Las 10 mejores agencias de software digital

El sector de las agencias digitales nunca ha sido tan competitivo como lo es ahora.

Según IBIS World, una empresa de investigación del sector, solo en el ámbito de la publicidad digital hay 10 776 empresas. Eso supone un aumento del 21,8 % con respecto a las cifras de 2022, lo que debería indicarte una cosa:

Encontrar (y retener) buenos clientes para tu agencia digital es una tarea ardua.

Escalar esa colina no es imposible siempre y cuando tengas ayuda en el camino. Ahí es donde entra en juego el software para agencias digitales: si se utiliza bien, puede diferenciarte del resto, que no deja de crecer.

Las herramientas para el éxito de las agencias de marketing digital

Antes de entrar en los tipos de software para agencias digitales que hay disponibles, es importante definir qué hace este software.

Sin embargo, el reto aquí es que no hay una descripción establecida.

El software para agencias digitales puede servir para muchos fines. Por ejemplo, podría ser el software que tiene instalado para prestar servicios a sus clientes. Piensa en Photoshop para el diseño gráfico o en SurferSEO para ayudarte a crear contenido. Alternativamente, podría ser un software que se utiliza para supervisar la propia agencia. En este sentido, el software de las agencias digitales puede incorporar aplicaciones de seguimiento del tiempo y gestión de proyectos.

Por lo tanto, quizás la mejor descripción de este tipo de software sea la siguiente:

Cualquier software que sea esencial para el buen funcionamiento de tu agencia es software para agencias digitales.

Tomando esa definición amplia, podemos clasificar el software que puedes utilizar en las siguientes categorías.

Software integral para agencias

El aislamiento de datos es uno de los principales retos de las empresas modernas. Según Entrepreneur, una empresa media puede tener alrededor de 2000 de estos silos. Un silo de datos es cualquier repositorio de datos, por pequeño que sea, controlado por un departamento de su agencia. Ese control no es malicioso. Simplemente significa que los datos provienen de un software o proceso que está aislado del resto de la empresa. El problema aquí es que los datos aislados son difíciles de recopilar y no están integrados con el resto del software de generación de datos que tienes. ¿El resultado? Es posible que sus informes no sean precisos, ya que resulta difícil recopilar todos los datos de su empresa. Ahí es donde entra en juego el software integral para agencias. Reúnen varios aspectos de la gestión de agencias en un solo lugar, centralizando tus datos para que puedas acceder a todos ellos a la vez.

1. Bonsai: el mejor software integral para agencias digitales

La herramienta de gestión empresarial de Bonsai combina herramientas de gestión de proyectos, gestión de relaciones con los clientes, facturación y control del tiempo en un solo paquete. A través de él, puedes ver qué proyectos estás llevando a cabo y para qué clientes. También puede asignar recursos y obtener una visión general de la salud financiera de la agencia.

software CRM

Hablando de CRM, muchos están disponibles como software independiente. Tu agencia los utiliza para mantener una base de datos de clientes (y clientes potenciales) con el fin de ayudar a gestionar las interacciones. Normalmente, los departamentos de ventas y marketing utilizan este software, que cuenta con funciones que facilitan su uso. Por ejemplo, un buen CRM te permite especificar la situación de un cliente, como si tiene un proyecto activo o si es un cliente potencial. A partir de ahí, los equipos de ventas y marketing pueden determinar qué tipos de comunicaciones enviar.

Sin embargo, hay un reto común a la hora de elegir un CRM:

Muchos tienen dificultades para encontrar uno que sea adecuado para su agencia.

De hecho, el 48 % de los responsables de ventas afirman que el CRM que tienen ahora no cumple con las funciones que necesitan. Por lo tanto, cuando busque un CRM, no se limite a lo básico, es decir, a que sea una base de datos de clientes. Céntrate en lo que puede hacer más allá de eso: ¿se integra con otro software y puedes utilizarlo para crear portales de clientes?

Software de gestión de proyectos

Cada proyecto que emprende tu agencia digital requiere gestión.

Tomemos como ejemplo el desarrollo de un sitio web. Eso implica a múltiples especialistas. Necesitas al diseñador, junto con un desarrollador que se encargue de la programación. Dependiendo de los requisitos del cliente, es posible que también necesite creadores de contenido y especialistas en optimización de motores de búsqueda. Lo que debería ser un proyecto sencillo puede descontrolarse si no se gestiona correctamente.

Y ese es un problema común.

