Coaching-Aufnahmeformular: 6 wesentliche Schritte für 2025

Ein Coaching-Aufnahmeformular ist ein wichtiges Instrument, um eine produktive Beziehung zwischen Klient und Coach aufzubauen. Es dient dazu, wichtige Kundeninformationen zu sammeln, um sicherzustellen, dass die Coaching-Sitzungen auf die individuellen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Um ein effektives Anmeldeformular zu erstellen, fügen Sie Abschnitte für persönliche Angaben, Coaching-Ziele und logistische Details ein. Verwenden Sie Tools wie Bonsai, um den Prozess zu automatisieren und zu personalisieren und so das Onboarding-Erlebnis zu verbessern. Durch einen strukturierten Ansatz können Coaches die Zufriedenheit ihrer Kunden verbessern und ihre Arbeitsabläufe optimieren, was letztendlich zu erfolgreicheren Coaching-Ergebnissen führt. Im Jahr 2025 ist es entscheidend, sich über die neuesten Techniken zur Formularerstellung auf dem Laufenden zu halten, um in der Coaching-Branche wettbewerbsfähig zu bleiben.

Eine der wichtigsten Phasen des Coachings ist der Aufnahmeprozess, der auch als Ausgangspunkt für eine langfristige Arbeitsbeziehung dienen kann. Dieser Prozess dient nicht nur dazu, alle Fakten zu sammeln, die Sie für die Analyse benötigen, um Ihren Kunden kompetent zu beraten, sondern Sie müssen auch sicherstellen, dass Ihre Beziehung angenehm und produktiv ist.

Auch wenn diese erste Sitzung eine Herausforderung sein und schwer zu bewältigen sein kann, gibt es mehrere Ressourcen, die Ihnen helfen können, sich umfassend vorzubereiten und Ihnen dabei helfen, zu entscheiden, wie Sie vorgehen sollten. Wir haben eine hervorragende Checkliste für die Erstberatung vorbereitet, die Ihnen diese Tools näherbringt und Ihnen praktische Tipps gibt, damit Sie auf dem richtigen Weg sind.

Egal, ob Sie gerade erst mit Ihrer Praxis beginnen oder Ihr Unternehmen bereits boomt, Sie sollten sich das ansehen und sicherstellen, dass Sie nichts verpassen.

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6 wichtige Punkte für eine erfolgreiche Erstberatung

Bei einem Erstgespräch geht es darum, die Weichen zu stellen, die Ziele und die Geschichte Ihres Kunden zu verstehen und vor allem Erwartungen zu steuern. Gleichzeitig sollten Sie einige administrative Details klären und sicherstellen, dass keine Fragen offen bleiben, bevor Ihr Kunde sich bereit erklärt, mit Ihnen zusammenzuarbeiten. Hier sind 6 wesentliche Elemente, die Sie in alle Ihre Intake-Coaching-Sitzungen einbauen sollten, um dies zu erreichen.

Kundenaufnahmeformulare implementieren

Kundenaufnahmeformulare können ein wirkungsvolles Instrument sein, um den Hintergrund Ihrer Kunden zu verstehen und äußerst nützliche Erkenntnisse für Ihre erste Coaching-Sitzung zu gewinnen. Ein Aufnahmeformular für Coaching-Kunden ist eine Reihe strategischer Fragen, die darauf abzielen, die Herausforderungen, Anliegen, Motivationen, Interessen und sogar den Lernstil Ihres Kunden zu ermitteln. Sie können diese Informationen nutzen, um Ihre erste Sitzung zu planen, damit sie produktiv ist und alle notwendigen Themen abdeckt.

Dieses Formular umfasst in der Regel grundlegende Angaben wie Name und Kontaktdaten, aber auch tiefergehende und persönlichere Fragen, beispielsweise die Aufforderung an Ihren Kunden, eine schmerzhafte Situation zu beschreiben, mit der er gerade zu kämpfen hat. Während einige Coaches diese Fragen persönlich (während des Erstgesprächs) stellen, ist es weitaus effektiver und bequemer, vorab ein Formular zu verschicken, da Sie so besser darauf vorbereitet sind, Folgefragen zu stellen, um die Bedürfnisse Ihres Kunden besser zu verstehen.

