Os 10 melhores softwares para agências digitais

O setor das agências digitais nunca foi tão competitivo como é atualmente.

De acordo com a IBIS World, uma empresa de pesquisa do setor, existem 10.776 empresas apenas no setor de publicidade digital. Isso representa um aumento de 21,8% em relação aos números de 2022, o que deve indicar uma coisa:

Você enfrenta uma batalha difícil ao tentar encontrar (e manter) bons clientes para sua agência digital.

Subir essa colina não é impossível, desde que você tenha ajuda ao longo do caminho. É aí que entra o software para agências digitais – quando bem utilizado, ele pode diferenciá-lo da concorrência cada vez maior.

As ferramentas para o sucesso das agências de marketing digital

Antes de abordar os tipos de software para agências digitais disponíveis, é importante definir o que esse software faz.

No entanto, o desafio aqui é que não há uma descrição definida.

O software para agências digitais pode servir para muitos fins. Por exemplo, pode ser o software que você utiliza para prestar serviços aos seus clientes. Pense no Photoshop para design gráfico ou no SurferSEO para ajudá-lo a criar conteúdo. Alternativamente, pode ser um software que você usa para supervisionar a própria agência. Nesse sentido, o software de agência digital pode incorporar aplicativos de controle de tempo e gerenciamento de projetos.

Portanto, talvez a melhor descrição desse tipo de software seja a seguinte:

Qualquer software essencial para o bom funcionamento da sua agência é um software para agências digitais.

Com base nessa definição ampla, podemos separar os softwares que você pode usar nas seguintes categorias.

Software completo para agências

O isolamento de dados é um dos principais desafios dos negócios modernos. De acordo com a revista Entrepreneur, uma empresa média pode ter cerca de 2.000 desses silos. Um silo de dados é qualquer repositório de dados — não importa quão pequeno — que é controlado por um departamento da sua agência. Esse controle não é malicioso. Significa simplesmente que os dados provêm de um software ou processo isolado do resto da empresa. A questão aqui é que os dados isolados são difíceis de reunir e não estão integrados com todos os outros softwares geradores de dados que você possui. O resultado? Seus relatórios podem não ser precisos, pois é difícil reunir todos os dados da sua empresa. É aí que entra o software de agência tudo-em-um. Eles reúnem vários aspectos da gestão da agência em um único lugar, centralizando seus dados para que você possa acessá-los de uma só vez.

1. Bonsai - O melhor software completo para agências digitais

A ferramenta de gestão empresarial da Bonsai combina ferramentas de gestão de projetos, gestão de relacionamento com clientes, faturamento e controle de tempo em um único pacote. Através dele, você pode ver quais projetos está executando e para quais clientes. Você também pode alocar recursos e obter uma visão geral da saúde financeira da agência.

software de CRM

Por falar em CRMs, muitos estão disponíveis como softwares independentes. Sua agência os utiliza para manter um banco de dados de clientes (e clientes em potencial) para ajudar a gerenciar as interações. Normalmente, seus departamentos de vendas e marketing utilizam esse software, que possui recursos para facilitar esse uso. Por exemplo, um bom CRM permite que você especifique a situação de um cliente, como se ele tem um projeto ativo ou se é um cliente potencial. A partir daí, as equipes de vendas e marketing podem determinar que tipos de comunicação enviar.

No entanto, há um desafio comum ao escolher um CRM:

Muitos têm dificuldade em encontrar um que seja adequado para sua agência.

Na verdade, 48% dos líderes de vendas afirmam que o CRM que possuem atualmente não cumpre as funções necessárias. Portanto, ao procurar um CRM, não se limite ao básico, ou seja, ao fato de ser um banco de dados de clientes. Concentre-se no que ele pode fazer além disso – ele se integra a outros softwares e você pode usá-lo para criar portais de clientes?

Software de gerenciamento de projetos

Cada projeto que sua agência digital assume requer gerenciamento.

Tomemos como exemplo o desenvolvimento de um site. Isso envolve vários especialistas. Você precisa do designer, juntamente com um desenvolvedor para lidar com a codificação. Dependendo dos requisitos do cliente, você também pode precisar de criadores de conteúdo e especialistas em otimização de mecanismos de busca. Um projeto que deveria ser simples pode sair do controle se você não o gerenciar corretamente.

E esse é um problema comum.

