Wie man als Einzelunternehmer im Jahr 2025 Rechnungen stellt

Um als Einzelunternehmer eine Rechnung zu erstellen, erstellen Sie zunächst eine detaillierte Rechnung, die Ihren Firmennamen, die Kontaktdaten des Kunden, eine eindeutige Rechnungsnummer und eine klare Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen enthält. Legen Sie Zahlungsbedingungen, Fälligkeitstermine und akzeptierte Zahlungsmethoden fest, um eine pünktliche Zahlung sicherzustellen. Verwenden Sie professionelle Rechnungssoftware wie Bonsai für mehr Komfort und Effizienz. Die Verwendung einer professionellen Kopfzeile und einer detaillierten Liste kann die Glaubwürdigkeit und das Vertrauen der Kunden stärken. Die regelmäßige Aktualisierung Ihrer Rechnungsstellungsprozesse und -vorlagen kann den Cashflow und die Kundenzufriedenheit verbessern. Dieser Ansatz stellt sicher, dass Sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und ein professionelles Image bewahren, was für das Wachstum Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung ist.

Wenn Sie als Ein-Mann-Team Waren oder Dienstleistungen gegen Bezahlung anbieten, betreiben Sie ein Einzelunternehmen. Als Einzelunternehmer stellen Sie Rechnungen an Unternehmen aus, um Zahlungen für Ihre Dienstleistungen zu erhalten.

Als Einzelunternehmer ist es wichtig, so professionell wie möglich aufzutreten, da dies Ihre Kunden beeindrucken und ihnen das Gefühl geben kann, Ihnen vertrauensvoll Aufträge zu erteilen. Dazu gehören Visitenkarten, Briefköpfe und Rechnungen.

Was genau ist eine Rechnung? Hier legen Einzelunternehmer die gelieferten Waren/erbrachten Dienstleistungen, den Rechnungsbetrag und die Zahlungsbedingungen für die Kunden fest. Das Erstellen einer neuen Rechnung mag mühsam erscheinen... aber wir führen Sie durch alles, was Sie wissen müssen, um ganz einfach eine Rechnung für Einzelunternehmer zu erstellen.

Sie erfahren, wie Sie Rechnungen am schnellsten erstellen können und welche Angaben in einem Handelsdokument enthalten sein sollten.

Hinweis: Wenn Sie Einzelunternehmer sind und eine einfache Möglichkeit zum Bearbeiten/Versenden von Rechnungsdaten suchen, probieren Sie Bonsai aus. Mit unserer Rechnungssoftware können Sie ganz einfach professionelle Rechnungen versenden und Zahlungen erhalten. Unsere Rechnungsvorlagen enthalten alle erforderlichen Angaben wie Kontaktdaten, Adresse, Fälligkeitsdatum, Beschreibung und mehr. Sparen Sie Zeit mit Bonsai. Fordern Sie noch heute Ihre 7-tägige kostenlose Testversion, um unsere Rechnungsvorlage zu nutzen.

Was ist der einfachste Weg für einen Einzelunternehmer, eine Rechnung zu erstellen?

Als Einzelunternehmer müssen Sie sich nicht vorab mit den Steuerbehörden in Verbindung setzen, um eine private Rechnung ausstellen zu können. Im Gegensatz zu Unternehmen haben Einzelunternehmer die Freiheit, Rechnungen ohne Einschränkungen oder formale Anforderungen auszustellen.

Obwohl es praktisch keine Vorgaben dafür gibt, wie eine Rechnung aussehen oder welche Informationen sie enthalten sollte, sind die Gestaltung Ihrer Rechnung sowie bewährte Verfahren wichtig, um glaubwürdig und professionell zu wirken. Am einfachsten erreichen Sie dies durch die Verwendung von Rechnungsvorlagen.

Rechnungsvorlagen

Es gibt eine Vielzahl von Rechnungssoftwareprogrammen für Einzelunternehmer auf dem Markt, aber wir werden dasjenige bewerten, das wir am besten kennen – unser eigenes. Bonsai ist eine All-in-One-Software für Freiberufler mit professionell gestalteten Vorlagen, die sofort bearbeitet werden können.