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Halten Sie Ihre Unterlagen bereit

Ein weiterer großer Vorteil des vorzeitigen Versendens eines Aufnahmeformulars besteht darin, dass Sie einen Coaching-Vertrag oder -Vorschlag entwerfen können, den Sie Ihrem Kunden am Ende der ersten Sitzung vorlegen können. Ihr Kunde entscheidet sich vielleicht sofort für eine Anmeldung oder bittet um Bedenkzeit, aber wenn Sie Ihr Angebot gleich beim ersten Termin präsentieren, haben Sie viele Vorteile: Sie können Ihre Pakete ausführlich erläutern, Fragen sofort beantworten und sich besser verkaufen, wenn Sie merken, dass Ihr Kunde noch nicht ganz überzeugt ist.

Beachten Sie bitte: Wenn Ihr Aufnahmeformular nicht genügend Informationen enthält oder Sie gar kein Formular geschickt haben, warten Sie am besten, bis Sie die Aufnahmesitzung abgeschlossen haben, und senden Sie innerhalb von 1–3 Tagen danach einen schriftlichen Coaching-Vorschlag. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass Sie über alle erforderlichen Informationen verfügen und nichts anbieten, was Sie nicht liefern können.

Je nach Art der von Ihnen angebotenen Coaching-Dienstleistungen sollten Sie möglicherweise auch Offenlegungsformulare wie eine Einverständniserklärung, eine Social-Media-Richtlinie oder ein Formular zur Freigabe von Informationen vorbereiten. Diese sollten vor Beginn der Sitzung anerkannt und unterzeichnet werden, insbesondere wenn Sie mit sensiblen Unternehmensinformationen zu tun haben (in der Regel bei Business- und Führungskräfte-Coaching).

Wichtige Fragen vorbereiten

Die „richtigen“ Fragen, die Sie während des Erstgesprächs stellen sollten, hängen von den Problemen ab, mit denen Ihr Kunde konfrontiert ist. Dennoch gibt es einige Fragen, die in fast jeder Aufnahmesitzung hilfreich sind und die Sie jedes Mal einbauen sollten. Sie sollten sich immer erkundigen, was der Kunde mit dem Coaching-Programm erreichen möchte (kurz-, mittel- und langfristig), und versuchen herauszufinden, wie er gecoacht werden möchte.

Natürlich sollte Ihr Aufnahmeformular Ihnen eine solide Grundlage für die Erstellung eines kurzen, aber aussagekräftigen Fragebogens bieten, aber hier sind einige Beispiele, um Ihnen eine bessere Vorstellung zu vermitteln.

• Was führt Sie hierher?
• Haben Sie schon einmal an einem Business-/Life-Coaching-Programm teilgenommen?
• Welche Eigenschaften sollte der ideale Trainer mitbringen?
• Beschreiben Sie Ihren typischen Tagesablauf.
• Welche positiven Veränderungen würdest du in deinem Leben vornehmen, wenn du einen Zauberstab hättest?
• Welche Ergebnisse erhoffen Sie sich vom Coaching-Programm? Woher wissen Sie, wann Sie bereit sind, aufzuhören?
• Welche Methoden haben Sie bereits ausprobiert, um das Problem zu lösen?
• Wie kann ich Ihnen bei diesem Prozess am besten helfen? Was raten Sie mir?
• Haben Sie irgendwelche Fragen an mich?

Schreiben Sie alle Ihre Coaching-Fragen auf und notieren Sie sich die Antworten (während Sie weiterhin aktiv zuhören, damit sich Ihre Kunden nicht unwohl fühlen).

Diskutieren Sie Ihre Coaching-Philosophie

Sie möchten sicherstellen, dass Ihr Kunde gut zu Ihnen passt, aber Sie müssen auch sicherstellen, dass Sie gut zu ihm passen. Eine gute Möglichkeit hierfür ist, Ihre Coaching-Philosophie während Ihres Erstgesprächs zu besprechen. Geben Sie ihnen einen umfassenden Einblick in Ihre Ideale, Werte und Standards sowie in das Warum und Wie Ihrer Dienstleistungen für Ihre Kunden. Sie können dies effektiv tun, indem Sie Folgendes klar definieren:

• Was motiviert Sie dazu, als Coach zu arbeiten?
• Was für ein Trainer möchten Sie werden?
• Was möchte ich mit Ihren Kunden erreichen?
• Warum eignen Sie sich gut für das Coaching?
• Loben Sie die Großartigkeit Ihres Kunden und geben Sie sich mit nichts Geringerem zufrieden?
• Nehmen Sie an jeder einzelnen Coaching-Sitzung voll und ganz teil?
• Mit welcher Art von Kunden möchten Sie zusammenarbeiten?
• Wie sehen Sie persönlich den Veränderungsprozess?
• Welche Werte werden Sie persönlich jedem Kunden vermitteln?

