Top 10 der Software für Digitalagenturen

Der Markt für Digitalagenturen war noch nie so umkämpft wie heute.

Laut IBIS World – einem Marktforschungsunternehmen – gibt es allein im Bereich der digitalen Werbung 10.776 Unternehmen. Das ist ein Anstieg von 21,8 % gegenüber den Zahlen aus dem Jahr 2022, was Ihnen eines verdeutlichen sollte:

Sie stehen vor einer schwierigen Aufgabe, wenn Sie versuchen, großartige Kunden für Ihre Digitalagentur zu finden (und zu halten).

Den Berg zu erklimmen ist nicht unmöglich, solange man unterwegs Hilfe bekommt. Hier kommt die Software für Digitalagenturen ins Spiel – wenn sie richtig eingesetzt wird, kann sie Ihnen helfen, sich von der ständig wachsenden Konkurrenz abzuheben.

Die Tools für den Erfolg einer Agentur für digitales Marketing

Bevor wir uns mit den verschiedenen Arten von Software für Digitalagenturen befassen, die Ihnen zur Verfügung stehen, ist es wichtig zu definieren, was diese Software leistet.

Die Herausforderung dabei ist jedoch, dass es keine festgelegte Beschreibung gibt.

Software für Digitalagenturen kann vielen Zwecken dienen. Beispielsweise könnte es sich um die Software handeln, die Sie einsetzen, um Ihren Kunden Dienstleistungen anzubieten. Denken Sie an Photoshop für Grafikdesign oder SurferSEO, um Ihnen bei der Erstellung von Inhalten zu helfen. Alternativ könnte es sich um eine Software handeln, mit der Sie die Agentur selbst überwachen. In diesem Sinne kann digitale Agentursoftware Zeiterfassungs- und Projektmanagement-Apps integrieren.

Die beste Beschreibung für diese Art von Software lautet daher vielleicht wie folgt:

Jede Software, die für den erfolgreichen Betrieb Ihrer Agentur unerlässlich ist, ist digitale Agentursoftware.

Anhand dieser weit gefassten Definition können wir die von Ihnen verwendete Software in folgende Kategorien einteilen.

All-in-One-Agentur-Software

Datensilos sind eine der größten Herausforderungen in der modernen Geschäftswelt. Laut Entrepreneur verfügt ein durchschnittliches Unternehmen über etwa 2.000 solcher Silos. Ein Datensilo ist jeder noch so kleine Datenspeicher, der von einer Abteilung Ihrer Behörde kontrolliert wird. Diese Kontrolle ist nicht böswillig. Es bedeutet lediglich, dass die Daten aus einer Software oder einem Prozess stammen, die bzw. der vom Rest des Unternehmens isoliert ist. Das Problem hierbei ist, dass isolierte Daten schwer zu sammeln sind und nicht mit jeder anderen datengenerierenden Software, über die Sie verfügen, integriert sind. Das Ergebnis? Ihre Berichterstattung ist möglicherweise nicht korrekt, da es schwierig ist, alle Daten Ihres Unternehmens zusammenzuführen. Hier kommt die All-in-One-Agentursoftware ins Spiel. Sie vereinen mehrere Aspekte des Agenturmanagements an einem Ort und zentralisieren Ihre Daten, sodass Sie auf alle gleichzeitig zugreifen können.

1. Bonsai – Die beste All-in-One-Software für Digitalagenturen

Das Business-Management-Tool von Bonsai vereint Projektmanagement, Kundenbeziehungsmanagement, Rechnungsstellung und Zeiterfassung in einem Paket. Dadurch können Sie sehen, welche Projekte Sie für welche Kunden durchführen. Sie können auch Ressourcen zuweisen und sich einen Überblick über die finanzielle Lage der Agentur verschaffen.