Cerca de 70% das empresas relatam ter pelo menos um projeto fracassado por ano. Além disso, apenas 64% dos projetos cumprem as metas especificadas durante o processo inicial de definição do escopo.

O software de gerenciamento de projetos ajuda uma agência digital a evitar essas falhas. Normalmente, o software incorpora ferramentas de controle de tempo, programação e gerenciamento de recursos, tanto para o seu pessoal quanto para o seu equipamento. Softwares de gerenciamento de projetos mais avançados também podem permitir que você crie portais para clientes e compartilhe arquivos dentro do software.

Software de faturamento e orçamento

O atraso nos pagamentos é o flagelo das agências digitais.

O problema também afeta mais empresas do que você imagina, com 55% delas aguardando pagamentos do ano fiscal de 2022-23. É claro que os atrasos nos pagamentos têm um efeito terrível no fluxo de caixa da sua agência. Você precisa do dinheiro que lhe é devido para investir em novos projetos e marketing. Se esse dinheiro não entrar, sua agência fica paralisada.

A faturação e orçamentação abrangem os tipos de software para agências digitais que o ajudam a resolver este problema. No nível básico, o software permite que você crie faturas com a marca da sua empresa para enviar aos seus clientes. Ao optar por softwares de faturamento de nível superior, você obtém mais recursos para evitar atrasos nos pagamentos. Envio automático de faturas. Notificações quando um cliente está em atraso. Até relatórios detalhados que mostram o status das suas faturas e o efeito que o trabalho faturado tem no seu orçamento.

Software de prestação de serviços

Até agora, os tipos de software para agências digitais analisados abrangem todos os aspectos administrativos da gestão de uma agência.

A prestação de serviços tem tudo a ver com o software que você realmente usa para prestar seus serviços.

A natureza desses pacotes de software depende inteiramente da sua agência e dos serviços que ela oferece. Por exemplo, uma agência de criação de conteúdo pode usar uma ferramenta de criação de textos – como o SurferSEO – e pode até mesmo aproveitar os criadores de textos com IA. Para web design, ferramentas como WordPress e o pacote Adobe se enquadram nessa categoria.

Pense neste software como uma despesa necessária para você prestar seus serviços aos clientes.

Encontrando o melhor software para o sucesso da gestão da agência – 6 dicas importantes

Para gerenciar sua agência digital de forma eficaz, é fundamental investir no software certo. No entanto, o sucesso não depende apenas do software; você também precisa ser hábil na gestão dos recursos da agência. Uma agência bem administrada tem o potencial de aumentar significativamente a eficiência e as margens de lucro.

É evidente que o termo “software para agências digitais” abrange uma gama bastante ampla de aplicativos e pacotes de software. Isso pode ser um desafio para alguns proprietários de agências – como escolher o software certo para o seu negócio?

Não existe uma estratégia perfeita.

No entanto, as dicas compartilhadas aqui ajudam você a analisar qualquer software de agência que esteja considerando, para que possa se sentir mais confiante em suas escolhas.

Dica 1 – Comece listando suas dificuldades

O que não está funcionando da maneira que você precisa em sua agência?

Essa pergunta é o seu ponto de partida. As respostas revelarão as dificuldades que você está enfrentando em sua agência. Por exemplo, talvez você não esteja recebendo seus pagamentos em dia porque utiliza um sistema de faturamento manual. Ou você pode estar excedendo o orçamento – e o escopo – dos projetos, deixando os clientes insatisfeitos. Esses problemas acabam afetando toda a sua agência. Você não está tendo a lucratividade que deveria devido a problemas de faturamento. Você está tendo atritos com os clientes, pois não consegue gerenciar os projetos deles corretamente. Se seus pontos fracos estão relacionados à segurança de dispositivos distribuídos, ferramentas como o Scalefusion podem ajudá-lo a obter controle centralizado e reduzir os custos gerais de TI.

Em última análise, se é algo que prejudica a sua agência, é uma necessidade que você precisa enfrentar.

Ao listar suas dores, você alcança dois objetivos.

Primeiro, identifique o tipo de software necessário para o seu negócio. No exemplo da faturação, o software óbvio poderia ser uma solução de faturação e cobrança. Pode até ser uma solução completa, especialmente se suas dificuldades decorrem da incapacidade de vincular o faturamento ao trabalho realmente realizado.

Em segundo lugar, suas dificuldades se tornam sua lista de verificação para o software de agência digital que você está considerando. Se o pacote não aliviar a dor, não vale a pena gastar seu dinheiro.

