Der ultimative Leitfaden für Agenturprozesse: Erfahren Sie, wie Sie Ihre Agenturprozesse implementieren, dokumentieren und optimieren können.

Die Leitung einer Agentur ist mit viel Arbeit verbunden. Von Kundengesprächen und Projektmanagement bis hin zu kreativen Ideen und der Umsetzung von Kampagnen – die vielfältigen Aufgaben erfordern Engagement, Koordination und geschickte Teamarbeit. Obwohl der Erfolg dieser Aufgaben von vielen Faktoren abhängt, sind nur wenige so wichtig wie die Prozesse der Agentur.

Mit einem robusten Agenturprozess wird Effizienz zum Eckpfeiler der Agenturtätigkeit. Vor diesem Hintergrund wollen wir untersuchen, wie Ihre Agentur einen neuen Prozess implementieren oder einen bestehenden optimieren kann, mit einem Ziel vor Augen: Spitzenleistung.

Was ist ein Agenturprozess?

Wenn Sie gerade erst mit Ihrer Agentur beginnen, sind Sie wahrscheinlich noch nicht mit dem Konzept eines Agenturprozesses vertraut. Also, definieren wir es zunächst einmal.

Ein Agenturprozess ist der systematische Ansatz, den eine Agentur verfolgt, um ihre Ziele zu erreichen. Obwohl der Begriff „Agenturprozess“ oft in seiner Singularform verwendet wird, gibt es tatsächlich zahlreiche Prozesse, die unter diesen etablierten Rahmen fallen. Sie betreffen verschiedene Aspekte der Arbeit, darunter die folgenden:

• Die Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams
• Der Einsatz von Technologie für den Geschäftsbetrieb (z. B. das Bonsai-Tool für die Unternehmensführung)
• Die Dokumentation des Fortschritts
• Kommunikationskanäle
• Messung und Verfolgung von Geschäftszielen

Grundsätzlich sollte ein Agenturprozess alle kritischen Fragen im Zusammenhang mit dem Tagesgeschäft beantworten. Hier sind einige Beispiele für solche Fragen, die Ihnen helfen sollen, die Bedeutung eines klar definierten Agenturprozesses zu verstehen:

• Wie sieht der Einarbeitungsprozess für neue Mitarbeiter (und Kunden) aus?
• Wie oft finden Besprechungen statt?
• Welche Unterlagen werden an die Beteiligten verschickt?

Verwenden Sie eine Projektmanagement-Software.

Die Verwendung eines Projektmanagement-Tools ist genauso wichtig wie die Implementierung von Prozessen in Ihrer Agentur. Eine der besten Funktionen von Bonsai ist sein zuverlässiges Projektmanagement-Tool. Es verfügt über integrierte Zeiterfassungs- und Aufgabenverwaltungsfunktionen, die Ihnen dabei helfen können, einen reibungslosen internen Prozess zu erreichen.

So kann Bonsai die Projektmanagementfähigkeiten Ihres Teams effektiv verbessern:

Verfolgen Sie die Arbeitszeit Ihres Teams genau

Die Zeiterfassung in einer Agentur ist wichtig, da sie es Ihren Teammitgliedern ermöglicht, die Zeit, die sie für ihre Aufgaben aufwenden, genau zu protokollieren. Projektmanager können ihre Zeiteinträge ganz einfach im Dashboard einsehen.

Erfahren Sie mehr über die Zeiterfassungsfunktionen von Bonsai.

Mit Bonsai ist die Zeiterfassung einfach und unkompliziert. Sie müssen lediglich einen neuen Timer starten und das Projekt und die Aufgabe auswählen, an denen Sie gerade arbeiten. Wählen Sie aus, ob die Aufgabe abrechnungsfähig sein soll oder nicht, und geben Sie gegebenenfalls den abrechnungsfähigen Satz ein. Sie können auch Notizen hinzufügen, um sich daran zu erinnern, welche Arbeiten in dieser Zeit durchgeführt wurden.

