Número de identificación fiscal para autónomos: ¿necesitas un EIN?

Un número de identificación fiscal para autónomos, a menudo denominado «Employer Identification Number» (EIN), es esencial para que los autónomos puedan compartir de forma segura su información fiscal. Un EIN es un número de nueve dígitos emitido por el IRS, que ofrece una alternativa más segura al uso del número de la Seguridad Social para fines fiscales. Los autónomos pueden solicitar un EIN en línea a través del sitio web del IRS, un proceso gratuito y sencillo. Tener un EIN es beneficioso para gestionar los gastos empresariales, calcular los impuestos y garantizar el cumplimiento de la normativa fiscal. En 2025, obtener un EIN se está convirtiendo cada vez más en una práctica habitual para los autónomos, lo que mejora tanto la seguridad como la profesionalidad. Para empezar, asegúrese de tener un número de identificación fiscal válido y complete la solicitud en el sitio web del IRS.

Si ha trabajado como autónomo 1099 durante algún tiempo, probablemente le hayan pedido que facilite su número de la Seguridad Social o un EIN (número de identificación fiscal) a efectos fiscales.

Aunque los profesionales utilizan ambos sin problemas, los expertos se inclinan por uno como mejor. De hecho, el uso del EIN ofrece ventajas que quizá no hayas tenido en cuenta. Aquí encontrará todo lo que necesita saber sobre este identificador especial, incluyendo quién puede optar a él, si necesita un EIN, cómo obtenerlo y cuándo utilizarlo.

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¿Qué es un número de identificación patronal (EIN)?

El número de identificación del empleador (EIN) es un tipo de número de identificación fiscal o número de nueve dígitos que se asigna a quienes lo solicitan en línea a través del sitio web del IRS. Lo utilizan empresas, o profesionales que actúan como empresa o como autónomos, para vincular los ingresos obtenidos de las plantillas de facturas pagadas y los gastos a sus impuestos cuando presentan la declaración cada año. Obtener este número es gratuito; nunca utilice un sitio web de terceros ni pague ninguna tarifa para adquirir un EIN.

Hay bastantes anuncios que ofrecen venderte un servicio para registrarte en el EIN, pero como verás a continuación, se trata de un proceso sencillo que cualquiera puede realizar por su cuenta. El IRS no cobra por obtenerlo, así que no permita que otros se beneficien por prestar este servicio.

(También puede presentar su solicitud por teléfono, fax o correo postal, pero la forma más fácil y eficaz de hacerlo es por Internet). Un EIN es diferente de una licencia comercial. Las licencias comerciales te permiten operar un negocio y el EIN sirve para que el IRS haga un seguimiento de tu negocio.

Lea nuestro recurso sobre si necesita una licencia comercial aquí.

¿Cómo utilizar tu EIN como autónomo?

Muchos autónomos prefieren utilizar un EIN en lugar de su número de la seguridad social a la hora de rellenar documentos, formularios de pago e impuestos relacionados con su actividad como autónomos. Esto tiene sentido, ya que los números de la seguridad social deben proporcionarse con moderación, y muchos profesionales consideran que utilizar un EIN es más seguro. Aunque los EIN pueden ser objeto de robo o de suplantación de identidad empresarial, el riesgo es mucho menor.

El EIN está vinculado exclusivamente a las finanzas de su empresa y no a ningún aspecto de su vida personal (como su historial crediticio, historial médico, pólizas de seguro o cuentas de jubilación). Una vez más, te conviene obtener un EIN porque, si cae en manos equivocadas, se considera un problema mucho menor. Es mucho más difícil abrir una cuenta comercial sin un EIN que abrir una cuenta comercial con un EIN.

Deberías incluir el EIN en tus documentos como autónomo, como el formulario W9. (Actualmente hay un espacio para poner su número de seguro social (SSN) o su número de identificación del empleador (EIN).) Como resultado, cuando reciba su formulario 1099-MISC o 1099-K al comienzo de cada año fiscal, aparecerá este número EIN en lugar de su SSN. Seguirías presentando la declaración de impuestos de la misma manera. Nada cambiará en ese sentido.

¿Debería utilizar un EIN como autónomo?

«¿Necesito un EIN?» es una pregunta que suelen hacer los autónomos, y la respuesta es fácil: no, no lo necesitas. No es obligatorio, a menos que tengas empleados trabajando para ti y estés clasificado como tal. Muchos autónomos, por lo tanto, optan por seguir utilizando su propio número de la seguridad social y se sienten muy cómodos haciéndolo.

Sin embargo, cada vez es más habitual que las empresas soliciten un EIN, así que no pienses que te resultará más difícil trabajar con ellas si les pides que te faciliten uno.

Más información sobre las ventajas del EIN para los empresarios individuales.

Cuándo necesitará un EIN

Hay algunos casos menos comunes en los que necesitarás tener un EIN. Esto no es habitual para la mayoría de los autónomos e incluye a personas que:

• Necesidad de presentar formularios fiscales para empleo, impuestos especiales o alcohol, tabaco y armas de fuego.
• Retención de impuestos sobre los ingresos, distintos de los salarios, pagados a un extranjero no residente.
• ¿Tienes un plan Keogh?
• Si tienes un negocio eBay 1099, necesitarás un número de identificación fiscal estatal, ya que tendrás que recaudar el impuesto sobre las ventas y declararlo al departamento de Hacienda de tu estado.

