Numéro d'identification des travailleurs indépendants : avez-vous besoin d'un EIN ?

Un numéro d'identification de travailleur indépendant, souvent appelé « Employer Identification Number » (EIN), est indispensable pour que les travailleurs indépendants puissent partager leurs informations fiscales en toute sécurité. Un EIN est un numéro à neuf chiffres délivré par l'IRS, qui offre une alternative plus sûre à l'utilisation du numéro de sécurité sociale à des fins fiscales. Les travailleurs indépendants peuvent demander un numéro EIN en ligne sur le site Web de l'IRS. La procédure est gratuite et simple. Il est avantageux de disposer d'un EIN pour gérer les dépenses professionnelles, estimer les impôts et garantir le respect des réglementations fiscales. En 2025, l'obtention d'un EIN devient de plus en plus courante chez les travailleurs indépendants, renforçant à la fois leur sécurité et leur professionnalisme. Pour commencer, assurez-vous d'avoir un numéro d'identification fiscale valide et remplissez la demande sur le site Web de l'IRS.

Si vous avez travaillé en tant que freelance 1099 pendant un certain temps, on vous a probablement demandé de fournir votre numéro de sécurité sociale ou un EIN à des fins fiscales.

Bien que les professionnels utilisent les deux sans problème, les experts penchent pour l'un plutôt que l'autre. En fait, l'utilisation de l'EIN présente des avantages auxquels vous n'avez peut-être pas pensé. Voici tout ce que vous devez savoir sur cet identifiant spécial, notamment qui peut en bénéficier, si vous avez besoin d'un EIN, comment l'obtenir et quand l'utiliser.

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Qu'est-ce qu'un numéro d'identification d'employeur (EIN) ?

Le numéro d'identification de l'employeur (EIN) est un type de numéro d'identification fiscale ou un numéro à neuf chiffres attribué à ceux qui font leur demande en ligne via le site Web de l'IRS. Il est utilisé par les entreprises ou les professionnels agissant en tant qu'entreprise ou entreprise individuelle pour relier les revenus provenant des modèles de factures payées et les dépenses à vos impôts lorsque vous faites votre déclaration chaque année. L'obtention de ce numéro est gratuite ; ne passez jamais par un site web tiers et ne payez jamais de frais pour obtenir un EIN.

Il existe de nombreuses publicités proposant de vous vendre un service pour vous inscrire à un EIN, mais comme vous le verrez ci-dessous, il s'agit d'un processus simple que tout le monde peut effectuer seul. L'IRS ne facture pas de frais pour l'obtenir, alors ne laissez pas d'autres personnes tirer profit de la fourniture de ce service.

(Vous pouvez également postuler par téléphone, fax ou courrier, mais la méthode la plus simple et la plus efficace reste la candidature en ligne.) Un EIN est différent d'une licence commerciale. Les licences commerciales vous permettent d'exercer une activité commerciale et le numéro EIN permet à l'IRS de suivre votre activité.

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Comment utiliser votre numéro EIN en tant que travailleur indépendant ?

De nombreux travailleurs indépendants préfèrent utiliser un numéro EIN plutôt que leur numéro de sécurité sociale lorsqu'ils remplissent des documents administratifs, des formulaires de paie et des formulaires fiscaux. Cela est logique, car les numéros de sécurité sociale doivent être attribués avec parcimonie, et de nombreux professionnels estiment que l'utilisation d'un EIN est plus sûre. Bien que les numéros EIN puissent être volés ou faire l'objet d'une usurpation d'identité commerciale, le risque est beaucoup plus faible.

L'EIN est uniquement lié aux finances de votre entreprise et n'a aucun rapport avec votre vie privée (comme vos antécédents de crédit, vos dossiers médicaux, vos polices d'assurance ou vos comptes de retraite). Encore une fois, vous aurez intérêt à obtenir un EIN, car s'il tombe entre de mauvaises mains, cela sera considéré comme beaucoup moins grave. Il est beaucoup plus difficile d'ouvrir un compte professionnel sans numéro EIN que d'ouvrir un compte professionnel avec un numéro EIN.