CRM-Software

Apropos CRMs: Viele davon sind als eigenständige Softwareprodukte erhältlich. Ihre Agentur nutzt sie, um eine Datenbank mit Kunden (und potenziellen Kunden) zu führen, um die Interaktionen zu verwalten. In der Regel verwenden Ihre Vertriebs- und Marketingabteilungen diese Software, die über Funktionen verfügt, die diese Verwendung erleichtern. Ein gutes CRM-System ermöglicht es Ihnen beispielsweise, die Situation eines Kunden anzugeben, z. B. ob er ein aktives Projekt hat oder ob es sich um einen potenziellen Kunden handelt. Von dort aus können die Vertriebs- und Marketingteams entscheiden, welche Arten von Mitteilungen versendet werden sollen.

Bei der Auswahl eines CRM-Systems gibt es jedoch eine häufige Herausforderung:

Viele haben Schwierigkeiten, eine zu finden, die für ihre Agentur geeignet ist.

Tatsächlich geben 48 % der Vertriebsleiter an, dass ihr derzeitiges CRM-System nicht die Anforderungen erfüllt, die sie an es stellen. Wenn Sie also nach einem CRM-System suchen, sollten Sie über die grundlegenden Funktionen einer Kundendatenbank hinausdenken. Konzentrieren Sie sich darauf, was es darüber hinaus leisten kann – lässt es sich mit anderer Software integrieren und können Sie damit Kundenportale erstellen?

Projektmanagement-Software

Jedes Projekt, das Ihre Digitalagentur übernimmt, erfordert Management.

Nehmen wir als Beispiel die Entwicklung einer Website. Daran sind mehrere Spezialisten beteiligt. Sie benötigen den Designer sowie einen Entwickler, der sich um die Programmierung kümmert. Je nach den Anforderungen des Kunden benötigen Sie möglicherweise auch Content-Ersteller und Suchmaschinenoptimierungsspezialisten. Was eigentlich ein einfaches Projekt sein sollte, kann außer Kontrolle geraten, wenn Sie es nicht richtig verwalten.

Und das ist ein weit verbreitetes Problem.

Rund 70 % der Unternehmen geben an, dass sie jährlich mindestens ein Projekt scheitern sehen. Außerdem erfüllen nur 64 % der Projekte die während des anfänglichen Scoping-Prozesses festgelegten Ziele.

Projektmanagement-Software hilft einer Digitalagentur, solche Fehler zu vermeiden. In der Regel umfasst die Software Tools zur Zeiterfassung, Terminplanung und Ressourcenverwaltung, sowohl für Ihre Mitarbeiter als auch für Ihre Ausrüstung. Mit einer fortgeschritteneren Projektmanagement-Software können Sie möglicherweise auch Kundenportale erstellen und Dateien innerhalb der Software austauschen.

Rechnungs- und Budgetierungssoftware

Zahlungsverzug ist der Fluch digitaler Agenturen.

Das Problem betrifft auch mehr Unternehmen, als Sie vielleicht denken: 55 % der Unternehmen warten auf Zahlungen aus dem Geschäftsjahr 2022-23. Natürlich haben verspätete Zahlungen schreckliche Auswirkungen auf den Cashflow Ihrer Agentur. Sie benötigen das Ihnen zustehende Geld, um in neue Projekte und Marketing zu investieren. Wenn dieses Geld nicht hereinkommt, kommt Ihre Agentur zum Stillstand.

Rechnungsstellung und Budgetierung umfasst die Arten von Software für digitale Agenturen, die Ihnen bei der Lösung dieses Problems helfen. Auf der Basisebene ermöglicht Ihnen die Software, Rechnungen mit Ihrem Firmenlogo zu erstellen, die Sie an Ihre Kunden versenden können. Wenn Sie sich für eine höherwertige Rechnungssoftware entscheiden, erhalten Sie mehr Funktionen, um verspätete Zahlungen zu verhindern. Automatischer Rechnungsversand. Benachrichtigungen, wenn ein Kunde überfällig ist. Selbst detaillierte Berichte, die Ihren Rechnungsstatus und die Auswirkungen Ihrer in Rechnung gestellten Arbeiten auf Ihr Budget zeigen.

Software für die Bereitstellung von Dienstleistungen

Bisher haben alle untersuchten Arten von Software für Digitalagenturen den Managementaspekt der Führung einer Agentur abgedeckt.