Wenn Ihr Teammitglied vergessen hat, den Zeiterfasser zu starten, kann es die Zeiteinträge einfach manuell hinzufügen. Nachdem Sie die Projektdetails hinzugefügt haben, protokollieren Sie, wie viel Zeit für die Aufgabe aufgewendet wurde und wann sie erledigt wurde. Mit dem Timer können Sie bei Bedarf auch pausieren und fortfahren, was bei Pausen oder Unterbrechungen sehr praktisch ist. Und so effizient kann Zeiterfassung mit Bonsai sein.

Halten Sie Ihre Projekte im Zeitplan und im Budget

Neben der genauen Zeiterfassung verfügt Bonsai auch über eine Aufgabenverwaltungsfunktion. Sie können Ihren Teammitgliedern Aufgaben zuweisen, Fristen festlegen und deren Fortschritt verfolgen. Über das Aufgaben-Dashboard können Sie Ihre Prioritäten entweder in Kanban- oder Listenform anzeigen lassen. Sie können die Aufgaben unter anderem auch nach Datum, Status oder Bearbeiter filtern.

Erfahren Sie mehr über die Aufgabenverwaltungsfunktionen von Bonsai.

Das Erstellen einer Aufgabe ist ebenfalls ein Kinderspiel. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Neue Aufgabe“, fügen Sie den Namen der Aufgabe hinzu, weisen Sie sie dem entsprechenden Teammitglied zu, legen Sie die Priorität fest und schon kann es losgehen! Außerdem können Sie die Häufigkeit festlegen, wenn es sich um eine wiederkehrende Aufgabe handelt. Das Hinzufügen von Abhängigkeiten und Tags hilft Ihnen dabei, Ihre Aufgaben noch besser zu organisieren. Da Bonsai ein All-in-One-Tool für Agenturen ist, können Sie damit auch Timer aus Ihrer Aufgabenliste starten. Dadurch können Sie Ihren Kunden ganz einfach genaue Rechnungen ausstellen.

Vorteile des Agenturprozesses

Wie Sie bald sehen werden, ist die Einführung eines neuen Agenturprozesses keine leichte Aufgabe. Es erfordert mehrere komplexe Schritte, die für einen neuen Agenturinhaber zu überwältigend erscheinen könnten. Aber denken Sie daran: Die Vorteile eines gut durchdachten Agenturprozesses überwiegen bei weitem die anfänglichen Herausforderungen.

Wenn Sie Ihre Agentur ohne diese entscheidende Komponente betreiben, werden sich die Herausforderungen nur vervielfachen.

Ohne einen Agenturprozess werden Sie wahrscheinlich mit ineffizienten Arbeitsabläufen, unklaren Rollen, Kommunikationsproblemen und allgemeiner Desorganisation zu kämpfen haben. Die Projektzeitpläne werden unvorhersehbar, Termine werden nicht eingehalten, Mitarbeiter werden überlastet und Kunden werden unzufrieden sein.

Das Schlimmste von allem? Da sich die Prozesse der Agentur nur auf effektive Überwachung und Berichterstattung beziehen, können Sie nicht einmal aus Ihren bisherigen Erfahrungen lernen, um zukünftige Strategien zu optimieren.

Mit einem Agenturprozess verschwinden jedoch all diese unglücklichen Szenarien.

Stattdessen können Ihre Agentur (und Ihre Mitarbeiter) Folgendes tun:

• Sparen Sie Zeit. Verabschieden Sie sich von „freundlichen“ Erinnerungen, endlosen E-Mail-Wechseln und der zeitraubenden Suche nach projektbezogenen Informationen.
• Alle Beteiligten zur Verantwortung ziehen. Dank des Agenturprozesses wissen Sie immer, wer was wann erledigt. Das bedeutet auch, dass Sie wissen, wer für die Erfolge und Misserfolge verantwortlich ist.
• Steigern Sie die Effizienz. Ein Agenturprozess macht Schluss mit dem Rätselraten beim Aufgabenmanagement. Mit klar definierten Schritten verlaufen Aufgaben nahtlos von der Initiierung bis zum Abschluss.
• Geschäftliches Wissen weitergeben. Ein ordnungsgemäß durchgeführter Agenturprozess geht immer mit einer umfassenden Dokumentation einher. Diese Dokumentation kann verwendet werden, um sicherzustellen, dass das Team unabhängig von Veränderungen in seiner Struktur (z. B. wenn ein Teammitglied sich krank meldet, in Urlaub geht oder kündigt) geschlossen arbeitet.
• Kontinuierlich verbessern. Ein optimierter Agenturprozess ist Ihr Ticket zum Wachstum Ihrer Agentur. Sie werden genau wissen, was funktioniert und was nicht, und vor allem, wie Sie Letzteres verbessern können.