Vous devez indiquer votre EIN sur vos documents administratifs en tant que travailleur indépendant, tels que le formulaire W9. (Il y a actuellement un espace pour inscrire soit votre numéro de sécurité sociale (SSN), soit votre numéro d'identification fiscale (EIN).) Par conséquent, lorsque vous recevrez votre formulaire 1099-MISC ou 1099-K au début de chaque année fiscale, ce numéro EIN apparaîtra à la place de votre numéro SSN. Vous continueriez à déclarer vos impôts de la même manière. Rien ne changera de cette manière.

Dois-je utiliser un EIN en tant que travailleur indépendant ?

« Ai-je besoin d'un EIN ? » est une question souvent posée par les freelances, et la réponse est simple : non, vous n'en avez pas besoin. Ce n'est pas obligatoire, sauf si vous avez des employés qui travaillent pour vous et que vous êtes classé comme tel. De nombreux travailleurs indépendants choisissent donc de continuer à utiliser leur propre numéro de sécurité sociale et s'en accommodent très bien.

Cependant, il est de plus en plus courant pour les entreprises de demander un EIN, alors ne pensez pas que cela rendra votre collaboration plus difficile si vous leur demandez d'en indiquer un.

En savoir plus sur les avantages de l'EIN pour un entrepreneur individuel.

Quand aurez-vous besoin d'un EIN ?

Il existe quelques cas moins courants où vous aurez besoin d'un EIN. Ce n'est pas courant pour la plupart des freelances et concerne notamment les personnes qui :

• Besoin de remplir des formulaires fiscaux pour l'emploi, les droits d'accise ou l'alcool, le tabac et les armes à feu
• Prélever l'impôt à la source sur les revenus, autres que les salaires, versés à un étranger non résident.
• Vous avez un plan Keogh ?
• Si vous exploitez une entreprise eBay 1099, vous aurez besoin d'un numéro d'identification fiscale d'État, car vous devrez percevoir la taxe de vente et la déclarer au département du revenu de votre État.

De plus, selon le site Web de l'IRS, les personnes impliquées dans l'une des organisations suivantes auront probablement besoin d'un EIN :

• Fiducies, à l'exception de certaines fiducies révocables détenues par le constituant, comptes IRA, déclarations fiscales des revenus d'entreprises exonérées
• Propriétés
• Conduits d'investissement hypothécaire immobilier
• Organisations à but non lucratif
• Coopératives agricoles
• Administrateurs du régime

(Ce n'est pas courant pour la plupart des pigistes.)

Comment obtenir un numéro EIN en tant qu'entrepreneur individuel ?

Il est facile de s'inscrire pour obtenir un EIN. Toute entreprise basée aux États-Unis peut en faire la demande sur le site Web de l'IRS. Il vous suffit d'avoir un numéro d'identification fiscale (TIN) valide pour lancer la procédure. Un TIN peut être :

• Un numéro de sécurité sociale
• Un numéro d'identification d'employeur existant
• Numéro d'identification fiscale individuel

Si vous ne disposez pas d'un des éléments ci-dessus, vous devrez d'abord vous en procurer un.

Une fois que vous êtes prêt, le processus complet de demande d'EIN est rapide. En fait, le site Web de l'IRS vous demande de le remplir en une seule fois, et cela ne devrait pas vous prendre plus de 15 minutes. Vous ne pouvez pas arrêter, enregistrer ou recommencer une fois que vous avez commencé la session.

Pour obtenir un EIN, vous devrez fournir les informations suivantes dans votre demande :

• Nom légal de la personne physique ou morale (raison sociale) qui demande l'EIN
• Nom légal de l'entreprise (s'il diffère du prénom)
• Adresse
• Nom de la partie responsable (généralement la même personne que celle qui fait la demande)
• Numéro d'identification fiscale
• Si vous êtes une SARL (et nombre de personnes dans la SARL, le cas échéant)
• Type d'entité (la plupart choisiront entrepreneur individuel ou SARL)
• Motif de la demande
• Le nombre maximal d'employés que vous prévoyez embaucher
• Principale activité commerciale et services vendus
• Si vous avez déjà eu un EIN et quel était ce numéro précédent

Vous trouverez ici plus d'informations sur la manière de remplir ce formulaire. Vous pouvez également choisir de remplir la version papier de ce formulaire ou de le télécharger pour vous aider à préparer votre candidature en ligne.