Mit unseren Vorlagen ist das Versenden professioneller Rechnungen ein Kinderspiel.

Ob Sie eine Rechnungsvorlage für Grafikdesigner oder Social-Media-Vermarkter benötigen, wir haben das Richtige für Sie. Wir fügen alle wichtigen Details in die Rechnung ein, die Sie schnell bearbeiten und ansprechender gestalten können. Darüber hinaus erhalten Sie Zugriff auf alle unsere anderen Vorlagen für Verträge oder Angebote für Einzelunternehmer.

Testen Sie noch heute unsere kostenlosen Rechnungsvorlagen 7 Tage lang. Sie werden sehen, wie unsere Software Ihnen das Erstellen und Versenden unbegrenzter Rechnungen erleichtern kann.

Wenn Sie sich jedoch dafür entscheiden, Ihre eigene Rechnung zu erstellen und keine Rechnungsvorlage zu verwenden, finden Sie hier einige Details dazu, was in der Rechnung enthalten sein sollte.

Welche Informationen sollten Sie in professionellen Rechnungen angeben?

Es ist eine gute Idee, alle Details der Rechnung durchzugehen, bevor Sie Ihre Dienstleistung erbringen. Bevor Sie Ihre erste Rechnung an einen Kunden senden, überprüfen wir, was darin enthalten sein sollte.

Mit diesen Informationen können Sie eine Rechnung in Microsoft Word oder Google Sheets erstellen:

Hinweis: Wenn Sie Zeit sparen und all dies von einer Rechnungssoftware für Einzelunternehmer erledigen lassen möchten, probieren Sie Bonsai aus. Unsere All-in-One-Software für Freiberufler hilft Ihnen dabei, ansprechende Rechnungen zu versenden, damit Sie bezahlt werden, ohne ständig Rechnungen von Grund auf neu erstellen zu müssen. Fordern Sie Ihre kostenlose 7-Tage-Testversion an und probieren Sie noch heute eine Rechnungsvorlage aus.

Geschäftliche Details

Zunächst sollten Sie die Details Ihres Unternehmens auf der Rechnung vermerken. Dazu gehören Ihr Name oder der Name Ihres Unternehmens, Ihre Adresse, die Rechnungsnummer, Ihre Kontaktdaten und Zahlungsinformationen.

Firmenname

Ihr Firmenname oder vollständiger Name sollte oben auf Ihrer Rechnung in einer gut lesbaren Schriftart hervorgehoben sein. Wir empfehlen, Ihren Namen etwas größer und fettgedruckt darzustellen als den übrigen Text auf der Rechnung, damit er besser hervorsticht. Um Ihrer Rechnung einen zusätzlichen Hauch von Professionalität zu verleihen, sollten Sie erwägen, ein Firmenlogo zu erstellen und hinzuzufügen.

Adresse

Eine korrekte Rechnungsadresse sorgt dafür, dass Rechnungen und Abrechnungen an den richtigen Standort des Unternehmens gelangen. Mit anderen Worten: Es handelt sich um eine wichtige Identifizierungsinformation, die ein Kreditkartenaussteller oder ein anderes Finanzinstitut in Ihrer Akte gespeichert hat. Diese Informationen würden Ihnen helfen, sich vor Kreditkartenbetrug oder Identitätsdiebstahl zu schützen.

Sie sollten auch eine Adresse angeben, an die Ihnen rechtliche Dokumente zugestellt werden können. Wenn Ihre Lieferadresse von Ihrer Rechnungsadresse abweicht, geben Sie dies bitte deutlich an.

Kontaktdaten

Wenn ein Verbraucher oder Kunde ein Problem mit einer Rechnung hat, muss er sich schnell mit Ihnen in Verbindung setzen, um das Problem zu lösen. Deshalb ist es wichtig, dass die Kontaktdaten auf der Rechnung des Einzelunternehmers angegeben sind. Geben Sie Ihre Haupttelefonnummer, unter der Sie zeitnah erreichbar sind, in Fettdruck an, sowie Ihre beste E-Mail-Adresse.