Wie man einen Agenturprozess entwickelt: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Nachdem Sie nun wissen, warum ein Agenturprozess für Ihre Agentur so wichtig ist, zeigen wir Ihnen, wie Sie einen solchen Prozess entwickeln können. Befolgen Sie diese Schritt-für-Schritt-Anleitung sorgfältig, dann sollte alles reibungslos klappen.

Schritt 1 – Bewerten Sie die Bedürfnisse Ihrer Agentur

Keine zwei Agenturen sind gleich. Mit anderen Worten: Ein einheitlicher Ansatz für alle Fälle funktioniert einfach nicht. Bevor Sie also voreilig einen Agenturprozess implementieren, nehmen Sie sich Zeit, um die individuellen Bedürfnisse Ihrer Agentur zu bewerten.

Sie können damit beginnen, alle Aufgaben aufzulisten und zu analysieren, die mit bestimmten Projekten, Kundeninteraktionen und internen Abläufen verbunden sind. Idealerweise wird Ihre Agentur für dieses Vorhaben ein Business-Management-Tool wie Bonsai verwenden. Wenn ja, wird dieser Schritt dank der integrierten Aufgabenverwaltungsfunktionen ein Kinderspiel sein .

Anschließend können Sie alle relevanten Stakeholder sowie deren aktuelle Rollen und Verantwortlichkeiten identifizieren. Die Organisation einer Vollversammlung könnte Ihnen bei dieser Aufgabe helfen. Sie können dieses Treffen auch nutzen, um direkt von Ihren Mitarbeitern oder Teammitgliedern zu hören. Die Frage ist einfach: Was sind die Hindernisse, die sie daran hindern, ihre Aufgaben auszuführen?

Wenn Sie bereits über einen Agenturprozess verfügen, ist dies der Schritt, in dem Sie diesen analysieren. Identifizieren Sie seine Stärken, Schwächen und Verbesserungsmöglichkeiten.

Wie Sie wahrscheinlich inzwischen erkannt haben, besteht das Ziel von Schritt 1 darin, die Kerngeschäfte und Dynamiken Ihrer Agentur zu verstehen. Nur so können Sie einen Agenturprozess entwickeln, der Ihrer Agentur wirklich zugute kommt. Also, recherchieren Sie gründlich, sammeln Sie so viele Informationen wie möglich und bereiten Sie sich von Anfang an auf den Erfolg vor.

Schritt 2 – Klare Ziele setzen

Betrachten Sie Schritt 1 als eine Art Workflow-Audit – Sie haben bewertet, wo Ihre Agentur derzeit steht. In Schritt 2 legen Sie fest, in welche Richtung sich Ihre Agentur entwickeln soll.

Die Entwicklung eines Agenturprozesses erfolgt nicht nur um seiner selbst willen. Hinter jeder Entscheidung, die Sie treffen, sollte ein klares Geschäftsziel stehen. Und wir sprechen hier nicht von vagen und unbestimmten Zielen wie „mehr Geld verdienen“ oder „die Effizienz steigern“. Ihre Ziele müssen viel smarter sein als das (das Wortspiel ist durchaus beabsichtigt!).

Nehmen wir an, Ihr Ziel besteht darin, den Onboarding-Prozess für Kunden zu verbessern. So sollte dieses Ziel unter Verwendung des SMART-Rahmenwerks strukturiert werden:

• Spezifisch: Implementierung eines digitalen Onboarding-Systems zur Optimierung der Kundeninteraktion.
• Messbar: Reduzierung der durchschnittlichen Kunden-Onboarding-Zeit vom ersten Kontakt bis zum Projektstart um 25 %.
• Erreichbar. Identifizieren Sie benutzerfreundliche Unternehmensverwaltungssoftware mit robusten Onboarding-Funktionen (z. B. Bonsai).
• Relevant. Die Verbesserung des Onboarding-Prozesses wirkt sich direkt auf die Kundenzufriedenheit und damit auch auf den Ruf Ihrer Agentur aus.
• Zeitbasiert. Die Implementierung des digitalen Systems innerhalb eines Monats abschließen und die angestrebte Reduzierung innerhalb der nächsten drei Monate erreichen.