Alrededor del 70 % de las empresas informan de que tienen al menos un proyecto fallido al año. Además, solo el 64 % de los proyectos cumplen los objetivos especificados durante el proceso inicial de definición del alcance.

El software de gestión de proyectos ayuda a las agencias digitales a evitar estos fallos. Por lo general, el software incorpora herramientas de seguimiento del tiempo, programación y gestión de recursos, tanto para su personal como para su equipo. Los programas de gestión de proyectos más avanzados también pueden permitirte crear portales para clientes y compartir archivos dentro del programa.

Software de facturación y presupuestación

Los retrasos en los pagos son la pesadilla de las agencias digitales.

El problema también afecta a más empresas de lo que se podría pensar, ya que el 55 % de las empresas están a la espera de pagos correspondientes al ejercicio fiscal 2022-23. Por supuesto, los retrasos en los pagos tienen un efecto terrible en el flujo de caja de tu agencia. Necesitas el dinero que te deben para invertir en nuevos proyectos y marketing. Si ese dinero no entra, tu agencia se estanca.

La facturación y la elaboración de presupuestos abarcan los tipos de software para agencias digitales que le ayudan a resolver este problema. En el nivel básico, el software te permite crear facturas con tu marca para enviar a tus clientes. Si opta por un software de facturación de gama alta, dispondrá de más funciones para evitar los retrasos en los pagos. Envío automático de facturas. Notificaciones cuando un cliente está atrasado en el pago. Incluso informes detallados que muestran el estado de tus facturas y el efecto que el trabajo facturado tiene en tu presupuesto.

Software de prestación de servicios

Hasta ahora, todos los tipos de software para agencias digitales examinados han cubierto el aspecto de la gestión de una agencia.

La prestación de servicios tiene que ver con el software que realmente utilizas para ofrecer tus servicios.

La naturaleza de estos paquetes de software depende totalmente de su agencia y de los servicios que ofrece. Por ejemplo, una agencia de creación de contenidos puede utilizar una herramienta de creación de textos, como SurferSEO, e incluso puede aprovechar los creadores de textos basados en IA. En cuanto al diseño web, herramientas como WordPress y la suite de Adobe entran dentro de esta categoría.

Considere este software como un gasto necesario para poder prestar sus servicios a los clientes.

Encontrar el mejor software para el éxito de la gestión de agencias: 6 consejos clave

Para gestionar eficazmente tu agencia digital, es fundamental invertir en el software adecuado. Sin embargo, el éxito no solo depende del software; también es necesario ser hábil en la gestión de los recursos de la agencia. Una agencia bien gestionada tiene el potencial de aumentar significativamente la eficiencia y los márgenes de beneficio.

Está claro que el término «software para agencias digitales» abarca una amplia gama de aplicaciones y paquetes de software. Esto podría suponer un reto para algunos propietarios de agencias: ¿cómo elegir el software adecuado para su negocio?

No existe una estrategia perfecta.

Sin embargo, los consejos que aquí se comparten te ayudarán a analizar cualquier software de agencia que estés considerando, para que puedas sentirte más seguro de tus elecciones.

Consejo 1: Empieza por enumerar tus problemas

¿Qué es lo que no funciona como debería en tu agencia?

Esa pregunta es tu punto de partida. Las respuestas revelarán los problemas que está experimentando en su agencia. Por ejemplo, es posible que no le paguen a tiempo porque tiene un sistema de facturación manual. O puede que te estés pasando del presupuesto y del alcance de los proyectos, lo que hace que los clientes no estén contentos. Estos problemas, en última instancia, afectan a toda su agencia. No estás obteniendo los beneficios que deberías debido a problemas de facturación. Estás teniendo problemas con los clientes porque no puedes gestionar sus proyectos correctamente. Si sus puntos débiles están relacionados con la seguridad de los dispositivos distribuidos, herramientas como Scalefusion pueden ayudarle a obtener un control centralizado y reducir los gastos generales de TI.

En última instancia, si es algo que perjudica a tu agencia, es una necesidad a la que debes hacer frente.

Al enumerar tus dolores, logras dos objetivos.

En primer lugar, identifica el tipo de software que necesita para su negocio. En el ejemplo de la facturación, el software más obvio podría ser una solución de facturación y cobro. Incluso puede ser una solución integral, especialmente si sus problemas se deben a que no ha vinculado la facturación con el trabajo realmente realizado.