Bei der Bereitstellung von Dienstleistungen dreht sich alles um die Software, die Sie tatsächlich zur Erbringung Ihrer Dienstleistungen verwenden.

Die Art dieser Softwarepakete hängt vollständig von Ihrer Agentur und den von ihr angebotenen Dienstleistungen ab. Beispielsweise kann eine Agentur für Content-Erstellung ein Tool zur Texterstellung – wie SurferSEO – verwenden und sogar KI-Texter einsetzen. Für das Webdesign fallen Tools wie WordPress und die Adobe-Suite unter diesen Begriff.

Betrachten Sie diese Software als eine notwendige Ausgabe, damit Sie Ihre Dienstleistungen für Kunden erbringen können.

Die beste Software für erfolgreiches Agenturmanagement finden – 6 wichtige Tipps

Um Ihre Digitalagentur effektiv zu verwalten, ist die Investition in die richtige Software von entscheidender Bedeutung. Erfolg hängt jedoch nicht nur von der Software ab, sondern auch von Ihren Fähigkeiten im Bereich des Ressourcenmanagements der Agentur. Eine gut geführte Agentur hat das Potenzial, die Effizienz und Gewinnmargen erheblich zu steigern.

Es ist klar, dass „Software für digitale Agenturen“ ein ziemlich breites Spektrum an Apps und Softwarepaketen abdeckt. Das könnte für einige Agenturinhaber eine Herausforderung sein – wie wählt man die richtige Software für sein Unternehmen aus?

Es gibt keine perfekte Strategie.

Die hier vorgestellten Tipps helfen Ihnen jedoch dabei, jede Agentur-Software, die Sie in Betracht ziehen, zu analysieren, damit Sie sich bei Ihrer Entscheidung sicherer fühlen können.

Tipp 1 – Beginnen Sie damit, Ihre Probleme aufzulisten

Was funktioniert in Ihrer Agentur nicht so, wie Sie es benötigen?

Diese Frage ist Ihr Ausgangspunkt. Die Antworten werden die Probleme aufzeigen, mit denen Sie in Ihrer Agentur zu kämpfen haben. Beispielsweise werden Sie möglicherweise nicht pünktlich bezahlt, weil Sie ein manuelles Rechnungsstellungssystem verwenden. Oder Sie überschreiten möglicherweise das Budget – und den Umfang – von Projekten, was zu Unzufriedenheit bei den Kunden führt. Diese Probleme wirken sich letztendlich auf Ihre gesamte Agentur aus. Aufgrund von Problemen bei der Rechnungsstellung sind Sie nicht so profitabel, wie Sie sein sollten. Sie geraten mit Kunden in Konflikt, da Sie deren Projekte nicht korrekt verwalten können. Wenn Ihre Probleme mit der Sicherung verteilter Geräte zusammenhängen, können Ihnen Tools wie Scalefusion dabei helfen, eine zentralisierte Kontrolle zu erlangen und den IT-Aufwand zu reduzieren.

Letztendlich gilt: Wenn etwas Ihrer Agentur schadet, müssen Sie sich damit auseinandersetzen.

Indem Sie Ihre Probleme auflisten, erreichen Sie zwei Ziele.

Zunächst ermitteln Sie, welche Art von Software Sie für Ihr Unternehmen benötigen. Im Beispiel der Rechnungsstellung wäre die naheliegende Software eine Lösung für die Rechnungsstellung und Abrechnung. Es könnte sich sogar um eine Komplettlösung handeln, insbesondere wenn Ihre Probleme darauf zurückzuführen sind, dass Sie die Rechnungsstellung nicht mit der tatsächlich geleisteten Arbeit verknüpfen können.

Zweitens werden Ihre Probleme zu Ihrer Checkliste für die digitale Agentursoftware, die Sie in Betracht ziehen. Wenn das Paket die Schmerzen nicht lindert, ist es Ihr Geld nicht wert.