Das Aufschreiben von SMART-Zielen hilft Ihnen dabei, die Lücke zwischen den in Schritt 1 gewonnenen Erkenntnissen und den in den folgenden Schritten ergriffenen Maßnahmen zu schließen.

Schritt 3 – Besorgen Sie sich die richtigen Werkzeuge

Machen wir uns nichts vor – ohne Technologie werden Sie kaum eines Ihrer Ziele aus Schritt 2 erreichen können. Nachdem Sie nun gelernt und genau definiert haben, welche Tools Sie für Ihren Erfolg benötigen, ist es an der Zeit, diese zu erwerben.

Nun wäre es eine Verschwendung von Zeit und Geld, für jedes Geschäftsziel eigenständige Tools anzuschaffen. Denken Sie nur an all die Lernkurven, die Ihr Team auf einmal bewältigen müsste!

Die bessere Lösung? Investieren Sie in eine integrierte Unternehmensmanagementplattform, die mehrere Ziele auf einheitliche Weise angehen kann. Bonsai kann Ihnen beispielsweise beim Kunden-, Projekt- und Finanzmanagement helfen. Nehmen wir also an, Ihre Ziele sind radikale Transparenz gegenüber Ihren Kunden, eine optimierte Zusammenarbeit mit Auftragnehmern und schnellere Zahlungen. All diese Ziele können Sie mit Bonsai erreichen, dank seiner Tools für Kundenportal, Zusammenarbeit und Rechnungsstellung.

Weitere Technologien, die Sie möglicherweise benötigen, sind Kommunikationsplattformen wie Slack, Videokonferenz-Tools wie Zoom und Plattformen für die gemeinsame Nutzung von Dateien wie Dropbox.

Schritt 4 – Implementierung des Agenturprozesses

Nachdem alle Vorbereitungen getroffen sind, ist es Zeit, zur Sache zu kommen. Aber auch jetzt besteht kein Grund zur Eile. Eine Überarbeitung Ihres gesamten Agenturprozesses über Nacht kann nur zu Verwirrung, Widerstand und Chaos führen.

Implementieren Sie stattdessen Änderungen, schließen Sie Lücken und gehen Sie Probleme strategisch und schrittweise an. Beginnen Sie mit den Themen, die Sie für am dringlichsten halten, und arbeiten Sie sich von dort aus durch den Implementierungsprozess.

Hier ist ein Beispiel für eine schrittweise Umsetzung. Nehmen wir an, Ihre Agentur hat mit Burnout bei den Mitarbeitern zu kämpfen, was zu einem Arbeitsrückstand führt. Sie können dieses Problem beheben, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Beseitigung von aufwendiger, wenig wertschöpfender Arbeit
2. Automatisierung alltäglicher und sich wiederholender Aufgaben, wo immer dies möglich ist
3. Einführung flexiblerer Arbeitsregelungen
4. Die Arbeitslast gleichmäßiger auf die Beteiligten verteilen

Schritt 5 – Meilensteine definieren und verfolgen

Ihre Arbeit ist nicht beendet, sobald Sie den Agenturprozess implementiert haben. Tatsächlich hat es gerade erst begonnen!

Nun ist es an der Zeit, die „messbaren“ und „zeitbasierten“ Teile der SMART-Ziele im Auge zu behalten. Mit anderen Worten: Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Agentur die gewünschten Ziele innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens erreicht.

Einige Ihrer Geschäftsziele sind jedoch wahrscheinlich langfristig angelegt. Anstatt also einige Jahre zu warten, um ein Ziel „abzuhaken“, legen Sie wichtige Meilensteine auf dem Weg dorthin fest. Auf diese Weise verschwenden Sie keine Monate oder Jahre, bevor Sie feststellen, dass Ihre Strategie doch nicht effektiv ist. Wurde der Meilenstein nicht rechtzeitig erreicht? Okay, etwas muss sich ändern!