Dica 2 – Compare preços e recursos do software

Muitos dos pacotes de software que você considera operam o modelo de negócios “Software como Serviço” (SaaS). Isso significa que você paga uma taxa recorrente – normalmente mensal – para ter acesso ao software. O problema para as agências digitais é que muitas vezes acabam gastando demais com esse software. Surpreendentemente, 90% dos compradores de SaaS estão pagando a mais.

Os gastos excessivos consomem recursos e reduzem seus lucros.

Portanto, depois de identificar seus pontos fracos, o próximo passo é duplo.

Comece comparando essas dificuldades com os recursos oferecidos pelo software de agência digital que você está considerando. Se o software resolver o problema, ótimo – ele pode entrar na sua lista de finalistas. Mas isso não significa que você deva se precipitar na compra. O pagamento excessivo ocorre frequentemente porque as agências investem em software que faz o que precisam, juntamente com uma série de recursos que não necessitam.

Isso leva à segunda parte da etapa: compare o preço com o que você precisa.

Um software completo pode vir com uma extensa lista de recursos que sua agência não utilizará. Você também pagará mais por esses recursos do que pagaria por um software básico que cobre o essencial que você precisa. Pense no valor a longo prazo:

A ferramenta vale o que estou pagando agora e continuará a mostrar esse valor no futuro?

Dica 3 – Verifique sempre as avaliações

Mais de dois terços (67,4%) dos consumidores online leem entre uma e seis avaliações antes de se comprometerem com uma compra. Quase um quarto (23,7%) lê mais do que isso, com 14,6% afirmando que verificam mais de 10 avaliações.

Junte-se a esses consumidores exigentes ao escolher um software para agências digitais.

As avaliações são a sua ferramenta para ir além do discurso de marketing no site de um software e chegar ao cerne do que ele oferece. Elas vêm das fontes mais imparciais que você pode encontrar: clientes existentes que estão compartilhando suas experiências. Portanto, eles não são influenciados pela empresa que vende o software, que obviamente deseja que você compre.

Quanto a onde encontrar essas avaliações, o Google costuma ser seu melhor amigo. Se o software tiver uma página no Google Meu Negócio, use-a para ter uma ideia do que os clientes atuais pensam. O mesmo se aplica às páginas das redes sociais – entre e verifique os comentários que estão sendo feitos nas publicações.

Você não está apenas buscando feedback dos clientes aqui. Você também deseja observar como o fornecedor do software responde a esse feedback. Afinal, você sabe que as coisas podem dar errado com um serviço. Mas se a empresa tentar corrigir os erros – como você faria –, pelo menos você pode ver que ela oferece um atendimento ao cliente sólido.

Além disso, uma observação sobre os depoimentos compartilhados pelo desenvolvedor do software:

Elas são úteis, mas também são compartilhadas porque são brilhantes. Você precisará aprofundar sua pesquisa consultando fontes neutras se quiser obter o espectro completo das opiniões dos clientes.

Dica 4 – Envolva as principais partes interessadas na tomada de decisões

Como proprietário da agência, você pode sentir que a responsabilidade pela escolha do software para agências digitais recai exclusivamente sobre seus ombros.

Não é esse o caso.

O software que você escolher será usado em toda a sua agência. Portanto, há partes interessadas importantes a serem consultadas antes de tomar sua decisão.

A consulta começa com qualquer pessoa que esteja acima de você na agência. Para um proprietário, isso não é um problema, a menos que você tenha um conselho de administração ao qual prestar contas. Mas mesmo que você não tenha um conselho, convém envolver executivos ou a alta administração na decisão. Seu diretor financeiro, por exemplo, vai querer saber todos os detalhes do software de faturamento que você escolher.

A seguir – os funcionários.

Essas são as pessoas que usarão o software diariamente. Isso também se aplica a uma solução completa de gerenciamento de agências. Seus funcionários ainda precisam usar o software para controlar o tempo, compartilhar arquivos e concluir tarefas. Dê a essas pessoas uma palavra a dizer no seu processo de seleção. Afinal, um software de agência digital que não é adotado pela sua equipe é um desperdício de dinheiro.

Por fim, converse com seus clientes.