Vous pouvez le trouver ici. Le service en ligne peut être limité au lundi au vendredi, pendant certaines heures. Assurez-vous de bien connaître les horaires auxquels ce service est disponible dans votre zone et faites votre demande pendant cette période.

Quand un EIN est-il préférable ?

Selon le site Web de l'IRS, « Si vous avez une résidence légale, un établissement principal, un siège social ou une agence aux États-Unis. ou États-Unis possessions, vous pouvez obtenir un EIN en ligne et l'utiliser immédiatement pour remplir une déclaration ou effectuer un paiement.

Cela en fait un moyen efficace de vous mettre en conformité fiscale pour votre activité indépendante en tant que freelance. Étant donné que vous devrez déclarer vos revenus en tant que freelance si vous gagnez plus de 400 $ par an (et que vous recevrez également un formulaire 1099-misc de la part de tout client qui vous verse plus de 600 $ par an), l'EIN vous sera utile lors de votre première année en tant que freelance.

En fait, si vous êtes du genre à aimer planifier et faciliter les choses pour vos nouveaux clients, vous pouvez demander votre EIN avant même d'accepter votre premier projet, et indiquer ce numéro sur tous les documents de facturation que vous remplissez.

Passage du numéro de sécurité sociale au numéro EIN

Que faire si vous avez fourni votre numéro de sécurité sociale dans le passé, mais que vous souhaitez désormais utiliser un EIN ? Vous pouvez simplement demander à vos clients d'utiliser un formulaire W9 nouvellement rempli pour leurs dossiers fiscaux et salariaux. N'oubliez pas que vous devez utiliser des méthodes sécurisées pour envoyer ces informations, et non pas les joindre à un e-mail !

Remplissez le formulaire W9 de la même manière que vous l'avez fait avec votre numéro de sécurité sociale, mais utilisez plutôt le numéro EIN. Vos clients devraient être ravis d'effectuer ce changement et d'inclure l'EIN sur votre formulaire 1099-misc de fin d'année, à la place de votre SSN.

L'EIN et PayPal

N'oubliez pas que si vous utilisez PayPal comme principal outil de facturation, vous devrez également mettre à jour votre profil sur ce site. Si vous possédez déjà un compte professionnel PayPal, vous pouvez modifier ces informations dans votre profil, sous « Mes informations professionnelles ».

Si vous ne disposez pas d'un compte professionnel, vous ne pourrez peut-être pas ajouter ces informations avant d'avoir atteint le seuil de revenus annuels de 20 000 $ qui déclenche l'émission d'un formulaire 1099-K. Un membre de l'équipe PayPal vous demandera alors d'ajouter ces informations. (Si vous êtes certain de gagner 20 000 $ et d'avoir plus de 200 transactions enregistrées sur votre compte PayPal, vous recevrez le formulaire 1099-K et aurez la possibilité d'indiquer que vous souhaitez utiliser un numéro EIN à la place d'un numéro de sécurité sociale.)

Les clients ne peuvent généralement pas modifier vos informations une fois que le formulaire 1099 a été traité. Veillez donc à leur transmettre votre demande de modification avant la fin de l'exercice fiscal ! Vous ne voulez pas leur compliquer la tâche.

Envoyez tout nouveau formulaire W9 bien avant la date limite du 31 décembre, et même plus tôt si possible ! Veillez à vérifier vos formulaires 1099 chaque printemps afin de vous assurer qu'ils comportent votre numéro EIN correct, en particulier si c'est la première année que vous en utilisez un.

L'EIN est en train de devenir la norme dans le secteur pour les travailleurs indépendants et constitue un moyen sécurisé de communiquer vos informations fiscales à des fins déclaratives. Comme l'inscription est gratuite et quasi instantanée, il n'y a aucune raison d'attendre. Qu'est-ce que tu attends ?

Si vous avez des questions concernant les EIN, consultez un fiscaliste ou un juriste pour obtenir des conseils. Utilisez Bonsai pour gérer votre activité indépendante et commencez votre essai gratuit dès aujourd'hui.