Formulario de admisión al coaching: 6 pasos esenciales para 2025

El formulario de admisión al coaching es una herramienta fundamental para establecer una relación productiva entre el cliente y el coach. Sirve para recopilar información esencial sobre el cliente, garantizando que las sesiones de coaching se adapten a las necesidades individuales. Para crear un formulario de admisión eficaz, incluye secciones para la información personal, los objetivos de coaching y los detalles logísticos. Utiliza herramientas como Bonsai para automatizar y personalizar el proceso, mejorando la experiencia de incorporación. Al seguir un enfoque estructurado, los coaches pueden mejorar la satisfacción de los clientes y optimizar su flujo de trabajo, lo que en última instancia conduce a resultados de coaching más exitosos. En 2025, mantenerse al día con las últimas técnicas de creación de formularios será fundamental para mantener una ventaja competitiva en el sector del coaching.

Una de las fases más importantes del coaching es el proceso de admisión, que también puede servir como punto de partida para una relación laboral duradera. Este proceso no solo sirve para recopilar toda la información que necesita para analizar y ayudar a su cliente de manera informada, sino que también debe asegurarse de que su relación sea agradable y productiva.

Aunque esta primera sesión puede resultar difícil y complicada de equilibrar, existen varios recursos que pueden ayudarte a prepararte adecuadamente y orientarte a la hora de decidir cómo abordarla. Hemos preparado una excelente lista de verificación para la sesión de admisión que le guiará a través de estas herramientas y le proporcionará consejos prácticos para encaminarle por el buen camino.

Tanto si acabas de empezar en tu práctica como si tu negocio ya está en pleno auge, te interesará echar un vistazo y asegurarte de que no te estás perdiendo nada.

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6 elementos esenciales para triunfar en tu sesión de coaching inicial

Una sesión inicial sirve para sentar las bases: comprender los objetivos y la historia de tu cliente y, lo más importante, gestionar sus expectativas. Al mismo tiempo, querrás cubrir algunos detalles administrativos y asegurarte de que no queden dudas sin resolver antes de que tu cliente acepte trabajar contigo. Aquí tienes 6 elementos esenciales que debes incorporar a todas tus sesiones de coaching iniciales para lograrlo.

Implementar formularios de admisión de clientes

Los formularios de admisión de clientes pueden ser una herramienta muy útil para comprender los antecedentes de tus clientes y obtener información muy valiosa para tu primera sesión de coaching. Un formulario de admisión para clientes de coaching es un conjunto de preguntas estratégicas destinadas a descubrir los retos, preocupaciones, motivaciones, intereses e incluso el estilo de aprendizaje de tu cliente. Puede utilizar esta información para planificar su primera sesión y asegurarse de que sea productiva y cubra todos los temas necesarios.

Este formulario suele abarcar desde aspectos básicos, como el nombre y la información de contacto, hasta preguntas más profundas y personales, como pedir a tu cliente que describa una situación dolorosa a la que se enfrenta. Aunque algunos coaches optan por hacer estas preguntas en persona (durante la sesión inicial), enviar un formulario con antelación es mucho más eficaz y conveniente, ya que así estarás preparado para hacer preguntas de seguimiento y comprender mejor las necesidades de tu cliente.

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Tenga su documentación lista

Otra gran ventaja de enviar un formulario de admisión con antelación es que puedes redactar un acuerdo o propuesta de coaching para presentar a tu cliente al final de la primera sesión. Tu cliente puede decidir inscribirse en el acto o pedir más tiempo para pensarlo, pero presentar tu oferta en la primera sesión te dará muchas ventajas: podrás explicar tus paquetes en detalle, responder a cualquier pregunta que surja y venderte mejor si notas que tu cliente no está convencido.

Ten en cuenta que, si tu formulario de admisión no recopiló suficiente información, o si no enviaste ninguno, lo mejor es esperar hasta que hayas terminado la sesión de admisión y enviar una propuesta de coaching por escrito en un plazo de 1 a 3 días después. De esta manera, te asegurarás de tener toda la información que necesitas y no ofrecerás algo que no puedes cumplir.

Dependiendo del tipo de servicios de coaching que ofrezcas, es posible que también desees preparar formularios de divulgación, como un consentimiento informado, una política de redes sociales o un formulario de divulgación de información. Estos deben ser reconocidos y firmados antes de comenzar la sesión, especialmente si se trata de información confidencial de la empresa (normalmente en el caso del coaching empresarial y ejecutivo).

Prepare preguntas importantes

Las preguntas «correctas» que se deben hacer durante la sesión inicial dependerán de los problemas a los que se enfrente su cliente. No obstante, hay algunas preguntas que resultan útiles en casi todas las sesiones de admisión, y debes incorporarlas cada vez. Es importante asegurarse de preguntar siempre qué es lo que el cliente quiere conseguir con el programa de coaching (a corto, medio y largo plazo) e intentar averiguar cómo le gustaría que se le entrenara.