Además, según el sitio web del IRS, es probable que las personas que participan en cualquiera de las siguientes organizaciones necesiten un EIN:

• Fideicomisos, excepto ciertos fideicomisos revocables propiedad del otorgante, cuentas IRA, declaraciones de impuestos sobre la renta de organizaciones exentas.
• Propiedades inmobiliarias
• Conductos de inversión hipotecaria inmobiliaria
• Organizaciones sin ánimo de lucro
• Cooperativas agrícolas
• Administradores del plan

(No son habituales para la mayoría de los autónomos).

¿Cómo obtengo un EIN como propietario único?

Registrarse para obtener un EIN es fácil. Cualquier empresa con sede en EE. UU. puede solicitarlo en el sitio web del IRS. Solo necesitarás tener un TIN (número de identificación fiscal) válido para iniciar el proceso. Un TIN puede ser:

• Un número de la Seguridad Social
• Un número de identificación fiscal vigente.
• Un número de identificación fiscal individual

Si no tienes ninguno de los anteriores, primero tendrás que conseguir uno.

Una vez que esté listo, todo el proceso de solicitud para obtener un EIN es rápido. De hecho, el sitio web del IRS exige que se rellene de una sola vez y que no se tarde más de 15 minutos en hacerlo. No se puede detener, guardar o reiniciar una vez iniciada la sesión.

Para obtener un EIN, se le pedirá que proporcione la siguiente información en su solicitud:

• Nombre legal de la persona física o jurídica (nombre de la empresa) que solicita el EIN.
• Nombre legal de la empresa (si es diferente del nombre de pila)
• Dirección
• Nombre de la parte responsable (normalmente la misma persona que presenta la solicitud)
• Número de identificación fiscal
• Si usted es una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) (y número de personas en la LLC, si corresponde)
• Tipo de entidad (la mayoría elegirá empresario individual o sociedad de responsabilidad limitada)
• Motivo de la solicitud
• El número máximo de empleados que espera contratar.
• Actividad principal de la empresa y servicios vendidos
• Si alguna vez ha tenido un EIN y cuál era ese número anterior.

Puede obtener más instrucciones sobre cómo rellenar este formulario aquí. También puede optar por rellenar la versión en papel de este formulario o descargarlo para ayudarle a preparar la solicitud en línea.

Se puede encontrar aquí. El servicio en línea puede estar limitado de lunes a viernes, durante un horario determinado. Asegúrate de conocer el horario en el que está disponible en tu zona y presenta la solicitud durante ese periodo.

Cuándo es mejor un EIN

Según el sitio web del IRS, «Si usted tiene una residencia legal, un lugar principal de negocios o una oficina o agencia principal en los Estados Unidos...». o EE. UU. posesión, puede obtener un EIN en línea y utilizarlo inmediatamente para presentar una declaración o realizar un pago».

Esto lo convierte en una forma eficaz de cumplir con sus obligaciones fiscales como autónomo. Dado que tendrás que declarar tus ingresos como autónomo si ganas más de 400 dólares al año (y también recibirás un formulario 1099-misc de cualquier cliente que te pague más de 600 dólares al año), el EIN te resultará muy útil durante tu primer año como autónomo.

De hecho, si eres de los que les gusta planificar y facilitar las cosas a los nuevos clientes, puedes solicitar tu EIN antes de aceptar tu primer proyecto y proporcionar esta información en todos los documentos de facturación que rellenes.

Cambiar del número de la Seguridad Social al EIN

¿Qué pasa si ha proporcionado su número de la seguridad social en el pasado, pero ahora quiere utilizar un EIN? Simplemente puede pedir a sus clientes que utilicen un formulario W9 recién cumplimentado para sus registros fiscales y de nóminas. Recuerde que debe utilizar métodos seguros para enviar esta información, ¡no como archivo adjunto en un correo electrónico!

Rellene el formulario W9 de la misma manera que lo ha hecho con su SSN, pero utilice el EIN en su lugar. Sus clientes deberían estar encantados de realizar el cambio e incluir el EIN en su formulario 1099-misc de fin de año, en lugar de su SSN.

El EIN y PayPal

Recuerda que, si utilizas PayPal como principal herramienta de facturación, también deberás actualizar tu perfil allí. Si ya tienes una cuenta empresarial con PayPal, puedes cambiar esta información en tu perfil, en «Mi información empresarial».

Si no tienes una cuenta empresarial, es posible que no puedas añadir esta información hasta que te acerques al umbral de ingresos anuales de 20 000 $ que daría lugar a la emisión de un formulario 1099-K, y un miembro del equipo de PayPal te pedirá que añadas esa información. (Si estás seguro de que ganarás 20 000 dólares y además tienes más de 200 transacciones registradas en tu cuenta PayPal, se te emitirá el formulario 1099-K y tendrás la oportunidad de especificar que deseas utilizar un EIN en lugar de un número de la Seguridad Social).

Los clientes normalmente no pueden cambiar tu información una vez que se ha procesado el formulario 1099, así que asegúrate de enviarles tu solicitud de cambio antes de que termine el año fiscal. No querrás complicarles las cosas.

Envíe cualquier nuevo formulario W9 con suficiente antelación a la fecha límite del 31 de diciembre, ¡y antes si es posible! Asegúrese de revisar sus formularios 1099 cada primavera para comprobar que incluyen su EIN correcto, especialmente si es el primer año que utiliza uno.

El EIN se está convirtiendo en un estándar del sector para los autónomos y es una forma segura de compartir tu información fiscal con fines declarativos. Dado que registrarse es gratis y casi instantáneo, no hay razón para demorarse. ¿A qué esperas?

Si tiene alguna pregunta sobre los EIN, consulte con un profesional fiscal o legal para obtener asesoramiento. Utiliza Bonsai para gestionar tu negocio como autónomo y empieza hoy mismo tu prueba gratuita.