Mit diesem Ansatz stellen Sie sicher, dass sich der Agenturprozess effizient weiterentwickelt und anpasst. Außerdem werden alle Ihre Leistungskennzahlen (KPIs) erfüllt.

Und vergessen Sie einen wichtigen Punkt nicht: Dokumentieren Sie alles!

Wie man einen Agenturprozess richtig dokumentiert: Die besten Vorgehensweisen

Wie bereits erwähnt, ist einer der Hauptvorteile eines effizienten Agenturprozesses die nahtlose Weitergabe von Geschäftswissen. Damit diese Übertragung jedoch stattfinden kann (und der Agenturprozess funktioniert), müssen Sie alles ausführlich dokumentieren.

Was meinen wir mit „alles“?

Eine ordnungsgemäße Prozessdokumentation sollte folgende Elemente enthalten:

• Der Name des Prozesses. Dieser Teil ist rein praktisch – er hilft Ihnen dabei, Verfahren logisch zu organisieren und schnell zu finden.
• Das (SMART-)Ziel dahinter. Erklären Sie Ihren bestehenden (und neuen) Mitarbeitern, warum dieses Ziel existiert.
• Wichtige Interessengruppen. Mit diesem Teil wird es keine Unklarheiten darüber geben, wer an diesem spezifischen Prozess beteiligt sein sollte.
• Werkzeuge und Ressourcen. Geben Sie an, welche Tools für diesen Prozess verwendet werden müssen , um Verwirrung oder Überschneidungen zu vermeiden. Beispielsweise sollte die Zeiterfassung nur über Bonsai erfolgen.
• Schritt-für-Schritt-Anleitung. Dies ist der Hauptteil der Dokumentation. Betrachten Sie es als eine Anleitung, die Ihnen Schritt für Schritt erklärt, was genau zu tun ist. Fügen Sie klare Anweisungen für jeden Schritt mit so vielen Details wie nötig hinzu.

Neben der Erleichterung der Einarbeitung neuer Mitarbeiter stellt eine solche detaillierte Dokumentation sicher, dass Ihre bestehenden Mitarbeiter den neuen Prozess tatsächlich übernehmen und befolgen.

Angesichts der Bedeutung der Prozessdokumentation sollten Sie besonders darauf achten, wie Sie diese verfassen (und pflegen). Hier sind einige der besten Praktiken in dieser Hinsicht.

1. Wählen Sie das geeignete Dokumentformat aus.

Wenn ein bestimmter Prozess zahlreiche Schritte umfasst, sollten Sie ihn als Flussdiagramm oder Checkliste darstellen, damit die Beteiligten ihn schneller durchlaufen können. Schließlich geht es bei einem Agenturprozess darum, Zeit zu sparen, nicht sie zu verschwenden. Diese visuellen Formate kommen mit wenigen Worten aus, vermitteln aber dennoch die notwendigen Informationen auf effektive Weise.

Alternativ können Sie sowohl eine detaillierte Aufschlüsselung als auch eine visuelle Darstellung beifügen und die Beteiligten entscheiden lassen, welche sie je nach verfügbarer Zeit heranziehen möchten.

2. Verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache.

Der Sinn der Prozessdokumentation besteht darin, alle auf den gleichen Stand zu bringen. Mit komplizierter oder verschachtelter Sprache werden Sie dieses Ziel kaum erreichen. Stellen Sie stattdessen Klarheit und Einfachheit in den Vordergrund, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten alle Dokumente leicht verstehen können. Wenn Sie viele Fachbegriffe verwenden müssen, sollten Sie ein Glossar hinzufügen, um diese Begriffe zu erklären.

3. Inhaltsverzeichnis einfügen

Wenn ein bestimmtes Verfahren ziemlich langwierig ist, profitieren Sie (und Ihre Mitarbeiter) davon, wenn Sie am Anfang des Dokuments ein Inhaltsverzeichnis einfügen. Mit dieser praktischen Ergänzung können Benutzer schnell zu bestimmten Abschnitten des Dokuments navigieren, um ihr Verständnis aufzufrischen oder relevante Informationen zu finden, ohne das gesamte Dokument durchblättern zu müssen.

