforzarte tanto para ganar ese dinero. Es una garantía, ¿verdad?

En realidad, un contrato debería protegerte por ese dinero, pero los contratos se cancelan. Ya sea debido al cierre de una empresa o a una relación laboral demasiado incómoda para continuar, tanto usted como el cliente pueden decidir dejar de hacer negocios juntos. Ese retenedor desaparecerá y te quedarás con un embudo de clientes potenciales que puede haber sido descuidado mientras tanto.

Los retenedores también dificultan el aumento de los ingresos con el mismo cliente. Una empresa que te paga por escribir cuatro artículos al mes a 250 dólares por artículo puede decidir que quiere cambiar a un modelo de contrato de servicios. Esos 1000 dólares suenan bien, pero ¿y si quieren más artículos tuyos? En lugar de aumentar tus honorarios, es posible que opten por contratar a otro profesional independiente para el trabajo adicional.

Otro peligro real de los retenedores es el «scope creep» (desviación del alcance). Dado que muchos contratos de retención se basan en horas facturables y no en proyectos, es habitual oír hablar de autónomos que trabajan con contratos de retención y a los que se les va asignando más trabajo con el tiempo. Su acuerdo inicial de no trabajar más de 12 horas al mes, por ejemplo, puede convertirse en una carga a medida que se vuelven más eficientes en su trabajo y el cliente quiere más. Por eso, a menudo es buena idea establecer un contrato de retención por proyectos y no por horas (suponiendo que comprendas perfectamente el trabajo que estás realizando y sepas cuánto tiempo te llevará completar cada proyecto).

Por último, los retenedores pueden dejar un mal sabor de boca a los clientes más pequeños que están preparados para crecer. Ese cliente puntual que solo quería que redactaras un comunicado de prensa o diseñaras un logotipo puede que no vea en ti un potencial cliente habitual. Podrían dejar de trabajar contigo por completo si no consideraran que la colaboración encaja bien. Aunque casi todos los clientes tienen el potencial de convertirse en futuros clientes fijos, las empresas pequeñas y nuevas que están dando sus primeros pasos con un acuerdo de freelance por primera vez pueden considerar que la idea de un contrato fijo es demasiado para ellas. Insistirles en esta idea puede ser contraproducente y hacer que lleven sus pequeños proyectos a otra parte.

5. ¿Qué ocurre con las horas o los proyectos no utilizados?

Si bien los acuerdos de retención tienen la ventaja de ayudarnos a planificar nuestro tiempo y energía, a veces pueden quedar sin realizar y nunca llegar a utilizarse en todo su potencial. Un diseñador gráfico con 30 horas al mes en su contrato de retención puede encontrarse de repente, el día 28 del mes, con solo 20 horas completadas. Ya sea porque no completaste el trabajo que te asignaron o porque el cliente nunca te proporcionó suficiente trabajo para cubrir esas horas de retención, ahora te verás obligado a determinar cómo ofrecer al cliente el valor por el que te ha pagado. ¿Qué debes hacer para arreglarlo?

Esta es una pregunta muy importante que debe responderse, y debe abordarse en el momento en que se redacta el contrato de trabajo autónomo, no después de empezar a trabajar. Al igual que los antiguos modelos de planes de datos «renovables» de los teléfonos móviles, muchos autónomos optan por llevar un registro de las horas o los proyectos realizados en un mes determinado y reservar cualquier trabajo no solicitado como crédito para el mes siguiente. Un ejemplo de esto sería un profesional independiente que acuerda realizar 12 horas de trabajo de diseño al mes, pero solo realiza 8 durante un mes concreto debido a la temporada navideña. Esas 4 horas no utilizadas pueden transferirse al mes siguiente para crear una carga de trabajo de 16 horas, pero el salario de ambos meses seguiría siendo el mismo.

Piénsalo bien antes de ofrecer una opción de renovación para los anticipos. Aunque debes hacer todo lo posible por cumplir tu contrato y proporcionar las horas o los proyectos prometidos en tu acuerdo, no es culpa tuya si un cliente no te solicita trabajo durante un mes o no te proporciona los recursos necesarios para entregar los resultados. Al igual que un abogado con contrato de retención independiente no le acreditará las horas no utilizadas, muchos autónomos no consideran que deban acumular trabajo extra durante un mes posterior para ofrecer al cliente el valor de la retención.

(Esta práctica puede ser peligrosa y dificulta mucho la planificación del flujo de trabajo, ¡una de las razones por las que decidisteis firmar un contrato de retención en primer lugar! El tiempo es finito. Si un cliente no utiliza sus horas en un mes, eso no significa que usted dispondrá de tantas horas extra al mes siguiente.

Para ayudarle a aportar valor a su cliente y garantizar que es un buen gestor de la relación contractual, debe ponerse en contacto con él a lo largo del mes para ayudarle a aprovechar todo el potencial de su contrato. Es habitual realizar una llamada rápida a principios de mes para establecer los objetivos, junto con una evaluación a mitad de mes del tiempo que queda. Si un cliente no puede crear un plan para utilizar todas tus horas en un mes, antes de que termine el mes, la responsabilidad de pensar en cosas que hacer no debería recaer sobre ti.