Dadurch wird es für die Rechnungs- oder Buchhaltungsabteilung viel einfacher, sich bei Problemen mit Ihnen in Verbindung zu setzen.

Rechnungsnummer

Eine eindeutige Rechnungsnummer ist für eine gute Organisation unerlässlich. Mit dieser eindeutigen Kennung können Sie Ihre Rechnungen für Kunden nachverfolgen und verwalten, sodass Sie wissen, welche bezahlt und welche noch ausstehen. Die Rechnungsnummer würde auch den Kunden mit der Transaktion verbinden, um den Buchhaltungsprozess zu erleichtern.

Rechnungsdatum

Das Rechnungsdatum ist im Wesentlichen ein mit einem Zeitstempel versehenes Datum, an dem die Waren dem Kunden in Rechnung gestellt und die Transaktion offiziell erfasst wurden. Neben dem Rechnungsdatum werden wichtige Informationen zur Zahlung und zum Fälligkeitsdatum der Rechnung angegeben.

Sie können eine „Fälligkeit bei Erhalt“ hinzufügen, wodurch Ihr Kunde die Rechnung sofort nach Erhalt bezahlen muss.

Zahlungsmöglichkeiten

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, eine Rechnung zu bezahlen. Beispielsweise können Sie Zahlungen einbeziehen, die in bar, per Kreditkarte, Banküberweisung, Scheck usw. zu erhalten sind.

Wenn Sie eine Zahlung vor der Freigabe von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen verlangen, können Sie den Zusatz „Zahlung bei Erhalt fällig“ hinzufügen. Wenn Sie schneller bezahlt werden möchten, sind Banküberweisungen immer eine gute Wahl.

Bankzahlungen

Banküberweisungen sind eine gängige Methode, um Zahlungen zu tätigen. Wenn Sie sich für eine Banküberweisung als Zahlungsmethode entscheiden, geben Sie bitte die folgenden Angaben in der Rechnung an:

• Name des Bankkontos
• Name des Kontoinhabers
• Kontonummer
• Bankleitzahl
• Rechnungsreferenznummer

Lesen Sie unseren Leitfaden zum Verfassen von Rechnungen, die per E-Mail versendet werden sollen.

Optional: Zahlungsbedingungen und Empfehlungsprämien hinzufügen

Am Ende der Rechnung können Sie Hinweise zu den Zahlungsbedingungen hinzufügen. Manchmal können Sie einen kurzen Satz hinzufügen: „Zahlungsbedingungen: Netto 30“, was bedeutet, dass Sie erwarten, innerhalb der nächsten 30 Tage den vollständigen Betrag zu erhalten. Wenn Sie in diesem Beispiel die Zahlungsfrist auf 30 Tage festlegen und der Kunde in Verzug gerät, senden Sie ihm eine Erinnerungs-E-Mail.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Einzelunternehmer oder Einzelhändler 1,5 Prozent Zinsen pro Monat auf ausstehende Rechnungen als Verzugsgebühr berechnen. Stellen Sie nur sicher, dass Sie klare Richtlinien mit Ihren Kunden ausarbeiten. Durch die Erhebung einer Verspätungsgebühr geben Sie Ihren Kunden einen guten Anreiz, Geld rechtzeitig zu überweisen.

Probieren Sie diesen staatlichen Rechner aus, um Ihre Verzugszinsen zu berechnen.

Sie könnten auch eine kleine Notiz beifügen, um neue Kunden zu gewinnen. Schließlich ist es eine der schwierigsten Aufgaben für selbstständige Unternehmer, mehr Arbeit oder neue Aufträge zu finden. Fügen Sie bei der Rechnungsstellung an Kunden einen kleinen Hinweis hinzu, dass Sie einen Rabatt auf Ihre Dienstleistungen oder eine Empfehlungsprämie gewähren, wenn sie Sie einem neuen Kunden vorstellen oder erwähnen.