En segundo lugar, tus dificultades se convierten en tu lista de requisitos para el software de agencia digital que estás considerando. Si el paquete no alivia el dolor, no vale la pena gastar tu dinero en él.

Consejo 2: compare los precios y las características del software

Muchos de los paquetes de software que usted considera operan con el modelo de negocio «Software como servicio» (SaaS). Esto significa que usted paga una cuota periódica, normalmente mensual, por el acceso al software. El problema para las agencias digitales es que a menudo terminan gastando demasiado en este software. Un sorprendente 90 % de los compradores de SaaS están pagando de más.

El gasto excesivo consume recursos y reduce sus ganancias.

Por lo tanto, una vez que conozcas tus puntos débiles, el siguiente paso es doble.

Empieza por comparar esos inconvenientes con las características que ofrece el software de agencia digital que estás considerando. Si el software resuelve el problema, estupendo: puede incluirlo en su lista de candidatos. Pero eso no significa que debas lanzarte directamente a comprar. El sobrepago suele producirse porque las agencias invierten en software que hace lo que necesitan, junto con una serie de funciones que no necesitan.

Esto nos lleva a la segunda parte del paso: sopesar el precio en relación con lo que necesitas.

Un software con todas las funciones puede incluir una extensa lista de características que tu agencia no utilizará. También pagarás más por esas funciones que por un software básico que cubra las necesidades que necesitas. Piensa en el valor a largo plazo:

¿Vale la herramienta lo que estoy pagando ahora y seguirá valiendo lo mismo en el futuro?

Consejo 3: comprueba siempre las reseñas

Más de dos tercios (67,4 %) de los consumidores online leen entre una y seis reseñas antes de decidirse a comprar. Casi una cuarta parte (23,7 %) lee más que eso, y el 14,6 % afirma que consulta más de 10 reseñas.

Únete a las filas de estos consumidores exigentes a la hora de elegir un software para agencias digitales.

Las reseñas son tu herramienta para atravesar el lenguaje comercial de la página web de un software y llegar a lo esencial de lo que ofrece. Provienen de las fuentes más imparciales que se pueden encontrar: clientes actuales que comparten sus experiencias. Por lo tanto, no están influenciados por la empresa que vende el software, que obviamente quiere que lo compres.

En cuanto a dónde encontrar estas reseñas, Google suele ser tu mejor aliado. Si el software tiene una página de Google My Business, utilícela para hacerse una idea de lo que opinan los clientes actuales. Lo mismo ocurre con las páginas de redes sociales: entra y comprueba los comentarios que se hacen en las publicaciones.

Aquí no solo buscas opiniones de los clientes. También querrás ver cómo responde el proveedor del software a esos comentarios. Después de todo, sabes que las cosas pueden salir mal con un servicio. Pero si la empresa intenta compensar los errores, como harías tú, al menos puedes ver que ofrece una sólida atención al cliente.

Además, unas palabras sobre los testimonios compartidos por el desarrollador del software:

Son útiles, pero también se comparten porque brillan. Si quieres conocer todas las opiniones de los clientes, tendrás que profundizar más y consultar fuentes neutrales.

Consejo 4: Involucre a las partes interesadas clave en la toma de decisiones.

Como propietario de la agencia, es posible que sienta que la responsabilidad de elegir el software para agencias digitales recae únicamente sobre sus hombros.

No es así.

El software que elijas se utilizará en toda tu agencia. Por lo tanto, hay partes interesadas clave a las que hay que consultar antes de tomar una decisión.

La consulta comienza con cualquier persona que esté por encima de usted en la agencia. Para un propietario, eso no es un problema, a menos que tenga una junta directiva a la que responder. Pero incluso si no tienes una junta directiva, te interesará involucrar a los ejecutivos o a la alta dirección en la decisión. Tu director financiero, por ejemplo, querrá conocer todos los detalles del software de facturación que elijas.

Lo siguiente: los empleados.

Estas son las personas que utilizarán el software a diario. Eso es lo que ocurre incluso con una solución integral de gestión de agencias. Tu personal aún necesita utilizar el software para realizar el seguimiento del tiempo, compartir archivos y completar tareas. Permita que esas personas participen en su proceso de selección. Después de todo, un software para agencias digitales que no sea adoptado por tu equipo será una pérdida de dinero.

Por último, habla con tus clientes.