Tipp 2 – Vergleichen Sie die Preise und Funktionen der Software

Viele der von Ihnen in Betracht gezogenen Softwarepakete arbeiten nach dem Geschäftsmodell „Software as a Service“ (SaaS). Das bedeutet, dass Sie eine wiederkehrende Gebühr – in der Regel monatlich – für den Zugang zur Software zahlen. Das Problem für Digitalagenturen besteht darin, dass sie oft zu viel für diese Software ausgeben. Erstaunliche 90 % der SaaS-Käufer zahlen zu viel.

Übermäßige Ausgaben verschlingen Ressourcen und schmälern Ihren Gewinn.

Sobald Sie also Ihre Schwachstellen kennen, besteht Ihr nächster Schritt aus zwei Schritten.

Beginnen Sie damit, diese Probleme den Funktionen gegenüberzustellen, die eine von Ihnen in Betracht gezogene Software für Digitalagenturen bietet. Wenn die Software das Problem löst, dann ist das großartig – sie kann auf Ihre Auswahlliste gesetzt werden. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie sich sofort zum Kauf entschließen sollten. Überzahlungen kommen häufig vor, weil Agenturen in Software investieren, die zwar ihre Anforderungen erfüllt, aber auch eine Vielzahl von Funktionen enthält, die sie gar nicht benötigen.

Das führt zum zweiten Teil des Schrittes – wägen Sie den Preis gegen das ab, was Sie benötigen.

Eine Software mit allen möglichen Funktionen kann eine umfangreiche Liste von Features enthalten, die Ihre Agentur gar nicht nutzen wird. Sie zahlen für diese Funktionen auch mehr als für eine abgespeckte Software, die alle grundlegenden Anforderungen erfüllt. Denken Sie langfristig über den Wert nach:

Ist das Tool das wert, was ich jetzt dafür bezahle, und wird es diesen Wert auch in Zukunft behalten?

Tipp 3 – Überprüfen Sie immer die Bewertungen

Über zwei Drittel (67,4 %) der Online-Kunden lesen zwischen einer und sechs Bewertungen, bevor sie sich zum Kauf entschließen. Fast ein Viertel (23,7 %) liest sogar noch mehr, wobei 14,6 % angaben, dass sie sich über 10 Bewertungen ansehen.

Schließen Sie sich diesen wählerischen Verbrauchern an, wenn Sie sich für eine Software für Digitalagenturen entscheiden.

Bewertungen sind Ihr Werkzeug, um die Marketing-Sprache auf der Website einer Software zu durchbrechen und zum Kern dessen zu gelangen, was sie bietet. Sie stammen aus den objektivsten Quellen, die man finden kann – von bestehenden Kunden, die ihre Erfahrungen teilen. Sie werden also nicht von dem Unternehmen beeinflusst, das die Software verkauft und natürlich möchte, dass Sie sie kaufen.

Was die Frage angeht, wo man diese Bewertungen finden kann, ist Google oft Ihr bester Freund. Wenn die Software über eine Google My Business-Seite verfügt, nutzen Sie diese, um sich ein Bild davon zu machen, was bestehende Kunden denken. Das Gleiche gilt für Social-Media-Seiten – schauen Sie sich die Kommentare zu den Beiträgen an.

Sie suchen hier nicht nur nach Kundenfeedback. Sie möchten auch sehen, wie gut der Softwareanbieter auf dieses Feedback reagiert. Schließlich wissen Sie, dass bei einem Service etwas schiefgehen kann. Aber wenn das Unternehmen versucht, Fehler wiedergutzumachen – wie Sie es auch tun würden –, können Sie zumindest erkennen, dass es sich um eine solide Kundenbetreuung bemüht.

Außerdem ein Wort zu den Erfahrungsberichten, die vom Entwickler der Software geteilt wurden:

Sie sind nützlich, aber sie werden auch geteilt, weil sie leuchten. Wenn Sie das gesamte Spektrum der Kundenmeinungen erfassen möchten, müssen Sie tiefer graben und neutrale Quellen heranziehen.