Dies ist eine großartige Möglichkeit, Ihren Kunden zu ermöglichen, zu entscheiden, ob ihre Werte mit Ihren übereinstimmen und ob sie sich wohl dabei fühlen, weiterzumachen.

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Erwartungen definieren

Während Ihrer ersten Coaching-Sitzung sollten Sie die Erwartungen an die Beziehung zwischen Klient und Coach klar darlegen und andere wichtige Aspekte des Coaching-Prozesses besprechen, über die Einigkeit bestehen muss. Zunächst einmal ist es wichtig zu klären, was Coaching ist und was es nicht ist, und deutlich zu machen, dass es nicht als Ersatz für eine Therapie angesehen/genutzt werden sollte und dass der Klient für seine eigenen Handlungen verantwortlich ist.

Erklären Sie anschließend, was sie von jedem Treffen mit Ihnen erwarten können, einschließlich der Struktur und des Formats der Sitzungen, der Herausforderungen, die dabei auftreten können, der für die Sitzungen benötigten Materialien (Stifte, Papier, Tagebücher usw.) und wer für deren Bereitstellung verantwortlich ist, sowie der Grundregeln für den Fall einer Verspätung oder eines versäumten Termins. Sie können auch Ihre bevorzugten Kommunikationsmethoden und Ihre voraussichtliche Verfügbarkeit zwischen den Sitzungen besprechen.

Klären Sie abschließend, was Sie während des Coaching-Programms von Ihrem Kunden erwarten. Sie sollten sich dazu verpflichten, offen und konzentriert zu bleiben und stets ehrlich zu kommunizieren. Stellen Sie sicher, dass Ihr Kunde versteht, dass Veränderungen nicht von alleine kommen und dass Sie zwar da sein werden, um ihn so gut wie möglich zu ermutigen und zu unterstützen, er aber bereit sein muss, Maßnahmen zu ergreifen und sich den Konsequenzen zu stellen.

Nächste Schritte klären

Gegen Ende des Erstgesprächs sollten Sie eine ziemlich gute Vorstellung davon haben, ob Sie diesem neuen Kunden helfen können und ob Sie gut zusammenpassen. Hier können Sie entweder Ihren Vorschlag präsentieren (sofern Sie einen entsprechenden Entwurf erstellt haben) und festlegen, wie es weitergeht. Wenn Ihr Kunde nach diesem Gespräch bereit ist, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, können Sie ihm erklären, ob er mit einem formellen Vertrag rechnen kann (sehr empfehlenswert) und wie und wann er die Zahlung leisten soll (Ihre Preise und Zahlungsbedingungen sollten in Ihrem Angebot angegeben sein).

Wenn Ihr potenzieller Kunde noch unentschlossen ist und um mehr Zeit bittet, teilen Sie ihm mit, wann und wie Sie sich wieder melden werden. Wenn Sie Ihr Angebot bereits unterbreitet haben, setzen Sie ihnen eine Frist, um sicherzustellen, dass Ihr Angebot und Ihre Preise noch gültig sind. Wenn Sie kein Angebot unterbreitet haben, teilen Sie ihnen mit, wann sie mit Ihrem Vorschlag rechnen können und wie sie die nächste Sitzung planen können, wenn sie interessiert sind.

Optimieren Sie Ihren Coaching-Prozess mit Bonsai

Hoffentlich war diese umfassende Checkliste für die Erstgespräche eine große Hilfe und Sie konnten wichtige Elemente identifizieren, die Sie in Ihren Coaching-Prozess integrieren sollten. Wenn Sie Hilfe benötigen, bietet Ihnen die All-in-One-Produktsuite von Bonsai zahlreiche hervorragende Verwaltungstools, die Sie weiterbringen. Sie können unsere vollständig anpassbaren Vorlagen für Coaching-Angebote und Verträge, Kundenaufnahmeformulare sowie unsere komplette Rechnungsstellungssoftware nutzen, um Ihren Kunden nahtlos und präzise Rechnungen zu stellen.

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