Eles podem não usar o software diretamente – a menos que você opte por um portal do cliente –, mas serão afetados por ele. Provavelmente você não falará diretamente com eles sobre o software que está considerando adquirir. Em vez disso, converse com eles sobre os problemas que têm ao trabalhar com a sua agência. Assim como você considerou as questões internas da sua agência quando iniciou sua pesquisa, os desafios do seu cliente podem guiá-lo até o software certo.

Dica 5 – Crie uma estratégia de gestão da mudança

A introdução de qualquer novo software resulta em mudanças na forma como sua agência conduz seus negócios.

Isso se aplica a todos os tipos de software mencionados neste artigo – seja relacionado a serviços ou gestão de agências, o software transformará a forma como você faz negócios.

Não subestime o impacto que essas mudanças podem ter na sua agência. De acordo com a Gartner, cerca de metade de todas as mudanças nas empresas fracassam, com apenas 34% sendo sucessos absolutos. Essa é uma proporção bastante baixa, e é por isso que você precisa de uma estratégia para ajudá-lo a gerenciar a mudança.

Aqui estão algumas dicas rápidas sobre como construir essa estratégia:

• Conheça (e comunique) o “porquê?” – “Por que precisamos disso?” provavelmente será a primeira objeção que você ouvirá em relação ao seu novo software de agência digital. Você precisa ter uma resposta clara – como “Isso nos ajudará a receber nossos pagamentos em dia” – que possa ser comunicada rapidamente.
• Informe seus funcionários – Você já cobriu parte dessa base ao envolver os funcionários no processo de seleção do software. Continue! Informe seus funcionários sobre o cronograma de implementação e qualquer treinamento que eles precisem concluir.
• Enfatize a oportunidade – Às vezes, você pode descobrir que as objeções não vêm do departamento específico que utilizará o software. Eles virão de outros lugares, como departamentos que interagem com os diretamente afetados. Seu objetivo é mostrar a oportunidade para todos. Comunique por que melhorar um aspecto da agência com um novo software terá um impacto positivo em todos os outros. Por exemplo, um novo CRM pode facilitar o acompanhamento do progresso dos clientes pelos gerentes de projeto, além de beneficiar as vendas e o marketing.
• Seja um exemplo – A melhor maneira de incentivar a mudança é fazer parte dela. Demonstre interesse pelo seu novo software, mesmo que não precise utilizá-lo. Aja em consonância com a mudança – demonstrando positividade em relação a ela – para servir de modelo para os funcionários da sua agência.

Dica 6 – Experimente antes de comprar

Mesmo depois de seguir todas essas dicas, você pode não ter certeza de que o software de agência digital que está considerando é a escolha certa. Tudo bem. Existem inúmeras opções de software disponíveis, por isso é natural sentir-se sobrecarregado ao tomar uma decisão.

As avaliações gratuitas são a resposta. Um período de avaliação pode ajudá-lo a responder a perguntas que o marketing de um software não responde. Eles também oferecem a oportunidade de você e sua equipe se familiarizarem com o software antes de se comprometerem.

O software de gestão de agências tudo-em-um Bonsai oferece um exemplo perfeito. O período de avaliação gratuita dura sete dias, durante os quais você tem acesso ilimitado. Após o término do período de avaliação, você será solicitado a se inscrever em um pacote pago, mas não há nenhuma obrigação.

Não tenha pressa com esses testes, dando a cada software que você está considerando a chance de mostrar seu valor. Isso significa que não se deve realizar vários testes ao mesmo tempo – você só vai confundir sua equipe com essa abordagem. Aproveite ao máximo o período de avaliação antes de passar para o próximo software. Crie relatórios destacando os problemas que o software resolveu — e aqueles que não conseguiu resolver — e você terá uma melhor compreensão das suas opções.

Encontre o software certo para agências digitais

Toda busca por um software para agências digitais começa com a mesma pergunta:

Que problemas a minha agência precisa resolver?

A partir desse ponto de partida, você determina o tipo de software adequado às suas necessidades. Além disso, você pode usar suas respostas para identificar processos específicos ou questões relacionadas a pessoas que afetam seu serviço.

A partir daí, é uma questão de dedicar tempo para pesquisar adequadamente suas opções. Uma decisão precipitada pode levá-lo a investir em um software que não atende às suas necessidades. Leve o tempo que for necessário – e envolva seus funcionários – ao elaborar sua lista de candidatos e testar cada software. Afinal, o tempo bem empregado nas fases iniciais garante que você não perca dinheiro ao escolher um pacote de software ineficiente.

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