Puede que no utilicen el software directamente, a menos que elijas un portal para clientes, pero se verán afectados por él. Probablemente no les hablarás directamente sobre el software que estás considerando. En su lugar, hable con ellos sobre los problemas que tienen al trabajar con su agencia. Por mucho que hayas tenido en cuenta los problemas internos de tu agencia al iniciar tu búsqueda, los retos de tu cliente podrían guiarte hacia el software adecuado.

Consejo 5: cree una estrategia de gestión del cambio.

La introducción de cualquier nuevo software conlleva cambios en la forma de trabajar de su agencia.

Esto se aplica a todos los tipos de software mencionados en este artículo: ya sea relacionado con la gestión de servicios o de agencias, el software transformará la forma en que usted hace negocios.

No subestimes el impacto que estos cambios pueden tener en tu agencia. Según Gartner, alrededor de la mitad de todos los cambios empresariales fracasan, y solo el 34 % son éxitos rotundos. Es una proporción bastante baja, por lo que necesitas una estrategia que te ayude a gestionar el cambio.

Aquí tienes algunos consejos rápidos sobre cómo desarrollar esa estrategia:

• Conozca (y comunique) el «¿por qué?». «¿Por qué necesitamos esto?» probablemente será la primera objeción que escuchará sobre su nuevo software para agencias digitales. Necesitas tener una respuesta clara, como «Nos ayudará a cobrar a tiempo», que puedas comunicar rápidamente.
• Informe a sus empleados: ya ha cubierto parte de esta base al involucrar a los empleados en el proceso de selección del software. ¡Sigue adelante! Informe a sus empleados sobre el calendario de implementación y cualquier formación que deban completar.
• Haga hincapié en la oportunidad: a veces, es posible que las objeciones no provengan del departamento específico que utilizará el software. Vendrán de otros lugares, como departamentos que interactúan con los directamente afectados. Tu objetivo es mostrar la oportunidad a todo el mundo. Explique por qué mejorar un aspecto de la agencia con un nuevo software tendrá un impacto positivo en todos los demás. Por ejemplo, un nuevo CRM puede facilitar a los gestores de proyectos el seguimiento del progreso de los clientes, además de beneficiar a las ventas y al marketing.
• Sé un modelo a seguir: la mejor manera de fomentar el cambio es formar parte de él. Muestra interés por tu nuevo software, aunque no lo necesites utilizar. Actúa en consonancia con el cambio, mostrando una actitud positiva al respecto, para servir de modelo a seguir para el personal de tu agencia.

Consejo 6: Prueba antes de comprar

Incluso después de seguir todos estos consejos, es posible que no estés seguro de que el software de agencia digital que estás considerando sea la opción adecuada. No pasa nada. Hay muchísimas opciones de software disponibles, por lo que es normal sentirse abrumado a la hora de tomar una decisión.

Las pruebas gratuitas son la solución. Un periodo de prueba puede ayudarte a responder preguntas que el marketing de un software no responde. También te dan la oportunidad de familiarizarte, y a tu gente, con el software antes de comprometerte.

El software integral de gestión de agencias Bonsai es un ejemplo perfecto. La prueba gratuita dura siete días, durante los cuales tendrás acceso ilimitado. Una vez finalizado el periodo de prueba, se le pedirá que se suscriba a un paquete de pago, aunque no tiene ninguna obligación de hacerlo.

Tómate tu tiempo con estas pruebas y dale a cada software que estés considerando la oportunidad de demostrar su valor. Eso significa que no se pueden realizar varios ensayos a la vez, ya que ese enfoque solo confundirá a su personal. Aprovecha al máximo la versión de prueba antes de pasar al siguiente software. Cree informes que destaquen los problemas que el software ha resuelto —y aquellos que no ha podido solucionar— y comprenderá mejor sus opciones.

Encuentre el software adecuado para su agencia digital

Toda búsqueda de software para agencias digitales comienza con la misma pregunta:

¿Qué problemas debe resolver mi agencia?

A partir de ahí, usted determina el tipo de software que se adapta mejor a sus necesidades. Además, puede basarse en sus respuestas para identificar procesos específicos o problemas relacionados con el personal que afectan a su servicio.

A partir de ahí, solo hay que dedicar tiempo a investigar adecuadamente las opciones disponibles. Una decisión precipitada es aquella que podría llevarte a invertir en un software que no se ajusta a tus necesidades. Tómese su tiempo e involucre a sus empleados mientras elabora su lista de candidatos y prueba cada software. Después de todo, dedicar tiempo a las primeras fases garantiza que no se pierda dinero al elegir un paquete de software ineficaz.

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