Por supuesto, tu formulario de admisión debería proporcionarte una base sólida para preparar un cuestionario breve pero eficaz, pero aquí tienes algunos ejemplos para que te hagas una idea más clara.

• ¿Qué te trae por aquí?
• ¿Alguna vez has participado en un programa de coaching empresarial o personal?
• ¿Qué cualidades debería tener el entrenador ideal?
• Describe tu día habitual.
• ¿Qué cambios positivos harías en tu vida si tuvieras una varita mágica?
• ¿Qué resultados esperas obtener del programa de coaching? ¿Cómo sabrás cuándo estás preparado para terminar?
• ¿Qué métodos ha probado ya para abordar el problema?
• ¿Cómo puedo ayudarte mejor durante el proceso? ¿Qué consejo me darías?
• ¿Tienes alguna pregunta para mí?

Anota todas tus preguntas de coaching y asegúrate de tomar nota de sus respuestas (sin dejar de escuchar activamente para no hacer que tus clientes se sientan incómodos).

Discute tu filosofía de entrenamiento

Quieres asegurarte de que tu cliente es adecuado para ti, pero también debes asegurarte de que tú eres adecuado para él. Una excelente manera de hacerlo es hablar sobre tu filosofía de coaching durante la sesión inicial. Ofrézcales una visión detallada de sus ideales, valores y estándares, así como del porqué y el cómo presta servicio a sus clientes. Para hacerlo de manera eficaz, es necesario definir claramente lo siguiente:

• ¿Qué impulsa tu deseo de ser entrenador?
• ¿Qué tipo de entrenador esperas llegar a ser?
• ¿Qué espero lograr con sus clientes?
• ¿Por qué eres adecuado para el coaching?
• ¿Elogias la grandeza de tu cliente y no te conformas con menos?
• ¿Estás participando plenamente en todas y cada una de las sesiones de coaching?
• ¿Con qué tipo de cliente te gustaría trabajar?
• ¿Cuál es tu perspectiva personal sobre el proceso de cambio?
• ¿Qué valores transmitirás personalmente a cada cliente?

Esta es una excelente manera de permitir que sus clientes determinen si sus valores coinciden con los suyos y si se sentirán cómodos para seguir adelante.

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Definir las expectativas

Durante tu primera sesión de coaching, querrás exponer claramente las expectativas de la relación entre el cliente y el coach y discutir otros aspectos importantes del proceso de coaching que deben acordarse. Para empezar, es importante aclarar qué es y qué no es el coaching, dejando claro que no debe considerarse ni utilizarse en sustitución de la terapia, y que el cliente será responsable de sus propias acciones.

A continuación, explíqueles lo que pueden esperar de cada reunión con usted, incluyendo la estructura y el formato de las sesiones, los retos que pueden surgir durante el proceso, lo que se necesitará para las sesiones (bolígrafos, papel, diarios, etc.) y quién se encargará de proporcionarlo, así como las normas básicas en caso de llegar tarde o faltar a una cita. También puede repasar sus métodos de comunicación preferidos y la disponibilidad que espera tener entre sesiones.

Por último, aclara lo que esperas de tu cliente durante el programa de coaching. Deben comprometerse a mantener una actitud abierta, centrada y a comunicarse siempre con honestidad. Asegúrate de que tu cliente entienda que el cambio no se producirá por sí solo y que, aunque estarás ahí para animarle y apoyarle en todo lo posible, debe estar preparado para actuar y afrontar las consecuencias.

Aclarar los siguientes pasos

Hacia el final de la sesión inicial, deberías tener una idea bastante clara de si puedes ayudar a este nuevo cliente y si encajas bien con él. Aquí es donde puedes presentar tu propuesta (si has redactado una adecuada) y definir los siguientes pasos. Si tu cliente acepta trabajar contigo tras esta conversación, puedes pasar a explicarle si debe esperar un contrato formal (muy recomendable), así como cómo y cuándo debe realizar el pago (los precios y las condiciones de pago deben especificarse en tu propuesta).

Si tu cliente potencial aún tiene dudas y te pide más tiempo, hazle saber cuándo y cómo le darás seguimiento. Si ya ha presentado su oferta, déles un plazo para asegurarse de que su oferta y sus precios siguen siendo válidos. Si no ha presentado una oferta, infórmeles cuándo pueden esperar su propuesta y cómo pueden programar la próxima sesión si están interesados.

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Esperamos que esta completa lista de verificación para la sesión inicial te haya sido de gran ayuda y que hayas podido identificar los elementos clave que debes añadir a tu proceso de coaching. Si necesitas ayuda, la suite de productos todo en uno de Bonsai cuenta con un montón de excelentes herramientas administrativas que te ayudarán a avanzar. Puede utilizar nuestras plantillas de propuestas y contratos de coaching totalmente personalizables, formularios de admisión de clientes, así como nuestro completo software de facturación para que pueda facturar a sus clientes de forma fluida y precisa.

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