Tipp 4 – Beziehen Sie wichtige Stakeholder in die Entscheidungsfindung ein

Als Agenturinhaber haben Sie vielleicht das Gefühl, dass die Verantwortung für die Auswahl der Software für Ihre Digitalagentur allein auf Ihren Schultern lastet.

Das ist nicht der Fall.

Die von Ihnen ausgewählte Software wird in Ihrer gesamten Agentur eingesetzt werden. Es gibt also wichtige Interessengruppen, die Sie konsultieren sollten, bevor Sie Ihre Entscheidung treffen.

Die Konsultation beginnt mit allen Personen, die in der Agentur über Ihnen stehen. Für einen Eigentümer ist das kein Problem, es sei denn, Sie haben einen Vorstand, dem Sie Rechenschaft ablegen müssen. Aber auch wenn Sie keinen Vorstand haben, sollten Sie Führungskräfte oder die Geschäftsleitung in die Entscheidung einbeziehen. Ihr Finanzvorstand wird beispielsweise alle Details der von Ihnen gewählten Rechnungsstellungssoftware wissen wollen.

Als nächstes – die Mitarbeiter.

Dies sind die Personen, die die Software täglich verwenden werden. Das gilt sogar für eine All-in-One-Lösung für das Agenturmanagement. Ihre Mitarbeiter müssen weiterhin die Software verwenden, um Zeiten zu erfassen, Dateien auszutauschen und Aufgaben als erledigt zu markieren. Beziehen Sie diese Personen in Ihren Auswahlprozess mit ein. Schließlich ist eine Software für Digitalagenturen, die von Ihrem Team nicht angenommen wird, eine Geldverschwendung.

Sprechen Sie schließlich mit Ihren Kunden.

Sie werden die Software vielleicht nicht direkt nutzen – es sei denn, Sie entscheiden sich für ein Kundenportal –, aber sie werden davon betroffen sein. Sie werden wahrscheinlich nicht direkt mit ihnen über die Software sprechen, die Sie in Betracht ziehen. Sprechen Sie stattdessen mit ihnen über die Probleme, die sie bei der Zusammenarbeit mit Ihrer Agentur haben. So wie Sie zu Beginn Ihrer Suche die internen Probleme Ihrer Agentur berücksichtigt haben, könnten Ihnen auch die Herausforderungen Ihrer Kunden dabei helfen, die richtige Software zu finden.

Tipp 5 – Erstellen Sie eine Strategie für das Änderungsmanagement

Die Einführung jeder neuen Software führt zu Veränderungen in der Arbeitsweise Ihrer Agentur.

Das gilt für alle Arten von Software in diesem Artikel – egal, ob es sich um Dienstleistungs- oder Agenturmanagement-Software handelt, die Software wird Ihre Geschäftsabläufe verändern.

Unterschätzen Sie nicht die Auswirkungen, die diese Änderungen auf Ihre Agentur haben können. Laut Gartner scheitern etwa die Hälfte aller Unternehmensveränderungen, wobei nur 34 % als uneingeschränkter Erfolg zu werten sind. Das ist ein ziemlich schlechtes Verhältnis, weshalb Sie eine Strategie benötigen, die Ihnen hilft, den Wandel zu bewältigen.

Hier sind einige kurze Tipps, wie Sie diese Strategie entwickeln können:

• Das „Warum?“ kennen (und kommunizieren) – „Warum brauchen wir das?“ wird wahrscheinlich der erste Einwand sein, den Sie zu Ihrer neuen Software für digitale Agenturen hören werden. Sie brauchen eine klare Antwort – beispielsweise „Dadurch werden wir pünktlich bezahlt“ –, die Sie schnell kommunizieren können.
• Informieren Sie Ihre Mitarbeiter – Sie haben einen Teil dieser Grundlage bereits geschaffen, indem Sie Ihre Mitarbeiter in den Softwareauswahlprozess einbezogen haben. Weiter so! Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über den Zeitplan für die Umsetzung und alle erforderlichen Schulungen, die sie absolvieren müssen.
• Betonen Sie die Chancen – Manchmal werden Sie feststellen, dass Einwände nicht von der Abteilung kommen, die die Software nutzen wird. Sie werden aus anderen Bereichen kommen, beispielsweise aus Abteilungen, die mit den direkt Betroffenen interagieren. Ihr Ziel ist es, die Möglichkeit für alle sichtbar zu machen. Erläutern Sie, warum die Verbesserung eines Aspekts der Agentur durch neue Software sich positiv auf alle anderen Aspekte auswirken wird. Ein neues CRM-System kann beispielsweise Ihren Projektmanagern die Verfolgung des Kundenfortschritts erleichtern und sich positiv auf Vertrieb und Marketing auswirken.
• Sei das Vorbild – Der beste Weg, Veränderungen zu fördern, ist, selbst Teil dieser Veränderungen zu sein. Zeigen Sie Interesse an Ihrer neuen Software, auch wenn Sie sie nicht benötigen. Handeln Sie im Einklang mit der Veränderung – zeigen Sie eine positive Einstellung dazu – und seien Sie ein Vorbild für die Mitarbeiter Ihrer Agentur.

Tipp 6 – Vor dem Kauf testen

Selbst wenn Sie alle diese Tipps befolgen, sind Sie möglicherweise immer noch nicht sicher, ob die von Ihnen in Betracht gezogene Software für Digitalagenturen die richtige Wahl ist. Das ist in Ordnung. Es gibt unzählige Softwareoptionen auf dem Markt, daher ist es nur natürlich, dass man sich bei der Entscheidung überfordert fühlt.

Kostenlose Testversionen sind die Lösung. Eine Testphase kann Ihnen dabei helfen, Fragen zu beantworten, die das Marketing einer Software nicht beantwortet. Außerdem bieten sie Ihnen die Möglichkeit, sich – und Ihre Mitarbeiter – mit der Software vertraut zu machen, bevor Sie sich festlegen.

Die All-in-One-Agenturverwaltungssoftware Bonsai ist ein perfektes Beispiel dafür. Die kostenlose Testphase dauert sieben Tage, während derer Sie uneingeschränkten Zugriff erhalten. Nach Ablauf der Testphase werden Sie aufgefordert, sich für ein kostenpflichtiges Paket anzumelden, sind jedoch nicht dazu verpflichtet.

Nehmen Sie sich Zeit für diese Testversionen und geben Sie jeder Software, die Sie in Betracht ziehen, die Möglichkeit, ihren Wert unter Beweis zu stellen. Das bedeutet, dass Sie nicht mehrere Versuche gleichzeitig durchführen sollten – damit würden Sie Ihre Mitarbeiter nur verwirren. Nutzen Sie die Testversion in vollem Umfang, bevor Sie zur nächsten Software übergehen. Erstellen Sie Berichte, in denen Sie die Probleme hervorheben, die die Software gelöst hat – und alle, die sie nicht beheben konnte –, und Sie werden ein besseres Verständnis Ihrer Optionen gewinnen.

Die richtige Software für digitale Agenturen finden

Jede Suche nach einer Software für Digitalagenturen beginnt mit derselben Frage:

Welche Probleme muss meine Agentur lösen?

Ausgehend davon bestimmen Sie die Art von Software, die Ihren Anforderungen entspricht. Außerdem können Sie auf Ihren Antworten aufbauen, um bestimmte Prozesse oder Personalprobleme zu identifizieren, die sich auf Ihren Service auswirken.

Von da an geht es darum, sich die Zeit zu nehmen, um Ihre Optionen gründlich zu recherchieren. Eine übereilte Entscheidung kann dazu führen, dass Sie in Software investieren, die Ihren Anforderungen nicht entspricht. Nehmen Sie sich Zeit – und beziehen Sie Ihre Mitarbeiter mit ein –, während Sie Ihre Auswahlliste erstellen und jede Software testen. Schließlich sorgt eine gut investierte Zeit in der Anfangsphase dafür, dass Sie kein Geld durch die Wahl eines ineffizienten Softwarepakets verlieren.

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