4. Machen Sie die Prozessdokumentation für alle Beteiligten leicht zugänglich.

Prozessdokumentation kann nur dann allen Beteiligten zugute kommen, wenn sie für alle zugänglich ist. Bewahren Sie diese Dokumentation daher in einem zentralen Ordner auf und stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten Zugriff darauf haben. Wenn es Verfahren gibt, die nur Kunden kennen sollten, stellen Sie sicher, dass Sie über eine bequeme Möglichkeit verfügen, diese weiterzugeben. Beispiel – Das Kundenportal von Bonsai .

5. Prozessdokumentation regelmäßig aktualisieren

So viel Zeit und Mühe Sie auch in die Entwicklung Ihrer Agenturprozesse investieren, es ist wahrscheinlich, dass zumindest einige Verfahren auf lange Sicht nicht funktionieren werden. Wenn dies geschieht (und Sie das Verfahren ändern), stellen Sie sicher, dass Sie auch die Dokumentation aktualisieren.

Aber Vorsicht – Sie sollten das vorherige Dokument, in dem das erfolglose Verfahren beschrieben wird, nicht einfach wegwerfen. Erstellen Sie stattdessen ein Änderungsprotokoll und erläutern Sie klar die Gründe für bestimmte Änderungen. Dies wird Ihrem Team helfen, aus früheren Fehlern zu lernen.

Auch wenn keine nennenswerten Änderungen vorliegen, kann es von Vorteil sein, regelmäßige Dokumentationsüberprüfungen (z. B. alle drei Monate) einzuplanen, um sicherzustellen, dass die Informationen aktuell und korrekt sind und den Anforderungen Ihrer Agentur, Ihrer Mitarbeiter und Ihrer Kunden entsprechen .

Wie man einen neuen Agenturprozess einführt: Die besten Vorgehensweisen

Nehmen wir an, Sie haben mehrere Verfahren eingeführt und befolgen die richtigen Schritte zur Überwachung und Dokumentation ihres Fortschritts. Leider merkt man mit der Zeit, dass einige davon einfach nicht funktionieren. Sie könnten das Ziel völlig verfehlen oder das vordefinierte Ziel innerhalb des festgelegten Zeitrahmens nicht erreichen. Was dann?

Wenn das passiert, ist es Zeit für eine Veränderung. Im Grunde genommen durchlaufen Sie erneut die Phasen der Prozessentwicklung durch die Agentur. Dieses Mal werden Sie jedoch die Lehren aus den erfolglosen Verfahren berücksichtigen.

Aber das ist oft leichter gesagt als getan. Warum? Die Beteiligten könnten sich gegen eine weitere Änderung wehren. Schließlich bedeutet Veränderung, dass sie sich an eine neue Arbeitsweise anpassen müssen und möglicherweise mit Störungen konfrontiert werden. Um dieses unglückliche Szenario zu vermeiden, sollten Sie bei der Einführung eines neuen Agenturprozesses die folgenden Tipps beachten.

Beziehen Sie die Interessengruppen in die Entscheidungsfindung ein.

Ohne die Zustimmung aller relevanten Interessengruppen sollten keine drastischen Änderungen vorgenommen werden. Schließlich sind sie es, die die Änderungen durchsetzen werden. Wenn Sie sich nicht im Voraus ihre Unterstützung sichern, hat Ihre vorgeschlagene Änderung keine Chance auf eine erfolgreiche Umsetzung.

Denken Sie daran, dass Schritt 1 der Prozessentwicklung eine Besprechung mit allen Mitarbeitern vorsieht. Ziehen Sie daher in Betracht, dasselbe während des Entscheidungsprozesses für alle wesentlichen Änderungen zu tun.

Schulungen für Interessengruppen anbieten

Die anfängliche Schulung zum Agenturprozess ist ein Muss. Das Gleiche gilt jedoch auch für die Umschulung der Beteiligten im Falle von nennenswerten Änderungen. Mit den richtigen Ressourcen, Erklärungen und Anleitungen sollten die Beteiligten weniger Widerstand gegen Veränderungen leisten.