Sin embargo, si no ha proporcionado la cantidad de trabajo asignada en su contrato de retención por falta de esfuerzo de su parte, eso deberá corregirse. Es similar a no cumplir un plazo, y debes hacer todo lo que esté en tu mano para recuperar el trabajo antes de que termine el mes. Si eso no es posible, comuníquese con el cliente, explíquele que aún tiene trabajo por entregar según los términos del acuerdo y cuándo puede esperarlo.

Recuerde que, si las horas de retención no se completan debido a su falta de planificación, debe hacer todo lo posible por cumplir con su compromiso y ofrecer algo adicional. Para mantener una relación sana, podrías ofrecer trabajar unas horas extra el mes siguiente. (Sin embargo, evite ofrecer descuentos a menos que sea absolutamente necesario). Una vez que empiezas a bajar los precios, es muy difícil volver a subirlos. Siempre asume tus errores, discúlpate brevemente una vez y luego pasa a hacer el trabajo prometido.

6. Los peligros de tener favoritos

Otra complicación que a menudo pasa desapercibida y que puede derivarse de los retenedores es tratarlos de forma diferente en función del acuerdo. Esto puede manifestarse de dos maneras. Lo primero es dedicar más esfuerzo a tus clientes habituales porque quieres complacerlos, mantenerlos a bordo y seguir contando su dinero. Esto tiene sentido hasta cierto punto, ya que debes esforzarte por mantener satisfechos a tus clientes actuales. Es mucho más fácil conservar un cliente que salir a buscar otros nuevos. Los clientes existentes no requieren incorporación, y crear procesos para ellos, una vez que los conoces, es relativamente más fácil. Tienen el potencial de obtener mayores ingresos, ya que el tiempo total dedicado a tareas administrativas puede ser mucho menor.

La otra cara de la moneda es dar por sentado a los clientes fijos. Como han firmado ese contrato y tienes garantizado en cierta medida su negocio, no tienes que cortejarlos de la misma manera que lo harías con un nuevo cliente. Si se te da a elegir entre trabajar durante el día para un nuevo cliente (al que aún tienes que impresionar) o para un cliente habitual (con el que ya estás familiarizado y que probablemente confía en ti para gestionar los procesos como mejor te parezca), es fácil asignar los recursos al cliente nuevo. Sin embargo, a medida que tu negocio crezca, debes esforzarte por convertir a los clientes fijos en tu principal fuente de ingresos. Ignorar sus necesidades puede tener efectos devastadores en este plan y puede hacer que pierdas contratos lucrativos a largo plazo que son vitales para un negocio independiente en crecimiento.

Practique el equilibrio entre atender a los clientes que pagan y los que no pagan. Probablemente siempre tendrás una mezcla de ambos, así que sé prudente y trátalos con cuidado y dales el servicio que ambos se merecen.

Si necesitas algún documento legal adicional para tu trabajo como asistente, también puedes utilizar un acuerdo de cesión.

‍7. Los retenedores pueden funcionar para todos los autónomos.

¿Para quiénes funcionan los retenedores? Prácticamente cualquier profesional independiente puede crear uno. Los gestores de redes sociales, escritores, programadores, diseñadores y desarrolladores son todos nichos de negocio que han tenido éxito con este método. Si trabajas por horas o por proyectos, puedes hacer que el acuerdo funcione tanto para ti como para tu cliente.

Puedes optar por abordar la idea de los retenedores desde el inicio de tus relaciones, incluso mencionándola en materiales de marketing y llamadas de prospección. Al presentarlo como una forma más fácil de trabajar juntos (eliminando gran parte de la administración que puede requerir el trabajo por horas), puede ser el argumento de venta que necesitas para conseguir ese nuevo contrato como autónomo. Compartir cómo es beneficioso para ambos es la mejor manera de abordarlo en las conversaciones iniciales.

(Solo asegúrate de establecer límites). Un contrato de retención para autónomos no significa que estés «de guardia» o que puedas realizar el trabajo en un plazo más breve. Simplemente garantiza que reservarás espacio en tu flujo de trabajo cada mes para tus mejores y más prometedores clientes.

Tanto si trabajas habitualmente en proyectos como por horas, los contratos de servicios fijos pueden ser una forma profesional de hacer crecer tu negocio. Si ya trabajas con un cliente que sería un buen candidato para este tipo de acuerdo, apela a su sentido del valor planteándole la idea. Incluso puedes explicarles cómo un contrato de servicios freelance puede ahorrarles dinero, al tiempo que les garantizas tu disponibilidad incluso durante los meses más ocupados. Tener su atención garantizada hace que los clientes se sientan valorados y asegura muchos meses de trabajo por delante. Facilita la gestión de todo eso con una prueba gratuita de Bonsai.