Das Ziel der Veränderung hervorheben

Der einzige Weg, alle Beteiligten für drastische Veränderungen zu gewinnen, besteht darin, ihnen bewusst zu machen, warum diese Veränderungen stattfinden. Im Idealfall betrifft das Ziel dieser Änderungen sie selbst, sodass sie leichter zu akzeptieren sind.

Nehmen wir beispielsweise an, dass das derzeitige Verfahren zur Erstellung von Liefergegenständen dazu führt, dass Mitarbeiter Überstunden leisten müssen, um die Frist einzuhalten. Es ist nur natürlich, dass sie jeden Vorschlag, der darauf abzielt, dies zu ändern, mit offenen Armen begrüßen.

Wie man einen Agenturprozess optimiert: Die besten Vorgehensweisen

Selbst nachdem ein Agenturprozess eingeführt wurde, egal ob neu oder aktualisiert, können Sie dessen Effizienz und Effektivität jederzeit verbessern. So geht's.

Automatisierte Entwicklung nutzen

Eines der Hauptziele eines Agenturprozesses ist die Verbesserung der Effizienz innerhalb der Organisation. Und wie könnte man dies besser erreichen als durch die Automatisierung der Aufgabenentwicklung?

Durch die Einführung von Automatisierung, wo immer dies möglich ist, reduzieren Sie den manuellen Aufwand, minimieren Fehler und beschleunigen die Erledigung von Aufgaben. Das ist doch mal eine Win-Win-Win-Situation!

Dazu benötigen Sie natürlich eine zuverlässige Plattform als Partner. Mit Bonsai können Sie zahlreiche automatische Aktionen implementieren und so alle Prozesse optimieren, vom Projektmanagement bis zur Rechnungsstellung.

Rollen und Verantwortlichkeiten klären

So sehr man sich auch auf alles vorbereiten möchte, von Zeit zu Zeit treten unvorhergesehene Herausforderungen auf. Aufgrund ihrer Natur werden diese Herausforderungen nicht von Ihrem Agenturprozess abgedeckt, was zu Störungen oder, schlimmer noch, zu einem vollständigen Zusammenbruch des Betriebs führen kann.

Solange jedoch die Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb Ihrer Agentur klar definiert sind, sollten keine ähnlichen Szenarien auftreten.

Wenn jedes Teammitglied seinen Verantwortungsbereich genau versteht, kann es sich schnell anpassen und auf jede Herausforderung reagieren, die sich ergeben könnte.

Regelmäßige Überprüfungssitzungen abhalten

In diesem Leitfaden werden Überprüfungssitzungen mehrfach erwähnt, was ihre Bedeutung deutlich macht. Regelmäßige Besprechungen sind der beste Weg, um Ihre Agenturprozesse kontinuierlich zu optimieren, ohne plötzliche oder drastische Änderungen vornehmen zu müssen.

Legen Sie einen festen Zeitrahmen fest (z. B. einmal im Monat), in dem sich das Team treffen kann, um seine Fortschritte zu bewerten und eventuell auftretende Probleme anzusprechen. Dieser Ansatz wird auch überflüssige Kommunikation im Laufe des Tages vermeiden, da die Mitarbeiter ihre Fragen und Anliegen für das dafür vorgesehene Besprechungsgespräch aufheben werden.

Der Agenturprozess ist eine Investition.

Zwei Dinge können gleichzeitig wahr sein. Ja, ein ordnungsgemäß implementierter Agenturprozess bringt Ihrer Agentur eine Vielzahl von Vorteilen. Und ja, um den Teil „richtig umgesetzt“ zu erreichen, müssen Sie viel Zeit, Energie und Ressourcen investieren. Aber hey – das Gleiche gilt für jede Transformation, die Effizienz, Zusammenarbeit und Innovation mit sich bringt.

Solange Sie wissen, was zu tun ist (dieser Leitfaden kann Ihnen dabei helfen!), und sich auf die besten Tools verlassen ( Bonsai kommt Ihnen zu Hilfe!), sollte die Prozessentwicklung Ihrer Agentur nichts anderes als eine lohnende Reise zur Exzellenz sein.